Perancangan Sistem Pengelolaan Persediaan Pupuk Urea Bersubsidi Oleh Vendor Berdasarkan Analisis Fluktuasi Permintaan (Bullwhip Effect) di PT. Pupuk Iskandar Muda
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pupuk merupakan faktor produksi yang sangat penting bagi sektor pertanian.
Kebutuhan pupuk di Indonesia dari tahun 2006 – 2015 selalu meningkat, dengan
pertumbuhan 4,33%. Hal ini seiring dengan peningkatan hasil produksi pertanian
yang tumbuh hingga mencapai 6,42% pada tahun 2015 (Badan Pusat Statistik,
2015). Selain itu pupuk memiliki kontribusi 15-30 % untuk biaya usaha tani padi.
Oleh sebab itu sangat penting untuk menjamin kestabilan dan kelancaran
pendistribusian pupuk di Indonesia, guna mencegah terjadinya kelangkaan pupuk
di Indonesia.
PT. Pupuk Iskandar Muda merupakan produsen utama pupuk untuk wilayah
Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Sumatera Barat. Produk utama yang dihasilkan
adalah pupuk urea. Berdasarkan cara memasarkan urea, PT. Pupuk Iskandar Muda
menyediakan dua jenis pupuk urea, yaitu pupuk urea bersubsidi dan non subsidi.
Pada akhir tahun 2016 terjadi kelangkaan pupuk di Provinsi Aceh, terutama
untuk jenis pupuk urea bersubsidi. Hal ini disebabkan oleh sistem pendataan yang
buruk terhadap jumlah kebutuhan pupuk urea bersubsidi di Provinsi Aceh. Sistem
pendataan ini bersumber dari ritel dan distributor. Permasalahan ini disebabkan
oleh kesalahan pendataan untuk jumlah penjualan dan jumlah permintaan dari
setiap lini. Hal ini dipengaruhi oleh adanya penjualan pupuk dari distributor ke
ritel yang tidak terdaftar dalam Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok (RDKK),
tidak adanya informasi tentang pengumuman harga pupuk, penambahan jumlah
I-1
Universitas Sumatera Utara
I-2
permintaan pupuk dari ritel untuk mengantisipasi kenaikan harga, penjualan ke
luar wilayah distribusi dan terdapat pengecer yang tidak resmi.
Sistem pendataan yang buruk mengakibatkan distrosi informasi terjadi dari
ritel dan distributor pusat yang mengakibatkan penyaluran pupuk urea bersubsidi
di Provinsi Aceh tidak sesuai dengan waktu dan jumlah yang tepat. Bentuk
distorsi informasi yang ditimbulkan berupa adanya variabilitas permintaan dari
ritel hingga manufaktur yang disebabkan oleh permintaan yang berfluktuatif.
PT. Pupuk Iskandar Muda menerima data permintaan dan penjualan yang
berfluktuasi dari waktu ke waktu dari setiap lini. Berdasarkan data dari PT. Pupuk
Iskandar Muda, fluktuasi ini mengakibatkan variabilitas permintaan dari hilir ke
hulu yang terjadi disetiap tahun. Berikut adalah grafik yang menunjukkan
variabilitas permintaan yang terjadi di PT. Pupuk Iskandar Muda selama 10 tahun
terakhir.
Gambar 1.1. Perbandingan Demand dan Order di PT. Pupuk Iskandar
Muda Tahun 2007 – 2016
Universitas Sumatera Utara
I-3
Berdasarkan grafik tersebut, jumlah permintaan yang diestimasi oleh PT.
Pupuk Iskandar Muda berdasarkan data kebutuhan kelompok tani penerima
subsidi Provinsi Aceh berada diantara 3000 hingga 7600 ton. Varians penjualan
adalah 2110,50 ton dan varians permintaan adalah 1243,94 ton, jadi terdapat efek
amplifikasi permintaan, yaitu permintaaan semakin berkembang/meningkat,
karena hasil dari perbandingan variasi ini adalah 1,70.
Permasalahan fluktuasi permintaan ini terjadi pada aliran informasi dalam
aspek distribusi yang menimbulkan distorsi informasi pada setiap lini distribusi.
Salah satu bentuk distorsi informasi yang ditimbulkan adalah adanya variabilitas
permintaan dari downstream channel ke upstream channel yang menyebabkan
fluktuasi permintaan atau biasa dikenal dengan fenomena Efek Cambuk atau
Bullwhip Effect. Efek cambuk sebagai bentuk distorsi informasi yang sering
terjadi mengakibatkan perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan
jumlah produksi, jumlah persediaan dan jumlah pengiriman produk. Fenomena
Efek Cambuk ini akan menyebabkan inefisiensi pada rantai pasok, terutama
dalam hal ketersediaan produk disetiap
lininya, aliran
informasi, dan
pendistribusian produk.
Universitas Sumatera Utara
I-4
Gambar 1.2. Fenomena Bullwhip Effect di Tahun 2016
Secara ringkas, bentuk distorsi informasi yang terjadi di PT.Pupuk Iskandar
Muda dapat dilihat pada Gambar 1.3.
Demand Information
Demand Information
Order
Manufaktur
Demand
Replenishment
Demand
Order
Distributor
pusat
Konsumen
Retailer
Demand
Sales
Replenishment
Gambar 1.3. Bentuk Distorsi Informasi di PT.Pupuk Iskandar Muda
Penambahan jam kerja (lembur), rekrut pegawai, safety stock, dan promosi
merupakan beberapa cara yang dapat digunakan PT.Pupuk Iskandar Muda untuk
mengatasi dampak variabilitas permintaan yang terjadi. Namun, cara-cara tersebut
bukan merupakan solusi terbaik untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang
disebabkan oleh variabilitas permintaan. Hal ini dikarenakan sistem lembur dan
penambahan pegawai hanya akan menambah biaya produksi perusahaan dan tidak
sepenuhnya bisa mencukupi kebutuhan konsumen yang tinggi pada waktu
tertentu.
Koordinasi sistem informasi dan sistem distribusi yang baik antar pelaku
rantai pasok adalah salah satu pendekatan yang tepat untuk mengatasi adanya
distorsi informasi yang menjadi salah satu penyebab timbulnya bullwhip effect.
Salah satu metode kolaborasi yang dapat diterapkan adalah metode pengelolaan
persediaan oleh vendor atau Vendor Managed Inventory. Pengelolaan persediaan
oleh vendor merupakan suatu sistem dimana kebutuhan distributor dan ritel
Universitas Sumatera Utara
I-5
dimonitor dan dikontrol oleh pihak pabrik atau vendor. Pihak vendor akan
bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman produk tepat jumlah dan waktu
sehingga tidak terjadi stock out yang dapat berdampak pada tingkat distributor dan
retail. Selanjutnya dilakukan penerapan sistem persediaan untuk mengelola
persediaan setiap level rantai pasok pupuk urea bersubsidi. Sistem persediaan
yang akan diterapkan digunakan untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang dapat
terjadi sewaktu-waktu, sehingga kebutuhan pupuk urea bersubsidi tetap dapat
dipenuhi. Penerapan pengelolaan persediaan oleh vendor dan penerapan sistem
persediaan merupakan bentuk perbaikan untuk sistem informasi dalam
pengelolaan rantai pasok pupuk urea bersubsidi di PT. Pupuk Iskandar Muda.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka pokok permasalahan
yang menjadi fokus penelitian ini adalah distorsi informasi yang timbul akibat
tingginya variansi jumlah permintaan dan jumlah penjualan pada level rantai
pasok di PT. Pupuk Iskandar Muda (quantity gap).
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem pengelolaan persediaan
di setiap level rantai pasok dengan meminimisasi fluktuasi permintaan pada setiap
level rantai pasok untuk memenuhi jumlah permintaan setiap level rantai pasok.
Universitas Sumatera Utara
I-6
1.4.
Manfaat Penelitian
Manfaat dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Manfaat bagi mahasiswa
Memperoleh peluang untuk dapat memecahkan dan mencari solusi untuk
meminimisasi bullwhip effect yang terdapat pada suatu pabrik dari sudut
pandang akademis.
2.
Manfaat bagi perusahaan
Laporan penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi
perusahaan untuk meminimalkan selisih jumlah permintaan dengan jumlah
persediaan.
3.
Bagi Departemen Teknik Industri USU
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi untuk mengatasi masalah
bullwhip effect dengan metode pengelolaan persediaan oleh vendor di suatu
perusahaan.
1.5.
Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan-batasan dalam penelitian ini adalah :
1.
Perhitungan bullwhip effect untuk manufaktur dan distributor pusat
menggunakan data 10 tahun terakhir (2007 – 2016)
2.
Perhitungan bullwhip effect untuk retailer menggunakan data 6 tahun terakhir
(2011 – 2016)
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah :
1.
Tingkat ketelitian dari penelitian 95% dengan α = 5%
Universitas Sumatera Utara
I-7
2.
Jumlah distributor dan retailer tidak berubah selama penelitian
3.
Tidak terjadi perubahan harga selama penelitian
4. Manajemen perusahaan tidak mengalami perubahan selama penelitian.
5. Kegiatan rantai pasok tidak mengalami perubahan yang signifikan selama
penelitian.
1.6.
Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan dari tugas sarjana akan disajikan dalam Bab I
hingga Bab VII.
Dalam Bab I Pendahuluan diuraikan latar belakang permasalahan yang
mendasari dilakukannya penelitian, perumusan permasalahan, tujuan dan manfaat
penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian serta sistematika
penulisan laporan penelitian.
Dalam Bab II Gambaran Umum Perusahaan diuraikan sejarah singkat dari
PT Pupuk Iskandar Muda, lokasi perusahaan, daerah pemasaran, dan sistem
distribusi produk dan rantai pasok perusahaan.
Dalam Bab III Landasan Teori diuraikan teori-teori yang mendukung
pemecahan permasalahan penelitian. Teori yang digunakan berhubungan dengan
Supply Chain Management, fenomena Bullwhip Effect, dan metode pengelolaan
persediaan oleh vendor dan pengelolaan persediaan.
Dalam Bab IV Metodologi Penelitian diuraikan langkah-langkah yang
dilakukan dalam penelitian seperti penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian,
objek penelitian, variabel penelitian, kerangka konseptual penelitian, blok
Universitas Sumatera Utara
I-8
diagram prosedur penelitian, pengumpulan data, metode pengolahan data, analisis
pemecahan masalah, serta kesimpulan dan saran.
Dalam Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data diuraikan data-data
yang dikumpulkan peneliti yang berhubungan dengan pemecahan permasalahan
penelitian, baik data primer maupun data sekunder, serta bagaimana data-data
tersebut diolah untuk memperoleh hasil yang menjadi dasar pemecahan
permasalahan tersebut.
Dalam Bab VI Analisis Pemecahan Masalah diuraikan analisis terhadap
hasil dari pengolahan data dan diskusi terhadap pemecahan masalah dalam
penelitian.
Dalam Bab VII Kesimpulan dan Saran diuraikan kesimpulan yang
diperoleh dari diskusi pemecahan masalah, serta saran-saran yang bermanfaat bagi
perusahaan dan pengembangan penelitian selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pupuk merupakan faktor produksi yang sangat penting bagi sektor pertanian.
Kebutuhan pupuk di Indonesia dari tahun 2006 – 2015 selalu meningkat, dengan
pertumbuhan 4,33%. Hal ini seiring dengan peningkatan hasil produksi pertanian
yang tumbuh hingga mencapai 6,42% pada tahun 2015 (Badan Pusat Statistik,
2015). Selain itu pupuk memiliki kontribusi 15-30 % untuk biaya usaha tani padi.
Oleh sebab itu sangat penting untuk menjamin kestabilan dan kelancaran
pendistribusian pupuk di Indonesia, guna mencegah terjadinya kelangkaan pupuk
di Indonesia.
PT. Pupuk Iskandar Muda merupakan produsen utama pupuk untuk wilayah
Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Sumatera Barat. Produk utama yang dihasilkan
adalah pupuk urea. Berdasarkan cara memasarkan urea, PT. Pupuk Iskandar Muda
menyediakan dua jenis pupuk urea, yaitu pupuk urea bersubsidi dan non subsidi.
Pada akhir tahun 2016 terjadi kelangkaan pupuk di Provinsi Aceh, terutama
untuk jenis pupuk urea bersubsidi. Hal ini disebabkan oleh sistem pendataan yang
buruk terhadap jumlah kebutuhan pupuk urea bersubsidi di Provinsi Aceh. Sistem
pendataan ini bersumber dari ritel dan distributor. Permasalahan ini disebabkan
oleh kesalahan pendataan untuk jumlah penjualan dan jumlah permintaan dari
setiap lini. Hal ini dipengaruhi oleh adanya penjualan pupuk dari distributor ke
ritel yang tidak terdaftar dalam Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok (RDKK),
tidak adanya informasi tentang pengumuman harga pupuk, penambahan jumlah
I-1
Universitas Sumatera Utara
I-2
permintaan pupuk dari ritel untuk mengantisipasi kenaikan harga, penjualan ke
luar wilayah distribusi dan terdapat pengecer yang tidak resmi.
Sistem pendataan yang buruk mengakibatkan distrosi informasi terjadi dari
ritel dan distributor pusat yang mengakibatkan penyaluran pupuk urea bersubsidi
di Provinsi Aceh tidak sesuai dengan waktu dan jumlah yang tepat. Bentuk
distorsi informasi yang ditimbulkan berupa adanya variabilitas permintaan dari
ritel hingga manufaktur yang disebabkan oleh permintaan yang berfluktuatif.
PT. Pupuk Iskandar Muda menerima data permintaan dan penjualan yang
berfluktuasi dari waktu ke waktu dari setiap lini. Berdasarkan data dari PT. Pupuk
Iskandar Muda, fluktuasi ini mengakibatkan variabilitas permintaan dari hilir ke
hulu yang terjadi disetiap tahun. Berikut adalah grafik yang menunjukkan
variabilitas permintaan yang terjadi di PT. Pupuk Iskandar Muda selama 10 tahun
terakhir.
Gambar 1.1. Perbandingan Demand dan Order di PT. Pupuk Iskandar
Muda Tahun 2007 – 2016
Universitas Sumatera Utara
I-3
Berdasarkan grafik tersebut, jumlah permintaan yang diestimasi oleh PT.
Pupuk Iskandar Muda berdasarkan data kebutuhan kelompok tani penerima
subsidi Provinsi Aceh berada diantara 3000 hingga 7600 ton. Varians penjualan
adalah 2110,50 ton dan varians permintaan adalah 1243,94 ton, jadi terdapat efek
amplifikasi permintaan, yaitu permintaaan semakin berkembang/meningkat,
karena hasil dari perbandingan variasi ini adalah 1,70.
Permasalahan fluktuasi permintaan ini terjadi pada aliran informasi dalam
aspek distribusi yang menimbulkan distorsi informasi pada setiap lini distribusi.
Salah satu bentuk distorsi informasi yang ditimbulkan adalah adanya variabilitas
permintaan dari downstream channel ke upstream channel yang menyebabkan
fluktuasi permintaan atau biasa dikenal dengan fenomena Efek Cambuk atau
Bullwhip Effect. Efek cambuk sebagai bentuk distorsi informasi yang sering
terjadi mengakibatkan perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan
jumlah produksi, jumlah persediaan dan jumlah pengiriman produk. Fenomena
Efek Cambuk ini akan menyebabkan inefisiensi pada rantai pasok, terutama
dalam hal ketersediaan produk disetiap
lininya, aliran
informasi, dan
pendistribusian produk.
Universitas Sumatera Utara
I-4
Gambar 1.2. Fenomena Bullwhip Effect di Tahun 2016
Secara ringkas, bentuk distorsi informasi yang terjadi di PT.Pupuk Iskandar
Muda dapat dilihat pada Gambar 1.3.
Demand Information
Demand Information
Order
Manufaktur
Demand
Replenishment
Demand
Order
Distributor
pusat
Konsumen
Retailer
Demand
Sales
Replenishment
Gambar 1.3. Bentuk Distorsi Informasi di PT.Pupuk Iskandar Muda
Penambahan jam kerja (lembur), rekrut pegawai, safety stock, dan promosi
merupakan beberapa cara yang dapat digunakan PT.Pupuk Iskandar Muda untuk
mengatasi dampak variabilitas permintaan yang terjadi. Namun, cara-cara tersebut
bukan merupakan solusi terbaik untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang
disebabkan oleh variabilitas permintaan. Hal ini dikarenakan sistem lembur dan
penambahan pegawai hanya akan menambah biaya produksi perusahaan dan tidak
sepenuhnya bisa mencukupi kebutuhan konsumen yang tinggi pada waktu
tertentu.
Koordinasi sistem informasi dan sistem distribusi yang baik antar pelaku
rantai pasok adalah salah satu pendekatan yang tepat untuk mengatasi adanya
distorsi informasi yang menjadi salah satu penyebab timbulnya bullwhip effect.
Salah satu metode kolaborasi yang dapat diterapkan adalah metode pengelolaan
persediaan oleh vendor atau Vendor Managed Inventory. Pengelolaan persediaan
oleh vendor merupakan suatu sistem dimana kebutuhan distributor dan ritel
Universitas Sumatera Utara
I-5
dimonitor dan dikontrol oleh pihak pabrik atau vendor. Pihak vendor akan
bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman produk tepat jumlah dan waktu
sehingga tidak terjadi stock out yang dapat berdampak pada tingkat distributor dan
retail. Selanjutnya dilakukan penerapan sistem persediaan untuk mengelola
persediaan setiap level rantai pasok pupuk urea bersubsidi. Sistem persediaan
yang akan diterapkan digunakan untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang dapat
terjadi sewaktu-waktu, sehingga kebutuhan pupuk urea bersubsidi tetap dapat
dipenuhi. Penerapan pengelolaan persediaan oleh vendor dan penerapan sistem
persediaan merupakan bentuk perbaikan untuk sistem informasi dalam
pengelolaan rantai pasok pupuk urea bersubsidi di PT. Pupuk Iskandar Muda.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka pokok permasalahan
yang menjadi fokus penelitian ini adalah distorsi informasi yang timbul akibat
tingginya variansi jumlah permintaan dan jumlah penjualan pada level rantai
pasok di PT. Pupuk Iskandar Muda (quantity gap).
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem pengelolaan persediaan
di setiap level rantai pasok dengan meminimisasi fluktuasi permintaan pada setiap
level rantai pasok untuk memenuhi jumlah permintaan setiap level rantai pasok.
Universitas Sumatera Utara
I-6
1.4.
Manfaat Penelitian
Manfaat dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Manfaat bagi mahasiswa
Memperoleh peluang untuk dapat memecahkan dan mencari solusi untuk
meminimisasi bullwhip effect yang terdapat pada suatu pabrik dari sudut
pandang akademis.
2.
Manfaat bagi perusahaan
Laporan penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi
perusahaan untuk meminimalkan selisih jumlah permintaan dengan jumlah
persediaan.
3.
Bagi Departemen Teknik Industri USU
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi untuk mengatasi masalah
bullwhip effect dengan metode pengelolaan persediaan oleh vendor di suatu
perusahaan.
1.5.
Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan-batasan dalam penelitian ini adalah :
1.
Perhitungan bullwhip effect untuk manufaktur dan distributor pusat
menggunakan data 10 tahun terakhir (2007 – 2016)
2.
Perhitungan bullwhip effect untuk retailer menggunakan data 6 tahun terakhir
(2011 – 2016)
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah :
1.
Tingkat ketelitian dari penelitian 95% dengan α = 5%
Universitas Sumatera Utara
I-7
2.
Jumlah distributor dan retailer tidak berubah selama penelitian
3.
Tidak terjadi perubahan harga selama penelitian
4. Manajemen perusahaan tidak mengalami perubahan selama penelitian.
5. Kegiatan rantai pasok tidak mengalami perubahan yang signifikan selama
penelitian.
1.6.
Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan dari tugas sarjana akan disajikan dalam Bab I
hingga Bab VII.
Dalam Bab I Pendahuluan diuraikan latar belakang permasalahan yang
mendasari dilakukannya penelitian, perumusan permasalahan, tujuan dan manfaat
penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian serta sistematika
penulisan laporan penelitian.
Dalam Bab II Gambaran Umum Perusahaan diuraikan sejarah singkat dari
PT Pupuk Iskandar Muda, lokasi perusahaan, daerah pemasaran, dan sistem
distribusi produk dan rantai pasok perusahaan.
Dalam Bab III Landasan Teori diuraikan teori-teori yang mendukung
pemecahan permasalahan penelitian. Teori yang digunakan berhubungan dengan
Supply Chain Management, fenomena Bullwhip Effect, dan metode pengelolaan
persediaan oleh vendor dan pengelolaan persediaan.
Dalam Bab IV Metodologi Penelitian diuraikan langkah-langkah yang
dilakukan dalam penelitian seperti penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian,
objek penelitian, variabel penelitian, kerangka konseptual penelitian, blok
Universitas Sumatera Utara
I-8
diagram prosedur penelitian, pengumpulan data, metode pengolahan data, analisis
pemecahan masalah, serta kesimpulan dan saran.
Dalam Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data diuraikan data-data
yang dikumpulkan peneliti yang berhubungan dengan pemecahan permasalahan
penelitian, baik data primer maupun data sekunder, serta bagaimana data-data
tersebut diolah untuk memperoleh hasil yang menjadi dasar pemecahan
permasalahan tersebut.
Dalam Bab VI Analisis Pemecahan Masalah diuraikan analisis terhadap
hasil dari pengolahan data dan diskusi terhadap pemecahan masalah dalam
penelitian.
Dalam Bab VII Kesimpulan dan Saran diuraikan kesimpulan yang
diperoleh dari diskusi pemecahan masalah, serta saran-saran yang bermanfaat bagi
perusahaan dan pengembangan penelitian selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara