Pengelolaan Koleksi Deposit di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Koleksi Deposit
Deposit menurut Hasmaniah yang dikutip Panjaitan (2003) adalah sebagai
pusat penyimpanan bahan pustaka yang menyangkut suatu daerah baik yang
diterbitkan disuatu daerah ataupun di tempat lain. Dalam Undang-undang Nomor
43 Tahun 2007 Tentang Perustakaan koleksi adalah semua informasi dalam
bentuk karya tulis, karya cetak dan karya rekam dalam berbagai media yang
memiliki nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.
Maka dari itu, menurut Newalty, (2002: 19)
Koleksi deposit adalah kumpulan dari karya cetak dan karya rekam
bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam
kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sebagai hasil
dari pelaksanaan undang–undang No. 4 tahun 1990 dan peraturan
pelaksanaanya. Menjelaskan tentang karya cetak dan karya rekam
yang wajib dilestarikan, sebagai
warisan budaya
bangsa dan
sebagai
bukti
peradaban
bangsa
Indonesia.
Sedangkan menurut buku Panduan koleksi perpustakaan daerah yang dikutip
oleh Panjaitan (2003: 4) koleksi deposit adalah pusat penyimpanan bahan pustaka
yang diterbitkan di wilayah provinsi di mana perpustakaan daerah berdomisili
bahan pustaka yang berisi tentang aspek–aspek diwilayah tersebut.
Penyelenggaraan ataupun pelaksanaan koleksi deposit didasari oleh ketetapan:
a. Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang penyerahan ataupun
penyimpanan hasil karya cetak dan karya rekam terdapat di pasal 1
menyebutkan perpustakaan nasional ataupun daerah yang berkedudukan di
ibukota negara ataupun propinsi yang mempunyai tugas untuk
menghimpun, menyimpan, melestarikan, dan mendayagunakan semua
karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik
Indonesia.
Dalam Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang kewajiban serah–
simpan karya cetak dan karya rekam dinyatakan dalam :
5
Universitas Sumatera Utara
Pasal 2 :
Setiap penerbit yang berada di wilayah Republik Indonesia,
wajib menyerahkan 2 (dua) buah cetakan dari setiap judul
karya cetak yang dihasilkan kepada Perpustakaan Nasional
dan kepada perpustakaan daerah di Ibukota provinsi yang
bersangkutan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah
diterbitkan.
Pasal 3: 1) Setiap pengusaha rekaman yang berada di wilayah negara
Republik
Indonesian
wajib
menyerahkan
sebuah
rekaman dari setiap judul karya rekam yang dihasilkan
kepada Perpustakaan Nasional dan sebuah kepada
Perpustakaan Daerah yang bersangkutan, selambatlambatnya 3 (tiga) bulan setalah proses rekaman selesai.
2) Dalam hal karya rekam tersebut menggunakan bahan baku
yang memerlukan penyimpanan secara khusus, maka
kewajiban menyerahkan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1), di lakukan kepada Perpustakaan Nasional atau badan lain
yang
ditetapkan
oleh
Pemerintah.
3) Ketentuan mengenai badan penyimpanan hasil rekaman
sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut oleh
Peraturan Pemerintah.
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia RI No 70 tahun 1991 tentang
pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang kewajiban
serah-simpan karya cetak dan karya rekam dinyatakan dalam :
Pasal 3: 1) Setiap penerbit yang berada di wilayah negara Republik
Indonesia yang menghasilkan karya cetak wajib,
menyerahkan hasil karya cetaknya sebanyak 2 (dua)
buah setiap judulnya kepada Perpustakan Nasional dan
sebuah kepada Perpustakaan Daerah yang bersangkutan.
2) Setiap warga negara Indonesia yang hasil karyanya
diterbitkan di luar negri, wajib menyerahkan 2 (dua) buah
setiap
judul
kepada
Perpustakaan
Nasional.
3) Penyerahan hasil karya cetak sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dan ayat (2) selambat-lambatnya 90 (sembilan
puluh) hari setelah selesai diterbitkan.
Pasal 8 : 1)
Setiap pengusha rekaman yang berada di wilayah Negara
Republik Indonesia yang menghasilkan karya rekam dan
setiap warga Negara Indonesia yang hasil karyanya
direkam di luar negri, wajib menyerahkan sebuah karya
rekamnya kepada Perpustakaan Nasional dan sebuah
kepada
Perpustakaan Daerah yang bersangkutan
6
Universitas Sumatera Utara
2) Penyerahan hasil karya rekam tersebut selambat-lambatnya
90 (sembilan puluh) hari sejak disebarluaskan atau
dipasarkan.
Dari beberapa pendapat pakar dan ketetapan Undang-Undang yang ada
dapat diambil kesimpulan yang dimaksud koleksi deposit adalah semua terbitan
yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha ke perpustakaan sebagai hasil
pelaksanaan Undang-Undang Deposit, yang biasanya koleksi-koleksi deposit
berupa koleksi khusus terbitan daerah.
2.2 Jenis Koleksi Deposit
Menurut Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional
Republik Tahun 2005 dalam Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang jenis
karya cetak dan karya rekam yang wajib diserahkan kepada Perpustakaan
Nasional dan Perpustakaa Umum Daerah ataupun Provinsi yang terdiri dari :
a. Karya Cetak : Buku, surat kabar, majalah, pustaka kelabu, buletin, laporan,
peta,
brosur,
poster,
buklet.
b. Karya rekam : Kaset Audio, laser disc, compact disc, video compact disc,
CD-ROM, audio video CD, disket, open reel, digital audio
tape,
mikro
film,
mikrofis
Sedangkan menurut Nasution, Sabirin yang dikutip oleh Panjaitan (2003: 5)
menyebutkan jenis koleksi deposit terdiri dari :
1. Terbitan pemerintah seperti peraturan daerah, surat-surat keputusan,
pidato-pidato resmi, lembaran negara, statistik, dan laporan tahunan.
2. Hasil-hasil penelitian dari segala bidang yang dilaksanakan di daerah, hasil
seminar, loka karya, temu karya, dan bahan lain yang serupa baik dari
instansi pemerintahan maupun swasta.
3. Hasil dari terbitan daerah seperti laporan tahunan dan tengah tahunan,
bibliografi daerah, katalog induk, accesion list, majalah-majalah yang
diterbitkan oleh Perpustakaan Daerah.
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta bahan kartografis
tentang daerah dan perjalanan.
5. Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang
kepariwisataan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan turisme, tentang
7
Universitas Sumatera Utara
sejarah daerah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa disuatu daerah
serta tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan,
kesusastraan dan bahasa daerah.
6. Rekaman musik tradsional dan ciptaan-ciptaan baru di daerah rekaman
kegiatan penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide,film, video, dan
rekaman tarian daerah serta permainan rakyat.
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang
organisasi atau swasta di daerah.
8. Direktori tentang :
a. Rumah-rumah ibadah.
b. Biro perjalanan umum.
c. Kegiatan olahraga dan sarananya.
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, dan pusat
dagang di daerah.
e. Badan penerangan dimasyarakat di tv, radio, kantor pos, dan
telekomunikasi.
f. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat hiburan
g. Lembaga-lembaga pendidikan negri dan swasta, formal dan
informal real estate, perkebunan, dan pertambangan.
h. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian angkatan bersenjata,
rumah sakit, puskesmas, apotik, dan klinik.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa jenis koleksi deposit
yang tercetak adalah buku, surat kabar, majalah, pustaka kelabu, buletin, peta,
brosur, poster, buklet. Sedangkan jenis koleksi deposit yang terekam adalah kaset
audio, kaset video, laser disc, compact disc, video compact disc, CD-ROM, audio
video CD, disket, open reel, digital audio tape, mikro film, dan mikrofis.
2.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
Setiap koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan mempunyai fungsi dan
tujuan yang sama untuk menambah wawasan serta informasi kepada pengguna.
Koleksi juga sangat
berperan penting terhadap perpustakaan dalam hal
penyediaan informasi sesuai kebutuhan para pemustaka. Sehingga koleksi
tersebut dapat dimanfaatkan oleh pengguna dan pengguna merasakan kepuasan
mendapatkan informasi yang dibutukan.
8
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Fungsi Koleksi Deposit
Dalam Surat Keputusan Presiden Nomor 11 tahun 1989 yang menjelaskan bahwa
Fungsi koleksi deposit adalah sebagai salah satu sarana pelestarian pustaka
sebagai hasil budaya bangsa yang dijadikan sebagai sumber ilmu
pengetahuan, teknologi dan kebutuhan dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
Sedangkan dalam profil Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera
Utara (BPADSU) tahun 2012
Fungsi koleksi deposit adalah sebagai pusat deposit yang memuat tentang
karya cetak dan karya rekam suatu daerah sehingga Perpustakaan dapat
berperan sebagai pusat informasi bagi pencari informasi dalam konteks
penelitian dan pemenuhan informasi tentang kedaerahan Sumatera Utara.
Dari beberapa pernyataan di atas maka dapat disimpulkan fungsi koleksi
deposit adalah pengumpulan, penyimpana dan pelestarian karya cetak dan karya
rekam sebagai sumber ilmu pengetahuan dan
teknologi dalam
menunjang
sumber daya manusia yaitu pengguna ataupun pemustaka untuk melakukan
penelitian dan pemenuhan informasi.
2.3.2 Tujuan Koleksi Deposit
Tujuan koleksi deposit menurut Direktorat Deposit Bahan Pustaka
Perpustakaan Republik Indonesia tahun 2005 tujuan koleksi deposit adalah :
a. Sebagai tempat menghimpun, mencatat, menyimpan, dan melestarikan
hasil karya intelektual bangsa yang berupa sumber informasi, ilmu
pengetahuan dan budaya.
b. Memberikan fasilitas dan sumber belajar yang komprenhensip, mudah dan
dapat dipercaya.
c. Mendokumentasikan hasil karya budaya manusia dalam bentuk bibliografi
nasional.
d. Menyediakan alat seleksi bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan
maupun untuk kajian keperluan bahan pustaka bagi para peneliti,
mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya dengan menggunakan
bibliografi nasional yang lengkap dan mutahir.
9
Universitas Sumatera Utara
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1999
dinyatakan bahwa “Kewajiban serah-simpan karya rekam film ceritera atau film
dokumenter bertujuan untuk mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya
sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa”.
Sedangkan menurut Nasution yang dikutip oleh Panjaitan (2003)
dinyatakan bahwa tujuan koleksi deposit adalah :
a. Agar perpustakaan wilayah menjadi pusat informasi yang lengkap
tentang daerahnya sehingga setiap perpustakaan wilayah mampu
memberikan jawaban dan informasi tentang daerah dimana
perpustakaan itu berada.
b. Agar perpustakaan wilayah dapat melakukan pengumpulan, pelestarian
dan pengorganisasian semua jenis bahan pustaka yang bersifat
kedaerahan dari daerahnya masing-masing baik yang sudah pernah
terbit, terekam ataupun dalam bentuk manuskrip dan lain-lain.
c. Agar perpustakaan wilayah dapat meningkatkan penelitian dan
penginventarisasian terhadap bahan pustaka yang sudah pernah
dipublikasikan dengan bekerja sama dengan semua instansi dan
masyarakat yang relevan.
d. Agar perpustakaan wilayah dapat menimbulkan usaha menggali dan
meneliti sumber-sumber informasi daerah yang potensial untuk
menunjang pembangunan bangsa.
e. Meningkatkan upaya penerbitan bibliografi dan penyebaran informasi
tentang daerahnya masing-masing.
f. Menyempurnakan sarana untuk pelaksanaan layanan bahan pustaka dan
informasi daerah secara regional dan nasional.
Pemerintah Indonesia melalui Surat Keputusan Republik Indonesia Tahun
1989 Tentang Perpustakaan Nasional pada pasal 13 menyatakan bahawa tugas
dari deposit ialah :
1. Melaksanakan pengumpulan.
2. Melaksanakan penyimpanan terbitan nasional dan internasional baik
yang tercetak maupun terekam.
3. Melaksanakan pelestarian terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun terekam.
4. Melakukan konfrensi.
Uraian-uraian
di
atas menjelaskan tujuan koleksi
deposit
adalah
melestarikan hasil budaya bangsa dan menjadi pusat informasi yang lengkap
10
Universitas Sumatera Utara
tentang daerahnya serta memberikan sumber ilmu pengetahuan dalam rangka
mencerdaskan kehidupan bangsa.
2.4 Pengelolaan Koleksi Deposit
Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat
mencerdaskan bangsa. Selain itu perpustakaan juga berkontribusi penting dalam
hal informasi dan ilmu pengetahuan. Perpustakaan juga merupakan jantung bagi
kehidupan akademik, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data
atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan ilmu
pengetahuan.
Setiap perpustakaan memiliki tugas menyediakan bahan pustaka serta
mengolahnya agar dapat disajikan kepada pengguna sehingga bahan pustaka
tersebut dapat bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Sebelum bahan pustaka
dilayankan kepada pengguna, terlebih dahulu diolah dan disusun secara sistematis
untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Pengelolaan bahan pustaka menurut Suwarno (2010: 85)
Kegiatan pengelolaan bahan pustaka atau koleksi adalah kegiatan
pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi yang diterima meliputi proses
pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi,
mudah di telusuri kembali (temu balik informasi) dan di akses oleh
pemakai, dan merawat bahan pustaka. Pekerjaan pengolahan mencakup
pemeliharaan atau perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam
kondisi bersih, utuh, dan baik. Sedangkan kegiatan mengolah dalam
pengertian merawat adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka
preservasi dan konservasi untuk menjaga nilai-nilai sejarah dan
dokumentasi.
Sedangkan menurut Sutarno ( 2006 : 179)
kegiatan pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi adalah proses dari
bahan pustaka atau koleksi diterima sampai dengan penempatan di rak atau
tempat tertentu yang telah disediakan dan dipakai oleh pengguna. Pekerjaan
pengolahan bahan pustaka yang berbentuk tercetak ( printed matter ) dan
terekam (recorded matter ) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada
pekerjaan yang memiliki kesamaan.
11
Universitas Sumatera Utara
Maka dapat disimpulkan pengelolaan koleksi deposit adalah semua kegiatan
mengelola bahan pustaka atau koleksi deposit dari penerimaan bahan pustaka baru
sampai di simpan ataupun di susun dalam rak untuk dimanfaatkan atau
dipergunakan oleh pengguna, yang bertujuan memberikan kemudahan penelusuran
informasi.
2.4.1 Proses Pengelolaan Koleksi Deposit
Setiap pengelolaan yang dilakukan perpustakaan pada bahan pustaka sudah
memiliki ketentuan ataupun ketetapan yang sudah ada. Menurut Sari, Sulvia
puspito (2009 : 18) pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi terbagi menjadi
dua yaitu :
1. Sistem Manual
Pengelolaan bahan pustaka sistem manual adalah kegiatan pengelolaan
yang dilakukan tanpa menggunakan alat bantu komputer. Sistem
manual initetap digunakan sehingga pada saat komputer mati masih
bisa bekerja dengansistem ini. Tahap-tahap kegiatan pengelolaan bahan
pustaka dengan system manual adalah pengecapan, inventaris,
klasifikasi, penempelan label,penempelan barcode, penempelan lidah
pengembalian buku, dan pengirimanbuku ke bagian sirkulasi.
2. Sistem Automasi
Pengelolaan bahan pustaka sistem automasi adalah kegiatan
mengolahbahan pustaka dengan sarana komputer. Tahap-tahap kegiatan
pengelolaan bahan pustaka dengan sistem automasi adalah katalogisasi
(pemasukan data buku), pencetakan kartu katalog, pembuatan label, dan
pembuatan barcode.
Berikut ini
beberapa para ahli berpendapat cara pengelolaan koleksi
perpustakaan:
1. Menurut Noerhayati (1988: 95) cara pengelolaan bahan pustaka ataupun
koleksi pada perpustakaan yaitu :
a. Setiap penerimaan bahan pustaka, harus diperiksa terlebih dahulu
apakah bahan pustaka yang diterima sesuai dengan daftar bahan
pustaka yang dibutuhkan perpustakaan. Kemudian sesuaikan dengan
daftar pengiriman.
b. Membubuhkan cap kepemilikan perpustakaan pada setiap eksemplar
bahan pustaka yang diterima sesuai dengan peraturan yang berlaku
dimasing–masing perpustakaan.
12
Universitas Sumatera Utara
c. Catatlah bahan pustaka tersebut kedalam buku pendaftaran (buku
induk) sesuai dengan nomor urutandan catatlah nomor induk bahan
pustaka itu sendiri .
d. Memberikan nomor klasifikasi dan nomor pengenal pada bahan
pustaka (penulisan nomor pengenal dapat dilakukan pada punggung
bahan pustaka).
e. Membuat kartu–kartu katalog bahan pustaka.
f. Bila sistem peminjaman menggunakan buku tulis, persiapkanlah buku
tulisnya tetapi bila menggunakan sistem peminjaman menggunakan
kantong buku, maka siapkanlah kantong buku.
g. Menyampul semua bahan pustaka dengan menggunakan kertas sampul
atau plastik agar bahan pustaka tidak mudah rusak.
2.
Sumardji, P yang dikutip oleh Panjaitan (2003: 7) menyebutkan cara
pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi meliputi :
a. Pemberian cap ataupun stempel perpustakaan, yaitu pekerjaan
memberi tanda atau ciri dengan cap ataupun stempel perpustakaan
pada buku untuk menyatakan bahwa buku tersebut adalah milik
perpustakaan.
b. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar buku yang diterima
perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau kepemilikan buku
tercatat secara teratur.
c. Penentuan nomor penempatan (call number) buku, yaitu pekerjaan
memberi nomor letak atau urutan buku menurut sistem yang berlaku,
agar memudahkan pencariannya apabila sewaktu-waktu dipergunakan
dan sebaliknya memudahkan penempatan kembali apabila sudah
selesai dipergunakan.
d. Pembuatan T-Slip (slip sementara), yaitu pekerjaan membuat konsep
catatan keterangan-keterangan mengenai buku untuk keperluan
membuat kartu katalognya.
e. Pembuatan dan pengetikan kartu katalog, yaitu pekerjaan membuat
kartu katalog dengan tata cara pengetikan atau pencetakan tertentu
pada setiap buku, untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan
dalam tugas perpustakaan melayani peminjaman maupun
pengembalian buku dalam tugas pengecekan buku apabila sewaktuwaktu diperlukan.
f. Pemberian perlengkapan pada buku, yaitu pekerjaan memberi
perlengkapan pada buku yang terutama juga untuk dipergunakan
sebagai alat perlengkapan dalam tugas perpustakaan melayani
peminjaman dan pengembalian buku.
Perlengkapan tersebut antara lain :
a. Label nomor penempatan
b. Kartu buku
c. Kantong kartu buku
d. Blangko data
13
Universitas Sumatera Utara
e. Lembaran peringatan
Setelah semua proses pengolelolaan bahan pustaka di lakukan dan siap
untuk digunakan, maka semua bahan pustaka dapat di simpan dan di susun di rakrak buku sesuai dengan sistem yang berlaku. Kemudian menyimpan kartu-kartu
katalog 9 di lemari kartu katalog secara berurutan dan sesuai dengan sistem yang
berlaku.
Dari pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa cara pengelolaan
koleksi deposit meliputi proses inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, penomoran
bahan pustaka, penyampulan dan pemberian label. Tetapi untuk koleksi deposit
tidak menemplkan kartu buku, kantung kartu buku dan tidak bisa dipinjamkan
kepada pengguna, tetapi bisa digunakan di dalam ruangan koleksi deposit
tersebut.
2.5 Tahapan Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5.1 Inventarisasi
Pengertian inventarisas Menurut Sutarno (2006)
Merupakan kegiatan yang terdiri dari pemeriksaan dan pengecekan bahan
pustaka atau koleksi yang datang ke Perpustakaan dan pembubuhan
stempel Perpustakaan pada bagian atau lembar tertentu pada seetiap buku
milik Perpustakaan.
Sedangkan
Staff
Pengajar SMP Stella Duce (1986: 77) menyatakan
Inventarisasi adalah kegiatan mencatat koleksi bahan pustaka sebagai
bukti bahwa koleksi tersebut menjadi milik perpustakaan yang
bersangkutan. Pelaksanaan inventarisasi ini menggunakan beberapa
perlengkapan ialah buku inventarisasi, cap inventaris, dan cap
perpustakaan. Isi dari buku inventarisasi yaitu :
a. Nomor urut
b. Tanggal masuk buku
c. Asal buku
d. Nama pengarang
e. Judul buku
f. Nama penerbit dan tahun terbit
g. Jumlah eksemplar buku
h. Harga satuan dan jumlah harga
i. Jenis buku: teks, informasi, fiksi, dan referensi
j. Bahasa yang digunakan: Indonesia, Inggris dan lain-lain
k. Nomor inventaris dan nomor pustaka
14
Universitas Sumatera Utara
l. Keterangan mengenai keadaan buku
Kegiatan inventarisasi yang dilakukan perpustakaan pada bahan pustaka atau
koleksi bertujuan agar pepustakaan dapat mengontrol kepemilikannya. Dengan
inventarisasi perpustakaan dapat membuat laporan, menyusun statistik, menerima
khasanah bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belum
atau sudah dimiliki. Selain itu dapat mengetahui jumlah bahan pustaka yang
dimiliki suatu perpustakaan pada kurun waktu tertentu, mengetahui bahan pustaka
yang hilang. Serta memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan
koleksi pada tahun-tahun berikutnya dan memudahkan pustakawan melakukan
pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.
Adapun langkah-langkah menginventarisasi bahan pustaka deposit adalah:
Menurut Staff Pengajar SMP Stella Duce (1986: 78) proses kerja inventarisasi
sebagai berikut :
a. Mencatat bahn pustaka satu persatu, mulai dari penerimaan yang paling
awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
b. Mencatat mulai dari kolom urut dengan aka terkecil sampai nomor urut
bahan pustaka yang terbaru.
c. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan
pustaka tersebut.
d. Kolom asal buku diisi dengan keterangan: nama toko buku atau enerbit
bila berasa dari pembelian, nama perseorangan, badan, instansi, maupun
lembaga bila buku berasal dari hadiah, dan nama perpustakaan bila bahan
pustaka berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan
perpustakaan lainnya.
e. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku tersebut.
f. Kolom judul diisi dengan judul bahan pustaka yang diinventaris tersebut.
g. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar bahan
pustaka.
h. Kolom harga diisi disetiap eksemplar bila berasal dari pembelian.
i. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah
eksemplar yang diinventarisasi.
j. Kolom jenis bahan pustaka diisi dengan jumlah masing-masing jenis
bahan pustaka yang sedang diinvetarisasi.
k. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar setiap bahasa dari bahan
pustaka yang sedang diinvetarisasi.
l. Kolom nomor inventaris diisi dengan nomor inventaris yang sudah
ditentukan untuk setiap eksemplarnya.
15
Universitas Sumatera Utara
m. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka sesuai isi buku menurut
Dewey.
n. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan
buku yang diinventarisasi: baru atau bekas dalam keaadaan bagus ataupun
keadaan rusak. Keterangan lain tidak dapat di masukkan kedalam kolom
tersebut.
o. Setelah halaman inventaris hampir habis, sebelum gantu halaman harus
ditutup dengan garis memanjang selebar halaman buku, lalu catat
rekapitulasi bahan pustaka yang sudah dicatat denga erincian jumlah
eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada
halaman, jenis buku, bahasanya, dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi
tersebut di pindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Sedangkan menurut Eryono, Muh Kaliani (1994) proses inventarisasi sebagai
berikut :
1.
Pemberian stempel buku
a. Stempel inventarisasi
Semua buku yang masuk ke perpustakaan harus dibubuhi stempel
inventarisasi. Stempel ini dibubuhkan pada halaman balik judul
tanpa menggangu teks yang ada. Stempel inventarisasi berisi kolom
nomor induk buku, nomor panggil, sumber dan tanggal
pendaftaranya pada buku induk perpustakaan.
Tabel-1. Stempel Inventarisasi
Tanggal Terima : ..............................................
Asal dari
: .............................................
Harga
: .............................................
Tanda Buku
: ...............................................
Nomor Induk
: ...............................................
Tgl Inventarisasi : ...............................................
Sumber
:
Eryono,
1994
:
20.
b. Stempel milik perpustakaan
Selain stempel inventarisasi, setiap buku juga harus dibubuhi stempel
kepemilikan. Tempat tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu ; di
balik halaman judul, bagian yang tidak ada tulisan atau gambar, pada
halaman akhir, dan halaman halaman tertentu yang telah disepakati.
16
Universitas Sumatera Utara
Contoh stempel milik perpustakaan:
Tabel-2. Stempel Kepemilikan
MILIK
PERPUSTAKAAN
Sumber
:
Eryono,
1994
:
20
2. Pemberian nomor buku
Setiap buku yang tersusun di rak harus diberikan nomor tersendiri untuk
membedakan antara buku yang satu dengan yang lainnya. Pemberian
nomor ini tidak hanya nomor induk saja, tetapi juga pemberian nomor
panggil (call number). Nomor induk adalah nomor urut buku yang
sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir menunjukkan buku.
Adapun hal-hal yang dicatat dalam buku induk adalah :
a. Kolom tanggal pendaftaran
Kolom ini diisi ketika buku didaftar di perpustakaan. Setelah buku
diterima kemudian secepatnya didaftarkan pada buku induk, dan dalam
pencatatan tanggal harus lengkap dengan bulan dan tahunnya.
b. Kolom nomor induk
Setiap buku yang masuk akan memperoleh nomor induk setelah pada
buku induk. Nomor induk pendaftaran dimulai dengan nomor satu dan
seterusnya secara berurut tanpa memperbaharuinya setiap tahun, atau
setiap awal tahun dimulai kembali dengan nomor baru.
c. Kolom judul buku
Judul buku yang ditulis dalam kolom ini adalah judul yang tercantum
dalam halaman judul secara lengkap. Jika judul buku terlalu panjang
dapat dipersingakat, dengan memotong bagian yang kurang penting.
d. Kolom nama pengarang
Kolom ini diisi dengan nama pengarang buku baik perorangan maupun
badan. Cara menulis nama orang pada perinsipnya seperti menulis nama
pada tajuk.
e. Kolom penerbit
Kolom ini diisi dengan nama bada yang menerbitkan buku, baik badan
pemerintah maupun swasta. Dalam penulisan nama penerbit tidak perlu
mencantumkan jenis badan seperti PT, Penerbit, Yayasan, Company,
dan sebagainnya.
f. Kolom tahun terbit
Kolom ini diisi dengan tahun penerbitan buku. Buku dari cetakan ulang
dicatat copy right dan tahun cetak ulang.
g. Kolom asal atau sumber
Kolom ini diisi sesuai dengan sumber buku diterima (berasal), misalnya
pembelian, tukar menukar dengan siapa, hadiah dari siapa, titipan dari
siapa dan seterusnya.
h. Kolom harga buku
17
Universitas Sumatera Utara
Kolom ini diisi dengan harga yang tercantum di buku jika buku tersebut
berasal dari pembelian tetapi jika buku tersebut tidak berasal dari
pembelian, maka kolom ini dikosongkan.
i. Kolom jumlah halaman
Kolom ini diisi dengan jumlah halaman yang terdapat dalam buku.
j. Kolom keterangan
Kolom ini diisi dengan hal-hal lain yang dianggap perlu. Misalnya jika
diketahui buku dengan nomor induk tertentu hilang, maka perlu dicatat
dalam kolom keterangan.
Pada intinya, inventarisasi koleksi deposit adalah kegiatan menempel atau
memberi cap stempel kepemilikkan perpustakaan, memberikan nomor induk atau
inventaris setiap bahan pustaka, dan mencatat setiap eksemplar bahan pustaka
dalam buku induk atau inventaris sesuai dengan urutan bahan pustaka yang
dilakukan petugas perustakaan atau pustakawan yang bertujuan untuk mengetahui
jumlah bahan pustaka yang terdata, mengetahui bahan pustaka yang hilang dan
memudahkan pustakawan melakukan pengawasan bahan pustaka atau koleksi.
2.5.2 Katalogisasi
Pengertian katalogisasi menurut Sutarno,(2006:182)
Katalogisasi adalah kegiatan yang dilakukan perpustakaan dengan
membuat deskripsi data bibiliografi suatu bahan pustaka atau koleksi
sesuai dengan standar atau peraturan tertentu. Hasil dari
mengakatalogisasi behan pustaka berupa deskripsi ( entry) yang dibuat
dalam bentuk kartu katalog atau yang dimuat dalam pangkalan data
komputer. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka
Sedangkan menurut Siahaan, Hotlan (2014: 12)
Katalogisasi merupakan proses pengolahan data-data bibilografi yang
terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog yang berisikan uraian
ringkas data-data fisik sebuah bahan pustaka atau koleksi. Seiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan untuk efisiensi efektivitas proses
temu kembali, sebaliknya bentuk katalog pada perpustakaan umumnya
menggunakan katalog elektronik (OPAC).
Katalogisasi memiliki fungsi dan tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Katalogisasi
a. Memungkinkan seseorang atau pengguna menemukan sebuah buku
yang diketahui atau dibutuhkan berdasarkan pengarangnya,
judulnya, atau subjeknya.
18
Universitas Sumatera Utara
b. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan dari pengarang
tertentu berdasarkan subjek tertentu, atau dalam jenis literature
tertentu.
c. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisinya
atau karakternya.
2. Fungsi Katalogisasi
a. sebagai sarana atau alat bantu dalam temu kembali informasi
disuatu perpustakaan.
b. Dapat menunjukkan bahan pustaka atau koleksi apa saja yang
dimiliki perpustakaan.
c. Sebagai suatu sistem komunikasi yang dapat menunjukkan
kekayaan koleksi yang dimiliki perpustakaan.
d. Sebagai daftar inventaris dari seluruh bahan pustaka yang
dimilikinya.
e. Dapat membantu pada pemilihan sebuah bahan pustaka
berdasarkan edisinya, ataupun berdasarkan karakternya sastra
atau topik.
Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan katalogisasi adalah pembuatan
katalog untuk semua bahan pustaka atau koleksi yang dilakukan perpustakaan
dimana prosesnya mengikuti peraturan yang ada
kemudian
disusun secara
alfabetis dan sistematis, sehingga memungkinkan seseorang atau pengguna
menemukan sebuah buku yang diketahui atau dibutuhkan berdasarkan
pengarangnya, judulnya, atau subjeknya.
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 5) bentuk fisik katalog terdiri dari beberapa
macam yaitu:
1. Katalog cetak atau katalog buku
Bentuk katalog buku berupa daftar judul-judul bahan pustaka yang ditulis atau
dicetak
pada
lembaran
lembaran
yang
berbentuk
buku.
Kelebihannya:
a. Biaya pembuatannya lebih murah
b. Mudah dicetak
c. Mudah dikirim ke berbagai perpustakaan atau instansi lain
d. Mudah dibawa kemana-mana
e. Dapat dibuat dalam jumlah eksemplar yang cukup banyak
Kelemahannya:
Tidak fleksibel karena penyisipan dan pengeluaran entri katalog tidak
mudah dilakukan.
19
Universitas Sumatera Utara
2. Katalog kartu
Bentuk katalognya menggunakan kartu berukuran 7,5 cm x 12,5 cm
Kelebihannya:
a. Awet dan tahan lama.
b. Fleksibel, yaitu penyisipan entri baru dan pengeluaran entri yang
tidak diperlukan mudah dilaksanakan.
c. Ringkas, yaitu hemat dalam tempat.
d. Akses langsung, yaitu dapat digunakan kapan saja oleh pegawai dan
beberapa pengguna sekaligus.
e. Tersedia lebih dari satu pendekatan. Kartu katalog pengarang, kartu
katalog judul, dan kartu katalog subjek.
f. Dapat diperbanyak dengan mudah, murah, dan cepat.
g. Ekonomis, tidak memerlukan biaya tinggi pada pembuatannya.
Kelemahannya:
Satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga
pengguna harus antri menggunakannya, terutama bila melakukan
penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika pada
jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan
indeksnya.
3. Katalog COM (Computer Output Microform)
Dalam COM rekaman bibliografisnya dibuat dengan microfilm atau mikrofis
sehingga biayanya mahal. Dan untuk dapat menggunakan katalog ini,
diperlukan alat khusus yaitu microreader.
Kelebihannya :
a. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah disbanding katalog buku.
b. Biaya pemeliharaannya lebih murah dari katalog kartu.
c. Bentuknya ringkas dan mudah penyimpanannya
Kelemahannya:
Menggunakan microreader, dan banyak para pelanggan menemukan versi
microfiche tidak menyenangkan digunakan.
4.
Katalog komputer terpasang (online computer catalog)
Sering disebut dengan OPAC (Online Public Access Catalogue) . Program
aplikasi yang digunakan diperpustakaan seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS,
Tinlib, dan lain-lain.
Kelebihannya :
a. Penelusuran informasi dapaat dilakukan secara cepat dan tepat.
b. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa
saling mengganggu.
c. Jajaran tertentu tidak perlu di file.
d. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai
pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun
20
Universitas Sumatera Utara
terbit, penerbit dsb, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Bolean
Logic.
e. Rekaman bibliografis yang dimasukkan kedalam entri katalog tidak
terbatas .
f. Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus
mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan sistem
jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
Dapat disimpulkan bahwa setiap bentuk katalog perpustakaan memiliki
kelebihan dan kekurangan dalam melakukan sistem temu balik informasi.
Pemakaian dari beberapa macam katalog diatas tergantung pada kemampuan
perpustakaan, karena setiap perpustakaan menggunakan bentuk katalog yang
berbeda-beda.
2.5.2.1 Deskripsi Biblografi
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 13)
Deskripsi biblografi disebut juga dengan katalogisasi deskriftif adalah
kegiatan mencatat identitas setiap bahan pustaka yang diperlukan untuk
dapat memberikan gambaran tentang bahan pustaka yang bersangkutan,
yang bertujuan untuk mengemukakan atau mendeskripsikan bahan
pustaka atau koleksi secara fisik seperti pengarang, judul, tempat terbit,
nama penerbit, jumlah halaman, dan lain-lain. Hasil dari identifikasi
bahan pustaka disebut dengan deskripsi bibliografi yang memberikan
sajian ringkas untuk membedakan satu bahan pustaka satu dengan
bahan pustaka lainnya.
Deskripsi bibliografi bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Sumber informasi utama deskripsi bahan pustaka
Tabel-3. Informasi deskripsi bahan pustaka
DAERAH
SUMBER INFORMASI UTAMA
Judul dan pernyataan tanggung Halaman judul
jawab
Edisi
Halaman judul, Halaman lain, kolofon
Publikasi
Halaman judul, Halaman lain, kolofon
Deskripsi fisik
Terbitan yang bersangkutan
Seri
Halaman judul seri, Halaman judul, kulit
buku, bagian lain dari publikasi
Catatan
Sumber apa saja
Nomor standard dan harga
Sumber apa saja
21
Universitas Sumatera Utara
Dari tabel diatas disimpulkan bahwa, sumber informasi utama deskripsi
bahan pustaka koleksi deposit meliputi daerah judul, penanggung jawab, edisi,
publikasi, deskripsi fisik, seri, catatan, nomor standar dan harga.
2. Tanda Baca
Penulisan setiap daerah deskripsi bibliografi atau katalogisasi deskriftif
digunakan tanda baca yang sudah ditentukan. Berikut ini uraian
penggunaan tanda baca dan susunan deskripsi seperti yang dituliskan
(Siahaan, Hotlan 2014 : 17) yaitu:
a. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi Judul utamaa = judul pararel :
judul lain atau anak judul / pernyataan kepengarangan yang pertama
,pernyataan kepengarangan yang kedua dan selanjutnya ; pernyataan
kepengarangan berikutnya yang berbeda peran dan kontribusinya
b. Daerah edisi
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
,-- Pernyataan edisi / pernyataan tanggung jawab ; pernyataan
tanggung jawab kedua dan selanjutnya sesuai dengan edisi
c. Daerah terbitan dan publikasi
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
.-- Tempat terbit : nama penerbit , tahun terbit
d. Daerah deskripsi fisik
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
Jumlah halaman: pernyataan iliustrasi; ukuran+bahan yang
disertakan
e. Daerah seri
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
.--pernyataan seri : pernyataan anak seri ; nomor seri
f. Daerah catatan
Tanpa tanda baca, penulisan pada paragraf baru
g. Daerah nomor standar dan harga
Tanpa tanda baca, penulisan pada paragraf baru
2.5.2.2 Penentuan Tajuk Entri Utama
Penentuan tajuk entri utama termasuk kedalam proses katalogisasi pada
bahan pustaka atau koleksi perpustakaan. Tajuk entri utama biasanya merupakan
entri pengarang, yaitu uraian katalog dengan tajuk berupa nama pengarang yang
bertujuan untuk mengidentifikasi bahan pustaka berua buku atau karya
diperpustakaan.
22
Universitas Sumatera Utara
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 39)
Tajuk entri utama adalah kata pertama yang dicantumkan dalam katalog
utama, disebut juga sebagai tajuk (heading) suatu karya (bahan pustaka)
yang digunakan sebagai titik telusur (access point) utama untuk mencari
bahan pustaka yang telah diolah.
Tajuk entri utama bisa berupa :
1. Nama pengarang perorangan
2. Nama badan korporasi atau judul
Tajuk entri utama memiliki tujuan, menurut Siregar, Beling (2013: 43)
dari pada pendekataan pada pengarang adalah agar dapat mengetahui
apakah bahan pustaka tertentu dapat diketahui pengarangnya ada dalam
koleksi perpustakaan dan bahan pustaka apa saja dari pengarang tertentu
ada dalam koleksi perpustakaan.
Menurut Siahaan, Hotlan (2014:31) cara menentukan tajuk entri utama
menurut jenis karyanya yaitu:
a. Administrasi yang berhubungan dengan badan korporasi yang
bersangkutan, misalnya: laporan tahunan, kebijaksanaan, kegiatan,
keuangan, personalia, hak milik, dan lain sebagainya.
b. Suatu hukum atau kumpulan, peraturan administrasi, perjanjian
c. Suatu laporan panitia, komisi.
d. Suatu teks liturgy gereja, sekte.
e. Suatu koleksi makalah yang disajikan pada suatu konferensi seperti
prosiding.
2.5.2.3 Mengindeks Atau Menentukan Tajuk Subjek
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 13)
penentuan tajuk subjek adalah proses katalogisasi yang berhubungan
dengan penentuan subjek bahan pustaka atau menentukan isi buku
dalam bentuk kata yang meliputi analisis subjek dan penerjemahan
unsur-unsur itu kedalam salah satu bahasa indeks. Tajuk subjek dapat
ditentukan dari judul, daftar isi, pendahuluan atau timbangan buku.
Penentuan tajuk subjek bertujuan untuk mengetahui masalah yang akan
dibicarakan dalam suatu terbitan dan untuk memudahkan bahan pustaka
yang membahas suatu pokok masalah tertentu yang sedang dicari oleh
pengguna.
Menurut Siregar, Beling (2015 : 21).Fungsi daftar tajuk subjek adalah:
a. Mencatat istilah-istilah yang digunakan dalam katalog, indeks, atau
pangkalan data.(daftar hendak untuk istilah indeks) kata-kata indeks
dan bentuknya.
23
Universitas Sumatera Utara
b. Memberikan rekomendasi menguasai pembuatan acuan, untuk
memandu pemakai dalam hal istilah yang berkaitan (menunjukkan
hubungan semantik khususnya).
Menurut Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang dikutip oleh
Saputra (2014: 13) penentuan tajuk subjek ada beberapa pedoman yang dapat
digunakan oleh perpustakaan untuk menjaga keseragaman dalam mengindeks,
untuk menentukan tajuk subjek suatu bahan pustaka atau koleksi biasanya
dipergunakan beberapa pedoman yaitu:
1. Library Of Congress Subject Heading (LCSH)
Pedoman ini digunakan pada perpustakaan yang memiliki bahan pustaka
dalam jumlah besar, dipergunakan untuk menentukan subjek buku ini secara
detail.
2. Sears Lists Subject Headings
Pedoman penentuan subjek secara umum, biasanya digunakan pada
perpustakaan yang memiliki bahan pustaka dalam jumlah yang tidak terlalu
besar.
3. Medical Subjek Headings (MeSH)
Pedoman ini digunakan khusus untuk bidang kesehatan dan kedokteran.
4. Pedoman tajuk subjek untuk perpustakaan, yang diterbitkan oleh pusat
pembinaan perpustakaan departemen pendidikan dan kebudayaan.
2.5.3
Klasifikasi
Menurut Siregar, Beling (2013 : 27)
Dalam temu kembali informasi yang didalam hal ini disebut kelas
adalah kelompok dokumen yang paling sedikit mempunyai ciri yang
sama. Kegiatan pengelompokan atau pembentukan kelas disebut
klasifikasi, yang dalam kaitannya dengan temu kembali informasi sering
disebut klasifikasi perpusataan atau klasifikasi bibliografi.
Sedangkan Menurut Sutarno (2006: 181) klasifikasi adalah kegiatan
mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan isi atau subjeknya sehingga semua
bahan pustaka yang sama isinya atau bentuknya terkumpul menjadi satu.
Dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah kegiatan yang dilakukan
perpustakaan dengan cara mengelompokkan semua bahan pustaka berdasarkan isi
dan subjeknya.
24
Universitas Sumatera Utara
Suwarno, Wiji (2010 : 118-119) mengemukakan bahwa klasifikasi terbagi
dalam dua jenis yaitu:
1. Klasifikasi artificial (artificial classification), yaitu klasifikasi bahan
pustaka berdasarkan sifat-sifat yang secara kebetulan ada pada bahan
pustaka tersebut. Misalnya, bahan pustaka berdasarkan warna kulit
buku: buku yang berwarna merah dikelompokkan dengan warna merah,
warna kuning dengan warna kuning dan sebagainya.
2. Klasifikasi fundamental (fundamental classification), yaitu klasifikasi
bahan pustaka berdasarkan isi atau objek buku, yaitu sifat yang tetap
pada bahan pustaka meskipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya
diubah. Klasifikasi fundamental yang paling sesuai digunaka diera
sekarang ini, karena memiliki keuntungan sebagai berikut:
d. Buku-buku yang sama atau mirip isinya akan terletak berdekatan.
e. Memudahkan dalam mengadakan perimbangan koleksi yang
dimiliki.
f. Memudahkan mengadakan penelusuran terhadap bahan pustaka
menurut subjek.
g. Memudahkan dalam pembuatan bibliografi menurut pokok masalah.
Tujuan klasifikasi yang dilakukan perpustakaan pada semua bahan pustaka
ialah untuk :
a. Memudahkan petugas dalam menyusun bahan pustaka dalam
penyimpanannya dirak. Untuk kepentingan ini, bahan pustaka yang
diberi label untuk tanda buku yang salah satu unsurnya adalah
notasi klasifikasi.
b. Untuk menyusun katalog berdasarkan nomor klasifikasi (clsified
catalog).
c. Memudahkan mengatur, menempatkan, dan menggunakan ataupun
menemukan kembali informasi (information retrieval) sewaktu–
waktu dipergunakan.
Menurut Suwarno, Wiji (2010) ada beberapa jenis bagan klasifikasi yang
digunakan oleh perpustakaan yang ada di dunia yaitu:
1. DDC (Dewey Decimal Classification)
Sistem klasifikasi ini menggunakan desimal dalam mengembangkan
notasinya dengan menggunakan angka Arab. Sistem klasifikasi ini
telah dikembangkan sejak tahun 1873 oleh seorang pustakawan
Amherst Collage yang bernama Melvil Dewey. Pada garis besarnya
sistem klasifikasi ini menyediakan bagan yang meliputi seluruh
bidang pengetahuan yang dibagi menjadi 10 bidang.
25
Universitas Sumatera Utara
2. UDC ( Universal Decimal Classificaton)
UDC seharusnya merupakan ekstensi dari DDC, deterbitkan pertama
kali tahun 1905 dengan nama Classification Decimal
3. LC (Library of Congress Classification)
LCC melai dikembangkan pada awal tahun 1899 dan terbit pertama
kali pada 1901. Adanya sistem klasifikasi ini terutama karena
kepentingan perpustakaan “Congress” Amerika yang begitu besar
koleksinya dan dirasa kurang sesuai jika menggunakan sistem
klasifikasi yang lain.
Dari beberapa bagan klasifikasi diatas, DDC merupakan sistem klasifikasi
yang paling popular dan paling banyak digunakan oleh berbagai perpustakaan
khususnya di Indonesia. Hampir semua perpustakaan yang ada di Indonesia
menggunakan DDC sebagai sistem klasifikasi pada bahan pustaka.
Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem klasifikasi
perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey (1851-1931), Dewey
menciptakan sistem klasifikasi ini saat ia masih menjadi mahasiswa dan
bekerja sebagai pustakawan di Amhers College, Massachusset Amerika
Serikat. Pada tahun 1876, Dewey menerbitkan edisi pertama dengan
judul; “A Classificatin and Subject Index For Catalouging, and
Arranging, the Boos and Pamphlets of Library”. Edisi pertama ini hanya
berjumlah 42 halaman dan terdiri atas 12 halaman pendahuluan, 12
halaman bagan, dan 18 halaman indeks. DDC terus mengalami
penyempurnaan dengan memasukkan subjek-subjek yang belum tercakup
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Saat ini telah
terbit edisi 22 pada tahun 2003 yang terdiri dari 4 jilid: Introduction,
Schedule 000-599, Schedule 600-999, dan Index Relatif, dengan
ketebalan lebih dari 3000 halaman. Disamping edisi lengakap, DDC juga
menerbitkan edisi ringkas yang dapat digunakan oleh perpustakaanperpustakaan yang tidak begitu besar dan bersifat umum. DDC telah
mampu bertahan kurang lebih satu abad sejak diterbitkannya edisi
pertama hingga sekarang karena memiliki keunggulan, berikut adalah
keunggulan dari DDC yaitu:
a. Paling banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di dunia.
b. Pembagian bagannya sistematis.
c. Bersifat universal, mencakup semua bidang ilmu pengetahuan.
d. Bersifat fleksibel, dapat menampung subyek-subyek baru.
e. Pembagian kelas logis dan konsisten.
f. Bagan merupakan notasi atau kode yang mudah diingat karena
menggunakan angka murni.
g. Notasi klas dapat digunakan secara sederhana/secara lengkap sesuai
dengan kebutuhan perpustakaan
h. Memiliki indeks agar memudahkan penggunanya.
26
Universitas Sumatera Utara
i.
Ada badan / lembaga khusus yang mengawasi perkembangan skema
klasifikasi.
j. Pembagian kelas berlaku dari subjek yang umum ke khusus secara
hirarki
Dewey Decimal Classification (DDC) terdiri dari tiga komponen yaitu:
1. Bagan (Schedule)
Sistem klasifikasi dewey disebut “persepuluhan” karena Dewey
membawa pengelompokan, baik untuk kelompok yang paling global
maupun mengembangkan masing-masing kelompok selanjutnya. Di
dalam bagan ini semua ilmu disusun sedemikin rupa dan diberi kode
angka yang disebut dengan notasi. Notasi dalam bentuk angka yang
terdiri dari tiga angka. Apabila terdapat lebih dari tiga angka, maka
antara angka ketiga dan keempat diberi tanda titik (.).
contoh : 371.5 ( Disiplin Sekolah)
Dengan perinsip decimal, DDC memberikan tiga ringkasan yang terdiri
dari:
a. 10 Kelas utama
b. 100 Divisi
c. 1000 Subdivisi
Pembagian tersebut adalah sebagai berikut:
000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat
200 – 299 Agama
300 – 399 Ilmu Sosial
400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Pengetahuan murni
600 – 699 Ilmu Terapan (Teknologi)
700 – 799 Kesenian
800 – 899 Kesusasteraan
900 – 999 Sejarah, Geografi dan Biografi
Setiap divisi dibagi kedalam seksi-seksi secara desimal menjadi 10
seksi, misalnya:
300 – Ilmu-Ilmu Sosial
310 – Statistik
320 – Ilmu Politik
321 – Bentuk Negara
322 – Hubungan negara dengan organisasi dan anggotanya
323 – Hubungan negara dengan individu
324 – Pemilihan Umum
325 – Migrasi Internasional
326 – Penbudakan dan Emansipasi
327 – Hubungan Internasional
27
Universitas Sumatera Utara
328 – Lembaga Legislatif
329 – Politik Praktis, partai politik
Setiap seksi dapat dibagi lagi menjadi 10 subseksi yang melebihi
tigaangka penulisan notasi angkanya menggunakan tanda titik,
misalnya:
371 – Faktor- faktor Pendidikan
371.1 – Mengajar dan Pengajar
371.2 – Adminitrasi pendidikan
371.3 – Metode Belajar dan Mengajar
371.4 – Bimbingan dan Penyuluhan
371.5 – Disiplin Sekolah
371.6– Sarana Fisik Sekolah
371.7 – Kesehatan dan Keselamatan Sekolah
371.8– Peserta Didik (Siswa)
371.9– Pendidikan Khusus
2. Indeks Relative (Index Relatives)
Pada indeks relative ini terdapat sejumlah istilah yang disusun berabjad.
Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang terdapat dalam bagan.
Dalam ini didaftarkan juga sinonim untuk suatu istilah, hubunganhubungan dengan subjek lain. Namun demikian tidak boleh
menentukan klasifikasi berdasarkan indeks saja. Setelah notasi
ditemukan dalam indeks, seharusnya diperiksa dalam bagan atau tabel.
Contoh indeks relative untuk subjek “Psikologi” terdapat sebagai berikut
Psikologi
150
Abnormal
157
Anak
115.15
Pendidikan
370.15
Perbandingan
156
Populer
131
Remaja
155.5
Seks
155.3
Terapan
158
3. Tabel (Tables)
Dalam sistem klasifikasi DDC, pembentukkan notasi dapat dilakukan
dengan notasi-notasi tambahan sebagaimana yang tercantum dalam
tabel-tabel tambahan atau sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam
notasi “ tabel” yaitu :
1. Tabel : Notasi Subdivisi Standar (T1)
2. Tabel : Notasi Wilayah (T2)
3. Tabel : Notasi Bentuk Sastra (T3)
4. Tabel : Notasi Bentuk Bahasa (T4)
5. Tabel : Notasi Ras, Etnis, dan Kebangsaan (T5)
6. Tabel : Notasi Bahasa – bahasa
28
Universitas Sumatera Utara
7. Tabel : Notasi Orang-orang atau profesi (T7)
2.5 .4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
Perlengakapan
bahan
pustaka
kegiatan
menyiapkan
dan
membuat
perlengkapan pustaka agar siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk
memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik dan terawat.
2.5.4.1 Perlabelan
Menurut Suwarno (2010 : 140)
Pelabelan adalah pemasangan label pada punggung buku yang berisi call
number sesuai dengan yang tertulis dalam Katalog. Pelabelan ini
sebaiknya diketik pada kertas label putih, atau pada kertas HVS biasa yang
digunting satu ukuran (seragam), sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
yang bertujuan agar pengguna dapat dengan mudah mengenali bahan
pustaka. Perabelan bahan pustaka biasanya ditempelkan dipunggung buku
disudut bawah buku. sebelum label ditempel pada punggung buku, terlebih
dahulu dibuat nomor panggil yang memuat keterangan nomor kelas, tiga
huruf kependekan nama pengarang, dan satu huruf pertama dari judul
buku dengan huruf kecil. Kemudian label tersebut ditempatkan pada
punggung buku kira-kira 3cm dari bawah dalam posisi buku berdiri, agar
jika buku dijajarkan akan tampak rapi.
Tabel-4. Nomor panggil buku
200
150
375
Har
Bim
Nas
P
I
K
Suwarno, Wiji (2010: 140)
2.5.4.2 Barcode (Kode Baris)
Barcode yaitu kode baris yang hanya bisa dibaca dengan barcode reader.
Menurut pendapat (Lasa Hs, 1998 : 9) Barcode reader yaitu pembaca sandi
palang.
29
Universitas Sumatera Utara
Barcode biasanya digunakan oleh perpustakaan yang sudah terautomasi
atau sudah menggunakan sistem komputerisasi. Barcode memiliki tujuan dapat
memudahkan pegawai atau pustakawan dibagian sirkulasi mendata peminjaman
dan pengembalian buku sehingga tidak terjadi kesalahan pendataan.
2.5.4.3 Blanko Kartu Bahan Pustaka
Blanko kartu buku ini berukuran tertentu yang berisi isian ataupun kolom
untuk diisi dengan keterangan-keterangan yang berfungsi sebagai kartu kendali
atau arsip peminjaman. Blanko ini memuat keterangan-keterangan, seperti: Call
number, nama pengarang, judul buku, nomor induk buku, nama peminjam,
tanggal peminjaman, tanggal kembali, dan paraf.
Tabel-5. Blanko kartu buku
375
0234/1982
Nas Nasution, A
A
Asas – Asas Kurikulum
No Nama peminjam
Tanggal
Tanggal kembali
Paraf
peminjaman
Suwarno,
Wiji
(2010:
141)
Tidak semua perpustakaan menggunakan blanko kartu buku, bagi perpus
takaan yang tidak menggunakan blanko bisa menggunakan slip peminjaman
berupa kertas yang ditempelkan dihalaman depan buku, jika pengguna meminjam
buku maka slip diberikan stempel tanggal pengembalian buku yang dilakukan
petugas atau pustakawan yang ada di perpustakaan.
2.5.4.4 Pemasangan Kantong Kartu Buku
Kantong kartu buku dibuat dari kertas yang agak lebih tebal dan dibuat
dengan perkiraan bisa untuk tempat kartu buku. Kantong ini berfungsi sebagai
30
Universitas Sumatera Utara
tempat kartu buku y
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Koleksi Deposit
Deposit menurut Hasmaniah yang dikutip Panjaitan (2003) adalah sebagai
pusat penyimpanan bahan pustaka yang menyangkut suatu daerah baik yang
diterbitkan disuatu daerah ataupun di tempat lain. Dalam Undang-undang Nomor
43 Tahun 2007 Tentang Perustakaan koleksi adalah semua informasi dalam
bentuk karya tulis, karya cetak dan karya rekam dalam berbagai media yang
memiliki nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.
Maka dari itu, menurut Newalty, (2002: 19)
Koleksi deposit adalah kumpulan dari karya cetak dan karya rekam
bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam
kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sebagai hasil
dari pelaksanaan undang–undang No. 4 tahun 1990 dan peraturan
pelaksanaanya. Menjelaskan tentang karya cetak dan karya rekam
yang wajib dilestarikan, sebagai
warisan budaya
bangsa dan
sebagai
bukti
peradaban
bangsa
Indonesia.
Sedangkan menurut buku Panduan koleksi perpustakaan daerah yang dikutip
oleh Panjaitan (2003: 4) koleksi deposit adalah pusat penyimpanan bahan pustaka
yang diterbitkan di wilayah provinsi di mana perpustakaan daerah berdomisili
bahan pustaka yang berisi tentang aspek–aspek diwilayah tersebut.
Penyelenggaraan ataupun pelaksanaan koleksi deposit didasari oleh ketetapan:
a. Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang penyerahan ataupun
penyimpanan hasil karya cetak dan karya rekam terdapat di pasal 1
menyebutkan perpustakaan nasional ataupun daerah yang berkedudukan di
ibukota negara ataupun propinsi yang mempunyai tugas untuk
menghimpun, menyimpan, melestarikan, dan mendayagunakan semua
karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik
Indonesia.
Dalam Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang kewajiban serah–
simpan karya cetak dan karya rekam dinyatakan dalam :
5
Universitas Sumatera Utara
Pasal 2 :
Setiap penerbit yang berada di wilayah Republik Indonesia,
wajib menyerahkan 2 (dua) buah cetakan dari setiap judul
karya cetak yang dihasilkan kepada Perpustakaan Nasional
dan kepada perpustakaan daerah di Ibukota provinsi yang
bersangkutan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah
diterbitkan.
Pasal 3: 1) Setiap pengusaha rekaman yang berada di wilayah negara
Republik
Indonesian
wajib
menyerahkan
sebuah
rekaman dari setiap judul karya rekam yang dihasilkan
kepada Perpustakaan Nasional dan sebuah kepada
Perpustakaan Daerah yang bersangkutan, selambatlambatnya 3 (tiga) bulan setalah proses rekaman selesai.
2) Dalam hal karya rekam tersebut menggunakan bahan baku
yang memerlukan penyimpanan secara khusus, maka
kewajiban menyerahkan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1), di lakukan kepada Perpustakaan Nasional atau badan lain
yang
ditetapkan
oleh
Pemerintah.
3) Ketentuan mengenai badan penyimpanan hasil rekaman
sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut oleh
Peraturan Pemerintah.
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia RI No 70 tahun 1991 tentang
pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang kewajiban
serah-simpan karya cetak dan karya rekam dinyatakan dalam :
Pasal 3: 1) Setiap penerbit yang berada di wilayah negara Republik
Indonesia yang menghasilkan karya cetak wajib,
menyerahkan hasil karya cetaknya sebanyak 2 (dua)
buah setiap judulnya kepada Perpustakan Nasional dan
sebuah kepada Perpustakaan Daerah yang bersangkutan.
2) Setiap warga negara Indonesia yang hasil karyanya
diterbitkan di luar negri, wajib menyerahkan 2 (dua) buah
setiap
judul
kepada
Perpustakaan
Nasional.
3) Penyerahan hasil karya cetak sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dan ayat (2) selambat-lambatnya 90 (sembilan
puluh) hari setelah selesai diterbitkan.
Pasal 8 : 1)
Setiap pengusha rekaman yang berada di wilayah Negara
Republik Indonesia yang menghasilkan karya rekam dan
setiap warga Negara Indonesia yang hasil karyanya
direkam di luar negri, wajib menyerahkan sebuah karya
rekamnya kepada Perpustakaan Nasional dan sebuah
kepada
Perpustakaan Daerah yang bersangkutan
6
Universitas Sumatera Utara
2) Penyerahan hasil karya rekam tersebut selambat-lambatnya
90 (sembilan puluh) hari sejak disebarluaskan atau
dipasarkan.
Dari beberapa pendapat pakar dan ketetapan Undang-Undang yang ada
dapat diambil kesimpulan yang dimaksud koleksi deposit adalah semua terbitan
yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha ke perpustakaan sebagai hasil
pelaksanaan Undang-Undang Deposit, yang biasanya koleksi-koleksi deposit
berupa koleksi khusus terbitan daerah.
2.2 Jenis Koleksi Deposit
Menurut Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional
Republik Tahun 2005 dalam Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang jenis
karya cetak dan karya rekam yang wajib diserahkan kepada Perpustakaan
Nasional dan Perpustakaa Umum Daerah ataupun Provinsi yang terdiri dari :
a. Karya Cetak : Buku, surat kabar, majalah, pustaka kelabu, buletin, laporan,
peta,
brosur,
poster,
buklet.
b. Karya rekam : Kaset Audio, laser disc, compact disc, video compact disc,
CD-ROM, audio video CD, disket, open reel, digital audio
tape,
mikro
film,
mikrofis
Sedangkan menurut Nasution, Sabirin yang dikutip oleh Panjaitan (2003: 5)
menyebutkan jenis koleksi deposit terdiri dari :
1. Terbitan pemerintah seperti peraturan daerah, surat-surat keputusan,
pidato-pidato resmi, lembaran negara, statistik, dan laporan tahunan.
2. Hasil-hasil penelitian dari segala bidang yang dilaksanakan di daerah, hasil
seminar, loka karya, temu karya, dan bahan lain yang serupa baik dari
instansi pemerintahan maupun swasta.
3. Hasil dari terbitan daerah seperti laporan tahunan dan tengah tahunan,
bibliografi daerah, katalog induk, accesion list, majalah-majalah yang
diterbitkan oleh Perpustakaan Daerah.
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta bahan kartografis
tentang daerah dan perjalanan.
5. Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang
kepariwisataan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan turisme, tentang
7
Universitas Sumatera Utara
sejarah daerah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa disuatu daerah
serta tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan,
kesusastraan dan bahasa daerah.
6. Rekaman musik tradsional dan ciptaan-ciptaan baru di daerah rekaman
kegiatan penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide,film, video, dan
rekaman tarian daerah serta permainan rakyat.
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang
organisasi atau swasta di daerah.
8. Direktori tentang :
a. Rumah-rumah ibadah.
b. Biro perjalanan umum.
c. Kegiatan olahraga dan sarananya.
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, dan pusat
dagang di daerah.
e. Badan penerangan dimasyarakat di tv, radio, kantor pos, dan
telekomunikasi.
f. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat hiburan
g. Lembaga-lembaga pendidikan negri dan swasta, formal dan
informal real estate, perkebunan, dan pertambangan.
h. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian angkatan bersenjata,
rumah sakit, puskesmas, apotik, dan klinik.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa jenis koleksi deposit
yang tercetak adalah buku, surat kabar, majalah, pustaka kelabu, buletin, peta,
brosur, poster, buklet. Sedangkan jenis koleksi deposit yang terekam adalah kaset
audio, kaset video, laser disc, compact disc, video compact disc, CD-ROM, audio
video CD, disket, open reel, digital audio tape, mikro film, dan mikrofis.
2.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
Setiap koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan mempunyai fungsi dan
tujuan yang sama untuk menambah wawasan serta informasi kepada pengguna.
Koleksi juga sangat
berperan penting terhadap perpustakaan dalam hal
penyediaan informasi sesuai kebutuhan para pemustaka. Sehingga koleksi
tersebut dapat dimanfaatkan oleh pengguna dan pengguna merasakan kepuasan
mendapatkan informasi yang dibutukan.
8
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Fungsi Koleksi Deposit
Dalam Surat Keputusan Presiden Nomor 11 tahun 1989 yang menjelaskan bahwa
Fungsi koleksi deposit adalah sebagai salah satu sarana pelestarian pustaka
sebagai hasil budaya bangsa yang dijadikan sebagai sumber ilmu
pengetahuan, teknologi dan kebutuhan dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
Sedangkan dalam profil Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera
Utara (BPADSU) tahun 2012
Fungsi koleksi deposit adalah sebagai pusat deposit yang memuat tentang
karya cetak dan karya rekam suatu daerah sehingga Perpustakaan dapat
berperan sebagai pusat informasi bagi pencari informasi dalam konteks
penelitian dan pemenuhan informasi tentang kedaerahan Sumatera Utara.
Dari beberapa pernyataan di atas maka dapat disimpulkan fungsi koleksi
deposit adalah pengumpulan, penyimpana dan pelestarian karya cetak dan karya
rekam sebagai sumber ilmu pengetahuan dan
teknologi dalam
menunjang
sumber daya manusia yaitu pengguna ataupun pemustaka untuk melakukan
penelitian dan pemenuhan informasi.
2.3.2 Tujuan Koleksi Deposit
Tujuan koleksi deposit menurut Direktorat Deposit Bahan Pustaka
Perpustakaan Republik Indonesia tahun 2005 tujuan koleksi deposit adalah :
a. Sebagai tempat menghimpun, mencatat, menyimpan, dan melestarikan
hasil karya intelektual bangsa yang berupa sumber informasi, ilmu
pengetahuan dan budaya.
b. Memberikan fasilitas dan sumber belajar yang komprenhensip, mudah dan
dapat dipercaya.
c. Mendokumentasikan hasil karya budaya manusia dalam bentuk bibliografi
nasional.
d. Menyediakan alat seleksi bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan
maupun untuk kajian keperluan bahan pustaka bagi para peneliti,
mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya dengan menggunakan
bibliografi nasional yang lengkap dan mutahir.
9
Universitas Sumatera Utara
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1999
dinyatakan bahwa “Kewajiban serah-simpan karya rekam film ceritera atau film
dokumenter bertujuan untuk mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya
sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa”.
Sedangkan menurut Nasution yang dikutip oleh Panjaitan (2003)
dinyatakan bahwa tujuan koleksi deposit adalah :
a. Agar perpustakaan wilayah menjadi pusat informasi yang lengkap
tentang daerahnya sehingga setiap perpustakaan wilayah mampu
memberikan jawaban dan informasi tentang daerah dimana
perpustakaan itu berada.
b. Agar perpustakaan wilayah dapat melakukan pengumpulan, pelestarian
dan pengorganisasian semua jenis bahan pustaka yang bersifat
kedaerahan dari daerahnya masing-masing baik yang sudah pernah
terbit, terekam ataupun dalam bentuk manuskrip dan lain-lain.
c. Agar perpustakaan wilayah dapat meningkatkan penelitian dan
penginventarisasian terhadap bahan pustaka yang sudah pernah
dipublikasikan dengan bekerja sama dengan semua instansi dan
masyarakat yang relevan.
d. Agar perpustakaan wilayah dapat menimbulkan usaha menggali dan
meneliti sumber-sumber informasi daerah yang potensial untuk
menunjang pembangunan bangsa.
e. Meningkatkan upaya penerbitan bibliografi dan penyebaran informasi
tentang daerahnya masing-masing.
f. Menyempurnakan sarana untuk pelaksanaan layanan bahan pustaka dan
informasi daerah secara regional dan nasional.
Pemerintah Indonesia melalui Surat Keputusan Republik Indonesia Tahun
1989 Tentang Perpustakaan Nasional pada pasal 13 menyatakan bahawa tugas
dari deposit ialah :
1. Melaksanakan pengumpulan.
2. Melaksanakan penyimpanan terbitan nasional dan internasional baik
yang tercetak maupun terekam.
3. Melaksanakan pelestarian terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun terekam.
4. Melakukan konfrensi.
Uraian-uraian
di
atas menjelaskan tujuan koleksi
deposit
adalah
melestarikan hasil budaya bangsa dan menjadi pusat informasi yang lengkap
10
Universitas Sumatera Utara
tentang daerahnya serta memberikan sumber ilmu pengetahuan dalam rangka
mencerdaskan kehidupan bangsa.
2.4 Pengelolaan Koleksi Deposit
Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat
mencerdaskan bangsa. Selain itu perpustakaan juga berkontribusi penting dalam
hal informasi dan ilmu pengetahuan. Perpustakaan juga merupakan jantung bagi
kehidupan akademik, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data
atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan ilmu
pengetahuan.
Setiap perpustakaan memiliki tugas menyediakan bahan pustaka serta
mengolahnya agar dapat disajikan kepada pengguna sehingga bahan pustaka
tersebut dapat bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Sebelum bahan pustaka
dilayankan kepada pengguna, terlebih dahulu diolah dan disusun secara sistematis
untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Pengelolaan bahan pustaka menurut Suwarno (2010: 85)
Kegiatan pengelolaan bahan pustaka atau koleksi adalah kegiatan
pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi yang diterima meliputi proses
pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi,
mudah di telusuri kembali (temu balik informasi) dan di akses oleh
pemakai, dan merawat bahan pustaka. Pekerjaan pengolahan mencakup
pemeliharaan atau perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam
kondisi bersih, utuh, dan baik. Sedangkan kegiatan mengolah dalam
pengertian merawat adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka
preservasi dan konservasi untuk menjaga nilai-nilai sejarah dan
dokumentasi.
Sedangkan menurut Sutarno ( 2006 : 179)
kegiatan pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi adalah proses dari
bahan pustaka atau koleksi diterima sampai dengan penempatan di rak atau
tempat tertentu yang telah disediakan dan dipakai oleh pengguna. Pekerjaan
pengolahan bahan pustaka yang berbentuk tercetak ( printed matter ) dan
terekam (recorded matter ) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada
pekerjaan yang memiliki kesamaan.
11
Universitas Sumatera Utara
Maka dapat disimpulkan pengelolaan koleksi deposit adalah semua kegiatan
mengelola bahan pustaka atau koleksi deposit dari penerimaan bahan pustaka baru
sampai di simpan ataupun di susun dalam rak untuk dimanfaatkan atau
dipergunakan oleh pengguna, yang bertujuan memberikan kemudahan penelusuran
informasi.
2.4.1 Proses Pengelolaan Koleksi Deposit
Setiap pengelolaan yang dilakukan perpustakaan pada bahan pustaka sudah
memiliki ketentuan ataupun ketetapan yang sudah ada. Menurut Sari, Sulvia
puspito (2009 : 18) pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi terbagi menjadi
dua yaitu :
1. Sistem Manual
Pengelolaan bahan pustaka sistem manual adalah kegiatan pengelolaan
yang dilakukan tanpa menggunakan alat bantu komputer. Sistem
manual initetap digunakan sehingga pada saat komputer mati masih
bisa bekerja dengansistem ini. Tahap-tahap kegiatan pengelolaan bahan
pustaka dengan system manual adalah pengecapan, inventaris,
klasifikasi, penempelan label,penempelan barcode, penempelan lidah
pengembalian buku, dan pengirimanbuku ke bagian sirkulasi.
2. Sistem Automasi
Pengelolaan bahan pustaka sistem automasi adalah kegiatan
mengolahbahan pustaka dengan sarana komputer. Tahap-tahap kegiatan
pengelolaan bahan pustaka dengan sistem automasi adalah katalogisasi
(pemasukan data buku), pencetakan kartu katalog, pembuatan label, dan
pembuatan barcode.
Berikut ini
beberapa para ahli berpendapat cara pengelolaan koleksi
perpustakaan:
1. Menurut Noerhayati (1988: 95) cara pengelolaan bahan pustaka ataupun
koleksi pada perpustakaan yaitu :
a. Setiap penerimaan bahan pustaka, harus diperiksa terlebih dahulu
apakah bahan pustaka yang diterima sesuai dengan daftar bahan
pustaka yang dibutuhkan perpustakaan. Kemudian sesuaikan dengan
daftar pengiriman.
b. Membubuhkan cap kepemilikan perpustakaan pada setiap eksemplar
bahan pustaka yang diterima sesuai dengan peraturan yang berlaku
dimasing–masing perpustakaan.
12
Universitas Sumatera Utara
c. Catatlah bahan pustaka tersebut kedalam buku pendaftaran (buku
induk) sesuai dengan nomor urutandan catatlah nomor induk bahan
pustaka itu sendiri .
d. Memberikan nomor klasifikasi dan nomor pengenal pada bahan
pustaka (penulisan nomor pengenal dapat dilakukan pada punggung
bahan pustaka).
e. Membuat kartu–kartu katalog bahan pustaka.
f. Bila sistem peminjaman menggunakan buku tulis, persiapkanlah buku
tulisnya tetapi bila menggunakan sistem peminjaman menggunakan
kantong buku, maka siapkanlah kantong buku.
g. Menyampul semua bahan pustaka dengan menggunakan kertas sampul
atau plastik agar bahan pustaka tidak mudah rusak.
2.
Sumardji, P yang dikutip oleh Panjaitan (2003: 7) menyebutkan cara
pengelolaan bahan pustaka ataupun koleksi meliputi :
a. Pemberian cap ataupun stempel perpustakaan, yaitu pekerjaan
memberi tanda atau ciri dengan cap ataupun stempel perpustakaan
pada buku untuk menyatakan bahwa buku tersebut adalah milik
perpustakaan.
b. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar buku yang diterima
perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau kepemilikan buku
tercatat secara teratur.
c. Penentuan nomor penempatan (call number) buku, yaitu pekerjaan
memberi nomor letak atau urutan buku menurut sistem yang berlaku,
agar memudahkan pencariannya apabila sewaktu-waktu dipergunakan
dan sebaliknya memudahkan penempatan kembali apabila sudah
selesai dipergunakan.
d. Pembuatan T-Slip (slip sementara), yaitu pekerjaan membuat konsep
catatan keterangan-keterangan mengenai buku untuk keperluan
membuat kartu katalognya.
e. Pembuatan dan pengetikan kartu katalog, yaitu pekerjaan membuat
kartu katalog dengan tata cara pengetikan atau pencetakan tertentu
pada setiap buku, untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan
dalam tugas perpustakaan melayani peminjaman maupun
pengembalian buku dalam tugas pengecekan buku apabila sewaktuwaktu diperlukan.
f. Pemberian perlengkapan pada buku, yaitu pekerjaan memberi
perlengkapan pada buku yang terutama juga untuk dipergunakan
sebagai alat perlengkapan dalam tugas perpustakaan melayani
peminjaman dan pengembalian buku.
Perlengkapan tersebut antara lain :
a. Label nomor penempatan
b. Kartu buku
c. Kantong kartu buku
d. Blangko data
13
Universitas Sumatera Utara
e. Lembaran peringatan
Setelah semua proses pengolelolaan bahan pustaka di lakukan dan siap
untuk digunakan, maka semua bahan pustaka dapat di simpan dan di susun di rakrak buku sesuai dengan sistem yang berlaku. Kemudian menyimpan kartu-kartu
katalog 9 di lemari kartu katalog secara berurutan dan sesuai dengan sistem yang
berlaku.
Dari pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa cara pengelolaan
koleksi deposit meliputi proses inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, penomoran
bahan pustaka, penyampulan dan pemberian label. Tetapi untuk koleksi deposit
tidak menemplkan kartu buku, kantung kartu buku dan tidak bisa dipinjamkan
kepada pengguna, tetapi bisa digunakan di dalam ruangan koleksi deposit
tersebut.
2.5 Tahapan Pengelolaan Koleksi Deposit
2.5.1 Inventarisasi
Pengertian inventarisas Menurut Sutarno (2006)
Merupakan kegiatan yang terdiri dari pemeriksaan dan pengecekan bahan
pustaka atau koleksi yang datang ke Perpustakaan dan pembubuhan
stempel Perpustakaan pada bagian atau lembar tertentu pada seetiap buku
milik Perpustakaan.
Sedangkan
Staff
Pengajar SMP Stella Duce (1986: 77) menyatakan
Inventarisasi adalah kegiatan mencatat koleksi bahan pustaka sebagai
bukti bahwa koleksi tersebut menjadi milik perpustakaan yang
bersangkutan. Pelaksanaan inventarisasi ini menggunakan beberapa
perlengkapan ialah buku inventarisasi, cap inventaris, dan cap
perpustakaan. Isi dari buku inventarisasi yaitu :
a. Nomor urut
b. Tanggal masuk buku
c. Asal buku
d. Nama pengarang
e. Judul buku
f. Nama penerbit dan tahun terbit
g. Jumlah eksemplar buku
h. Harga satuan dan jumlah harga
i. Jenis buku: teks, informasi, fiksi, dan referensi
j. Bahasa yang digunakan: Indonesia, Inggris dan lain-lain
k. Nomor inventaris dan nomor pustaka
14
Universitas Sumatera Utara
l. Keterangan mengenai keadaan buku
Kegiatan inventarisasi yang dilakukan perpustakaan pada bahan pustaka atau
koleksi bertujuan agar pepustakaan dapat mengontrol kepemilikannya. Dengan
inventarisasi perpustakaan dapat membuat laporan, menyusun statistik, menerima
khasanah bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belum
atau sudah dimiliki. Selain itu dapat mengetahui jumlah bahan pustaka yang
dimiliki suatu perpustakaan pada kurun waktu tertentu, mengetahui bahan pustaka
yang hilang. Serta memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan
koleksi pada tahun-tahun berikutnya dan memudahkan pustakawan melakukan
pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.
Adapun langkah-langkah menginventarisasi bahan pustaka deposit adalah:
Menurut Staff Pengajar SMP Stella Duce (1986: 78) proses kerja inventarisasi
sebagai berikut :
a. Mencatat bahn pustaka satu persatu, mulai dari penerimaan yang paling
awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
b. Mencatat mulai dari kolom urut dengan aka terkecil sampai nomor urut
bahan pustaka yang terbaru.
c. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan
pustaka tersebut.
d. Kolom asal buku diisi dengan keterangan: nama toko buku atau enerbit
bila berasa dari pembelian, nama perseorangan, badan, instansi, maupun
lembaga bila buku berasal dari hadiah, dan nama perpustakaan bila bahan
pustaka berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan
perpustakaan lainnya.
e. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku tersebut.
f. Kolom judul diisi dengan judul bahan pustaka yang diinventaris tersebut.
g. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar bahan
pustaka.
h. Kolom harga diisi disetiap eksemplar bila berasal dari pembelian.
i. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah
eksemplar yang diinventarisasi.
j. Kolom jenis bahan pustaka diisi dengan jumlah masing-masing jenis
bahan pustaka yang sedang diinvetarisasi.
k. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar setiap bahasa dari bahan
pustaka yang sedang diinvetarisasi.
l. Kolom nomor inventaris diisi dengan nomor inventaris yang sudah
ditentukan untuk setiap eksemplarnya.
15
Universitas Sumatera Utara
m. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka sesuai isi buku menurut
Dewey.
n. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan
buku yang diinventarisasi: baru atau bekas dalam keaadaan bagus ataupun
keadaan rusak. Keterangan lain tidak dapat di masukkan kedalam kolom
tersebut.
o. Setelah halaman inventaris hampir habis, sebelum gantu halaman harus
ditutup dengan garis memanjang selebar halaman buku, lalu catat
rekapitulasi bahan pustaka yang sudah dicatat denga erincian jumlah
eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada
halaman, jenis buku, bahasanya, dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi
tersebut di pindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Sedangkan menurut Eryono, Muh Kaliani (1994) proses inventarisasi sebagai
berikut :
1.
Pemberian stempel buku
a. Stempel inventarisasi
Semua buku yang masuk ke perpustakaan harus dibubuhi stempel
inventarisasi. Stempel ini dibubuhkan pada halaman balik judul
tanpa menggangu teks yang ada. Stempel inventarisasi berisi kolom
nomor induk buku, nomor panggil, sumber dan tanggal
pendaftaranya pada buku induk perpustakaan.
Tabel-1. Stempel Inventarisasi
Tanggal Terima : ..............................................
Asal dari
: .............................................
Harga
: .............................................
Tanda Buku
: ...............................................
Nomor Induk
: ...............................................
Tgl Inventarisasi : ...............................................
Sumber
:
Eryono,
1994
:
20.
b. Stempel milik perpustakaan
Selain stempel inventarisasi, setiap buku juga harus dibubuhi stempel
kepemilikan. Tempat tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu ; di
balik halaman judul, bagian yang tidak ada tulisan atau gambar, pada
halaman akhir, dan halaman halaman tertentu yang telah disepakati.
16
Universitas Sumatera Utara
Contoh stempel milik perpustakaan:
Tabel-2. Stempel Kepemilikan
MILIK
PERPUSTAKAAN
Sumber
:
Eryono,
1994
:
20
2. Pemberian nomor buku
Setiap buku yang tersusun di rak harus diberikan nomor tersendiri untuk
membedakan antara buku yang satu dengan yang lainnya. Pemberian
nomor ini tidak hanya nomor induk saja, tetapi juga pemberian nomor
panggil (call number). Nomor induk adalah nomor urut buku yang
sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir menunjukkan buku.
Adapun hal-hal yang dicatat dalam buku induk adalah :
a. Kolom tanggal pendaftaran
Kolom ini diisi ketika buku didaftar di perpustakaan. Setelah buku
diterima kemudian secepatnya didaftarkan pada buku induk, dan dalam
pencatatan tanggal harus lengkap dengan bulan dan tahunnya.
b. Kolom nomor induk
Setiap buku yang masuk akan memperoleh nomor induk setelah pada
buku induk. Nomor induk pendaftaran dimulai dengan nomor satu dan
seterusnya secara berurut tanpa memperbaharuinya setiap tahun, atau
setiap awal tahun dimulai kembali dengan nomor baru.
c. Kolom judul buku
Judul buku yang ditulis dalam kolom ini adalah judul yang tercantum
dalam halaman judul secara lengkap. Jika judul buku terlalu panjang
dapat dipersingakat, dengan memotong bagian yang kurang penting.
d. Kolom nama pengarang
Kolom ini diisi dengan nama pengarang buku baik perorangan maupun
badan. Cara menulis nama orang pada perinsipnya seperti menulis nama
pada tajuk.
e. Kolom penerbit
Kolom ini diisi dengan nama bada yang menerbitkan buku, baik badan
pemerintah maupun swasta. Dalam penulisan nama penerbit tidak perlu
mencantumkan jenis badan seperti PT, Penerbit, Yayasan, Company,
dan sebagainnya.
f. Kolom tahun terbit
Kolom ini diisi dengan tahun penerbitan buku. Buku dari cetakan ulang
dicatat copy right dan tahun cetak ulang.
g. Kolom asal atau sumber
Kolom ini diisi sesuai dengan sumber buku diterima (berasal), misalnya
pembelian, tukar menukar dengan siapa, hadiah dari siapa, titipan dari
siapa dan seterusnya.
h. Kolom harga buku
17
Universitas Sumatera Utara
Kolom ini diisi dengan harga yang tercantum di buku jika buku tersebut
berasal dari pembelian tetapi jika buku tersebut tidak berasal dari
pembelian, maka kolom ini dikosongkan.
i. Kolom jumlah halaman
Kolom ini diisi dengan jumlah halaman yang terdapat dalam buku.
j. Kolom keterangan
Kolom ini diisi dengan hal-hal lain yang dianggap perlu. Misalnya jika
diketahui buku dengan nomor induk tertentu hilang, maka perlu dicatat
dalam kolom keterangan.
Pada intinya, inventarisasi koleksi deposit adalah kegiatan menempel atau
memberi cap stempel kepemilikkan perpustakaan, memberikan nomor induk atau
inventaris setiap bahan pustaka, dan mencatat setiap eksemplar bahan pustaka
dalam buku induk atau inventaris sesuai dengan urutan bahan pustaka yang
dilakukan petugas perustakaan atau pustakawan yang bertujuan untuk mengetahui
jumlah bahan pustaka yang terdata, mengetahui bahan pustaka yang hilang dan
memudahkan pustakawan melakukan pengawasan bahan pustaka atau koleksi.
2.5.2 Katalogisasi
Pengertian katalogisasi menurut Sutarno,(2006:182)
Katalogisasi adalah kegiatan yang dilakukan perpustakaan dengan
membuat deskripsi data bibiliografi suatu bahan pustaka atau koleksi
sesuai dengan standar atau peraturan tertentu. Hasil dari
mengakatalogisasi behan pustaka berupa deskripsi ( entry) yang dibuat
dalam bentuk kartu katalog atau yang dimuat dalam pangkalan data
komputer. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka
Sedangkan menurut Siahaan, Hotlan (2014: 12)
Katalogisasi merupakan proses pengolahan data-data bibilografi yang
terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog yang berisikan uraian
ringkas data-data fisik sebuah bahan pustaka atau koleksi. Seiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan untuk efisiensi efektivitas proses
temu kembali, sebaliknya bentuk katalog pada perpustakaan umumnya
menggunakan katalog elektronik (OPAC).
Katalogisasi memiliki fungsi dan tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Katalogisasi
a. Memungkinkan seseorang atau pengguna menemukan sebuah buku
yang diketahui atau dibutuhkan berdasarkan pengarangnya,
judulnya, atau subjeknya.
18
Universitas Sumatera Utara
b. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan dari pengarang
tertentu berdasarkan subjek tertentu, atau dalam jenis literature
tertentu.
c. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisinya
atau karakternya.
2. Fungsi Katalogisasi
a. sebagai sarana atau alat bantu dalam temu kembali informasi
disuatu perpustakaan.
b. Dapat menunjukkan bahan pustaka atau koleksi apa saja yang
dimiliki perpustakaan.
c. Sebagai suatu sistem komunikasi yang dapat menunjukkan
kekayaan koleksi yang dimiliki perpustakaan.
d. Sebagai daftar inventaris dari seluruh bahan pustaka yang
dimilikinya.
e. Dapat membantu pada pemilihan sebuah bahan pustaka
berdasarkan edisinya, ataupun berdasarkan karakternya sastra
atau topik.
Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan katalogisasi adalah pembuatan
katalog untuk semua bahan pustaka atau koleksi yang dilakukan perpustakaan
dimana prosesnya mengikuti peraturan yang ada
kemudian
disusun secara
alfabetis dan sistematis, sehingga memungkinkan seseorang atau pengguna
menemukan sebuah buku yang diketahui atau dibutuhkan berdasarkan
pengarangnya, judulnya, atau subjeknya.
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 5) bentuk fisik katalog terdiri dari beberapa
macam yaitu:
1. Katalog cetak atau katalog buku
Bentuk katalog buku berupa daftar judul-judul bahan pustaka yang ditulis atau
dicetak
pada
lembaran
lembaran
yang
berbentuk
buku.
Kelebihannya:
a. Biaya pembuatannya lebih murah
b. Mudah dicetak
c. Mudah dikirim ke berbagai perpustakaan atau instansi lain
d. Mudah dibawa kemana-mana
e. Dapat dibuat dalam jumlah eksemplar yang cukup banyak
Kelemahannya:
Tidak fleksibel karena penyisipan dan pengeluaran entri katalog tidak
mudah dilakukan.
19
Universitas Sumatera Utara
2. Katalog kartu
Bentuk katalognya menggunakan kartu berukuran 7,5 cm x 12,5 cm
Kelebihannya:
a. Awet dan tahan lama.
b. Fleksibel, yaitu penyisipan entri baru dan pengeluaran entri yang
tidak diperlukan mudah dilaksanakan.
c. Ringkas, yaitu hemat dalam tempat.
d. Akses langsung, yaitu dapat digunakan kapan saja oleh pegawai dan
beberapa pengguna sekaligus.
e. Tersedia lebih dari satu pendekatan. Kartu katalog pengarang, kartu
katalog judul, dan kartu katalog subjek.
f. Dapat diperbanyak dengan mudah, murah, dan cepat.
g. Ekonomis, tidak memerlukan biaya tinggi pada pembuatannya.
Kelemahannya:
Satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga
pengguna harus antri menggunakannya, terutama bila melakukan
penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika pada
jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan
indeksnya.
3. Katalog COM (Computer Output Microform)
Dalam COM rekaman bibliografisnya dibuat dengan microfilm atau mikrofis
sehingga biayanya mahal. Dan untuk dapat menggunakan katalog ini,
diperlukan alat khusus yaitu microreader.
Kelebihannya :
a. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah disbanding katalog buku.
b. Biaya pemeliharaannya lebih murah dari katalog kartu.
c. Bentuknya ringkas dan mudah penyimpanannya
Kelemahannya:
Menggunakan microreader, dan banyak para pelanggan menemukan versi
microfiche tidak menyenangkan digunakan.
4.
Katalog komputer terpasang (online computer catalog)
Sering disebut dengan OPAC (Online Public Access Catalogue) . Program
aplikasi yang digunakan diperpustakaan seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS,
Tinlib, dan lain-lain.
Kelebihannya :
a. Penelusuran informasi dapaat dilakukan secara cepat dan tepat.
b. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa
saling mengganggu.
c. Jajaran tertentu tidak perlu di file.
d. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai
pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun
20
Universitas Sumatera Utara
terbit, penerbit dsb, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Bolean
Logic.
e. Rekaman bibliografis yang dimasukkan kedalam entri katalog tidak
terbatas .
f. Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus
mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan sistem
jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
Dapat disimpulkan bahwa setiap bentuk katalog perpustakaan memiliki
kelebihan dan kekurangan dalam melakukan sistem temu balik informasi.
Pemakaian dari beberapa macam katalog diatas tergantung pada kemampuan
perpustakaan, karena setiap perpustakaan menggunakan bentuk katalog yang
berbeda-beda.
2.5.2.1 Deskripsi Biblografi
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 13)
Deskripsi biblografi disebut juga dengan katalogisasi deskriftif adalah
kegiatan mencatat identitas setiap bahan pustaka yang diperlukan untuk
dapat memberikan gambaran tentang bahan pustaka yang bersangkutan,
yang bertujuan untuk mengemukakan atau mendeskripsikan bahan
pustaka atau koleksi secara fisik seperti pengarang, judul, tempat terbit,
nama penerbit, jumlah halaman, dan lain-lain. Hasil dari identifikasi
bahan pustaka disebut dengan deskripsi bibliografi yang memberikan
sajian ringkas untuk membedakan satu bahan pustaka satu dengan
bahan pustaka lainnya.
Deskripsi bibliografi bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Sumber informasi utama deskripsi bahan pustaka
Tabel-3. Informasi deskripsi bahan pustaka
DAERAH
SUMBER INFORMASI UTAMA
Judul dan pernyataan tanggung Halaman judul
jawab
Edisi
Halaman judul, Halaman lain, kolofon
Publikasi
Halaman judul, Halaman lain, kolofon
Deskripsi fisik
Terbitan yang bersangkutan
Seri
Halaman judul seri, Halaman judul, kulit
buku, bagian lain dari publikasi
Catatan
Sumber apa saja
Nomor standard dan harga
Sumber apa saja
21
Universitas Sumatera Utara
Dari tabel diatas disimpulkan bahwa, sumber informasi utama deskripsi
bahan pustaka koleksi deposit meliputi daerah judul, penanggung jawab, edisi,
publikasi, deskripsi fisik, seri, catatan, nomor standar dan harga.
2. Tanda Baca
Penulisan setiap daerah deskripsi bibliografi atau katalogisasi deskriftif
digunakan tanda baca yang sudah ditentukan. Berikut ini uraian
penggunaan tanda baca dan susunan deskripsi seperti yang dituliskan
(Siahaan, Hotlan 2014 : 17) yaitu:
a. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi Judul utamaa = judul pararel :
judul lain atau anak judul / pernyataan kepengarangan yang pertama
,pernyataan kepengarangan yang kedua dan selanjutnya ; pernyataan
kepengarangan berikutnya yang berbeda peran dan kontribusinya
b. Daerah edisi
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
,-- Pernyataan edisi / pernyataan tanggung jawab ; pernyataan
tanggung jawab kedua dan selanjutnya sesuai dengan edisi
c. Daerah terbitan dan publikasi
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
.-- Tempat terbit : nama penerbit , tahun terbit
d. Daerah deskripsi fisik
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
Jumlah halaman: pernyataan iliustrasi; ukuran+bahan yang
disertakan
e. Daerah seri
Tanda baca unsur deskrpsi bibliografi
.--pernyataan seri : pernyataan anak seri ; nomor seri
f. Daerah catatan
Tanpa tanda baca, penulisan pada paragraf baru
g. Daerah nomor standar dan harga
Tanpa tanda baca, penulisan pada paragraf baru
2.5.2.2 Penentuan Tajuk Entri Utama
Penentuan tajuk entri utama termasuk kedalam proses katalogisasi pada
bahan pustaka atau koleksi perpustakaan. Tajuk entri utama biasanya merupakan
entri pengarang, yaitu uraian katalog dengan tajuk berupa nama pengarang yang
bertujuan untuk mengidentifikasi bahan pustaka berua buku atau karya
diperpustakaan.
22
Universitas Sumatera Utara
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 39)
Tajuk entri utama adalah kata pertama yang dicantumkan dalam katalog
utama, disebut juga sebagai tajuk (heading) suatu karya (bahan pustaka)
yang digunakan sebagai titik telusur (access point) utama untuk mencari
bahan pustaka yang telah diolah.
Tajuk entri utama bisa berupa :
1. Nama pengarang perorangan
2. Nama badan korporasi atau judul
Tajuk entri utama memiliki tujuan, menurut Siregar, Beling (2013: 43)
dari pada pendekataan pada pengarang adalah agar dapat mengetahui
apakah bahan pustaka tertentu dapat diketahui pengarangnya ada dalam
koleksi perpustakaan dan bahan pustaka apa saja dari pengarang tertentu
ada dalam koleksi perpustakaan.
Menurut Siahaan, Hotlan (2014:31) cara menentukan tajuk entri utama
menurut jenis karyanya yaitu:
a. Administrasi yang berhubungan dengan badan korporasi yang
bersangkutan, misalnya: laporan tahunan, kebijaksanaan, kegiatan,
keuangan, personalia, hak milik, dan lain sebagainya.
b. Suatu hukum atau kumpulan, peraturan administrasi, perjanjian
c. Suatu laporan panitia, komisi.
d. Suatu teks liturgy gereja, sekte.
e. Suatu koleksi makalah yang disajikan pada suatu konferensi seperti
prosiding.
2.5.2.3 Mengindeks Atau Menentukan Tajuk Subjek
Menurut Siahaan, Hotlan (2014: 13)
penentuan tajuk subjek adalah proses katalogisasi yang berhubungan
dengan penentuan subjek bahan pustaka atau menentukan isi buku
dalam bentuk kata yang meliputi analisis subjek dan penerjemahan
unsur-unsur itu kedalam salah satu bahasa indeks. Tajuk subjek dapat
ditentukan dari judul, daftar isi, pendahuluan atau timbangan buku.
Penentuan tajuk subjek bertujuan untuk mengetahui masalah yang akan
dibicarakan dalam suatu terbitan dan untuk memudahkan bahan pustaka
yang membahas suatu pokok masalah tertentu yang sedang dicari oleh
pengguna.
Menurut Siregar, Beling (2015 : 21).Fungsi daftar tajuk subjek adalah:
a. Mencatat istilah-istilah yang digunakan dalam katalog, indeks, atau
pangkalan data.(daftar hendak untuk istilah indeks) kata-kata indeks
dan bentuknya.
23
Universitas Sumatera Utara
b. Memberikan rekomendasi menguasai pembuatan acuan, untuk
memandu pemakai dalam hal istilah yang berkaitan (menunjukkan
hubungan semantik khususnya).
Menurut Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang dikutip oleh
Saputra (2014: 13) penentuan tajuk subjek ada beberapa pedoman yang dapat
digunakan oleh perpustakaan untuk menjaga keseragaman dalam mengindeks,
untuk menentukan tajuk subjek suatu bahan pustaka atau koleksi biasanya
dipergunakan beberapa pedoman yaitu:
1. Library Of Congress Subject Heading (LCSH)
Pedoman ini digunakan pada perpustakaan yang memiliki bahan pustaka
dalam jumlah besar, dipergunakan untuk menentukan subjek buku ini secara
detail.
2. Sears Lists Subject Headings
Pedoman penentuan subjek secara umum, biasanya digunakan pada
perpustakaan yang memiliki bahan pustaka dalam jumlah yang tidak terlalu
besar.
3. Medical Subjek Headings (MeSH)
Pedoman ini digunakan khusus untuk bidang kesehatan dan kedokteran.
4. Pedoman tajuk subjek untuk perpustakaan, yang diterbitkan oleh pusat
pembinaan perpustakaan departemen pendidikan dan kebudayaan.
2.5.3
Klasifikasi
Menurut Siregar, Beling (2013 : 27)
Dalam temu kembali informasi yang didalam hal ini disebut kelas
adalah kelompok dokumen yang paling sedikit mempunyai ciri yang
sama. Kegiatan pengelompokan atau pembentukan kelas disebut
klasifikasi, yang dalam kaitannya dengan temu kembali informasi sering
disebut klasifikasi perpusataan atau klasifikasi bibliografi.
Sedangkan Menurut Sutarno (2006: 181) klasifikasi adalah kegiatan
mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan isi atau subjeknya sehingga semua
bahan pustaka yang sama isinya atau bentuknya terkumpul menjadi satu.
Dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah kegiatan yang dilakukan
perpustakaan dengan cara mengelompokkan semua bahan pustaka berdasarkan isi
dan subjeknya.
24
Universitas Sumatera Utara
Suwarno, Wiji (2010 : 118-119) mengemukakan bahwa klasifikasi terbagi
dalam dua jenis yaitu:
1. Klasifikasi artificial (artificial classification), yaitu klasifikasi bahan
pustaka berdasarkan sifat-sifat yang secara kebetulan ada pada bahan
pustaka tersebut. Misalnya, bahan pustaka berdasarkan warna kulit
buku: buku yang berwarna merah dikelompokkan dengan warna merah,
warna kuning dengan warna kuning dan sebagainya.
2. Klasifikasi fundamental (fundamental classification), yaitu klasifikasi
bahan pustaka berdasarkan isi atau objek buku, yaitu sifat yang tetap
pada bahan pustaka meskipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya
diubah. Klasifikasi fundamental yang paling sesuai digunaka diera
sekarang ini, karena memiliki keuntungan sebagai berikut:
d. Buku-buku yang sama atau mirip isinya akan terletak berdekatan.
e. Memudahkan dalam mengadakan perimbangan koleksi yang
dimiliki.
f. Memudahkan mengadakan penelusuran terhadap bahan pustaka
menurut subjek.
g. Memudahkan dalam pembuatan bibliografi menurut pokok masalah.
Tujuan klasifikasi yang dilakukan perpustakaan pada semua bahan pustaka
ialah untuk :
a. Memudahkan petugas dalam menyusun bahan pustaka dalam
penyimpanannya dirak. Untuk kepentingan ini, bahan pustaka yang
diberi label untuk tanda buku yang salah satu unsurnya adalah
notasi klasifikasi.
b. Untuk menyusun katalog berdasarkan nomor klasifikasi (clsified
catalog).
c. Memudahkan mengatur, menempatkan, dan menggunakan ataupun
menemukan kembali informasi (information retrieval) sewaktu–
waktu dipergunakan.
Menurut Suwarno, Wiji (2010) ada beberapa jenis bagan klasifikasi yang
digunakan oleh perpustakaan yang ada di dunia yaitu:
1. DDC (Dewey Decimal Classification)
Sistem klasifikasi ini menggunakan desimal dalam mengembangkan
notasinya dengan menggunakan angka Arab. Sistem klasifikasi ini
telah dikembangkan sejak tahun 1873 oleh seorang pustakawan
Amherst Collage yang bernama Melvil Dewey. Pada garis besarnya
sistem klasifikasi ini menyediakan bagan yang meliputi seluruh
bidang pengetahuan yang dibagi menjadi 10 bidang.
25
Universitas Sumatera Utara
2. UDC ( Universal Decimal Classificaton)
UDC seharusnya merupakan ekstensi dari DDC, deterbitkan pertama
kali tahun 1905 dengan nama Classification Decimal
3. LC (Library of Congress Classification)
LCC melai dikembangkan pada awal tahun 1899 dan terbit pertama
kali pada 1901. Adanya sistem klasifikasi ini terutama karena
kepentingan perpustakaan “Congress” Amerika yang begitu besar
koleksinya dan dirasa kurang sesuai jika menggunakan sistem
klasifikasi yang lain.
Dari beberapa bagan klasifikasi diatas, DDC merupakan sistem klasifikasi
yang paling popular dan paling banyak digunakan oleh berbagai perpustakaan
khususnya di Indonesia. Hampir semua perpustakaan yang ada di Indonesia
menggunakan DDC sebagai sistem klasifikasi pada bahan pustaka.
Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem klasifikasi
perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey (1851-1931), Dewey
menciptakan sistem klasifikasi ini saat ia masih menjadi mahasiswa dan
bekerja sebagai pustakawan di Amhers College, Massachusset Amerika
Serikat. Pada tahun 1876, Dewey menerbitkan edisi pertama dengan
judul; “A Classificatin and Subject Index For Catalouging, and
Arranging, the Boos and Pamphlets of Library”. Edisi pertama ini hanya
berjumlah 42 halaman dan terdiri atas 12 halaman pendahuluan, 12
halaman bagan, dan 18 halaman indeks. DDC terus mengalami
penyempurnaan dengan memasukkan subjek-subjek yang belum tercakup
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Saat ini telah
terbit edisi 22 pada tahun 2003 yang terdiri dari 4 jilid: Introduction,
Schedule 000-599, Schedule 600-999, dan Index Relatif, dengan
ketebalan lebih dari 3000 halaman. Disamping edisi lengakap, DDC juga
menerbitkan edisi ringkas yang dapat digunakan oleh perpustakaanperpustakaan yang tidak begitu besar dan bersifat umum. DDC telah
mampu bertahan kurang lebih satu abad sejak diterbitkannya edisi
pertama hingga sekarang karena memiliki keunggulan, berikut adalah
keunggulan dari DDC yaitu:
a. Paling banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di dunia.
b. Pembagian bagannya sistematis.
c. Bersifat universal, mencakup semua bidang ilmu pengetahuan.
d. Bersifat fleksibel, dapat menampung subyek-subyek baru.
e. Pembagian kelas logis dan konsisten.
f. Bagan merupakan notasi atau kode yang mudah diingat karena
menggunakan angka murni.
g. Notasi klas dapat digunakan secara sederhana/secara lengkap sesuai
dengan kebutuhan perpustakaan
h. Memiliki indeks agar memudahkan penggunanya.
26
Universitas Sumatera Utara
i.
Ada badan / lembaga khusus yang mengawasi perkembangan skema
klasifikasi.
j. Pembagian kelas berlaku dari subjek yang umum ke khusus secara
hirarki
Dewey Decimal Classification (DDC) terdiri dari tiga komponen yaitu:
1. Bagan (Schedule)
Sistem klasifikasi dewey disebut “persepuluhan” karena Dewey
membawa pengelompokan, baik untuk kelompok yang paling global
maupun mengembangkan masing-masing kelompok selanjutnya. Di
dalam bagan ini semua ilmu disusun sedemikin rupa dan diberi kode
angka yang disebut dengan notasi. Notasi dalam bentuk angka yang
terdiri dari tiga angka. Apabila terdapat lebih dari tiga angka, maka
antara angka ketiga dan keempat diberi tanda titik (.).
contoh : 371.5 ( Disiplin Sekolah)
Dengan perinsip decimal, DDC memberikan tiga ringkasan yang terdiri
dari:
a. 10 Kelas utama
b. 100 Divisi
c. 1000 Subdivisi
Pembagian tersebut adalah sebagai berikut:
000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat
200 – 299 Agama
300 – 399 Ilmu Sosial
400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Pengetahuan murni
600 – 699 Ilmu Terapan (Teknologi)
700 – 799 Kesenian
800 – 899 Kesusasteraan
900 – 999 Sejarah, Geografi dan Biografi
Setiap divisi dibagi kedalam seksi-seksi secara desimal menjadi 10
seksi, misalnya:
300 – Ilmu-Ilmu Sosial
310 – Statistik
320 – Ilmu Politik
321 – Bentuk Negara
322 – Hubungan negara dengan organisasi dan anggotanya
323 – Hubungan negara dengan individu
324 – Pemilihan Umum
325 – Migrasi Internasional
326 – Penbudakan dan Emansipasi
327 – Hubungan Internasional
27
Universitas Sumatera Utara
328 – Lembaga Legislatif
329 – Politik Praktis, partai politik
Setiap seksi dapat dibagi lagi menjadi 10 subseksi yang melebihi
tigaangka penulisan notasi angkanya menggunakan tanda titik,
misalnya:
371 – Faktor- faktor Pendidikan
371.1 – Mengajar dan Pengajar
371.2 – Adminitrasi pendidikan
371.3 – Metode Belajar dan Mengajar
371.4 – Bimbingan dan Penyuluhan
371.5 – Disiplin Sekolah
371.6– Sarana Fisik Sekolah
371.7 – Kesehatan dan Keselamatan Sekolah
371.8– Peserta Didik (Siswa)
371.9– Pendidikan Khusus
2. Indeks Relative (Index Relatives)
Pada indeks relative ini terdapat sejumlah istilah yang disusun berabjad.
Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang terdapat dalam bagan.
Dalam ini didaftarkan juga sinonim untuk suatu istilah, hubunganhubungan dengan subjek lain. Namun demikian tidak boleh
menentukan klasifikasi berdasarkan indeks saja. Setelah notasi
ditemukan dalam indeks, seharusnya diperiksa dalam bagan atau tabel.
Contoh indeks relative untuk subjek “Psikologi” terdapat sebagai berikut
Psikologi
150
Abnormal
157
Anak
115.15
Pendidikan
370.15
Perbandingan
156
Populer
131
Remaja
155.5
Seks
155.3
Terapan
158
3. Tabel (Tables)
Dalam sistem klasifikasi DDC, pembentukkan notasi dapat dilakukan
dengan notasi-notasi tambahan sebagaimana yang tercantum dalam
tabel-tabel tambahan atau sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam
notasi “ tabel” yaitu :
1. Tabel : Notasi Subdivisi Standar (T1)
2. Tabel : Notasi Wilayah (T2)
3. Tabel : Notasi Bentuk Sastra (T3)
4. Tabel : Notasi Bentuk Bahasa (T4)
5. Tabel : Notasi Ras, Etnis, dan Kebangsaan (T5)
6. Tabel : Notasi Bahasa – bahasa
28
Universitas Sumatera Utara
7. Tabel : Notasi Orang-orang atau profesi (T7)
2.5 .4 Perlengkapan Fisik Bahan Pustaka Koleksi Deposit
Perlengakapan
bahan
pustaka
kegiatan
menyiapkan
dan
membuat
perlengkapan pustaka agar siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk
memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik dan terawat.
2.5.4.1 Perlabelan
Menurut Suwarno (2010 : 140)
Pelabelan adalah pemasangan label pada punggung buku yang berisi call
number sesuai dengan yang tertulis dalam Katalog. Pelabelan ini
sebaiknya diketik pada kertas label putih, atau pada kertas HVS biasa yang
digunting satu ukuran (seragam), sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
yang bertujuan agar pengguna dapat dengan mudah mengenali bahan
pustaka. Perabelan bahan pustaka biasanya ditempelkan dipunggung buku
disudut bawah buku. sebelum label ditempel pada punggung buku, terlebih
dahulu dibuat nomor panggil yang memuat keterangan nomor kelas, tiga
huruf kependekan nama pengarang, dan satu huruf pertama dari judul
buku dengan huruf kecil. Kemudian label tersebut ditempatkan pada
punggung buku kira-kira 3cm dari bawah dalam posisi buku berdiri, agar
jika buku dijajarkan akan tampak rapi.
Tabel-4. Nomor panggil buku
200
150
375
Har
Bim
Nas
P
I
K
Suwarno, Wiji (2010: 140)
2.5.4.2 Barcode (Kode Baris)
Barcode yaitu kode baris yang hanya bisa dibaca dengan barcode reader.
Menurut pendapat (Lasa Hs, 1998 : 9) Barcode reader yaitu pembaca sandi
palang.
29
Universitas Sumatera Utara
Barcode biasanya digunakan oleh perpustakaan yang sudah terautomasi
atau sudah menggunakan sistem komputerisasi. Barcode memiliki tujuan dapat
memudahkan pegawai atau pustakawan dibagian sirkulasi mendata peminjaman
dan pengembalian buku sehingga tidak terjadi kesalahan pendataan.
2.5.4.3 Blanko Kartu Bahan Pustaka
Blanko kartu buku ini berukuran tertentu yang berisi isian ataupun kolom
untuk diisi dengan keterangan-keterangan yang berfungsi sebagai kartu kendali
atau arsip peminjaman. Blanko ini memuat keterangan-keterangan, seperti: Call
number, nama pengarang, judul buku, nomor induk buku, nama peminjam,
tanggal peminjaman, tanggal kembali, dan paraf.
Tabel-5. Blanko kartu buku
375
0234/1982
Nas Nasution, A
A
Asas – Asas Kurikulum
No Nama peminjam
Tanggal
Tanggal kembali
Paraf
peminjaman
Suwarno,
Wiji
(2010:
141)
Tidak semua perpustakaan menggunakan blanko kartu buku, bagi perpus
takaan yang tidak menggunakan blanko bisa menggunakan slip peminjaman
berupa kertas yang ditempelkan dihalaman depan buku, jika pengguna meminjam
buku maka slip diberikan stempel tanggal pengembalian buku yang dilakukan
petugas atau pustakawan yang ada di perpustakaan.
2.5.4.4 Pemasangan Kantong Kartu Buku
Kantong kartu buku dibuat dari kertas yang agak lebih tebal dan dibuat
dengan perkiraan bisa untuk tempat kartu buku. Kantong ini berfungsi sebagai
30
Universitas Sumatera Utara
tempat kartu buku y