Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu
arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada
suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya
arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna,
sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak
dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan.
Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip.
Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu
usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai
permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan
dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan
bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan
kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan
daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan UndangUndang No 43 Tahun 2009 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan. Bahwa dalam
menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan
kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan
kearsipan
nasional
yang
komprehensif
dan
terpadu
(Pasal 1 Undang-undang No 43 Tahun 2009). Arsip sebagai pusat ingatan dan
sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor
dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai
dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
6
Universitas Sumatera Utara
Dinas Kebersihan Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota
Medan dalam bidang kebersihan yang dipimpin oleh seorang kepala dinas yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris
Daerah. Dinas Kebersihan mempunyai tugas melaksanakan sebagian urusan
kebersihan dan keindahan Kota Medan. Untuk mendukung terlaksanakan tugas
dan fungsinya
Oleh karena itu Dinas kebersihan juga melakukan pengelolaan arsip sebagi
bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada
kegiatan pengambilan keputusan mengingat tugas yang dilakukan Dinas
kebersihan yaitu melaksanakan kebijakan teknis di bidang kebersihan kota medan
, menyelenggarakan dan mengawasi bidang kebersihan Kota Medan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian
besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah
dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang
pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi, pada
umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Disamping itu tanggung
jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih
lancar, tetapi hal ini juga yang sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi
alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah
maupun swasta.
Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal,
maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan
membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu
juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian
pengelolaan kearsipan dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan
7
Universitas Sumatera Utara
produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Berdasarkan uraian-uraian diatas maka
penulis tertarik untuk mempelajari pola pengelolaan arsip di Di Dinas Kebersihan
Kota Medan. Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul Pola Pengelolaan
Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1) Untuk mengetahui Pola pengelolaan arsip Pada Dinas Kebersihan Kota
Medan.
2) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip Pada Dinas
Kebersihan Kota Medan.
3) Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai
sumber informasi.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penuliasan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi : Pola pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan
pemusnahan arsip.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan ini adalah :
1.
Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya
dibidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Dinas
Kebersihan Kota Medan sesuai dengan hasil dan analisa penulis
serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
8
Universitas Sumatera Utara
2.
Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis di bidang kearsipan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara
teori dan praktek
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu :
1.
Penelitian kepustakaan ( Library Research )
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitanya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya
melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan
dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan
kertas karya ini.
2.
Penelitian Lapangan ( Field Research )
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Dinas Kebersihan Kota Medan untuk mendapatkan informasi yang sesuai
dengan topik yang akan dibahas.
9
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu
arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada
suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya
arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna,
sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak
dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan.
Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip.
Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu
usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai
permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan
dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan
bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan
kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan
daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan UndangUndang No 43 Tahun 2009 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan. Bahwa dalam
menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan
kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan
kearsipan
nasional
yang
komprehensif
dan
terpadu
(Pasal 1 Undang-undang No 43 Tahun 2009). Arsip sebagai pusat ingatan dan
sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor
dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai
dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
6
Universitas Sumatera Utara
Dinas Kebersihan Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota
Medan dalam bidang kebersihan yang dipimpin oleh seorang kepala dinas yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris
Daerah. Dinas Kebersihan mempunyai tugas melaksanakan sebagian urusan
kebersihan dan keindahan Kota Medan. Untuk mendukung terlaksanakan tugas
dan fungsinya
Oleh karena itu Dinas kebersihan juga melakukan pengelolaan arsip sebagi
bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada
kegiatan pengambilan keputusan mengingat tugas yang dilakukan Dinas
kebersihan yaitu melaksanakan kebijakan teknis di bidang kebersihan kota medan
, menyelenggarakan dan mengawasi bidang kebersihan Kota Medan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian
besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah
dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang
pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi, pada
umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Disamping itu tanggung
jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih
lancar, tetapi hal ini juga yang sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi
alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah
maupun swasta.
Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal,
maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan
membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu
juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian
pengelolaan kearsipan dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan
7
Universitas Sumatera Utara
produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Berdasarkan uraian-uraian diatas maka
penulis tertarik untuk mempelajari pola pengelolaan arsip di Di Dinas Kebersihan
Kota Medan. Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul Pola Pengelolaan
Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1) Untuk mengetahui Pola pengelolaan arsip Pada Dinas Kebersihan Kota
Medan.
2) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip Pada Dinas
Kebersihan Kota Medan.
3) Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai
sumber informasi.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penuliasan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi : Pola pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan
pemusnahan arsip.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan ini adalah :
1.
Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya
dibidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Dinas
Kebersihan Kota Medan sesuai dengan hasil dan analisa penulis
serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
8
Universitas Sumatera Utara
2.
Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis di bidang kearsipan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara
teori dan praktek
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu :
1.
Penelitian kepustakaan ( Library Research )
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitanya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya
melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan
dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan
kertas karya ini.
2.
Penelitian Lapangan ( Field Research )
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Dinas Kebersihan Kota Medan untuk mendapatkan informasi yang sesuai
dengan topik yang akan dibahas.
9
Universitas Sumatera Utara