Tridharma perguruan tinggi sebagaimana ditunjukkan
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Perencanaan Arsitektur Generik E-University
Seno Adi Putra1
1
Program Studi Sistem Informasi
Institut Teknologi Telkom
Email : [email protected]
ABSTRAK
ABSTRACT
e-University merupakan salah satu implementasi teknologi
informasi di perguruan tinggi yang sangat diharapkan dapat
memberikan kenyamanan kepada civitas akademika,
masyarakat, dan industri; menyediakan informasi di perguruan
tinggi dengan kualitas yang lebih baik; memberikan layanan
perguruan tinggi yang lebih baik, dalam tridharmanya.
e-University is the implementation of
information and
technology in university that is expected to provide convenient
for all university stakeholder including students, lecturer,
management, people society, industry, and government; to
provide good quality university information; to provide
university services called tridharma perguruan tinggi.
e-University tidak hanya berbicara aspek teknologi
informasi saja, melainkan aspek-aspek lain yang meliputi
arsitektur kontekstual, arsitektur konseptual, dan arsitektur
teknologi. Di sinilah e-University berbicara tentang people,
process, dan technology yang mendukung visi dan misi
perguruan tinggi di Indonesia melalui Tridharmanya. Karena
aspek yang dikaji dalam e-University cukup luas dan harus
holistic, perlu dilakukan perencanaan arsitektur yang baik
dengan menggunakan framework yang cukup komprehensif.
E-University does not only talk about implementation of
information technology, but also it talks about other aspects
including contextual, conceptual, and technology architecture.
At this point, e-University talks about people, process, and
technology to support its vision and mission. Due to wide scope
and holistic system requirement, good architecture planning
with comprehensive framework is required.
E-University dikembangkan untuk mengoptimalkan
pemanfaatan web intranet, ekstranet, dan Internet ditambah
dengan pengembangan aplikasi dan fitur yang dibutuhkan.
Untuk membangun e-University yang handal diperlukan analisis
dan disain arsitektur yang baik dan menggunakan framework
arsitektur yang mengakomodasi semua ide-ide dan perubahan
seiring dengan pesatnya teknlogi informasi dan komunikasi saat
ini. Salah satu framework arsitektur yang digunakan untuk
merancang arsitektur e-University adalah Zachman Framework.
E-University must be developed to optimize existing
intranet, extranet, and internet technology with additional
features. It needs good architecture analysis and design and
uses an architecture framework that accommodates all ideas
and changes related to current and emerging technology.
Zachman Framework is an architecture framework that used in
this e-University research.
Key words - e-University ,internet, extranet, internet, Zachman
Framework, Three Main Functions, people,
process, technology
KATA KUNCI :e-University ,internet, ekstranet, internet,
Zachman Framework, tridharma, people,
process, technology
I.
Latar Belakang
Perguruan tinggi di Indonesia memiliki peran dan
fungsi yang sangat penting di dalam mencerdaskan
kehidupan bangsa dan negara melalui Tri Dharmanya,
yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Masyarakat Indonesia pada umumnya sangat
mengharapkan peran dan fungsi tersebut untuk perubahan
bangsa ke arah yang lebih baik lagi. Namun, pada
kenyataannya pengelolaan fungsi perguruan tinggi
tersebut bukanlah hal yang sederhana melainkan cukup
komplek dan akan selalu dihadapkan dengan masalah
yang perlu penanganan yang profesional.
Masalah utama yang sering dihadapi perguruan tinggi
dalam menjalankan tridharmanya adalah pengelolaan
sumber daya. Pangkal utama dari masalah ini adalah
ketidakmampuan perguruan tinggi dalam mengelola
informasi yang diperlukannya. Hal ini dapat dilihat dari
indikator seperti :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
informasi yang tersebar di satuan-satuan kerja sulit
untuk diakses;
untuk mendapatkan informasi yang akurat dan
relevan memerlukan banyak waktu, sulit, dan
seringkali memerlukan pencarian di banyak lokasi;
metode akses informasi yang ada juga sangat
beragam, dimulai dari menggunakan browser, email,
aplikasi, hingga aktivitas manual, yang sering kali
menyulitkan personil;
duplikasi data dan informasi yang berbeda
menghambat proses pengambilan keputusan;
pengiriman laporan atau surat-surat masih banyak
dilakukan dengan fax atau kurir biasa, yang pada
dasarnya
menyebabkan
penambahan
biaya
komunikasi;
infrastruktur
teknologi
informasi
belum
dimanfaatkan secara optimal;
kolaborasi informasi antara personil di perguruan
tinggi sulit dilakukan;
h.
i.
informasi yang banyak mengalir di lingkungan
internal perguruan tinggi maupun yang ada di
Internet sulit dikelola;
interaksi masyarakat luas dan industri dengan
perguruan tinggi melalui media Internet belum
berjalan secara optimal.
II. PERENCANAAN ARSITEKTUR EUNIVERSITY
E-University didefinisikan sebagai pemanfaatan
technology informasi yang berfungsi sebagai pendukung
people di universitas dalam menjalankan process yang
terdapat pada fungsi-fungsi universitas, khususnya fungsi
Tridharma perguruan tinggi sebagaimana ditunjukkan
dalam Gambar 1 berikut ini.
Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan,
kebutuhan ke depan dari sisi aplikasi dan data dapat
didefinisikan sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
implementasi aplikasi baru yang diperlukan untuk
mendukung proses operasional dan pengambilan
keputusan di perguruan tinggi;
pengembangan fitur aplikasi yang telah ada untuk
membantu proses kerja dan membantu proses
pengambilan keputusan;
integrasi antar aplikasi;
informasi terstruktur dan terorganisasi sehingga
memudahkan proses pencarian;
pengembangan sistem berbasis web untuk
mendukung proses interaksi di internal perguruan
tinggi dan eksternal perguruan tinggi seperti
masyarakat umum, institusi pemerintahan, dan
komunitas industri;
satu titik akses untuk semua informasi;
prinsip-prinsip keamanan, backup dan recovery data
perlu diterapkan.
Gambar 1. Fungsi utama perguruan tinggi
Membangun arsitektur e-University diumpamakan
seperti membangun sebuah rumah yang terdiri dari
berbagai komponen yang menyusunnya sebagaimana
ditunjukkan pada Gambar 1 berikut ini.
Untuk memenuhi kebutuhan di atas, diperlukan
perencanaan arsitektur sistem dan teknologi informasi
yang menyeluruh dan memperhatikan aspek-aspek
arsitektur kontekstual, konseptual, data, aplikasi,
infrastrukur, dan tata kelola yang semua itu dibungkus
dalam satu payung arsitektur e-University sehingga
implementasi sistem dan teknologi informasi selaras
dengan obyektif perguruan tinggi.
IT Governance
Aplikasi
Data
Infrastruktur
Diharapkan dengan perencanaan
arsitektur eUniversity, perguruan tinggi di Indonesia memperoleh
manfaat sebagai berikut:
1.
2.
3.
Gambar 2. Gambaran umum arsitektur sistem dan
teknologi informasi e-University
Untuk merencanakan arsitektur e-University, terdapat
beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu :
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang selaras dengan kebutuhan perguruan
tinggi;
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang terpadu dengan mempertimbangkan
aspek-aspek sistem infokom secara utuh;
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang akan meningkatkan citra perguruan
tinggi
sebagai
institusi
pendidikan
yang
memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi, memiliki kemampuan profesional yang
tinggi, mampu mendukung pelaksanaan fungsi tri
dharma perguruan tinggi secara efisien dan efektif.
1.
2.
3.
2
mendefinisikan strategi dan tujuan perguruan tinggi
di Indonesia secara generik. Pada tahap ini
diidentifikasi obyektif dari fungsi dan proses kerja
utama perguruan tinggi secara generik, diidentifikasi
strategi sistem dan teknologi informasi untuk
mendukung strategi tersebut;
mendefinisikan lingkungan sistem dan teknologi
informasi. Pada tahap ini diidentifikasi kapabilitas
dari sistem dan teknologi informasi, kemampuan
personil yang diperlukan, serta mengidentifikasi
teknologi baru. Hasil pendefinisian
ini akan
digunakan sebagai acuan untuk melakukan
pengembangan sistem dan teknologi informasi;
mengidentifikasi infrastruktur dan sumber daya
sistem dan teknologi informasi untuk masing-masing
unit kerja di perguruan tinggi berdasarkan fungsifungsinya. Sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 1
di atas, sumber daya sistem dan teknologi informasi
mencakup infrastruktur (komunikasi jaringan,
hardware, sistem operasi, common service), data
(database server), aplikasi (aplikasi horizontal,
aplikasi
vertical,
integrator
server),
IT
Human/Management competence, IT Security
(Availability, Disaster Recovery Plan), dan IT
Governance;
4. mendefinisikan tujuan, kebijakan, strategi sistem dan
teknologi informasi. Pada tahap ini didefinisikan
fokus teknologi, mekanisme alokasi sumber daya,
dan proses-proses manajemen;
5. mendefinisikan arsitektur sistem dan teknologi
informasi target. Pada langkah ini dilakukan
perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi,
arsitektur infrastruktur, serta standar-standar
teknologi.
Perencanaan arsitektur e-University ini tidak terlepas
dari penggunaan framework arsitektur enterprise.
framework dapat digunakan sebagai kunci untuk
memahami arsitektur sistem dan teknologi informasi atau
digunakan sebagai analytical tool yang membantu
mengorganisasikan informasi komplek.
Framework digunakan dengan maksud agar
penggunanya dapat fokus pada aspek tertentu dari eUniversity tanpa kehilangan konteks dengan aspek-aspek
yang lain. Framework juga dimaksudkan untuk mencegah
pengkotak-kotakan masalah sehingga tidak terjadi
penyelesaian masalah pada satu area bisnis, namun
memunculkan masalah pada area bisnis yang lain. Hal ini
terjadi akibat tidak dipahaminya hubungan antara satu
area dengan area bisnis yang lain atau lepas dari konteks
e-University secara utuh.
Gambar 3. Zachman Framework[2]
Artifak dapat berupa business (proses), work (proses),
organization (peran dan tanggung jawab), policy
(peraturan-peraturan),
information
(entitas
data),
applications (aplikasi), technology (komponen teknologi),
network (komponen teknologi jaringan), security
(komponen sistem keamanan), dan lainnya.
Pada perencanaan arsitektur e-University ini,
digunakan metode Enterprise Architecture Planning
(EAP) yang dicetuskan oleh Steven H. Spewak, Ph.D.
Menurutnya, EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur
informasi yang mendukung bisnis organisasi dan
perencanaan untuk implementasi arsitektur tersebut. EAP
bukanlan mendisain sistem, bukan mendisain database,
atau network karena mendisain dilakukan setelah EAP
dilakukan. EAP ini mengambil dua layer teratas Zachman
Framework, yaitu mengambil sudut pandang ballpark dan
owner.
Arsitektur e-University dibangun berdasarkan
pertimbangan dari berbagai perspektif, mulai dari
perspektif perencana (ballpark view),
persfektif
manajemen (owner view), perspektif perancang sistem
informasi (designer view), dan persfektif implementor
(builder view). Pertimbangan tersebut didokumentasikan
dan menjadi bagian dari arsitektur e-University masingmasing dalam bentuk dan representasi yang sesuai dengan
kelompok perspektifnya.
Zachman Framework merupakan framework yang
dapat digunakan untuk merancang arsitektur e-University.
Framework ini menekankan organisasi tidak hanya
mempunyai satu arsitektur, tetapi merupakan satu
cakupan
lengkap
dari
diagram-diagram
yang
direpresentasikan dari berbagai macam sudut pandang.
Framework ini ditunjukkan pada Gambar 2.
Menurut Steven H Spewak, Ph.D[2] , Zachman
Framework sangat membantu dalam menempatkan
tahapan perencanaan/pendefinisian ke dalam framework
konseptual, namun tidak menjelaskan cara mendefinisikan
dua layer di atasnya, namun melalui EAP lah cara
mendefinisikan dua layer tersebut dilakukan dengan tujuh
tahapan sebagai berikut : inisiasi perencanaan; pemodelan
bisnis; penilaian sistem dan teknologi yang saat ini ada;
pendefinisian arsitektur data; pendefinisian arsitektur
aplikasi; pendefinisian arsitektur teknologi; dan
perencanaan implementasi/migrasi.
Penggunaan dari framework ini adalah untuk
menyediakan struktur dasar yang menunjang organisasi,
menunjang akses, integrasi, interpretasi, pengembangan,
manajemen, dan perubahan representasi arsitektur sistem
informasi e-University. Setiap obyek atau deskripsi dari
representasi arsitektur direferensikan sebagai artifak
(artifact).
3
aplikasi dihasilkan kebutuhan aplikasi, arsitektur
aplikasi, desain integrasi aplikasi serta rekomendasi
terkait aplikasi target;
III. Perencanaan Awal Arsitektur e-University
Secara umum, perancangan e-University
dihasilkan empat artifak arsitektur yaitu :
ini
1.
arsitektur kontekstual yang merupakan hasil
identifikasi organisasi dan proses kerja di perguruan
tinggi seperti : profil, bagan konseptual organisasi,
arah dan obyektif perguruan tinggi, persyaratan bisnis
perguruan tinggi, dan diagram hirarki fungsi;
2.
arsitektur
konseptual
yang
disebut
juga
organizational
model,
merupakan
kumpulan
representasi deskriptif mengenai perguruan tinggi
dari sudut pandang manajemen. Arsitektur
konseptual terdiri dari model konsep bisnis,
persyaratan fungsional umum, kelompok-kelompok
utama dari proses bisnis yang disebut dengan process
thread, hubungan antara process thread dengan
persyaratan bisnis yang direpresentasikan dalam
bentuk matriks, proses-proses bisnis yang
direprentasikan dengan process chart atau diagram
proses, dan beberapa matriks lainnya;
3.
4.
5.
arsitektur teknologi yang merupakan hasil identifikasi
infrastruktur sistem dan teknologi informasi target
dengan
mempertimbangkan
kebutuhan
dan
persyaratan teknis yang telah diidentifikasi. Pada
arsitektur teknologi dihasilkan komponen-komponen
teknologi, portofolio kajian teknologi, disain
infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi
serta rekomendasi arsitektur teknologi target;
Pada bagian ini akan difokuskan mengenai
perencanaan arsitektur aplikasi dan infrastruktur.
E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi
tiga area, yaitu :
a.
arsitektur data yang merupakan hasil identifikasi dan
definisi berbagai macam data yang mendukung
fungsi dan aktivitas di perguruan tinggi yang
didefinisikan di dalam proses kerja;
b.
arsitektur aplikasi yang merupakan definisi aplikasiaplikasi utama yang diperlukan perguruan tinggi
untuk mengelola informasi dan mendukung fungsifungsi tri dharmanya. Dalam definisi tersebut
dijelaskan kemampuan dan fungsi utama dari
aplikasi. Arsitektur Aplikasi bukan desain dari
aplikasi dan bukan analisis detil persyaratan aplikasi.
Kedua hal ini dilakukan pada fase awal dari setiap
proyek pengembangan aplikasi. Pada arsitektur
c.
layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang
bersumber dari semua aplikasi yang ada di
lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal
perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP
perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (eLearning, e-research, e-Curriculum, dan lainnya);
layer processing dan analisis, yaitu layer untuk
memproses data yang terkumpul pada layer collection
dengan
memanfaatkan
portal
management,
knowledge management, collaboration tool, business
intelligence;
layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan
informasi hasil olahan dari layer processing dan
analisis di mana distibusi ini ditujukan untuk intranet,
ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung oleh
perangkat komputer desktop, mobile device, atau
smart phone, smart TV, dan tablet PC.
Gambar 4 Arsitektur aplikasi e-University
4
Ditinjau dari aspek pengguna, dibagi menjadi 3
pengguna utama, yaitu internal perguruan tinggi
(intranet), mitra (ektranet, dan masyarakat umum
(internet). Untuk pengguna internal perguruan tinggi fitur
yang harus disediakan adalah sebagai berikut :
a.
kolaborasi seperti email, kalender, daftar pekerjaan,
reminder, dan berbagi dokumen yang diwujudkan
dalam bentuk portal e-University (Distribution
Layer);
integrasi aplikasi operasional atau aplikasi-aplikasi di
layer collection;
pemrosesan data dari masyarakat umum dan industri
seperti tanggapan terhadap keluhan, laporan,
pengaduan, kritik masyarakat, dan tawaran kerja
sama dengan instansi lain dan komunitas industri
yang diwujudkan dalam bentuk portal e-University
(Distribution Layer);;
kliping Informasi, yaitu fitur yang membantu
perguruan tinggi dalam melakukan otomatisasi
kliping informasi yang bersumber dari berbagai situs
web di Internet, yang selanjutnya diolah untuk
kebutuhan tambahan informasi dalam mendukung
tugas operasional perguruan tinggi yang diwujudkan
di dalam bentuk portal e-University (Distribution
Layer);
manajemen content situs perguruan tinggi : untuk
mengelola content yang akan dipublikasikan ke situs
web portal perguruan tinggi, seperti data jurnal
ilmiah (e-reference), e-learning, dan content lainnya
yang bersifat publik;
penyedia informasi bagi seluruh fakultas khususnya
untuk membantu pengambilan keputusan (Business
Intelligence, Knowledge Management System, EIS).
c.
untuk mengakses berita yang berkaitan dengan tugas
dan fungsi perguruan tinggi diwujudkan dalam bentuk
portal e-University.
b.
c.
d.
e.
f.
Arsitektur teknologi, khususnya data center eUniversity dirancang dengan menggunakan arsitektur
multtier dan diimplementasikan sebagai layanan cloud
computing khususnya Software as a Service. Untuk itu
perlu diperhatikan aspek-aspek high performance, high
availiability, maupun high scalability. Berikut gambaran
umum arsitektur teknologi e-University.
Untuk pengguna mitra perguruan tinggi fitur yang
harus disediakan adalah sebagai berikut :
a.
b.
c.
b.
Arsitektur teknologi e-University meliputi tiga tier
utama, yaitu presentation tier, application tier, dan data
tier. Presentation tier berperan seolah-olah sebagai sebuah
sistem tunggal yang terhubung langsung ke client,
biasanya dalam bentuk sebuah virtual host name untuk
mendistribusikan request client ke berbagai server aplikasi
e-University. Application tier melakukan proses bisnis
utama dari e-University. Data tier merupakan tier
penyimpanan data permanen seperti database server.
akses informasi terhadap perkembangan terkini suatu
kegiatan penelitian yang sedang dilakukan perguruan
tinggi, untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti oleh
pihak mitra yang diwujudkan dalam bentuk e-Project
yang
diakses
melalui
portal
e-University
(Distribution Layer);
akses laporan per periodik tentang kegiatan
pengabdian masyarakat yang yang diwujudkan dalam
bentuk e-Social Responsibility yang diakses melalui
portal e-University (Distribution Layer);
kolaborasi antar manajerial perguruan tinggi dengan
mitra melalui forum, web conference, berkaitan
dengan suatu pekerjaan yang perlu ditangani bersama
yang diwujudkan dalam bentuk virtual class
(Distribution Layer);
DAFTAR PUSTAKA
1.
fitur yang harus
2.
media penyampaian tanggapan / kritik / keluhan /
pengaduan yang diwujudkan dalam bentuk portal eUniversity (Distribution Layer);
untuk mengetahui progress pengabdian masyarakat
yang dilakukan perguruan tinggi yang diwujudkan
dalam bentuk e-Social Responsibility yang diakses
melalui portal e-University ;
3.
Untuk pengguna masyarakat,
disediakan adalah sebagai berikut :
a.
Gambar 5 Arsitektur Teknologi e-University
5
E., McLean, E. & Watherbe, J., Information
Technologfy for Management. 2nd Edition. New
York : John Wiley & Son. 1996.
Spewak, Steven H. Enterprise Architecture Planning:
Developing a Blueprint for Data, Applications, and
Technology 2nd Edition. ISBN 0471599859. Wiley.
Sabic, A.; El-Zayat, M. Building E-University
recommendation system. Information Management
and Engineering (ICIME), 2010 The 2nd IEEE
International Conference on 16-18 April 2010. ISBN
978-1-4244-5263-7
6
Bandung, 27 November 2012
Perencanaan Arsitektur Generik E-University
Seno Adi Putra1
1
Program Studi Sistem Informasi
Institut Teknologi Telkom
Email : [email protected]
ABSTRAK
ABSTRACT
e-University merupakan salah satu implementasi teknologi
informasi di perguruan tinggi yang sangat diharapkan dapat
memberikan kenyamanan kepada civitas akademika,
masyarakat, dan industri; menyediakan informasi di perguruan
tinggi dengan kualitas yang lebih baik; memberikan layanan
perguruan tinggi yang lebih baik, dalam tridharmanya.
e-University is the implementation of
information and
technology in university that is expected to provide convenient
for all university stakeholder including students, lecturer,
management, people society, industry, and government; to
provide good quality university information; to provide
university services called tridharma perguruan tinggi.
e-University tidak hanya berbicara aspek teknologi
informasi saja, melainkan aspek-aspek lain yang meliputi
arsitektur kontekstual, arsitektur konseptual, dan arsitektur
teknologi. Di sinilah e-University berbicara tentang people,
process, dan technology yang mendukung visi dan misi
perguruan tinggi di Indonesia melalui Tridharmanya. Karena
aspek yang dikaji dalam e-University cukup luas dan harus
holistic, perlu dilakukan perencanaan arsitektur yang baik
dengan menggunakan framework yang cukup komprehensif.
E-University does not only talk about implementation of
information technology, but also it talks about other aspects
including contextual, conceptual, and technology architecture.
At this point, e-University talks about people, process, and
technology to support its vision and mission. Due to wide scope
and holistic system requirement, good architecture planning
with comprehensive framework is required.
E-University dikembangkan untuk mengoptimalkan
pemanfaatan web intranet, ekstranet, dan Internet ditambah
dengan pengembangan aplikasi dan fitur yang dibutuhkan.
Untuk membangun e-University yang handal diperlukan analisis
dan disain arsitektur yang baik dan menggunakan framework
arsitektur yang mengakomodasi semua ide-ide dan perubahan
seiring dengan pesatnya teknlogi informasi dan komunikasi saat
ini. Salah satu framework arsitektur yang digunakan untuk
merancang arsitektur e-University adalah Zachman Framework.
E-University must be developed to optimize existing
intranet, extranet, and internet technology with additional
features. It needs good architecture analysis and design and
uses an architecture framework that accommodates all ideas
and changes related to current and emerging technology.
Zachman Framework is an architecture framework that used in
this e-University research.
Key words - e-University ,internet, extranet, internet, Zachman
Framework, Three Main Functions, people,
process, technology
KATA KUNCI :e-University ,internet, ekstranet, internet,
Zachman Framework, tridharma, people,
process, technology
I.
Latar Belakang
Perguruan tinggi di Indonesia memiliki peran dan
fungsi yang sangat penting di dalam mencerdaskan
kehidupan bangsa dan negara melalui Tri Dharmanya,
yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Masyarakat Indonesia pada umumnya sangat
mengharapkan peran dan fungsi tersebut untuk perubahan
bangsa ke arah yang lebih baik lagi. Namun, pada
kenyataannya pengelolaan fungsi perguruan tinggi
tersebut bukanlah hal yang sederhana melainkan cukup
komplek dan akan selalu dihadapkan dengan masalah
yang perlu penanganan yang profesional.
Masalah utama yang sering dihadapi perguruan tinggi
dalam menjalankan tridharmanya adalah pengelolaan
sumber daya. Pangkal utama dari masalah ini adalah
ketidakmampuan perguruan tinggi dalam mengelola
informasi yang diperlukannya. Hal ini dapat dilihat dari
indikator seperti :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
informasi yang tersebar di satuan-satuan kerja sulit
untuk diakses;
untuk mendapatkan informasi yang akurat dan
relevan memerlukan banyak waktu, sulit, dan
seringkali memerlukan pencarian di banyak lokasi;
metode akses informasi yang ada juga sangat
beragam, dimulai dari menggunakan browser, email,
aplikasi, hingga aktivitas manual, yang sering kali
menyulitkan personil;
duplikasi data dan informasi yang berbeda
menghambat proses pengambilan keputusan;
pengiriman laporan atau surat-surat masih banyak
dilakukan dengan fax atau kurir biasa, yang pada
dasarnya
menyebabkan
penambahan
biaya
komunikasi;
infrastruktur
teknologi
informasi
belum
dimanfaatkan secara optimal;
kolaborasi informasi antara personil di perguruan
tinggi sulit dilakukan;
h.
i.
informasi yang banyak mengalir di lingkungan
internal perguruan tinggi maupun yang ada di
Internet sulit dikelola;
interaksi masyarakat luas dan industri dengan
perguruan tinggi melalui media Internet belum
berjalan secara optimal.
II. PERENCANAAN ARSITEKTUR EUNIVERSITY
E-University didefinisikan sebagai pemanfaatan
technology informasi yang berfungsi sebagai pendukung
people di universitas dalam menjalankan process yang
terdapat pada fungsi-fungsi universitas, khususnya fungsi
Tridharma perguruan tinggi sebagaimana ditunjukkan
dalam Gambar 1 berikut ini.
Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan,
kebutuhan ke depan dari sisi aplikasi dan data dapat
didefinisikan sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
implementasi aplikasi baru yang diperlukan untuk
mendukung proses operasional dan pengambilan
keputusan di perguruan tinggi;
pengembangan fitur aplikasi yang telah ada untuk
membantu proses kerja dan membantu proses
pengambilan keputusan;
integrasi antar aplikasi;
informasi terstruktur dan terorganisasi sehingga
memudahkan proses pencarian;
pengembangan sistem berbasis web untuk
mendukung proses interaksi di internal perguruan
tinggi dan eksternal perguruan tinggi seperti
masyarakat umum, institusi pemerintahan, dan
komunitas industri;
satu titik akses untuk semua informasi;
prinsip-prinsip keamanan, backup dan recovery data
perlu diterapkan.
Gambar 1. Fungsi utama perguruan tinggi
Membangun arsitektur e-University diumpamakan
seperti membangun sebuah rumah yang terdiri dari
berbagai komponen yang menyusunnya sebagaimana
ditunjukkan pada Gambar 1 berikut ini.
Untuk memenuhi kebutuhan di atas, diperlukan
perencanaan arsitektur sistem dan teknologi informasi
yang menyeluruh dan memperhatikan aspek-aspek
arsitektur kontekstual, konseptual, data, aplikasi,
infrastrukur, dan tata kelola yang semua itu dibungkus
dalam satu payung arsitektur e-University sehingga
implementasi sistem dan teknologi informasi selaras
dengan obyektif perguruan tinggi.
IT Governance
Aplikasi
Data
Infrastruktur
Diharapkan dengan perencanaan
arsitektur eUniversity, perguruan tinggi di Indonesia memperoleh
manfaat sebagai berikut:
1.
2.
3.
Gambar 2. Gambaran umum arsitektur sistem dan
teknologi informasi e-University
Untuk merencanakan arsitektur e-University, terdapat
beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu :
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang selaras dengan kebutuhan perguruan
tinggi;
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang terpadu dengan mempertimbangkan
aspek-aspek sistem infokom secara utuh;
terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi
informasi yang akan meningkatkan citra perguruan
tinggi
sebagai
institusi
pendidikan
yang
memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi, memiliki kemampuan profesional yang
tinggi, mampu mendukung pelaksanaan fungsi tri
dharma perguruan tinggi secara efisien dan efektif.
1.
2.
3.
2
mendefinisikan strategi dan tujuan perguruan tinggi
di Indonesia secara generik. Pada tahap ini
diidentifikasi obyektif dari fungsi dan proses kerja
utama perguruan tinggi secara generik, diidentifikasi
strategi sistem dan teknologi informasi untuk
mendukung strategi tersebut;
mendefinisikan lingkungan sistem dan teknologi
informasi. Pada tahap ini diidentifikasi kapabilitas
dari sistem dan teknologi informasi, kemampuan
personil yang diperlukan, serta mengidentifikasi
teknologi baru. Hasil pendefinisian
ini akan
digunakan sebagai acuan untuk melakukan
pengembangan sistem dan teknologi informasi;
mengidentifikasi infrastruktur dan sumber daya
sistem dan teknologi informasi untuk masing-masing
unit kerja di perguruan tinggi berdasarkan fungsifungsinya. Sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 1
di atas, sumber daya sistem dan teknologi informasi
mencakup infrastruktur (komunikasi jaringan,
hardware, sistem operasi, common service), data
(database server), aplikasi (aplikasi horizontal,
aplikasi
vertical,
integrator
server),
IT
Human/Management competence, IT Security
(Availability, Disaster Recovery Plan), dan IT
Governance;
4. mendefinisikan tujuan, kebijakan, strategi sistem dan
teknologi informasi. Pada tahap ini didefinisikan
fokus teknologi, mekanisme alokasi sumber daya,
dan proses-proses manajemen;
5. mendefinisikan arsitektur sistem dan teknologi
informasi target. Pada langkah ini dilakukan
perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi,
arsitektur infrastruktur, serta standar-standar
teknologi.
Perencanaan arsitektur e-University ini tidak terlepas
dari penggunaan framework arsitektur enterprise.
framework dapat digunakan sebagai kunci untuk
memahami arsitektur sistem dan teknologi informasi atau
digunakan sebagai analytical tool yang membantu
mengorganisasikan informasi komplek.
Framework digunakan dengan maksud agar
penggunanya dapat fokus pada aspek tertentu dari eUniversity tanpa kehilangan konteks dengan aspek-aspek
yang lain. Framework juga dimaksudkan untuk mencegah
pengkotak-kotakan masalah sehingga tidak terjadi
penyelesaian masalah pada satu area bisnis, namun
memunculkan masalah pada area bisnis yang lain. Hal ini
terjadi akibat tidak dipahaminya hubungan antara satu
area dengan area bisnis yang lain atau lepas dari konteks
e-University secara utuh.
Gambar 3. Zachman Framework[2]
Artifak dapat berupa business (proses), work (proses),
organization (peran dan tanggung jawab), policy
(peraturan-peraturan),
information
(entitas
data),
applications (aplikasi), technology (komponen teknologi),
network (komponen teknologi jaringan), security
(komponen sistem keamanan), dan lainnya.
Pada perencanaan arsitektur e-University ini,
digunakan metode Enterprise Architecture Planning
(EAP) yang dicetuskan oleh Steven H. Spewak, Ph.D.
Menurutnya, EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur
informasi yang mendukung bisnis organisasi dan
perencanaan untuk implementasi arsitektur tersebut. EAP
bukanlan mendisain sistem, bukan mendisain database,
atau network karena mendisain dilakukan setelah EAP
dilakukan. EAP ini mengambil dua layer teratas Zachman
Framework, yaitu mengambil sudut pandang ballpark dan
owner.
Arsitektur e-University dibangun berdasarkan
pertimbangan dari berbagai perspektif, mulai dari
perspektif perencana (ballpark view),
persfektif
manajemen (owner view), perspektif perancang sistem
informasi (designer view), dan persfektif implementor
(builder view). Pertimbangan tersebut didokumentasikan
dan menjadi bagian dari arsitektur e-University masingmasing dalam bentuk dan representasi yang sesuai dengan
kelompok perspektifnya.
Zachman Framework merupakan framework yang
dapat digunakan untuk merancang arsitektur e-University.
Framework ini menekankan organisasi tidak hanya
mempunyai satu arsitektur, tetapi merupakan satu
cakupan
lengkap
dari
diagram-diagram
yang
direpresentasikan dari berbagai macam sudut pandang.
Framework ini ditunjukkan pada Gambar 2.
Menurut Steven H Spewak, Ph.D[2] , Zachman
Framework sangat membantu dalam menempatkan
tahapan perencanaan/pendefinisian ke dalam framework
konseptual, namun tidak menjelaskan cara mendefinisikan
dua layer di atasnya, namun melalui EAP lah cara
mendefinisikan dua layer tersebut dilakukan dengan tujuh
tahapan sebagai berikut : inisiasi perencanaan; pemodelan
bisnis; penilaian sistem dan teknologi yang saat ini ada;
pendefinisian arsitektur data; pendefinisian arsitektur
aplikasi; pendefinisian arsitektur teknologi; dan
perencanaan implementasi/migrasi.
Penggunaan dari framework ini adalah untuk
menyediakan struktur dasar yang menunjang organisasi,
menunjang akses, integrasi, interpretasi, pengembangan,
manajemen, dan perubahan representasi arsitektur sistem
informasi e-University. Setiap obyek atau deskripsi dari
representasi arsitektur direferensikan sebagai artifak
(artifact).
3
aplikasi dihasilkan kebutuhan aplikasi, arsitektur
aplikasi, desain integrasi aplikasi serta rekomendasi
terkait aplikasi target;
III. Perencanaan Awal Arsitektur e-University
Secara umum, perancangan e-University
dihasilkan empat artifak arsitektur yaitu :
ini
1.
arsitektur kontekstual yang merupakan hasil
identifikasi organisasi dan proses kerja di perguruan
tinggi seperti : profil, bagan konseptual organisasi,
arah dan obyektif perguruan tinggi, persyaratan bisnis
perguruan tinggi, dan diagram hirarki fungsi;
2.
arsitektur
konseptual
yang
disebut
juga
organizational
model,
merupakan
kumpulan
representasi deskriptif mengenai perguruan tinggi
dari sudut pandang manajemen. Arsitektur
konseptual terdiri dari model konsep bisnis,
persyaratan fungsional umum, kelompok-kelompok
utama dari proses bisnis yang disebut dengan process
thread, hubungan antara process thread dengan
persyaratan bisnis yang direpresentasikan dalam
bentuk matriks, proses-proses bisnis yang
direprentasikan dengan process chart atau diagram
proses, dan beberapa matriks lainnya;
3.
4.
5.
arsitektur teknologi yang merupakan hasil identifikasi
infrastruktur sistem dan teknologi informasi target
dengan
mempertimbangkan
kebutuhan
dan
persyaratan teknis yang telah diidentifikasi. Pada
arsitektur teknologi dihasilkan komponen-komponen
teknologi, portofolio kajian teknologi, disain
infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi
serta rekomendasi arsitektur teknologi target;
Pada bagian ini akan difokuskan mengenai
perencanaan arsitektur aplikasi dan infrastruktur.
E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi
tiga area, yaitu :
a.
arsitektur data yang merupakan hasil identifikasi dan
definisi berbagai macam data yang mendukung
fungsi dan aktivitas di perguruan tinggi yang
didefinisikan di dalam proses kerja;
b.
arsitektur aplikasi yang merupakan definisi aplikasiaplikasi utama yang diperlukan perguruan tinggi
untuk mengelola informasi dan mendukung fungsifungsi tri dharmanya. Dalam definisi tersebut
dijelaskan kemampuan dan fungsi utama dari
aplikasi. Arsitektur Aplikasi bukan desain dari
aplikasi dan bukan analisis detil persyaratan aplikasi.
Kedua hal ini dilakukan pada fase awal dari setiap
proyek pengembangan aplikasi. Pada arsitektur
c.
layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang
bersumber dari semua aplikasi yang ada di
lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal
perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP
perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (eLearning, e-research, e-Curriculum, dan lainnya);
layer processing dan analisis, yaitu layer untuk
memproses data yang terkumpul pada layer collection
dengan
memanfaatkan
portal
management,
knowledge management, collaboration tool, business
intelligence;
layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan
informasi hasil olahan dari layer processing dan
analisis di mana distibusi ini ditujukan untuk intranet,
ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung oleh
perangkat komputer desktop, mobile device, atau
smart phone, smart TV, dan tablet PC.
Gambar 4 Arsitektur aplikasi e-University
4
Ditinjau dari aspek pengguna, dibagi menjadi 3
pengguna utama, yaitu internal perguruan tinggi
(intranet), mitra (ektranet, dan masyarakat umum
(internet). Untuk pengguna internal perguruan tinggi fitur
yang harus disediakan adalah sebagai berikut :
a.
kolaborasi seperti email, kalender, daftar pekerjaan,
reminder, dan berbagi dokumen yang diwujudkan
dalam bentuk portal e-University (Distribution
Layer);
integrasi aplikasi operasional atau aplikasi-aplikasi di
layer collection;
pemrosesan data dari masyarakat umum dan industri
seperti tanggapan terhadap keluhan, laporan,
pengaduan, kritik masyarakat, dan tawaran kerja
sama dengan instansi lain dan komunitas industri
yang diwujudkan dalam bentuk portal e-University
(Distribution Layer);;
kliping Informasi, yaitu fitur yang membantu
perguruan tinggi dalam melakukan otomatisasi
kliping informasi yang bersumber dari berbagai situs
web di Internet, yang selanjutnya diolah untuk
kebutuhan tambahan informasi dalam mendukung
tugas operasional perguruan tinggi yang diwujudkan
di dalam bentuk portal e-University (Distribution
Layer);
manajemen content situs perguruan tinggi : untuk
mengelola content yang akan dipublikasikan ke situs
web portal perguruan tinggi, seperti data jurnal
ilmiah (e-reference), e-learning, dan content lainnya
yang bersifat publik;
penyedia informasi bagi seluruh fakultas khususnya
untuk membantu pengambilan keputusan (Business
Intelligence, Knowledge Management System, EIS).
c.
untuk mengakses berita yang berkaitan dengan tugas
dan fungsi perguruan tinggi diwujudkan dalam bentuk
portal e-University.
b.
c.
d.
e.
f.
Arsitektur teknologi, khususnya data center eUniversity dirancang dengan menggunakan arsitektur
multtier dan diimplementasikan sebagai layanan cloud
computing khususnya Software as a Service. Untuk itu
perlu diperhatikan aspek-aspek high performance, high
availiability, maupun high scalability. Berikut gambaran
umum arsitektur teknologi e-University.
Untuk pengguna mitra perguruan tinggi fitur yang
harus disediakan adalah sebagai berikut :
a.
b.
c.
b.
Arsitektur teknologi e-University meliputi tiga tier
utama, yaitu presentation tier, application tier, dan data
tier. Presentation tier berperan seolah-olah sebagai sebuah
sistem tunggal yang terhubung langsung ke client,
biasanya dalam bentuk sebuah virtual host name untuk
mendistribusikan request client ke berbagai server aplikasi
e-University. Application tier melakukan proses bisnis
utama dari e-University. Data tier merupakan tier
penyimpanan data permanen seperti database server.
akses informasi terhadap perkembangan terkini suatu
kegiatan penelitian yang sedang dilakukan perguruan
tinggi, untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti oleh
pihak mitra yang diwujudkan dalam bentuk e-Project
yang
diakses
melalui
portal
e-University
(Distribution Layer);
akses laporan per periodik tentang kegiatan
pengabdian masyarakat yang yang diwujudkan dalam
bentuk e-Social Responsibility yang diakses melalui
portal e-University (Distribution Layer);
kolaborasi antar manajerial perguruan tinggi dengan
mitra melalui forum, web conference, berkaitan
dengan suatu pekerjaan yang perlu ditangani bersama
yang diwujudkan dalam bentuk virtual class
(Distribution Layer);
DAFTAR PUSTAKA
1.
fitur yang harus
2.
media penyampaian tanggapan / kritik / keluhan /
pengaduan yang diwujudkan dalam bentuk portal eUniversity (Distribution Layer);
untuk mengetahui progress pengabdian masyarakat
yang dilakukan perguruan tinggi yang diwujudkan
dalam bentuk e-Social Responsibility yang diakses
melalui portal e-University ;
3.
Untuk pengguna masyarakat,
disediakan adalah sebagai berikut :
a.
Gambar 5 Arsitektur Teknologi e-University
5
E., McLean, E. & Watherbe, J., Information
Technologfy for Management. 2nd Edition. New
York : John Wiley & Son. 1996.
Spewak, Steven H. Enterprise Architecture Planning:
Developing a Blueprint for Data, Applications, and
Technology 2nd Edition. ISBN 0471599859. Wiley.
Sabic, A.; El-Zayat, M. Building E-University
recommendation system. Information Management
and Engineering (ICIME), 2010 The 2nd IEEE
International Conference on 16-18 April 2010. ISBN
978-1-4244-5263-7
6