Analisis Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatra Utara

LAMPIRAN A. HASIL TRASNKRIP WAWANCARA 1. Hasil wawancara informan I

Wawancara ini di ambil pada tanggal 12 juni 2014 pada pukul 09:07 wib bertempat dikantor tata usaha fib usu. P adalah simbol dari penulis dan I adalah informan.

P: Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan

jenis arsipnya yang langsung dimasikkan kedalam map arsip ataupun folder yang ada di almari arsip maupun filing cabinet.

2. Hasil wawancara tentang penataan arsip dinamis aktif yang di ajukan kepada petugas bagian tata usaha fakultas ilmu budaya usu.

P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib usu? I2: Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini di

mulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:

1. Surat yang masuk diperiksa dan ditunjukan kepada siapa. Pada umumnya Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia.

2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya.

3. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan untuk diminta persetujuan balasan/kelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka surat tersebut akan di simpan jadi arsip.

4. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya. 5. Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan.

P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?

I3: Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada buku

agenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

P:Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif bagaimanakah sistem penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi?

I2:Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis pada buku agenda.Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan tempatnya.Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.

P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

I3: Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip.

P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata usaha fib usu?

I2: Peralatan arsip yang dimiliki Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order. Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar.

P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha fib usu?

I3: Perlindungan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera

Utara adalah belum sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab II. Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini hanya membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi.Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.

P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha fib usu?

I2: Proses penyusutan arsip yang dilakukan di fakultas ilmu budaya universitas sumatera

utara adalah dengan memindahkan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif dilakukan agar arsip aktif tidak terganggu oleh arsip inaktif.Arsip yang telah dipisah dibuat folder masing-masing untuk menjaga dan memelihara arsip itu. Pemusnahan yang di lakukan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas kebersihan. Pemusnahan arsip berupa penyingkiran ke gudang dilakukan setelah 10 tahun yang sebelumnya ada persetujuan dari pimpinan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib usu?

I3: Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan.

Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat kurang yaitu hanya terdiri dari tiga orang.Jumlah itu jelas tidak seimbang

dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara.

2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan.

Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga kearsipan kurang optimal.

B. FAKULTAS ILMU BUDAYA 1. Sejarah Singkat

Berdirinya Fakultas Sastra diawali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor: 190/1965 terhitung mulai 25 Agustus 1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang. Kemudian pada awal tahun 1966, Fakultas Sastra memperoleh gedung sendiri yang terletak dibahagian depan Sekolah TK Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil. Setahun kemudian Fakultas Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof. Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk perkuliahan karena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan dua ruang untuk administrasi.Pada tahun 1966 Jurusan Sastra Inggris dibuka dengan jumlah mahasiswa 50 orang.Tahun 1967 Fakultas Sastra dipindahkan ke gedung Pancasila (sekarang Gedung Pendopo USU), luasnya sudah memenuhi syarat tetapi ada kendala mengenai air dan lampu yang tidak memadai.Pada tahun 1968 di buka jurusan Sejarah tetapi belum ada kegiatan karena mahasiswanya belum ada dan pada tahun 1970 adalah tahun pertama menerima mahasiswa.Tahun 1972 Fakultas Sastra memperoleh tiga unit Gedung permanen.Tahun 1979 dibuka Jurusan Sastra Daerah untuk Sastra Batak. Pada tahun ini juga dibuka Jurusan Etnomusikologi satu-satunya yang ada di Indonesia sampai tahun 1989, Selanjutnya pada tahun 1980 dibuka Program Studi S1 Bahasa Arab, Jurusan Antropologi, dan Jurusan Ilmu Perpustakaan, namun pada tahun 1983 Jurusan Ilmu Perpustakaan ditutup dan sebagai gantinya dibuka Program Studi D3 Perpustakaan. Sedangkan Jurusan Antropologi dipindahkan ke FISIP USU sesuai dengan SK Rektor USU No. 163/PTO5/SK/0/86 tanggal 4 Mei 1986.

Perkembangan Fakultas Sastra USU telah banyak diketahui oleh masyarakat kota maupun sampai ke daerah yang berwawasan bahasa dan sastra secara keseluruhan di lingkungan daerah Sumatera Utara sampai ke Selatan.

Pada tanggal 30 Januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) yang diketuai oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) tersebut kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan diterbitkan Surat Keputusan perubahan namanya oleh Rektor USU (Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp.A(K) pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No. 981/H5.1.R/SK/PRS/2011 untuk selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya.

Visi :

Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara maju sebagai pusat pendidikan, penelitian dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi.

Misi :

1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berorientasi pada manajemen organisasi modern.

2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara optimal.

3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepentingan Fakultas Ilmu Budaya sebagai lembaga pendidikan

5. Meningkatkan kreatifitas dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada kepentingan publik.

II. Kedudukan

Adapun kedudukan dari Fakultas Ilmu Budaya adalah pelaksana akademik yang dipimpin oleh Dekan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

III. Tugas Pokok

Adapun Tugas pokokFakultas Ilmu Budaya adalah mengkoordinasi dan atau/melaksanakan pendidikan Akademik dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, dan/atau kesenian tertentu.

IV. Fungsi

Adapun fungsi Fakultas Ilmu Budaya adalah: a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan;

b. melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu dan/atau kesenian; c. melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;

d. melaksanakan pembinaan sivitas akademika; e. melaksanakan urusan tata usaha Fakultas;

V. Stuktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa dan Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya.

Sesuai struktur organisasi pada fakultas ilmu budaya yang telah ditetapkan dekan dan pembantu dekan memiliki fungsi dan tugas masing-masing sebagai berikut:

a. Fungsi

Dekan

1. Dekan adalah pimpinan utama di Fakultas bertugas dan bertanggung jawab kepada Rektor, melaksanakan arahan serta kebijakan yang ditetapkan oleh senat Fakultas dan pimpinan universitas.

2. Didalam menjalankan fungsinya, dekan mempunyai kewenangan untuk menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan atas dasar keputusan senat Fakultas dan tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

3. Dekan memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta membina tenaga kependidikan, mahsiswa dan tenaga administrasi, termasuk membina hubungan ke dalam dan luar fakultas.

Pembantu Dekan

1. Pembantu Dekan bidang akademik mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang selanjutnya disebut pembantu Dekan I.

2. Pembantu Dekan bidang administrasi umum dan keuangan mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan dan administrasi umum yang selanjutnya disebut pembantu Dekan II;

3. Pembantu Dekan bidang kemahasiswaan membantu Dekan dalam kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya disebut pembantu dekan III.

Bagian Tata Usaha

Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi akademik, umum dan perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan kemahasiswaan di fakultas.

1. Tata usaha adalah unit pelaksanaan teknis dan administrasi di lingkungan Fakultas yang berada di bawah Dekan.

2. Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan.

3. Bagian tata usaha membawahi 4 (empat) sub bagian yaitu: 1) Sub bagian pendidikan

2) Sub bagian umum dan perlengkapan 3) Sub bagian keuangan dan kepegawaian 4) Sub bagian kemahasiswaan

1. Sub bagian pendidikan mempunyai tugas melakukan administrasi pendidikan.

2. Sub bagian umum dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.

3. Sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai tugas melakukan administrasi keuangan dan kepegawaian.

4. Sub bagian kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan alumni.

b. Tugas

Dekan

1. Dekan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

2. Dalam melaksanakan tugas, Dekan bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan

1. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanI mempunyai fungsi menilik serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi:

a. Perencanaan, pelaksanaan, pengembangan, pendidikan, dan pengajaran serta penelitian;

b. Pembinaan tenaga pengajar dan tenaga peneliti;

c. Persiapan program pendidikan baru berbagai tingkat maupun bidang; d. Penyusunan program bagi usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa; e. Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama pendidikan dan penelitian dengan

fakultas di lingkungan universitas/institut;

f. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

g. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam setiap usaha bidang pengabdian pada masyarakat.

2. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanII mempunyai fungsi mengawasi dan memelihara ketertiban serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi;

a. Pengolahan keuangan; b. Pengurusan kepegawaian; c. Pengolahan perlengkapan;

d. Pengurusan kerumahtanggaan dari pemeliharaan ketertiban; e. Penyelenggaraan hubungan masyarakat;

f. Pengolahan data yang menyangkut bidang administrasi umum dan keuangan.

3. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanIII mempunyai fungsi menilik dan mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi;

1. Pelaksanaan pembinaan mahasiswa oleh seluruh staf pengajar dalam pengembangan sikap orientasi serta kegiatan mahasiswa antara lain dalam seni budaya dan olahraga sebagai bagian pembinaan sivitas akademika yang merupakan sebagian dari tugas pendidikan tinggi pada umumnya; 2. Pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha bimbingan dan

penyuluhan bagi mahasiswa;

3. Pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang sudah diprogramkan oleh pembantu Dekan III;

4. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam setiap usaha di bidang kemahasiswaan;

5. Penciptaan iklim pendidikan program pembiaan pemeliharaan kesatuan dan persatuan bangsa berdasarkan pancasila dan UUD 1945;

6. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengabdian pada masyarakat dalam rangka turut membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi masyarakat dan pembangunan;

7. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan yang bersifat ko-kurikuler.

Bagian Tata Usaha

1. Menyusun rencana dan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan, akademik, dan kemahasiswaan;

3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;

4. Melaksanakan urusan surat-surat dan kearsipan; 5. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;

6. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi; 7. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan; 8. Melaksanakan urusan kepegawaian;

9. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;

10. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

11. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni: 12. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; 13. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

14. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

15. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

1) Sub Bagian Pendidikan

1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja bagian;

2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang akademik;

3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data pada bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

4. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian. 5. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

6. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian; 7. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencarian target kurikulum; 8. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

9. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan fakultas;

10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat pada bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat;

11. Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

2) Sub Bagian Umum Dan Perlengkapan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;

2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

4. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas;

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan; 6. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;

7. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

8. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

9. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan;

11. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan; 12. Menyusun laporan sub bagian.

3) Sub Bagian Keuangan Dan Kepegawaian 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;

2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang keuangan serta kepegawaian;

3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang keuangan serta kepegawaian;

4. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, dan pertanggung jawaban keuangan;

5. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;

6. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;

7. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan, dan kesejahteraan pegawai; 8. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa;

9. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;

10. Melakukan penyusunan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3), daftar urut kepangkatan (DUK), kartu pegawai, (karpeg), kartu induk (karin), kartu istri (karis), kartu suami(karsu), asuransi kesehatan (askes), tabungan asuransi pegawai negeri (taspen), surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga (KP4) dan lembar pembayaran pajak pembangunan (LP2P);

11. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian; 12. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;

13. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang keuangan dan kepegawaian;

14. Menyusun laporan sub bagian.

4)Sub Bagian Kemahasiswaan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;

2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang kemahasiswaan dan alumni;

4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi; 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi; 6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; 7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;

8. Melaukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa;

9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; 10. Melakukan penyajian informasi pada bidang kemahasiswaan;

11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang kemahasiswaan; 12. Menyusun laporan sub bagian.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, hadi. 1997. Cara-cara pengolahan kearsipan yang praktis dan efisien. Jakarta: djambatan.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.

---2002.Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta. Hasugian, Joner. 2003.Pengantar Kearsipan. Medan : Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

---.1994.Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Moleong J. Lexy. 2002. Metodologi Penelitian Kualitaitif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya

Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.

Musyarofah, Siti. 2010. pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di smp dua mei ciputat, Jakarta: Program Studi Manajemen Pendidikan Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Ilmu Tarbiah Dan Keguruan Uin Syarif Hidayatullah Jakarta.

Nainggolan, Nurmei. 2004. Pelaksanaan Sistem Keasipan Pada Kantor Dinas Kesehatan Propisi Sumatra Utara Medan.Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

Nurmala, Ita. 2006. Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT.Pertamina Unit Pemasaran di Medan Propinsi Sumatra Utara. Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

Oktavianto, Sigit. 2005. Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Sub Bagian Umum Dinas Pertanian Tanaman Pangan Propinsi Jawa Tengah.Semarang :Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Semarang

Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern.Bandung : Mandar Jaya

Sugiyono, 1998.Metode Penelitian. Bandung : Alfa Beta

---2009. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta.

Wijaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Rajawali Pers

Wijasa, Thomas, 2003. Tugas Sekertaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.Jakarta : Pradnya Paramita

Wursanto, Ig. 1989. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.

---,. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Menurut (Nazir, 2011:54) Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Yang memiliki tujuan untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomenayang diselidiki. Karena penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan objek penelitian sesuai kenyataan sebagaimana adanya dan mencoba menganalisa untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.

3.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang berlokasi di Jl. Universitas No.19 Kampus USU, Medan 20155.

3.3 Informan

Menurut (Arikunto, 2010:188), “Informan adalah orang yang memberikan informasi. Dengan pengertian ini maka informan dapat dikatakan sama dengan responden”.

Informan yang ditentukan dalam penelitian ini berjumlah 3(tiga) orang yaitu terdiri dari kepala bagian tata usaha dan staf dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang mempunyai tugas di bagian kearsipan.

3.4 Teknik Sampling

Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif maka teknik yang digunakandalam penarikan sample adalah purposive sampling ( sample bertujuan ).Dalam hal ini peneliti memilih informan yang dianggap mengetahui masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya sebagai sumber data.

Menurut (Lexy J. Moleong, 2002: 165) “Dalam teknik purposive sampling ini terkandung maksud untuk menyaring sebanyak mungkin informasi dari berbagai macam sumber data dan bangunannya”.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah: 1. Wawancara

Salah satu teknik pengumpulan data ialah dengan wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Menurut (Sugiono, 2009:194) “Wawancara adalah teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi”.

Selanjutnya (menurut Sugiono 2009:138), wawancara dibedakan menjadi dua macam yaitu:

• Wawancara Tersruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh.

2. Observasi

Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut (Arikunto, 2002:103) menyatakan bahwa “Observasi adalah kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian

yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan. Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memahami proses terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi yang akan dilakukan adalah observasi terhadap informan, perilaku informan selama wawancara, interaksi informan dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara.

3.6 Jenis Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian adalah :

a) Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara kepada kepala dan staf yang menangani dibidang kearsipan di bagian tata usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara untuk mengetahui informasi mengenai penataan kearsipan.

b) Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari jurnal, buku, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.7 Instrumen Penelitian

Ada beberapa jenis instrument yang dapat digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, menurut (Sugiono,1998:84) yaitu:

Dalam mengumpulkan data-data penulis membutuhkan alat bantu atau instrument penelitian. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan 2 alat bantu yaitu:

1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

Perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekam suara.

3.8. Analisis Data

Setelah pengumpulan data selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis data.Analisis data pada penelitian kualitatif yaitu dengan menginterpretasikan hasil penelitian yang dipeoleh ditempat penelitian.Tahapan yang dilakukan yaitu mengelompokkan data yang diperoleh dari wawancara. Pengelompokkan bertujuan untuk mempermudah dalam menganalisis data sehingga sesuai dengan tujuan penelitian. Langkah selanjutnya ialah dengan menentukan hal-hal yang dianggap penting dan diambil kata kuncinya. Setelah data diperoleh, peneliti melakukan analisis data dengan cara menginterpretasikan data berdasarkan pengamatan peneliti di lapangan dan landasan teori yang ada. Tahap akhir adalah tahap penarikan kesimpulan.

Dari analisis peneliti yang peneliti lakukan dibagian tata usaha FIB USU usaha adalah sulitnya melakukan penemuan kembali arsip yang sewaktu-waktu mereka inginkan. Kesulitan ini karena bagian tata usaha FIB USU belum melakukan penataan arsip yang bisa cepat dengan mudah untuk penemuan kembali arsip, berdasarkan pengamatan penataan arsip yang dimiliki masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain. Selain hal tersebut kurangnya tenaga ahli yang mengelola arsip tersebut.

3.9 Keabsahan Data

Dalam menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan teknik trianggulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut mengenai data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:

Menggunakan berbagai sumber data primer dan data sekunder. Data primer adalah hasil wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari informan yang diteliti sebagai dasar utama untuk melakukan prensentasi. Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang memungkinkan untuk dimanfaatkan dalam penelitian ini dan akan digunakan semaksimal mungkin demi mendorong keberhasilan penelitian ini, diantaranya buku- buku literatur, internet, majalah atau jurnal ilmiah, dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian ini. 2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai terori yang telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, sesperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitan ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Karakteristik informasi

Informan dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai bagian tata usaha FIB USU, 1 kepala bagian tata usaha dan 2 staf bagian tata usaha. Wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancara. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1. Karakteristik Informan

No. Informan Jabatan Usia Pendidikan

1. I1 Kepala bagian 52 S2 Linguistik

2. I2 Staf 51 S1 Sarjana Pendidikan

3. I3 Staf 53 D3 pariwisata

Wawancara dengan 3 informan berlangsung secara informal, berdasarkan pada pedoman wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, begitu juga dengan bahasan yang digunakan adalah bahasa informal.

4.2. Kategori

Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, peneliti melakukan koding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya peneliti membaca kembali trankrip wawancara serta melakukan coding untuk mendapatkan pokok permasalahan yang diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa kategori yang berkaitan dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU, yaitu:

1. penataan arsip dinamis aktif 2. langkah-langkah penataan

4. peralatan yang digunakan 5. perlindungan arsip

6. Pengorganisasian asip dinamis aktif 7. penyusutan arsip

8. kendala-kendala yang dihadapi dalam penataan

4.3. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Penataan arsip dinamis aktif merupakan kegiatan dalam kearsipan, karena tanpa ada kegiatan penataan arsip dinamis aktif pada suatu instansi pemerintah maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan. penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan jenis arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut:

P: Bagaimanakah penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan

jenis arsipnya yang langsung dimasukkan kedalam map arsip ataupun folder yang ada di almari arsip maupun filing cabinet.

P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I2:Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini

dimulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:

1. Surat yang masuk diperiksa dan ditujukan kepada siapa. Pada umumnya FIB USU ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia.

2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya. Format tabel surat masuk pada FIB USU adalah sebagai berikut:

Tabel 4.2. Surat-Surat Masuk Nomor

Urut SURAT-SURAT MASUK

Hubungan dengan nomor agenda yg berikutnya

Si pengirim Nomor dan tanggal

Isi ringkas

Nomor urut diatas diisi dengan nomor urut surat yang masuk pada FIB USU, untuk isi ringkas diisi dengan apa yang tertera/permintaan/permasalahan pada surat masuk.

1. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan untuk diminta persetujuan balasan/kelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka surat tersebut akan disimpan jadi arsip.

2. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya. 3. Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan.

Berikut adalah Format lembar disposisi pada bagian tata usaha FIB USU :

P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?

I3:Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada bukuagenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Tabel surat keluar Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

Tabel 4.3. Surat-Surat Keluar

4.4. Peralatan Yang Diperlukan

Peralatan yang ada dibagian tata usaha FIB USU adalah komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map biasa, map tebal, meja, kursi. Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata usaha FIB USU?

I3:Peralatan arsip yang dimiliki FIB USU antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order. Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar.

Nomor

Urut SURAT-SURAT KELUAR

Hubungan dengan nomor

agenda yg berikutnya

KETERANGAN

Gambar 4.2. Filing Cabinet

Gambar 4.4. Almari Arsip

4.5. Langkah-Langkah Penataan

Pada bagian tata usaha FIB USU langkah-langkah yang dilakukan dalam penataan arsip adalah dengan memisah-misah atau mengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsipnya. Pengelompokan arsip pada Bagian tata usaha FIB USU berdasarkan jenis arsipnya.Arsip yang telah dikelompokkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan. Apabila terdapat arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula, maka dapat dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip langsung disimpan dialmari arsip. Sesuai sengan pernyataan informan sebagai berikut :

P: Bagaimana langkah-langkah penataan pada bagian tata usaha FIB USU?

I2:Langkah-langkah yang dilakukan dalam penataan arsipnya adalah sebagai berikut: 1. Memisah-misahkan arsip berdasarkan jenis arsipnya.

Memisah-misahkan arsip yang ada pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Unifersitas Sumatera Utara berdasarkan jenis arsipnya.

2. Memasukkan atau menyimpan arsip.

Arsip yang telah dipisah-pisahkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan. Apabila terdapat arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula, maka dapat dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip langsung disimpan dialmari arsip.

4.6. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

P: Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif apakah penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi?

I3: Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis

pada buku agenda. Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan tempatnya. Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.

P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada FIB USU?

I2:Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip.

Dari pernyataan informan Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi dan Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada FIB USU pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip.

4.7. Perlindungan dan Pengorganisasian asip dinamis aktif

Usaha perlindungan arsip merupakan bagian dari kearsipan suatu organisasi atau instansi tertentu. Usaha perlindungan arsip tersebut berupa pemeliharaan dan pengamanan arsip. Perlindungan arsip bukan hanya perlindungan terhadap berkasnya tetapi juga perlindungan terhadap informasi yang terkandung didalam arsip itu sendiri. Perlindungan arsip yang ada dibagian tata usaha FIB USU adalah membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi. Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.Perlindungan arsip ini dapat dilihat dari pertanyaan kepada informan tersebut:

P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha FIB USU?

I2: Perlindungan arsip dinamis aktif pada FIB USU adalah membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau

fumigasi. Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.

Sedangkan pengorganisasian arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah secara Desentralisasi. Penyimpanaan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya masing-masing. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut:

P: Bagaimanakah pengorganisasiaan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU?

I1: pengorganisasian arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah Secara Desentralisasi. Penyimpanaan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya masing-masing untuk keperluan organisasi.

4.8. Penyusutan

Arsip yang dimiliki FIB USU ini tidak selamanya memiliki nilai abadi untuk kegiatan administrasinya, karena arsip ada waktunya tidak dipergunakan lagi. Penyusutan arsip merupakan bagian dari penataan arsip, serta mempermudah proses penemuan kembali arsip. Penyusutan arsip yang dilakukan di FIB USU dapat diliat dari petanyaan informan sebagai tersebut:

P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha FIB USU?

I3: Bagian tata usaha FIB USU tidak pernah melakukan penyusutan arsip dinamis akti karena bagian tat usaha FIB USU hanya menyimpan arsip dan apabila arsip sudah tidak mempunyai nilai guna maka arsip tersebut dimusnahkan. Pemusnahan yang di lakukan di FIB USUadalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka

arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas kebersihan.

4.9. Kendala-kendala dalam penataan

Kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif FIB USU adalah Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan,tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif FIB USU?

I2: Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha FIB USUadalah : 1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan.

Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat kurang yaitu hanya terdiri dari tiga orang.Jumlah itu jelas tidak seimbang dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara.

2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan.

Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga kearsipan kurang optimal.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan data yang diperoleh dari Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Penataan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah penataan berdasarkan jenis arsip, memasukkan kedalam folder dan kemudian dimasukkan ke filing kabinet atau ditata pada almari arsip. 2. Langkah-langkah penataan arsip yang dilakukan di FIB USU adalah

Memisah-misah atau mengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsipnya, Arsip yang telah dikelompokkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan.

3. Pengorganisasian arsip yang dilakukan di FIB USU adalah secara desentralisasi dimana setiap bagian mengelola arsipnya masing-masing untuk keperluan organisasi.

4. Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif adalah kurannya SDM yang menangani bidang kearsipan, tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan, kurangnya atensi dari pimpinan di bidang kearsipan, sehingga kerja, para tenaga kearsipan kurang efektif dan efisien.

5.2. Saran

Dari hasil observasi data yang diperoleh dari Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, maka penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Penataan arsip dinamis aktif diperlukan pegawai/tenaga ahli untuk menanganinya, agar mudah dalam melakukan penemuan kembali arsip.

2. Perlindungan arsip perlu diperhatikan untuk memperlancar kegiatan administrasi berikutnya.

3. Perlu peningkatan kualitas SDM dengan cara mengikutsertakan pegawai yang menangani arsip dalam bimbingan atau kursus.

4. Perlunya atensi dari pimpinan di bidang kearsipan, sehingga kerja, para tenaga kearsipan dapat efektif dan efisien.

PEDOMAN WAWANCARA

1. Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

2. Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib usu?

3. Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?

4. Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif apakah penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi?

5. Bagaimanakah tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara? 6. Apa saja alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata

usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

7. Bagaimanakah sistem temu kembali arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

8. Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ?

9. Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ?

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Dalam setiap kegiatan yang dilakukan di sebuah perguruan Tinggi atau universitas tentu menghasilkan arsip, seiring berjalannya waktu tentu arsip yang dihasilkan bertambah berkembang sehingga menjadikan arsip semakin beragam jenis dan besar volumenya. Oleh karena itu, penting dilakukan penataan arsip dinamis aktif yang sesuai dengan lembaga kearsipan universitas terkait.

Penataan arsip dinamis aktif memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh para tokoh diantaranya adalah :

Menurut Hadi Abubakar, dalam buku (Oktavianto, 2005:11) “menata berkas (filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat”.

Menurut (Martono, 1992:21) Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan.

Dari definisi diatas maka dapat dikatakan bahwa penaaan arsip dinamis aktif adalah menata, menyusun dan mengatur arsip yang sejenis serta menempatkan berkas pada tempatnya.

Sedangkan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan dibagian tata usaha fakultas ilmu budaya unifersitas sumatera utara adalah ditata masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain.

Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang didasarkan pada kode pola klasifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk silang.

Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”. Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip :

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera dimusnahkan.

b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :

• Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan.

• Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan.

c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat di dalam surat.

d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.

f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan.

g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet ke samping.

h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.

Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2003:68) Tahap-tahap penataan arsipnya adalah antara lain :

• Memisah-misahkan arsip (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan.

• Meneliti disposisi yaitu mengdakan penelitian, agar diketahui surat yang disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Jika belum pernah mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.

• Memadukan (asembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan.

• Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip.

• Mengindeks yaitu menentukan inti dan isi surat dan menentukan perencanaan kembali arsip.

• Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tujuk silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip.

• Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.

• Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing

Sedangkan Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : “penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu diikuti”.Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.

Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 12) Sistem penataan arsip dapat digolongkan menjadi 5 sistem yang masing-masing adalah:

1. Sistem abjad.

Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

2. Sistem pokok soal (subyek)

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.

3. Sistem tanggal (kronologis)

Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

4. Sistem nomor

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.

1) Sistem klasifikasi desimal

Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal.Penyimpanan dengan sistem ini banyak digunakan di perpustakaan. 2) Sistem terminal digit

Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar.Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan padaperusahaan-perusahaan besar.

5. Sistem wilayah

Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :

1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).

Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :

1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.

2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.

4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.

2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi

Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :

1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan. 2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.

3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas.

4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.

5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

3. Penyimpanan Desentral Terkendali

Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan.Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

2.2. Peralatan dan Perlengkapan

kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan. Menurut (Wursanto, 1991:32) alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: map, folder, guide, filing cabinet, lemari, rak dan rotary filing.

a. Map

Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:

1. Map biasa, disebut juga stopmap yang lebih lengkap disebut stopmap folio. Karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat t arsip yang paling luas ukuran folio (21x34 cm). gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat atau arsip.

2. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai merekatnya.

Gambar 2.2. Stopmap Tali

3. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas.

Gambar 2.3. Map Jepitan

4. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri tegak.

Gambar 2.4. Map Tebal

b. Folder

Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filingcabinet.

Gambar 2.5. Folder

c. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Gambar 2.6. Guide

d. Filing Cabinet

Filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

e. Almari Arsip

Almari Arsip seperti almari biasa, terdiri dari susunan rak-rak. Dinamakan almari arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.Oleh karena itu almari yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip tidak dinamakan almari arsip.

Gambar 2.8. Almari Arsip

f. Meja

Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik.

g. Kursi

Kursi merupakan salah satu prabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis atau mengetik.

Gambar 2.10. Kursi

h. Berkas Kotak (Box File)

Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat ditempatkan pada rak arsip.

i. Rak arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Gambar 2.12. Rak Arsip

j. Rotary filing

Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).

k. Cardex (card index)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

Gambar 2.14. Cardex (Card Index)

l. File Yang Dapat Dilihat

File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama, dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.

m. Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor ialah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin ketik, mesin fotokopi, mesin pengganda, komputer dan lain-lain.

1. Mesin Ketik

Mesin ketik atau Mesin tik adal set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya

Gambar 2.16. Mesin Ketik

2. Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi atau photo copying machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk menyalin warkat dengan cara pemotretan.

3. Mesin Pengganda

mesin pengganda atau mesin ganda disebut juga duplicating machine atau duplication machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk menggandakan atau untuk memperbanyak suatu warkat dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 2.18. Mesin Pengganda

4. Komputer

komputer adalah alat elektronis yang mampu menerima data, melaksanakan perhitungan aritmatika, maupun pengambilan kesimpulan untuk kemudian menyajikannya dalam bentuk pengeluaran; telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.

Gambar 2.19. Komputer

n. Alat-Alat Tulis

Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.

2.3. Langkah-Langkah Penataan

Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut (Wursanto, 1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:

1. Memisah-misahkan arsip.

Memisah-misahkan atau segregating warkat merupakan pekerjaan menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan warkat, dari warkat/surat keluar dipisahkan dari warkat atau surat masuk. Kemudian warkat-warkat dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam jartu kendali.

2. Meneliti warkat yag akan disimpan.

Warkat-warkat yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan penyimpanan perlu diadakan penelitian terlrbih dahulu kegiatan penelitian ini meliputi:

1. Meneliti tanda disposisi 2. Meneliti indeks

3. Meneliti lampiran 3. Mengklasifikasi.

Warkat- warkar yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu menurut permasalahannya untuk menentukan kelasnya (subjek-subjek) berikut penentuan kodenya secara cermat.

4. Mengindeks.

Pengertian mengindeks hendaknya dibedakan dengan pengertian indeks dan penyusunan indeks.

Pengertian indeks berarti menunjukan alat, yaitu alat untuk menunjukan, mentukan keterangan, isi masalah (topik) Perihal suatu arsip atau kelompok arsip.

Menyusun indeks ialah menempatkan indeks-indeks dalam suatu susunan atau aturan yang sistematis dan logis dalam bentuk suatu daftar, baik berupa buku ataupun berupa kartu-kartu seperti katalogus dalam perpustakaan.

Lembar tajuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran kwarto.

Keterangan-keterangan yang terdapat pada formulir lembar tajuk silang (cross reference sheet form), ialah:

• Nomor surat • Tanggal surat

• Tanggal terima surat • Caption (judul) • Hal

• Asal surat (dari mana dan dari siapa) 6. Menyusun arip-arsip yang akan disimpan.

Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan disusun menurut sistem filing yang dipergunakan: misalnya, kalau menggunakan sistem abjad menurut:

• Nama tempat • Nama daerah • Nama orang

Maka arsip-arsip tersebut sudah tersusun secara abjad nama daerah, tempat, dan orang. Sehingga dapat mudah dalam hal penyusunan arsip.

7. Memasukkan atau menyimpan arsip.

Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk disimpan.

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya.

Peralatan yang dipergunakan terutama untuk menyimpan arsip, minimal terdiri dari:

• Map • Folder

• Guide

• Filing cabinet

• Almari arsip

• Berkas kotak (box file) • Rak arsip

• Rotary (car index)

• File yang dapat dilihat (visible reference record file) 2.4. Penemuan Kembali

Menurut (Hasugian, 2003:8) Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer

disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.

2.5. Pengorganisasian Arsip Dinamis Aktif

Menurut (Martono,1992:74) Untuk keperluan pengorganisasin arsip dinamis aktif ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yakni:

• Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi) • Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi) • Desentralisasi terkendali (diawasi)

a. Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)

Penyimpanan arsip dinamis aktif decara terpusat berarti bahwa semuah arsip dinamis aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari siste ini antara lain:

• Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dkelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip profesional.

• Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

• Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.

• Pelaksaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Seara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ke file inaktif.

b. Penyimpanan arsip secara desentral

Lawan dari sentralisasi adalah desentralisasi, dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan diperoleh beberapa kerugian diantaranya adalah:

• Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan • Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien

• Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit-unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya arsip sering kali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau.

• Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertubuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Jika dilaksanakan penyusutan, dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti. Di pihak lain jika dilakukan pemindahan, arsip yang dipindahkan dalam keadaan yang sama sekali tidak teratur, sehingga memberi kesan pemindahan “sampah” ketempat lain. Dengan dimikian tujuan penyusutan tetap tidak mencapai sasaran.

• Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggapnya bukan pekerjaan pokok mereka.

c. Penyimpanan desentralisasi terkendali

Bagi suatu organisasi besar kiranya sukar melaksanakan kedua sistem penyimpanan tersebut datas. Kecuali bagi organisasi kecil sistem sentralisasilah yang akan dipilih. Untuk organisasi besar perlu dicarikan jalan keluarnya, untuk keperluan tersebut perlu tidakan kompromi antara sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tangungjawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakanya (desentral), namun pelaksanaanya tetap dalam pengawasan secara terpusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian konsentrasi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

Dengan sistem pengendalian secara terpusat ini diharapkan ketertiban di bidang arsip aktif pada masing-masing unit kerja dapat tercipta. Sehingga arsip aktif dapat menunjang kegiatan organisasi pada umumnya dan khususnya unit kerja yang bersangkutan. Dengan ketentuan dalam pemberkasan arsip dengan mudah dapat dilakukan pengawasan terhadap arsip yang memiliki informasi tinggi. Di pihak lain penyusutan arsip dalam rangka pengurangan arsip yang tercipta dapat dilaksanakan secara tertip pula.

2.6. Penyusutan

Menurut (sedarmayanti, 2003:102) Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusutan yang dimaksudkan di sini adalah untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan jalan: memusnakan arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan asip yang telah masa inaktif kepusat arsip atau ke file inaktif kepusat arsip atau file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.

Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem

dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusutan arsip telah berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.

Berdasarkan peraturan pemerintah RI no.04 tahun 1979 tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah :

• Memindahkan arsip in-aktif dari unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. • Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Menyerahkan arsip setatis kepada arsip nasional Menurut (Wijasa, 2003:165)Tata cara penyusutan arsip:

1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama.

2. Mengadakan penilaian kegunaan arsip dengan memerhatikan

• Jenis informasi yang dikandung dalam bahasan surat yang akan dimusnakan.

• Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok arsip lain.

• Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum misalnya, dari BPK-BPKP atau inspektorat jendral, nilai penelitian ilmiahnya dan sebagainya yang sejenis dengan itu.

Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan klompok berkas atau arsip yag dapat disimpan untuk sementara. Dalam kegiatan penyusutan arsip diperlukan jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyusutan dalam suatu organisasi atau instansi. Jadwal retensi arsip ini untuk mengetahui penyimpanan arsip seberapa lama digunakan, sebelum penurunan nilai informasi arsip. Pembuatan jadwal retensi arsip berdasarkan penilaian nilai guna informasi organisasi atau instansi itu sendiri.

2.7. Kendala-kendala dalam penataan

Masalah yang timbul didalam penyelenggaraan kearsipan menurut (Wursanto, 1989:29) masalah-masalah kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut:

1. Pemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Sedangkan menurut (Martono, 1992:75) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :

1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.

2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah membongkari tumpukan warkat.

3. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat. 4. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.

Yang dimaksud dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah menyusun, mengatur berkas berdasarkan jenisnya dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan kegiatan perguruan Tinggi atau universitas yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu perguruan Tinggi atau universitas. Oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses yang benar.

Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu perguruan Tinggi atau universitas, lembaga ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data kearsipan. Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan penataan arsip dengan prosedur yang baik dan benar, pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.

Pada observasi awal di bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah sulitnya melakukan penemuan kembali arsip yang sewaktu-waktu mereka inginkan. Kesulitan ini karena bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara belum melakukan penataan arsip yang bisa dapat dengan cepat ataupun mudah untuk penemuan kembali arsip, berdasarkan pengamatan peneliti penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain. Selain hal tersebut kurangnya tenaga ahli yang mengelola arsip tersebut. Suatu organisasi atau instansi dikatakan baik jika arsip yang dikelola dengan sederhana, efisien, dan sistematis. Arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi serta memperlancar kegiatan administrasi guna mencapai tujuan yang ditentukan. Apabila penataan arsip yang dilakukan dengan baik, maka tidak akan terjadi kekacauan administrasi suatu organisasi atau instansi. Untuk menghindari kekacauan tersebut perlu dilakukan penataan arsip yang baik. Dari uraian di atas oleh karena itu, penulis tertarik memilih judul “Analisis Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara”.

1.2.Rumusan Masalah

Adapun permasalahan yang ingin penulis kemukakan adalah :

1. Bagaimana penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

2. Langkah-langkah apa sajakah yang dilakukan untuk menata arsip dinamis aktif pada bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi didalam penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui langkah-langkah yang dilakukan untuk menata arsip dinamis aktif pada bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi didalam penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam penataan arsip dinamis aktif. 2. Peneliti lanjutan.

Sebagai bahan referensi dalam meneliti dengan topik yang sama dan aspek yang berbeda.

3. Peneliti

Memperluas pengetahuan Peneliti tentang penataan arsip dinamis aktif khususnya pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

1.5.Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dikhususkan pada Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada BagianTata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

ABSTRAK

Ngatiman. 2014. Analisis Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskriptif dengan membuat penggambaran data yang telah terkumpul sebagai mana adanya. Penentuan informan dilakukan dengan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung kebagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap informan yang bekerja pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan untuk menjaga keabsahan data penulis menggunakan beberapa metode tringulasi.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan jenis arsipnya yang langsung dimasukkan kedalam rak arsip ataupun almari arsip, Langkah-langkah penataan arsip yang dilakukan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah Memisah-misahkan arsip berdasarkan jenis arsipnya, Arsip yang telah dipisah-pisah berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan dan adapun Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif adalah kurangnya SDM yang menangani bidang kearsipan, tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan. Kurangnya atensi dari pimpinan di bidang kearsipan, sehingga kerja, para tenaga kearsipan kurang efektif dan efisien.

ANALISIS SISTEM PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATRA UTARA

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang Studi Perpustakaan Dan

Informasi

OLEH :

NGATIMAN

100709004

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2014

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmatnya yang dilimpahkan sehingga penulis dapat menyelesaikan sekeripsi ini sebagai salah satu syarat untuk menuntaskan pendidikan pada program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Judul skripsi ini adalah “Analisis Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa masih bayak kekurangan baik dalam penulisan maupun isi dari skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sehingga dapat meningkatkan kualitas pada masa yang akan datang.

Dalam penulisan dan penyusunan skripsi ini penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu pnulis ingin mngucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada orang tua, bapak TERIMO dan ibuk WAGINEM yang telah memberikan dukungan do’a, moril maupun materil kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dari jenjang pendidikan dasar hingga pandidikan tinggi sekarang ini. Semoga allah SWT membalas kebaikannya dengan syurganya amiin.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan dukungan moril. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs.Syahron Lubis, M.A, selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Irawaty A. Kahar, M. Pd, selaku ketua departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dan sekaligus penguji I yang telah memberikan saran, bimbingan,serta masukan kepada penulis.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku dosen pembimbing I yang telah senantiasa sabar membimbing, meluangkan waktu, memberikan saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan sekripsi ini.

4. Bapak Ishak, S.S, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang telah senantiasa sabar membimbing, meluangkan waktu, memberikan saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan sekripsi ini. 5. Ibu Dra. Irawaty A. Kahar, M. Pd, selaku selaku dosen penguji I yang

telah membrikan saran dan masukan kepada penulis.

6. Bapak A. Hafiz Harahap, S.Sos, M.I.Kom selaku selaku dosen penguji II yang telah membrikan saran dan masukan kepada penulis.

7. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan selama dalam perkuliahan.

8. Kepada kepala serta staf bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan izin meneliti dan bersedia membantu penulis dalam memberikan data dalam menyelesaikan skripsi ini.

9. Bang Yudhi Purnomo yang telah membantu segala aktivitas administrasi selama perkuliahan.

10.Seluruh teman-teman prodi ilmu perpustakaan dan informasi yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis baik selama dalam perkuliahan ataupun dalam menyelesaikan skripsi ini dan khususnya angkatan 2010.

11.Seluruh teman-teman BTM AL-IQBAL yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis baik selama dalam perkuliahan ataupun dalam menyelesaikan skripsi ini.

Akhir kata penulis berharap smoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Medan, oktober 2014

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. LATAR BELAKANG MASALAH ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 3

1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 4

2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif ... 4

2.2. Peralatan dan Perlengkapan ... 8

2.3. Langkah-langkah Penataan ... 18

2.4. Penemuan Kembali ... 20

2.5. pengorganisasian arsip dinamis aktif ... 21

2.6. Penyusutan ... 23

2.7. Kendala-kendala Dalam Penataan ... 25

BAB III METODE PENELITIAN... 27

3.1. Metode Penelitian ... 27

3.2. Lokasi Penelitian ... 27

3.3. Infoman ... 27

3.4. Teknik Sampling ... 28

3.5. Teknik Pengumpulan Data ... 28

3.6. Jenis Sumber Data ... 30

3.7. Instrumen Penelitian ... 30

3.8. Analisis Data ... 31

3.9. Keabsahan Data ... 31

BAB IV PEMBAHASAN ... 33

4.1. Karakteristik Informasi ... 33

4.2. Kategori ... 33

4.3. Penataan Arsip Dinamis Aktif ... 34

4.4. Peralatan Yang Diperlukan ... 36

4.5. Langkah-Langkah Penataan ... 39

4.6. Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif ... 39

4.7. Perlindungan dan pengorganisasian ... 40

4.8. penyusutan ... 41

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

5.1. kesimpulan ... 43

5.2. Saran ... 43

PEDOMAN WAWANCARA ... 45

DAFTAR PUSTAKA ... 46 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Map Biasa ... 8

Gambar 2.2 Stopmap Tali ... 9

Gambar 2.3 Map Jepitan ... 9

Gambar 2.4 Map Tebal ... 10

Gambar 2.5 Folder ... 10

Gambar 2.6 Guide ... 11

Gambar 2.7 Filing Cabinet ... 11

Gambar 2.8 Almari Arsip ... 12

Gambar 2.9 Meja ... 12

Gambar 2.10 Kursi ... 13

Gambar 2.11 Berkas Kotak (Box File) ... 13

Gambar 2.12 Rak Arsip... 14

Gambar 2.13 Rotary Filing ... 14

Gambar 2.14 Cardex (Card Index) ... 15

Gambar 2.15 File Yang Dapat Dilihat ... 15

Gambar 2.16 Mesin Ketik ... 16

Gambar 2.17 Mesin Fotokopi ... 16

Gambar 2.18 Mesin Pengganda ... 17

Gambar 2.19 Komputer ... 17

Gambar 4.1 Lembar Disposisi... 35

Gambar 4.2. Filing Cabinet ... 37

Gambar 4.3. Buku Agenda ... 37

Gambar 4.4. Almari Arsip ... 39

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Karakteristik Informan ... 33 Tabel 4.2. Surat-Surat Masuk ... 35 Tabel 4.3. Surat-Surat Keluar... 36