Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty Mulyono, Sularso. Dkk.1985. Dasar2 kaearsipan. Yogyakarta : Linerty

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012.

Tentang mekanisme dalam pengelolaan arsip.

Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: CV. Mandar Maju. 1992.

Sedarmayanti. 2000. Restrukturisasi dan Pemberdayaan Organisasi Untuk Menghadapi Dinamika Perubahan Lingkungan. Bangung : Mandar Maju. Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.

Supardi, Deni . 2015 Sistem Pengelolaan Arsip Dan Pola Klasifikasi Kearsipan Di Perguruan Tinggi.Jawa Barat

Suparjati, dkk. 2004. Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Widjaya.A.W.1990. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta : Rajawali

Press

Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

BAB III

POLA PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS KEBERSIHAN KOTA MEDAN

3.1 Sejarah Dinas Kebersihan Kota Medan

Pengelolaan sampah sudah dimulai sejak pemerintahan Hindia Belanda, setelah Indonesia merdeka, pengelolaan sampah kota atau penanganan kebersihan dilaksanakan atau ditangani oleh Dinas Pekerjaan Umum kotamadya Daerah Tingkat II Medan, dan merupakan salah satu bagian unit kerja berbentuk seksi, hingga tahun 1975. Oleh Karena penanganan kebersihan semakin meluas dan personil semakin banyak maka untuk lebih mengintensifkan pelayanan kebrsihan, dibentuk satu Dinas lagi yaitu pengembangan dari Dinas Pekerjaan Umum Tingkat II medan pada tahun 1975 yaitu Dinas Kebersihan dan Keindahan Kota Madya Daerah Tingkat II Medan .

Pada tahun 1978 dipecah lagi menjadi Dinas Kebersihan dan Keindahan Kotamadya Tingkat II Mendan Menjadi 3 (tiga) Dinas yaitu :

1. Dinas Kebersihan Kotamadya Daerah 3 Tingkat II Medan. 2. Dinas Kebersihan Kotamadya Daerah Tingkat II Medan. 3. Dinas Perbengkelan Kotamadya Daerah Tingkat II Medan.

Dinas Kebersihan ini hanya beroperasi sampai Tahun 1988, karena berdasarkan studi yang dilaksanakan selama periode proyek MUDP-I (Medan Urban Development Project). Dinas ini diusulkan dilikuidasi menjadi sebuah Perusahaan Daerah Kebersihan Bestari Kotamadya Tingkat II Medan dan merupakan harta kekayaan yang dipisahkan dari milik Pemerintah Daerah.

Perusahaan Daerah Kebersihan Bestari Kotamadya Daerah Tingkat II Medan didirikan dengan tujuan :

1. Mewujudkan dan meningkatkan pelayanan umum dalam bidang jasa sarana dan fasilitas kebersihan untuk mencapai Kota Medan yang bersih dan lingkungan yang sehat.

2. Meningkatkan Pendapatan asli Dearah.

Khusus penanganan kebersihan kota, dalam pelaksanaan dilapangan terdapat kekurangan peralatan pengumpulan dan pengangkutan sampah. Oleh karena adanya dan APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) Tingkat II

Medan sangat terbatas, maka diupayakan meminjam dana dari ADB (Asia Depelopment Bank) .

Setelah diadakan survey dan fasibility study di lapangan, maka diadakan mufakat antara Pemerintah Pusat. Departemen Pekerjaan Umum, Direktorat Cipta Karya dan Pemerintah Daerah Tingkat II Medan, Departemen Keuangan dan Asia Depelopment Bank untuk mengadakan peralatan ini dibentuk satu organisasi yaitu MUDP (Medan Urban Development Project) sector persampahan pada 5 (lima) Kecamatan Pusat Kota yaitu :

1. Kecamatan Medan Kota. 2. Kecamatan Medan Baru. 3. Kecamatan Medan Barat. 4. Kecamatan Timur dan, 5. Kecamatan Medan Belawan.

Peralatan persampahan yang tersedia pada saat itu adalah : 1. 30 Unit Truk Renault (continer).

2. 21 unit Typer Truk (Toyota Rino). 3. 4 unit Truk Toyota Pick Up. 4. 1 Unit Buldozer.

5. 1 Unit Wheel Loader. 6. 10 Unit Honda GL 100. 7. 140.000 Buah tong sampah.

8. 25 Ha lokasi TPA (Tempat Pembuangan Akhir).

9. Sarana peralatan dan perawatan dilengkapi dengan Work Shop, Doorsmer, Mushola, dan Galon Minyak.

10. Perkantoran.

Perusahaan Daerah kebersihan Bestari Kota Medan ini hanya beroperasi sampai dengan tahun 2001, karena dibekukan Oleh Walikota Medan, dan dibentuk kembali Dinas Kebersihan Kota Medan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001 tentang pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan . Keputusan Walikota Medan Nomor 10 Tahun 2002 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kebersihan Kota Medan. diperbarui Dengan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 tahun 2009 tanggal 4 Maret 2009

tentang Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Dinas Kebersihan Kota Medan, dan Peraturan Walikota Medan Nomor 5 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja perangkat Daerah Kota Medan, telah mendapat persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Medan dengan Keputusan Nomor 188.34/9022/Kep-DPRD/2008 tanggal 31 Desember 2008 dan telah diundangkan dalam Lmebaran Daerah Kota Medan Tahun 2009 Nomor 3 tanggal 4 Maret 2009.

3.2 Visi dan Misi Dinas Kebersihan Kota Medan 3.2.1 Visi Dinas Kebersihan Kota Medan

Visi adalah cara memandang jauh ke depan, kemana Dinas Kebersihan Kota Medan harus dibawa agar dapat eksis, antisipasif dan inovatif . Secara umum Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan instansi pemerintah.

Pernyataan Misi merupakan suatu gambaran yang menantang keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Kebersihan Kota Medan . Konsep Pembangunan Kota Medan Metropolitan di bidang kebersihan berpedoman

kepada visi Dinas Kebersihan Kota Medan yaitu “ TERWUJUDNYA PELAYANAN KEBERSIHAN YANG PRIMA “.

3.2.2 Misi Dinas Kebersihan Kota Medan

Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan sesuai dengan visi yang ditetapkan agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Dalam rangka mewujudkan visi diatas, maka Misi Dinas Kebersihan Kota Medan ditetapkan sebagai berikut :

a. Meningkatkan kwalitas sumber daya manusia aparatur guna membentuk aparatur Dinas Kebersihan yang berdedikasi tinggi dan professional dalam pelayanan kepada masyarakat.

b. Meningkatkan sarana dan prasarana kebersihan yang berteknologi berdaya guna dan berhasil guna dalam penyapuan, pengumpulan, pewadahan, pengangkutan dan pemusnahan sampah serta pengolahan dan

pemanfaatan sampah menjadi bernilai ekonomi , guna meningkatkan kualitas pelayanan kebersihan kota yang berwawasan lingkungan.

c. Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah (PAD) dengan meningkatkan peran serta masyarakat membayar retribusi pelayanan kebersihan guna meningkatkan kualitas pelayanan kebersihan .

3.3 Struktur Organisasi Dinas Kebersihan Kota Medan

Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Pengelompokkan kerja Dinas Keberishan Kota Medan adalah sebagai berikut :

Gambar 2: Struktur Organisasi dinas Kebersihan Kota Medan

Sumber: Dinas Kebersihan Kota Medan, 2016. Kepala Dinas

Pejabat Fungsional

Sekretaris Dinas

Kasubbag Pen. Program Kasubbag

Keuangan

Kasubbag Umum

Kabid Retribusi

Kasi Penagihan Medan I

Kasi Penagihan Medan II

Kasi Penagihan Medan III

Kabid Oprasional

Kas.Opra.Medan I

Kas.Opr.Medan II

Kasi.Opr. Medan III Kabid Perawatan

Kasi Pengendalian

Kasi Pertukangan

Kasi Service Pool Kabid Pengem. Pengawasan

Kasi. Pengem. Sarana & Prasarana

Kasi Pengawasan

Kasi Penyuluhan

KA.UPTD TPA Terjun

Sekretaris TPA Terjun

KA.UPTD TPA Namo Bintang

Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Dinas Kebersihan Kota Medan adalah sebagai berikut :

A. Kepala Dinas

Kepala Dinas bertanggung jawab kepada Walikota untuk menyelenggarakan kebijakan teknis urusan Pemerintahan dan pelayanan umum dibidang kebersihan.

B. Sekretaris

Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala Dinas untuk pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan penyusunan program Dinas Kebersihan Kota Medan.

C. Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian umum yang bertanggung jawab kepada sekretaris untuk penyusunan rencana kegiatan pengelolaan, administrasi umum, pengelolaan administrasi kepegawaian, dan pelaporan pelaksana tugas Dinas Kebersihan Kota Medan.

D. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan bertanggung jawab kepada sekretaris untuk penyusunan rencana, program, sub bagian keuangan, penyusunan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan laporan keuangan, penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

E. Sub Bagian Penyusunan Program

Kepala Sub Bagian bertanggung jawab kepada sekretaris untuk penyusunan program dan pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Dinas.

F. Bidang Pengembangan dan Pengawasan

Kepala Bidang bertanggung jawab kepada Kepala Dinas untuk penyusunan rencana kegiatan bidang pengembangan dan pengawasan dan penyusunan petunjuk teknis lingkup pengembangan sarana dan prasarana, penyuluhan, dan pengawasan kebersihan.

G. Seksi Pengembangan Sarana dan Prasarana

Kepala Seksi bertanggung kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pengawasan untuk penyiapan rencana program, segala kegiatan pengembangan sarana dan prasarana, pengumpulan pengelolaan bahan dan data koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait.

H. Seksi Penyuluhan

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pengawasan untuk penyusunan penyuluhan kebersihan dan pengumpulan pengolahan data lingkup materi penyuluhan kebersihan.

I. Seksi Pengawasan

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengembangan dan Pengawasan untuk pengumpulan bahan dan data pelaksana pengawasan rutin, berkala, dan insendentil terhadap penyapuan, pengumpulan, pemilahan, pengangkutan dan pengolahan sampah.

J. Bidang Operasional

Kepala Bidang bertanggung jawab kepada Kepala Dinas untuk pelaksana pembinaan, pengendalian dan pengkoordinasian kegiatan Seksi Operasional Medan I, II, dan III, mulai dari pewadahan, penyapuan, pengumpulan, pemilahan, pengangkutan dan pembuangan akhir.

K. Seksi Operasional Wilayah I

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Operasional untuk penyiapan pelaksanaan pengkoordinasian seluruh kegiatan operasional wilayah I, mulai dai pewadahan, penyapuan, pengumpulan, pemilahan, pengangkutan dan pembuangan akhir.

L. Seksi Operasional Wilayah II

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Operasional untuk penyiapan pelaksanaan pengkoordinasian seluruh kegiatan operasional wilayah II, mulai dari pewadahan, penyapuan, pengumpulan, pemilahan, pengangkutan dan pembuangan akhir.

M. Seksi Operasional Wilayah III

Kepala Seksi bertanggung kepada Kepala Bidang Operasional untuk penyiapan pelaksanaan pengkoordinasian seluruh kegiatan operasional wilayah III, mulai

dari pewadahan, penyapuan, pengumpulan, pemilahan, pengangkutan dan pembuangan akhir.

N. Bidang Retribusi

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Dinas untuk melaksanakan penagihan retribusi pelayanan kebersihan yang ditetapkan di wilayah penagihan Wilayah I, II, dan III.O. Seksi Penagihan Wilayah I Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Retribusi untuk penyusunan bahan pelaksanaan penagihan, pengutipan, penyetoran retribusi wilayah I serta pendapatan potensi wajib retribusi sampah (WRS) dan membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, realisasi hasil pengutipan pelayanan retribusi kebersihan.

P. Seksi Penagihan Wilayah II

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Retribusi untuk penyusunan bahan pelaksanaan penagihan, pengutipan, penyetoran retribusi wilayah II serta pendapatan potensi wajib retribusi sampah (WRS) dan membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, realisasi hasil pengutipan pelayanan retribusi kebersihan.

Q. Seksi Penagihan Wilayah III

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Retribusi untuk penyusunan bahan pelaksanaan penagihan, pengutipan, penyetoran retribusi wilayah III serta pendapatan potensi wajib retribusi sampah (WRS) dan membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, realisasi hasil pengutipan pelayanan retribusi kebersihan.

R. Bidang Perawatan

Kepala Bidang bertanggung jawab kepada Kepala Dinas untuk pelaksanaan perawatan terhadap kendaraan, truck sampah, becak/gerobak sampah, alat-alat berat, sarana dan prasarana serta perencanaan penempatan Pool kendaraan mobil Dinas.

S. Seksi Perbengkelan

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Perawatan untuk melaksanakan perbaikan seluruh alat-alat/sarana teknis kebersihan non kayu

baik yang berada dilokasi perbengkelan (workshop) maupun yang sedang berada dilapangan serta pembauatan laporan kegiatan kerusakan kendaraan. T. Seksi Pertukangan

Kepala Seksib bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Perawatan untuk penyusunan bahan lingkup pertukangan dan pengumpulan pengolahan data lingkup kerusakan kendaraan bak sampah yang akan dilas serta perbaikan kereta sorong, becak sampah, dan alat-alat berat yang berada di TPA.

U. Seksi Service Pool

Kepala Seksi bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Perawatan untuk pelaksanaan penggantian pelumas, pemispotan, pencucian kendaraan, filter/saringan, serta pengaturan Pool kendaraan, pembuatan laporan kendaraan rusak, laporan harian, bulanan, pencatatan kartu kendali pengambilan barang dari gudang dan laporan pemakaian.

3.4 Pola Pengolaan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan 3.4.1 Tata Kearsipan

A. Pengurusan Surat

1. Prinsip pengurusan surat

a. Semua surat masuk dan surat keluar untuk dan dari satuan unit organisasi melalui unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi di lingkungan Dinas Kebersihan Kota Medan.

b. Penomoran surat keluar dan surat-surat masuk dilakukan secara sentral di unit kearsipan sesui tingkatan masing-masing satuan unit organisasi dilingkungan Dinas Kebersihan Kota Medan.

c. Surat-surat yang proses pengolahan informasinya melibatkan lebih dari satu unit organisasi penyampaiannya perlu dikoordinasikan dengan satuan unit organisasi terkait melalui TU Unit msing-masing satuan organisasi.

d. Pengurusan surat harus menjamin kecepatan, ketetapan penyampaian informasi kedinsan untuk proses penyelesaian pekerjaan unit kerja yang memiliki kewenangan penanganan informasi.

2. Sarana dan Perlengkapan a. Meja Sortir

Meja sortir digunakan un tuk menyimpan dan mensortir surat masuk, nseperti gambar dibawah ini:

Gambar 3: Meja Sortir b. Kartu Kendali

Cara mengisi kartu kendali: Indeks

Tgl M/K

No. Urut Kode....

Isi ringkas : Lampiran :

Dari : Kepada :

Tanggal : No. Surat :

Pengolah : Paraf,

Catatan :

... ...

1. Mencantumkan tanggal penerimaan surat

2. Melingkari huruf M untuk surat masuk dam K untuk surat keluar 3. Memberikan nomor unrut surat masuk

4. Mengisi kolom isi ringkas sesuai dengan isi surat 5. Mengisi kolom lampiran, jika ada lampiran 6. Mengisi kolom dari sesuai dengan alamat surat

7. Mengisi kolom kepada sesuai dengan alamat yang dituju 8. Mengisi kolom tanggal sesuai dengan tanggal surat

9. Mengisi kolom nomor surat sesuai dengan nomor yang tertera dalam surat

10. Mengisi kolom pengolah sesuai dengan unit pengolah 11. Mengisi kolom catatan sebagai berikut:

a) Apabila isi surat memiliki dua kata tangkap atau lebih, kata tangkap kedua (sekunder) digunakan sebagai petunjuk hubungan dengan kata tangkap pertama (tunjuk silang)

b) Mencatat hubungan surat yang diterima atau yang dikirimkan (retro akta)

c) Mencatat kekurangan/kelainan pada isi surat

d) Mencatat jumlah surat dan tujuan pengiriman surat (untuk surat yang memiliki tembusan)

e) Mencatat jumlah dan nama berkas/orang dalam lampiran surat f) Mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu

c. Lembar Pengantar

Lembar Pengantar terbagi dua Jenis 1) Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB)

Unit Pengolah : Disampaikan Jam :

Tanggal : Nomor

Urut

Asal Surat/Diajukan Kepada

Tanggal/Nomor Surat

Perihal Keterangan

Diterima :... Tanda Tangan Penerima :... Nama Terang :... Cara mengisi LPSB

a) Mengisi kolom unit pengolah sesuai dangan nomenlaktur unit pengolah penerima surat

b) Mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan jam dan tanggal penerimaan surat

c) Mengisi kolom nomor urut surat

d) Mengisi kolom asal surat/ditunjukan kepada sesuai dengan surat masuk dan surat keluar

e) Mengisi kolom tanggal/nomor surat sesuai yang tercantum pada surat

f) Mengisi kolom perihal sesuai dengan perihal surat g) Mengisi kolom keterngan, jika perlu

h) Mengisi kolom diterima, tanda tangan penerima dan nama terang sesuai dengan jam dan tanggal penerimaan surat, tanda tangan dan nama terang penerima surat pada unit pengolah. 2) Lembar Pengesaha Surat Rahasia (LPSR)

UNIT PENGOLAH

Disampaikan

Pukul…………... Tanggal…………

Nomor Urut Asala

Surat/Ditujukan Kepada

Tanggal/Nomor Keterangan

Diterima Pukul :………

Tanggal…………....

Tanda Tangan Penerima :…………....

Cara pengisian LPSR

a) Mengisi kolom unit pengolah sesuai dangan nomenlaktur unit pengolah penerima surat

b) Mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan jam dan tanggal penerimaan surat

c) Mengisi kolom nomor urut surat

d) Mengisi kolom asal surat/ditunjukan kepada sesuai dengan surat masuk dan surat keluar

e) Mengisi kolom tanggal/nomor surat sesuai yang tercantum pada surat

f) Mengisi kolom keterngan, jika perlu

g) Mengisi keterangan diterima, pukul, tanggal, tanda tangan dan nama terang penerima surat pada unit pengolah.

d. Lembar Disposisi

Indeks, Pemindahan Kode: Tanggal/Nomor :

Asal Surat : Isi Ringkas : Diterima Tanggal : Penyelesaian :

……… ………...

Isi Disposisi

……… …………

……… …………

……… …………

Diteruskan Kepda

1. ………

…...

2. ………

…...

3. ………

…...

Setelah digunakan harap dikembalikan: Kepada :

……… ……….

Cara Pengisian Lembar Disposisi

1) Mengisi keterangan indeks dan kode sesuai dengan yang tercantum pada Kartu Kendali

2) Mengisi keterangan tanggal/nomor, sesuai dengan yang tercantum pada Kartu Kendali

3) Mengisi keterangan asal surat sesuai dengan asal surat 4) Mengisi keterangan isi ringkas sesuai dengan isi surat

5) Mengisi keterangan diterima tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan surat

6) Mengisi keterangan tanggal penyelesaian sesuai dengan tanggal selesainya pengolahan surat oleh Unit Pengolah (diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah)

7) Mengisi kolom isi disposisi sesuai dengan yang tertulis oleh Pimpinan Unit Pengolah

8) Mengisi kolom diteruskan kepada sesuai dengan yang tertulis oleh Pimpinan Unit Pengolah

9) Mengisi keerangan sesudah digunakan harap dikembalikan kepada diisi oleh Unit Pengolah dan

10) Mengisi keterangan sesudah digunakan harap dikembalikan tanggal diisi sesuai dengan tanggal kembalinya surat.

Gambar 5 : Susunan Sekat dan Folder Kartu Kendali

B. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Dan Surat Keluar Dinas Kebersihan Kota Medan

1. Pengurusan naskah dinas masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

a) penerima mempunyai tugas:

(1) meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut. (2) membubuhkan paraf pada bukti penerimaan. (3) mensortir naskah dinas.

(4) membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul. (5) malam hal alamat pengirim tidak tercantum didalam naskah

dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya. (6) meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.

(7) menyampaikan naskah dinas kepada pengarah. b) pengarah mempunyai tugas:

(1) membaca naskah dinas dan menentukan naskah penting dinas atau naskah dinas biasa.

(2) mencantumkan diposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas.

(3) menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.

(4) menyampaikan penting atau biasa kepada pencatat. c) pencatat mempunyai tugas:

(1) mencantumkan nomor urut pada naskah dinas. (2) mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.

(3) mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar.

(4) menyampaikan naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali kepada pengendali.

(5) menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup besrta 2 (dua rangkap lembar pengantar kepada pengendali). d) pengendali mempunyai tugas:

(1) menerima naskah dinas beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar dari pencatat.

(2) meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lampiran.

(3) menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali III berwana kuning dan lembar IV bewarna merah kepada Tata Usaha Pengolah.

(4) menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup 2 (dua) rangkap lembar pengantar kepada Tata Usaha Pengolah. (5) menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam lemari katalog berdasarkan urutan nomor kode.Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks. (6) menyusun kartu kendali lembar II berwarna hijau dalam lemari

katalog berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

e) Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tatausaha pengolah dan disimpan ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada di unit pengolah.

Pengurusan naskah dinas masuk pada tata usaha pengolah meliputi kegiatan-kegiatan :

a) menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar III dan IV berwarna kuning dan merah dari pengendali,

b) membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar III berwarna kuning sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima,

c) mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kepada pengendali,

d) menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam lemari katalog berdasarkan urutan nomor kode,

e) menerima naskah dinas beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar dari pengendali,

f) membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima,

g) mengembalikan 1 (satu) lembar pengantar kepada pengendali, h) mengisi lembar disposisi rangkap 2 (dua),

i) menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit Kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai lembar disposisi, j) menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang

ada pada pengolah,

Gambar 6: Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk

K A B U P A T E N / K O T A M E D A N K A R T U S U R A T M A S U K

Indeks : Kode : Nomor Urut : Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :

Pengolah : Tgl. Diteruskan : Tanda Terima :

2. Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan

a) tata usaha pengolah mempunyai tugas:

(1) mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga) berwarna putih, kuning dan merah,

(2) menyampaikan konsep dan net beserta 3 (tiga) kartu kendali kepada pengendali pada unit Kearsipan,

(3) menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode,

(4) mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahanya dan menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahanya kepada penyimpan,

b) unit kearsipan

unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan. (1) pengendalian mempunyai tugas :

(a) pemberian nomor kode klasifikasi pada kartu kendali dan mengembalikan kepada tatausaha pengolah,

(b) penyimpanan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode,

(c) Penyimpanan kartu kendali berwarna kuning berdasarkan nomor urut pada kartu kendali,

(d) pengembalian kartu kendali berwarna merah kepada Tata Usaha Pengolah,

(2) penyimpanan mempunyai tugas penyimpanan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor urut sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah,

(3) penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor urut sebagai penggganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah,

Gambar 7: Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar K A B U P A T E N / K O T A M E D A N K A R T U S U R A T K E L U A R

Index : Kode : Nomor Urut :

Isi Ringkas

Kepada :

Pengolah : Tgl. Surat : Lampiran : Catatan :

Lembar : I

3.4.2 Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.

2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang).Angka 100 s/d

600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif.Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan.Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

4. Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000 Umum

100 Pemerintahan 200 Politik

300 Keamanan dan Ketertiban 400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

5. Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah : 130 PEMERINTAH KABUPATEN / KOTA

131

Bupati /Walikota, Tambahkan Kode Wilayah, Meliputi:

Pencalonan,Pengangkatan, Meninggal, Pelantikan, Pemberhentian, Serah Terima Jabatan, dsb

Sambutan / Pengarahan / Amanat

132

Wakil Bupati /Walikota, Tambahkan Kode Wilayah, Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Meninggal, Pelantikan, Pemberhentian, Serah Terima Jabatan,

133

Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota, Tambahkan Kode Wilayah, Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Meninggal, Pelantikan, Pemberhentian, Serah Terima Jabatan,.

134 Forum Koordinasi Pemerintah Di Daerah .1 Muspida

.2 Forum PAN (Panitian Anggaran Nasional) .3 Forum Koordinasi Lainnya

.4 Kerjasama antar Kabupaten/Kota 135 Pembentukan / Pemekaran Wilayah

.1 Pemindahan Ibukota

.2 Pembentukan Wilayah Pembantu Bupati/Walikota .3 Pemabagian Wilayah Kabupaten/Kota

.4 Perubahan Batas Wilayah .5 Pemekaran Wilayah

.6 Permasalahan Batas Wilayah

.7 Pembentukan Ibukota Kabupaten/Kota

.8 Pemberian dan Penggantian Nama Kabupaten/Kota, Daerah, Jalan 136 Pembagian Wilayah

137 Penyerahan Urusan

138 Pemerintah Wilayah Kecamatan .1 Sambutan / Pengarahan / Amanat .2 Pembentukan Kecamatan

.3 Pemekaran Kecamatan

.4 Perluasan/Perubahan Batas Wilayah Kecamatan .5 Pembentukan Perwakilan Kecamatan/Kemantren 660 TATA LINGKUNGAN

.1 Persampahan

.2 Kebersihan Lingkungan 800 KEPEGAWAIAN

Klasifikasi Disini: Kebijaksanaan Kepegawaian .1 Perencanaan

.2 Penelitian .043 Pengaduan

.05 Tim .07 Statistik

.08 Peraturan Perundang-Undangan 810 PENGADAAN

Meliputi: Lamaran, Pengujian Kesehatan, Dan Pengangkatan Calon Pegawai

811 Lamaran .1 Testing .2 Screening .3 Panggilan

812 Pengujian Kesehatan

813 Pengangkatan Calon Pegawai

.1 Pengangkatan Calon Pegawai Golongan 1 .2 Pengangkatan Calon Pegawai Golongan II .3 Pengangkatan Calon Pegawai Golongan III .4 Pengangkatan Calon Pegawai Golongan IV 814 Pengangkatan Tenaga Lepas

.1 Pengangkatan Tenaga Bulanan / Tenaga Kontrak .2 Pengangkatan Tenaga Harian

.3 Pengangkatan Tenaga Pensiunan 815 -

816 - 817 -

820 MUTASI

Meliputi: Pengangkatan, Kenaikan Gaji Berkala, Kenaikan Pangkat, Pemindahan, Pelimpahan Datasering, Tugas Belajar Dan Wajib Militer 821 Pengangkatan

.1 Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Tetap .11 Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Golongan 1 .12 Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Golongan 2 .13 Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Golongan 3 .14 Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Golongan 4 .15

Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil Yang Cuti Di Luar Tanggungan Negara

.2

Pengangkatan Dalam Jabatan, Pembebasan Dari Jabatan, Berita Acara Serah Terima Jabatan

.21 Sekjen/Dirjen/Irjen/Kabag .22

Kepala Biro/Direktur/Inspektur/Kepala Pusat/Sekretaris/Kepala Dinas/Asisten Sekwilda

.23 Kepala Bagian/Kepala Sub Direktorat/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu .24 Kepala Subbagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang/Pemeriksa

.26 Wedana/Pembantu Bupati .27 Camat

.28 Lurah Administratif (Lurah Desa) .29 Jabatan Lainnya

822 Kenaikan Gaji Berkala .1 Pegawai Golongan 1 .2 Pegawai Golongan 2 .3 Pegawai Golongan 3 .4 Pegawai Golongan 4

823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan .1 Pegawai Golongan 1

.2 Pegawai Golongan 2 .3 Pegawai Golongan 3 .4 Pegawai Golongan 4

824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan .1 Pegawai Golongan 1

.2 Pegawai Golongan 2 .3 Pegawai Golongan 3 .4 Pegawai Golongan 4 .5 Lolos Butuh

.6 Kurikulum dan Silabi .7 Proposal (TOR)

825 Datasering dan Penempatan Kembali 826 Penunjukan Tugas Belajar

.1 Dalam Negeri .2 Luar Negeri .3 Tunjangan Belajar .4 Penempatan Kembali 827 Wajib Militer

828 Mutasi Dengan Instansi Lain 829 -

830 KEDUDUKAN

Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831 Perhitungan Masa Kerja 832 Penyesuaian Pangkat / Gaji

.1 Pegawai Golongan 1 .2 Pegawai Golongan 2 .3 Pegawai Golongan 3 .4 Pegawai Golongan 4

833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian 834 Jenjang Pangkat / Eselonering

835 - 836 - 837 -

840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI

Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah, Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841 Tunjangan .1 Jabatan .2 Kehormatan

.3 Kematian/Uang Duka .4 Tunjangan Hari Raya

.5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah .6 Keluarga

.7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum) 842 Dana

.1 Taspen .2 Kesehatan

. 3 Asuransi

843 Perawatan Kesehatan .1 Poliklinik

.2 Perawatan Dokter .3 Obat-Obatan

.4 Keluarga Berencana 844 Koperasi / Distribusi

.1 Distribusi Pangan .2 Distribusi Sandang .3 Distribusi Papan 845 Perumahan/Tanah

.1 Perumahan Pegawai .2 Tanah Kapling .3 Losmen/Hotel 846 Bantuan Sosial

.1 Bantuan Kebakaran .2 Bantuan Kebanjiran 847 -

848 - 849 - 850

CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti

Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain 851 Cuti Tahunan

853 Cuti Sakit 854 Cuti Hamil

855 Cuti Naik Haji/Umroh

856 Cuti Di Luar Tangungan Neagara 857 Cuti Alasan Lain/Alasan Penting 858 -

859 -

860 PENILAIAN

Meliputi: Penghargaan, Hukuman, Konduite, Ujian Dinas,Penilaian Kakayaan

Pribadi Dan Rehabilitasi 861 Penghargaan

.1 Bintang/Satyalencana

.2 Kenaikan Pangkat Anumerta .3 Kenaikan Gaji Istimewa .4 Hadiah Berupa Uang .5 Pegawai Teladan 862 Hukuman

.1 Teguran Peringatan .2 Penundaan Kenaikan Gaji .3 Penurunan Pangkat .4 Pemindahan

Catatan: Pemberhentian Untuk Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat Lihat 887 Dan 888

863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai 864 Ujian Dinas

.1 Tingkat 1 .2 Tingkat 2 .3 Tingkat 3

865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri

Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi

( LP2P )

866 Rehabilitasi / Pengaktifan Kembali 867 -

868 - 869 -

870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN

Meliputi: Formasi, Bezetting, Registrasi,Daftar, Riwayat Hidup, Hak, Penggajian, Sumpah,/Janji Dan Korps Pegawai

871 Formasi

873 Registrasi .1 NIP .2 KARPEG

.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal

.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu 874 Daftar Riwayat Pekerjaan

.1 Tanggal Lahir .2 Penggantian Nama

.3 Izin kepartaian Organisasi 875 Kewenangan Mutasi Pegawai

.1 Pelimpahan Wewenang .2 Specimen Tanda Tangan 876 Penggajian

.1 SKPP

877 Sumpah/Janji 878 Korps Pegawai 879 -

880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI

Meliputi Atas Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena

Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tnggu Untuk

Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat 881 Permintaan Sendiri

882 Dengan Hak Pensiun

.1 Pemberhentian Dengan Hak Pensiun Pegawai Negeri Golongan 1 .2 Pemberhentian Dengan Hak Pensiun Pegawai Negeri Golongan 2 .3 Pemberhentian Dengan Hak Pensiun Pegawai Negeri Golongan 3 .4 Pemberhentian Dengan Hak Pensiun Pegawai Negeri Golongan 4 .5 Pensiun Janda / Duda

.6 Pensiun Yatim Piatu .7 Uang Muka Pensiun 883 Karena Meninggal

.1 Karena Meninggal Dalam Tugas 884 Alasan Lain

885 Uang Pesangon 886 Uang Tunggu

887 Untuk Sementara Waktu 888 Tidak Dengan Hormat 889 -

890 PENDIDIKAN PEGAWAI

Pendidikan Ke Luar Negeri, Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan

891 Perencanaan .1 Program

.2 Kurikulum dan Silabi .3 Proposal ( TOR )

892 Pendidikan _Egular / Kader .1 IPDN / APDN

.2 Kursus-Kursus Reguler

893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler .1 LEMHANAS

.2

Pendidikan dan Pelatihan Struktural, SPATI, SPAMEN, SPAMA, ADUMLA, ADUM

.3 Kursus-Kursus / Penataran

.4 Diklat Tehnik, Fungsional Dan Manajemen Pemerintahan .5 Diklat Lainnya

894 Pendidikan Luar Negeri

.1 Berkesinambungan / Berkala / Bergelar .2 Non Gelar / Diploma

895 Metode .1 Kuliah

.2 Ceramah, Simposium

.3 Diskusi, Raker, Seminar, Lokakarya, Orientasi .4 Studi Lapangan, Kkn, Widyawisata

.5 Tanya Jawab / Sylabi / Modul / Kursil .7 Penugasan

.8 Gladi

896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber .1 Moderator

897 Administrasi Pendidikan .1 Tahun Pelajaran

.2 Persyaratan, Pendaftaran, Testing, Ujian .3 STTP

.4 Penilaian Angka Kredit

.5 Laporan Pendidikan Dan Pelatihan 898 Fasilitas Belajar

.1 Tunjangan Belajar .2 Asrama

.3 Uang Makan .4 Uang Transport .5 Uang Buku .6 Uang Ujian

.7 Uang Semester / Uang Kuliah .8 Uang Saku

899 Sarana

.1 Bantuan Sarana Belajar .2 Bantuan Alat-Alat Tulis

.3 Bantuan Sarana Belajar Lainnya 900 KEUANGAN

901 Nota Keuangan 902 APBN

903 APBD 904 APBN-P

905 Dana Alokasi Umum 906 Dana Alokasi Khusus

907 Dekonsentrasi (Pelimpahan Dana Dari Pusat Ke Daerah) 907 -

908 -

910 ANGGARAN 911 Rutin

912 Pembangunan

913 Anggaran Belanja Tambahan 914 Daftar Isian Kegiatan (DIK)

.1 Daftar Usulan Kegiatan (DUK) 915 Daftar Isian Poyek (DIP)

.1 Daftar Usulan Proyek (DUP)

.2 Daftar Isian Pengguna Anggaran (DIPA) 916 Revisi Anggaran

917 - 918 -

920 OTORISASI / SKO 921 Rutin

922 Pembangunan 923 SIAP

924 Ralat SKO 925 -

926 - 927 -

930 VERIFIKASI

931 SPM Rutin (daftar p8)

932 SPM Pembangunan (daftar p8) 933 Penerimaan (daftar p6. p7 934 SPJ Rutin

936 Nota Pemeriksaan

937 SP Pemindahan Pembukuan 938 -

939 -

940 PEMBUKUAN

941 Penyusunan Perhitungan Anggaran

942 Permintaan Data Anggaran Laporan Fisik Pembangunan 943 Laporan Fisik Pembangunan

944 - 945 -

950 PERBENDAHARAAN

951 Tuntutan Ganti Rugi (ICW Pasal 74) 952 Tuntutan Bendaharawan

953 Penghapusan Kekayaan Negara 954

Pengangkatan/Penggantian Pemimpin Proyak Dan Pengangkatan/Pemberhentian Bendaharawan 955 Spesimen Tanda Tangan

956 Surat Tagihan Piutang, Ikhtisar Bulanan 957 -

958 - 959 -

960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN

961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas 962 Pemeriksaan Administrasi Bendaharawan 963 Laporan Keuangan Bendaharawan

964 - 965 - 966 -

970 PENDAPATAN

971 Perimbangan Keuangan 972 Subsidi

973 Pajak,Ipeda, IHH,IHPH 974 Retribusi

975 Bea 976 Cukai

977 Pungutan / PNBP

978 Bantuan Presiden, Menteri Dan Bantuan Lainnya 979 -

980 - 981 -

990 BENDAHARAWAN 991 SKPP / SPP

992 Teguran SPJ 993 -

994 - 995 -

3.4.3 Penyimpanan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan 1) Pengelompokan arsip menurut bentuk dossier

Arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas. Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis, yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan.

2) Pengelompokan arsip berdasarkan bentuk rubrik

Penyusunannya diurutkan berdasarkan indeks dokumen, yaitu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut abjad indeks, apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) sususnan arsip diatur menurut angka.

3) Pengelompokan arsip menurut bentuk seri

Arsip yang jenisnya sama (seperti produk peraturan perundang-undangan misalnya Keputusan Menteri, Surat Edaran Menteri, Keputusan Gubernur, Surat Edaran Gubernur, Keputusan Walikota Dan Surat Edaran Walikota), penyusunan diatur atas dasar indeks dokumen, yaitu nomor dan peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad indeks dokumennya.

3.4.5 Prosedur Penataan dan Layanan Arsip Inaktif a. Persiapan

1. Mengkordinasikan rencana pemindahan arsip dengan unit pengolahan;\ 2. Menjadwalkan pelaksanaan penerimaan arsip dari unit pengolahan; 3. Menentukan lokasi transit penerimaan arsip inaktif.

4. Menyiapkan sarana penyimpanan arsip inaktif b. Penataan dan Penyimpanan

1. Arsip in aktif yang akan disimpan diteliti kebenaran dan kelengkapannya, antara lain titel, kode klasifikasi, isi berkasnya apakah sudah benar atau belum, bila belum maka dapat dibetulkan seperlunya.

2. Mempersiapkan boks doos yang telah diberi label untuk menerangkan isi berkas secara keseluruhan. Keterangan keterangan yang perlu ditulis pada label adalah:

a. kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkas b. nomor boks doos arsip

c. nama unit pengolah serta tahunnya.

3. Folder yang berisi arsip in aktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam boks doos arsip sesuai dengan keterangan dalam label yang diatur menurut abjad title atau sesuai dengan level kelompok arsip berdasarkan klasifikasi

4. Boks/doos yang berisi arsip in aktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah dipersiapkan, Boks-boks dari unit pengolah satu dengan yang lain ditempatkan secara terpisah.

3.4.6 Layanan Arsip

Kegiatan pelayanan arsip in aktif di Dinas Kebersihan Kota Medan bertujuan untuk memberikan layanan terhadap unit pengolahan yang memerlukan arsip untuk kepentingan referensi kegiatan unit organisasi. Adapun prosedurnya meliputi :

Permintaan peminjaman arsip in aktif dapat dilakukan secara langsung, tertulis maupun telepon

2. Pencarian

Pencarian arsip dilakukan sesuai dengan permintaan dan hanya dapat dilakukan oleh petugas pusat arsip (records center)

3. Pencatatan

a) setiap peminjaman arsip in aktif harus dicatat dalam formulir atau buku peminjaman arsip

b) jangka waktu peminjaman arsip in aktif maksimal adalah 1 minggu dan apabila masih diperlukan lagi bias diperpanjang. Untuk kepentingan hal tersebut petugas records center dapat mengingatkan 4. Pengendalian

Pengendalian terhadap arsip yang dipinjam memerlukan peralatan sebagai berikut :

a. buku/formulir Peminjaman

b. out indikator/formulir pinjam rangkap ke-2 yang berfungsi sebagai tanda pengganti arsip yang dipinjam

Gambar 8: Tanda Bukti Peminjaman Arsip KABUPATEN/KOTA MEDAN

TANDA BUKTI PINJAMAN ARSIP DINAS KEBERSIHAN Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : ... NIP : ... Unit : ... Telepon Nomor : ... Telah meminjam arsip : ... Kode Nomor : ... Perihal : ... dan akan mengembalikan pada tanggal :

Medan,

Petugas yang melayani : Yang meminjam, (...) (...)

NIP. NIP.

Mengetahui/Menyetujui : Kepala Unit Kearsipan,

(...) NIP.

5. Penyimpanan kembali

arsip yang sudah dikembalikan harus diteliti kelengkapannya dan dikembalikan ke tempat semula

3.5 Pemeliharaan Arsip a. Tujuan

1. menjaga dan mencegah kerusakan fisik dan informasi arsip yang disebabkan oleh faktor kimiawi, biologi, dan manusiawi

2. menjaga keamanan informasi arsip akibat kelalaian dan kesengajaan manusia

b. Pengamanan Informasi Arsip 1) Petugas Informasi Arsip

Faktor utama sebagai sarana pengamanan informasi dan arsip adalah orang atau petugas yang mengelola kearsipan. Persyaratan yang diperlukan sebagai petugas pengelola kearsipan ialah:

a. memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan.

b. mempunyai pengalaman kerja yang sesuai dengan jabatan /tugasnya. c. harus mempunyai rasa perhatian terhadap bidang kearsipan dalam rangka

tertib administrasi demi tercapainya tujuan organisasi 2) Sarana Kerja

a. Tempat Penyimpanan

b. Ruangan tempat menyimpan arsip in aktif harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

- luas dan besarnya disesuaikan dengan kebutuhan/volume kearsipan instansi yang bersangkutan

- harus terhindar dan kemungkinan-kemungkinan serangan bahaya kebakaran, kebanjiran, pencurian dan lain-lain

- harus mempunyai ventilasi yang baik dan mendapat penerangan /cahaya yang cukup, tetapi tidak perlu mendapat pancaran sinar matahari secara langsung ke dalam ruangan

- suhu udara dan kelembaban udara dalam ruangan harus terjaga dengan baik, tidak boleh terlalu dingin dan lembab

- perlu adanya pesawat pengatur suhu dan kelembaban udara dalam ruangan.

3) Prosedur Kerja

Prosedur kerja yang dapat menjamin keamanan informasi ialah suatu prosedur yang dapat menghasilkan kelancaran, ketertiban dan kesempurnaan dalam pelaksanaan tugas Dinas Kebersihan Kota Medan. Untuk kelancaran dan ketertiban jalannya administrasi perkantoran dan masing-masing unit kerja yang berada di dalamnya dengan mengutamakan pengamanan informasi kearsipan yang diperlukan.

4) Dasar Hukum

Peraturan perundang-undangan yang dijadikan landasan hukum dalam pengamanan informasi kearsipan perlu disebarluaskan kepada petugas pengelola kearsipan dan juga kepada semua pegawai untuk dapat diketahui seperlunya 5) Pemeliharaan/Pengamanan Fisik Arsip

a) Lokasi Gedung/Ruang arsip

Lokasi ruangan atau gedung arsip yang paling baik ialah di daerah yang bebas dan pada kesibukan-kesibukan industri, kekotoran udara yang disebabkan oleh adanya sulphurdioxide, yang merupakan hasil tambahan dan pada proses industri sangat membahayakan bagi kelangsungan hidup kertas. Akan tetapi jika hal itu tidak mungkin karena berbagai sebab, karena misalnya telah dibangun di daerah lingkungan industri, untuk menghindari sulphurdioxide (hasil pembakaran antara minyak dengan arang batu), fentilasi diberi filter, yang fungsinya untuk menyaring udara, serta jenis-jenis serangga.

Apabila suatu ruangan arsip merupakan bagian dan pada suatu gedung, hendaknya di dalam pembuatannya direncanakan sedemikian rupa, sehingga ruangan-ruangan untuk menyimpan arsip agak Iebih terpisah dengan ruangan kantor-kantor lainnya. Hal ini untuk menghindari atau untuk mengatasi hilangnya arsip-arsip. Akan tetapi yang utama karena pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:

6) Penggunaan Sistem Pendingin Udara (AC)

Penggunaan AC dalam ruangan sangatlah penting, apabila kita menghendaki agar arsip-arsip dapat tahan lama karena AC memungkinkan dapat mengontrol terhadap udara. Kita semua telah mengetahui bahwa pemeliharaan dan pencegahan (preventive) lebih mudah dan pada memperbaikinya. Sebenarnya bahwa penggunaan sistem pendingin udara ini memungkinkan pencegahan hama-hama kertas, baik yang disebabkan karena faktor-faktor kimiawi, biologis maupun faktor-faktor fisik, faktor-faktor kimiawi seperti sulphurdioxide, faktor biologis misalnya bermacam-macam insect, dan faktor fisik seperti sinar matahari. Penggunaan AC disamping untuk mengontrol kelembaban dan kebersihan udara. Temperatur atau suhu udara yang ideal bagi bahan-bahan dan kertas ialah sekitar 60 derajat F sampai 70 derajat F dan kelembaban sekitar 50 sampai 60 0/c AC dipasang terus menerus, selama 24 jam dalam musim apapun sepanjang tahun. Keadaan udara yang tidak konstan secara terus menerus makin lama makin memperlemah daya tahan kertas

3.6 Temu Kembali Arsip

Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Untuk dapat menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang tepat dan cepat tentunya memerlukan suatu cara. Hal tersebut berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau berkas arsip.

Penemuan kembali arsip pada Dinas Keberihan Kota Medan dilakukan dengan menggunakan buku yang memuat daftar arsip yang dimiliki. Dalam buku arsip tersebut dari tahun ke tahun dan disimpan dalam lemari arsip. Proses pengarsipan dilakukan dengan berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.

Setiap surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku kearsipan. Kemudian penataan arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.

dokumen arsip yang masuk disimpan dalam lemari arsip berdasarkan klasifikasinya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menata arsip yang sesuai dengan sistem yang telah ditentukan serta memudahkan dalam proses penemuan kembali informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

3.7 Penyusutan Arsip

Penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah di Dinas Kebersihan Kota Medan

a. Tata Usaha Pengolah

1. secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif. 2. memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan

dikirim ke penyimpanan.

3. menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri.

4. pada waktu yang telah ditentukan,mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpanan.

b. Unit Kearsipan

Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal retensi.

Cara penyerahan ke unit Kearsipan a. Tata Usaha Pengolah

1. mengirim arsip inaktif yang tidak dipergunakan di Unit Pengolah ke Penyimpanan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartu kendali warna kuning.

2. menyimpan kartu kendali warna kuning. b. Unit Kearsipan

1. menerima arsip inaktif dari Tata Usaha Pengolah beserta kartu kendali warna merah.

2. menyimpan arsip inaktif di dalam file dimana kartu kendali warna kuning semula disimpan.

3. menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Tata Usaha Pengolah.

4. mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan. Pemusnahan dan Penyerahan arsip

Pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional, Lembaga Kearsipan dilakukan setelah mendapat izin dari Menteri Dalam Negeri, Gubernur dan Bupati/walikota.

a. Tata Cara pemusnahan Arsip

1.Penyimpan sekali dalam setahun berkewajiban :

1.a meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi.

1.b membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dimusnahkan

1.c mengumpulkan arsip tersebut dan diajukan ke tim penilai.

1.d memberitahukan kepada Unit Pengolah dengan daftar arsip, bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang telah ditetapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh tim peneliti untuk dimusnahkan.

2. Proses pemusnahan arsip

2.a. tim peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang

pemusnahan arsip kepada Menteri Dalam

Neger,Gubernur,Bupati/ Walikota.

2.b. petugas yang telah melaksanakan pemusnahan membuat berita acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

b. Cara penyerahan arsip ke Arsip Nasional/ Lembaga Kearsipan.

1. Penyimpan menentukan arsip yang akan dikirim ke Arsip Nasional, Lembaga Kearsipan.

2. kartu kendali warna putih tersebut di kumpulkan. 3. arsip tersebut dibuatkan daftar

4. kartu kendali warna putih beserta daftar penyerahan tersebut disampaikan kepada tim peneliti.

5. tim peneliti menentukan arsip yang dikirim ke Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan.

6. arsip yang telah dinilai tim peneliti beserta kartu kendali berwarna putih dan daftarnya dikirim ke Arsip Nasiona/Lembaga Kearsipan.

7. penyerahan ke Arsip Nasional, Lembaga Kearsipan dilengkapi berita acara penyerahan.

Gambar 9: Daftar Berkas/Arsip Yang Telah Melampaui Jangka Waktu Retensi

Nomor

Urut Kode/Nomor Urut Tahun Keterangan

Medan,

Kepala Dinas Kebersihan

(...) NIP.

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP NO. ...

Pada hari ini, tanggal...yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan surat... nomor ... tanggal ... dan Surat Tugas Nomor ... tanggal ..., telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir dengan cara *) :

a. Penghancuran b. Pembakaran

c. Peleburan secara kimia

Medan, ...

1) ... 2) ... Kepala Dinas Kebersihan Kota Medan

*) Catatan :

Coret yang tidak perlu

DAFTAR YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No Urut

Tgl/Bln/Ta hun Berkas

Kode & Pokok Masalah

Kode & Masalah

Sistim Penyimpan

an

Jumla h Berka

s

Jeni s Fisik

Kondi si Arsip

Keteranga n

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Medan, tanggal ...

Kepala Dinas Kebersihan Kota Medan

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi pada Dinas Kebersihan Kota Medan dan pembahasan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kegiatan arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan adalah mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan map ordner selanjutnya dimasukkan ke dalam lemari arsip.

2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian Kepala Tata Usaha

3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih bernilai guna disimpan pada sub bagian tata usaha umum.

4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas membersihkan dokumen arsip dari debu saja.

5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. 6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem klasifikasi

arsip dan nomor urut surat.

7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi, kemudian dilakukan berita acara pemusnahan arsip dan dibuatkan daftar asip apa saja yang dimusnahkan.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh saran sebagai berikut :

1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh petugas yang ahli di bidang arsip.

2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan keadministrasian. 3. Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan pada

ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah dari ruangan yang lainnya.

4. Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi agar prosedur kearsipan menjadi lebih baik.

5. Adanya ruangan khusus dalam penyimpanan arsip dan Putugas yang khusus mengurusi arsip.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Menurut The Liang Gie (2002, 118) menyatakan bahwa “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.

2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003, 19).

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991, 18-19), yaitu :

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:

1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebgai sumber komunikasi

6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian. ( Mulyono , Sularso. 1985, 11-14)

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi, sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.

Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada

yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah. Peranan arsip menurut Sedarmayanti (2003, 19) adalah :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.3 Jenis-jenis Arsip

Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut.

2. Arsip Statis

Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas, tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari subjek atau isinya antara lain:

1. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji. 2. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.

3. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

4. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis-jenis arsip terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan

secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

2.3.1 Penggolongan Arsip

Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya. Menurut Wursanto (1991, 22) juga menyatakan bahwa: Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.

Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto (1991, 21) berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain:

Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya.

2.3.2 Siklus Arsip

Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan

data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono (1990, 10) mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement)”.

Gambar 1: Siklus Arsip Sumber: Sedarmayanti (1992, 17)

Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:

1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan

arsip.

5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti 1992, 17).

2.4 Sistem Pengelolaan

2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:

1. Map

a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.

c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.

d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.

4. Filing Cabinet (File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun. 10. Mesin-mesin kantor

Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).

11. Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan

Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana dan mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang memadai.

Menurut Supardi (2015, 4) Pola Penataan kearsipan ini sebaiknya dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi :

1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat 2. Pengelompokan Arsip

3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi 4. Penataan Akhir

Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan pencarian arsip oleh pembuat arsip.

2.4.2.1 Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi

Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada petugas/pengelola arsip agar dapat mengelola arsip dengan baik.

Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja (1986, 133) merupakan “pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.

Klasifikasi menurut Sedarmayanti (2003, 37) adalah “pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.

Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan. Menurut Supardi (2015, 5) menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah:

a) Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua unit serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang dilengkapi dengan kode pembantu.

b) Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga, sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola.

c) Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000 – 900) sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut: 000 UMUM

100 PEMERINTAH 200 POLITIK

300 KEAMANAN/KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT

500 PEREKONOMIAN

600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN

800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000 – 900).

2.4.2.2 Mekanisme Pengelolaan Arsip

Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam kelancaran kegiatannya.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah :

1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara setiap akhir tahun;

2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan arsip;

4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip;

5. Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli; 6. Menata arsip melalui kegiatan:

a. Pengaturan fisik arsip;

b. Pengolahan informasi arsip; dan c. Penyusunan daftar arsip inaktif.

7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat: a. Pencipta arsip;

b. Unit pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode klasifikasi; e. Uraian informasi arsip; f. Kurun waktu;

g. Jumlah;

Abstrak

Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya

POLA PENGELOLAAN ARSIP PADA DINAS KEBERSIHAN KOTA MEDAN

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md)

KERTAS KARYA

DISUSUN OLEH: RIO RAMADIANSYAH

132201022

PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Pola Pengelolaan Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan”,

sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Suryadi dan Ibunda tersayang

Hanurawti yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu

menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Budi Agustono., MS, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir., M.Si selaku dosen pembaca pada kertas karya ini.

5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Kepala Dinas Kebersihan dan staf terkait lainnya yang bersedia memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.

8. Seluruh teman Stambuk 2013 yang telah memberikan masukan kepada penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Juli 2016

Penulis

Rio Ramadiansyah 132201022

DAFTAR ISI

Daftar Isi ... i

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Manfaat Penelitian ... 3

1.5 Metode Pengumpulan Data ... 4

BAB II TINJAUAN TEORITIS ... 5

2.1 Pengertian Arsip ... 5

2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip ... 7

2.3 Jenis-Jenis Arsip ... 8

2.3.1 Penggolongan Arsip ... 9

2.4 Sistem Pengelolaan Arsip ... 11

2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip ... 11

2.4.2 Pola Pengelolaan Arsip ... 13

2.4.2.1 Prinsip Dasar Dan Pola Penyusunan Arsip ... 13

2 2.4.2 Mekasnisme Pengelolaan Arsip ... 15

2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)... 16

2.5 Temu Kembali Arsip ... 21

2.6 Pemeliharaan Arsip ... 22

2.7 Penyusutan Arsip ... 23

2.8 Jadwal Retensi Arsip ... 24

BAB III POLA PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS KEBERSIHAN KOTA MEDAN ... 25

3.1 Sejarah Dinas Kebersihan Kota Medan ... 27

3.2 Visi Dan Misi Dinas Kebersihan Kota Medan ... 27

3.2.1 Visi Dinas Kebersihan Kota Medan ... 27

3.2.2 Misi Dinas Kebersihan Kota Medan ... 27

3.3 Struktur Organisasi Dinas Kebersihan Kota Medan ... 28

3.4 Pola Pengelolaan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ... 32

3.4.1 Tata Kearsipan ... 32

3.4.2 Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi ... 42

3.4.3 Penyimpanan Arsip Dinas Kebersihan Kota Medan ... 53

3.4.5 Prosedur Penataan Dan Layanan Arsip In-Aktif ... 54

3.4.6 Layanan Arsip ... 54

3.5 Pemeliharaan Arsip ... 56

3.7 Penyusutan Arsip ... 59

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 63

4.1 Kesimpulan ... 63

4.2 Saran ... 63