Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan

MEKANISME PENGELUARAN BARANG DAN UPAYA MEMELIHARA KETERSEDIAAN STOCK DI STORE ROOM GARUDA PLAZA HOTEL

MEDAN

KERTAS KARYA

OLEH

MUHAMMAD FADIL 112204027

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

LEMBAR PERSETUJUAN

MEKANISME PENGELUARAN BARANG DAN UPAYA

MEMELIHARA KETERSEDIAAN STOCK DI STORE ROOM

GARUDA PLAZA HOTEL MEDAN

OLEH

MUHAMMAD FADIL

112204027

Dosen Pembimbing,

Dosen Pembaca,

Hasrun Tanjung, SE Mukhtar, S.Sos, S.par., M.A

NIP. 19580615 198703 1001

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : MEKANISME PENGELUARAN BARANG

DAN UPAYA MEMELIHARA

KETERSEDIAAN STOCK DI STORE

ROOM GARUDA PLAZA HOTEL

MEDAN

Oleh : MUHAMMAD FADIL

NIM : 112204027

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

Dr. Syahron Lubis. M.A.

NIP. 19511013 197603 1 001

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

Ketua,

NIP. 19640821 199802 2 001

Arwina Sufika, S.E, M.Si

i

ABSTRAKSI

Tempat tujuan pariwisata dan hotel semakin banyak diberbagai daerah. Tiap-tiap hotel akan berusaha memberikan nilai tambah yang berbeda atas produk dan jasa serta pelayanan yang diberikankepada tamunya. Nilai tambah ini yang membuat suatu hotel berbeda antara yang satu dengan yang lainnya, yang pada akhirnya menyebabkan orang mempunyai alasan tersendiri memilih suatu hotel dibandingkan dengan hotel yang lainnya. Gudang (Store) merupakan hal yang penting untuk di hotel karena dengan keberadaan gudang akan dapat memperlancar suatu sistem penerimaan barang dan pengeluaran barang untuk setiap outlet dihotel.gudang merupakan tempat penyimpanan material, bahan baku, produk jadi, pralatan, dan lain-lainnya. Hal terpenting dalam gudang adalah untuk mengurus dan menyimpan barang-barang yang untuk disediakan untuk masing-masing outlet departemen perusahaan garuda plaza hotel medan. Melihat pentingnya pergudangan dalam industri perhotelan, maka penulis tertarik untuk menganalisa dan menulis kertas karya dengan judul : “Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan”. Adapun untuk menganalisis dan mengevaluasi permasalahan yang ada maka penulis mengumpulkan, mengklarifikasi dan menafsirkan data-data yang diproleh secara terperinci untuk dapat meningkatkan upaya dalam memelihara ketersediaan stock di hotel. Dan menarik kesimpulan antara teori yang dipelajari dengan kenyataan yang ada selama dilapangan.

Key Words: Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock

ii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.

Maksud dan tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk dapat memenuhi persyaratan menyelesaikan pendidikan program Diploma III program studi Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan pada Fakultas Ilmu Budaya USU. Selain itu penulis juga dapat mencoba menerapkan dan membandingkan pengetahuan dan keterampilan yang telah diproleh dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada dilingkungan kerja.

Adapun judul kertas karya ini adalah “Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan”.

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis mendapat bimbingan dan bantuan serta yang berharga dari berbagai pihak baik moril, spiritual, maupun material, serta kasih sayang, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada:

1. Dr. Syahron Lubis, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

iii

2. Ibu Arwina Sufika, SE., M. Si. Selaku Ketua Program D3 Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Hasrun Tanjung, SE. selaku dosen pembimbing saya yang telah memberi saran dan masukan kepada penulis untuk perbaikan kertas karya ini.

4. Bapak Drs. Mukhtar Madjid, S.Sos, S.Par, MA selaku dosen pembaca yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan kertas karya ini.

5. Staf pengajar pada Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

6. Pemimpin, staf, karyawan Garuda Plaza Hotel Medan yang telah banyak membantu penulis selama PKL dan penelitian.

7. Terima kasih yang tak terhingga kepada Ayahanda Bambang Hermanto dan Alm. Marheny Mama tercinta. Dan Ibunda terkasih Muharleny serta kakak tercinta Siti Sarah dan abang Riski Bambang yang selalu memberikan doa dan semangat, serta kasih sayang kepada penulis dalam membuat Laporan Kertas Karya ini.

8. Secara khusus terima kasih yang terdalam untuk Azizah Putri Hidayani.

9. Buat sahabat terbaik Heru Nanda Syahputra, Arlangga Gustian, Chaidir Pratma, dan semua teman-teman mahasiswa Perhotelan dan Usaha Wisata stambuk 2011 yang tidak dapat disebut satu persatu, terima kasih buat dukungannya.

iv

Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penyusunan tugas akhir ini. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang membangan sangat penulis harapkan. Akhir kata, penulis berharap agar tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan sumbangan bagi kita semua.

Medan, Desember 2014

Penulis

MUHAMMAD FADIL NIM : 112204027

v

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Alasan Pemilihan Judul ... 1

1.2 Batasan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Penelitian ... 3

1.4 Metode Penelitian ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II : URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Store ... 6

vi

2.1.1 Bahan Makanan Jenis Daging, Unggas dan Ikan Laut ... 9

2.2 kerja sama dengan departemen lain ... 13

2.3 Sistem Pengorderan Barang ... 15

2.3.1 Standard Pengorderan Pembelian Stock Di Store Room ... 17

2.4 Bagian Yang Terlibat Dalam Proses Pengadaan Bahan ... 20

BAB III : TINJAUAN UMUM HOTEL GARUDA PLAZA MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya Hotel Garuda Plaza Medan ... 22

3.2 Klasifikasi Garuda Plaza Hotel Medan ... 24

3.3 Fasilitas Yang dimiliki Garuda Plaza Hotel Medan ... 26

3.4 Struktur Organisasi ... 31

BAB IV : MEKANISME PENGELUARAN BARANG DAN UPAYA MEMELIHARA KETERSEDIAAN STOCK DI STORE ROOM GARUDA PLAZA HOTEL 4.1Mekanisme Pengeluaran Barang ... 34

4.1.1 Fungsi Dan Tugas Pokok Gudang ... 36

vii

4.2Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room ... 48 4.2.1 Mengatur Barang Persediaan ... 49 4.3Mekanisme Pengeluaran Barang Di Store Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room ... 51 4.4Tugas Dan Tanggung Jawab Store Keeper Di Store Room ... 53 4.5Penanganan Masalah Yang Sering Timbul Di Store... 58

BAB V : PENUTUP

5.1kesimpulan ... 62 5.2Saran-saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA

viii

DAFTAR GAMBAR

Tabel Halaman

2.1 Siklus Purchase Requisition ... 19

3.1Jenis Kamar Dan Harganya ... 27

3.2Gambar Business Center _{... 31}

3.3Gambar Garuda Warung ... 31

3.4Bagan Struktur Organisasi H.O.D Garuda Plaza Hotel ... 33

ix

DAFTAR TABEL

Tabel halaman

4.1Gambar Tabel Store Room Requisition ... 38

4.2Gambar Table Bin-Card ... 41

4.3Gambar Table Purchase Order ... 42

4.4Gambar Tabel Purchase Requisition ... 43

i

ABSTRAKSI

Tempat tujuan pariwisata dan hotel semakin banyak diberbagai daerah. Tiap-tiap hotel akan berusaha memberikan nilai tambah yang berbeda atas produk dan jasa serta pelayanan yang diberikankepada tamunya. Nilai tambah ini yang membuat suatu hotel berbeda antara yang satu dengan yang lainnya, yang pada akhirnya menyebabkan orang mempunyai alasan tersendiri memilih suatu hotel dibandingkan dengan hotel yang lainnya. Gudang (Store) merupakan hal yang penting untuk di hotel karena dengan keberadaan gudang akan dapat memperlancar suatu sistem penerimaan barang dan pengeluaran barang untuk setiap outlet dihotel.gudang merupakan tempat penyimpanan material, bahan baku, produk jadi, pralatan, dan lain-lainnya. Hal terpenting dalam gudang adalah untuk mengurus dan menyimpan barang-barang yang untuk disediakan untuk masing-masing outlet departemen perusahaan garuda plaza hotel medan. Melihat pentingnya pergudangan dalam industri perhotelan, maka penulis tertarik untuk menganalisa dan menulis kertas karya dengan judul : “Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan”. Adapun untuk menganalisis dan mengevaluasi permasalahan yang ada maka penulis mengumpulkan, mengklarifikasi dan menafsirkan data-data yang diproleh secara terperinci untuk dapat meningkatkan upaya dalam memelihara ketersediaan stock di hotel. Dan menarik kesimpulan antara teori yang dipelajari dengan kenyataan yang ada selama dilapangan.

Key Words: Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock

1

PENDAHULUAN

1.1Alasan Pemilihan Judul

Untuk dapat bertahan dalam industri-indusrti didunia perhotelan yang ada disetiap daerah dan kota-kota besar di Indonesia tiap-tiap perusahaan yang terlibat harus dapat mengoptimalkan sistem-sistem yang ada di dalamnya. Optimalisasi dapat dilakukan dengan melakukan perbaikan dan peningkatan kinerja sistem, khususnya sistem dalam pengadaan Stock barang untuk dihotel dan sistem-sistem yang menunjangnya. Salah satu sistem yang menunjangnya, sistem persediaan barang di gudang.

Untuk menjaga kontinyutas oprasional, pada sebuah perusahaan atau hotel, sudah barang dan memerlukan fasilitas penting yang harus disediakan oleh perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan adalah sebuah gudang atau lebih dikenal dalam bahasa asing dengan sebutan “Store Room”. Sebuah gudang atau “store” sangat diperlukan keberadaannya pada sebuah hotel karena dengan adanya gudang tempat menyimpan barang persediaan, oleh perusahaan akan dirahasiakan agar lebih mudah dalam proses kerja atau kegiatan oprasionalnya.

Pengembangan dibidang fasilitas dan dan fisik dari bangunan “Store Room” dapat diusahakan agar memberikan kenyamanan dalam penyimpanan barang dan

2

kenyamanan setiap section dalam proses pengambilan barang digudang atau ”Store Room. Misalnya penataan dekorasi yang bagus dan spesifik serta kelengkapan alat kerja seperti kompuer,meja,kursi,tangga lipat dan lainnya.

Dengan demikian keberadaan store keeper sangatlah penting untuk dapat memproses sistem pengelolaan dalam pengaturan pengadaan barang dan persediaan barang maka berdasarkan urain-urain diatas penulis merasa tertarik untuk mrnyusun suatu kertas karya yang berjudul :

“ MEKANISME PENGELUARAN BARANG DAN UPAYA MEMELIHARA KETERSEDIAAN STOCK DI STORE ROOM GARUDA PLAZA HOTEL MEDAN“

1.2Batasan Masalah

Berdasarkan judul dari kertas karya ini, maka batasan masalah yang akan dibahas kedalam ruang lingkup yang lebih sempit, “Mekanisme Pengeluaran Barang Dan Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan.

a. Bagaimana mekanisme pengeluaran barang di store room Garuda Plaza Hotel Medan.

b. Bagaimana upaya dalam memelihara ketersediaan stock di store room Garuda Plaza Hotel Medan.

c. Bagaimana mekanisme pengeluaran barang distore room dan upaya dalam memelihara ketersediaan stock di store room Garuda Plaza Hotel Medan.

1.3Tujuan Penulisan

Disini penulis ingin mencoba menguraikan dan membahas tentang Mekanisme Pengeluaran Barang dan Penanganan Persediaan Barang di Store Room Hotel Garuda Plaza Medan, dengan berdasarkan hasil yang penulis lihat selama melaksanakan tinjaun riset langsung kelapangan di Store Room Garuda Plaza Hotel medan untuk dapat kiranya membandingkan antara ilmu teori yang penulis terima selama dibangku perkuliahan dengan ilmu yang penulis dapat dilapangan langsung baik dengan riset dengan praktek kerja lapangannya.

Penyusunan penulisan kertas karya ini juga untuk memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan ijazah Diploma III dalam Program Studi Pariwisata dibidang keahlian Perhotelan pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

1.4Metode Penelitian

Dalam penulisan kertas karya ini, data-data diproleh dengan menggunakan dua metode yaitu :

1. Penelitian perpustakaan ( library research )

Metode penelitian ini dilakukan dengan cara membaca buku diperpustakaan, diktat, literature, serta bahan kuliah yang ada berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam penulisan kertas karya.

4

Penelitian ini merupakan penelitian yang dilakukan secara langsung dengan mengadakan pengamatan ke objek yang akan diteliti. Metode ini dibagi atas beberapa cara yaitu :

a. Wawancara ( interview )

Mengadakan tanya jawab langsung pada pihak hotel. b. Pengamatan

Mengadakan pengamatan ditempat riset PKL untuk mengetahui kedaan sebenarnya.

c. Praktek Kerja

Agar data yang diproleh lebih sempurna, maka diadakan praktek kerja lapangan langsung ke objek yang akan dibahas.

1.5Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan dalam penulian kertas karya ini dibagi atas beberapa bagian yang meliputi :

a) Pada bagian pendahuluan ( Bab I ) diuraikan tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

b) Pada bagian kedua ( Bab II ) diterangkan mengenai uraian teoritis yang meliputi pengertian umum tentang gudang/sotre, sistem pengorderan barang, tugas dan tanggung jawab Store Kepeer.

c) Pada bagian ketiga ( BAB III ) dibicarakan tentang tinjauan umum tentang Hotel Garuda Plaza Medan, yang terdiri atas sejarah berdirinya, klasifikasi, fasilitas yang dimiliki dan struktur organisasi yang dimiliki Hotel Garuda Plaza Hotel tersebut.

d) Pada bagian yang keempat ( BAB IV ) akan dibahas hal-hal tentang hasil riset pada bagian gudang store, di Garuda Plaza Hotel, yang terdiri atas Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Store, Sistem Pelayanan Dalam Mekanisme Pengeluaran Barang, Standarad Pengorderan Stock Barang, Upaya Memelihara Ketersediaan Stock, Permasalahan Yang Sering Timbul. e) Pada bagian yang kelima ( BAB V ) atau yang terakhir akan diberikan

6

BAB II URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Store/Gudang

Gudang atau ruangan gudang/store room adalah sebagai tempat menyimpan barang-barang persediaan keperluan operasional perusahaan atau hotel. Barang persediaan ini disimpan dan dirawat sedemikian rupa sehingga dapat dipertanggung jawabkan keutuhannya oleh staf bagian gudang/store yang menjaganya.

Gudang/store sangat diperlukan keberadaannya pada sebuah hotel karena dengan adanya gudang tempat penyimpanan barang persediaan, oleh perusahaan akan akan dirasakan lebih mudah dalam melakukan proses kerja atau dalam kegiatan operasionalnya. Bagi sebuah perusahaan atau hotel yang besar, dengan adanya barang persediaan makanan, minuman, dan material lainnya digudang, maka pihak perusahaan atau hotel yang bersangkutan akan merasa lebih percaya diri dalam menawarkan pelayanan, baik berupa jasa akomodasi dan jasa boga bagi pelanggan dan tamu yang dan datang dan menginap dihotel.

Gudang umum (general store) pada hotel berbintang dikenal sebagai tempat penyimpanan berbagai jenis barang selain makanan dan minuman, yang pemakain atau transaksi pengeluarannya tidak dilakukan setiap hari. Pemakain atau pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali dalam seminggu, bisa juga dua kali dalam seminggu atau bahkan bisa juga hanya dua kali dalam sebulan jadwal mengeluarkan

barang, oleh bagian gudang disosialisasikan pada keseluruh departemen yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat “requisition” barang ke general store, mereka menyusuaikan dengan jadwal yang ada. Jadwal pengeluaran barang seperti ini disebut dengan istilah “storeroom issuing schedule”.

Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.

Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini; 1. Makanan yang cepat rusak (perishable).

2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).

3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food). 4. Makanan jenis sembako (groceries).

5. Jenis minuman (beverages).

Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.

8

Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room.

Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar :

1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.

2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.

3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin.

4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.

5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product

Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

2.1.1 Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)

1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas

• Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih.

• Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.

• Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair

10

secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan

• Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.

• Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.

• Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.

• Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.

• Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

Makanan Jenis Sembako (Groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya

masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.

Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).

Jenis Minuman (Beverage)

Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah: 1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

12

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam

keadaan fresh dan tidak cepat rusak.

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.

Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya

dibuat dari bahan metal atau logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.

2.2 Kerja Sama Dengan Bagian Lain (Close Cooperation)

Dalam melakukan tugas sehari-hari,bagian gudang/store bekerja sama dengan 3 bagian paling dekat yaitu:

1) Bagian purchasing adalah satu depertment dalam lingkungan hotel yang tugas pokoknya melaksanakan pengelolaan pembelanjaan keperluan hotel baik melalui rekanan/leveransir maupun langsung kepasar/toko dengan mengambil perbandingan harga yang terendah. Mengadakan /menjalin hubungan baik dengan leveransir, toko-toko, distributor swasta dan pemerintah, dan menjalin kerja sama dengan seluruh department lain, menjalin hubungan baik dengan instansi swasta dan pemerintah untuk urusan-urusan perusahaan (Management) dan koordinasi kerja dengan department dilingkungan sendiri. Purchasing department dipimpin oleh seorang pejabat yang disebut sebagai purchasing manager.

14

2) Receiving merupakan salah satu bagian dari Accounting Department yang bertanggungjawab terhadap penerimaan barang di hotel. Staff Receiving berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang, atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh pemasok atas pesanan dari bagian pembelian. Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation harus melalui bagian receiving, guna pendataan dan kontrol yang diperlukan. Adapun tujuan utama dari menerima barang adalah mendapatkan barang-barang yang berkualitas dan jumlah yang sesuai dengan pesanan dan sesuai dengan harga yang dicatat. Untuk menunjang kelancaran operasional barang di hotel, semua barang-barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation hams melalui bagian Receiving guna pendataan dan pengawasan. Barang-barang yang diterima oleh bagian Receiving merupakan barang-barang permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel yang sebelumnya telah ada pembelian oleh bagian pengadaan barang atau bagian Purchasing.

3) Cost control merupakan pengendalian biaya, bagian pengendalian biaya berperan aktif dalam proses pengecekan harga barang, sebagai bahan dasar. Cost control juga mengawasi dan memastikan barang yang keluar dari store harus disertai dengan document store requestion yang lengkap ( quqntity, requestion, item, stock onhand, tanggal, nama, tanda tangan).

2.3 Sistem Pengorderan Barang

Sistem pengorderan barang/ pemesanan barang, kegiatan pengorderan barang ini dilakukan bukan hanya pada bagian store saja, memang store lah yang lebih sering dalam proses pemesanan barang, namun dalam sistem pengorderan barang ini setiap departemen juga dapat melakukannya, dalam upaya untuk memenuhi kegiatan operasional hotel. Asal mula kegiatan bagian pembelian adalah karena adanya permintaan pembelian barang (Purchase Requisition) dari gudang maupun dari bagian-bagian lain yang memerlukan barang. Formulir permintaan pembelian barang yang dibuat oleh bagian gudang asal mulanya dari saat dibuatnya Store Room Requisition oleh semua departemen yang berkepentingan untuk meminta barang-barang keperluan operasional ke bagian gudang.

Oleh karena barang yang diminta seperti yang terdapat pada formulir Store Requisition tersebut tidak ada digudang ( tidak ada stock mungkin sebagian atau semuanya ), maka oleh bagian gudang, barang yang tidak ada tersedia/ kosong itu dibuatkan atau disalin kedalam formulir Purchase Requisition. Dengan demikian, jenis barang yang tercantum pada formulir Purchase Requisition ini adalah disamping barang-barang untuk menambah persediaan digudang store karena barangnya sudah habis atau karena jumlah persediaannya sudah mendekati angka minimum (Minimum Stock), dan juga untuk memenuhi permintaan dari bagian-bagian yang memerlukannya. Selain itu dibuatnya purchase requisition bias jua sebagai barang untuk dijadikan “persediaan baru”

16

Bagian/departemen yang sering membuat pemesanan pengorderan barang Purchase Requisition, selain oleh bagian gudang sendiri adalah. Bagian kantor depan (Front Office), bagian tata graha (hosekeeping), bagian pemeliharaan (Engineering), bagian personalia (Human Resources), bagian binatu (Laundry), bagian pemasaran (Salaes & Marketing), bagian keuangan (Accounting), bagian keamanan (Security), bagian administrasi umum (Administrasi & General) dan lain-lainnya.

Barang-barang yang diminta (di-request) langsung oleh bagian-bagian diatas (selain oleh bagian gudang), kebanyaka bukan barang persediaan (Non Stock Items), tetapi merupakan barang-barang yang mempunyai spesifikasi khusus atau hanya untuk keperluan operasional mereka sendiri, dan biasanya jarang dibeli. Barang-barang yang diminta dan dipakai langsung inilah yang kemudian disebut dengan istilah “ Direct Used Purchased”.

2.3.1Standarad Pengorderan Pembelian Stock Di Store Room

Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang/bahan yang diperguanakan. Sistem atau cara pembelian tersebut disesuaikan dengan jenis barangbahan yang akan dibeli. Apakah barang/bahan makanan jenis perishable, bahan makanan jenis groceries atau barang/bahan material dan bahan lainnya.

Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri, khususnya pada bagian pembelian

(purchasing) adalah predaran dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses pengadaan barang seperti: formulir purchase requisition yang dibuat oleh semua bagian atau departemen yang meminta barang, dan juga store keeper yang membuat pengorderan, kepada purchasing untuk memenuhi stock barang-barang keperluan operasional hotel. Dan selanjutnya diproses untuk mendapatkan otoritasi/persetujuan atasan yang berwenang, sehingga menjadi purchase order.

A. Siklus dokumen

Siklus atau peredaran dokumen pada bagian pembelian (document flow chart) adalah sebagai:

1. Purchase requisition dibuat oleh staf bagian gudang dan berdasarkan pada minimum stock, lalu dikirim kepada bagian pembelian purchasing, setelah ditandatangani oleh bagian Store Manager

2. Oleh bagian pembelian purchasing, purchase requisition ini, diisi dengan harga barang yang akan dibeli, yang akan diambil dari tiga minimal daftar harga (price list) rekanan yang sudah menjadi langganan hotel,contohnya supplier UD Cahaya dan Supplier Jala Sejahtera dan kemudian formulir yang dicantumkan harga tersebut dibeikan tanda/kode, mana harga yang termurah dari hasil rekananan tadi.

3. Setelah formulir Purchase Requisition lengkap dengan harga-harga dari price list tadi, kemudian purchase requisition tersebut dikirim kebagian devisi pengendalian biaya atau Cost Control, untuk

18

mendapatkan pengecekan kembali mengenai harga-harga yang sudah dicantumkan oleh bagian pembelian.

4. Setelah ditanda-tangani oleh bagian Cost Control dan Accounting Manager, kemudian Purchase Requisition ini dikirim ke gudang lagi atau ke departemen yang akan mempergunakam barang tersebut untuk dapat persetujuan dan tanda tangan mengenai kebenaran dan kualitas dan spesifikasinya.

5. Setelah mendapatkan tanda-tangan yang lengkap dari bagian-bagian yang berwenang, maka oleh bagian pembelian (Purchasing) barulah kemudian purchase requisition tersebut diproses menjadi purchase order.

Siklus Purchase Requisition

Proses pengadaan

Cross check harga

kordinasi

Proses meminta barang

Proses seleksi barangGambar 2.1 Siklus Purchase Requisition Bag, pembelian :

- proses membuat PR/ - proses membuat PO

Cost Control

Supplier

Receiving: -seleksi barang –penerimaan barang. Dapur :

- proses

mengolah bahan

Gudang : -menyimpan - memelihara -mengeluarkan

20

2.4 Bagian Yang Terlibat Dalam Proses Pengadaan Bahan

1. Departemen yang memerlukan barang 2. Gudang (general store/storeroom) 3. Pembelian (purchasing)

4. Penerimaan (receiving) 5. Pembiayaan (Cost control) 6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan :

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik. 4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan

barang untuk kebutuhan operasional hotel.

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.

6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

22 BAB III

TINJAUAN UMUM TENTANG GARUDA PLAZA HOTEL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya Garuda Plaza Hotel Medan

Sebelumnya Garuda Plaza Hotel Medan merupakan losmen yang didirikan pada tahun 1958 yang pada awalnya diberi nama “Losmen Garuda”. Pembangunan dan pendirian Losmen Garuda ini dikelola oleh Bapak Haji Muhammad Arbie, selaku direksi Fa.Maju Medan. Dari tahun ketahun losmen ini selalu diadakan pembenahan, sehingga pada tahun 1970 losmen ini telah memliki 58 kamar, kemudian nama losmen ini berangsur-angsur berubah menjadi “Hotel Garuda”.

Pada tahun 1973 kamar-kamar yang ada di hotel tersebut tampak sesak sekali oleh para tamu, baik domestik maupun asing. Melihat situasi tersebut, pendiri berinisiatif untuk membangun sebuah motel yang letaknya bersebrangan dengan hotel tersebut. Daru 15 kamar ditambah 18 kamar baru lagi, sehingga menjadi 33 kamar yang mampu menampung setiap tamu yang hendak menginap pada waktu itu. Dengan demikian kedua penginapan tersebut, berjalan serta terus meningkatkan pelayanan disetiap kegiatannya.

Karena adanya dana serta pengalaman maka pimpinan membuat gagasan baru untuk mendirikan sebuah hotel bertaraf internasional. Dan pada tahun 1976 tepatnya

Pada 15 Oktober dibangun hotel ketiga dengan melalui dua tahap. Tahap pertama adalah dengan kamar yang berjumlah 84 kamar. Pada tanggal 5 Januari 1977 suatu badan resmi yaitu PT. Garuda Madju Cipta yang ditugaskan untuk membangun hotel yang diberi nama “Garuda Plaza Hotel” karena adanya pandangan bahwa hotel ini memiliki prospek yang cerah dimasa mendatang.

Tepat pada tanggal 22 Juli 1978, pembangunan hotel ini telah selesai dan mulai beroperasi. Hotel ini lalu diresmikan oleh Gubernur Sumatera Utara yang pada masa itu dijabat oleh Bapak E.W.P. Tambunan.

Pengolahan ketiga hotel tersebut adalah dibawah PT. Garuda Madju Cipta dan karena ketiga hotel ini memiliki jenis usaha yang sama maka dibentuk sebuah group yang dinamakan “Garuda Hotel Group.”

Kemudian pada tahun 1980 mulai pembangunan tahap kedua dengan menambah bangunan sebelah kiri hotel dengan jumlah kamar sebanyak 70 kamar. Pada tanggal 1 April 1982 pembangunan tahap kedua ini selesai maka jumlah kamar adalah 154 kamar. Garuda Plaza ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas diantaranya: Swimming pool, Restaurant, Coffee bar, Coffee shop, Meeting room dengan beberapa ukuran yang berbeda, serta Ball room tempat diadakannya berbagai pesta salah satunya adalah Wedding party.

Sejak mulai didirikannya Garuda Plaza Group ini, dari mulai karyawan terendah hingga pimpinan tertinggi ditangani oleh pribumi tanpa adanya campur

24

tangan orang asing. Demikian juga dengan dekorasi kamar serta hal terkecil hingga terbesar lainnya.

Hingga saat ini jumlah kamar keseluruhan Garuda Plaza Hotel Medan ini adalah berjumlah 247 kamar yang cukup up to date dan representatif dalam melayani pengunjung yang ada. Up to date ditinjau dari segi kwantitatifnya, yaitu mampu menarik minat wisatawan untuk menginap dengan pengadaan kamar dan fasilitas yang memadai. Sedangkan representatif ditinjau dari segi kwalitatif, yakni pelayanan yang diberikan serta kesesuaian tarif yang telah ditetapkan.

Sesuai dengan pengklasifikasian hotel sebagai hotel berbintang dilihat dari syarat-syarat lokasi, akomodasi, makanan dan minuman, fasilitas, pelayanan, dll. Maka direktur Jenderal Pariwisata menetapkan bahwa Garuda Plaza Hotel Medan adalah merupakan hotel yang layak disebut sebagai hotel berbintang 3 (tiga).

3.2 Klasifikasi Garuda Plaza Hotel Medan

Klasifikasi adalah suatu pengelompokan yang dilakukan untuk mempermudah suatu perusahaan khususnya hotel, untuk mengetahui jenisnya.

Klasifikasi yang lebih jelas mengenai hotel ini adalah:

Garuda Plaza Hotel Medan Menerapkan sistem “Continental Plan Hotel” yaitu harga kamar sudah termasuk “Continental Breakfast” (sarapan pagi).

 Berdasarkan Size Number Of Room (Jumlah Kamar)

Garuda Plaza Hotel Medan tergolong hotel sedang “Above Average Hotel” karena memiliki jumlah kamar diatas 175 kamar yang siap dijual.

 Berdasarkan Length Of Stay (Lama Tamu Menginap)

Garuda Plaza Hotel Medan tergolong dalam “Transit Hotel” karena tamu yang menginap rata-rata 1-2 hari saja walaupun ada beberapa tamu hotel yang menginap lebih dari 3 hari.

 Berdasarkan Type Of Guest (Jenis Tamu Hotel)

Tamu yang menginap dihotel ini paling banyak adalah merupakan pebisnis dan pada umumnya berbentuk sebuah group dari suatu instansi baik negeri maupun swasta yang menginap disana sekaligus untuk mengadakan pertemuan atau seminar yang dilakukan dalam beberapa hari. Oleh karena itu hotel ini lebih dapat digolongkan kedalam “Business Hotel”.

 Berdasarkan Lenght Of Operation Period (Lamanya Hotel Dioperasikan)

Hotel ini beroperasi sepanjang tahun dan tidak bergantung pada musim sehingga hotel ini termasuk “Unseasonal Hotel”.

26

3.3 Fasilitas Yang Dimiliki Garuda Plaza Hotel Medan

Garuda Plaza Hotel Medan merupakan salah satu aset kepariwisataan Sumatera Utara yang berpredikat hotel berbintang tiga. Tata letak yang strategis di sisi kanan pusat kota Medan yang sangat menguntungkan dalam kegiatan operasionalnya.

Garuda Plaza Hotel Medan memliki 247 kamar dimana kamar-kamar tersebut memiliki type yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu: Vingcard, All Conditional-Room with private bathroom, Satelite Tv, Idd, Telephone, Coffee Maker, Mini Bar & Hair Dryer, Safe Deposit Box, dan fasilitas-fasilitas lainnya.

Adapun type-type kamar tersebut dapat dilihat pada klasifikasi hotel menurut jumlah kamar (size). Kesemua harga kamar tersebut sudah termasuk 10% service dan 11% Goverment Tax (pajak pemerintah).

Garuda Plaza Hotel Medan mempunyai type-type kamar yaitu 84 kamar superior, 42 kamar Deluxe, 8 kamar Garuda Deluxe, 4 Junior Suite dan 1 Garuda Suite.

Untuk perincian harga kamar sebagai berikut:

• Superior room Rp. 585.000

• Deluxe room Rp. 690.000

• Executive Deluxe Rp. 750.000

• Familly Deluxe (t) Rp. 1.300.000

• Familly Deluxe (q) Rp. 1.400.000

• Junior Suite Rp. 1.450.000

• Executive Suite Rp. 2.600.000

• Garuda Suite Rp. 4.000.000

• Extra Bed Rp. 200.000

Gambar 3.1 Room Garuda Plaza Hotel

Tarif harga kamar tersebut sudah termasuk tax dan service, dan waktu check out time adalah pukul 13.00 Wib. Untuk tamu menginap dalam jangka waktu yang panjang atau sudah menjadi pelanggan untuk harga group tersedia.

28

Adapun fasilitas-fasilita lainnya yang ditawarkan kepada pihak tamu yang menginap di Garuda Plaza Hotel Medan yaitu:

• The Gayo’s Coffee Shop

Dibuka selama 24 jam dengan sajian makanan ringan seperti europan dan Indonesian snacks.

• New Plaza Restaurant

Dibuka mulai pukul 07.00 sampai pukul 23.00 dengan sajian menu indonesia, eropa, cina, dll.

• Garuda Cafe Warung Kopi

Garuda cafe warung kopi adalah fasilitas yang dimiliki hotel yang ingin santai dan berjumpa dengan client kerja dan menunggu untuk reservasi berlangsung karna Garuda cafe warung kopi yang berada di Lobby depan Garuda Plaza Hotel Medan.

• Garuda Plaza Swimming Pool

Fasilitas kolam renang yang berada di lantai 1, untuk memanjakan tamu yang menggunakan kolam renang dan berada berdekatan dengan Coffee shop.

• Meeting Room & Ball Room

Garuda Plaza Hotel Medan memiliki fasilitas penyewaan untuk meeting room dan untuk ball room yang berfungsi untuk tempat Weeding party, seminar, worshop, dan untuk pertemuan lainnya.

Garuda Plaza Hotel Medan memiliki 2 Convention hall dan 9 function meeting room yaitu: Garuda Convention & Rajawali. Untuk function meeting room yaitu: Gayo, Kasuari, Executive, Nuri, Kenari, Peacock, Cendrawasih, Parkit dan Polside.

Untuk convention hall berukuran 27x80 dan dilengkapi dengan 300 round table dan 650 standing party.

Untuk function meeting room berukuran 20x6 yang dilengkapi dengan minimum 50 pax dan dilengkapi dengan fasilitas meeting room berupa: Wi-Fi ready, OH projector, screen, soundsystem, wireless mic, whiteboard + market, flip chart, pen/pencil & note, seat + table with mineral water, dan fasilitas tambahan berupa: CRT or LCD TV, DVD player, dan Laptop.

• Cherry Taxi

Fasilitas transportasi bertarif murah yang dapat digunakan untuk transportasi dalam kota, tour dan kunjungan objek wisata.

• Devy Plaza

Tempat berbelanja untuk keperluan sehari-hari maupun souvenir yang berupa kerajinan tangan khas daerah sumatera.

30

Fasilitas yang terletak dilantai satu yang memberikan pelayanan bagi yang akan melakukan kunjungan wisata.

• 24 hour medical service

Dalam hal ini Garuda Plaza Hotel Medan bekerja sama dengan klinik spesialis bunda dengan mempersiapkan sistem paket. Paket check up termasuk: Akomodasi, Makanan dan Minuman, dan Transportasi.

• Telex, Faxmile, Telephone Service

Memberikan pelayanan komunikasi yang baik dalam maupun luar negeri.

• Airline Office

Garuda Indonesia, Lion Air, Sriwijaya Air dan Air Asia yang merupakan kantor cabang penerbangan yang melayani pembelian tiket pesawat.

• Busisness Center

• Laundry & Dry Cleaning

• Beauty Salon

• Lounge

• Fitness Center

Gambar 3.2 Bussiness Center Gambar 3.3 Garuda Warung

3.4 Struktur Organisasi

Organisasi adalah sarana atau alat untuk mencapai tujuan organisasi juga merupakan wadah kegiatan daripada orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya dalam hal ini setiap organisasi harus jelas tugas, wewenang, dan tangggung jawab hubungan kerja dan tata kerjanya.

Berdasarkan struktur organisasi dapat dilihat luasnya tanggung jawab seseorang dalam menjalankan tugasnya. Struktur organisasi menunjukkan bagaimana jalanannya aktifitas atau pekerjaan itu dilaksanakan menurut dalam jenjang didalam organisasi. Hal ini dapat berguna untuk menghindari terjadinya adanya pekerjaan yang saling tumpang tindih, karena setiap karyawan mengetahui tugas, tanggung jawab, serta wewenangnya masing-masing. Dalam struktur organisasi yang ditetapkan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi yang memungkinkan seluruh karyawan bekerja sama secara dan seefisien mungkin. Tujuan organisasi dapat tercapai dengan adanya kerjasama yang baik diantara personalia yang ada pada organisasi atau perusahaan tersebut, yang ditandai dengan tingkat-tingkat pengawasan yang sempurna, sehingga dapat diketahui susunan yang ada pada bagian-bagian tertentu, serta tidak didapatinya pelaksanaan satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh

32

dari satu pelaksanaan, sekaligus menghindari terjadinya pemborosan, baik pemborosan waktu, tenaga serta biaya.

Struktur organisasi suatu hotel pada umumnya tidak akan sama dengan struktur organisasi hotel lain walau ada beberapa hotel yang memiliki kesamaan organisasi. Hal ini disebabkan karena dalam penyusunan suatu organisasi harus dipertimbangkan ruang lingkup operasi jumlah tenaga yang diperlukan.

Dari hasil penelitian di Garuda Plaza Hotel Medan, dijumpai bahwa baik buruknya suatu organisasi dapat dipengaruhi oleh operasional sehari-hari. Dimana dari tahun ketahun pengusahanya berusaha untuk meningkatkan struktur organisasinya, agar sesuai dengan tuntutan kegiatan-kegiatan yang semakin meningkat dan beragam. Begitu pula dengan Garuda Plaza Hotel Medan, juga memiliki struktur organisasi yang telah dirancang secara baik dan benar agar dapat mencapai tujuan dengan mudah struktur organisasi Garuda Plaza Hotel Medan seperti dibawah ini:

STRUKTUR ORGANISASI H.O.D GARUDA PLAZA HOTEL

Gambar 3.4 Bagan Struktur Organisasi H.O.D Garuda Plaza Hotel

Managing Director MD Secretary

Accounting General Manager

Internal

Laundry Purchasing Staff Direction

Dir of Sales

Front Office

Food & Beverage

House Keeping

HRD Duty/Night Manager

Security Enginering & Maintenance

34 BAB IV

MEKANISME PENGELUARAN BARANG DAN UPAYA MEMELIHARA KETERSEDIAAN STOCK DI STORE ROOM GARUDA PLAZA HOTEL

MEDAN

4.6Mekanisme Dalam Pengeluaran Barang

Pada dasarnya pergudangan hotel tidak banyak berbeda dengan cara kerja yang dipakai di perusahaan lain, seperti super market, starbuck coffe, killeny dan lain-lainya, dari hasil tinjauan saya langsung, sistem cara kerja pergudangan dari setiap masing-masing perusahaan tersebut sama dengan cara kerja yang dihotel, sama-sama melakukan pengeluaran barang untuk setiap bagian yang memerlukannya, dengan cara mengoder barang melalui (SR) Store Requisition. Store adalah tempat penyimpanan barang persediaan, setiap outlet/departemen yang memerlukan sebuah barang. Maka outlet tersebut tidak harus mengadakan sendiri kebutuhannya barangnya. Biasanya setiap outlet yang membutuhkan barang akan menghubungi store departemen untuk meminta barang-barang yang diperlukan. Dalam prosedur permintaan barang kestore maka setiap departemen harus membawa (SR) Store Requisition, harus mengisi barang-barang yang diminta tersebut kedalam format SR, jika SR tersebut sudah diisi maka SR tersebut akan diserahkan ke petugas store kepeer, dan selanjutnya petugas gudang store keeper akan mengeluarkan

barang-barang yang diminta dari outlet berdasarkan sistem FIFO.First In First Out pertama masuk pertama keluar yang berarti bahwa persediaan yang pertama kali masuk itulah yang pertama kali dicatat sebagai barang yang akan dijual/dikeluarkan. Disini petugas gudang store kepeer juga harus teliti dalam proses penanganan pengeluaran barang ke setiap outlet, agar tidak terjadi selip dalam pengambilan barang yang diminta.

Dan jika stock yang digudang mulai minimum, mulai melakukan pengorderan barang kepada bagian purchasing, dengan cara membuat (PO) purchase order dan bagian purchasing yg membeli, memesan ke supplier tersebut, dan barang-barang datang Receiving lah yang menerima barang dari semua jenis barang-barang yang dipesan sebelumnya dari store/gudang, dan receiving melakukan pengcekan barang yang masuk tadi, serta melakukan stempel dan tanda tangan untuk di bon faktur.

Maka dari sinilah hotel harus dapat mampu bersaing dalam meningkatkan kualitas penjualan produknya kepada tamu-tamu, dan pelanggan hotel, baik berupa penginapan, makanan, minuman dan lain-lainnya, maka dari itu betapa pentingnya keberadaan store/gudang disebuah hotel, dalam melaksanakan tugas dalam pengeluaran barang bagi setiap outlet, departemen yang memerlukannya, serta upaya dalam memelihara ketersediaan barang-barang digudang. Maka dari itu tugas store keeper digudang hotel garuda plaza hotel itu keberadaannya sangat mempengaruhi dalam poroses pengoderan barang disetiap outlet departemen, memverivikasi jumlah barang-barang yang diterima sesuai dengan permintaan dan kuitansi (invoices).

36

Ruang lingkup dari store sendiri mempunyai bagian yang perlu diperhatikan dalam menjalankan aktivitas hotel adalah bagaimana mengelola berbagai persediaan barang-barang kebutuhan yang digunakan untuk melengkapi fasilitas hotel dan menyediakan kebutuhan setiap departemen yang ada didalam hotel garuda plaza, orang yang bertanggung jawab didalam store disebut dengan store keeper. Store yang terdapat di Hotel Garuda Plaza setiap saat dapat membuat daftar perkiraan kebutuhan setiap departemen dengan mempertimbangkan jangka waktu kebutuhan, lalu melakukan permintaan pembelian dengan mengisi formulir permintaan pembelian (PO) Purchase Order dan mengirimkannya kepada bagian purcahasing, lalu purchasing lah yang melakukan pembelian barang-barang keperluan operasional hotel, sesuai dengan permintaan yang terdapat di purcahse requisition yang dibuat oleh store keeper sendiri.

4.6.1 Fungsi Dan Tugas Pokok Gudang (Store)

Kegiatan pergudangan dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), store (penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).

Fungsi gudang menurut mulyadi bahwa fungsi gudang adalah sebagai perhitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam berdasarkan perhitungan fisik persediaan.

a) Tugas pokok gudang

Tugas pokok gudang anatara lain:

1. Menerima barang-barang dan melaporkannya kepada bagian receiving 2. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga serta memelihara

keamanan atas barang- barang tersebut.

3. Mengeluarkan barang-barang atas dasar store room requisition (SR) permintaan.

b) Prosedur penerimaan kas pada penggunaan persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang harus menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian akan diserahkan ke petugas gudang store keeper

2. Store keeper akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta dan kemudian akan menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas dari penerima barang tersebut, setelah itu store keeper akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya akan dibuat rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:

38

Contoh gambar 4.1.1 Store Room Requisition

STORE ROOM REQUISITION

DATE : NO :0040

DEPT :

Code Item Unit Qty Unit Total Remark Item Of Item Request Price Amount

total =

requested by : approved by : prepared by :

……….

……….. ……….

 Penjelasan Tentang Formulir Store Room Requisition:

1. Kolom code item, diisi oleh staf bagian gudang bersamaan pada saat dia menyiapkan barang atau mengambil barang, sesuai dengan nomor kode pada kartu barang bin-card.

2. Kolom item, diisi oleh bagian yang meminta barang.

3. Kolom unit of item diisi oleh bagain yang meminta barang, (botol, pcs, pack dan lain-lain)

4. Kolom quantity, diisi oleh bagian yang memita barang sesuai dengan keperluannya, (12,24,30, dan lain-lain)

5. Kolom unit price, diisi oleh bagian pengendalian biaya, cost control

6. Kolom total amount, diisi juga dengan bagian pengendalian biaya cost- control, dengan jalan mengalikan jumlah barang yang diminta dengan harga yang berlaku pada saat itu.

7. Kolom remark (keterangan) hanya diisi kalau diperlukan saja.

 Fungsi kartu persediaan Bin-Card

Fungsi kartu persediaan barang (bin-card) adalah formulir atau kartu barang yang dipakai oleh staf bagian gudang store keeper untuk mencatat transaksi keluar masuknya barang-barang persediaan digudang.

Menurut La Midajan dan Azhar fungsi kartu persediaan adalah mencatat data persediaan barang agar dapat digunakan setiap waktu. “fungsi kartu persediaan barang adalah mencatat data persediaan barang agar dapat setiap waktu dapat:

40

1. Memberikan informasi mengenai keadaan persediaan secara teknis berada digudang, maupun pun persediaan yang sudah dicatat sebagai persediaan.

2. Memberikan data yang diperlukan untuk perhitungan dan analisis. 3. Mengontrol penerimaan, penyimpanan dan pemakain persediaan.

Gambar Tabel 4.2 Bin-Card

BIN-CARD

ITEM :

MIN :

MAX : CARD NO :

DATE DESCRIPTION TRANSACTION BALANCE IN OUT

42

 Fungsi dari purchase order

Purchase order (PO) yaitu suatu proses dalam kegiatan pembelian barang-barang atau jasa berdasrkan purchase order (PR). Proses yang terjadi dalam PO meliputi biding untuk pemilihan supplier termasuk didalamnya tentang detail kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan telah ditandatangani oleh manager yang berwenang sampai telah dikirim dan dikonfirmasikan dari pihak supplier.

PURCHASE ORDER

Kepada Yth :

NO : 00004 PO DATE :

PR.NO DESCRIPTION UNIT QTY UNIT TOTAL REMARK PRICE AMOUNT

 Purchase requisition (PR)

Yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang ataupun service permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, kapan barang akan dibeli. Purchase requisition (PR) disetujui akan diproses ke purchase- order (PO).

Berikut ini contoh dari gamabar purchase requisition:

PURCHASE REQUISITION

DEPARTEMEN : DATE :

NO/ DESCRIPTION UNIT QTY

SUPLIERS PRICE COMPARISION

REMARK

CODE

PREPARED BY : APPROVED BY : PRICE CHECKED AND APPROVED BY :

STORE KEEPER STORE MANAGER COST CONTROLLER FINANCIAL CONTROLLER

44

Kerangka pemikiran

Hotel Garuda Plaza medan merupakan suatu perusahaan dibidang perhotelan yang memberikan pelayanan jasa. Pelayanan jasa yang diberikan oleh hotel garuda plaza berupa menyidiakan fasilitas-fasilitas seperti, kamar hotel, restorant, coffee shop, meeting room dan swimming pool.

Didalam melakukan kegiatan operasional perusahaannya, Hotel Garuda Plaza memiliki beberapa departemen devisi yang bertugas menangani seluruh kebutuhan yang diminta konsumennya. Salah satu departemen tersebut adalah general store, yang dibawah naungan dari departemen store (gudang). Gudang merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab dalam peroses menyimpan dan mendestribusikan barang yang dibutuhkan oleh setiap masing-masing departemen. Proses mendestribusikan barang tersebut akan berjalan dengan baik apabila gudang memiliki sistem pengendalin internal. Sistem pengendalian internal ini sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, karena dengan adanya sistem internal pengendalian ini maka kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan dapat diminimalisasi. Pentingnya sistem pengendalian internal ini tercantum dalam peraturan pemerintah (PP) no 60 tahun 2008 yaitu: proses yang penting pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan perusahaan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai untuk tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien (operating), keandalan pelaporan keuangan (financial reporting).

Berikut ini adalah skema dari kerangka pemikiran: Skema Kerangka Pemikiran

Gambar Bagan 4.1 Skema Kerangka Pemikiran Pelayanan jasa

Cost Conrtrol

Food Cont.

Bookeeper

Bookeeper _{Purchasin Asst. Ed Spv}

Receiving

General

Store Material Cont Beverage Cont.

Sistem pengendalian internal

Perputaran persediaan barang

Persediaan barang yang jrang digunakan mengakibatkan perputaran persediaan barang tersebut lambat

(slow moving)

Perputaran persediaan barang harus

menggunakan store requisition (SR) agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan terhadap persediaan

Hotel Garuda Plaza Medan

46

4.1.2 Persediaan Barang Di store Room Garuda Plaza Hotel

Pengertian dalam persediaan barang Mulyadi pengertian persediaan adalah sebagai berikut:

“Persediaan adalah aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan hotel dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertetu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi”

A. Fungsi persedian anatara lain :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Menghilangkan resiko barang-barang rusak.

3. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

5. Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen. B. Jenis Persediaan

Berbagai jenis persediaan dalam perusahaan industri perhotelan, ataupun perusahaan dagang yaitu:

1. Persediaan bahan baku

2. Persediaan barang dalam peroses

C. Tujuan Penilaian Persediaan

Pertama adalah dalam upaya untuk mencocockan biaya terhadap pendapatan yang berkaitan, sehingga dihasilakan laba, proses ini merupakan tujuan kedua pengukuran persediaan lainnya adalah untuk menyajikan nilai barang-barang perusahaan dalam komponen neraca (laporan keuangan).

D. Metode Pencatatatan Persediaan

Menurut mulyadi metode ada dua macam metode pencatatan persediaan yaitu sebagai berikut:

metoe mutasi persediaan (perpetual iventory method) dan metode persediaan fisik (fhysical iventory method). Dalam metode persediaan fissik hanya tambahan persediaan dari pengambialan saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurang persediaan karena pemakain tidak dicatat dalam kartu pemakaian bin-card.

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah memilih persediaan yang cukup agar produksi dapat berjalan dengan terus tanpa gangguan bahkan jika pemakain persediaan lebih besar dari perkiraan atau bahkan jika pemasok terlambat melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut dengan pendekan kuatitas pesanan ekonomis economic order quqntity (EQQ) karena didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pergudangan dan kekurangan persediaan.

48

4.7Upaya Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room

Kegiatan dalam memelihara ketersediaan stock di store room merupakan salah satu kegiatan kerja dari store kepeer, untuk dapat menjaga ketersediaan barang stock sekaligus menjaga barang-barang tersebut agar tetap dalam kualitasnya yang baik, Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

- Temperatur ruangan.

- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang. - Metode penyimpanan barang.

- Sistem ventilasi.

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain: - Menjaga kontinuitas usaha.

- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk.

- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan.

- Membuat perencanaan pembelian yang optimal.

- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang. - Mencegah slow moving item.

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

4.7.1Mengatur Barang Persediaan

Mengatur /menyusun barang persediaan di gudang khusunya barang jenis groceries dan minuman, dapat dilakukan dengan beberapa cara, sesuai dengan jenis barang yang akan diatur/disusun. Yang paling utama adalah tersedianya rak barang yang memedai. Rak barang dapat dibuat dari kayu dan dapat jugadibuat dari bahan logam atau besi.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengaturan bahan makanan jenis groceries/dry goods adalah:

Penomoran Rak Barang

Jika rak barang yang tersedia berjumlah 20 buah, maka kita harus menyiapkan NO.1 sampai dengan NO. 20. Rak barang diatur sedemikian rupa, berjejer seperti rak barang yang sering dilihat ditoko-toko atau super market.

Mengelompokan barang

Bahan makanan persediaan jenis groceries/dry goods, dalam mengaturnya dapat dikalsifikasikan kedalam beberapa jenis antara lain:

50

1. Barang jenis groceries yang kemasannya dari botol, misalnya sauce, kecap, dan semua bumu-bumbuan yang dalam botol, akan ditempatkan dalam beberapa rak, bila perlu diberikan kode nomor sesuai dengan urutan alphabet. Contoh kode barang FD.001 untuk barang A1 Sauce, kode FD.002 untuk Barbeque dan lain sebagainya.

2. Barang jenis groceries yang kemasannya dari kaleng, misalnya: sayuran dalam kaleng, daging dalam kaleng, buah dalam kaleng dan lain sebagainya. Contoh: kode FD. 008 untuk Asparagus, FD.010 untuk barang Cus Tard Powder. Dan lain sebagainya.

3. Barang jenis kertas groceries yang bungkusnya dari kertas/ doz atau plastic misalnya: spaghetti, blue band, fermipan yeast, macaroni, dan lain sebagainya. Contoh: FD. 022 untuk butter orchid, FD. 025 untuk barang fermipan brown, FD. 030 untuk kopi bubuk, dan lain sebagainya.

Pada kenyataannya, barang-barang groceries tersebut diatas mempunyai ukuran yang berbeda. Biasanya dibuat / diproduksi kedalam tiga jenis bahan makanan dalam botol biasanya dinyatakan dalam liter, milliliter. Contoh kecap manis ukuran besar adalah 750 ml, ukuran sedang adalah 500 ml dan ukuran kecil adalah 300 ml. demikian juga ukuran barang lain dalam jenis kertas/doz. Contoh blue band ukuran 2 kg, ukuran 1kg dan ukuran 500 grams., dan lain sebagainya.

Barang barang inib diatur pada rak-rak yang sudah disediakan misalnya rak No.1 sampai dengan rak No.5 ditempatkan pada barang jenis groceries dalam botol

aja, dan pada setiap item dibuatkan kartu barang jenis (bincard) dengan kode barang seperti contohdiatas. Kemudian rak No.6 sampai dengan rak No.15, ditempatkan barang yang kemasannya dari bungkus kertas atau plastik saja, lengkap dengan kartu baran, kode barang pada setiap item. Dan barang yang kemasannya dalam kalengditaruhpada rak No.16 sampai dengan No.20 dan seterusnya lengkap dengan kartu barang serta kode barang.

4.8 Mekanisme Pengeluaran Barang Di Store Room Dan Upaya Dalam Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan

Store adalah tempat penyimpanan barang persediaan, setiap outlet/departemen yang memerlukan sebuah barang dan dapat melakuakan pengorderan barang dengan terlebih dahulu melakukan pengisian data di format (SR) Store Requisition dan melakukan tanda tangan.. selanjutnya petugas gudang store keeper akan mengeluarkan brang-barang yang diminta dari outlet berdasarkan sistem FIFO.First In First Out pertama masuk pertama keluar yang berarti bahwa persediaan yang pertama kali masuk itulah yang pertama kali dicatat sebagai barang yang akan dijual/dikeluarkan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

52

- Temperatur ruangan

- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang - Metode penyimpanan barang

- Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain: - Menjaga kontinuitas usaha

- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

- Membuat perencanaan pembelian yang optimal

- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang - Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

4.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Store Keeper Di Store Room

Store Keeper pada umumnya bagian dari devisi general store departemen accounting yang mempunyai tugas, Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan persediaan barang/peralatan dari gudang serta mengumpulkan catatan transaksi yang terkait. Memverifikasi jumlah barang yang diterima sesuai dengan permintaan dan

kuitansi (invoices). Dan mengumpulkan laporan mengenai inventori gudang di setiap periode beserta arus keluar-masuknya barang.

Untuk diketahui, store keeper juga mempunyai tingkatan keahlian berdasarkan pengalaman dan wewenang kerjanya. Biasanya pekerjaan ini tidak membutuhkan kualifikasi pendidikan yang tinggi, tetapi lebih diutamakan skill, kesehatan fisik yang baik, dan pengalaman kerja (terutama di bidang pergudangan/inventori). Ketrampilan khusus yang diperlukan biasanya kemampuan database komputer tingkat dasar.

Petugas gudang store keeper harus bisa menguasai metode menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan, maka petugas gudang ini harus Mebersihkan ruangan gudang, Gudang tempat penyimpanan harus dibersihkan secara teratur. Hama tikus dalam populasi yang cukup besar dapat menyebabkan kerusakan dan penyakit.

Berikut ini metode dari menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan antara lain:

 Membersihkan ruangan gudang yang tersdapat digudang utama maupun juga daily store.

 Menjaga suhu, penempatan barang sesuai dengan daya tahan asal.  Klasifikasi barang (sayuran jangan dengan daging)

54

 Menyimpan barang dengan keadaan bersih (sayuran dan lain-lain)

 Tidak menyimpan barang pada tempat yang berlainan (untuk satu jenis). Pada lembaran terdahulu bahwa biaya itu terjadi dari awal bahan dibeli sampai dijual kepada tamu melalui proses-proses lain, namun pada sentral operasinya adalah dapur harus melaksanakan beberapa ketentuan untuk menghindari beberapa ketentuan untuk menghindari hal-hal menyebabkan kenaikan biaya, antara lain:

 Amprah atau rappel pembelian ke gudang atau pasar harus terbuka, inventory yang terlebih dahulu oleh controller.

 Penerimaan barang-barang harus sesuai dengan amprah untuk menghindari over stock dan harus memperhatikan hal kualitas dan kuantitas bahan.

 Menghindari pemborosan sebanyak mungkin serta menjaga mutu bahan dalam pembersihan.

 Menyimpan bahan dengan: 1) System fifo

2) Sejenis

3) Tidak bertumpuk 4) Daya tahan suhu

 Mempergunakan bahan sesuai ketentuan.

 Memakai standrat receipes, standart portion size.  Mengontrol gudang berdasarkan pesanan.

Tujuan utama diselenggarakannya store/gudang adalah untuk menjaga menyimpan barang-barang sebelum dipergunakan serta menjaga barang-barang itu dari kehilangan maupun kerusakan. Perencanaan penyimpanan untuk menjaga persediaan tidak kurang dan tidak berlebihan disebut dengan par stock.

Gudang sebaiknya disediakan secara terpisah untuk penyimpanan jenis makanan yang berbeda. Cold Storage merupakan gudang yang digunakan untuk produk yang tidak tahan lama atau produk segar. Telur, mentega, daging, akan lebih awet jika disimpan pada suhu antara -1oC sampai -7oC ( 30oF - 45oF).

Freezer Storage dipelihara pada suhu - 17 oC (0oF) atau lebih rendah. Freezer digunakan untuk menyimpan daging.

Produk akan lebih berkualitas jika digunakan secepatnya tanpa perlu disimpan dalam gudang pendingin terlalu lama.

56

Gambar Tabel 4.5 Temperatur Penyimpanan Produk

• Penempatan Dan Pengaturan Persediaan

Ruang di gudang harus dipelihara sedemikian rupa sehingga masing-masing item memiliki lokasi sendiri dan harus ditetapkan pada lokasi tertentu tidak berubah sepanjang waktu. Hal ini dimaksudkan untuk kelancaran operasional, karena petugas menjadi hafal dengan lokasi produk. Pengelolaan persediaan barang di gudang menggunakan prosedur First In First Out (FIFO).

• Tanggal Dan Harga Persediaan (Labeling)

Item Storage Temperature Humidity

Apel 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Alpukat 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Buah Segar - potong 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Sayuran 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Anggur 7 - 10oC Kelembaban relative 85 - 95%

Melon 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Pisang 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Kentang 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Groceries 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%

Daging / Ikan - fresh 0 - 1 oC Kelembaban relative 90 - 95% Daging / Ikan - Frozen - 17 oC ke bawah Kelembaban relative 90 - 95%

Petugas bagian gudang harus membuat tabulasi harga pada Semua permintaan persediaan dan menyiapkan gudang jika barang datang. Dalam hal ini petugas perlu menggunakan tag atau label untuk setiap persediaan. Pencatuman tanggal sangat membantu petugas gudang dalam mengatur perputaram persediaan di gudang.

• Pencatatan Persediaan

Dalam pembelian (store purchase), pencatatan merupakan hal penting untuk pengawasan. Setiap kali persediaan diperlukan dari gudang, permintaan harus disampaikan kepada petugas gudang. Jika ternyata stock kosong ( persediaan habis) , maka petugas gudang harus segera mengusulkan pengisian kembali agar pada posisi/jumlah par. Petugas gudang menggunakan dokumen Store Requisition untuk mengusulkan pengisian persediaan di gudang. Bagian Purchasing berdasar purchase requisition akan membuat Purchase Order untuk memesan barang ke Vendor. Purchase Order dikirimkan ke Vendor sedangkan salinannya untuk: Purchasing, Receiving, Store dan Akuntansi. Saat barang datang, petugas receiving harus mencatat jumlah dan deskripsi barang pada laporan penerimaan barang (receiving report). Petugas kemudian mengirimkan barang ke gudang dan invoice dikirim ke bagian akuntansi.

• Keamanan

58

secara serius bagi semua operasi perhotelan, karena barang tersebut sifatnya mudah dikonsumsi. Untuk keamanan, tidak diperbolehkan hanya seorang karyawan yang menangani gudang secara keseluruhan. Pencatatan atas persediaan barang masuk - keluar harus dilakukan secara baik dan rutin berdasarkan dokumen. Gudang harus dalam keadaan terkunci dan kunci gudang yang digunakan hanya satu. Setiap barang keluar dari gudang harus disertai dengan surat permintaan dan tanda tangan pejabat yang berwenang.

Barang dalam gudang harus selalu ditempatkan di lokasi/ tempat yang sama. Hal ini tidak mempermudah pengambilan barang, tapi dapat mengurangi pencurian dengan mencegah karyawan untuk menyembunyikan barang mahal di belakang item yang lebih murah dan kemudan dihapuskan. Serah terima kunci gudang dilakukan secara terutlis. Dalam operasional hotel, seringkali kunci gudang dititipkan ke Front Office Cashier.

4.5 Penanganan Dalam Mengatasi Masalah Yang Timbul Di Store

Dalam menjalani suatu usaha pada kegiatan pengadaan barang-barang dan proses dalam pengeluaran barang, seringnya terdapatnya keterlambatan dalam proses masuknya barang-barang yang telah dipesan melalui purchasing. Walaupun itu sudah menjadi suatu hal yang biasa, segi permaslahan ini jangan lah dianggap remeh karena dapat menyangkut dari kesuksesan dari usaha jasa perhotelan tersebut.

Pada store room Garuda Palaza Hotel Medan, petugas gudang (store keeper) yang kegiatannya sehari-hari melakukan pengeluaran barang untuk setiap outlet hotel,

dan melakukan pengorderan barang ke purchasing. Pada kegiatan tersebut store keeper sering mendapat complain dari setiap outlet departemen hotel yang mengorder kebutuhannya dalam kegiatan kerja operasional, namun apa yang mau diorder ke store barangnya belum tersedia ataupun apa yang telah diorder masih kurang dari permintaan, dikarenakan keterlambatan dalam proses pemasukan barang tersebut.

Sering terjadi keterlambatan pemasukan barang-barang yang telah diorder dikarenakan suatu keterlambatan pembayaran kepada supplier, maka dari itu pihak purchasing mengusahakan beberapa penanganan antara lain :

1. Mengkoordinir pelaksanaan pembelajaan keperluan hotel, baik melalui rekanan/leveransir maupun toko/pasar.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran barang yang dipesan oleh hotel, baik mutu, dan kwalitasnya.

3. Membantu dan menerima petunjuk-petunjuk dari management tentang pelaksanaan tugas.

4. Menentukan pihak rekanan yang dipilih bersama-sama dengan management.

5. Memeriksa dan menyetujui purchase order yang dibuat oleh staff purchasing berdasarkan permintaan store dan departemen lainnya.

6. Menyetujui pengiriman barang dari rekanan/leveransir berdasarkan purchase order.

60

7. Mengadakan hubungan baik dengan para rekanan untuk kelancaran pengiriman barang.

8. Melakukan merket survey langsung kepasar untuk mengetahui kecenderungan tingkat harga yang berlaku pada setiap saat.

9. Melakukan analisa pembelanjaan bersama-sama dengan staff direksi dan head department yang terkait.

10.Menyimpan dokumen pembelanjaan secara baik.

11.General Manager akan menerima dari purchasing “Purchase Requisition” yang berisi diskripsi barang yang dipesan beserta tiga daftar harga dari supplier.

12.Apabila disetujui “Purchase Requisition” akan dikembalikan kepada purchasing dan biasanya telah ditandai untuk harga dan kwalitas yang disetujui.

13.Apabila ditolak “Purchase Requsition” akan dikembalikan kepada purchasing dan biasanya telah ditandai untuk harga dan kwalitas yang disetujui.

14.Apabila ditolak”Purchase Requsition” akan dikembalikan kepada department yang meminta barang.

15.General Manager akan menerima 5 lembar Request Order dan purchase Request yang telah disetujui akan ditempelkan pada purchase order sebgai referensi.

61 5.1 kesimpulan

Dari urain-urain yang telah dipaparkan pada bab-bab sebelumnya penulis dapat membuat kesimpulan dan membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Mekanisme pengeluaran barang di store room, langkah dalam melakukan kegiatan pengeluaran barang, untuk setiap outlet dari hotel, disini proses pengeluaran menggunakan format (SR) Store Requsition dalam pengambilan barang untuk di store room, diisi item apa saja yang akan di order dan melakukan tanda tangan dari yang mengorder barang serta dari petugas store sendiri. Store keeper mengeluarkan barang yang diminta dari outlet tersebut berdasarkan sistem FIFO. Dan untuk itu petugas store harus lah tegas dan bijaksana dalam proses pengeluaran barang, untuk setiap outlet hotel, terutama dalam jumlah quantity yang diminta dari karyawan hotel yang melakukan permintaan barang operasionalnya ke store room, melibihi jumlah dari pemakainnya yang normal, agar dapat membuat penyimpanan sendiri. Itulah langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam mekanisme pengeluaran barang.

62

2. Upaya dalam memelihara ketersedian stock hal-hal yang harus dilakukan pada saat memelihara stock barang membuat pengelompokan barang dengan item yang sama disatu tempat dengan membuat quantity stock tersebut, pemberian identitas material dan tanggal kedatangan barang, dan melakukan penyimpanan berdasarkan sistem FIFO. Memelihara ketersedian, hal yang harus dilakukan dalam memelihara ketersediaan, kerapihan dalam penyusunan barang, metode penyimpanan serta melakukan kontrol iventory. Tujuan iventory agar diketahaui jumlahnya terpantau pergerakannya.

3. Mekanisme pengeluaran barang di store dan upaya dalam memelihara ketersediaan stock di store room, dalam melakukan mekanisme pengeluaran barang, tujuan utama menjamin pengeluaran barang ke setiap outlet di hotel di Garuda Plaza Hotel Medan sesuai dengan permintaan pemakainnya, (user) baik jenis maupun jumlahnya. Serta dapat memberikan kualitas barang yang baik dan layak untuk dipergunakan bagi setiap outlet hotel, untuk menjalankan operasional kerjanya, antara lain dengan menjaga barang dan memlihara barang tersebut dengan baik, agar dapat menjaga kelangsungan jangka panjang keawetan barang tersebut.

dan melakukan pengorderan barang ke purchasing. Pada kegiatan tersebut store keeper sering mendapat complain dari setiap outlet departemen hotel yang mengorder kebutuhannya dalam kegiatan kerja operasional, namun apa yang mau diorder ke store barangnya belum tersedia ataupun apa yang telah diorder masih kurang dari permintaan, dikarenakan keterlambatan dalam proses pemasukan barang tersebut.

Sering terjadi keterlambatan pemasukan barang-barang yang telah diorder dikarenakan suatu keterlambatan pembayaran kepada supplier, maka dari itu pihak purchasing mengusahakan beberapa penanganan antara lain :

1. Mengkoordinir pelaksanaan pembelajaan keperluan hotel, baik melalui rekanan/leveransir maupun toko/pasar.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran barang yang dipesan oleh hotel, baik mutu, dan kwalitasnya.

3. Membantu dan menerima petunjuk-petunjuk dari management tentang pelaksanaan tugas.

4. Menentukan pihak rekanan yang dipilih bersama-sama dengan management.

5. Memeriksa dan menyetujui purchase order yang dibuat oleh staff purchasing berdasarkan permintaan store dan departemen lainnya.

6. Menyetujui pengiriman barang dari rekanan/leveransir berdasarkan purchase order.

7. Mengadakan hubungan baik dengan para rekanan untuk kelancaran pengiriman barang.

8. Melakukan merket survey langsung kepasar untuk mengetahui kecenderungan tingkat harga yang berlaku pada setiap saat.

9. Melakukan analisa pembelanjaan bersama-sama dengan staff direksi dan head department yang terkait.

10.Menyimpan dokumen pembelanjaan secara baik.

11.General Manager akan menerima dari purchasing “Purchase Requisition” yang berisi diskripsi barang yang dipesan beserta tiga daftar harga dari supplier.

12.Apabila disetujui “Purchase Requisition” akan dikembalikan kepada purchasing dan biasanya telah ditandai untuk harga dan kwalitas yang disetujui.

13.Apabila ditolak “Purchase Requsition” akan dikembalikan kepada purchasing dan biasanya telah ditandai untuk harga dan kwalitas yang disetujui.

14.Apabila ditolak”Purchase Requsition” akan dikembalikan kepada department yang meminta barang.

15.General Manager akan menerima 5 lembar Request Order dan purchase Request yang telah disetujui akan ditempelkan pada purchase order sebgai referensi.

61 5.1 kesimpulan

Dari urain-urain yang telah dipaparkan pada bab-bab sebelumnya penulis dapat membuat kesimpulan dan membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Mekanisme pengeluaran barang di store room, langkah dalam melakukan kegiatan pengeluaran barang, untuk setiap outlet dari hotel, disini proses pengeluaran menggunakan format (SR) Store Requsition dalam pengambilan barang untuk di store room, diisi item apa saja yang akan di order dan melakukan tanda tangan dari yang mengorder barang serta dari petugas store sendiri. Store keeper mengeluarkan barang yang diminta dari outlet tersebut berdasarkan sistem FIFO. Dan untuk itu petugas store harus lah tegas dan bijaksana dalam proses pengeluaran barang, untuk setiap outlet hotel, terutama dalam jumlah quantity yang diminta dari karyawan hotel yang melakukan permintaan barang operasionalnya ke store room, melibihi jumlah dari pemakainnya yang normal, agar dapat membuat penyimpanan sendiri. Itulah langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam mekanisme pengeluaran barang.

2. Upaya dalam memelihara ketersedian stock hal-hal yang harus dilakukan pada saat memelihara stock barang membuat pengelompokan barang dengan item yang sama disatu tempat dengan membuat quantity stock tersebut, pemberian identitas material dan tanggal kedatangan barang, dan melakukan penyimpanan berdasarkan sistem FIFO. Memelihara ketersedian, hal yang harus dilakukan dalam memelihara ketersediaan, kerapihan dalam penyusunan barang, metode penyimpanan serta melakukan kontrol iventory. Tujuan iventory agar diketahaui jumlahnya terpantau pergerakannya.

3. Mekanisme pengeluaran barang di store dan upaya dalam memelihara ketersediaan stock di store room, dalam melakukan mekanisme pengeluaran barang, tujuan utama menjamin pengeluaran barang ke setiap outlet di hotel di Garuda Plaza Hotel Medan sesuai dengan permintaan pemakainnya, (user) baik jenis maupun jumlahnya. Serta dapat memberikan kualitas barang yang baik dan layak untuk dipergunakan bagi setiap outlet hotel, untuk menjalankan operasional kerjanya, antara lain dengan menjaga barang dan memlihara barang tersebut dengan baik, agar dapat menjaga kelangsungan jangka panjang keawetan barang tersebut.

5.2 Saran-saran

Sesuai dengan pengalaman praktek kerja lapangan, perlu adanya suatu saran untuk bahan pertimbangan dan perbaikan pada Hotel Garuda Plaza Medan yaitu :

a. Petugas gudang (store keeper) harus memiliki pengetahuan yang luas, berkeperibadian menarik, jujur, disiplin serta professional.

b. Perlu memperhatikan tugas dan kewajiban yang harus dilakukan untuk menangani masalah dalam pergudangan (store) dan purchasing.

c. Sebagai seorang yang bekerja dibagian store keeper diwajibkan memiliki ketelitian yang tinggi dalam proses menangani, memelihara barang-barang yang masuk dan keluar.

d. Mampu melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lainnya yang berhubungan dengan pergudangan (store room) tersebut.

64

DAFTAR PUSTAKA

Bambang Hartadi, Sistem Pengendalian Intern, Edisi ke 3, Yogyakarta: BPFE Universitas Gajah Mada, 1998.

Munawir, Auditing Modren, Penerbit BPFE, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 1993.

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Yogyakarta: STIE YKPN, Yogyakarta, 1993.

Albert, Food And Beverage Contorls, Educational Institute Of The American Hotel & Motel Asocition, 1407 South Harrison Road, East Lansing Michigan 48826, 1972.

Perlaman, Kalman I, Handbook Of Purchasing And Materials Management, Topan Company, Ltd, Tokyo, Japan, 1992

Na’immudin Delly Putra, Pergudangan Perhotelan. Laboratorium Pariwisata Fak. Ilmu Budaya USU. Medan.