06213 MP Pengadaan Barang
Manual Prosedur
Pengadaan Barang
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
Manual Prosedur
Pengadaan Barang
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh
:
:
:
:
01001 06213
0
17 Februari 2016
Ketua Laboratorium
Teknologi Hasil Pertanian
Dikendalikan oleh
Dr. Ir. Aji Sutrisno, M.Sc
NIP. 19680223 199303 1 002
: Sekretaris Jurusan
Disetujui oleh
Kiki Fibrianto, STP. M.Phil., Ph.D
NIP. 19820206 200501 1 001
: Ketua Jurusan
Dr. Teti Estiasih, STP. MP.
NIP. 19701226 200212 2 001
I.
Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pengadaan barang bagi jurusan dan
laboratorium.
II.
Ruang Lingkup
Manual Prosedur Pengadaan Barang adalah panduan yang memuat
prosedur tentang semua proses yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk
peralatan, furniture, bahan kimia dan, peralatan elektronik.
III.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Pihak Terkait
Ketua Jurusan
Ketua Laboratorium
Panitia Pengadaan Barang Fakultas
Bendahara Jurusan
Laboran
Administrasi Jurusan
IV.
Prosedur Pengadaan Barang
1. Fakultas mengadakan rapat pimpinan untuk membahas rancangan
anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana
pengadaan barang untuk setiap jurusan
2. Jurusan mengadakan rapat lengkap untuk membahas rancangan
anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana
pengadaan barang
3. Laboratorium mengadakan rapat anggota Laboratorium untuk
membahas rencana pengadaan barang berdasarkan kebutuhan
laboratorium dan plafon anggaran yang disediakan
4.
Laboratorium mengajukan kepada Jurusan daftar barang yang akan
dibeli (dilengkapi dengan nominal harga dan spesifikasinya)
5.
Jurusan mengajukan usulan Laboratorium dan Jurusan ke tingkat
Fakultas
untuk
dilakukan
proses
pengadaan
melalui
tender/penunjukkan langsung yang dikoordinir oleh panitia
6. Setelah barang datang dari penyedia barang, barang diperiksa terlebih
dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat Fakultas berdasarkan
spesifikasi yang diajukan dalam daftar. Jika sudah sesuai barang
dikirimkan ke Jurusan, Laboratorium atau unit kerja yang mengajukan.
Namun, jika barang tidak sesuai maka dikembalikan ke pihak penyedia
barang.
7. Setelah barang diterima dari Fakultas, barang diperiksa terlebih dahulu
oleh laboran atau administrasi Jurusan berdasarkan spesifikasi yang
diajukan dalam daftar serta melakukan uji coba dengan didampingi
perwakilan atau teknisi dari perusahaan penyedia barang. Jika sudah
sesuai spesifikasi dan barang dapat berfungsi dengan baik maka dapat
dilanjutkan proses serah terima barang. Sedangkan, jika tidak sesuai
spesifikasi dan barang tidak dapat berfungsi dengan baik maka barang
dikembalikan kepada penyedia barang
8. Laboran menuliskan/ mengisi form verifikasi penerimaan barang sesuai
dengan hasil pemeriksaan barang yang diterima.
Bagan Alir
Mulai
Rapat Pimpinan
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Fakultas
Rapat Jurusan
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Jurusan
Rapat Laboratorium
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Laboratorium
Ketua Laboratorium
Pengelola Laboratorium mengajukan barang
yang dibutuhkan ke Jurusan untuk kegiatan
praktikum/penelitian sebatas plafon anggaran
Ketua Jurusan
Jurusan mengajukan usulan Laboratorium ke
tingkat Fakultas untuk dilakukan proses
pengadaan melalui tender/ penunjukkan
langsung yang dikoordinir oleh panitia
Panitia Pengadaan
Barang Fakultas
Daftar
pengajuan
pengadaan
barang
Setelah barang datang, alat dicek terlebih
dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat
Fakultas
Sesuai
Laboran
Laboratorium yang bersangkutan melakukan
verifikasi spesifikasi dan melakukan uji coba
Sesuai
Panitia Pengadaan
Barang dan Ketua
Jurusan
Serah terima oleh Fakultas kepada
Jurusan dan Laboratorium
Daftar
verifikasi
barang
Form Verifikasi Penerimaan Barang
Nama Penyedia :...........................................................................................
Alamat
:...........................................................................................
Contact Person :...........................................................................................
No HP/telp
:...........................................................................................
No.
Nama Barang
Kode
Sesuai Tidak
Keterangan
Barang
sesuai
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Barang yang dikirimkan telah sesuai/tidak sesuai*) dengan spesifikasi sehingga
barang tersebut kami terima/tidak terima*).
Ketua Jurusan/Laboratorium,
NIP.
*) coret yang tidak perlu
Penyedia Barang,
Malang,................................
Verifikator,
Pengadaan Barang
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
Manual Prosedur
Pengadaan Barang
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh
:
:
:
:
01001 06213
0
17 Februari 2016
Ketua Laboratorium
Teknologi Hasil Pertanian
Dikendalikan oleh
Dr. Ir. Aji Sutrisno, M.Sc
NIP. 19680223 199303 1 002
: Sekretaris Jurusan
Disetujui oleh
Kiki Fibrianto, STP. M.Phil., Ph.D
NIP. 19820206 200501 1 001
: Ketua Jurusan
Dr. Teti Estiasih, STP. MP.
NIP. 19701226 200212 2 001
I.
Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pengadaan barang bagi jurusan dan
laboratorium.
II.
Ruang Lingkup
Manual Prosedur Pengadaan Barang adalah panduan yang memuat
prosedur tentang semua proses yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk
peralatan, furniture, bahan kimia dan, peralatan elektronik.
III.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Pihak Terkait
Ketua Jurusan
Ketua Laboratorium
Panitia Pengadaan Barang Fakultas
Bendahara Jurusan
Laboran
Administrasi Jurusan
IV.
Prosedur Pengadaan Barang
1. Fakultas mengadakan rapat pimpinan untuk membahas rancangan
anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana
pengadaan barang untuk setiap jurusan
2. Jurusan mengadakan rapat lengkap untuk membahas rancangan
anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana
pengadaan barang
3. Laboratorium mengadakan rapat anggota Laboratorium untuk
membahas rencana pengadaan barang berdasarkan kebutuhan
laboratorium dan plafon anggaran yang disediakan
4.
Laboratorium mengajukan kepada Jurusan daftar barang yang akan
dibeli (dilengkapi dengan nominal harga dan spesifikasinya)
5.
Jurusan mengajukan usulan Laboratorium dan Jurusan ke tingkat
Fakultas
untuk
dilakukan
proses
pengadaan
melalui
tender/penunjukkan langsung yang dikoordinir oleh panitia
6. Setelah barang datang dari penyedia barang, barang diperiksa terlebih
dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat Fakultas berdasarkan
spesifikasi yang diajukan dalam daftar. Jika sudah sesuai barang
dikirimkan ke Jurusan, Laboratorium atau unit kerja yang mengajukan.
Namun, jika barang tidak sesuai maka dikembalikan ke pihak penyedia
barang.
7. Setelah barang diterima dari Fakultas, barang diperiksa terlebih dahulu
oleh laboran atau administrasi Jurusan berdasarkan spesifikasi yang
diajukan dalam daftar serta melakukan uji coba dengan didampingi
perwakilan atau teknisi dari perusahaan penyedia barang. Jika sudah
sesuai spesifikasi dan barang dapat berfungsi dengan baik maka dapat
dilanjutkan proses serah terima barang. Sedangkan, jika tidak sesuai
spesifikasi dan barang tidak dapat berfungsi dengan baik maka barang
dikembalikan kepada penyedia barang
8. Laboran menuliskan/ mengisi form verifikasi penerimaan barang sesuai
dengan hasil pemeriksaan barang yang diterima.
Bagan Alir
Mulai
Rapat Pimpinan
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Fakultas
Rapat Jurusan
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Jurusan
Rapat Laboratorium
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Laboratorium
Ketua Laboratorium
Pengelola Laboratorium mengajukan barang
yang dibutuhkan ke Jurusan untuk kegiatan
praktikum/penelitian sebatas plafon anggaran
Ketua Jurusan
Jurusan mengajukan usulan Laboratorium ke
tingkat Fakultas untuk dilakukan proses
pengadaan melalui tender/ penunjukkan
langsung yang dikoordinir oleh panitia
Panitia Pengadaan
Barang Fakultas
Daftar
pengajuan
pengadaan
barang
Setelah barang datang, alat dicek terlebih
dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat
Fakultas
Sesuai
Laboran
Laboratorium yang bersangkutan melakukan
verifikasi spesifikasi dan melakukan uji coba
Sesuai
Panitia Pengadaan
Barang dan Ketua
Jurusan
Serah terima oleh Fakultas kepada
Jurusan dan Laboratorium
Daftar
verifikasi
barang
Form Verifikasi Penerimaan Barang
Nama Penyedia :...........................................................................................
Alamat
:...........................................................................................
Contact Person :...........................................................................................
No HP/telp
:...........................................................................................
No.
Nama Barang
Kode
Sesuai Tidak
Keterangan
Barang
sesuai
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Barang yang dikirimkan telah sesuai/tidak sesuai*) dengan spesifikasi sehingga
barang tersebut kami terima/tidak terima*).
Ketua Jurusan/Laboratorium,
NIP.
*) coret yang tidak perlu
Penyedia Barang,
Malang,................................
Verifikator,