PENERAPAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI pdf
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Akta kelahiran merupakan bentuk identitas bagi setiap anak yang menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari hak sipil dan politik warga negara. Hak atas identitas merupakan
bentuk pengakuan negara terhadap keberadaan seseorang di depan hukum. Hak identitas bagi
seorang anak dinyatakan tegas dalam Undang-undang pasal 5 No. 23 tahun 2002 yang
menyebutkan bahwa “setiap anak berhak atas suatu nama sebagai identitas diri dan status
kewarganegaraan”. Sejalan dengan itu maka penerbitan akta kelahiran sebagai sub pilar dari
adminstrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan
manfaat dalam perbaikan Pemerintahan dan pembangunan, dimana pengelolaan data
administrasi penduduk merupakan tanggung jawab Pemerintahan Kabupaten/Kota, dalam
pelaksanaanya diawali dari RT/RW/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak
pendaftaran penduduk. Sistem informasi kependudukan telah banyak dikembangkan oleh
Pemerintah untuk mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang
dimanfaatkan oleh Pemerintah adalah media teknologi informasi. Media ini banyak
dimanfaatkan oleh Pemerintah sehingga terbentuklah sebuah konsep elektronik government
(e-government) yang telah di rancangan untuk mendukung sistem informasi Pemerintahan,
termasuk di dalamnya menyangkut sistem administrasi kependudukan. Manfaat diterapkanya
e-government pada setiap lapisan adalah meningkatkan fungsi pelayanan publik serta
meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja dari Pemerintah Kabupaten/Kota. Dengan demikian informasi yang
dihasilkan akan menjadi lebih lengkap, cepat dan akurat dengan biaya yang lebih efisien
dalam pengelolaan data dan pencarian data/informasi.
Pemerintahan daerah yang mempunyai admistrasi kependudukan salah satunya adalah
Kota Batu, dimana sistem administrasinya ini sering melibatkan banyak masyarakat yang
memerlukan pelayanan admistrasi yang baik. Terdapat beberapa pelayanan administrasi
kependudukan yang dilayani oleh Pemerintah Kota Batu diantaranya adalah administrasi
kartu tanda penduduk, kartu
keluarga, surat keterangan pindah kependudukan, akta
kelahiran, surat kematian dan lain sebagainya.
Dengan
perkembangan
teknologi
informasi,
kebijakan
Pemerintah
tentang
penyelenggaraan Pemerintahan yang baik melalui teknologi informasi, sehingga pemerintah
meluncurkan suatu sistem yang mendukung kerja Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan
1
Sipil, khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan,
pelaksanaan dan pengendalian. Sistem tersebut diberi nama Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK).
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka munculah sebuah
identifikasi masalah yang didapatkan yaitu sebagai berikut :
1.2.1. Apa
yang
melatarbelakangi
dibuatnya
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK) ?
1.2.2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran?
1.2.3. Apa Standart Operational Procedure (SOP) dalam pembuatan akta kelahiran?
1.2.4. Apa kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan
(SIAK)?
1.2.5. Bagaimana alur pembuatan akta kelahiran yang direkomendasikan?
1.3.Tujuan
1.3.1. Mengetahui
latar
belakang
dibuatnya
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK).
1.3.2. Mengetahui tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran.
1.3.3. Mengetahui Standart Operational Procedure (SOP) dari pembuatan akta
kelahiran.
1.3.4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi
Kependudukan (SIAK).
1.3.5. Merekomendasikan alur pembuatan akta kelahiran yang baru.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Definisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan
dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran
Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta
pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam
Negri (Depdagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda
dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan
keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Pengelolaan SIAK bertujuan:
a. Meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
b. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;
c. mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal, dengan
tetap menjamin kerahasiaan.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain:
a. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil.
b. Penerbitan NIK Nasional.
c. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik
lainnya.
d. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka
perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
2.2.Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan
pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Akta
Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, dll. Oleh karena itu Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil membutuhkan sebuah software yang khusus digunakan untuk rekapitulasi data
secara cepat dan data yang didalamnya dapat secara langsung terhubung dengan proses
3
pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran dan Surat Keterangan Kematian. Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil mengharapkan dengan adanya software khusus ini dapat mempermudah
penduduk dalam proses pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan
Kematian dengan hanya 1 kali mengisi formulir saja selanjutnya system yang akan mencatat
dan memberikan output yang dibutuhkan oleh setiap proses yang akan dibuat.
2.3.Akta kelahiran
Akta Kelahiran merupakan dokumen/data penting yang dikumpulkan dalam pelaksanaan
pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang dalam pendaftaran register akta
pencatatan sipil, yang mendapat pengakuan negara atas status keperdataan seseorang. Akta
kelahiran mempunyai kepastian hukum, ketentraman, ketertipan, ketersediaannya data
penduduk yang akurat. Persyaratan yang harus dibawa ketika akan mengajukan permohonan
pembuatan akta kelahiran antara lain :
Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang
disahkan kelurahan / Desa
Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)
Foto copy Kartu Susunan Keluarga
Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan
Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli
Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua
Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku
Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA
Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP
yang masih berlaku
4
BAB III
PEMBAHASAN
3.1.Latar Belakang Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan (SIAK)
Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang jumlah penduduknya sangat
besar. Sebagai negara kepulauan, penduduk Indonesia memiliki persebaran yang tidak
merata. Berbagai masalah yang merupakan akibat dari persebaran penduduk yang tidak
merata kerap kali muncul dan mendesak pemerintah untuk dapat sesegera mungkin bertindak
untuk mengambil sebuah kebijakan. Menyikapi berbagai permasalahan itu pemerintah
berusaha memperoleh data tentang kependudukan di Indonesia yang akurat untuk mampu
membuat pemetaan yang tepat guna menanggulangi masalah kependudukan baik di tingkat
lokal dan nasional. Data tersebut diperlukan untuk mampu membuat sebuah program dalam
rangka pengendalian jumlah, pertumbuhan, dan pemerataan persebaran penduduk
Sebagai salah satu langkah untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran
kependudukan yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah mulai
membuat sebuah kebijakan dengan mengadakan program yang dahulu dikenal dengan Sistem
Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK) yang dibuat sekitar tahun 1996. SIMDUK
adalah sebuah kebijakan yang diterapkan di daerah kabupaten/kota, dan ditujukan untuk
menangani status kependudukan dengan segala perubahannya. SIMDUK itu sendiri
merupakan suatu aplikasi untuk mengelola data kependudukan daerah yang meliputi Kartu
Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Sensus Penduduk, dan
Demografi Penduduk.
Pada pelaksanaannya di lapangan ternyata didapati berbagai kelemahan SIMDUK
sebagai sebuah sistem untuk mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan
(NIK) pada SIMDUK dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP
SIMDUK mengikuti nomor urut yang berada di Kecamatan, bukan nomor induk di tingkat
kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena disebabkan
kurang detailnya data-data mengenai penduduk. Berdasarkan hal tersebut pemerintah
menggantinya dengan sebuah kebijakan yang baru. Kebijakan baru itu tentunya juga lebih
menjawab segala kebutuhan yang diperlukan untuk melengkapi data kependudukan. Untuk
membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan yang sesuai dengan
berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah merumuskan sebuah kebijakan baru yaitu
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Dengan adanya sistem ini akan
terwujud database kependudukan secara bertahap. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah
5
kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data secara online maka kelemahankelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. Beberapa manfaat dari
penerapan SIAK antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data statistik tersebut dapat
digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program
bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan
mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya.
3.2.Tahap Pembuatan Akta Kelahiran
3.2.1. Input
Penginputan data dan percetakan pada akta kelahiran dilakukan oleh bagian operator
yang bersangkutan pada bagian seksi pengolahan data dan statistik, setelah data-data dari
pemohon masuk dan lengkap dan diolah menjadi suatu informasi yang dicetak di kertas
buram. Sebelumnya pemohon mendaftar pada petugas dibagian informasi, setelah
mendaftar pemohon akan diberikan formulir pelaporan kelahiran jika pemohon ingin
membuat akta kelahiran, yang kemudian formulir tersebut harus diisi terlebih dahulu oleh
pemohon dengan melengkapi persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan agar dapat
segera diproses lebih lanjut. Persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan antara lain :
Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang
disahkan kelurahan / Desa
Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)
Foto copy Kartu Susunan Keluarga
Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan
Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli
Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua
Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku
Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA
Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP
yang masih berlaku
Jika dokumen sudah lengkap maka dilakukan pemeriksaan berkas oleh kepala seksi
yang bersangkutan, jika dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan maka proses dapat
dilanjutkan, tetapi jika berkas atau dukumen tersebut tidak lengkap atau tidak memenuhi
persyaratan maka berkas tersebut dianggap BATAL atau biasanya disingkat dengan BTL
dan tidak dapat dicetak karena dianggap berkas tersebut tidak layak dan tidak memenuhi
6
persyaratan untuk dapat diproses. Setelah pemeriksaan berkas pemohon dapat melakukan
pembayaran retribusi yang sesuai dengan Peraturan Daerah.
Pemeriksaan konsep juga dilakukan oleh petugas loket dan kepala seksi dan kepala
bagian yang bersangkutan, setelah selesai diperiksa dan diproses, kutipan akta dapat
dicetak. Proses tersebut belum selesai sampai disini tetapi masih ada beberapa proses
pemeriksaan yang dilakukan walaupun akta tersebut sudah dicetak sebelum akta tersebut
diserahkan kepada pemohon. Pemeriksaan kutipan akta harus diperiksa juga oleh
sekretaris setelah proses tersebut dapat dilalui maka proses yang terakhir adalah
penandatanganan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu. Jika
semua proses dilalui maka kutipan akta dapat diserahkan kepada pemohon.
3.2.2. Output
Output (Keluaran) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Berikut ini adalah output yang dikeluarkan dari pembuatan akta
kelahiran pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, salah satunya berupa kutipan
akta kelahiran. Kutipan akta kelahiran yang dibuat akan dikeluarkan melalui dua bahasa
yaitu bahasa inggris dan bahasa indonesia. Dalam penulisan akta kelahiran ada dua jenis
yaitu :
1. Penulisan akta kelahiran yang dicetak
2. Penulisan akta kelahiran yang ditulis pada buku register secara manual.
Perbedaan antara penulisan akta kelahiran yang dicetak dan ditulis secara manual
adalah akta kelahiran yang dicetak menggunakan dua bahasa yaitu bahasa indonesia dan
bahasa inggris, alasannya agar akta kelahiran ini dapat digunakan dinegara manapun,
sedangkan untuk akta kelahiran yang ditulis secara manual ini disimpan di dinas
kependudukan dan pencatatan sipil sebagai arsip, namun dalam penulisan akta ini terdapat
tanda tangan dua saksi dan tandatangan pelapor, yaitu orang yang melaporkan atau
mendaftarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
7
Akta yang dicetak
Akta secara manual
Setiap pembuatan akta kelahiran akan diberikan nomor kutipan akta. Kutipan akta
kelahiran seorang anak yang tidak mengetahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya
diserahkan kepada yang bersangkutan setelah dewasa, mengenai salinan akta kelahirannya
tetap disimpan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang isinya sama dengan
kutipan akta yang diutulis di buku register. Seluruh akta catatan sipil mempunyai kekuatan
hukum apabila telah ditandatangani oleh pegawai luar biasa catatan sipil diatas materai
secukupnya. Kewenangan menandatangani akta catatan sipil hanya beberapa orang yang
mendapatkan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah untuk pekerjaan itu.
3.3.Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pembuatan Akta Kelahiran
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure pada penerbitan kutipan akta
kelahiran dilandasi dasar hukum, beberapa diantaranya adalah UU. No 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik, UU No. 24 tahun 2013 tentang Perubahan Undang-undang No. 23
tahun 2006 tentang Adminstrasi Kependudukan, Peraturan MENPAN No.21/M.PAN/11/2008
tentang
Pedoman
Penyusunan
Standart
Operating
Procedure
(SOP)
Adminstrasi
Pemerintahan. Karena dokumen-dokumen kependudukan bersifat sangat penting sehingga
diperlukan kualifikasi tertentu untuk dapat mengisi posisi sebagai pelaksana kegiatan, dalam
hal ini adalah pelaksana kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran, diantaranya :
Pendidikan SLTA, S1, S2
8
Memahami kebijakan mengenai penerbiban kutipan akta kelahiran
Memahami aplikasi SIAK
Mampu berkomunikasi dengan baik
Memiliki pemahaman tentang penerbitan kutipan akta kelahiran
Dapat mengoperasikan perangkat lunak pengolah data
Arsiparis
Berdasarkan SOP penerbitan kutipan akta kelahiran, peralatan yang harus disediakan
dalam kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran antara lain :
Peraturan perundang-undangan tentang kependudukan dan pencatatan sipil
Perangkat lunak pengolah data dan aplikasi SIAK
Komputer PC, printer, scanner
ATK
Blangko data, formulir, buku pedoman, persyaratan pengurusan pencatatan sipil
9
Berikut adalah alur prosedur penerbitan kutipan akta kelahiran
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
1
Pemohon datang mengambil kartu
antrian ke petugas pendaftaran
2
Petugas
pendaftaran
memberi
nomor antrian dan mengarahkan
pemohon
menuju
loket
pengurusan
3
Petugas
loket
memanggil
pemohon sesuai dengan nomor
antrian
4
Pemohon
menyerahkan
berkas
pengajuan kepada petugas loket
5
Petugas
loket
menerima,
mengecek
kelengkapan
berkas
dan memverifikasi sesuai dengan
database
6
Petugas
loket
mengembalikan
berkas kepada pemohon untuk
10
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
dilengkapi
apabila
kekurangan
persyaratan
7
Pemohon menyerahkan kembali
berkas persyaratan yang
sudah
lengkap kepada petugas loket
8
Petugas loket menerima berkas
persyaratan yang sudah lengkap
dan
menyerahkan
pelaporan
pemohon
formulir
kelahiran
untuk
diisi
kepada
dan
dtandatangani
9
Petugas loket memberi paraf pada
lembar
checklist
kelengkapan
berkas
10
Petugas loket menyerahkan Buku
Register kepada pemohon dan 2
(dua)
orang
saksi
untuk
ditandatangani
11
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
11
petugas loket menyerahkan berkas
persyaratan yang sudah lengkap
kepada
Kasi
Kelahiran
dan
Kematian
12
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menerima berkas yang sudah
lengkap
untuk
diperiksa
dan
diparaf
13
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menyerahkan berkas yang sudah
diparaf tersebut kepada petugas
loket untuk diregister
14
Petugas loket meregister dalam
buku register akta kelahiran
15
Petugas loket menyerankan semua
berkaspersyaratan tersebut kepada
12
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
petugas operator untuk dicetak
16
Petugas operator menerima berkas
tersebut dan mencetak kutipan
akta kelahiran
17
Petugas
operator
menyerahkan
kutipan akta kelahiran yang sudah
dicetak kepada kasi kelahiran dan
kematian untuk diperiksa dan
diparaf
18
Kasi
kelahiran
dan
kematian
mencatat kutipan akta kelahiran
dalam buku kendali
19
Kasi
kelahiran
memberikan
kelahiran
dan
dan
kutipan
buku
kematian
akta
kendali
tersebut kepada kepala bidang
pencatatan sipil untuk diparaf dan
13
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
ditandatangani
20
Kepala bidang pencatatan sipil
menerima dan memberi paraf
pada kutipan akta kelahiran serta
menandatangani buku kendali
21
Kepala bidang pencatatan sipil
menyerahkan
kutipn
akta
kelahiran yang sudah diparaf dan
buku
kendali
yang
sudah
ditandatangani kepada kepala sub
bagian umum dan kepegawaian
untuk ditandatangani kepala dinas
22
Kepala sub bagian umum dan
kepegawaian
menyerahkan
kutipan akta kelahiran dan buku
kendali yang telah ditandatangani
kepala
dinas
kepada
kepala
14
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
bidang pencatatan sipil
23
Kepala bidang pencatatan sipil
memeriksa kutipan akta kelahiran
dan
buku
kendali
untuk
diserahkan kepada kasi kelahiran
dan kematian
24
Kasi
kelahiran
memberi
dan
stempel
kematian
basah
dan
stempeltimbul pada kutipan akta
kelahiran
25
Kasi
kelahiran
menyerahkan
dan
kematian
kutipan
akta
kelahiran yang telah distempel
kepada petugas loket pengambilan
dan
menyerahkan
pengajuan
kepada
berkas
petugas
operator untuk diarsip
15
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
26
Petugas
operator
mengarsip
semua berkas pengajuan tersebut
ke dalam odner sesuai dengan
urutan nomor register
27
Petugas
loket
pengambilan
menyerahkan dokumen kutipan
akta kelahiran tersebut kepada
pemohon yang bersangkutan
16
3.4.Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
3.4.1. Kelebihan
Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan nantinya bisa berkembang dengan
terciptanya SIAK adalah :
Memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan
dokumen kependudukan.
Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.
Mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan
Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang
berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data
dan informasi kependudukan yang akurat.
3.4.2. Kelemahan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) masih belum mempunyai
fitur yang terintegrasi langsung dengan kedutaan. Sehingga jika ada WNI maupun
WNA yang ingin membuat dokumen kependudukan yang terkait langsung dengan
kedutaan akan membutuhkan waktu yang lama karena sistem tidak terintegrasi
dengan kedutaan.
Sistem tidak dapat diakses oleh masyarakat sehingga segala proses penginputan
data ke dalam database dilakukan oleh operator dari kantor dispendukcapil
sehingga dapat menyebabkan adanya antrian. Akan lebih efektif jika masyarakat
dapat mengakses sistem tersebut sehingga pengisian formulir dan penyerahan
persyaratan berkas dapat dilakukan secara online. Masyarakat hanya perlu datang
ke kantor dispendukcapil ketika dokumen kependudukan yang dikehendaki selesai
dibuat.
3.5.Alur Pembuatan Akta Kelahiran yang Direkomendasikan
Untuk efisiensi waktu, sebaiknya dilakukan pemnngkasan alur prosedur. Alur yang
direkomendasikan adalah dengan melakukan pemangkasan mulai dari tahap ke 22 dan 23.
Sebaiknya setelah kutipan akta kelahiran dan buku kendali ditandatangani oleh kepala dinas
langsung saja diserahkan kembali kepada Kasi Kelahiran dan Kematian. Dengan melakukan
pemangkasan yang demikian akan memangkas jumlah tahapan yang awalnya 27 menjadi 25
sehinga diharapkan dapat menyebabkan efisiensi waktu. Ilustrasi dari pemangkasan tahapan
yang dilakukan dapat dilihat dalam table berikut :
17
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
1
Pemohon datang mengambil kartu
antrian ke petugas pendaftaran
2
Petugas
pendaftaran
memberi
nomor antrian dan mengarahkan
pemohon
menuju
loket
pengurusan
3
Petugas
loket
memanggil
pemohon sesuai dengan nomor
antrian
4
Pemohon
menyerahkan
berkas
pengajuan kepada petugas loket
5
Petugas
loket
menerima,
mengecek
kelengkapan
berkas
dan memverifikasi sesuai dengan
database
6
Petugas
loket
mengembalikan
berkas kepada pemohon untuk
dilengkapi
apabila
kekurangan
persyaratan
18
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
7
Pemohon menyerahkan kembali
berkas persyaratan yang
sudah
lengkap kepada petugas loket
8
Petugas loket menerima berkas
persyaratan yang sudah lengkap
dan
menyerahkan
pelaporan
pemohon
formulir
kelahiran
untuk
diisi
kepada
dan
dtandatangani
9
Petugas loket memberi paraf pada
lembar
checklist
kelengkapan
berkas
10
Petugas loket menyerahkan Buku
Register kepada pemohon dan 2
(dua)
orang
saksi
untuk
ditandatangani
19
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
11
petugas loket menyerahkan berkas
persyaratan yang sudah lengkap
kepada
Kasi
Kelahiran
dan
Kematian
12
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menerima berkas yang sudah
lengkap
untuk
diperiksa
dan
diparaf
13
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menyerahkan berkas yang sudah
diparaf tersebut kepada petugas
loket untuk diregister
14
Petugas loket meregister dalam
buku register akta kelahiran
15
Petugas loket menyerankan semua
berkaspersyaratan tersebut kepada
20
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
petugas operator untuk dicetak
16
Petugas operator menerima berkas
tersebut dan mencetak kutipan
akta kelahiran
17
Petugas
operator
menyerahkan
kutipan akta kelahiran yang sudah
dicetak kepada kasi kelahiran dan
kematian untuk diperiksa dan
diparaf
18
Kasi
kelahiran
dan
kematian
mencatat kutipan akta kelahiran
dalam buku kendali
19
Kasi
kelahiran
memberikan
kelahiran
dan
dan
kutipan
buku
kematian
akta
kendali
tersebut kepada kepala bidang
pencatatan sipil untuk diparaf dan
21
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
ditandatangani
20
Kepala bidang pencatatan sipil
menerima dan memberi paraf
pada kutipan akta kelahiran serta
menandatangani buku kendali
21
Kepala bidang pencatatan sipil
menyerahkan
kutipn
akta
kelahiran yang sudah diparaf dan
buku
kendali
ditandatangani
yang
sudah
kepada
kepala
dinas untuk ditandatangani
22
Kepala
dinas
menyerahkan
kutipan akta kelahiran dan buku
kendali yang telah ditandatangani
kepada
Kasi
kelahiran
dan
kematian untuk diberi stempel
basah dan stempel timbul
22
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
23
Kasi
kelahiran
memberi
dan
stempel
kematian
basah
dan
stempeltimbul pada kutipan akta
kelahiran
24
Kasi
kelahiran
menyerahkan
dan
kematian
kutipan
akta
kelahiran yang telah distempel
kepada petugas loket pengambilan
dan
menyerahkan
pengajuan
kepada
berkas
petugas
operator untuk diarsip
25
Petugas
operator
mengarsip
semua berkas pengajuan tersebut
ke dalam odner sesuai dengan
urutan nomor register
23
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
26
Petugas
loket
pengambilan
menyerahkan dokumen kutipan
akta kelahiran tersebut kepada
pemohon yang bersangkutan
24
BAB IV
PENUTUP
4.1.Kesimpulan
Pembuatan akta kelahiran dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) bertujuan untuk :
memperlancar dan mempercepat proses pencarian arsip/dokumen akta kelahiran,
serta laporan - laporan pengurusan akta kelahiran.
ketidakteraturan posisi dan tempat arsip tersebut.
mengurangi keterlambatan dalam pencarian berkas arsip/dokumen disebabkan oleh
memberikan laporan dan keterangan yang lebih cepat dan akurat kepada masyarakat
yang membutuhkan segera.
4.2.Saran
Supaya tidak terjadi antrian, akan lebih baik jika Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) dapat di-online kan kepada masyarakat, setidaknya pada tahap
pengisian formulir dan pengumpulan persyaratan berkas. Dengan mekanisme yang
demikian operator hanya bertugas memvalidasi data-data yang telah diinput oleh
masyarakat ke dalam sistem. Masyarakat datang ke kantor dispendukcapil hanya saat
dokumen kependudukan yang diinginkan, dalam hal ini akta kelahiran selesai dibuat.
25
DAFTAR PUSTAKA
Agustin
L.
Hutabarata,
S.H..
2013.
“Definisi
Akta
Kelahiran”.
. [diakses tanggal 22 Oktober 2015]
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, Buku Panduan Operasional
Perangkat Lunak Pencatatan Kelahiran dan Browsing Data, Batu, 2011.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, SOP Penerbitan Kutipan Akta
Kelahiran, Batu, 2014
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Undan-undang Nomor 23 tahun
2006 tentang Administrasi Kependudukan
26
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Akta kelahiran merupakan bentuk identitas bagi setiap anak yang menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari hak sipil dan politik warga negara. Hak atas identitas merupakan
bentuk pengakuan negara terhadap keberadaan seseorang di depan hukum. Hak identitas bagi
seorang anak dinyatakan tegas dalam Undang-undang pasal 5 No. 23 tahun 2002 yang
menyebutkan bahwa “setiap anak berhak atas suatu nama sebagai identitas diri dan status
kewarganegaraan”. Sejalan dengan itu maka penerbitan akta kelahiran sebagai sub pilar dari
adminstrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan
manfaat dalam perbaikan Pemerintahan dan pembangunan, dimana pengelolaan data
administrasi penduduk merupakan tanggung jawab Pemerintahan Kabupaten/Kota, dalam
pelaksanaanya diawali dari RT/RW/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak
pendaftaran penduduk. Sistem informasi kependudukan telah banyak dikembangkan oleh
Pemerintah untuk mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang
dimanfaatkan oleh Pemerintah adalah media teknologi informasi. Media ini banyak
dimanfaatkan oleh Pemerintah sehingga terbentuklah sebuah konsep elektronik government
(e-government) yang telah di rancangan untuk mendukung sistem informasi Pemerintahan,
termasuk di dalamnya menyangkut sistem administrasi kependudukan. Manfaat diterapkanya
e-government pada setiap lapisan adalah meningkatkan fungsi pelayanan publik serta
meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja dari Pemerintah Kabupaten/Kota. Dengan demikian informasi yang
dihasilkan akan menjadi lebih lengkap, cepat dan akurat dengan biaya yang lebih efisien
dalam pengelolaan data dan pencarian data/informasi.
Pemerintahan daerah yang mempunyai admistrasi kependudukan salah satunya adalah
Kota Batu, dimana sistem administrasinya ini sering melibatkan banyak masyarakat yang
memerlukan pelayanan admistrasi yang baik. Terdapat beberapa pelayanan administrasi
kependudukan yang dilayani oleh Pemerintah Kota Batu diantaranya adalah administrasi
kartu tanda penduduk, kartu
keluarga, surat keterangan pindah kependudukan, akta
kelahiran, surat kematian dan lain sebagainya.
Dengan
perkembangan
teknologi
informasi,
kebijakan
Pemerintah
tentang
penyelenggaraan Pemerintahan yang baik melalui teknologi informasi, sehingga pemerintah
meluncurkan suatu sistem yang mendukung kerja Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan
1
Sipil, khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan,
pelaksanaan dan pengendalian. Sistem tersebut diberi nama Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK).
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka munculah sebuah
identifikasi masalah yang didapatkan yaitu sebagai berikut :
1.2.1. Apa
yang
melatarbelakangi
dibuatnya
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK) ?
1.2.2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran?
1.2.3. Apa Standart Operational Procedure (SOP) dalam pembuatan akta kelahiran?
1.2.4. Apa kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan
(SIAK)?
1.2.5. Bagaimana alur pembuatan akta kelahiran yang direkomendasikan?
1.3.Tujuan
1.3.1. Mengetahui
latar
belakang
dibuatnya
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK).
1.3.2. Mengetahui tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran.
1.3.3. Mengetahui Standart Operational Procedure (SOP) dari pembuatan akta
kelahiran.
1.3.4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi
Kependudukan (SIAK).
1.3.5. Merekomendasikan alur pembuatan akta kelahiran yang baru.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Definisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan
dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran
Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta
pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam
Negri (Depdagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda
dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan
keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Pengelolaan SIAK bertujuan:
a. Meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
b. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;
c. mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal, dengan
tetap menjamin kerahasiaan.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain:
a. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil.
b. Penerbitan NIK Nasional.
c. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik
lainnya.
d. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka
perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
2.2.Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan
pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Akta
Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, dll. Oleh karena itu Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil membutuhkan sebuah software yang khusus digunakan untuk rekapitulasi data
secara cepat dan data yang didalamnya dapat secara langsung terhubung dengan proses
3
pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran dan Surat Keterangan Kematian. Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil mengharapkan dengan adanya software khusus ini dapat mempermudah
penduduk dalam proses pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan
Kematian dengan hanya 1 kali mengisi formulir saja selanjutnya system yang akan mencatat
dan memberikan output yang dibutuhkan oleh setiap proses yang akan dibuat.
2.3.Akta kelahiran
Akta Kelahiran merupakan dokumen/data penting yang dikumpulkan dalam pelaksanaan
pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang dalam pendaftaran register akta
pencatatan sipil, yang mendapat pengakuan negara atas status keperdataan seseorang. Akta
kelahiran mempunyai kepastian hukum, ketentraman, ketertipan, ketersediaannya data
penduduk yang akurat. Persyaratan yang harus dibawa ketika akan mengajukan permohonan
pembuatan akta kelahiran antara lain :
Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang
disahkan kelurahan / Desa
Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)
Foto copy Kartu Susunan Keluarga
Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan
Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli
Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua
Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku
Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA
Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP
yang masih berlaku
4
BAB III
PEMBAHASAN
3.1.Latar Belakang Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan (SIAK)
Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang jumlah penduduknya sangat
besar. Sebagai negara kepulauan, penduduk Indonesia memiliki persebaran yang tidak
merata. Berbagai masalah yang merupakan akibat dari persebaran penduduk yang tidak
merata kerap kali muncul dan mendesak pemerintah untuk dapat sesegera mungkin bertindak
untuk mengambil sebuah kebijakan. Menyikapi berbagai permasalahan itu pemerintah
berusaha memperoleh data tentang kependudukan di Indonesia yang akurat untuk mampu
membuat pemetaan yang tepat guna menanggulangi masalah kependudukan baik di tingkat
lokal dan nasional. Data tersebut diperlukan untuk mampu membuat sebuah program dalam
rangka pengendalian jumlah, pertumbuhan, dan pemerataan persebaran penduduk
Sebagai salah satu langkah untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran
kependudukan yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah mulai
membuat sebuah kebijakan dengan mengadakan program yang dahulu dikenal dengan Sistem
Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK) yang dibuat sekitar tahun 1996. SIMDUK
adalah sebuah kebijakan yang diterapkan di daerah kabupaten/kota, dan ditujukan untuk
menangani status kependudukan dengan segala perubahannya. SIMDUK itu sendiri
merupakan suatu aplikasi untuk mengelola data kependudukan daerah yang meliputi Kartu
Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Sensus Penduduk, dan
Demografi Penduduk.
Pada pelaksanaannya di lapangan ternyata didapati berbagai kelemahan SIMDUK
sebagai sebuah sistem untuk mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan
(NIK) pada SIMDUK dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP
SIMDUK mengikuti nomor urut yang berada di Kecamatan, bukan nomor induk di tingkat
kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena disebabkan
kurang detailnya data-data mengenai penduduk. Berdasarkan hal tersebut pemerintah
menggantinya dengan sebuah kebijakan yang baru. Kebijakan baru itu tentunya juga lebih
menjawab segala kebutuhan yang diperlukan untuk melengkapi data kependudukan. Untuk
membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan yang sesuai dengan
berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah merumuskan sebuah kebijakan baru yaitu
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Dengan adanya sistem ini akan
terwujud database kependudukan secara bertahap. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah
5
kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data secara online maka kelemahankelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. Beberapa manfaat dari
penerapan SIAK antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data statistik tersebut dapat
digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program
bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan
mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya.
3.2.Tahap Pembuatan Akta Kelahiran
3.2.1. Input
Penginputan data dan percetakan pada akta kelahiran dilakukan oleh bagian operator
yang bersangkutan pada bagian seksi pengolahan data dan statistik, setelah data-data dari
pemohon masuk dan lengkap dan diolah menjadi suatu informasi yang dicetak di kertas
buram. Sebelumnya pemohon mendaftar pada petugas dibagian informasi, setelah
mendaftar pemohon akan diberikan formulir pelaporan kelahiran jika pemohon ingin
membuat akta kelahiran, yang kemudian formulir tersebut harus diisi terlebih dahulu oleh
pemohon dengan melengkapi persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan agar dapat
segera diproses lebih lanjut. Persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan antara lain :
Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang
disahkan kelurahan / Desa
Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)
Foto copy Kartu Susunan Keluarga
Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan
Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli
Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua
Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku
Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA
Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP
yang masih berlaku
Jika dokumen sudah lengkap maka dilakukan pemeriksaan berkas oleh kepala seksi
yang bersangkutan, jika dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan maka proses dapat
dilanjutkan, tetapi jika berkas atau dukumen tersebut tidak lengkap atau tidak memenuhi
persyaratan maka berkas tersebut dianggap BATAL atau biasanya disingkat dengan BTL
dan tidak dapat dicetak karena dianggap berkas tersebut tidak layak dan tidak memenuhi
6
persyaratan untuk dapat diproses. Setelah pemeriksaan berkas pemohon dapat melakukan
pembayaran retribusi yang sesuai dengan Peraturan Daerah.
Pemeriksaan konsep juga dilakukan oleh petugas loket dan kepala seksi dan kepala
bagian yang bersangkutan, setelah selesai diperiksa dan diproses, kutipan akta dapat
dicetak. Proses tersebut belum selesai sampai disini tetapi masih ada beberapa proses
pemeriksaan yang dilakukan walaupun akta tersebut sudah dicetak sebelum akta tersebut
diserahkan kepada pemohon. Pemeriksaan kutipan akta harus diperiksa juga oleh
sekretaris setelah proses tersebut dapat dilalui maka proses yang terakhir adalah
penandatanganan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu. Jika
semua proses dilalui maka kutipan akta dapat diserahkan kepada pemohon.
3.2.2. Output
Output (Keluaran) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Berikut ini adalah output yang dikeluarkan dari pembuatan akta
kelahiran pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, salah satunya berupa kutipan
akta kelahiran. Kutipan akta kelahiran yang dibuat akan dikeluarkan melalui dua bahasa
yaitu bahasa inggris dan bahasa indonesia. Dalam penulisan akta kelahiran ada dua jenis
yaitu :
1. Penulisan akta kelahiran yang dicetak
2. Penulisan akta kelahiran yang ditulis pada buku register secara manual.
Perbedaan antara penulisan akta kelahiran yang dicetak dan ditulis secara manual
adalah akta kelahiran yang dicetak menggunakan dua bahasa yaitu bahasa indonesia dan
bahasa inggris, alasannya agar akta kelahiran ini dapat digunakan dinegara manapun,
sedangkan untuk akta kelahiran yang ditulis secara manual ini disimpan di dinas
kependudukan dan pencatatan sipil sebagai arsip, namun dalam penulisan akta ini terdapat
tanda tangan dua saksi dan tandatangan pelapor, yaitu orang yang melaporkan atau
mendaftarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
7
Akta yang dicetak
Akta secara manual
Setiap pembuatan akta kelahiran akan diberikan nomor kutipan akta. Kutipan akta
kelahiran seorang anak yang tidak mengetahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya
diserahkan kepada yang bersangkutan setelah dewasa, mengenai salinan akta kelahirannya
tetap disimpan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang isinya sama dengan
kutipan akta yang diutulis di buku register. Seluruh akta catatan sipil mempunyai kekuatan
hukum apabila telah ditandatangani oleh pegawai luar biasa catatan sipil diatas materai
secukupnya. Kewenangan menandatangani akta catatan sipil hanya beberapa orang yang
mendapatkan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah untuk pekerjaan itu.
3.3.Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pembuatan Akta Kelahiran
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure pada penerbitan kutipan akta
kelahiran dilandasi dasar hukum, beberapa diantaranya adalah UU. No 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik, UU No. 24 tahun 2013 tentang Perubahan Undang-undang No. 23
tahun 2006 tentang Adminstrasi Kependudukan, Peraturan MENPAN No.21/M.PAN/11/2008
tentang
Pedoman
Penyusunan
Standart
Operating
Procedure
(SOP)
Adminstrasi
Pemerintahan. Karena dokumen-dokumen kependudukan bersifat sangat penting sehingga
diperlukan kualifikasi tertentu untuk dapat mengisi posisi sebagai pelaksana kegiatan, dalam
hal ini adalah pelaksana kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran, diantaranya :
Pendidikan SLTA, S1, S2
8
Memahami kebijakan mengenai penerbiban kutipan akta kelahiran
Memahami aplikasi SIAK
Mampu berkomunikasi dengan baik
Memiliki pemahaman tentang penerbitan kutipan akta kelahiran
Dapat mengoperasikan perangkat lunak pengolah data
Arsiparis
Berdasarkan SOP penerbitan kutipan akta kelahiran, peralatan yang harus disediakan
dalam kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran antara lain :
Peraturan perundang-undangan tentang kependudukan dan pencatatan sipil
Perangkat lunak pengolah data dan aplikasi SIAK
Komputer PC, printer, scanner
ATK
Blangko data, formulir, buku pedoman, persyaratan pengurusan pencatatan sipil
9
Berikut adalah alur prosedur penerbitan kutipan akta kelahiran
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
1
Pemohon datang mengambil kartu
antrian ke petugas pendaftaran
2
Petugas
pendaftaran
memberi
nomor antrian dan mengarahkan
pemohon
menuju
loket
pengurusan
3
Petugas
loket
memanggil
pemohon sesuai dengan nomor
antrian
4
Pemohon
menyerahkan
berkas
pengajuan kepada petugas loket
5
Petugas
loket
menerima,
mengecek
kelengkapan
berkas
dan memverifikasi sesuai dengan
database
6
Petugas
loket
mengembalikan
berkas kepada pemohon untuk
10
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
dilengkapi
apabila
kekurangan
persyaratan
7
Pemohon menyerahkan kembali
berkas persyaratan yang
sudah
lengkap kepada petugas loket
8
Petugas loket menerima berkas
persyaratan yang sudah lengkap
dan
menyerahkan
pelaporan
pemohon
formulir
kelahiran
untuk
diisi
kepada
dan
dtandatangani
9
Petugas loket memberi paraf pada
lembar
checklist
kelengkapan
berkas
10
Petugas loket menyerahkan Buku
Register kepada pemohon dan 2
(dua)
orang
saksi
untuk
ditandatangani
11
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
11
petugas loket menyerahkan berkas
persyaratan yang sudah lengkap
kepada
Kasi
Kelahiran
dan
Kematian
12
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menerima berkas yang sudah
lengkap
untuk
diperiksa
dan
diparaf
13
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menyerahkan berkas yang sudah
diparaf tersebut kepada petugas
loket untuk diregister
14
Petugas loket meregister dalam
buku register akta kelahiran
15
Petugas loket menyerankan semua
berkaspersyaratan tersebut kepada
12
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
petugas operator untuk dicetak
16
Petugas operator menerima berkas
tersebut dan mencetak kutipan
akta kelahiran
17
Petugas
operator
menyerahkan
kutipan akta kelahiran yang sudah
dicetak kepada kasi kelahiran dan
kematian untuk diperiksa dan
diparaf
18
Kasi
kelahiran
dan
kematian
mencatat kutipan akta kelahiran
dalam buku kendali
19
Kasi
kelahiran
memberikan
kelahiran
dan
dan
kutipan
buku
kematian
akta
kendali
tersebut kepada kepala bidang
pencatatan sipil untuk diparaf dan
13
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
ditandatangani
20
Kepala bidang pencatatan sipil
menerima dan memberi paraf
pada kutipan akta kelahiran serta
menandatangani buku kendali
21
Kepala bidang pencatatan sipil
menyerahkan
kutipn
akta
kelahiran yang sudah diparaf dan
buku
kendali
yang
sudah
ditandatangani kepada kepala sub
bagian umum dan kepegawaian
untuk ditandatangani kepala dinas
22
Kepala sub bagian umum dan
kepegawaian
menyerahkan
kutipan akta kelahiran dan buku
kendali yang telah ditandatangani
kepala
dinas
kepada
kepala
14
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
bidang pencatatan sipil
23
Kepala bidang pencatatan sipil
memeriksa kutipan akta kelahiran
dan
buku
kendali
untuk
diserahkan kepada kasi kelahiran
dan kematian
24
Kasi
kelahiran
memberi
dan
stempel
kematian
basah
dan
stempeltimbul pada kutipan akta
kelahiran
25
Kasi
kelahiran
menyerahkan
dan
kematian
kutipan
akta
kelahiran yang telah distempel
kepada petugas loket pengambilan
dan
menyerahkan
pengajuan
kepada
berkas
petugas
operator untuk diarsip
15
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
26
Petugas
operator
mengarsip
semua berkas pengajuan tersebut
ke dalam odner sesuai dengan
urutan nomor register
27
Petugas
loket
pengambilan
menyerahkan dokumen kutipan
akta kelahiran tersebut kepada
pemohon yang bersangkutan
16
3.4.Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
3.4.1. Kelebihan
Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan nantinya bisa berkembang dengan
terciptanya SIAK adalah :
Memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan
dokumen kependudukan.
Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.
Mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan
Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang
berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data
dan informasi kependudukan yang akurat.
3.4.2. Kelemahan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) masih belum mempunyai
fitur yang terintegrasi langsung dengan kedutaan. Sehingga jika ada WNI maupun
WNA yang ingin membuat dokumen kependudukan yang terkait langsung dengan
kedutaan akan membutuhkan waktu yang lama karena sistem tidak terintegrasi
dengan kedutaan.
Sistem tidak dapat diakses oleh masyarakat sehingga segala proses penginputan
data ke dalam database dilakukan oleh operator dari kantor dispendukcapil
sehingga dapat menyebabkan adanya antrian. Akan lebih efektif jika masyarakat
dapat mengakses sistem tersebut sehingga pengisian formulir dan penyerahan
persyaratan berkas dapat dilakukan secara online. Masyarakat hanya perlu datang
ke kantor dispendukcapil ketika dokumen kependudukan yang dikehendaki selesai
dibuat.
3.5.Alur Pembuatan Akta Kelahiran yang Direkomendasikan
Untuk efisiensi waktu, sebaiknya dilakukan pemnngkasan alur prosedur. Alur yang
direkomendasikan adalah dengan melakukan pemangkasan mulai dari tahap ke 22 dan 23.
Sebaiknya setelah kutipan akta kelahiran dan buku kendali ditandatangani oleh kepala dinas
langsung saja diserahkan kembali kepada Kasi Kelahiran dan Kematian. Dengan melakukan
pemangkasan yang demikian akan memangkas jumlah tahapan yang awalnya 27 menjadi 25
sehinga diharapkan dapat menyebabkan efisiensi waktu. Ilustrasi dari pemangkasan tahapan
yang dilakukan dapat dilihat dalam table berikut :
17
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
1
Pemohon datang mengambil kartu
antrian ke petugas pendaftaran
2
Petugas
pendaftaran
memberi
nomor antrian dan mengarahkan
pemohon
menuju
loket
pengurusan
3
Petugas
loket
memanggil
pemohon sesuai dengan nomor
antrian
4
Pemohon
menyerahkan
berkas
pengajuan kepada petugas loket
5
Petugas
loket
menerima,
mengecek
kelengkapan
berkas
dan memverifikasi sesuai dengan
database
6
Petugas
loket
mengembalikan
berkas kepada pemohon untuk
dilengkapi
apabila
kekurangan
persyaratan
18
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
7
Pemohon menyerahkan kembali
berkas persyaratan yang
sudah
lengkap kepada petugas loket
8
Petugas loket menerima berkas
persyaratan yang sudah lengkap
dan
menyerahkan
pelaporan
pemohon
formulir
kelahiran
untuk
diisi
kepada
dan
dtandatangani
9
Petugas loket memberi paraf pada
lembar
checklist
kelengkapan
berkas
10
Petugas loket menyerahkan Buku
Register kepada pemohon dan 2
(dua)
orang
saksi
untuk
ditandatangani
19
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
11
petugas loket menyerahkan berkas
persyaratan yang sudah lengkap
kepada
Kasi
Kelahiran
dan
Kematian
12
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menerima berkas yang sudah
lengkap
untuk
diperiksa
dan
diparaf
13
Kasi
kelahiran
dan
kematian
menyerahkan berkas yang sudah
diparaf tersebut kepada petugas
loket untuk diregister
14
Petugas loket meregister dalam
buku register akta kelahiran
15
Petugas loket menyerankan semua
berkaspersyaratan tersebut kepada
20
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
petugas operator untuk dicetak
16
Petugas operator menerima berkas
tersebut dan mencetak kutipan
akta kelahiran
17
Petugas
operator
menyerahkan
kutipan akta kelahiran yang sudah
dicetak kepada kasi kelahiran dan
kematian untuk diperiksa dan
diparaf
18
Kasi
kelahiran
dan
kematian
mencatat kutipan akta kelahiran
dalam buku kendali
19
Kasi
kelahiran
memberikan
kelahiran
dan
dan
kutipan
buku
kematian
akta
kendali
tersebut kepada kepala bidang
pencatatan sipil untuk diparaf dan
21
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
ditandatangani
20
Kepala bidang pencatatan sipil
menerima dan memberi paraf
pada kutipan akta kelahiran serta
menandatangani buku kendali
21
Kepala bidang pencatatan sipil
menyerahkan
kutipn
akta
kelahiran yang sudah diparaf dan
buku
kendali
ditandatangani
yang
sudah
kepada
kepala
dinas untuk ditandatangani
22
Kepala
dinas
menyerahkan
kutipan akta kelahiran dan buku
kendali yang telah ditandatangani
kepada
Kasi
kelahiran
dan
kematian untuk diberi stempel
basah dan stempel timbul
22
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
23
Kasi
kelahiran
memberi
dan
stempel
kematian
basah
dan
stempeltimbul pada kutipan akta
kelahiran
24
Kasi
kelahiran
menyerahkan
dan
kematian
kutipan
akta
kelahiran yang telah distempel
kepada petugas loket pengambilan
dan
menyerahkan
pengajuan
kepada
berkas
petugas
operator untuk diarsip
25
Petugas
operator
mengarsip
semua berkas pengajuan tersebut
ke dalam odner sesuai dengan
urutan nomor register
23
No
Kegiatan
Pelaksana
Pemoho
Petugas
Petugas
Kasi
Petugas
Kabid
Kasubag
n
Pendaft
Loket
Kelahiran
Operato
Pencatat
Umum
LoketPe
dan
r
an Sipil
&
ngambil
Kepewai
an
aran
Kematian
Kadis
Petugas
an
26
Petugas
loket
pengambilan
menyerahkan dokumen kutipan
akta kelahiran tersebut kepada
pemohon yang bersangkutan
24
BAB IV
PENUTUP
4.1.Kesimpulan
Pembuatan akta kelahiran dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) bertujuan untuk :
memperlancar dan mempercepat proses pencarian arsip/dokumen akta kelahiran,
serta laporan - laporan pengurusan akta kelahiran.
ketidakteraturan posisi dan tempat arsip tersebut.
mengurangi keterlambatan dalam pencarian berkas arsip/dokumen disebabkan oleh
memberikan laporan dan keterangan yang lebih cepat dan akurat kepada masyarakat
yang membutuhkan segera.
4.2.Saran
Supaya tidak terjadi antrian, akan lebih baik jika Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) dapat di-online kan kepada masyarakat, setidaknya pada tahap
pengisian formulir dan pengumpulan persyaratan berkas. Dengan mekanisme yang
demikian operator hanya bertugas memvalidasi data-data yang telah diinput oleh
masyarakat ke dalam sistem. Masyarakat datang ke kantor dispendukcapil hanya saat
dokumen kependudukan yang diinginkan, dalam hal ini akta kelahiran selesai dibuat.
25
DAFTAR PUSTAKA
Agustin
L.
Hutabarata,
S.H..
2013.
“Definisi
Akta
Kelahiran”.
. [diakses tanggal 22 Oktober 2015]
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, Buku Panduan Operasional
Perangkat Lunak Pencatatan Kelahiran dan Browsing Data, Batu, 2011.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, SOP Penerbitan Kutipan Akta
Kelahiran, Batu, 2014
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Undan-undang Nomor 23 tahun
2006 tentang Administrasi Kependudukan
26