Pengelolaan Koleksi Deposit di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Membaca bukan kegiatan yang asing lagi di kalangan masyarakat di
penjuru dunia, semua kalangan masyarakat sering membaca. Membaca sendiri
sudah menjadi budaya di kalangan masyarakat khususnya masyarakat Indonesia,
selain itu membaca sudah menjadi kebiasaan yang dilakukan yang sudah pasti
setiap hari di lakukan. Membaca merupakan proses yang dilakukan oleh para
pembaca agar mendapatkan pesan yang akan disampaikan dari penulis dengan
perantara media kata-kata maupun bahasa tulis. Apabila pesan tersurat dan tersirat
dapat dipahami, maka proses dari membaca itu akan terlaksana secara baik.
Dengan membaca seseorang dapat menambah wawasan pengetahuan.
Di zaman pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi
sekarang ini semakin menuntut semua kalangan untuk banyak membaca agar
tidak ketinggalan informasi dan pengetahuan yang setiap harinya terus
berkembang. Pengetahuan dan informasi bisa didapatkan dimanasaja, satu
penyedia jasa informasi dan ilmu pengetahuan berupa buku–buku dan sebagainya
tersedia di perpustakaan.
Perpustakaan merupakan unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu
yang mengelola bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku yang diatur
secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai
sumber informasi. Perpustakaan dapat dikatakan berpengaruh besar dalam
pencarian informasi sehingga perpustakaan berperan penting sebagai pusat
informasi dituntut untuk memberikan sumber dan layanan informasi yang lebih
baik dan tepat guna sesuai kebutuhan. Selain itu perpustakaan harus dapat
meningkatkan dan memanfaatkan sumber daya informasi untuk kepentingan
pemustaka. Pengelolaan informasi yang dilakukan perpustakaan didapatkan
melalui proses pengumpulan dan pengelolaan sesuai aturan yang sudah
ditetapkan.
1
Universitas Sumatera Utara
Karya cetak dan rekam merupakan koleksi dari perpustakaan, hasil dari
karya cetak dan rekam memiliki informasi umum, dan informasi bersejarah yang
harus dilindungi,
dilestarikan
serta dimanfaatkan
semaksimal
mungkin.
Pelestarian dan pemanfaatan yang di lakukan pada karyacetak dan rekam dapat
dijadikan sebagai sumber informasi serta pengetahuan umum dan pendidikan.
Pengumpulan hasil karya cetak dan rekam dijadikan koleksi di perpustakaan.
Sebagai pusat informasi perpustakaan memberikan kebutuhan informasi untuk
pemustaka. Penyediaan sumber informasi sesuai dengan kebutuhan
para
pemustaka serta memberikan layanan yang dapat memuaskan para pemustaka dari
berbagai kalangan masyarakat. Karya cetak dan rekam biasanya terdapat di
perpustakaan umum. Menurut Undang–Undang Republik Indonesia nomor 43
Tahun 2007 pasal 1 ayat 6, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang
diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat
tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras agama, dan status sosial
ekonomi.
Perpustakaan umum memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai fungsi edukasi
yang mana perpustakaan merupakan sumber belajar bagi para sivitas akademika,
fungsi informasi perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses
oleh pencari dan pengguna informasi, fungsi riset perpustakaan mempersiapkan
bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk
melakukan penelitian dan pengkajian, fungsi rekreasi perpustakaan menyediakan
koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan
kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan,
fungsi publikasi
perpustakaan membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh
masyarakat sekitar yakni sivitas akademika dan staf non-akademik, fungsi deposit
perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang
dihasilkan oleh masyarakat di wilayah sekitar perpustakaan, dan terakhir fungsi
interprestasi perpustakaan melakukan kajian dan memberikan nilai tambah
terhadap sumber–sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna
dalam menjalkankan tri dharmanya.
2
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan yang termasuk jenis perpustakaan umum di Indonesia adalah
perpustakaan wilayah atau provinsi yang setelah otonomi daerah ada yang
digabung dengan arsip daerah yang sering disebut dengan nama Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD). Provinsi Sumatera Utara
memiliki satu perpustakaan yang menyediakan layanan dan akses kepada seluruh
kalangan masyarakat di Sumatera Utara yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara salah satu lembaga teknis daerah
sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera
Utara.
Salah satu koleksi bahan pustaka yang terdapat di Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara adalah koleksi deposit.
Berdasarkan Undang–Undang Nomor 4 Tahun 1990, Peraturan Pemerintah
Nomor 70 Tahun 1991 dan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1999,
Perpustakaan Daerah Provinsi melaksanakan penghimpunan, penyimpanan,
pelestarian, pendayagunaan, dan pemantauan karya cetak dan karya rekam yang
dihasilkan di daerah provinsi sebagai upaya untuk mewujudkan koleksi daerah,
sebagai hasil budaya bangsa yang sangat penting dalam menunjang pembangunan
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan
penyebaran informasi serta pelestarian kekayaan budaya bangsa.
Koleksi deposit yang ada di BPAD Sumatera Utara memiliki nilai sejarah
dan informasi yang sangat penting dan bermanfaat bagi pengguna khususnya
daerah Sumatera Utara. Sehingga koleksi deposit di BPAD Sumatera Utara harus
melakukan pengelolaan dengan baik sesuai dengan pedoman standar, baik dalam
pembuatan deskripsi katalog, penentuan tajuk subjek (subjek abjad) maupun
nomor klasifikasi sesuai dengan peraturan yang sudah ditetapkan. Untuk
mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan
Badan perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara,
3
Universitas Sumatera Utara
Untuk itu penulis berminat membahas judul “Pengelolaan Koleksi Deposit di
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara” pada kertas
karya ini.
1.2 Tujuan Penulisan
Sesuai dengan latar belakang masalah, maka tujuan dari penulisan kertas
karya ini adalah: Untuk mengetahui proses pengelolaan koleksi deposit pada
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup kertas karya ini mencakup: Pengelolaan koleksi deposit
pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
1.4 MetodePengumpulan Data
Sebelum penulis menyusun kertas karya ini, terlebih dahulu penulis
mengumpulkan data–data yang sesuai dengan permasalahan yang dibahas. Untuk
memperoleh data tersebut penulis melakukan:
a. Penelitian Perpustakaan.
Mengumpulkan data–data dari bahan bacaan yang berhubungan dengan
masalah yang dibahas.
b. Pengamatan Lapangan
Pengamatan
secara
langsung
di
Badan
Perpustakaan,
Arsip
dan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
c. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan pustakawan yang
bertugas pada unit kerja bagian deposit untuk dapat mengetahui dengan
jelas semua kegiatan yang berhubungan dengan pokok permasalahan.
4
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Membaca bukan kegiatan yang asing lagi di kalangan masyarakat di
penjuru dunia, semua kalangan masyarakat sering membaca. Membaca sendiri
sudah menjadi budaya di kalangan masyarakat khususnya masyarakat Indonesia,
selain itu membaca sudah menjadi kebiasaan yang dilakukan yang sudah pasti
setiap hari di lakukan. Membaca merupakan proses yang dilakukan oleh para
pembaca agar mendapatkan pesan yang akan disampaikan dari penulis dengan
perantara media kata-kata maupun bahasa tulis. Apabila pesan tersurat dan tersirat
dapat dipahami, maka proses dari membaca itu akan terlaksana secara baik.
Dengan membaca seseorang dapat menambah wawasan pengetahuan.
Di zaman pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi
sekarang ini semakin menuntut semua kalangan untuk banyak membaca agar
tidak ketinggalan informasi dan pengetahuan yang setiap harinya terus
berkembang. Pengetahuan dan informasi bisa didapatkan dimanasaja, satu
penyedia jasa informasi dan ilmu pengetahuan berupa buku–buku dan sebagainya
tersedia di perpustakaan.
Perpustakaan merupakan unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu
yang mengelola bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku yang diatur
secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai
sumber informasi. Perpustakaan dapat dikatakan berpengaruh besar dalam
pencarian informasi sehingga perpustakaan berperan penting sebagai pusat
informasi dituntut untuk memberikan sumber dan layanan informasi yang lebih
baik dan tepat guna sesuai kebutuhan. Selain itu perpustakaan harus dapat
meningkatkan dan memanfaatkan sumber daya informasi untuk kepentingan
pemustaka. Pengelolaan informasi yang dilakukan perpustakaan didapatkan
melalui proses pengumpulan dan pengelolaan sesuai aturan yang sudah
ditetapkan.
1
Universitas Sumatera Utara
Karya cetak dan rekam merupakan koleksi dari perpustakaan, hasil dari
karya cetak dan rekam memiliki informasi umum, dan informasi bersejarah yang
harus dilindungi,
dilestarikan
serta dimanfaatkan
semaksimal
mungkin.
Pelestarian dan pemanfaatan yang di lakukan pada karyacetak dan rekam dapat
dijadikan sebagai sumber informasi serta pengetahuan umum dan pendidikan.
Pengumpulan hasil karya cetak dan rekam dijadikan koleksi di perpustakaan.
Sebagai pusat informasi perpustakaan memberikan kebutuhan informasi untuk
pemustaka. Penyediaan sumber informasi sesuai dengan kebutuhan
para
pemustaka serta memberikan layanan yang dapat memuaskan para pemustaka dari
berbagai kalangan masyarakat. Karya cetak dan rekam biasanya terdapat di
perpustakaan umum. Menurut Undang–Undang Republik Indonesia nomor 43
Tahun 2007 pasal 1 ayat 6, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang
diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat
tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras agama, dan status sosial
ekonomi.
Perpustakaan umum memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai fungsi edukasi
yang mana perpustakaan merupakan sumber belajar bagi para sivitas akademika,
fungsi informasi perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses
oleh pencari dan pengguna informasi, fungsi riset perpustakaan mempersiapkan
bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk
melakukan penelitian dan pengkajian, fungsi rekreasi perpustakaan menyediakan
koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan
kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan,
fungsi publikasi
perpustakaan membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh
masyarakat sekitar yakni sivitas akademika dan staf non-akademik, fungsi deposit
perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang
dihasilkan oleh masyarakat di wilayah sekitar perpustakaan, dan terakhir fungsi
interprestasi perpustakaan melakukan kajian dan memberikan nilai tambah
terhadap sumber–sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna
dalam menjalkankan tri dharmanya.
2
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan yang termasuk jenis perpustakaan umum di Indonesia adalah
perpustakaan wilayah atau provinsi yang setelah otonomi daerah ada yang
digabung dengan arsip daerah yang sering disebut dengan nama Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD). Provinsi Sumatera Utara
memiliki satu perpustakaan yang menyediakan layanan dan akses kepada seluruh
kalangan masyarakat di Sumatera Utara yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara salah satu lembaga teknis daerah
sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera
Utara.
Salah satu koleksi bahan pustaka yang terdapat di Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara adalah koleksi deposit.
Berdasarkan Undang–Undang Nomor 4 Tahun 1990, Peraturan Pemerintah
Nomor 70 Tahun 1991 dan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1999,
Perpustakaan Daerah Provinsi melaksanakan penghimpunan, penyimpanan,
pelestarian, pendayagunaan, dan pemantauan karya cetak dan karya rekam yang
dihasilkan di daerah provinsi sebagai upaya untuk mewujudkan koleksi daerah,
sebagai hasil budaya bangsa yang sangat penting dalam menunjang pembangunan
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan
penyebaran informasi serta pelestarian kekayaan budaya bangsa.
Koleksi deposit yang ada di BPAD Sumatera Utara memiliki nilai sejarah
dan informasi yang sangat penting dan bermanfaat bagi pengguna khususnya
daerah Sumatera Utara. Sehingga koleksi deposit di BPAD Sumatera Utara harus
melakukan pengelolaan dengan baik sesuai dengan pedoman standar, baik dalam
pembuatan deskripsi katalog, penentuan tajuk subjek (subjek abjad) maupun
nomor klasifikasi sesuai dengan peraturan yang sudah ditetapkan. Untuk
mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan
Badan perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara,
3
Universitas Sumatera Utara
Untuk itu penulis berminat membahas judul “Pengelolaan Koleksi Deposit di
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara” pada kertas
karya ini.
1.2 Tujuan Penulisan
Sesuai dengan latar belakang masalah, maka tujuan dari penulisan kertas
karya ini adalah: Untuk mengetahui proses pengelolaan koleksi deposit pada
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup kertas karya ini mencakup: Pengelolaan koleksi deposit
pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
1.4 MetodePengumpulan Data
Sebelum penulis menyusun kertas karya ini, terlebih dahulu penulis
mengumpulkan data–data yang sesuai dengan permasalahan yang dibahas. Untuk
memperoleh data tersebut penulis melakukan:
a. Penelitian Perpustakaan.
Mengumpulkan data–data dari bahan bacaan yang berhubungan dengan
masalah yang dibahas.
b. Pengamatan Lapangan
Pengamatan
secara
langsung
di
Badan
Perpustakaan,
Arsip
dan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara.
c. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan pustakawan yang
bertugas pada unit kerja bagian deposit untuk dapat mengetahui dengan
jelas semua kegiatan yang berhubungan dengan pokok permasalahan.
4
Universitas Sumatera Utara