Pengelolaan Koleksi Deposit di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara
PENGELOLAAN KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN PERPUSTAKAAN,
ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
ELLA WIDYA DALIMUNTHE
132201010
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya , sehingga penulis dapat menyelesaikan
kertas karya ini. Sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya pada
Program Studi Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis memilih judul “PENGELOLAAN KOLEKSI DEPOSIT PADA
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI SUMATERA
UTARA (BPAD-SU)”.
Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan
yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya tentang pengelolaan
koleksi deposit. Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi
pembaca, selain itu demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik
dari pembaca yang dapat menyempurnakan kertas karya ini.
Selama penulisan kertas karya ini, penulis banyak menerima bantuan dari
berbagai pihak, baik moril maupun material yang semuanya sangat membantu
tersusunnya
kertas
karya
ini.
Dalam
kesempatan
ini penulis ingin
mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu
Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya
dan fikirannya untuk memberikan bimbingan yang sangat berguna kepada
penulis dalam penyusunan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak S.S M.Hum, selaku dosen Pembaca dalam penyusunan kertas
karya ini.
i
Universitas Sumatera Utara
4. Seluruh Staf pengajar pada Program Studi D-III Perpustakaan yang telah
membimbing penulis selama tiga tahun hingga dapat menyelesaikan
kertas karya ini.
5. Ayahanda
tercinta
Effendy
Dalimunthe dan Ibunda tercinta
Lely
Rahayu, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang, pembinaan,
dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu dipanjatkan selama ini
untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Indah, Bayu, dan Syaqila yang
sudah memberikan semangat kepada penulis selama dalam penulisan
kertas karya ini.
6. Ibu
Asmania
dan
Ibu
Dessy, selaku
staf dan
pegawai
Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi serta seluruh staf dan pegawai
lainnya yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan
mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat selesai.
7. Buat Sahabatku yang senasip seperjuangan, ada Heny Ginsu, Raisa Dwi
Safitri, Karina Dewi, dan Dinaria Situmorang, yang sudah memberi
dukungan, semangat dan masukkan
kepada penulis dalam penulisan
kertas karya ini.
8. Teman-teman mahasiswa stambuk 2013 yang telah banyak memberi
semangat dan dukungan kepada penulis, sehingga penulis
dapat
menyelesaikan kertas karya ini.
9. Teman-teman lingkungan tempat tinggal kak Jimah, Tia, dan Rio yang
telah memberikan semangat, dukungan, dan masukkan kepada penulis
selama dari awal sampai penyelelesaian kertas karya ini.
Penulis
menyadari
bahwa dalam penulisan kertas karya ini belum
sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan kertas karya ini. Semoga Allah
SWT memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda kepada pihak-pihak
yang telah membantu dalam penyelesaian kertas karya ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi pihakpihak yang membutuhkannya.
Medan, Mei 2016
Penulis,
Ella Widya Dalimunthe
NIM
132201010
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
iv
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR TABEL
viii
BAB I PENDAHULUAN
1
1
4
4
4
1.1 Latar Belakang dan Masalah
1.2 Tujuan Penulisan
1.3 Ruang lingkup
1.4 Metode Pengumpulan Data
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
5
2.1 Pengertian Koleksi Deposit
2.2 Jenis – jenis Koleksi Deposit
2.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
2.3.1 Fungsi Koleksi Deposit
2.3.2 Tujuan Koleksi Deposit
2.4 Pengelolaan Koleksi Deposit
2.4.1 Proses Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5 Tahapan Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5.1 Inventarisasi
2.5.2 Katalogisasi
2.5.2.1 Deskripsi Bibliografi
2.5.2.2 Penentuan Tajuk Entri Utama
2.5.2.3 Mengindeks Atau Menentukan Tajuk Subjek
2.5.3 Klafikasi
2.5.4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
2.5.4.1 Pelabelan
2.5.4.2 Barcode
2.5.4.3 Blanko Kartu Bahan Pustaka
2.5.4.4 Pemasangan Kantong Kartu Buku
2.5.4.5 Penyampulan Bahan Pustaka
2.6 Penyusunan Bahan Pustaka Koleksi Deposit
BAB
5
7
8
9
9
11
12
14
14
18
21
22
23
24
29
29
29
30
30
31
31
III PENGELOLAAN
KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN
PERPUSTAKAAN, ARSIP, DAN DOKUMENTASI ( BPAD)
SUMATERA UTARA
32
3.1
Sejarah Singkat Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
(BPAD) Sumatera Utara
32
iv
Universitas Sumatera Utara
3.2 Stuktur Organisasi BPAD Sumatera Utara
3.3 Visi Dan Misi BPAD Sumatera Utara
3.3.1 Visi BPAD Sumatera Utara
3.3.2 Misi BPAD Sumatera Utara
3.4 Jenis Koleksi Deposit Pada BPAD Sumatera Utara
3.5 Pengelolaan Koleksi Deposit Pada BPAD Sumatera Utara
3.5.1 Inventarisasi
3.5.2 Katalogisasi
3.5.3 Klasifikasi
3.5.4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
3.5.4.1 Pelabelan
3.5.4.2 Penyampulan Bahan Pustaka
3.6 Penyusunan Bahan Pustaka Koleksi Deposit
33
36
36
36
36
38
39
40
46
47
47
48
48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
51
DAFTAR PUSTAKA
54
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
35
Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara
Rak Untuk Penyimpanan Koleksi Koran
38
Rak Untuk Penyimpana Koleksi Terekam Kaset
39
Halaman Utama OPAC BPAD Sumatera Utara
41
Halaman Memasukkan Kata Kunci Pengarang, Judul dan Subjek41
Halaman Hasil Penelusuran Bahan Pustaka
42
Halaman Lengkap Bahan Pustaka Yang Sesuai Kebutuhan
Pengguna
42
Gambar-3. 8: Cover daftar bibliografi daerah Sumatera Utara
43
43
Gambar-3. 9: Daftar Bibliografi Berdasarkan Nomor Klasifikasi 000-900
Gambar-3. 10: Daftar Bibliografi Berdasarkan Indeks Pengarang
45
Gambar-3. 11: Daftar Bibliografi Berdasarkan Indeks Judul
46
47
Gambar-3. 12: Nomor panggil bahan pustaka
48
Gambar-3. 13: Bahan Pustaka Yang Sudah Disampul
Gambar-3. 14: Rak buku di BPAD Sumatera Utara
49
Gambar-3. 1:
Gambar-3. 2:
Gambar-3. 3:
Gambar-3. 4:
Gambar-3. 5:
Gambar-3. 6:
Gambar-3. 7:
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel-2. 1: Stempel Inventarisasi
Tabel-2. 2: Stempel Kepemilikan
Tabel-2. 3: Pendeskripsian Bahan Pustaka
Tabel-2. 4: NomorPanggil Buku
Tabel-2. 5: Blanko Kartu Buku
16
17
21
29
30
vii
Universitas Sumatera Utara
ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
ELLA WIDYA DALIMUNTHE
132201010
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya , sehingga penulis dapat menyelesaikan
kertas karya ini. Sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya pada
Program Studi Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis memilih judul “PENGELOLAAN KOLEKSI DEPOSIT PADA
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI SUMATERA
UTARA (BPAD-SU)”.
Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan
yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya tentang pengelolaan
koleksi deposit. Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi
pembaca, selain itu demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik
dari pembaca yang dapat menyempurnakan kertas karya ini.
Selama penulisan kertas karya ini, penulis banyak menerima bantuan dari
berbagai pihak, baik moril maupun material yang semuanya sangat membantu
tersusunnya
kertas
karya
ini.
Dalam
kesempatan
ini penulis ingin
mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu
Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya
dan fikirannya untuk memberikan bimbingan yang sangat berguna kepada
penulis dalam penyusunan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak S.S M.Hum, selaku dosen Pembaca dalam penyusunan kertas
karya ini.
i
Universitas Sumatera Utara
4. Seluruh Staf pengajar pada Program Studi D-III Perpustakaan yang telah
membimbing penulis selama tiga tahun hingga dapat menyelesaikan
kertas karya ini.
5. Ayahanda
tercinta
Effendy
Dalimunthe dan Ibunda tercinta
Lely
Rahayu, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang, pembinaan,
dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu dipanjatkan selama ini
untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Indah, Bayu, dan Syaqila yang
sudah memberikan semangat kepada penulis selama dalam penulisan
kertas karya ini.
6. Ibu
Asmania
dan
Ibu
Dessy, selaku
staf dan
pegawai
Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi serta seluruh staf dan pegawai
lainnya yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan
mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat selesai.
7. Buat Sahabatku yang senasip seperjuangan, ada Heny Ginsu, Raisa Dwi
Safitri, Karina Dewi, dan Dinaria Situmorang, yang sudah memberi
dukungan, semangat dan masukkan
kepada penulis dalam penulisan
kertas karya ini.
8. Teman-teman mahasiswa stambuk 2013 yang telah banyak memberi
semangat dan dukungan kepada penulis, sehingga penulis
dapat
menyelesaikan kertas karya ini.
9. Teman-teman lingkungan tempat tinggal kak Jimah, Tia, dan Rio yang
telah memberikan semangat, dukungan, dan masukkan kepada penulis
selama dari awal sampai penyelelesaian kertas karya ini.
Penulis
menyadari
bahwa dalam penulisan kertas karya ini belum
sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan kertas karya ini. Semoga Allah
SWT memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda kepada pihak-pihak
yang telah membantu dalam penyelesaian kertas karya ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi pihakpihak yang membutuhkannya.
Medan, Mei 2016
Penulis,
Ella Widya Dalimunthe
NIM
132201010
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
iv
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR TABEL
viii
BAB I PENDAHULUAN
1
1
4
4
4
1.1 Latar Belakang dan Masalah
1.2 Tujuan Penulisan
1.3 Ruang lingkup
1.4 Metode Pengumpulan Data
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
5
2.1 Pengertian Koleksi Deposit
2.2 Jenis – jenis Koleksi Deposit
2.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
2.3.1 Fungsi Koleksi Deposit
2.3.2 Tujuan Koleksi Deposit
2.4 Pengelolaan Koleksi Deposit
2.4.1 Proses Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5 Tahapan Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5.1 Inventarisasi
2.5.2 Katalogisasi
2.5.2.1 Deskripsi Bibliografi
2.5.2.2 Penentuan Tajuk Entri Utama
2.5.2.3 Mengindeks Atau Menentukan Tajuk Subjek
2.5.3 Klafikasi
2.5.4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
2.5.4.1 Pelabelan
2.5.4.2 Barcode
2.5.4.3 Blanko Kartu Bahan Pustaka
2.5.4.4 Pemasangan Kantong Kartu Buku
2.5.4.5 Penyampulan Bahan Pustaka
2.6 Penyusunan Bahan Pustaka Koleksi Deposit
BAB
5
7
8
9
9
11
12
14
14
18
21
22
23
24
29
29
29
30
30
31
31
III PENGELOLAAN
KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN
PERPUSTAKAAN, ARSIP, DAN DOKUMENTASI ( BPAD)
SUMATERA UTARA
32
3.1
Sejarah Singkat Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
(BPAD) Sumatera Utara
32
iv
Universitas Sumatera Utara
3.2 Stuktur Organisasi BPAD Sumatera Utara
3.3 Visi Dan Misi BPAD Sumatera Utara
3.3.1 Visi BPAD Sumatera Utara
3.3.2 Misi BPAD Sumatera Utara
3.4 Jenis Koleksi Deposit Pada BPAD Sumatera Utara
3.5 Pengelolaan Koleksi Deposit Pada BPAD Sumatera Utara
3.5.1 Inventarisasi
3.5.2 Katalogisasi
3.5.3 Klasifikasi
3.5.4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
3.5.4.1 Pelabelan
3.5.4.2 Penyampulan Bahan Pustaka
3.6 Penyusunan Bahan Pustaka Koleksi Deposit
33
36
36
36
36
38
39
40
46
47
47
48
48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
51
DAFTAR PUSTAKA
54
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
35
Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara
Rak Untuk Penyimpanan Koleksi Koran
38
Rak Untuk Penyimpana Koleksi Terekam Kaset
39
Halaman Utama OPAC BPAD Sumatera Utara
41
Halaman Memasukkan Kata Kunci Pengarang, Judul dan Subjek41
Halaman Hasil Penelusuran Bahan Pustaka
42
Halaman Lengkap Bahan Pustaka Yang Sesuai Kebutuhan
Pengguna
42
Gambar-3. 8: Cover daftar bibliografi daerah Sumatera Utara
43
43
Gambar-3. 9: Daftar Bibliografi Berdasarkan Nomor Klasifikasi 000-900
Gambar-3. 10: Daftar Bibliografi Berdasarkan Indeks Pengarang
45
Gambar-3. 11: Daftar Bibliografi Berdasarkan Indeks Judul
46
47
Gambar-3. 12: Nomor panggil bahan pustaka
48
Gambar-3. 13: Bahan Pustaka Yang Sudah Disampul
Gambar-3. 14: Rak buku di BPAD Sumatera Utara
49
Gambar-3. 1:
Gambar-3. 2:
Gambar-3. 3:
Gambar-3. 4:
Gambar-3. 5:
Gambar-3. 6:
Gambar-3. 7:
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel-2. 1: Stempel Inventarisasi
Tabel-2. 2: Stempel Kepemilikan
Tabel-2. 3: Pendeskripsian Bahan Pustaka
Tabel-2. 4: NomorPanggil Buku
Tabel-2. 5: Blanko Kartu Buku
16
17
21
29
30
vii
Universitas Sumatera Utara