Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

RIPA LESTARI 082103079

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIPA LESTARI

NIM : 082103079

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA

USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RIPA LESTARI

NIM : 082103079

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA

USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 2010 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

NIP. 19590926 198601 2 001 (Dra. Yulinda, SE, M.Si)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya penulis dapat juga menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “

Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang ditujukan untuk

memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi

Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan, dukungan, motivasi, serta doa dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya, Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Yulinda, SE, MSi selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing serta memberikan petunjuk dan nasihat yang sangat berarti dalam menyusun laporan tugas akhir ini.

5. Keluarga tercinta, Mama (R. Simanjuntak), Papao/Opung (R. Nainggolan), yang selalu memberikan kasih sayang, doa serta dukungan moril dan materiil.

6. Teman-teman satu kelompk magang ( Delima, Meilani, Kiki) yang selalu tempat bermain dan melepaskan keluh kesah menghadapi Tugas Akhir.

7. Teman-teman satu kelas ( Flora, Lani, Srie, Rina, dan yang tidak bisa tersebut semua namanya) terimakasih atas kebersamaan selama dua tahun lebih dalam suka dan duka. Semoga kita sukses semua setelah ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi penulisan maupun pembahasannya. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfat bagi semua pihak yang membacanya.

Medan, Desember 2010 Penulis

082103079 Ripa Lestari

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Maksud dan Tujuan ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Kegiatan ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan Fakultas Ekonomi USU ... 9

C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 10

D. Job Description Bagian Tata Usaha FE USU ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini Fakultas Ekonomi USU ... 19

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU ... 20

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A. Sistem Kerja ... 21

B. Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha FE USU ... 28

1. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Akademik FE USU……… 34

2. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Umum dan Keuangan FE USU………. 37

3. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Kepegawaian FE USU ... 43

4. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 47

5. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Perlengkapan FE USU ... 53

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 58

A. Kesimpulan ... 58

B. Saran ... 59

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 Tabel 3.1 Rincian Tugas Pegawai di Bagian Keuangan FE USU ... 38

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11 Gambar 3.1 Simbol-simbol Dalam Prosedur Bekerja ... 25 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha ... 32

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta. Dimana sistem kerja merupakan suatu kesatuan yang utuh dari beberapa unsur untuk melaksanakan serangkaian kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Sistem kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan sistem kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standartisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Sedemikian besarnya sistem kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan sistem kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Efisiensi adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang diperoleh. Kegiatan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan sistem kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil

keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Mengingat pentingnya penerapan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Apakah sistem kerja sudah berjalan dengan baik pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan memahami Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan peneliti baik secara teoritis maupun aplikasi, sebagai bahan referensi bagi peneliti lain pada objek yang sama, dan memberikan gambaran tentang bagaimana sistem kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan sistem kerja dengan efisien, dan sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan penerapan sistem kerja pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN PADA TANGGAL 13 s/d 17

September

20 s/d 30 September

18 s/d 23 Oktober 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 13 September s/d 23 Oktober 2010 di kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Rencana Isi

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan

B. Jenis Usaha/Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan SekretarisDepartemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata

Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata

UsahaFakultas Ketua Program

Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr.dr. Syahril Pasaribu,D.T.M&H, M.Sc. (C.T.M), Sp.A.(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc,Ph,D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, Macc, Ak Pudek II : Arifin Lubis SE,M.Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi ANGGOTA

Drs.M.Lian Dalimunthe, Mcc.Ac,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, Msi

Dr. Murni Daulay, SE, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Kerja

Sistem kerja merupakan suatu kesatuan yang utuh dari beberapa unsur untuk melaksanakan serangkaian kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan. Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 134), Sistem kerja adalah suatu rangkaian kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. tertentu.

Sistem Kerja merupakan sesuatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha-usaha. (G.R. Terry, 1986: 45)

Sistem Kerja adalah serangkaian dari beberapa pekerjaan yeng berbeda, kemudian dipadukan untuk menghasilkan sesuatu benda atau jasa yang menghasilkan nilai bagi keuntungan perusahaan atau organisasi (Ricardo, id.Answer.yahoo.com). Dimana sistem kerja melibatkan banyak faktor manusia dan adanya pola kerja manusia dengan alat atau mesin, faktor-faktor uang

dikombinasikan antara manusia dengan alat tersebut dibuat suatu prosedur atau tahapan kerja yang sudah tetap atau didokumentasikan sehingga menghasilkan suatu sistem kerja yang konsisten dan dapat menghasilkan hasil yang berkualitas

Dengan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik. Dalam sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari sistem kerja adalah :

a. Sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

b. Sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

c. Sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. ( Sedarmayanti, 2001: 134 )

2. Prinsip-Prinsip Sistem Kerja

Mengingat pentingnya sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Sistem kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi. j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya

dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136 )

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:

1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip kordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain.

2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, pennyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada fungsional mempunyai hubungan kerja. (Sedarmayanti, 2001 : 135 )

4. Simbol-simbol dalam Prosedur Bekerja

Simbol simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur, antara lain adalah sebagai berikut:

Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila ditengah dibubuhi huruf:

C: berarti harus dikerjakan oleh juru tulis(clerk) N: berarti harus dikerjakan dengan mesin

T: artinya dikerjakan dengan mesin tik (typewriter)

Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, atau check) mengenai mutu atau kualitas (quality).

Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity).

Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau

penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

Suatu segitiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)

Secara tetap (permanent)

Segi tiga double terbalik menunjukkan penyimpanan untuk sementara (transport).

Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport)

Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atua arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan

5. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur

Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui:

1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnyayang diperlukan untuk penyelesaian tugas termaksud.

3. Persyaratan kecakapan tugas ketrampilan pegawai yang diperlikan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya. 4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan

pekerjaan yang bersangkutan.

5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telag dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.

Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skema arus kerja atau prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai:

1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Disebut sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja

2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor

5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk. 6. Alat perencanaan kerja dan pengembanganya dikemudian hari. 7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan.

8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9. Alat untuk mempersiapkann mekanisasi prosedur.

6. Asas-Asas Sistem Kerja

Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada

semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. ( Sedarmayanti, 2001:135)

B. Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu

sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun. Seorang sarjana dalam bidang tersebut George Terry merumuskan pengertian tata usaha sebagai berikut :

“Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan.

2. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. 3. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang

dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

4. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

5. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Berikut ini adalah Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara.

KEPALA BAGIAN

` TATA USAHA

Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag

Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber: Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai sub bagian masing-masing dan mempunyai kepala bagian berdasarkan sub bagian tersebut. Kepala Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas mengkordinir pelaksanaan kerja sub-sub bagian tersebut dengan penanggung jawab Pembantu Dekan II. Menghimpun dan mengolah data bidang ketatausahaan, membuat surat keputusan, mengingatkan pegawai yang tidak hadir kerja (penyebab ketidakhadiran),

memaraf surat pertanggung jawaban honor, dan lain-lain merupakan pelaksanaan dari Bagian Tata Usaha

Kepala Tata Usaha mempunyai sejumlah besar arsip-arsip yang dikelola, disimpan, dipelihara dari tugas-tugas yang dilaksanakan. Seperti perincian tugas sub-sub bagian yang menyatakan secara tertulis didalamnya apa-apa saja tugas-tugas yang akan dilakukan oleh masing-masing sub bagian.

Adapun sebahagian besar prosedur penyimpanan arsip di ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Legalisir Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai

Untuk melegalisir kenaikan pangkat dosen dan pegawai yaitu, adanya Surat Keputusan Rektor yang terbaru setelah itu difoto copy yang kemudian dilegalisir dan ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha, setelah itu disetujui oleh dekan untuk dikirim ke biro rektor. Dan akan diarsipkan ke file ” Sertikikasi Dosen”

Surat yang masuk diterima oleh dekan melalui sekretaris dekan. Dan dibuat lembar disposisi untuk diproses oleh PD II (Pembantu Dekan II) dan dicatat di buku besar PD II, setelah itu didisposisi ke Kepala Tata Usaha untuk diproses. File pertinggalnya tersebut diarsipkan ke file ”Surat Masuk”. Surat yang akan ditujukan keluar, sebelumnya meminta nomor surat ke bagian Sekretariat Dekan, dan ditandatangani dekan. Kemudian pertinggalnya surat tersebut diarsipkan di file ”Surat Keluar”

3. Membuat Undangan Rapat DPF (Dewan Pertimbangan Fakultas)

Yaitu membuat undangan rapat, beserta daftar nama anggota dewan yang menghadapi rapat, kemudian ditandatangani oleh ketua DPF. Dan pertinggalnya dalam file ”PDF”

Arsip-arsip yang telah dibuat dari hal-hal di atas, kemudian disimpan dan dipelihara di ruang Kepala Tata Usaha sebagai barometer kegiatan organisasi serta bahan atau alat pembuktian. Sejauh ini dalam pengarsipan tidak ditemukan hambatan-hambatan dalam penciptaan, penyimpanan, dan pemeliharaan. Sehingga Sistem Kerja Bagian Kepala Tata Usaha sudah berjalan dengan baik. Hanya saja pentingnya penyimpanan arsip-arsip dengan baik, terutama arsip yang bersifat rahasia organisasi, tidak diletakkan disembarang tempat.

1. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sub Bagian Akademik adalah bagian pusat yang mengatur segala kelengkapan akademis mahasiswa, mulai dari data identitas, nilai-nilai yang diperoleh, proses perkuliahan, dan lain-lain. Bagian Akademik mempunyai kepala

bagian dengan seorang supervisor PD I (Pembantu Dekan I) sebagai penanggung jawab.

Adapun rincian beberapa tugas-tugas Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menyusun Jadwal Kuliah dan Menyusun Jadwal Ujian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar, Sub Bagian Akademik berperan dalam penyusunan jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, serta jadwal ujian.

b. Transkip Nilai

Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.

c. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.

d. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

3. Nilai minimum D

5. Fotocopy SPP

6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.

e. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

f. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.

g. Informasi-informasi lainnya.

Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses

Para pegawai bekerja keras untuk meyiapkan kebutuhan-kebutuhan mahasiswa, seperti KHS, legalisir Ijazah, dan yang lainnya. Para pegawai harus tepat waktu dalam megerjakan semua tugas tersebut, karena pekerjaan itu mempunyai batas waktu untuk dipergunakan. Dari pengamatan di lapangan dalam

melaksanakan kegiatan, para pegawai kurang adanya komunikasi yang baik dengan pimpinan sehingga adanya suatu pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan dengan baik, dan menghabiskan waktu yang lama.

Selain itu Bagian Akademik mempunyai tugas dalam menyusun jadwal kuliah mahasiswa dan dosen. Adakalanya penyusunan yang dilakukan tidak akurat, yang menyebabkan antara jadwal mata kuliah yang satu bertabrakan dengan mata kuliah yang lain, sehingga membuat dosen dan mahasiswa mendapat kendala. Hal seperti ini merupakan hambatan yang harus diperbaiki dalam menyusun jadwal mata kuliah. Tetapi hal ini biasanya dapat segera diantisipasi dengan mengganti jadwal mata kuliah di waktu yang lain, sehungga tidak terjadi kembali waktu yang bersamaan.

Pelayanan kepada tamu ataupun mahasiswa yang membutuhkan kepentingan tertentu sebaiknya cepat tanggap dan memberikan pelayanan yang ramah kepada setiap tamu ataupun mahasiswa yang datang. Agar terjadinya suatu hubungan yang baik dan kinerja yang baik pula. Sistem Kerja pada Sub Bagian Akademik belum berjalan dengan baik, sehingga penting adanya perubahan dalam meningkatkan kinerja agar Sistem Kerja tersebut berjalan dengan baik.

2. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian Keuangan dan Umum adalah bagian yang berhubungan dengan dana keluar dan masuk untuk kepentingan fakultas. Bagian Keuangan dan Umum mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II (Pembantu Dekan II) sebagai penganggung jawab.

Untuk menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan Fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:

a. Bagian Pembukuan.

b. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang. c. Bagian Pembayaran (pengeluaran).

d. Bagian Bendahara Gaji.

Salah satu tujuan penting dari Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ialah memberikan pelayanan yang baik dan menangani tugas-tugas keuangan dengan benar. Banyak tugas yang harus diselesaikan di bagian ini, oleh sebab itu para pegawai harus tahu bagaimana mengorganisasikan agar tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan tepat, dalam hal ini diperlukan penilaian terhadap fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai.

Dalam pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu, dalam menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap tingkat jabatannya masing-masing.

Berikut adalah uraian tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tabel 3.1

Rincian Tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara N

o

1 Eka Yuliani, SE Kasubag Keuangan

Membuat daftar honor dosen dan pegawai

Menerima uang dari PUMC untuk dibayarkan kepada dosen dan pegawai Membantu PUMC melaporkan SPJ ke

Biro 2 Supariyo,SE PUMK(Pemeg

ang Uang Muka Kerja)

Membuat konsep permintaan tambahan langsung(TUP)

Mengambil cek kebagian Biro Rektor USU

Menyetor ke rekening FE USU Di BNI 46, setelah cek diterima

Membuat cek buku Bank Mengambil uang ke BNI 46

Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46

Penutupan Buku kas pembantu

Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II.

Memproses SPJ ke Biro Rektor USU setiap akhir bulan.

3 Ahmad Faizul, SE,MSi

Kepala Pembukuan

Membantu PUMK membukukan semua penerimaan uang muka kerja ke dalam buku kas umum UMK.

Membantu PUMK menyusun,

menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK dan menyelenggarakan tata usaha keuangan.

Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS.

Menyusun usul kenaikan pangkat dosen.

4 Santuso Pembuat Daftar Gaji

Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai yang naik pangkat atau berkala.

Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan.

Sumber : Fakultas Ekonomi USU (2010), data diolah

Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:

1. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat Universitas.

2. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat Universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat Fakultas, Departemen atau unit.

3. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk Fakultas, Departemen, atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.

4. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada Fakultas, Departemen, atau unit yang membeli layanan dari Univcrsitas.

5. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program, dengan pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan

dosen dan pegawai yang naik pangkat. Mengantar daftar gaji susulan ke Biro

Rektor untuk di SPM kan.

Membuat SKPP untuk dosen dan pegawai yang pensiun.

Membuat daftar uang makan pegawai dan mengedarkan absen.

Membuat daftar uang makan dosen dan mengedarkan absen.

5 Maslan, SE PUMK Dana Rutin

Mengerjakan daftar gaji PNS Membagikan gaji ke PNS

Menaksir dan mengambil uang ke Bank Mandiri.

hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir.

Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab Universitas secara keseluruhan. Oleh sebab itu manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel

dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan Fakultas maupun Universitas.

Data-data yang terdapat di Bagian Keuangan seperti daftar honor dosen dan pegawai, daftar gaji susulan ke biro rektor, laporan keuangan, dan lain-lain. Setelah data-data tersebut disetujui dan ditandatangani oleh PD II dan Dekan, kemudian data-data tersebut diserahkan ke biro rektor untuk pemenuhan maksud dan tujuan dari data yang ditujukan tersebut. Pertinggalnya merupakan arsip bagian keuangan yang disimpan dan dipelihara pada filing cabinet, yang akan manjadi alat bukti dan informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sampai saat ini bagian keuangan juga belum pernah melakukan pemusnahan arsip, karena arsip atau file masih dibutuhkan dan dianggap penting. Dalam pengarsipan di bagian keuangan tidak sulit dan tidak adanya suatu hambatan dan kendala dalam pengelolaannya. Baik arsip yang mengeluarkan dana maupun suatu dana-dana kecil yang masuk seperti melegalisir ijazah, pembuatan surat keterangan,

pembuatan kartu parkir, dan pembuatan sertifikat komputer. Seluruhnya dibukukan dengan rapi dan terarah.

Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, setiap pegawai telah mengetahui dan memahami uraian tugasnya masing-masing seperti yang telah diuraikan pada tabel 3.1, dalam tabel tersebut telah diuraikan dengan jelas tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh para pegawai. Bukan hanya mengetahui dan memahami saja, namun setiap pegawai telah melaksanakannya dengan sungguh-sungguh. Kelalaian dalam melaksanakan tugas jarang ditemui, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Hal tersebut karena tugas masing-masing pada Bagian Keuangan sudah tertata dengan rapi sehingga para pegawai dengan mudah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.

Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan. Dalam hal tersebut sesungguhnya para pegawai tidak menemukan kesulitan yang berarti, karena tugas dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu sendiri. Namun demikian, sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari rangkaian kegiatan bisa terlaksana. Kerjasama tim yang baik juga telah diterapkan oleh para pegawai, sehingga efektifitas kinerja dapat terwujud. Hal ini dapat terjadi karena para pegawai juga mengetahui bahwa efektifitas organisasi juga sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu serta dapat saling melengkapi.

Ruangan penempatan Bagian Tata Usaha sudah tepat, karena penempatannya berdekatan dengan bagian-bagian yang lain yang berhubungan

dengan bagian keuangan. Hanya saja ruangan sebaiknya haruslah diberi penyekat dengan bagian yang lain, agar tidak terjadi suatu komunikasi diluar pekerjaan. Tetapi hal ini tidak terlalu menjadi suatu hambatan dalam penyelesain tugas, karena komunikasi diluar pekerjaan terjadi pada waktu yang senggang dan waktu istirahat. Tetapi bagaimanapun juga untuk mengantisipasi, haruslah ruangan dibuat dengan sebaiknya agar kenyamanan kerja, yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai dapat terwujud dengan baik dan lancar. Sistem Kerja pada Sub Bagian Keuangan sudah berjalan dengan baik, tetapi penting untuk dipertahankan serta ditingkatkan kinerja yang baik tersebut.

3. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian Kepegawaian adalah bagian yang berhubungan dengan data-data tenaga kerja dan pengelolaan kinerja pegawai. Adapun tugas dari Bagian Kepegawaian adalah: memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti, melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, melakukan urusan mutasi pegawai, dan lain-lain. Bagian Kepegawaian mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II (Pembantu Dekan II) sebagai penanggung jawab.

Adapun yang menjadi Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a.Proses Surat Menyurat

1. Mencatat surat masuk dari pimpinan 2. Arsip

1. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat 2. Penelitian berkas (berkas diperiksa)

3. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan

4. Rapat Pimpinan

5. Pengetikan usul kenaikan pangkat 6. Disetujui pimpinan

7. Dikirim ke Rektor

8. Menerima SK Fungsional/ Naik Pangkat dari Rektor 9. Menerima SK naik pangkat pegawai

10. Menyerahkan SK ke PDG/ Bendaharawan Gaji 11. Arsip

c. Proses Absensi Pegawai

1. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya

2. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro 3. Arsip

d. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap 1. Menerima berkas

2. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yag diusulkan setiap bulan 3. Disetujui pimpinan

4. Dikirim ke Rektor

5. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap 6. Arsip

e. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai 1. Pengetikan gaji berkala setiap bulan

2. Disetujui pimpinan

3. Diserahkan ke PDG/ Bendaharawan gaji 4. Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai 5. Pengurusan pensiun dosen dan pegawai 6. Arsip

Dari prosedur-prosedur diatas dapat diketahui adanya data-data yang telah dibuat dan telah mendapatkan persetujuan dan tanda tangan, yang kemudian menjadi arsip bagi Bagian Kepegawaian. Arsip-arsip pada Bagian Kepegawaian dari penciptaannya dan penyimpanan serta pemeliharaan, pemusnahan juga telah dilakukan oleh bagian kepegawaian. Pemusnahan dilakukan pada suatu file atau arsip yang tidak dianggap penting lagi, dan sudah mempunyai waktu penyimpanan yang lama.

Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian

Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat tersebut. Adapun kendala-kendalanya yaitu :

1. Kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar

2. Pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar 3. Terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai

bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar 4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar 5. Fasilitas yang ada seperti komputer dan printer keadannya kurang baik 6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)

Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar. Kendala yang sering muncul biasanya disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana

menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien pada Bagian Kepegawaian adalah pada saat mengkonsep surat keluar yang akan dikirim. Konsep surat yang sudah dibuat langsung diketik tanpa diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Prosedur penanganan surat seperti ini tidaklah efisien dan efektif, dikarenakan apabila Pembantu Dekan II tidak menyetujui konsep yang telah dibuat, maka pegawai harus mengetik ulang konsep surat tersebut. Sebaiknya konsep yang telah selesai, diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II setelah disetujui barulah diketik, Sehingga tidak ada kertas, waktu, dan tenaga yang terbuang. Dengan begitu efisiensi serta efektifitas dalam menangani surat masuk dan surat keluar dapat tercapai.

Kendala lain dalah penyusunan arsip-arsip tidak akurat, hanya berdasarkan abjad sehingga untuk mencari suatu arsip yang biasanya berdasarkan pada tahun dan tujuannya, sangat sulit untuk ditemukan. Oleh karena itu membutuhkan waktu yang lama dan tenaga yang tidak sedikit dipergunakan untuk menemukan arsip yang dicari. Hal tersebut haruslah diperbaiki dalam penyusunan arsip yang disimpan. Agar pekerjaan dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian adalah peralatan yang kurang baik seperti komputer yang terlalu

banyak virus sehingga menyebabkan banyak konsep surat yang telah diketik hilang. Dan hal yang sering saya amati adalah printer yang juga sudah selayaknya mengalami perbaikan. Hal ini disebabkan printer sudah tidak mampu menghasilkan tulisan yang baik. Sehingga Bagian Kepegawaian sering meminjam atau menggunakan printer bagian lain untuk mencetak suatu surat atau hal-hal lain, padahal bagian lain bersamaan juga sedang menggunakan printer yang mereka miliki. Hal ini membuat suatu pekerjaan menjadi mengantri, dan menghambat pekerjaan bagian lain. Penyediaan mesin Pengganda (fotocopy) juga sangat diperlukan, karena setiap surat yang masuk maupun yang keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi harus digandakan dengan

tujuan apabila lembar surat asli hilang masih ada duplikatnya. Selain itu mesin pengganda juga berfungsi untuk menggandakan surat-surat yang akan dikirimkan kepada banyak penerima.

Kendala-kendala seperti itu dapat menghambat penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada pada Bagian Kepegawaian. Hal-hal seperti ini harus dibenahi dan perlunya pandangan yang serius dari pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk menangani sarana dan prasarana yang masih kurang. Sistem Kerja Sub Bagian Kepegawaian belum berjalan dengan baik, tetapi masih banyak yang perlu diperbaiki dalam sistem pengelolaan pekerjaan dan fasilitas yang mendukung pekerjaan atau tugas-tugas tersebut.

4. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Bagian kemahasiswaan mempunyai Kepala Bagian dengan seorang pimpinan Pembantu Dekan III sebagai penanggung jawab, serta pegawai lainnya.

Adapun rincian tugas secara umum pada Bagian Kemahasiswaan antara lain :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Mengumpulkan dab mengelola data di bidang kemahasiswaan. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat Universitas. g. Melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

k. Melakukan penyajian info dibidang kemahasiswaan.

Pengawasan administrasi pada bagian kemahasiswaan dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag) yang juga bertindak sebagai Supervisor pada Bagian Kemahasiswaan. Kasubag ini dikepalai oleh Pembantu Dekan III (PD-III) yang bertanggungjawab pada bidang kemahasiswaan.

Secara spesifik, kegiatan yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan adalah memberikan pelayanan kemahasiswaan yang meliputi:

1. Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa

Salah satu tugas pada Bagian Kemahasiswaan adalah pengurusan surat-surat keterangan mahasiswa, jenis surat-surat keterangan tersebut antara lain: Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah, Surat Keterangan Izin Riset, Surat Keterangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Hilang dan pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu.

Prosedur pengurusan surat keterangan tersebut yaitu dimulai dengan pembuatan surat permohonan oleh mahasiswa yang bersangkutan sesuai dengan format yang ditentukan, fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir, cover judul (jika melakukan riset keluar Fakultas), dan pembayaran administrasi yang diproses pada Bagian Keuangan. Kemudian diserahkan ke Bagian Kemahasiswaan untuk meminta persetujuan Pembantu Dekan III. Setelah surat keterangan tersebut ditandatangani oleh Pembantu Dekan III, pegawai kemahasiswaan akan menyerahkan surat keterangan tersebut kepada Sekretaris Dekan untuk meminta nomor dan tanggal surat serta stempel Fakultas, dan kemudian surat keterangan tersebut akan diserahkan kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan. Dan pertinggalnya menjadi arsip Bagian Kemahasiswaan yang tersusun rapi dalam filing cabinet atau lemari arsip yang dimiliki oleh Bagian Kemahasiswaan.

Pada proses pengurusan surat keterangan tersebut ini sering menghabiskan waktu cukup lama. Biasanya mahasiswa harus menunggu sekitar seminggu

bahkan lebih sampai surat keterangan tersebut dikembalikan kepada mahasiswa yang bersangkutan. Selain dari pada itu, suatu hal yang saya amati ialah,

adanya seorang mahasiswa yang melakukan pengurusan surat keterangan yang diajukan kepada seorang pegawai, dan akan diserahkan surat keterangan tersebut beberapa hari/ minggu kemudian, tetapi setelah waktu tiba pegawai tersebut ganti shift kerja dengan pegawai lain, sedangkan pegawai lain tidak mengetahui surat keterangan yang diinginkan mahasiswa tersebut. Yang akhirnya mahasiswa itu harus mengulang kembali dengan membuat surat permohonan seperti semula dan membayar uang administrasi kembali. Agar dapat segera ditangani oleh pegawai yang saat itu sedang bekerja dan belum ganti shift.

Kejadian seperti ini merupakan kurangnya komunikasi antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya sehingga menyebabkan kerugian pada orang lain, yang dikarenakan ketidak efiktifan dalam melaksanakan tugas pekerjaan dan juga karena pegawai yang kurang disipilin dan suka mengulur-ulur waktu sehingga perlu waktu lama dalam penyelesaian pekerjaannya. Dalam hai ini Kasubbag berkewajiban untuk menegur dan medisiplinkan pegawainya agar dalam proses pengurusan surat-surat keterangan tersebut dapat selesai tepat waktu sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Hendaklah pimpinan subbagian bijaksana dalam mengevaluasi kinerja pegawainya.

2. Pengurusan Beasiswa Mahasiswa

Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerjasama dengan berbagai instansi untuk memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa

berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa kurang mampu. Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di Perguruan Tinggi merupakan wujud dari partisipasi Masyarakat, Instansi, Pemerintah, Perusahaan-perusahaan Swasta dalam ikut serta membangun Bangsa khususnya dalam Bidang Pendidikan.

Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat beberapa Insatansi Pemerintah (BUMN) dan Perusahaan Swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada mahasiswa USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari bermacam beasiswa disalurkan melalui Biro Administrasi Kemahasiswaan USU.

Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a. Terdaftar sebagai Mahasiswa USU. b.Kondisi Orang Tua kurang mampu.

c. Tidak menerima beasiswa/tunjangan pendidikan lain. d.Belum bekerja dan belum berkeluarga.

e. Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstrakurikuler).

f. Tidak akan mengambil PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) selama menerima beasiswa.

g.Patuh pada peraturan yang ditetapkan oleh Universitas/Fakultas.

h.Mempunyai No. Rekening pada PT. Bank Negara Indonesia Tbk cabang USU.

Untuk memperoleh bantuan BBM atau PPA tahun 2010, mahasiswa harus mengajukan permohonan diatas kertas bermaterai Rp. 6000; kepada Rektor USU melalui Dekan Fakultas masing-masing dengan melampirkan :

a. Surat keterangan penghasilan dari Lurah/Kepala Desa/Dinas/Instansi yang bersangkutan.

b.Fotocopy surat pembayran SPP yang terakhir. c. Fotocopy Surat Tanda Mahasiwa (KTM).

d.Fotocopy Kartu Keluarga dan Pasphoto ditempelkan pada data Mahasiswa. e. Fotocopy KHS semester 1 s/d terakhir dilegalisir Fakultas.

f. Fotocopy No.Rekening tabungan yang masih aktif pada PT. Bank BNI (Persero) Tbk Cabang USU Medan.

g.Surat Rekomendasi dari Dekan/Pemabantu Dekan III Fakultas. h.Data Mahasiswa USU calon penerima beasiswa.

i. Surat pernyataan tidak menerima beasiswa dari sumber lain, diketahui oleh Pembantu Dekan III Fakultas.

Berkas permohonan dimasukkan kedalam Map dan ditulis Nama, jenis Kelamin, NIM, Fakultas, Departemen, No. Rekening, IP/IPK, Alamat tempat tinggal dan No. Telp/HP. Surat Pengurusan Beasiswa akan diserahkan ke Biro Rektor, tetapi juga bagian kemahasiswaan mempunyai pertinggal untuk fakultas, dan pertinggalnya tersebut menjadi arsip pada Bagian Kemahasiswaan.

4. Penyajian Info di Bidang Kemahasiswaan

Bagian Kemahasiswaan bertugas menyajikan informasi-informasi seputar kemahasiswaan, Misalnya: Pengumuman pemberian beasiswa, Pengumuman penerima beasiswa, pengumuman lowongan kerja bagi mahasiswa, dan lain-lain. Pegawai Kemahasiswaan harus cepat tanggap, maksudnya jika ada pembukaan

beasiswa dari suatu instansi maka pegawai harus cepat membuat pengumuman tentang beasiswa tersebut sebelum pendaftaran jatuh tempo. Dan juga harus diperhatikan penyajian informasi yang sangat penting dan penuh kompetisi dalam mewujudkannya, yang dipaparkan pada papan informasi, sebaiknya diumumkan

di tempat yang tidak bisa disentuh oleh tangan, misalnya didalam ruangan bagian kemahasiswaan yang dilekatkan pada kaca, sehingga tidak ada pihak-pihak yang dapat merugikan banyak orang dengan mencabut informasi penting tersebut, karena mereka menganggap jika dicabut tidak ada lagi yang mengetahui informasi penting tersebut, sehingga daya saing berkurang. Dalam pelaksanaan tugas penyajian informasi ini pegawai telah melaksanakannya dengan baik, Untuk itu hanya perlu adanya sedikit pengawasan terhadap informasi yang disampaikan. Secara keseluruhan Sistem Kerja pada Sub Bagian Kemahasiswaan cukup baik, masih ada yang harus diperhatikan dalam melaksanakan pekerjaan dan sikap tegas pimpinan kepada bawahan harus diterapkan.

4. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU adalah suatu bagian yang menangani fasilitas, sarana dan prasarana yang dibutuhkan Fakultas Ekonomi.

Bagian perlengkapan mempunyai kepala sub bagian dan seorang pimpinan Pembantu Dekan II, serta pegawai lainnya.

Bagian Perlengkapan berperan penting seperti bagian-bagian lainnya. Pada Bagian Perlengkapan adanya tugas-tugas seperti:

1. Melaksanakan pekerjaan input Data Inventaris pada Sistem Akuntansi Barang Milik Negara dan melaporkannya persemester ke tingkat Universitas.

a. Menginput data inventaris pada setiap pengadaan baik dari tingkat Universitas, Fakultas maupun inventaris yang berasal dari sumbangan.

b. Print out data inventaris yang telah diinput c. Mengirim data print out ke tingkat Universitas. 2. Pengadaan ATK dan Bahan Kegiatan Administrasi

a) Menerima permintaan Rencana Penggunaan ATK dan bahan-bahan penunjang pelaksanaan kegiatan Administrasi dari masing-masing bagian di Fakultas Ekonomi USU.

b) Mengajukan permintaan Rencana Penggunaan ATK dan Bahan-bahan Penunjang Kegiatan Administrasi ke tingkat Universitas setelah ditandatangani Pimpinan

c) Mengajukan pengadaan pada tingkat Fakultas apabila terjadi kekurangan ATK dan Bahan-bahan penunjang.

3. Melakukan penilaian kualifikasi penyedia barang atau jasa 4. Kasubbag memerintahkan pemotongan rumput.

5. Kasubbag memerintahkan petiugas kebersihan untuk membersihkan ruang kuliah.dan toilet.

Tugas-tugas tersebut berdasarkan permintaan pimpinan dan kebutuhan. Bagian Perlengkapan tidak banyak mempunyai arsip-arsip dikarenakan permintaan terkadang atas perintah secara lisan yang disampaikan oleh atasan kepada Kepala Bagian Perlengkapan. Tetapi ada sejumlah kecil yang melakukan permintaan kelengkapan fasilitas kampus dengan surat atau secara tertulis dengan persetujuan dan tandatangan Pembantu Dekan II. Ataupun surat yang ditujukan untuk pemenuhan perlengkapan Fakultas Ekonomi yang ditujukan ke rektor, dan kemudian rektor mengeluarkan biaya untuk pembelian perlengkapan yang dibutuhkan tersebut, setelah mendapat persetujuan dari Dekan Fakultas Ekonomi. Pertinggal surat untuk Bagain Perlengkapan menjadi arsip Bagian Perlengkapan untuk bukti bahwa adanya permintaan kebutuhan suatu barang ataupun jasa. Arsip tersebut disimpan pada tempat penyimpanan atau filing cabinet dan dilakukan pemeliharaan, jika dibutuhkan suatu saat. Sampai saat ini bagian perlengkapan belum pernah melakukan pemusnahan, hal ini karena masih sedikitnya arsip yang dimiliki oleh bagian perlengkapan. Penyimpanan arsip bagian perlengkapan pada tempat yang tepat yaitu pada lemari arsip.

Pada bagian perlengkapan diperlukan sistem kerja yang benar-benar penuh konsentrasi yang tinggi dan perlunya tenaga yang sangat besar. Dikarenakan bagian perlengkapan bukan hanya melengkapi barang-barang tetapi memeriksa setiap ruangan yang membutuhkan ruangan. Seperti kursi, meja, kipas angin, AC (pendingin ruangan), white board, perlengkapan-perlengkapan dalam mengadakan seminar, perlengkapan dalam menjelang ujian tengah semester ataupun akhir

semester, dan lain-lain. Semua fasilitas tersebut ditangani oleh Sub Bagian Kemahasiswaan

Dalam proses belajar mengajar di ruangan, perlunya fasilitas yang mendukung kegiatan belajar. Seperti: meja, kursi, AC (pendingin ruangan), white

board, infokus, dan mikrofone garuslah tersedia. Tetapi yang selama ini pada

kenyataannya tidaklah demikian. Misalnya pada ruangan yang tidak disediakan dengan AC tetapi kipas angin, ternyata kipas angin tidak dapat lagi dipergunakan atau tidak layak pakai sehingga pada saat belajar ruangan terasa panas, dan mahasiswa serta dosen gerah dan tidak konsentrasi. Selain itu adanya ruangan yang luas tetapi kipas angin yang dipergunakan tidak sesuai dengan keluasan ruangan, sehingga ada bagian tertentu yang juga mengalami kegerahan. Hal ini harus diperhatikan jangan sampai aktivitas terhambat, dan cepat dalam penangananya.

Bagian Perlengkapan sangat bekerja keras ketika menjelang ujian tengah semester ataupun ujian akhir semester, karena lembar untuk menjawab soal yang akan dibagikan kepada mahasiswa harus distempel terlebih dahulu untuk menjaga kecurangan sewaktu ijian tiba. Dan juga amplop yang dipergunakan untuk soal-soal ujian juga harus dibuat secara manual, perlu proses kerja pemotongan dari kertas menjadi amlop. Dari sekian banyak kertas yang akan distempel sebanyak jumlah mahasiswa, dengan kelipatan mata kuliah yang diambil, dan sekian banyak amplop yang akan dibuat. Tetapi hal yang saya amati dalam proses kerja ini adalah, hanya satu orang tenaga kerja yang melakukannya, disertai dengan tenaga yang besar dikeluarkan untuk menyelesaikannya. Hal tersebut sangat tidak efktif

dan efisien, butuh waktu yang sangat lama. Ini merupakan suatu kendala yang dihadapi tenaga kerja tersebut, sebaiknya adanya penambahan tenaga kerja untuk menyelesaikan tugas-tugas yang begitu banyak dan berat. Agar pekerjaanpun berjalan dengan baik dan lancar.

Untuk saat ini Bagian Perlengkapan kinerjanya dapat dikatakan baik, hanya saja sarana dan prasarana yang dibutuhkan harus disampaikan kepada pimpinan agar dapat terpenuhi segala kekurangan. Seperti kekurangan fasilitas perlengkapan barang dan yang sebaiknya adanya penambahan tenaga kerja. Hambatan lain yang saya lihat adalah kondisi ruangan yang sempit karena terdapat beberapa bagian di dalamnya, disertai banyaknya mahasiswa dan para tamu yang keluar dan masuk dengan keperluan tertentu, sehingga membuat sedikit kesulitan untuk dilalui berjalan oleh pegawai yang bekerja di rangan tersebut. Sebaiknya setiap mahasiswa yang mempunyai kepentingan tidak diperbolehkan secara bersama-sama masuk kedalam ruangan, melainkan dengan bergiliran sehingga tidak mengganggu kenyamanan bekerja di dalam ruangan.

Secara keseluruhan tugas-tugas yang dilakukan oleh masing-masing bagian belum dapat dikatakan baik, dari sistem kerjanya maupun peralatan yang mendukung sistem kerja tersebut. Perlunya perhatian dan tindakan yang cepat dan tanggap dalam mengatasi kendala-kendala yang terjadi. Sekecil apapun dapat mempengaruhi sistem kerja yang diterapkan, untuk itu suatu perubahan ke arah yang lebih baik sangat penting diterapkan agar prosesnya maupun hasilnya memuaskan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Peranan tugas pokok Tata Usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif Fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan Fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi Fakultas. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki Sub-sub Bagian yaitu: Sub Bagian Keuangan, Pendidikan, Kepegawaian, Perlengkapan, dan Kemahasiswaan. Masing-masing Sub Bagian bertanggung jawab terhadap Pembantu Dekan.

3. Sistem Kerja Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara keseluruhan belum dapat dikatakan baik, tetapi penting adanya perubahan ke arah yang lebih baik dalam melakukan peningkatan kinerja agar proses Sistem Kerja Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan baik.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

semester, dan lain-lain. Semua fasilitas tersebut ditangani oleh Sub Bagian Kemahasiswaan

Dalam proses belajar mengajar di ruangan, perlunya fasilitas yang mendukung kegiatan belajar. Seperti: meja, kursi, AC (pendingin ruangan), white

board, infokus, dan mikrofone garuslah tersedia. Tetapi yang selama ini pada

kenyataannya tidaklah demikian. Misalnya pada ruangan yang tidak disediakan dengan AC tetapi kipas angin, ternyata kipas angin tidak dapat lagi dipergunakan atau tidak layak pakai sehingga pada saat belajar ruangan terasa panas, dan mahasiswa serta dosen gerah dan tidak konsentrasi. Selain itu adanya ruangan yang luas tetapi kipas angin yang dipergunakan tidak sesuai dengan keluasan ruangan, sehingga ada bagian tertentu yang juga mengalami kegerahan. Hal ini harus diperhatikan jangan sampai aktivitas terhambat, dan cepat dalam penangananya.

Bagian Perlengkapan sangat bekerja keras ketika menjelang ujian tengah semester ataupun ujian akhir semester, karena lembar untuk menjawab soal yang akan dibagikan kepada mahasiswa harus distempel terlebih dahulu untuk menjaga kecurangan sewaktu ijian tiba. Dan juga amplop yang dipergunakan untuk soal-soal ujian juga harus dibuat secara manual, perlu proses kerja pemotongan dari kertas menjadi amlop. Dari sekian banyak kertas yang akan distempel sebanyak jumlah mahasiswa, dengan kelipatan mata kuliah yang diambil, dan sekian banyak amplop yang akan dibuat. Tetapi hal yang saya amati dalam proses kerja ini adalah, hanya satu orang tenaga kerja yang melakukannya, disertai dengan tenaga

dan efisien, butuh waktu yang sangat lama. Ini merupakan suatu kendala yang dihadapi tenaga kerja tersebut, sebaiknya adanya penambahan tenaga kerja untuk menyelesaikan tugas-tugas yang begitu banyak dan berat. Agar pekerjaanpun berjalan dengan baik dan lancar.

Untuk saat ini Bagian Perlengkapan kinerjanya dapat dikatakan baik, hanya saja sarana dan prasarana yang dibutuhkan harus disampaikan kepada pimpinan agar dapat terpenuhi segala kekurangan. Seperti kekurangan fasilitas perlengkapan barang dan yang sebaiknya adanya penambahan tenaga kerja. Hambatan lain yang saya lihat adalah kondisi ruangan yang sempit karena terdapat beberapa bagian di dalamnya, disertai banyaknya mahasiswa dan para tamu yang keluar dan masuk dengan keperluan tertentu, sehingga membuat sedikit kesulitan untuk dilalui berjalan oleh pegawai yang bekerja di rangan tersebut. Sebaiknya setiap mahasiswa yang mempunyai kepentingan tidak diperbolehkan secara bersama-sama masuk kedalam ruangan, melainkan dengan bergiliran sehingga tidak mengganggu kenyamanan bekerja di dalam ruangan.

Secara keseluruhan tugas-tugas yang dilakukan oleh masing-masing bagian belum dapat dikatakan baik, dari sistem kerjanya maupun peralatan yang mendukung sistem kerja tersebut. Perlunya perhatian dan tindakan yang cepat dan tanggap dalam mengatasi kendala-kendala yang terjadi. Sekecil apapun dapat mempengaruhi sistem kerja yang diterapkan, untuk itu suatu perubahan ke arah yang lebih baik sangat penting diterapkan agar prosesnya maupun hasilnya memuaskan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Peranan tugas pokok Tata Usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif Fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan Fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi Fakultas. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki Sub-sub Bagian yaitu: Sub Bagian Keuangan, Pendidikan, Kepegawaian, Perlengkapan, dan Kemahasiswaan. Masing-masing Sub Bagian bertanggung jawab terhadap Pembantu Dekan.

3. Sistem Kerja Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara keseluruhan belum dapat dikatakan baik, tetapi penting adanya perubahan ke arah yang lebih baik dalam melakukan peningkatan kinerja agar proses Sistem Kerja Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berjalan baik.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

4. Pentingnya diadakan sebuah rapat kecil untuk evaluasi hasil kerja, dapat diadakan perminggu/bulan,agar segenap pekerja dapat termotivasi dengan baik

5. Untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai dalam melaksanakan segala pekerjaan, untuk itu diperlukan adanya pemberian penghargaan atau hadiah terhadap pegawai dalam suatu bidang tertentu, yang mempunyai prestasi dalam bekerja.

6. Pentingnya juga suatu liburan agar para pegawai tidak jenuh dengan pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Serta dapat meningkatkan gairah kerja kembali yang telah menggunakan tenaga untuk beraktivitas.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007.Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media Ferdianti, Dian. 2009. Penerapan Prosedur Kerja pada Tata Usaha Fakultas

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung: Penerbit Mandar Maju http//: Ricardo, id. Answer. Yahoo.com