Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu
archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan
arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian,
yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang
No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10
Universitas Sumatera Utara
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Menurut The Liang Gie (2002, 118) menyatakan bahwa “Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah,
bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembagalembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula
Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam
rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang
No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan
kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
11
Universitas Sumatera Utara
2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003, 19).
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991, 18-19),
yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi
tiga bagian yaitu,
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara
mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi
2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai sumber ingatan
5. Arsip sebgai sumber komunikasi
6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan
7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian.
( Mulyono , Sularso. 1985, 11-14)
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu arsip
dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi,
sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber
pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip
sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai
hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada
12
Universitas Sumatera Utara
yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah. Peranan arsip menurut
Sedarmayanti (2003, 19) adalah :
1.
2.
3.
4.
Alat utama ingatan organisasi
Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.3 Jenis-jenis Arsip
Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan
berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula
data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh
badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan
tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut.
2. Arsip Statis
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas, tetapi tidak
semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena
arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi
terdiri atas berbagai jenis arsip.
Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari
subjek atau isinya antara lain:
1. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan
keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.
2. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar
riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai,
absensi pegawai.
3. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti
surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan
kebutuhan barang.
4. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan
seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran,
program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis-jenis arsip terdiri
dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
13
Universitas Sumatera Utara
secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip
yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
2.3.1 Penggolongan Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi
peninjauannya. Menurut Wursanto (1991, 22) juga menyatakan bahwa:
Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial
merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam
waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai
nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan
atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital
yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.
Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto (1991, 21)
berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara
lain:
Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip
pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada
beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah
setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi
isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip
menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya.
2.3.2 Siklus Arsip
Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan
digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk
pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan
14
Universitas Sumatera Utara
data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip
tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan,
ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono (1990, 10) mengemukakan
bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life
cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan
dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement)”.
Gambar 1: Siklus Arsip
Sumber: Sedarmayanti (1992, 17)
Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat
dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang
bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah
itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip.
5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
15
Universitas Sumatera Utara
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya
pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti
1992, 17).
2.4 Sistem Pengelolaan
2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan
rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan
sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,
dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem
penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) yang
dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun
arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat
arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsiparsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas)
peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun
pemerintah:
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat
atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan
mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau
pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat
sendiri.
16
Universitas Sumatera Utara
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk
memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak
mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau
berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga
mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di
dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam
penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu
dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai
macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat
untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat,
setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan
di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis
baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas
(Perforator).
17
Universitas Sumatera Utara
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples,
dan sebagainya.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip
adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis.
2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan
Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat
mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya
mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana
dan
mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan yang memadai.
Menurut Supardi (2015, 4) Pola Penataan kearsipan ini
sebaiknya
dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi :
1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat
2. Pengelompokan Arsip
3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi
4. Penataan Akhir
Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu
pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan
pencarian arsip oleh pembuat arsip.
2.4.2.1 Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi
Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta
berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan
penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai
acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan
dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada
petugas/pengelola arsip agar dapat mengelola arsip dengan baik.
18
Universitas Sumatera Utara
Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja (1986, 133) merupakan
“pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada
hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.
Klasifikasi menurut Sedarmayanti (2003, 37) adalah “pengelompokan
urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses
penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Menurut Supardi (2015, 5) menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah:
a) Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan
masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari
semua unit
serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan
lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang
dilengkapi dengan kode pembantu.
b) Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar,
masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga,
sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam
menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola.
c) Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan
kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000 –
900) sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut:
000 UMUM
100 PEMERINTAH
200 POLITIK
300 KEAMANAN/KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun
secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum
pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang
merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000
– 900).
19
Universitas Sumatera Utara
2.4.2.2 Mekanisme Pengelolaan Arsip
Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam
suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat
ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang
mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam
pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu
berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi
kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar
maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip
atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi
yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam
kelancaran kegiatannya.
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah :
1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk
dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria
arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara
setiap akhir tahun;
2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit
pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah
tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan
arsip;
4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan
sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip;
5. Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli;
6. Menata arsip melalui kegiatan:
a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi arsip; dan
c. Penyusunan daftar arsip inaktif.
7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip;
b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip;
d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip;
f. Kurun waktu;
g. Jumlah;
h. Keterangan (media simpan arsip dan kondisi fisik arsip); dan
20
Universitas Sumatera Utara
i. Lokasi simpan.
8. Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan
di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan
penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan
cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
10. Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian
autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih
media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk
olehnya.
11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan
yang sekurang-kurangnya memuat:
a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan;
c. Jenis media;
d. Jumlah arsip;
e. Keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan
g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,
yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang:
a. Unit pengolah;
b. Nomor urut;
c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip; dan
e. Kurun waktu.
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System)
Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan
arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan
dari penataan itu adalah :
1.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai
nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan
atau proses pekerjaan.
21
Universitas Sumatera Utara
2.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan
kembali.
3.
Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar dan hilang.
(Widjaya, A.W.1990:141).
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling
system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari
(Sedarmayanti, 2003 : 70):
1. Sistem Abjad ( Alphabetical System)
Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu
pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan
kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat
digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a) Indeks nama orang.
b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.
c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.
d) Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah:
i.
lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk
membantu
berdirinya
berkas-berkas
atau
dokumen
yang
diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
ii.
Folder.
Ada dua macam folder yaitu:
a) Folder campuran atau umum.
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana
masalah atau
subjeknya hanya satu dan kurang dari lima
masalah atau perihal/subjek.
b) Folder individu atau folder khusus.
22
Universitas Sumatera Utara
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau
surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di
khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.
Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara
kronologis berdasarkan urutan tanggal.
b) Kartu Tunjuk Silang.
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau namanama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
Gambar: Sistem Abjad
2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System)
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk
dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka
harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut
dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar
yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar
yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam
kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan
masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek
ini adalah:
23
Universitas Sumatera Utara
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci.
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode
yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat
Gambar: Sistem Pokok Soal
3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System)
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam
penataan arsip terdiri dari:
1) Sistem Dewey.
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang
dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga
sistem desimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan
kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal,
judul/caption nomor surat, tanggal surat yang difile / diarsipkan,
perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni.
24
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk
menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan
surat.
Gambar :Sistem Nomor Atau Angka
4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System)
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik
memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang
potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk
mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang
bersangkutan.
Gambar: Sistem Wilayah atau Daerah
25
Universitas Sumatera Utara
5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat
atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide,
Folder (map) dan Kartu Indeks.
Gambar : Sistem Tanggal
2.5 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Arsip sangat
erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem
penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit
pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang
terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan
penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75):
Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini
mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan,
kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
26
Universitas Sumatera Utara
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang
sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya
tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.6 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen
terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen
arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak
mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan
arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:
1. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip
itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat
dan sebagainya.
2. Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda
arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia.
a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip
antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara
dan debu
b. Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu
buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.
c. Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari
pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan
minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah
selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan
terhadap kerusakan.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip
secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :
a) Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara
60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari,
mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
ada udara di antara berkas yang disimpan.
27
Universitas Sumatera Utara
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan,
atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
gangguan serangga.
b) Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan
pada tempat yang seharusnya.
2. Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur
yang seharusnya.
c) Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
1. Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau
membasmi serangga atau bakteri.
3. Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat
digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.
iii. Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaan.
2.7 Penyusutan Arsip
Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian
arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan
mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara
memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun
menyerahkannya ke kantor arsip daerah.
Menurut Barthos (2009, 101) “penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit
28
Universitas Sumatera Utara
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan
masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah : (a)
metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka
waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif
disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam jangka
waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas
dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terus-menerus,
merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa
menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting
di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya
tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
2.8 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas
(Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu
daftar yang menunjukkan :
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;
2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
d) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
e) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
29
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu
archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan
arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian,
yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang
No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10
Universitas Sumatera Utara
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Menurut The Liang Gie (2002, 118) menyatakan bahwa “Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah,
bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembagalembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula
Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam
rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang
No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan
kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
11
Universitas Sumatera Utara
2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003, 19).
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991, 18-19),
yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi
tiga bagian yaitu,
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara
mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi
2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai sumber ingatan
5. Arsip sebgai sumber komunikasi
6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan
7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian.
( Mulyono , Sularso. 1985, 11-14)
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu arsip
dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi,
sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber
pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip
sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai
hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada
12
Universitas Sumatera Utara
yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah. Peranan arsip menurut
Sedarmayanti (2003, 19) adalah :
1.
2.
3.
4.
Alat utama ingatan organisasi
Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.3 Jenis-jenis Arsip
Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan
berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula
data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh
badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan
tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut.
2. Arsip Statis
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas, tetapi tidak
semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena
arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi
terdiri atas berbagai jenis arsip.
Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari
subjek atau isinya antara lain:
1. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan
keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.
2. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar
riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai,
absensi pegawai.
3. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti
surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan
kebutuhan barang.
4. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan
seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran,
program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis-jenis arsip terdiri
dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
13
Universitas Sumatera Utara
secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip
yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
2.3.1 Penggolongan Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi
peninjauannya. Menurut Wursanto (1991, 22) juga menyatakan bahwa:
Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial
merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam
waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai
nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan
atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital
yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.
Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto (1991, 21)
berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara
lain:
Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip
pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada
beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah
setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi
isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip
menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya.
2.3.2 Siklus Arsip
Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan
digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk
pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan
14
Universitas Sumatera Utara
data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip
tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan,
ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono (1990, 10) mengemukakan
bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life
cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan
dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement)”.
Gambar 1: Siklus Arsip
Sumber: Sedarmayanti (1992, 17)
Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat
dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang
bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah
itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip.
5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
15
Universitas Sumatera Utara
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya
pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti
1992, 17).
2.4 Sistem Pengelolaan
2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan
rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan
sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,
dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem
penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) yang
dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun
arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat
arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsiparsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas)
peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun
pemerintah:
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat
atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan
mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau
pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat
sendiri.
16
Universitas Sumatera Utara
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk
memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak
mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau
berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga
mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di
dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam
penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu
dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai
macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat
untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat,
setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan
di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis
baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas
(Perforator).
17
Universitas Sumatera Utara
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples,
dan sebagainya.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip
adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis.
2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan
Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat
mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya
mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana
dan
mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan yang memadai.
Menurut Supardi (2015, 4) Pola Penataan kearsipan ini
sebaiknya
dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi :
1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat
2. Pengelompokan Arsip
3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi
4. Penataan Akhir
Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu
pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan
pencarian arsip oleh pembuat arsip.
2.4.2.1 Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi
Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta
berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan
penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai
acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan
dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada
petugas/pengelola arsip agar dapat mengelola arsip dengan baik.
18
Universitas Sumatera Utara
Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja (1986, 133) merupakan
“pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada
hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.
Klasifikasi menurut Sedarmayanti (2003, 37) adalah “pengelompokan
urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses
penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Menurut Supardi (2015, 5) menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah:
a) Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan
masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari
semua unit
serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan
lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang
dilengkapi dengan kode pembantu.
b) Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar,
masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga,
sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam
menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola.
c) Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan
kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000 –
900) sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut:
000 UMUM
100 PEMERINTAH
200 POLITIK
300 KEAMANAN/KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun
secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum
pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang
merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000
– 900).
19
Universitas Sumatera Utara
2.4.2.2 Mekanisme Pengelolaan Arsip
Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam
suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat
ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang
mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam
pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu
berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi
kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar
maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip
atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi
yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam
kelancaran kegiatannya.
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah :
1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk
dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria
arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara
setiap akhir tahun;
2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit
pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah
tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan
arsip;
4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan
sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip;
5. Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli;
6. Menata arsip melalui kegiatan:
a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi arsip; dan
c. Penyusunan daftar arsip inaktif.
7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip;
b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip;
d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip;
f. Kurun waktu;
g. Jumlah;
h. Keterangan (media simpan arsip dan kondisi fisik arsip); dan
20
Universitas Sumatera Utara
i. Lokasi simpan.
8. Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan
di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan
penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan
cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
10. Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian
autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih
media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk
olehnya.
11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan
yang sekurang-kurangnya memuat:
a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan;
c. Jenis media;
d. Jumlah arsip;
e. Keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan
g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,
yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang:
a. Unit pengolah;
b. Nomor urut;
c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip; dan
e. Kurun waktu.
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System)
Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan
arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan
dari penataan itu adalah :
1.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai
nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan
atau proses pekerjaan.
21
Universitas Sumatera Utara
2.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan
kembali.
3.
Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar dan hilang.
(Widjaya, A.W.1990:141).
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling
system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari
(Sedarmayanti, 2003 : 70):
1. Sistem Abjad ( Alphabetical System)
Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu
pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan
kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat
digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a) Indeks nama orang.
b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.
c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.
d) Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah:
i.
lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk
membantu
berdirinya
berkas-berkas
atau
dokumen
yang
diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
ii.
Folder.
Ada dua macam folder yaitu:
a) Folder campuran atau umum.
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana
masalah atau
subjeknya hanya satu dan kurang dari lima
masalah atau perihal/subjek.
b) Folder individu atau folder khusus.
22
Universitas Sumatera Utara
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau
surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di
khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.
Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara
kronologis berdasarkan urutan tanggal.
b) Kartu Tunjuk Silang.
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau namanama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
Gambar: Sistem Abjad
2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System)
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk
dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka
harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut
dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar
yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar
yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam
kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan
masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek
ini adalah:
23
Universitas Sumatera Utara
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci.
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode
yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat
Gambar: Sistem Pokok Soal
3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System)
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam
penataan arsip terdiri dari:
1) Sistem Dewey.
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang
dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga
sistem desimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan
kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal,
judul/caption nomor surat, tanggal surat yang difile / diarsipkan,
perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni.
24
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk
menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan
surat.
Gambar :Sistem Nomor Atau Angka
4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System)
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik
memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang
potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk
mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang
bersangkutan.
Gambar: Sistem Wilayah atau Daerah
25
Universitas Sumatera Utara
5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat
atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide,
Folder (map) dan Kartu Indeks.
Gambar : Sistem Tanggal
2.5 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Arsip sangat
erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem
penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit
pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang
terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan
penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75):
Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini
mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan,
kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
26
Universitas Sumatera Utara
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang
sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya
tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.6 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen
terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen
arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak
mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan
arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:
1. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip
itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat
dan sebagainya.
2. Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda
arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia.
a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip
antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara
dan debu
b. Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu
buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.
c. Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari
pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan
minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah
selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan
terhadap kerusakan.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip
secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :
a) Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara
60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari,
mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
ada udara di antara berkas yang disimpan.
27
Universitas Sumatera Utara
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan,
atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
gangguan serangga.
b) Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan
pada tempat yang seharusnya.
2. Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur
yang seharusnya.
c) Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
1. Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau
membasmi serangga atau bakteri.
3. Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat
digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.
iii. Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaan.
2.7 Penyusutan Arsip
Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian
arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan
mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara
memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun
menyerahkannya ke kantor arsip daerah.
Menurut Barthos (2009, 101) “penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit
28
Universitas Sumatera Utara
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan
masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah : (a)
metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka
waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif
disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam jangka
waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas
dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terus-menerus,
merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa
menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting
di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya
tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
2.8 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas
(Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu
daftar yang menunjukkan :
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;
2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
d) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
e) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
29
Universitas Sumatera Utara