NAMA DAN NOMOR KODE STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia yang dicurahkan kepada umat manusia. Dalam rangka
memperlancar tugas dan meningkatkan efisiensi serta efektifitas pelaksanaan kegiatan setiap individu dan organisasi secara keseluruhan,
Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas Riau menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) ini.Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang ditetapkan dan dibakukan mengenai aktivitas yang harus
dilakukan dalam proses penyelenggaraan setiap kegiatan di Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas Riau.SOP merupakan tata cara atau tahapan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu dan dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. SOP disusun agar setiap personil di LPPMP
menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung kepada intervensi manajemen serta mengurangi tingkat kelalaian yang mungkin dilakukan.
Selain itu juga SOP ini juga bertujuan menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh Lembaga Pengembangan dan
Penjaminan Mutu Pendidikan dalam rangka mewujudkan Universitas Riau sebagai Good University.
Standar Operasional Prosedur ini masih memilki kekurangan. Sehubungan dengan hal itu, diharapkan saran dan masukan dari berbagai
pihak untuk penyempurnaan SOP ini. Terima kasih.Pekanbaru, 20 Januari 2015 Ketua LPPMP UNRI, Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001
NAMA DAN NOMOR KODE STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
NOJUDUL SOP
1. SUB-BAGIAN PROGRAM, DATA DAN INFORMASI
2. SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
e. Pelaksanaan ujian akhir semester (UAS) 001-2015-1.1.5
40
b. Sistem Pengumpulan data RP dan RPS MKWU 001-2015-3.2
43
c. Pelaksanaan perkuliahan MKWU 001-2015-1.1.5
46
d. Persiapan pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) 001-2015-1.1.5
51
f. Penyerahan hasil pelaksanaan ujian hasil semester (UAS) 001-2015-1.1.5
54
37
57
g. Usulan NUPN dosen MKWU 001-2015-1.1.5
60
h. Pembuatan jadwal perkuliahan 001-2015-1.1.5
64 i. Penentuan dosen MKWU 001-2015-1.1.5
67
a. Sistem rekruitmen dan pengembangan dosen MKWU bermutu 001-2015-3.1
g. Pencairan dana kerjasama 001-2015-2.7
a. Penyusunan program dan anggaran 001-2015-1.1
a. Surat masuk – surat keluar 001-2015-2.1
2
b. Pengurusan pemerolehan kekayaan intelektual hasil pengembangan pembelajaran 001-2015-1.2
6
c. Pengumpulan dan pengolahan data pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan 001-2015-1.3
9
d. Pelayanan informasi hasil pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan 001-2015-1.4
12
e. Pengelolaan layanan informasi media on-line melalui website LPPMP 001-2015-1.5
15
18
34
b. Penerbitan surat tugas 001-2015-2.2
22
c. Penerbitan SPPD 001-2015-2.3
25
d. Pembayaran gaji honorer 001-2015-2.4
28
e. Pembayaran honorarium panitia kegiatan 001-2015-2.5
31
f. Pengadaan barang dan jasa 001-2015-2.6
3. PUSAT MATA KULIAH WAJIB UMUM
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Hal | 1
SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Nomor SOP 001-2015-1.1 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS
NIP 196405011989031001 Nama SOP Penyusunan Program dan Anggaran
DASAR HUKUM
a. Memahami peraturan perundang-undangan
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar mengenai penyusunan program dan rencana anggaran
b. Pengalaman penyusunan program dan rencana anggaran
Nasional Pendidikan di unit lain
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi d. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau e. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Pedoman Penyusunan program dan rencana anggaran
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya SOP Strategi pencapaian renstra
3. Hasil Telaahan mengenai rencana kerja
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Dievaluasi setiap akhir tahun
Tujuan SOP : Penyusunan SOP untuk panduan penyusunan progran dan rencana anggaran setiap kegiatan LPPMP guna mengurangi keraguan dan kesalahan
Uraian Mutu Baku Ket. Ka. LPPMP Sekretaris Kabag.
Undangan
7 Membuat konsep rencana kerja dan anggaran konsep rencana kerja dan anggaran
7 Hari data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
6 Menghimpun format data dan informasi rencana kerja dan anggaran dari masing-masing pusat data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
1 Hari Rapat
Rapat
5 Melaksanakan rapat pembahasan rencana kerja dan anggaran (RKA)
2 Hari Undangan
4 Mengundang masing- masing Ketua / koordinator pusat- pusat untuk membahas rencana kerja dan anggaran
Tu Kasubbag Data & Informasi
3 Menyampaikan format pengumpulan data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran kepada masing-masing pusat data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran 1 hari data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
Dokumen 1 hari Dokumen
Analisis SWOT 2 membuat format pengumpulan data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran dari masing-masing pusat
Analisis SWOT 1 hari
1 memerintahkan penyusunan program dan anggaran
Pusat Penjaminan Mutu Kelengkapan Waktu Output
Pusat
MKWU
Pusat Pusbangdik1 Hari konsep rencana kerja dan anggaran
8 Mengoreksi konsep konsep konsep rencana rencana kerja dan rencana kerja dan 1 hari anggaran (sekretaris) kerja dan anggaran anggaran
9 Menyampaikan dokumen rencana Rapat kerja dan anggaran
Rapat Pleno
1 Hari Pleno kepada Ketua LPPMP untuk persetujuan
10 Penandatanganan dokumen rencana Dokumen
1 Jam Dokumen kerja dan anggaran
11 Penggandaan dokumen rencana Dokumen
1 Hari Dokumen kerja dan anggaran
12 Penyerahan dokumen rencana kerja dan anggaran kepada
Dokumen
1 Hari Dokumen Ketua LPPMP 13 (kasubbag) menyimpan arsip
Dokumen
1 Hari Dokumen
Kriteria keberhasilan : Dokumen rencana kerja dan anggaran untuk tahun berikutnya diselesaikan pada awal bulan Desember tahun berjalan.
Hal | 4 UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI
PENGURUSAN PEMEROLEHAN KEKAYAAN INTELEKTUAL HASIL PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN
Nomor SOP 001-2015-1.2 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Nama SOP Pengurusan pemerolehan kekayaan intelektual Ketua LPPMP Universitas Riau hasil pengembangan pendidikan DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
a. Memahami peraturan perundang-undangan terkait
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2001 tentang Paten HaKI (UU hak cipta, paten, desain, rahasia dagang, veritas tanaman dan merk) c. Undang-Undang Republik Indonesia No. 19 Tahun 2002 tentang Hak cipta
b. Memahami pengajuan pemerolehan HaKI
d. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau e. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
KETERKAITAN Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Pedoman pengajuan HaKI
1. SOP penyusunan program
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
2. SOP surat keluar
3. Hasil karya intelektual yang telah memenuhi syarat HaKI
3. SOP surat masuk
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk panduan penyusunan progran dan rencana anggaran setiap kegiatan LPPMP guna mengurangi keraguan dan kesalahan
Uraian Mutu Baku Ket.
konsep rencana kerja dan anggaran
Menerima surat pemberitahuan dari Ditjen HaKI
1 Hari Dokumen Kriteria keberhasilan :
Dokumen
1 Hari Rapat Pleno 10 menyimpan bukti serah terima dokumen
Rapat Pleno
9 Ketua LPPMP memberi surat keputusan HAKI kepada kepada dosen/peneliti
1 hari konsep rencana kerja dan anggaran
8 Menerima surat pemberitahuan dari Dirjen HAKI konsep rencana kerja dan anggaran
1 Hari konsep rencana kerja dan anggaran
7 Hari data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
Ka. LPPMP Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag Data
6 Menyimpan dan mengarsipkan bukti nomor pendaftaran data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
1 Hari Rapat
Rapat
5 Mengirim surat pengajuan dan formulir isian pendaftaran ke Dirjen HAKI dan melengkapi biaya pendaftaran
30 Hari Pengumuman
4 Mengisi formulir pendaftaran dan kelengkapan Pengumuman
2 Mengumpulkan berkas paten / ciptaan / penelitian Dokumen 1 hari Dokumen 3 membuat surat usulan pengajuan HAKI data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran 1 hari data dan informasi rencana kegiatan dan anggaran
Analisis SWOT 1 hari Analisis SWOT
1 Ketua LPPMP menetapkan beberapa usulan untuk proses HAKI hasil pengembangan pendidikan
& Informasi Dosen Dirjen HAKI Kelengkapan Waktu Output
7 Proses HAKI
SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI
Hal | 7 UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
Nomor SOP 001-2015-1.3 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Nama SOP Pengumpulan dan pengolahan data a LPPMP Universitas Riau pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
a. Memahami metode pengumpulan data
b. Memahami pengolahan dan pengarsipan data
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan c. Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun pengolah data 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Surat masuk
1. Pedoman Pengumpulan data
2. SOP Surat keluar
2. Komputer dengan aplikasi pengolah data
3. SOP pelayanan informasi
3. Jaringan internet
4. ATK
4. SOP pengelolaan layanan informasi media on-line melalui website
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk panduan dalam pengumpulan data yang dibutuhkan dan mengolahnya sesuai kebutuhan LPPMP
Mutu Baku Ket.
Ka. Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag Data Pusat Pusat Pusat Kelengkapan Waktu Output Uraian LPPMP & Informasi MKWU Pusbangdik PenjaminanMutu
1 meminta dan atau menerima data berupa hard copy dan soft copy dari
Dokumen 1 hari Dokumen sumber
2 Melakukan data dan pengelompokkan data data dan informasi informasi 1 hari berdasarkan klasifikasi rencana kegiatan rencana kegiatan
3 Memproses data lebih lanjut sesuai kebutuhan Proses Data
2 Hari Proses Data
4 Verifikasi kelayakan data oleh Ketua bagian RaProsespat
1 Hari
5 Melaporkan data kepada data dan
Ketua LPPMP data dan informasi informasi
1 Hari rencana kegiatan rencana kegiatan 6 (publikasi data) bila diperlukan
Publikasi Data
1 Hari Publikasi Data
7 Penyimpanan data sebagai bank data Bank Data 1 hari Bank Data
Kriteria keberhasilan :
Penyelesaian permintaan pengumpulan dan pengolahan data dapat diselesaikan tepat waktu
SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI
Hal | 10 UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
PELAYANAN INFORMASI HASIL PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
Nomor SOP 001-2015-1.4
Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau
Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Nama SOP Pelayanan informasi hasil pengembangan dan Ketua LPPMP Universitas Riau penjaminan mutu pendidikan DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Memahami pengolahan data dan dokumentasi
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
b. Memahami pengelolaan teknologi informasi
b. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun
c. Memahami aspek pelayanan informasi 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP surat masuk
1. Form permintaan informasi
2. SOP surat keluar
2. Form jawaban informasi
3. SOP pengelolaan pelayanan informasi
3. Buku registrasi
4. Komputer dan jaringan internet
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk memberikan panduan dalam memberikan pelayanan informasi kepada pihak yang membutuhkan
Mutu Baku Ka. Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag Staff TU Pemohon/informator Kelengkapan Waktu Output Uraian LPPMP Data &
Informasi
1 Analisis SWOT 1 hari Analisis SWOT
(permohonan masuk)
2 Mencatat dalam buku register Dokumen 1 hari Dokumen
Permohonan Informasi
3 Memberikan formulir permintaan
informasi yang sudah dicantumkan nomor registrasi sebagai tanda
data dan data dan informasi 1 hari informasi
bukti penerimaan dan permintaan
rencana kegiatan rencana kegiatan
informasi publik kepada pemohon informasi.
4 menerima form, mempelajari
Form
1 Hari Form dan berkonsultasi dengan Ketua Bagian
5
menkoordinasikan dengan pihak
Rapat
1 Hari Rapat
terkait informasi
6 Pihak terkait memberikan Data dan Data dan Informasi
2 Hari Informasi informasi
7 Memberikan keputusan jawaban permohonan
Keputusan/infor Keputusan/informasi
1 Hari masi informasi melalui petugas pelayanan
8 Melakukan pencatatan dan Pencatatan di Pencatatan di agenda 1 hari
pembukuan
agenda
9 Memberikan form jawaban kepada
pemohon informasi
Form Jawaban
1 Hari Form Jawaban Kriteria keberhasilan :
Pemohon informasi dapat menerima informasi yang dibutuhkan
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN PROGRAM DATA DAN INFORMASI
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI MEDIA ONLINE MELALUI WEBSITE LPPMP UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Nomor SOP 001-2015-1.5
Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015 Tgl. Revisi - Tgl. Efektif
KUALIFIKASI PELAKSANA
e. Menguasai pengoperasian komputer dan aplikasi web
Penyusunan SOP untuk panduan dalam mengelola website dan update data/informasi pada seluruh website LPPMP
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
4. Software aplikasi web, desain grafis dan video editing
3. Printer dan scanner
2. Kamera digital, Handycam,
1. Komputer dan jaringan dengan akses Internet
2. SOP pelayanan informasi hasil pengembangan pendidikan
1. SOP pengumpulan dan pengolahan data
KETERKAITAN
d. Mampu mengolah data gambar dan video
1 Februari 2015
Disahkan oleh
Ketua LPPMP Universitas Riauc. Menguasai pengelolaan / desain web
b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau
a. Memahami sistim komputer jaringan (networking)
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
Nasional Pendidikan
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Ketua LPPMP Universitas Riau Nama SOP Pengelolaan layanan informasi media online melalui website LPPMP DASAR HUKUM
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Mutu Baku
Uraian Ka. Sekretaris Kabag. Tu Kasubbag Data Staff TU Webmaster Kelengkapan Waktu Output
LPPMP & Informasi1 Pencarian dan menerima berita
beserta bukti otentik berupa data- data (gambar/foto, dokumen dan
Analisis SWOT 1 hari Analisis SWOT
video) yang dilaksanakan oleh Pusat-pusat di lingkungan LPPMP
2 Press release data-data diperiksa, diklasifikasi dan
Dokumen 1 hari Dokumen dipilah sebagai bahan input website
3 data dan
Persetujuan press release data dan informasi informasi rencana kegiatan dan 1 hari yang telah dipilah dengan rencana kegiatan anggaran dan anggaran pemberian paraf
4 Editing informasi berupa data-
data (gambar/foto, dokumen dan
Editing
video) sebelum proses updating
Editing Pengumuman
1 Hari Pengumuman
data-data informasi yang akan di tampilkan pada website.
5 Filtering (Penyaringan) informasi sebelum proses
Rapat
1 Hari Rapat updateting data-data informasi yang akan di tampilkan pada website.
6 melakukan Update ke
Update data dan Update data dan
1 Hari tampilan website
Informasi Informasi
7 melakukan pemeliharaan, monitoring, pengawasan dan
Monitoring dan Monitoring dan proteksi keamanan website
1 Hari Pengawasan Pengawasan dan jaringan website
Kriteria keberhasilan :
Informasi pada website LPPMP ter-update secara berkala
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Nomor SOP 001-2015-2.1 Tgl. Pembuatan
DASAR HUKUM
KETERKAITAN
Penyusunan SOP untuk panduan dalam melakukan pencatatan, disposisi, dan distribusi surat dan dokumen lainnya LPPMP
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
4. Lembar disposisi
3. Buku agenda surat masuk - surat keluar
2. Surat keluar
1. Surat masuk
2. SOP pelayanan informasi hasil pengembangan pendidikan
1. SOP pengumpulan dan pengolahan data
c. Menguasai pengoperasian komputer
20 Januari 2015 Tgl. Revisi - Tgl. Efektif
b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau
a. Memahami pembuatan tata naskah dinas
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
Nasional Pendidikan
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Ketua LPPMP Universitas Riau Nama SOP Surat masuk dan surat keluar
1 Februari 2015 Disahkan oleh Ketua LPPMP Universitas Riau
PERALATAN/PERLENGKAPAN
SURAT MASUK
PELAKSANA MUTU BAKU NO KEGIATAN
KET Kasubag Data & Kasubag Umum & Staf KETUA SEKRETARIS Kabag TU Kelengkapan Waktu Output Informasi Keuangan
Pengantar Surat Mengirim Surat ke mulai
1 Surat Masuk
30 Menit Surat Masuk Bagian administrasi LPPMP staf subag umum dan keuangan menerima surat masuk dan no surat
2 Surat Masuk
1 Jam Surat Masuk mencatat ke dalam buku agenda surat/ databese Surat masuk Pengadministrasi Surat Masuk
3 proses Surat Masuk
1 Jam Surat Masuk memberi lembar Disposisi Pengadministrasi Surat meneruskan
4 disposisi
Surat Masuk
1 Jam Surat Masuk ke Ketua Ketua LPPMP menganalisis surat, dan memberikan perintah pada konsep konsep konsep konsep 5 lembar disposisi, selanjutnya
Surat Masuk
2 Jam Surat Masuk sekretaris/ kabag/ kasubag LPPMP. Bagian yang menerima disposisi 6 akan melaksanakan perintah sesuai
Surat Masuk
30 Menit Surat Masuk proses dengan perintah ketua.
Kasubag menerima disposisi dan diteruskan kepada staf untuk
proses
7 Surat Masuk
1 Jam Surat Masuk memperoses. Surat sesuai dengan isi disposisi
Staf umum dan keuangan
8 arsip Surat Masuk 30 menit Surat Masuk
mengarsipkan
SURAT KELUAR
PELAKSANA MUTU BAKU NO KEGIATAN
KET Kasubag Data & Kasubag Umum & Staf KETUA SEKRETARIS Kabag TU Kelengkapan Waktu Output Informasi Keuangan
Staf membuat surat keluar dan 1 mulai Surat Keluar
2 Jam Surat Keluar diserahkan kepada kasubag Kabag memeriksa surat: apakah valid/ sudah benar, apabila ada kesalahan
2 Surat Keluar
1 Jam Surat Keluar tidak di kembalikan, dan apabila sudah benar di paraf.
Sekretaris menerima dan valid/ memeriksa: kalau salah
3 Surat Keluar
30 Menit Surat Keluar tidak dikembalikan, dan kalau sudah benar di paraf.
Kasubag Umum dan Keuangan menerima surat yang sudah di no. surat 4 tanda tangan dan meneruskannya
Surat Keluar
1 Jam Surat Keluar pada staf untuk di beri nomor dan cap. Staf umum dan keuangan agendakan 5 mengdatabase (Agenda Elektronik)
Surat Keluar
1 Jam Surat Keluar lalu meminta tandatangan Ketua
Staf umum dan keuangan
6 mengcopy surat keluar, Surat Keluar
2 Jam Surat Keluar arsip
dikirimkan dan di arsipkan
Kriteria keberhasilan :
Setiap surat keluar dan surat masuk tercatat di buku agenda dan tercatat pula pengirimannya di buku ekspedisi Surat keluar dan masuk terdokumentasi dan tersimpan dengan baik
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Nomor SOP 001-2015-2.2 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Nama SOP Penerbitan surat tugas Ketua LPPMP Universitas Riau
DASAR HUKUM
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan
a. Memahami pembuatan tata naskah dinas
b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau informasi publik c. Menguasai pengoperasian komputer
. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP surat keluar - masuk
1. Surat masuk / undangan / bukti partisipasi
2. SOP penerbitan SPPD
2. Buku agenda surat masuk - surat keluar
3. SOP pembayaran honor
3. Disposisi / nota dinas
PERNGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk panduan dalam penerbitan surat tugas bagi pegawai / ASN di LPPMP
NO KEGIATAN Staf KETUA SEKRETARIS Kabag TU Kelengkapan Waktu Output PELAKSANA Kasubag Data & Kasubag Umum & Informasi Keuangan MUTU BAKU KET 1 Staf menerima surat masuk mulai Surat Tugas 30 Menit undangan kegiatan Staf menerima berupa undangan kegiatan 2 Staf memberi lembar Disposisi disposisi Surat Tugas 30 Menit Surat Tugas dan meneruskan ke Ketua 3 Ketua mendisposisikan ke disposisi Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas Sekretaris 4 Sekretaris mendisposisikan ke disposisi Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas Kabag TU 5 Kabag TU mendisposisikan ke disposisi Surat Tugas 30 Menit Surat Tugas Kasubag Kasubag menyerahkan kepada 6 proses staf untuk membuat surat tugas Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas penerima tugas, lalu staf memberikan kembali kepada 7 Kasubag memeriksa surat: apakah Kasubag sudah benar, apabila ada kesalahan benar di paraf. di kembalikan, dan apabila sudah valid/ tidak Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas 8 Sekretaris memeriksa surat: apabila sudah benar di paraf. kesalahan di kembalikan, dan apakah sudah benar, apabila ada valid/ Kabag TU memeriksa surat: apakah sudah benar, apabila ada tidak valid/ Surat Tugas 1 Jam Surat Tugas 10
9 Kasubag menerima surat yang sudah di paraf lalu meneruskannya pada staf untuk di beri nomor, kesalahan di kembalikan, dan apabila sudah benar di paraf. arsip tidak Surat Tugas Surat Tugas 30 Menit 1 Jam Surat Tugas Surat Tugas diberikan nomor dan di cap lalu 11 menyerahkan surat tugas pada Kasubag umum dan keuangan sebagai arsip yang bersangkutan Di gandakan dan copyan nya ditandatangani Ketua dan di cap. surat Surat Tugas 30 Menit final di tandatangani oleh Ketua Kriteria keberhasilan :
Setiap surat tugas tercatat dengan baik dan diketahui para pemangku kepentingan di LPPMP Surat tugas terdokumentasi dan tersimpan dengan baik
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Nomor SOP 001-2015-2.3 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Ketua LPPMP Universitas Riau
Nama SOP Penerbitan SPPD
DASAR HUKUM
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
a. Memahami pembuatan tata naskah dinas
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan
b. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau informasi publik c. Menguasai pengoperasian komputer
. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP surat keluar - masuk
1. Surat masuk / undangan / bukti partisipasi
2. SOP penerbitan surat tugas
2. Surat tugas
3. SOP pembayaran honor
3. Buku agenda surat masuk - surat keluar
4. Disposisi / nota dinas
PERNGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk panduan dalam penerbitan SPPD bagi pegawai / ASN di LPPMP
PELAKSANA MUTU BAKU NO KEGIATAN
KET Kasubag Data & Kasubag Umum & Staf Keuangan KETUA SEKRETARIS Kabag TU Kelengkapan Waktu Output Informasi Keuangan
Pelaksanaan tugas melapor ke bag. mulai
1 Keuangan untuk dibuatkan
Surat SPPD
1 Jam SPPD permintaan SPPD Staf keuangan membuatkan SPPD proses
2 sesuai dengan permintaan Surat SPPD
1 Jam SPPD pelaksana tugas Ketua LPPMP/Sekretaris/ Kabag/ SPPD
SPPD SPPD
3 SPPD SPPD Surat SPPD
30 Menit SPPD Kasubag mendatangani SPPD Staf keuangan membuatkan rincian proses
4 Surat SPPD
1 Jam SPPD biaya SPPD Staf keuangan menyerahkan SPPD
5 Surat SPPD
1 Jam SPPD dan uang muka pelaksana tugas Setelah menjalankan perjalanan dinas, pelaksana tugas bukti SPPD 6 menyerahkan bukti perjalanan
Surat SPPD
1 Hari KUITANSI dinas dan SPPD ke staf keuangan kuitansi Staf keuangan membuat kwitansi
7 final Surat SPPD
1 Jam KUITANSI berdasarkan bukti perjalanan Pelaksana tugas menandatangani mulai
8 kwitansi dan menerima sisa uang Surat SPPD
30 Menit FINAL perjalanan dinas Kriteria keberhasilan :
Dana perjalanan dinas diterima oleh pelaksana tugas sesuai dengan bukti perjalanan Bukti perjalanan dinas terdokumentasi dan tersimpan dengan baik
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Nomor SOP 001-2015-2.4 Tgl. Pembuatan
20 Januari 2015
- Tgl. Revisi Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Ketua LPPMP Universitas Riau Disahkan oleh
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Nama SOP Pembayaran gaji honorer Ketua LPPMP Universitas Riau
DASAR HUKUM
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan
a. Memahami peraturan / perundangan tentang standar biaya masukan informasi publik b. Memahami penggunaan anggaran berdasarkan jenis sumber
. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar
c. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau Nasional Pendidikan d. Menguasai pengoperasian komputer
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP surat keluar - masuk
1. Rekap kehadiran
2. SOP penerbitan SPPD
2. Perjanjian kontrak pegawai honorer
3. SOP pembayaran honor
3. SK honorer
PERNGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
Penyusunan SOP untuk panduan dalam pembayaran honor rutin bagi honorer di LPPMP
PELAKSANA MUTU BAKU NO KEGIATAN
KET Staf CSO REKTORAT KETUA BPP Kelengkapan Waktu Output Staf keuangan membuat pengajuan pencairan gaji tenaga honorer dan mulai melampirkan SPP, DRPP, SPTJM,
1 Gaji Honorer
1 Hari dokumen pencairan SK, amprah,yang sudah di tandatangani BPP dan PPK kemudian diserahkan ke CSO CSO memeriksa pencairan dana: kelengkapan kalau lengkap di lanjutkan, dan pemberitahuan pencairan
2 Gaji Honorer
1 Hari kalau tidak lengkap di kembalikan pencairan ke staf
Rektorat melaksanakan proses proses
3 Gaji Honorer
1 Jam pencairan gaji pencairan pencairan Staf keuangan menerima dan proses 4 dalam bentuk notifikasi di
Gaji Honorer
1 Jam pemberitahuan SP2D aplikasi SAK BLU BPP membuat cek pencairan gaji 5 tenaga honorer beserta lampiran
CEK Gaji Honorer 30 menit CEK dan menyerahkan ke ketua LPPMP Ketua LPPMP menandatangani cek
6 Gaji Honorer 30 menit CEK CEK pencairan gaji honorer BPP menyerahkan cek ke bank dan proses
7 Gaji Honorer
2 Jam GAJI menerima gaji honorer dari bank BPP memberikan gaji kepada final
8 honorer dan honorer Gaji Honorer
1 Jam GAJIAN menandatangani amprah Kriteria keberhasilan :
Uang honor diterima tepat waktu oleh honorer Semua kegiatan terdokumentasi dan tersimpan dengan baik
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN Nomor SOP 001-2015-2.5 Tgl. Pembuatan
DASAR HUKUM
KETERKAITAN
Penyusunan SOP untuk panduan dalam pembayaran honor panitia kegiatan dan menghindari kesalahan
PERNGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Tujuan SOP :
4. Ampra pembayaran
3. Disposisi / nota dinas
2. SK panitia
1. D a f t a r k e h a d i r a n p a n i t i a
3. SOP pembayaran honor
2. SOP penerbitan surat tugas
1. SOP surat keluar - masuk
d. Menguasai pengoperasian komputer
20 Januari 2015 Tgl. Revisi - Tgl. Efektif
c. Memahami kebijakan LPPMP dan Universitas Riau
a. Memahami peraturan / perundangan tentang standar biaya masukan b. Memahami penggunaan anggaran berdasarkan jenis sumber
e. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 114 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Riau d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.
Nasional Pendidikan
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 Ketua LPPMP Universitas Riau Nama SOP Pembayaran honorarium panitia kegiatan
1 Februari 2015 Disahkan oleh Ketua LPPMP Universitas Riau
PERALATAN/PERLENGKAPAN
NO KEGIATAN 1 penunjukan panitia kegiatan dan sk mulai Staf keuangan membuat draf sk Staf CSO REKTORAT KETUA SEKRETARIS BPP dan PPK Kelengkapan Waktu Output PELAKSANA Gaji Honorarium Panitia MUTU BAKU 2 Jam draf SK KET 2 penunjukan panitia kegiatan dan sk Ketua menenandatangani sk besaran honorarium Sekretaris memeriksa draf sk besaran honorarium proses Gaji Honorarium Panitia 1 Jam SK 3 penunjukan panitia kegiatan dan sk Staf keuangan membuat pengajuan besaran honorarium mengimput ke SAK_BLU dengan pencairan honorarium panitia dan SK Gaji Honorarium Panitia 30 Menit SK 4 melampirkan SPP, DRPP, SPTJM, CSO BPP dan PPK. Lalu diserahkan ke amparah, kemudian di tandatangani SK besaran honorarium dan proses Gaji Honorarium Panitia 1 Hari dokumen pencairan 5 ke staf kalau tidak lengkap di kembalikan kalau lengkap di lanjutkan, dan CSO memeriksa pencairan dana: proses Gaji Honorarium Panitia 1 Hari pencairan honor Surat Keluar 6 Rektorat melaksanakan proses Gaji Honorarium Panitia 2 Jam digandakan lalu di 7 dalam bentuk notifikasi di aplikasi SAK BLU Staf keuangan menerima dana pencairan dana proses Gaji Honorarium Panitia 1 jam pemberitahuan SP2D arsipkan 8 honorarium panitia kegiatan 9 Ketua LPPMP menandatangani cek BPP membuat pencairan dana beserta lampiran TTD CEK Gaji Honorarium Gaji Honorarium Panitia Panitia 30 menit CEK 1 Jam CEK 10 BPP menyerahkan cek ke bank dan menerima dana panitia dari bank proses Gaji Honorarium Panitia 1 Jam HONOR BPP menyerahkan cek 11 pencairan ke bank dan final Gaji Honorarium Panitia 1 Jam HONORARIUM menyerahkan kepada panitia kegiatan
Kriteria keberhasilan :
Uang honor diterima tepat waktu dan tepat jumlah oleh panitia Semua dokumen tersimpan dengan baik
UNIVERSITAS RIAU LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
SUB-BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
DASAR HUKUM
KETERKAITAN
20 Januari 2015 Tgl. Revisi - Tgl. Efektif
1 Februari 2015 Disahkan oleh Ketua LPPMP Universitas Riau
Prof. Dr. Usman M.Tang, MS NIP 196405011989031001 \Ketua LPPMP Universitas Riau Nama SOP Pengadaan barang dan jasa
a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan