Sistem Penataan Arsip Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
MEYTHA MONALISA S
102103058
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: MEYTHA MONALISA S
NIM
: 102103058
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2013
Menyetujui
Pembimbing
(Dra. Friska Sipayung, M.Si)
NIP. 19620117 198603 2 002
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: MEYTHA MONALISA S
NIM
: 102103058
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Tanggal :
Juli 2013
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal :
Juli 2013
DEKAN
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan karuniaNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan
Tugas Akhir ini guna memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang sudah
ditentukan untuk menyelesaikan Program Diploma III Kesekretariatan Universitas
Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Penataan Arsip Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis
menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat
kekurangan dan kelemahan baik dari segi materi maupun teknis.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat pengarahan
dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan
baik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran
serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
i
Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran serta
petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak
meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta
pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Zailiana, S,Sos, selaku Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8. Terkhusus buat orangtua tercinta ayahanda Berlin Frans Sinaga dan ibunda
Rosliana Simarmata yang banyak memberikan perhatian, dorongan,
semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
9. Untuk kakak dan adik tersayang Coryzon Angelina Sinaga dan King
Clinton Naga Negara Sinaga yang banyak memberikan dorongan dan
semangat kepada penulis.
10. Kepada sahabat-sahabat penulis Octora Simanjuntak, Amelia Manullang,
Wanty Silitonga, Yuki Manalu, Johanda Sinaga, Josua Sinaga, Cinta
Marbun, Ricky Sianturi, Samuel Amandus dan Hallason Simangunsong
yang juga menjadi penyemangat dan yang memberikan dukungan dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
11. Kepada teman-teman penulis yang baik Cindy Flestari, Devi Simanjuntak,
Friska Maruhawa, Elisabeth Panjaitan dan Habibah Ulfah terimakasih buat
kebersamaan selama perkuliahan.
12. Teman-teman magang Grup 20 dan teman-teman Business Plan “Lura
dan Luta” Tengku Siti Sonia Nizam, Afriani Siregar, Rizky Kemal dan
Vinska Alvionita, terima kasih atas kerja samanya, bantuan dan semangat
dari kalian semua.
13. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana
lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih
untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
14. Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran tugas
akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.
Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas
Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang
memerlukannya.
Medan,
Juli 2013
Penulis
MEYTHA MONALISA S
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ................................................................................................... i
Dafatr Isi .............................................................................................................. iv
Daftar Tabel......................................................................................................... vi
Daftar Gambar .................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................
A. Latar Belakang ....................................................................................
B. Perumusan Masalah ............................................................................
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...........................................................
1. Tujuan Penelitian ...........................................................................
2. Manfaat Penelitian .........................................................................
D. Jadwal Penelitian.................................................................................
E. Sistematika Penelitian .........................................................................
1
1
4
4
4
4
5
6
BAB II PROFIL INSTANSI .............................................................................. 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ....... 7
B. Struktur Organisasi ............................................................................. 10
C. Job Description ................................................................................... 17
D. Jaringan Kegiatan ................................................................................ 18
E. Kinerja Usaha Terkini ......................................................................... 18
F. Rencana Kegiatan ............................................................................... 19
BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 22
A. Pengertian Arsip .................................................................................. 22
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik..................................................................... 23
C. Penggolongan Arsip ............................................................................ 24
1. Menurut Subjek dan Isinya ........................................................... 24
2. Menurut Masalahnya..................................................................... 25
3. Menurut Nilai dan Kegunaannya .................................................. 26
4. Menurut Sifat Kepentingan ........................................................... 26
5. Menurut Keseringan dan Penggunaan .......................................... 27
6. Menurut Fungsinya ....................................................................... 27
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya ................. 28
8. Menurut Keasliannya .................................................................... 28
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ........................ 29
E. Kegunaan Arsip................................................................................... 30
F. Pemeliharaan dan Pencegahaan Kerusakan Arsip .............................. 31
1. Pemeliharaan Arsip ....................................................................... 31
2. Pencegahan Kerusakan Arsip........................................................ 33
G. Sistem Penataan Arsip ........................................................................ 34
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) ................................. 35
2. Sistem Perihal (Subject Filling System) ........................................ 47
3. Sistem Nomor (Numerical Filling System) ................................... 49
4. Sistem Tanggal (Cronological Filling System) ............................. 51
5. Sistem Wilayah (Geograpich Filling System)............................... 52
iv
Universitas Sumatera Utara
H. Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Universitas
Sumatera Utara .................................................................................... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 57
A. Kesimpulan ......................................................................................... 57
B. Saran.................................................................................................... 58
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 60
v
Universitas Sumatera Utara
No.
Tabel 1.1
Tabel 3.1
Tabel 3.2
Tabel 3.3
Tabel 3.4
Tabel 3.5
Tabel 3.6
Tabel 3.7
Tabel 3.8
Tabel 3.9
Tabel 3.10
Tabel 3.11
Tabel 3.12
Tabel 3.13
Tabel 3.14
Tabel 3.15
DAFTAR TABEL
Judul
Halaman
Jadwal Kegiatan .............................................................................. 5
Indeks Berdasarkan Nama Biasa..................................................... 36
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama keluarga ................................................................................ 36
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Marga .................................................................................... 37
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki
Nama Babtis .................................................................................... 37
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat............... 37
Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti
Nama Suaminya .............................................................................. 38
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Gelar ..................................................................................... 38
Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan .......................... 38
Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang
diutamakan Nama Tempat .............................................................. 39
Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang disingkat .................... 39
Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai
Nama Orang .................................................................................... 39
Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan
Unit Pertama .................................................................................... 40
Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan
Unit Pertama .................................................................................... 40
Daftar Indeks Berdasarkan Perihal ................................................. 48
Pola Klasifikasi Sistem Nomor ....................................................... 49
vi
Universitas Sumatera Utara
No.
Gambar 2.1
Gambar 2.2
Gambar 3.1
Gambar 3.2
Gambar 3.3
Gambar 3.4
Gambar 3.5
Gambar 3.6
DAFTAR GAMBAR
Judul
Halaman
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara............................................................ 12
Struktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ............................. 16
Kartu Indeks Sistem Abjad ............................................................ 45
Lembar Tunjuk Silang.................................................................... 46
Kartu Indeks Sistem Perihal ........................................................... 49
Kartu Indeks Sistem Nomor ........................................................... 51
Kartu Indeks Sistem Tanggal ......................................................... 52
Kartu Indeks Sistem Wilayah..........................................................53
vii
Universitas Sumatera Utara
SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
MEYTHA MONALISA S
102103058
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: MEYTHA MONALISA S
NIM
: 102103058
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2013
Menyetujui
Pembimbing
(Dra. Friska Sipayung, M.Si)
NIP. 19620117 198603 2 002
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: MEYTHA MONALISA S
NIM
: 102103058
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM PENATAAN ARSIP
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Tanggal :
Juli 2013
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal :
Juli 2013
DEKAN
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan karuniaNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan
Tugas Akhir ini guna memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang sudah
ditentukan untuk menyelesaikan Program Diploma III Kesekretariatan Universitas
Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Penataan Arsip Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis
menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat
kekurangan dan kelemahan baik dari segi materi maupun teknis.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat pengarahan
dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan
baik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran
serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
i
Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran serta
petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak
meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta
pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Zailiana, S,Sos, selaku Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8. Terkhusus buat orangtua tercinta ayahanda Berlin Frans Sinaga dan ibunda
Rosliana Simarmata yang banyak memberikan perhatian, dorongan,
semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
9. Untuk kakak dan adik tersayang Coryzon Angelina Sinaga dan King
Clinton Naga Negara Sinaga yang banyak memberikan dorongan dan
semangat kepada penulis.
10. Kepada sahabat-sahabat penulis Octora Simanjuntak, Amelia Manullang,
Wanty Silitonga, Yuki Manalu, Johanda Sinaga, Josua Sinaga, Cinta
Marbun, Ricky Sianturi, Samuel Amandus dan Hallason Simangunsong
yang juga menjadi penyemangat dan yang memberikan dukungan dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
11. Kepada teman-teman penulis yang baik Cindy Flestari, Devi Simanjuntak,
Friska Maruhawa, Elisabeth Panjaitan dan Habibah Ulfah terimakasih buat
kebersamaan selama perkuliahan.
12. Teman-teman magang Grup 20 dan teman-teman Business Plan “Lura
dan Luta” Tengku Siti Sonia Nizam, Afriani Siregar, Rizky Kemal dan
Vinska Alvionita, terima kasih atas kerja samanya, bantuan dan semangat
dari kalian semua.
13. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana
lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih
untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
14. Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran tugas
akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.
Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas
Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang
memerlukannya.
Medan,
Juli 2013
Penulis
MEYTHA MONALISA S
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ................................................................................................... i
Dafatr Isi .............................................................................................................. iv
Daftar Tabel......................................................................................................... vi
Daftar Gambar .................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................
A. Latar Belakang ....................................................................................
B. Perumusan Masalah ............................................................................
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...........................................................
1. Tujuan Penelitian ...........................................................................
2. Manfaat Penelitian .........................................................................
D. Jadwal Penelitian.................................................................................
E. Sistematika Penelitian .........................................................................
1
1
4
4
4
4
5
6
BAB II PROFIL INSTANSI .............................................................................. 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ....... 7
B. Struktur Organisasi ............................................................................. 10
C. Job Description ................................................................................... 17
D. Jaringan Kegiatan ................................................................................ 18
E. Kinerja Usaha Terkini ......................................................................... 18
F. Rencana Kegiatan ............................................................................... 19
BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 22
A. Pengertian Arsip .................................................................................. 22
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik..................................................................... 23
C. Penggolongan Arsip ............................................................................ 24
1. Menurut Subjek dan Isinya ........................................................... 24
2. Menurut Masalahnya..................................................................... 25
3. Menurut Nilai dan Kegunaannya .................................................. 26
4. Menurut Sifat Kepentingan ........................................................... 26
5. Menurut Keseringan dan Penggunaan .......................................... 27
6. Menurut Fungsinya ....................................................................... 27
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya ................. 28
8. Menurut Keasliannya .................................................................... 28
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ........................ 29
E. Kegunaan Arsip................................................................................... 30
F. Pemeliharaan dan Pencegahaan Kerusakan Arsip .............................. 31
1. Pemeliharaan Arsip ....................................................................... 31
2. Pencegahan Kerusakan Arsip........................................................ 33
G. Sistem Penataan Arsip ........................................................................ 34
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) ................................. 35
2. Sistem Perihal (Subject Filling System) ........................................ 47
3. Sistem Nomor (Numerical Filling System) ................................... 49
4. Sistem Tanggal (Cronological Filling System) ............................. 51
5. Sistem Wilayah (Geograpich Filling System)............................... 52
iv
Universitas Sumatera Utara
H. Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Universitas
Sumatera Utara .................................................................................... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 57
A. Kesimpulan ......................................................................................... 57
B. Saran.................................................................................................... 58
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 60
v
Universitas Sumatera Utara
No.
Tabel 1.1
Tabel 3.1
Tabel 3.2
Tabel 3.3
Tabel 3.4
Tabel 3.5
Tabel 3.6
Tabel 3.7
Tabel 3.8
Tabel 3.9
Tabel 3.10
Tabel 3.11
Tabel 3.12
Tabel 3.13
Tabel 3.14
Tabel 3.15
DAFTAR TABEL
Judul
Halaman
Jadwal Kegiatan .............................................................................. 5
Indeks Berdasarkan Nama Biasa..................................................... 36
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama keluarga ................................................................................ 36
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Marga .................................................................................... 37
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki
Nama Babtis .................................................................................... 37
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat............... 37
Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti
Nama Suaminya .............................................................................. 38
Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai
Nama Gelar ..................................................................................... 38
Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan .......................... 38
Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang
diutamakan Nama Tempat .............................................................. 39
Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang disingkat .................... 39
Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai
Nama Orang .................................................................................... 39
Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan
Unit Pertama .................................................................................... 40
Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan
Unit Pertama .................................................................................... 40
Daftar Indeks Berdasarkan Perihal ................................................. 48
Pola Klasifikasi Sistem Nomor ....................................................... 49
vi
Universitas Sumatera Utara
No.
Gambar 2.1
Gambar 2.2
Gambar 3.1
Gambar 3.2
Gambar 3.3
Gambar 3.4
Gambar 3.5
Gambar 3.6
DAFTAR GAMBAR
Judul
Halaman
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara............................................................ 12
Struktur Organisasi pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ............................. 16
Kartu Indeks Sistem Abjad ............................................................ 45
Lembar Tunjuk Silang.................................................................... 46
Kartu Indeks Sistem Perihal ........................................................... 49
Kartu Indeks Sistem Nomor ........................................................... 51
Kartu Indeks Sistem Tanggal ......................................................... 52
Kartu Indeks Sistem Wilayah..........................................................53
vii
Universitas Sumatera Utara