SIKLUS PENDAPATAN Penjualan Bagian yang
SIKLUS PENDAPATAN
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag.
Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang
dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan
masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada
bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO
disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke
berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang
(biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya
bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke
bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut
Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota
pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain
berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu
faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan
Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat
faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima
(tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk
menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku
Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan
dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa
biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang
ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi
secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur
dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form.
Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau online processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang
pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form
pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan
disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di
proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file
konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan
kode konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan
kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang
dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta
tembusannya.
Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang
dagang.
Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file
Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan
dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang,
update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan.
Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai
hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait :
1.
Penerimaan kas
2.
Penagihan
3.
Piutang Dagang dan Buku Besar
4.
Kredit
Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman
uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag.
Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar
dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini
menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi
piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang
dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan
potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga
analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo
penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang
1.
Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan
barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim
tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga
dilakukan potongan dari harga resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit
untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2.
Penghapusan piutang
Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang
yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang
dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut.
Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak
independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut
akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan
bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag.
Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang
dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan
masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada
bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO
disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke
berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang
(biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya
bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke
bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut
Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota
pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain
berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu
faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan
Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat
faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima
(tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk
menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku
Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan
dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa
biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang
ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi
secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur
dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form.
Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau online processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang
pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form
pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan
disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di
proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file
konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan
kode konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan
kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang
dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta
tembusannya.
Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang
dagang.
Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file
Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan
dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang,
update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan.
Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai
hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait :
1.
Penerimaan kas
2.
Penagihan
3.
Piutang Dagang dan Buku Besar
4.
Kredit
Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman
uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag.
Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar
dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini
menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi
piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang
dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan
potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga
analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo
penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang
1.
Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan
barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim
tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga
dilakukan potongan dari harga resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit
untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2.
Penghapusan piutang
Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang
yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang
dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut.
Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak
independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut
akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan
bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.