Sistem Penataan Arsip Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam setiap organisasi/perusahaan, komunikasi memiliki peranan yang
sangat penting. Komunikasi tersebut terjadi dalam perusahaan, yaitu antar
pegawai maupun antar organisasi. Komunikasi tersebut terdiri dari dua bagian,
yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Salah satu bentuk komunikasi
adalah surat. Setiap surat yang terdapat dalam perusahaan tersebut akan disimpan
sebagai dokumen perusahaan. Penyimpanan inilah yang disebut dengan arsip.
Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sumber pengingat bagi suatu perusahaan
Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna.
Oleh karena itu, sistem penataan arsip dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan
dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau
unit kerja.
Dalam suatu organisasi/perusahaan, penyelenggaraan arsip ini dapat dilakukan
pada bagian atau departemen tertentu yang khusus menangani arsip. Arsip sendiri
memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang berisi keterangan-keterangan,
penjelasan, perincian, dan berbagai hal penting yang diperlukan dalam
menindaklanjuti segala kegiatan organisasi. Arsip juga dapat digunakan sebagai
1
Universitas Sumatera Utara
2
bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan serta kebijakan. Sehingga
pengarsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat.
Penyimpanan arsip juga harus dilakukan sebaik mungkin agar setiap saat arsip
tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Selain daripada itu, arsip dapat dijadikan
sumber bukti otentik bahwa telah terjadi transaksi atau peristiwa yang melibatkan
organisasi tersebut. Beberapa faktor yang mendukung kearsipan sehingga dapat
menghasilkan
suatu citra positif terhadap organisasi/perusahaan, antara lain
kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik
dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali,
terjaminnya keamanan kearsipan dan sebagainya.
Meskipun arsip berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja,
sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem penataan
arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk di dalam gudang
atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk
ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan
tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya
merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan pandangan
terhadap penataan arsip menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu, tidak mudah
untuk dirubah. Tergantung dari kebijakaan yang diambil oleh pimpinan
organisasi.
Universitas Sumatera Utara
3
Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau
meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan teknologi modern
seperti sekarang ini. Teknologi modren telah menciptakan berbagai perangkat
terhadap kegiatan kearsipan.
Oleh karena itu, dalam penanganan arsip sendiri dibutuhkan perhatian yang
serius. Mulai dari memperhatikan prosedur penyimpanan arsip, sistem penataan
arsip yang digunakan, peralatan arsip, sampai dengan pemusnahan arsip itu
sendiri. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak
terbatas jumlahnya. Sehingga diperlukan pengetahuan mengenai kearsipan untuk
menangani arsip pada suatu organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan tugas
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para
pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administarasi. Dan faktor lain adalah kurang tersedianya tenaga
khusus atau ahli dalam kearsipan.
Atas pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami
pengetahuan
mengenai
sistem
penataan
arsip
dalam
suatu
organisasi/perusahaan, maka penulis mengambil judul “Sistem Penataan Arsip
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka masalah dirumuskan sebagai berikut
“Bagaimana Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui Sistem Penataan Arsip pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1.
Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna pada bagian
Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan sistem
penataan arsip.
2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan sistem penataan arsip dan sebagai bahan
perbandingan antara teori yang telah di berikan pada masa kuliah dengan apa
yang dihadapi organisasi.
3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian
dimasa yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara
5
D. Jadwal Penelitian
Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jalan T.M. Hanafiah
No. 9 Kampus USU Medan.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian
Nomor
Minggu Ke
Kegiatan
I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Sumber: Penulis (2013)
√
√
II
III
√
√
√
E. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan tiap bab dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan
Sistematika Penelitian.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini dan
Rencana Kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
6
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis
pada
Bagian
Kemahasiswaan
Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pengembangan
dan pemeliharaan kearsipan.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa Saran yang
bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam setiap organisasi/perusahaan, komunikasi memiliki peranan yang
sangat penting. Komunikasi tersebut terjadi dalam perusahaan, yaitu antar
pegawai maupun antar organisasi. Komunikasi tersebut terdiri dari dua bagian,
yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Salah satu bentuk komunikasi
adalah surat. Setiap surat yang terdapat dalam perusahaan tersebut akan disimpan
sebagai dokumen perusahaan. Penyimpanan inilah yang disebut dengan arsip.
Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sumber pengingat bagi suatu perusahaan
Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna.
Oleh karena itu, sistem penataan arsip dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan
dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau
unit kerja.
Dalam suatu organisasi/perusahaan, penyelenggaraan arsip ini dapat dilakukan
pada bagian atau departemen tertentu yang khusus menangani arsip. Arsip sendiri
memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang berisi keterangan-keterangan,
penjelasan, perincian, dan berbagai hal penting yang diperlukan dalam
menindaklanjuti segala kegiatan organisasi. Arsip juga dapat digunakan sebagai
1
Universitas Sumatera Utara
2
bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan serta kebijakan. Sehingga
pengarsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat.
Penyimpanan arsip juga harus dilakukan sebaik mungkin agar setiap saat arsip
tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Selain daripada itu, arsip dapat dijadikan
sumber bukti otentik bahwa telah terjadi transaksi atau peristiwa yang melibatkan
organisasi tersebut. Beberapa faktor yang mendukung kearsipan sehingga dapat
menghasilkan
suatu citra positif terhadap organisasi/perusahaan, antara lain
kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik
dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali,
terjaminnya keamanan kearsipan dan sebagainya.
Meskipun arsip berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja,
sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem penataan
arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk di dalam gudang
atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk
ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan
tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya
merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan pandangan
terhadap penataan arsip menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu, tidak mudah
untuk dirubah. Tergantung dari kebijakaan yang diambil oleh pimpinan
organisasi.
Universitas Sumatera Utara
3
Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau
meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan teknologi modern
seperti sekarang ini. Teknologi modren telah menciptakan berbagai perangkat
terhadap kegiatan kearsipan.
Oleh karena itu, dalam penanganan arsip sendiri dibutuhkan perhatian yang
serius. Mulai dari memperhatikan prosedur penyimpanan arsip, sistem penataan
arsip yang digunakan, peralatan arsip, sampai dengan pemusnahan arsip itu
sendiri. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak
terbatas jumlahnya. Sehingga diperlukan pengetahuan mengenai kearsipan untuk
menangani arsip pada suatu organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan tugas
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para
pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administarasi. Dan faktor lain adalah kurang tersedianya tenaga
khusus atau ahli dalam kearsipan.
Atas pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami
pengetahuan
mengenai
sistem
penataan
arsip
dalam
suatu
organisasi/perusahaan, maka penulis mengambil judul “Sistem Penataan Arsip
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka masalah dirumuskan sebagai berikut
“Bagaimana Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui Sistem Penataan Arsip pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1.
Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna pada bagian
Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan sistem
penataan arsip.
2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan sistem penataan arsip dan sebagai bahan
perbandingan antara teori yang telah di berikan pada masa kuliah dengan apa
yang dihadapi organisasi.
3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian
dimasa yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara
5
D. Jadwal Penelitian
Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jalan T.M. Hanafiah
No. 9 Kampus USU Medan.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian
Nomor
Minggu Ke
Kegiatan
I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Sumber: Penulis (2013)
√
√
II
III
√
√
√
E. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan tiap bab dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan
Sistematika Penelitian.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini dan
Rencana Kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
6
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis
pada
Bagian
Kemahasiswaan
Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pengembangan
dan pemeliharaan kearsipan.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa Saran yang
bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara