Analisis Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatra Utara
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan di sebuah perguruan Tinggi atau
universitas tentu menghasilkan arsip, seiring berjalannya waktu tentu arsip yang
dihasilkan bertambah berkembang sehingga menjadikan arsip semakin beragam jenis
dan besar volumenya. Oleh karena itu, penting dilakukan penataan arsip dinamis aktif
yang sesuai dengan lembaga kearsipan universitas terkait.
Penataan arsip dinamis aktif memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh
para tokoh diantaranya adalah :
Menurut Hadi Abubakar, dalam buku (Oktavianto, 2005:11) “menata berkas
(filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan
yang telah dibuat”.
Menurut (Martono, 1992:21) Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah
mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan
arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat
penyimpanan.
Dari definisi diatas maka dapat dikatakan bahwa penaaan arsip dinamis aktif
adalah menata, menyusun dan mengatur arsip yang sejenis serta menempatkan berkas
pada tempatnya.
Sedangkan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan dibagian tata usaha
fakultas ilmu budaya unifersitas sumatera utara adalah ditata masih berdasarkan jenis
arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan
sistem lain.
Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang
didasarkan pada kode pola klasifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk silang.
12
Universitas Sumatera Utara
Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan
arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”.
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai
peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara
menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang
sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip :
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang
dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki
keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain
segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
•
Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut
dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom
•
catatan.
Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak
diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan
kajian masalah yang tersirat di dalam surat.
d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan
masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang
berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan
pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan
title yang telah ditentukan.
g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan,
kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang
atau berderet ke samping.
h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
sekat.
13
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2003:68) Tahap-tahap penataan arsipnya
adalah antara lain :
• Memisah-misahkan arsip (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan
untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan.
• Meneliti disposisi yaitu mengdakan penelitian, agar diketahui surat yang
disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Jika belum pernah
mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
• Memadukan (asembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan
bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan.
• Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip.
• Mengindeks yaitu menentukan inti dan isi surat dan menentukan perencanaan
kembali arsip.
• Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tujuk
silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip.
• Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
• Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing
Sedangkan Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung
adanya tiga unsur pokok yaitu : “penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur
bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu
diikuti”.Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan
cepat.
Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 12) Sistem penataan arsip dapat digolongkan
menjadi 5 sistem yang masing-masing adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi
pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut
diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip
yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas
tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering
penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat
keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
14
Universitas Sumatera Utara
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor
kode penyimpanan bukan nomor surat.
1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering
menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem
desimal.Penyimpanan dengan sistem ini banyak digunakan di perpustakaan.
2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat
digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar.Oleh karena itu
sistem ini biasanya digunakan padaperusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang
dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat
didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian
tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan
pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi
atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali
yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).
Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip
dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan
arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera
diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau
bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan
dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja
mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan
akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan.
2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya
pelaksanaan penataan berkas.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip
semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
15
Universitas Sumatera Utara
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan
dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan
pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab
menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun
pelaksanaannya namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat
(sentral) oleh unit kearsipan.Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan
ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
2.2. Peralatan dan Perlengkapan
kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan.
Menurut (Wursanto, 1991:32) alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan
dalam bidang kearsipan misalnya: map, folder, guide, filing cabinet, lemari, rak
dan rotary filing.
a. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) map dapat dibedakan
menjadi 4 macam yaitu:
1. Map biasa, disebut juga stopmap yang lebih lengkap disebut stopmap folio.
Karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat t arsip yang
paling luas ukuran folio (21x34 cm). gunanya untuk menyimpan sementara
warkat-warkat atau arsip.
Gambar 2.1. Map Biasa
16
Universitas Sumatera Utara
2. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai
merekatnya.
Gambar 2.2. Stopmap Tali
3. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah
terlepas.
Gambar 2.3. Map Jepitan
4. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai
jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara
vertical atau berdiri tegak.
17
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.4. Map Tebal
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam
file/filingcabinet.
Gambar 2.5. Folder
c. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
18
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.6. Guide
d. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
Gambar 2.7. Filing Cabinet
19
Universitas Sumatera Utara
e. Almari Arsip
Almari Arsip seperti almari biasa, terdiri dari susunan rak-rak. Dinamakan almari
arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.Oleh
karena itu almari yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip tidak dinamakan
almari arsip.
Gambar 2.8. Almari Arsip
f. Meja
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan
menulis atau untuk mengetik.
Gambar 2.9. Meja
20
Universitas Sumatera Utara
g. Kursi
Kursi merupakan salah satu prabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang
dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca,
menulis atau mengetik.
Gambar 2.10. Kursi
h. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat ditempatkan pada rak arsip.
Gambar 2.11. Berkas Kotak (box file)
21
Universitas Sumatera Utara
i. Rak arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
Gambar 2.12. Rak Arsip
j. Rotary filing
Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
Gambar 2.13. Rotary Filing
22
Universitas Sumatera Utara
k. Cardex (card index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip
(kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar
memanjang.
Gambar 2.14. Cardex (Card Index)
l. File Yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi
keterangan-keterangan, nama-nama, dan alamat-alamat yang ditempelkan pada
papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
Gambar 2.15. File Yang Dapat Dilihat
23
Universitas Sumatera Utara
m. Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor ialah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara
otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin ketik, mesin fotokopi,
mesin pengganda, komputer dan lain-lain.
1. Mesin Ketik
Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah
set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada
dokumen, biasanya kertas.
Gambar 2.16. Mesin Ketik
2. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi atau photo copying machine adalah mesin kantor yang
dipergunakan untuk menyalin warkat dengan cara pemotretan.
Gambar 2.17. Mesin Fotokopi
24
Universitas Sumatera Utara
3. Mesin Pengganda
mesin pengganda atau mesin ganda disebut juga duplicating machine atau
duplication machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk
menggandakan atau untuk memperbanyak suatu warkat dalam jumlah yang
cukup banyak sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 2.18. Mesin Pengganda
4. Komputer
komputer adalah alat elektronis yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan aritmatika, maupun pengambilan kesimpulan untuk kemudian
menyajikannya dalam bentuk pengeluaran; telah banyak dipergunakan dalam
berbagai bidang pekerjaan.
Gambar 2.19. Komputer
n. Alat-Alat Tulis
Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah alat-alat yang berhubungan dengan
pekerjaan tulis-menulis.
25
Universitas Sumatera Utara
2.3. Langkah-Langkah Penataan
Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut
(Wursanto, 1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:
1. Memisah-misahkan arsip.
Memisah-misahkan atau segregating warkat merupakan pekerjaan
menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan warkat, dari warkat/surat
keluar dipisahkan dari warkat atau surat masuk. Kemudian warkat-warkat
dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam jartu
kendali.
2. Meneliti warkat yag akan disimpan.
Warkat-warkat yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan
penyimpanan perlu diadakan penelitian terlrbih dahulu kegiatan penelitian ini
meliputi:
1. Meneliti tanda disposisi
2. Meneliti indeks
3. Meneliti lampiran
3. Mengklasifikasi.
Warkat- warkar yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu
menurut permasalahannya untuk menentukan kelasnya (subjek-subjek)
berikut penentuan kodenya secara cermat.
4. Mengindeks.
Pengertian mengindeks hendaknya dibedakan dengan pengertian indeks dan
penyusunan indeks.
Pengertian indeks berarti menunjukan alat, yaitu alat untuk menunjukan,
mentukan keterangan, isi masalah (topik) Perihal suatu arsip atau kelompok
arsip.
Menyusun indeks ialah menempatkan indeks-indeks dalam suatu susunan atau
aturan yang sistematis dan logis dalam bentuk suatu daftar, baik berupa buku
ataupun berupa kartu-kartu seperti katalogus dalam perpustakaan.
5. Menyiapkan lembar tajuk silang.
26
Universitas Sumatera Utara
Lembar tajuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam
bentuk formulir dalam ukuran kwarto.
Keterangan-keterangan yang terdapat pada formulir lembar tajuk silang (cross
reference sheet form), ialah:
•
•
Nomor surat
•
Tanggal terima surat
•
Hal
•
Tanggal surat
•
Caption (judul)
Asal surat (dari mana dan dari siapa)
6. Menyusun arip-arsip yang akan disimpan.
Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan
disusun menurut sistem filing yang dipergunakan: misalnya, kalau
menggunakan sistem abjad menurut:
•
•
•
Nama tempat
Nama daerah
Nama orang
Maka arsip-arsip tersebut sudah tersusun secara abjad nama daerah, tempat,
dan orang. Sehingga dapat mudah dalam hal penyusunan arsip.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk
disimpan.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya.
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk menyimpan arsip, minimal
terdiri dari:
•
•
Map
Folder
27
Universitas Sumatera Utara
•
•
Guide
•
Almari arsip
•
Rak arsip
•
Filing cabinet
•
Berkas kotak (box file)
•
Rotary (car index)
File yang dapat dilihat (visible reference record file)
2.4. Penemuan Kembali
Menurut (Hasugian, 2003:8) Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip
dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang
dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat
semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan
dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena
akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan,
dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan
bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung
didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.Kegiatan penemuan kembali
merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan
kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip
ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering
mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan
mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor.
Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer
28
Universitas Sumatera Utara
disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam
arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada
2(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna
diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah
sistem layanan tertutup.
2.5. Pengorganisasian Arsip Dinamis Aktif
Menurut (Martono,1992:74) Untuk keperluan pengorganisasin arsip dinamis aktif
ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan, yakni:
•
•
•
Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi)
Desentralisasi terkendali (diawasi)
a. Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan arsip dinamis aktif decara terpusat berarti bahwa semuah arsip
dinamis aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi
terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari siste ini antara lain:
•
Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip
dkelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas
pengelolaan arsip profesional.
29
Universitas Sumatera Utara
•
Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera
diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau
•
•
bukan.
Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
Pelaksaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Seara terprogram akan
dapat dilakukan pemusnahan ke file inaktif.
b. Penyimpanan arsip secara desentral
Lawan dari sentralisasi adalah desentralisasi, dimana setiap unit kerja mengawasi
dan menyimpan arsip-arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan
diperoleh beberapa kerugian diantaranya adalah:
•
•
•
Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan
Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien
Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan penataan berkas.
Penataan berkas pada unit-unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena
kegiatan ini dianggap kurang penting, sehingga mendapat prioritas
terakhir. Akibatnya arsip sering kali tidak terorganisir secara baik bahkan
•
cenderung kacau.
Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertubuhan arsip
semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Jika dilaksanakan penyusutan,
dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan
secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui
ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang
selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan
bahan bukti. Di pihak lain jika dilakukan pemindahan, arsip yang
dipindahkan dalam keadaan yang sama sekali tidak teratur, sehingga
memberi kesan pemindahan “sampah” ketempat lain. Dengan dimikian
•
tujuan penyusutan tetap tidak mencapai sasaran.
Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan
keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan
dianggapnya bukan pekerjaan pokok mereka.
30
Universitas Sumatera Utara
c. Penyimpanan desentralisasi terkendali
Bagi suatu organisasi besar kiranya sukar melaksanakan kedua sistem
penyimpanan tersebut datas. Kecuali bagi organisasi kecil sistem sentralisasilah
yang akan dipilih. Untuk organisasi besar perlu dicarikan jalan keluarnya, untuk
keperluan tersebut perlu tidakan kompromi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Masing-masing unit kerja mempunyai tangungjawab menyimpan dan memelihara
arsip aktif yang diciptakanya (desentral), namun pelaksanaanya tetap dalam
pengawasan secara terpusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian
konsentrasi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat
terjamin.
Dengan sistem pengendalian secara terpusat ini diharapkan ketertiban di
bidang arsip aktif pada masing-masing unit kerja dapat tercipta. Sehingga arsip
aktif dapat menunjang kegiatan organisasi pada umumnya dan khususnya unit
kerja yang bersangkutan. Dengan ketentuan dalam pemberkasan arsip dengan
mudah dapat dilakukan pengawasan terhadap arsip yang memiliki informasi
tinggi. Di pihak lain penyusutan arsip dalam rangka pengurangan arsip yang
tercipta dapat dilaksanakan secara tertip pula.
2.6. Penyusutan
Menurut (sedarmayanti, 2003:102) Penyusutan arsip yang telah mencapai
masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan
penyusutan yang dimaksudkan di sini adalah untuk mengurangi arsip-arsip yang
tercipta dengan jalan: memusnakan arsip yang tidak bernilai guna, serta
memindahkan asip yang telah masa inaktif kepusat arsip atau ke file inaktif kepusat
arsip atau file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula
kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
layak dipindahkan.
Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata
kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem
31
Universitas Sumatera Utara
dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusutan arsip telah berjalan
secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis
sesuai dengan masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang
dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Berdasarkan peraturan pemerintah RI no.04 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah :
•
•
•
Memindahkan arsip in-aktif dari unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip setatis kepada arsip nasional
Menurut (Wijasa, 2003:165)Tata cara penyusutan arsip:
1.
Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk
membuat
daftar
secara
lengkap
atas
isi
file
dengan
cara
mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama.
2.
•
Mengadakan penilaian kegunaan arsip dengan memerhatikan
Jenis informasi yang dikandung dalam bahasan surat yang akan
•
dimusnakan.
•
berkepentingan dengan mengaitkan kelompok arsip lain.
Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang
Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum misalnya,
dari BPK-BPKP atau inspektorat jendral, nilai penelitian ilmiahnya
dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan klompok berkas atau
arsip yag dapat disimpan untuk sementara. Dalam kegiatan penyusutan arsip
diperlukan jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyusutan dalam suatu organisasi
atau instansi. Jadwal retensi arsip ini untuk mengetahui penyimpanan arsip seberapa
lama digunakan, sebelum penurunan nilai informasi arsip. Pembuatan jadwal retensi
arsip berdasarkan penilaian nilai guna informasi organisasi atau instansi itu sendiri.
32
Universitas Sumatera Utara
2.7. Kendala-kendala dalam penataan
Masalah yang timbul didalam penyelenggaraan kearsipan menurut (Wursanto,
1989:29) masalah-masalah kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut:
1. Pemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktuwaktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan
maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang
sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan
kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa
diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Sedangkan menurut (Martono, 1992:75) masalah-masalah dibidang kearsipan
dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.
2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah membongkari
tumpukan warkat.
33
Universitas Sumatera Utara
3. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat.
4. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.
Yang dimaksud dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah menyusun, mengatur
berkas berdasarkan jenisnya dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.
34
Universitas Sumatera Utara
LANDASAN TEORI
2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan di sebuah perguruan Tinggi atau
universitas tentu menghasilkan arsip, seiring berjalannya waktu tentu arsip yang
dihasilkan bertambah berkembang sehingga menjadikan arsip semakin beragam jenis
dan besar volumenya. Oleh karena itu, penting dilakukan penataan arsip dinamis aktif
yang sesuai dengan lembaga kearsipan universitas terkait.
Penataan arsip dinamis aktif memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh
para tokoh diantaranya adalah :
Menurut Hadi Abubakar, dalam buku (Oktavianto, 2005:11) “menata berkas
(filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan
yang telah dibuat”.
Menurut (Martono, 1992:21) Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah
mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan
arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat
penyimpanan.
Dari definisi diatas maka dapat dikatakan bahwa penaaan arsip dinamis aktif
adalah menata, menyusun dan mengatur arsip yang sejenis serta menempatkan berkas
pada tempatnya.
Sedangkan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan dibagian tata usaha
fakultas ilmu budaya unifersitas sumatera utara adalah ditata masih berdasarkan jenis
arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan
sistem lain.
Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang
didasarkan pada kode pola klasifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk silang.
12
Universitas Sumatera Utara
Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan
arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”.
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai
peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara
menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang
sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip :
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang
dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki
keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain
segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
•
Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut
dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom
•
catatan.
Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak
diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan
kajian masalah yang tersirat di dalam surat.
d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan
masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang
berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan
pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan
title yang telah ditentukan.
g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan,
kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang
atau berderet ke samping.
h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
sekat.
13
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2003:68) Tahap-tahap penataan arsipnya
adalah antara lain :
• Memisah-misahkan arsip (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan
untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan.
• Meneliti disposisi yaitu mengdakan penelitian, agar diketahui surat yang
disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Jika belum pernah
mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
• Memadukan (asembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan
bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan.
• Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip.
• Mengindeks yaitu menentukan inti dan isi surat dan menentukan perencanaan
kembali arsip.
• Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tujuk
silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip.
• Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
• Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing
Sedangkan Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung
adanya tiga unsur pokok yaitu : “penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur
bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu
diikuti”.Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan
cepat.
Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 12) Sistem penataan arsip dapat digolongkan
menjadi 5 sistem yang masing-masing adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi
pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut
diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip
yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas
tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering
penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat
keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
14
Universitas Sumatera Utara
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor
kode penyimpanan bukan nomor surat.
1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering
menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem
desimal.Penyimpanan dengan sistem ini banyak digunakan di perpustakaan.
2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat
digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar.Oleh karena itu
sistem ini biasanya digunakan padaperusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang
dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat
didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian
tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan
pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi
atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali
yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).
Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip
dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan
arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera
diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau
bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan
dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja
mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan
akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan.
2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya
pelaksanaan penataan berkas.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip
semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
15
Universitas Sumatera Utara
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan
dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan
pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab
menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun
pelaksanaannya namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat
(sentral) oleh unit kearsipan.Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan
ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
2.2. Peralatan dan Perlengkapan
kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan.
Menurut (Wursanto, 1991:32) alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan
dalam bidang kearsipan misalnya: map, folder, guide, filing cabinet, lemari, rak
dan rotary filing.
a. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) map dapat dibedakan
menjadi 4 macam yaitu:
1. Map biasa, disebut juga stopmap yang lebih lengkap disebut stopmap folio.
Karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat t arsip yang
paling luas ukuran folio (21x34 cm). gunanya untuk menyimpan sementara
warkat-warkat atau arsip.
Gambar 2.1. Map Biasa
16
Universitas Sumatera Utara
2. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai
merekatnya.
Gambar 2.2. Stopmap Tali
3. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah
terlepas.
Gambar 2.3. Map Jepitan
4. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai
jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara
vertical atau berdiri tegak.
17
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.4. Map Tebal
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam
file/filingcabinet.
Gambar 2.5. Folder
c. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
18
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.6. Guide
d. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
Gambar 2.7. Filing Cabinet
19
Universitas Sumatera Utara
e. Almari Arsip
Almari Arsip seperti almari biasa, terdiri dari susunan rak-rak. Dinamakan almari
arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.Oleh
karena itu almari yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip tidak dinamakan
almari arsip.
Gambar 2.8. Almari Arsip
f. Meja
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan
menulis atau untuk mengetik.
Gambar 2.9. Meja
20
Universitas Sumatera Utara
g. Kursi
Kursi merupakan salah satu prabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang
dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca,
menulis atau mengetik.
Gambar 2.10. Kursi
h. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat ditempatkan pada rak arsip.
Gambar 2.11. Berkas Kotak (box file)
21
Universitas Sumatera Utara
i. Rak arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
Gambar 2.12. Rak Arsip
j. Rotary filing
Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
Gambar 2.13. Rotary Filing
22
Universitas Sumatera Utara
k. Cardex (card index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip
(kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar
memanjang.
Gambar 2.14. Cardex (Card Index)
l. File Yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi
keterangan-keterangan, nama-nama, dan alamat-alamat yang ditempelkan pada
papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
Gambar 2.15. File Yang Dapat Dilihat
23
Universitas Sumatera Utara
m. Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor ialah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara
otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin ketik, mesin fotokopi,
mesin pengganda, komputer dan lain-lain.
1. Mesin Ketik
Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah
set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada
dokumen, biasanya kertas.
Gambar 2.16. Mesin Ketik
2. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi atau photo copying machine adalah mesin kantor yang
dipergunakan untuk menyalin warkat dengan cara pemotretan.
Gambar 2.17. Mesin Fotokopi
24
Universitas Sumatera Utara
3. Mesin Pengganda
mesin pengganda atau mesin ganda disebut juga duplicating machine atau
duplication machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk
menggandakan atau untuk memperbanyak suatu warkat dalam jumlah yang
cukup banyak sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 2.18. Mesin Pengganda
4. Komputer
komputer adalah alat elektronis yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan aritmatika, maupun pengambilan kesimpulan untuk kemudian
menyajikannya dalam bentuk pengeluaran; telah banyak dipergunakan dalam
berbagai bidang pekerjaan.
Gambar 2.19. Komputer
n. Alat-Alat Tulis
Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah alat-alat yang berhubungan dengan
pekerjaan tulis-menulis.
25
Universitas Sumatera Utara
2.3. Langkah-Langkah Penataan
Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut
(Wursanto, 1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:
1. Memisah-misahkan arsip.
Memisah-misahkan atau segregating warkat merupakan pekerjaan
menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan warkat, dari warkat/surat
keluar dipisahkan dari warkat atau surat masuk. Kemudian warkat-warkat
dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam jartu
kendali.
2. Meneliti warkat yag akan disimpan.
Warkat-warkat yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan
penyimpanan perlu diadakan penelitian terlrbih dahulu kegiatan penelitian ini
meliputi:
1. Meneliti tanda disposisi
2. Meneliti indeks
3. Meneliti lampiran
3. Mengklasifikasi.
Warkat- warkar yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu
menurut permasalahannya untuk menentukan kelasnya (subjek-subjek)
berikut penentuan kodenya secara cermat.
4. Mengindeks.
Pengertian mengindeks hendaknya dibedakan dengan pengertian indeks dan
penyusunan indeks.
Pengertian indeks berarti menunjukan alat, yaitu alat untuk menunjukan,
mentukan keterangan, isi masalah (topik) Perihal suatu arsip atau kelompok
arsip.
Menyusun indeks ialah menempatkan indeks-indeks dalam suatu susunan atau
aturan yang sistematis dan logis dalam bentuk suatu daftar, baik berupa buku
ataupun berupa kartu-kartu seperti katalogus dalam perpustakaan.
5. Menyiapkan lembar tajuk silang.
26
Universitas Sumatera Utara
Lembar tajuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam
bentuk formulir dalam ukuran kwarto.
Keterangan-keterangan yang terdapat pada formulir lembar tajuk silang (cross
reference sheet form), ialah:
•
•
Nomor surat
•
Tanggal terima surat
•
Hal
•
Tanggal surat
•
Caption (judul)
Asal surat (dari mana dan dari siapa)
6. Menyusun arip-arsip yang akan disimpan.
Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan
disusun menurut sistem filing yang dipergunakan: misalnya, kalau
menggunakan sistem abjad menurut:
•
•
•
Nama tempat
Nama daerah
Nama orang
Maka arsip-arsip tersebut sudah tersusun secara abjad nama daerah, tempat,
dan orang. Sehingga dapat mudah dalam hal penyusunan arsip.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk
disimpan.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya.
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk menyimpan arsip, minimal
terdiri dari:
•
•
Map
Folder
27
Universitas Sumatera Utara
•
•
Guide
•
Almari arsip
•
Rak arsip
•
Filing cabinet
•
Berkas kotak (box file)
•
Rotary (car index)
File yang dapat dilihat (visible reference record file)
2.4. Penemuan Kembali
Menurut (Hasugian, 2003:8) Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip
dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang
dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat
semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan
dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena
akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan,
dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan
bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung
didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.Kegiatan penemuan kembali
merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan
kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip
ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering
mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan
mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor.
Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer
28
Universitas Sumatera Utara
disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam
arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada
2(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna
diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah
sistem layanan tertutup.
2.5. Pengorganisasian Arsip Dinamis Aktif
Menurut (Martono,1992:74) Untuk keperluan pengorganisasin arsip dinamis aktif
ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan, yakni:
•
•
•
Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi)
Desentralisasi terkendali (diawasi)
a. Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan arsip dinamis aktif decara terpusat berarti bahwa semuah arsip
dinamis aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi
terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari siste ini antara lain:
•
Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip
dkelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas
pengelolaan arsip profesional.
29
Universitas Sumatera Utara
•
Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera
diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau
•
•
bukan.
Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
Pelaksaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Seara terprogram akan
dapat dilakukan pemusnahan ke file inaktif.
b. Penyimpanan arsip secara desentral
Lawan dari sentralisasi adalah desentralisasi, dimana setiap unit kerja mengawasi
dan menyimpan arsip-arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan
diperoleh beberapa kerugian diantaranya adalah:
•
•
•
Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan
Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien
Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan penataan berkas.
Penataan berkas pada unit-unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena
kegiatan ini dianggap kurang penting, sehingga mendapat prioritas
terakhir. Akibatnya arsip sering kali tidak terorganisir secara baik bahkan
•
cenderung kacau.
Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertubuhan arsip
semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Jika dilaksanakan penyusutan,
dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan
secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui
ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang
selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan
bahan bukti. Di pihak lain jika dilakukan pemindahan, arsip yang
dipindahkan dalam keadaan yang sama sekali tidak teratur, sehingga
memberi kesan pemindahan “sampah” ketempat lain. Dengan dimikian
•
tujuan penyusutan tetap tidak mencapai sasaran.
Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan
keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan
dianggapnya bukan pekerjaan pokok mereka.
30
Universitas Sumatera Utara
c. Penyimpanan desentralisasi terkendali
Bagi suatu organisasi besar kiranya sukar melaksanakan kedua sistem
penyimpanan tersebut datas. Kecuali bagi organisasi kecil sistem sentralisasilah
yang akan dipilih. Untuk organisasi besar perlu dicarikan jalan keluarnya, untuk
keperluan tersebut perlu tidakan kompromi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Masing-masing unit kerja mempunyai tangungjawab menyimpan dan memelihara
arsip aktif yang diciptakanya (desentral), namun pelaksanaanya tetap dalam
pengawasan secara terpusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian
konsentrasi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat
terjamin.
Dengan sistem pengendalian secara terpusat ini diharapkan ketertiban di
bidang arsip aktif pada masing-masing unit kerja dapat tercipta. Sehingga arsip
aktif dapat menunjang kegiatan organisasi pada umumnya dan khususnya unit
kerja yang bersangkutan. Dengan ketentuan dalam pemberkasan arsip dengan
mudah dapat dilakukan pengawasan terhadap arsip yang memiliki informasi
tinggi. Di pihak lain penyusutan arsip dalam rangka pengurangan arsip yang
tercipta dapat dilaksanakan secara tertip pula.
2.6. Penyusutan
Menurut (sedarmayanti, 2003:102) Penyusutan arsip yang telah mencapai
masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan
penyusutan yang dimaksudkan di sini adalah untuk mengurangi arsip-arsip yang
tercipta dengan jalan: memusnakan arsip yang tidak bernilai guna, serta
memindahkan asip yang telah masa inaktif kepusat arsip atau ke file inaktif kepusat
arsip atau file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula
kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
layak dipindahkan.
Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata
kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem
31
Universitas Sumatera Utara
dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusutan arsip telah berjalan
secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis
sesuai dengan masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang
dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Berdasarkan peraturan pemerintah RI no.04 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah :
•
•
•
Memindahkan arsip in-aktif dari unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip setatis kepada arsip nasional
Menurut (Wijasa, 2003:165)Tata cara penyusutan arsip:
1.
Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk
membuat
daftar
secara
lengkap
atas
isi
file
dengan
cara
mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama.
2.
•
Mengadakan penilaian kegunaan arsip dengan memerhatikan
Jenis informasi yang dikandung dalam bahasan surat yang akan
•
dimusnakan.
•
berkepentingan dengan mengaitkan kelompok arsip lain.
Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang
Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum misalnya,
dari BPK-BPKP atau inspektorat jendral, nilai penelitian ilmiahnya
dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan klompok berkas atau
arsip yag dapat disimpan untuk sementara. Dalam kegiatan penyusutan arsip
diperlukan jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyusutan dalam suatu organisasi
atau instansi. Jadwal retensi arsip ini untuk mengetahui penyimpanan arsip seberapa
lama digunakan, sebelum penurunan nilai informasi arsip. Pembuatan jadwal retensi
arsip berdasarkan penilaian nilai guna informasi organisasi atau instansi itu sendiri.
32
Universitas Sumatera Utara
2.7. Kendala-kendala dalam penataan
Masalah yang timbul didalam penyelenggaraan kearsipan menurut (Wursanto,
1989:29) masalah-masalah kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut:
1. Pemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktuwaktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan
maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang
sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan
kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa
diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Sedangkan menurut (Martono, 1992:75) masalah-masalah dibidang kearsipan
dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.
2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah membongkari
tumpukan warkat.
33
Universitas Sumatera Utara
3. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat.
4. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.
Yang dimaksud dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah menyusun, mengatur
berkas berdasarkan jenisnya dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.
34
Universitas Sumatera Utara