Tugas SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEME

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
1.

LATAR BELAKANG
The New Marketting Chalenges menantang para pemilik teori ekonomi klasik

yang

berorientasikan

profit.

Bahwa

era

baru

telah

dimulai,

era

dimana service menjadi tujuan utama. Diperlukan sebuah pengelolaan yang
profesional. Pengelolaan atau yang sering kita sebut dengan manajemen ini,
tentunya tidak akan berjalan dengan mulus tanpa adanya sebuah pengendalian.
Pengendalian akan menajemen menjadi sesuatu hal yang sangat penting dalam
rangka menyokong kinerja perusahaan yang berorientasi utama pada service atau
pelayanan.
Setiap organisasi seharusnya mendesain sistem pengendalian manajemen
(SPM) untuk memastikan tujuan strategis organisasi dapat tercapai.

Beberapa

argumentasi tentang Sistem Pengendalian Manajemen dibawah ini akan
memberikan pemahaman awal mengenai Sifat SPM :
a. Perusahaan yang perubahan lingkungannya dapat diprediksi menggunakan
proses formal dan rasional untuk mengembangkan strategi terlebih dahulu, dan
baru

kemudian

mendesain

sistem

Pengendalian

manajemen

untuk

melaksanakan strategi tersebut. Ini artinya Sistem Pengendalian Manajemen
harus sesuai dengan strategi perusahaan.
b. Perusahaan yang lingkungannya cepat berubah dan mengalami kesulitan untuk
merumuskan strategi perusahaannya terlebih dahulu, pertama kali akan
mendesain sistem manajemen untuk melaksanakan strategi yang dipilih. Ini
artinya strategi muncul melalui eksperimentasi dan proses diluar rencana yang
dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan.
c. Lebih dari 90 % perusahaan, termasuk organisasi nirlaba, gagal dalam
implementasinya karena strategi tidak pernah ada atau mengalami distorsi, atau

biaya implementasinya ternyata jauh lebih mahal dan memakan waktu lebih
banyak dari apa yang diantisipasi.
d. Dapat

dipastikan

implementasinya.

perusahaan

yang

berkinerja

tinggi

berhasil

dalam

Sebut saja Perusahaan kelas dunia seperti Nucor

Corporation, Wal-Mart dan Dell Computer. Keberhasilan jangka panjang
mereka tidak hanya karena mengembangkan strategi yang baik, tapi juga
merancang sistem dan proses yang berorientasi pada kebutuhan karyawan untuk
melaksanakan strategi itu secara efektif.
e. Sedangkan Jatuhnya perusahaan seperti Tyco, Globe Crossing dan World.Com
karena kelalaian dalam Pengendalian.
f. Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas tidak sama. Kesalahan sering
terjadi jika prinsip-prinsip yang dikembangkan ilmuwan manajemen untuk
situasi pengendalian tugas diterapkan pada situasi pengendalian manajemen
g. Bagi Calon manajer, Ceo maupun manajer dibawahnya, yang akan merancang
sistem perusahaanya, penting memiliki pemahaman konsep-konsep dasar dari
pengendalian,

manajemen,

sistem,

pengendalian

manajemen

dan

membedakannya dari kegiatan lain seperti perumusan strategi dan pengendalian
tugas.
Paper

ini dibuat untuk membahas konsep dasar mengenai Pengendalian,

Manajemen dan Sistem. Selain itu akan mendefinisikan pengendalian manajemen
dan membedakannya dari dua sistem yang lain yaitu Formulasi Strategi
(perumuskan strategi) dan Pengendalian tugas, yang mana kedua sistem ini juga
memerlukan pengendalian dan perencanaan.

Akan diberikan pula contoh

perusahaan yang telah melaksanakan pengendalian secara positif maupun negatif.
Selanjutnya mengetahui bagaimana pengaruh internet terhadap pengendalian
manajemen dalam perusahaan.

2.

KAJIAN TEORY

A.

Konsep – konsep Dasar
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk

melaksanakan

suatu

atau

sekelompok

aktivitas.Pengendalian

Manajemen

merupakan proses dengan para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya
untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan strategis,
pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi dan penghargaan
atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan harga transfer.
Elemen-elemen Sistem Pengendalian :
1. Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa
actual dengan cara membandingkan dengan beberapa standar atau ekspektasi
dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector : suatu parangkat (yang sering disebut ”umpan balik”) yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal
tersebut.
4. Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara detector
dan assessor dan antara assessor dan effector.
B.

Batas-Batas Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian

tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak
sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling
sistematis.

 Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi
organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut.
Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :
- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
- Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
- Mengomunikasikan informasi.
- Mengevaluasi informasi.
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
- Mempengaruhi orang – orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan
sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana
tersebut diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu
baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.
 Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan
organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen
terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen
merupakan

satu

–satunya

perangkat

manajer

yang

digunakan

dalam

mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga di implementasikan
melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan
budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan
pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi.
Manajemen SDM merupakan kegiatan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan

pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada
sekelompok, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit
mengarahkan tindakan manajerial.
 Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba bersih
pengembalian atas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya
seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa
pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja
karyawan.
 Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan
strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat
berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial,
juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut
sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada
pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif
(misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi
baru.
 Perumusan Strategi
Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi
untuk

mencapai

tujuan



tujuan

ini.

Istilah

tujuan

digunakan

untuk

menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk
menggambarkan langkah – langkah khusus guna mancapai tujuan dalam kerangka
waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu;tujuan akan tetap ada
hingga tujuan tersebut diubah. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan

penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang
diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk
memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis.
Sesungguhnya siapapun memiliki sebuah “gagasan cemerlang”, yang setelah
dianalisis dan didiskusikan dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung
jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan
kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.
 Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru;
sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut.
Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi
strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan
baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan
strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.
 Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada
transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang
ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal
atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali
kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk,
jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.
 Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian
manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara

pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat
dinyatakan melalui persamaan – persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para
manajer berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia
tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang
terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer.
Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional;
sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan
oleh unit – unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan
aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang
harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas
berhubungan dengan tugas – tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan
sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.
C.

Dampak Intenet Terhadap Manajemen.
Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental.

Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen
dalam sebuah organiasai ? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi dan
organiasai memerlukan sebuah infrastruktur untuk meproses informasi tersebut.
Internet menyediakan infrastrktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan
informasi menjadi lebih mudah dan lebuh cepat, dengan kesalahan yang lebih
sedikit. Pada situs ewb, seorang manager dapat mengumpulkan data dalam jumlah
yang amat besar, menyimpan serta menganalisis data tersebut dengan format yang
berbda dan mengirimkannya ke setipa orang dalam organisasi. Para manajer juga
menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.
Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan
informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses
fundamental yang melibatkan pengedalian manajemen. Hal ini disebabkan karena

penerapan strategi melalui pengedalian manajemen secara esensial merupakan
sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh.
Ketersediaan akses proses secara elektronis ke data base hanya memberikan
kontribusi kecil pada penilaian (Judgement) yang diperlukan untuk mendesain dan
mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal.
Penilaian tersebut meliputi :
1.

Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang
bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misal
prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi
pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri dan sebagainya).

2.

Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.

3.

Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan
departemen-departemen yang akan dinilai.

4.

Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang spesifik untuk keseluruhan
organiasasi.

5.

Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi
individual terhadap tujuan organisasi.

6.

Mengevaluasi kinerja actual relatif ukuran standar dan pembuatan
kesimpulan tentang kinerja manajer.

7.

Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produkstif.

8.

Mendesain struktur penghargaan yang tepat.

9.

Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan
informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen – informasi
apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunkannya – pada dasarnya

melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan
formulasi semata.

3. KESIMPULAN
Elemen – elemen sistem Pengendalian
1. Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assessor) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari
peristiwa aktual dengan cara membandingkanya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. The Effector yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”)
yangmengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk
melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara
detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk
melaksanakan suatu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses
pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk disadari bahwa
proses informal amat dipengaruhi oleh bagaimana cara sistem pengendalian formal
organisasi dirancang dan dioperasikan.
Kegiatan Pengendalian Manajemen :
o Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi.
o Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
o Mengomunikasikan informasi
o Mengevaluasi informasi.
o Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
o Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Formulasi strategis merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan
strategis untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategis menetapkan secara umum
arah dan tujuan pengerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior.
Jadi formulasi strategis adalah proses pengambilan keputusan startegi baru,
sementara pengendalian menajemen adalah proses implemtasi strategi tersebut.
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet
pada tahun 1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya
teknologi internet dewasa ini.
Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon.
- Akses secara mudah dan cepat.
- Komunikasi multi – target.
- Komunikasi berbiaya rendah.
- Kemampuan menampilkan citra tertentu.
- Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

DAFTAR PUSTAKA
Bahan Ajar Dosen Universitas Udayana : A.A. Gde Agung Yana
Bahan Ajar Dosen Universitas Indonesia : : Eris Tri Kurniawati SE.,MM.,Ak
http://jauari88.wordpress.com/2007/11/21/Sifat-Sistem-PengendalianManajemen/