Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan
POLA PENGELOLAAN ARSIP PADA DINAS KEBERSIHAN
KOTA MEDAN
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar
Ahli Madya (A. Md)
KERTAS KARYA
DISUSUN OLEH:
RIO RAMADIANSYAH
132201022
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
1
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul “Pola Pengelolaan Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan”,
sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah.
Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Suryadi dan Ibunda tersayang
Hanurawti yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu
menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang
tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang
diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi
kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga
telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan
bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono., MS, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi
D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan
bimbingan sampai kertas karya ini selesai.
4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir., M.Si selaku dosen pembaca pada kertas
karya ini.
5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan
mendidik penulis selama perkuliahan.
2
Universitas Sumatera Utara
6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih
waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari
masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.
7. Kepala Dinas Kebersihan dan staf terkait lainnya yang bersedia
memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.
8. Seluruh teman Stambuk 2013 yang telah memberikan masukan kepada
penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran
yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga
kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan,
Juli 2016
Penulis
Rio Ramadiansyah
132201022
3
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Daftar Isi ............................................................................................................ i
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................ 1
1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup ...................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................ 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ................................................................... 4
BAB II TINJAUAN TEORITIS ...................................................................... 5
2.1 Pengertian Arsip .................................................................................... 5
2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip ....................................................... 7
2.3 Jenis-Jenis Arsip ................................................................................... 8
2.3.1 Penggolongan Arsip ...................................................................... 9
2.4 Sistem Pengelolaan Arsip ..................................................................... 11
2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip ................................... 11
2.4.2 Pola Pengelolaan Arsip ................................................................. 13
2.4.2.1 Prinsip Dasar Dan Pola Penyusunan Arsip ........................ 13
2 2.4.2 Mekasnisme Pengelolaan Arsip ......................................... 15
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)................................. 16
2.5 Temu Kembali Arsip ............................................................................. 21
2.6 Pemeliharaan Arsip ............................................................................... 22
2.7 Penyusutan Arsip .................................................................................. 23
2.8 Jadwal Retensi Arsip ............................................................................. 24
BAB III POLA PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS KEBERSIHAN
KOTA MEDAN .................................................................................... 25
3.1 Sejarah Dinas Kebersihan Kota Medan ................................................ 27
3.2 Visi Dan Misi Dinas Kebersihan Kota Medan...................................... 27
3.2.1 Visi Dinas Kebersihan Kota Medan............................................. 27
3.2.2 Misi Dinas Kebersihan Kota Medan ............................................ 27
3.3 Struktur Organisasi Dinas Kebersihan Kota Medan ............................. 28
3.4 Pola Pengelolaan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ....................... 32
3.4.1 Tata Kearsipan .............................................................................. 32
3.4.2 Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi ....................... 42
3.4.3 Penyimpanan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ..................... 53
3.4.5 Prosedur Penataan Dan Layanan Arsip In-Aktif ........................... 54
3.4.6 Layanan Arsip ............................................................................... 54
3.5 Pemeliharaan Arsip ............................................................................... 56
3.6 Temu Kembali Arsip ............................................................................. 58
4
Universitas Sumatera Utara
3.7 Penyusutan Arsip .................................................................................. 59
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN........................................................... 63
4.1 Kesimpulan ............................................................................................ 63
4.2 Saran....................................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 65
5
Universitas Sumatera Utara
KOTA MEDAN
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar
Ahli Madya (A. Md)
KERTAS KARYA
DISUSUN OLEH:
RIO RAMADIANSYAH
132201022
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
1
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul “Pola Pengelolaan Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan”,
sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah.
Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Suryadi dan Ibunda tersayang
Hanurawti yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu
menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang
tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang
diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi
kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga
telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan
bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono., MS, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi
D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan
bimbingan sampai kertas karya ini selesai.
4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir., M.Si selaku dosen pembaca pada kertas
karya ini.
5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan
mendidik penulis selama perkuliahan.
2
Universitas Sumatera Utara
6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih
waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari
masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.
7. Kepala Dinas Kebersihan dan staf terkait lainnya yang bersedia
memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.
8. Seluruh teman Stambuk 2013 yang telah memberikan masukan kepada
penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran
yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga
kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan,
Juli 2016
Penulis
Rio Ramadiansyah
132201022
3
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Daftar Isi ............................................................................................................ i
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................ 1
1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup ...................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................ 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ................................................................... 4
BAB II TINJAUAN TEORITIS ...................................................................... 5
2.1 Pengertian Arsip .................................................................................... 5
2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip ....................................................... 7
2.3 Jenis-Jenis Arsip ................................................................................... 8
2.3.1 Penggolongan Arsip ...................................................................... 9
2.4 Sistem Pengelolaan Arsip ..................................................................... 11
2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip ................................... 11
2.4.2 Pola Pengelolaan Arsip ................................................................. 13
2.4.2.1 Prinsip Dasar Dan Pola Penyusunan Arsip ........................ 13
2 2.4.2 Mekasnisme Pengelolaan Arsip ......................................... 15
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)................................. 16
2.5 Temu Kembali Arsip ............................................................................. 21
2.6 Pemeliharaan Arsip ............................................................................... 22
2.7 Penyusutan Arsip .................................................................................. 23
2.8 Jadwal Retensi Arsip ............................................................................. 24
BAB III POLA PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS KEBERSIHAN
KOTA MEDAN .................................................................................... 25
3.1 Sejarah Dinas Kebersihan Kota Medan ................................................ 27
3.2 Visi Dan Misi Dinas Kebersihan Kota Medan...................................... 27
3.2.1 Visi Dinas Kebersihan Kota Medan............................................. 27
3.2.2 Misi Dinas Kebersihan Kota Medan ............................................ 27
3.3 Struktur Organisasi Dinas Kebersihan Kota Medan ............................. 28
3.4 Pola Pengelolaan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ....................... 32
3.4.1 Tata Kearsipan .............................................................................. 32
3.4.2 Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi ....................... 42
3.4.3 Penyimpanan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ..................... 53
3.4.5 Prosedur Penataan Dan Layanan Arsip In-Aktif ........................... 54
3.4.6 Layanan Arsip ............................................................................... 54
3.5 Pemeliharaan Arsip ............................................................................... 56
3.6 Temu Kembali Arsip ............................................................................. 58
4
Universitas Sumatera Utara
3.7 Penyusutan Arsip .................................................................................. 59
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN........................................................... 63
4.1 Kesimpulan ............................................................................................ 63
4.2 Saran....................................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 65
5
Universitas Sumatera Utara