PPT UEU Pelatihan Pengembangan SDM Pertemuan 6

  ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN PERTEMUAN 6 Dra. Sri Hastuti Handayani, M.Si,Psikolog FAKULTAS PSIKOLOGI

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

PENDAHULUAN

• Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan.
• Kegiatan ini sangat rumit dan sulit,

  karena perlu mendiagnosis kompetensi

  organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

PENGERTIAN TNA

  Kaufman (2000), TNA mrpk proses formal yg:

• Mengidentifkasi kebutuhan sbg kesenjangan (gap) ant hsl sekarang dg hsl yg diharapkan, bkn kesenjangan dlm proses at sumber daya.
• Menempatkan kebutuhan itu pd urutan prioritas yg didasarkan pd biaya utk memenuhi tiap2 kebutuhan dibandingkan biaya mengabaikannya. Artinya menilai perbedaan ant yg ada dh apa yg seharusnya.
• Menyeleksi kebutuhan yg plg penting (masalah at

  peluang) utk pengurangan atau penghapusan. Dkt

  mengidentifkasi, membuat prioritas, dan menyeleksi keb yg punya dampak pd internal mp eksternal orgas.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

• Menentukan bahwa pelatihan mrpk cara terbaik utk menyelesaikan masalah.
• Menganalisis tugas/pekerjaan serta ketrampilan yg diperlukan • Mengidentifkasi calon peserta.
• Kegiatan ini sangat rumit dan sulit,

  karena perlu mendiagnosis kompetensi

  organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang.

  YENZ/PPSDM 01/11/19

TUJUAN TNA

  Utk mengidentifkasi keb at tuntutan kinerja di dlm organisasi agar membantu mengarahkan sumber daya kpd bidang yg amat membutuhkan, yg amat erat dg pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, peningkatan produktivitas, dan penyediaan produk dan jasa yg berkualitas (Miller & Osinski, 2002) •Utk menentukan pelatihan apa yg ssi dg pekerjaan karyawan.

• Utk menentukan pelatihan apa yg akan meningkatkan kinerja.
• Utk menentukan pelatihan apa yg akan menimbulkan perbedaan.
• Utk membedakan keb pelatihan dr masalah organisasi.
• Utk menghubungkan peningkatan kinerja dg tujuan organisasi dan lini bawah.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

TUJUAN TNA

• Menurut Wener dan DeSimone, 2006), dapat mengidentifkasi:

  a. Sasaran orgas dg efektivitasnya dlm mencapai sasaran itu.

  b. Perbedaan dan kesenjangan ant ketrampilan karyawan dg ketrampilan yg dibutuhkan utk kinerja pekerjaan yg efektif pd saat itu.

  c. Perbedaan atau kesenjangan ant ketrampilan karyawan pd saat ini dg ketrampilan yg dibutuhkan utk melakukan pekerjaan dg sukses di masa yad.

  d. Kondisi2 dimana kegiatan pelatihan akan berlangsung.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

FUNGSI TNA

   Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja.

   Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context.

   Mendefnisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional.

   Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan.

   Memberi data untuk keperluan perencanaan.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Tingkatan TNA

• Masukan dari calon peserta/ trainee
• Masukan dari atasan calon peserta/ trainee
• Masukan dari pihak ketiga

  01/11/19 YENZ/PPSDM

TAHAPAN TNA

  1. Identifkasi masalah

  2. Identifkasi kebutuhan

  3. Pengembangan standar kinerja

  4. Identifkasi peserta

  5. Pengembangan kriteria pelatihan

  6. Perkiraan biaya

  7. Keuntungan

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Mengapa TNA Penting?

  1. Pelatihan seringkali bukan solusi tepat bagi masalah performance (ketika solusi yang dilakukan seharusnya pada motivasi karyawan, disain pekerjaan, peningkatan komunikasi untuk ekspektasi perfomance).

2. Seringnya kesalahan dalam menentukan isi, sasaran, dan metoda

  3. Pelatihan diberikan pada orang yang belum memiliki ketrampilan dasar, ketrampilan prasarat, atau keyakinan diri dalam belajar

  4. Pelatihan tidak memberikan pembelajaran yang diinginkan, perubahan perilaku, atau hasil finansial yang diharapkan organisasi

  5. Dana yang telah dikeluarkan untuk pelatihan tidak tepat karena tidak berhubungan dengan strategi bisnis

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Manajer Siapa yang menentukan Pelatih Kebutuhan Pelatihan ? Karyawan

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  ANALISIS Analisis

  KEBUTUHAN Organisasional

  PELATIHAN Analisis

  Proses menentukan Individual pelatihan yang tepat bagi

  Analisis Tugas organisasi

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Analisis Analisis Individual

  1. Penentuan apakah kinerja Organisasional yang belum optimal

  Menentukan pelatihan disebabkan oleh kurangnya yang tepat, yang pengetahuan, ketrampilan, memperhatikan strategi kemampuan, atau karena bisnis, sumberdaya yang motivasi atau masalah dimiliki, dan didukung oleh disain kerja manajer dan peers

  2. Identifikasi siapa yang harus mengikuti pelatihan Analisis Tugas

  3. Menentukan kesiapan Indentifikasi pentingnya tugas, karyawan dalam pelatihan pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang diperlukan dalam pelatihan

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  What is the context? Alasan Outcome? Apa yang dibutuhkan Peraturan Analisis peserta? Organisasional Kurangnya Siapa yang dilatih? ketrampilan dasar

  Pelatihan Poor performance Tipe pelatihan? seperti Analisis apa? Teknologi baru Frekuensi Tugas pelatihan? Standar kinerja yang Analisis lebih tinggi Mengirim atau Individual Pekerjaan baru menyelenggarakan sendiri? Pelatihan atau program lain? Bagaimana Who is training? mengevaluasi?

  01/11/19 YENZ/PPSDM Proses Penilaian Kebutuhan Pelatihan Analisis Organisasional

• Input • Output • Konsekuensi • Fedback
• Arah strategi
• Dukungan manajer,

  peers, karyawan

• Sumberdaya yang

  dimiliki Apakah organisasi akan menyisihkan dana dan waktu untuk pelatihan Analisis Individual: Karakteristik individu

  Analisis Individual: Karakteristik individu

• Input • Output • Konsekuensi • Fedback

  01/11/19 YENZ/PPSDM

ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI

• Tujuan : utk mengidentifkasi keb orgas sec menyeluruh dan tk dukungan pelatihan.

• • Menurut Irwin Goldstein (2006) , analisis organisasi

  meliputi identifkasi thd:

  1. Tujuan organisasi, memahami tujuan dan strategi orgas dlm mengidentifkasi efektiftas orgas.

  2. Sumber daya organisasi, kesadaran bhw sumber daya orgas berguna dlm menentapkn keb pelatihan.

  

3. Iklim organisasi , mrpk faktor penting dlm kesuksesan

pelatihan, mis: jk manajer/pimpinan & karyawan tdk slg mpercaya, karyawan tdk mungkin berpartisipasi sepenuhnya.

  4. Kendala lingkungan, meliputi isu2 hukum, politik, dan ekonomi yg dihadapi orgas.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Apakah isi pelatihan mempengaruhi hubungan karyawan dengan pelanggan? Apakah pemasok, pelanggan, partner perlu mengetahui program pelatihan Bagaimana keterkaiatan program dengan Analisis strategi bisnis? Apa yang diperlukan dari manajer dan Organisasional peers agar pelatihan efektif? Tujuan: menganalisis Kondisi kerja seperti apa yang pelatihan yang akan mendukung pasca pelatihan? (peluang diselenggarakan mengembangkan ketrampilan baru) mendukung strategi Perlu ahli untukmengidentifikasi perusahaan kebutuhan program berdasar kebutuhan strategis organisasi? Apakah karyawan menganggap pelatihan sebagai kesempatan, reward atau hukuman ?

  01/11/19 YENZ/PPSDM

TANTANGAN LINGKUNGAN

  Menghendaki kompetensi karyawan, yg ditandai dengan : a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi.

  b. Kecenderungan peningkatan outsourcing.

  c. Perubahan-perubahan teknologi.

  d. Keanekaragaman pegawai.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki :

  1.Inisiatif, mampu bekerja sama.

  2.Kemampuan bekerja dalam kelompok.

  3.Kemampuan evaluasi kinerja.

  4.Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan.

  5.Kemampuan menganalisis masalah.

  6.Kemampuan mengambil keputusan.

  

7.Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi.

  8.Kemampuan untuk melakukan rencana.

  9.Kemampuan multikultural

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Analisis Kebutuhan individu/

karyawan

• Analisis kebutuhan karyawan adl menganalisis

  mgn apakah ada karyawan yang kurang dalam

  kesiapan tugas2 atau kurangnya kemampuan, keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner.
• Menentukan karyawan yg mana yg mbutuhkan pelatihan dg menilai sejauh mana karyawan melaksanakan kinerjanya.

• • Jika ada kesenjangan antara kinerja karyawan dg

  harapan at standar organisasi, mk dibutuhkan pelatihan.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Ilustrasi TNA melalui analisis

manusia

Kesenjangan yg ditemukan kmd dianalisis. Bila penyebabnya memang kekurangan skills atau knowledge, solusinya adl pelatihan. Bila trkait dg sikap motivasi, yg diperlukan adl intervensi jenis lain (non-training intervention)

  YENZ/PPSDM

  Kinerja Standar (yg diinginkan) Kesenjangan (gap) Kinerja Aktual

  (Real/Nyata)

  01/11/19

ANALISIS TUGAS/PEKERJAAN

• • Analisis tugas yaitu menganalisis tugas2 yg harus

  dilakukan dlm setiap jabatan, yg dapat dipelajari

  dari perilaku peran tersebut, dan informasi

  analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan

  tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi.
• Caranya dg memanfaatkan anjab utk mengidentifkasi pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dan karakteristik lain (KSAO), yg dituntut utk melaksanakan pekerjaan dg memadai.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Hubungan analisis jabatan & TNA

URAIAN JABATAN (JOB DESC)

• Kelompok

  JABATAN

• Individual • Organisasi

PERSYARATAN JABATAN (JOB REQ)

• Pendidikan KOMPETEN
• Pelatihan SI
• Pengalaman • Ketrampilan • Sikap • Persyaratan lain

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

LANGKAH2 melakukan TNA melalui analisis

tugas/pekerjaan

  1. Deskripsi kerja (jobdes) secara menyeluruh.

  2. Mengidentifkasi tugas.

• Mendeskripsikan tugas2 utama di dlm pekerjaan
• Bgmn msg2 tgs hrs dilakukan (yi standar kerja)
• Variabilitas kinerja (bgmn tgs itu sebenarnya dilakukan sehari2).

  

3. Mengidentifkasi apa yg diperlukan utk melakukan

pekerjaan, terkait dg KSAO.

  

4. Mengidentifkasi daerah2 yg plg menguntungkan

dr pelatihan, menentukan tgs2 dan kapabilitas yg

mana yg seharusnya dimasukkan dlm program.

  5. Memprioritaskan kebutuhan pelatihan.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Contoh TNA melalui Analisis jabatan

TINGKAT PENGUASAAN RENCANA TINDAKAN

  YG AKTUAL DIMINTA

  Pengetahuan ttg:

• 1.Struktur organisasi
• 2.Kegiatan operasional perusahaan
• 3.‘Isi’ jabatan/pekerjaan yg ada
• 4.Persyaratan Jabatan *

  5.Peraturan dan UU yg relevan

• 6.Metode seleksi yg tepat

  Skills (ketrampilan)

• 1.Melakukan presentasi
• 2.Melakukan negosiasi
• 3.Teknik wawancara
• 4.Beberapa teknik seleksi
• 5.Komunikasi

  Sikap

• 1.Berorientasi pd hasil
• 2.Proaktif dan memiliki inisiatif
• 3.Ramah

  01/11/19 YENZ/PPSDM

• * Sekedar tahu dan bisa berpartisipasi dlm

  diskusi dan dalam percakatan
• Bisa/mampu menerapkan pengetahuan atau keahliannya dg benar dan tepat tanpa perlu dibantu/dibimbing org lain
• Bukan hanya mampu menerapkan/ melakukan dg tepat dan benar, ttp juga dpt mengajar/melatih orang lain.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Keuntungan analisis tugas

  

a. Identifkasi yg jelas thd tgs yg dituntut dan

KSAO yg dituntut.

  

b. Tgs2 dpt divalidasi-karyawan yg berkinerja

baik melakukan tgs dg cara ini.

  c. Tugas mrpk bentuk output, yg dpt diukur,

shg dpt dikaitkan ant input pelatihan dg

output tgs.

  d. Rekomendasi pelatihan didasarkan fakta dan tdk banyak ruang utk perdebatan.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Kerugian analisis tugas

1.Membutuhkan waktu dan ketrampilan.

  2.Memiliki potensi positif dan negatif, krn mengamati dan mewancarai dpt mengganggu operasional pekerjaan.

  3.Tidak sll tjd keterkaitan ant tugas2 penting

(prioritas pekerjaan) dg kinerja keseluruhan,

meskipun sdh dilakukan mell survei.

  

4.Tidak membahas faktor2 lain dlm lingk kinerja

yg mempengaruhi seberapa baik tugas tsb dilaksanakan.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  Identifkasi Kebutuhan Pelatihan

SUMBER INFORMASI

• Pengaruh lingkungan
• Budaya organisasi
• Tujuan organisasi
• Tujuan SDM
• Perencanaan SDM
• Survey iklim
• Organisasi • Hasil Pengukuran • Kegiatan....
• Persyaratan jabatan
• Penilaian kinerja
• Data tes
• Data dari assesment
• Pengamatan supervisor
• Umpan balik pelanggan
• Data penjualan dan produksi
• Data keselamatan
• Analisis Jabatan • Uraian jabatan

  YENZ/PPSDM

  VARIABEL ORGANISASIONAL

VARIABEL MANUSIA

  centre

VARIABEL PEKERJAAN

  01/11/19

  

Sumber data yg digunakan dlm analisis kebutuhan

pelatihan Analisis Organisasi Analisis Pekerjaan Analisis Manusia

• Sasaran dan tujuan organisasi
• Inventaris personalia
• Inventaris ketrampilan
• Inkedks iklim organisasi
• Indeks efsiensi
• Perubahan dlm sistem atau subsistem (mis: peralatan)
• Permintaan manajemen
• Wawancara keluar kerja
• MBO (Management By
>Deskripsi pekerjaan
• Rincian pekerjaan

• • Standar kinerja

• Pelaksanaan pekerjaan
• Sampling pekerjaan
• Tinjauan literatur ttg pekerjaan

• • Pertanyaan ttg

  pekerjaan

• • Komite pelatihan

• • Analisis masalah

  ope
• Data dan penilaian kinerja
• Sampling pekerjaan
• Wawancara • Angket • Tes (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dll)
• Sikap pelanggan/ karyawan
• Kemajuan pelatihan
• Skala rating
• Buku harian
• Situasi yg diciptakan (mis: bermain peran)
• Pusat penilaian
• MBO atau sistem

  Objectives) atau sistem perencanaan kerja

• Survei pelanggan/data kepuasan
• Wawancara karyawan yg keluar

  YENZ/PPSDM 01/11/19 Teknik Melakukan TNA

  1. Mempelajari uraian jabatan

  2. Identifkasi ketrampilan

  3. Kuesioner

  4. Observasi

  5. Mengumpulkan data sekunder (data orgas)

  6. Wawancara

  7. Focus group discussion

  8. Komite penasehat

  9. Assessment centre

  10.Data penilaian kinerja

  11.Tes ketrampilan

  12.Tes Diagnostik

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Sumber data untuk TNA

• Deskripsi Jabatan • Spesifkasi Jabatan • Standar Pekerjaan • Pelaksanaan Pekerjaan • Mengamati sampel pekerjaan

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Sumber data lainnya

• Sumber Kepustakaan berkaitan dengan pekerjaan

• • Ajukan pertanyaan berkaitan dengan

  pekerjaan
• Komite pelatihan atau konperensi
• Analisis terhadap masalah operasi

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Penggunaan Alat Analisis Kebutuhan Pelatihan

NO Malcolm Knowles Stephen V. Steadham John W. Newstrom & John M. Lilyquist

  1. Wawancara Observasi Komite penasehat

  2. Kuesioner Kuesioner Assessment centre

  3. Tes Diagnostik Konsultan (komite penasehat)

  Survey sikap

  4. Inventory ketrampilan Data organisasi (media cetak) Diskusi kelompok 5.

  Analisis pemecahan masalah kelompok Diskusi kelompok

  Wawancara (oleh trainer)

  6. Analisis jabatan Tes diagnostik Wawancara pd wkt tenaga kerja berhenti (exit interview)

  7. Penelitian Wawancara Observasi

  8. Catatan dan laporan Contoh produksi

  9. Penilaian kinerja

  10. Dokumen kinerja YENZ/PPSDM

  01/11/19

  Perbandingan Metode Identifkasi Kebutuhan Pelatihan

  K R I T E R I A N

  Keterlihatan

  METODE

  Keterlihatan Data

  O

  pemegang Waktu Biaya manajemen Kuantitatif kerja

  Komite

  1 Rendah Moderat Moderat Rendah Rendah penasehat

  Assessment

  2 Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Tinggi

  centre

  Modera

  3 Survey sikap Moderat Rendah Moderat Rendah t Diskusi

  Modera

  4 Tinggi Moderat Moderat Moderat kelompok t

  Wawancara

  5 Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Moderat pegawai

  6 Exit Interview Rendah Rendah Rendah Rendah Rendah Permintaan

  7 Rendah Tinggi Rendah Rendah Rendah manaj Observasi

  8 Moderat Rendah Tinggi Tinggi Moderat pegawai 01/11/19

  YENZ/PPSDM

  

Kekuatan & Kelemahan

Teknik Identifkasi Kebutuhan Pelatihan

NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN

• 1. OBSERVASI • Mengumpulkan data Memerlukan yg relevan dg lingk pengamat yg kerja terlatih
• Mengurangi Perilaku pegawai yg
• interupsi kpd diamati dpt pekerjaan terpengaruh

2. KUESIONER • Tidak mahal Memerlukan waktu •

• data dr sejumlah pengembalian besar org rendah

  Dpt mengumpulkan Kemungkinan

  Respon yg • Data dg mudah • diberikan krg tepat disimpulkan Kekurangan detil

• 01/11/19

  YENZ/PPSDM

NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN

  3. Mempelajari data pekerjaan dan organisasi

• Sumber infoyg baik ttg prosedur
• Kadangkala tdk mengerti istilah teknis yg ada dlm manual tsb
• Obyektif • Sumber info yg baik ttg pekerjaan baru dan tugas2 baru
• Materi yg diberikan dpt saja sdh ‘usang’

  4. Wawancara dg pakar ttg tugas tsb

• Dpt mengumpulkan detil dr pelatihan serta sebab dan akibat permasalahan
• Memerlukan waktu yg lama
• Sukar utk menganalisis
• Memerlukan wawancara yg ahli

  YENZ/PPSDM 01/11/19

  

Contoh2 TNA

◦ Adanya karyawan baru.

  Memberikan orientasi pekerjaan atau tugas pokok

organisasi kepada karyawan yang baru direkrut sebelum

ybs ditempatkan pada salah satu unit organisasi.

  ◦ Adanya peralatan kerja baru .

  

Mempersiapkan karyawan dalam penggunaan peralatan

baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja.

  ◦ Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi.

  

Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

dengan menggunakan sistem yang baru dibangun.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  ◦ Adanya standar kualitas kerja yang baru.

  Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun.

  ◦ Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan.

  Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.

  ◦ Adanya penurunan dlm hal kinerja karyawan Meningkatkan kualitas kinerja karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis.

  ◦ Adanya rotasi/relokasi karyawan.

  

Meningkatkan karyawan dlm menghadapi pekerjaan

dan situasi kerja yang baru.

  01/11/19 YENZ/PPSDM

  

Belajar dari masa lalu, hidup untuk hari ini,

berharap untuk esok, yang penting adalah

tidak berhenti bertanya

  (albert einstein)