PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (1)
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai
kegiatan dalam suatu organisasi termasuk dalam manajemen sumber daya manusia, sebab
perencanaan merupakan prasyarat pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan pennetuan
kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka panjang maupun jangka
pendek. Ketika terjadi perubahan perubahan dalam lingkungan ekternal organisasi, secara
langsung atau tidak langsung itu dapat mempengaruhi keputusan keputusan internal
organisasi yang meliputi strategi, budget, ramalan ramalan penjualan, ekspansi atau usaha
baru, rancangan organsiasi dan rancanagan pekerjaan. Rancangan organisasi dan pekerjaan
merupakan rencangan struktur yaitu organisasi sacara makro dan rancangan pekerjaan yakni
tingkat spesialisasi dalam aspek cakupan jumlah pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan oleh
pegawai. Dari aspek perancanagna pekerjaan dari aspek organisasi, strategi dan keperilakuan,
harus dilakukan perancangan ulang pekerjaan, misalnya melalui job enlaergement yaitu
peningkatan jumlah cakupan pekerjaan yang harus dilakukan dan job enrichment yaitu
peningkatan otonomi yang dimiliki oleh para pekerja yang akan mengakibatkan pengurangan
atau penambahan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang dimiliki perusahaan senantiasa akan
mengalami perubahan yang secara langsung akan mempengaruhi kebutuhan jumlah tenaga
kerja sebagai akibat adanya pegawai yang pensiun, pemutusan hubungan kerja, meninggal
dunia, dan adanya jam kerja yang hilang melalui absensi yang sengaja oleh pegawai atau
tidak sengaja akibat sakit dan lain lain. Peramalan kebutuhan tenaga kerja sebagaimana inti
dari proses perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan, meskipun merupakan sesuatu
yang sulit. Berikut teknik teknik peramalan :
1. Ramalan para ahli yaitu ramalan yang didasarkan pada penilaan para ahli. Ramalan
ini dalam bentuknya dapat berupa:
a. Nominal Delphi Technique ( NGT ) yaitu menghadirkan lima sampai sepuluh ahli,
kemudian ditanyakan mengenai misalnya apa yang menyebabkan perubahan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang.
b. Delphy Technique yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secra bersama sama.
Perencanaan sumber daya mansia meminta pendapat beberapa ahli tentang
kebutuhan sumber daya mansuia pada masa yang akan datang.
c. Perkiraan manajer yaitu kebutuhan sumber daya manusia diperkirakan oleh
manajer puncak, kemudian diberikan ke manejer paling bawah diminta untuk
menentukan kebutuhan sumber daya manusia dan seterusnya.
2. Analisis Kecenderungan
Analisis ini dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yanh
dapat dilakukan melalui :
a. Ekstrapolasi yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada masa lalu sama
dengan yang akan datang.
b. Indeksi yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dan jumlah
penjualan atau produksi pada masa yang akan datang.
3. Budget and plannig analysis yaitu dari jumlah budget yang disetujui didalamnya juga
telah tercermin jumlah kebutuhan pegawai, yang umumnya dilakukan setiap
departemen yang ada dalam perusahaan.
4. New Venture analysis yaitu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan
membandingkan dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh
perusahaan.
5. Computer analysis yaitu suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer
melalui rumus matematika, rasio rasio atau indeksasi, dan ekstrapolasi secara bersama
sama.
Setelah menganalsis faktor faktor yang menyebabkan perubahan kebutuhan pegwai,
langkah selanjutnya adalah menganalisis ketersediaan tenaga kerja uyang dapat diperoleh
dari dua sumber yaitu sumber internal dan sumber eksternal. Sumber internal adalah
pegawai yang ada didalam perusahaan yang dapat dipromosikan, ditransfer untuk mengisi
jabatan yang kosong, atau profil dari pegwai pada saat ini yang mencerminkan
kemampuan perusahaan. Sumber ekstenal adalah supply dari luar perusahaan yang
direkrut. Menaksir ketersediaan sumber daya manusia inernal merupakan proses
pemeriksaan tenaga kerja yang ada saat ini, baik jumlah maupun jenisnya. Beberap teknik
analisis yang dapat digunakan adalah membuat apa yang disebut dengan replacement
chart yaitu gambaran singkat mengenai siapa yang menggantikan siapa apabila suatu
jabatan kosong. Hasil dari analisis sumber internal akan memperlihatkan kebutuhan
pegawai yang dapat dipenuhi dari dalam melalui promosi atau transfer dengan terlebih
dahulu melakukan beberapa pelatihan. Oleh karena itu organisasi harus mengisinya dari
sumber eksternal. Untuk itu diperlukan analisis sumber eksternal untuk melihat
kemungkinan pengisiannya dan kemungkinan melakukan tindakan tindakan proaktif.
Sumber ekternal merupakan ketersediaan tenaga kerja pada pasar tenga kerja. Supply
ekternal dapat dianalisis dari jumlah yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan dan latihan
yang ada. Berdasarkan kebutuhan ( demand) dan ketersediaan tersebut beberapa
kemungkinan dapat terjadi seperti:
a. Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan pegawai.
b. Terjadi kelebihan supply tenaga kerja.( supply lebih besar daripada demand)
c. Terjadi kekurangan supply tenaga kerja ( supply lebih kecil daripada demand)
Selanjutnya, berdasarkan situasi diatas akan dilakukan berbagai program seperti
penarikan pegawai baru bilamana terdapat kekurangan pegawai, pelatihan untuk pegawai
yang ada agar siap mengisi kekurangan yang ada, melakukan perbahan car kerja seperti
meningkatkan jam kerja dengan kerja lembur, melakukan kontrak kerja dengan pihak luar
dan laij lain sehingga tidak perlu melakukan penarikan pegawai baru. Kemudian bila
terjadi kelebihan pegawai mungkin tidak akan melakukan perekrutan, mungkin akan
melakukan penawaran kepada pegawai untuk pensiun dini, mengurangi jam kerja, dan
lain lain.
Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai
kegiatan dalam suatu organisasi termasuk dalam manajemen sumber daya manusia, sebab
perencanaan merupakan prasyarat pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan pennetuan
kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka panjang maupun jangka
pendek. Ketika terjadi perubahan perubahan dalam lingkungan ekternal organisasi, secara
langsung atau tidak langsung itu dapat mempengaruhi keputusan keputusan internal
organisasi yang meliputi strategi, budget, ramalan ramalan penjualan, ekspansi atau usaha
baru, rancangan organsiasi dan rancanagan pekerjaan. Rancangan organisasi dan pekerjaan
merupakan rencangan struktur yaitu organisasi sacara makro dan rancangan pekerjaan yakni
tingkat spesialisasi dalam aspek cakupan jumlah pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan oleh
pegawai. Dari aspek perancanagna pekerjaan dari aspek organisasi, strategi dan keperilakuan,
harus dilakukan perancangan ulang pekerjaan, misalnya melalui job enlaergement yaitu
peningkatan jumlah cakupan pekerjaan yang harus dilakukan dan job enrichment yaitu
peningkatan otonomi yang dimiliki oleh para pekerja yang akan mengakibatkan pengurangan
atau penambahan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang dimiliki perusahaan senantiasa akan
mengalami perubahan yang secara langsung akan mempengaruhi kebutuhan jumlah tenaga
kerja sebagai akibat adanya pegawai yang pensiun, pemutusan hubungan kerja, meninggal
dunia, dan adanya jam kerja yang hilang melalui absensi yang sengaja oleh pegawai atau
tidak sengaja akibat sakit dan lain lain. Peramalan kebutuhan tenaga kerja sebagaimana inti
dari proses perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan, meskipun merupakan sesuatu
yang sulit. Berikut teknik teknik peramalan :
1. Ramalan para ahli yaitu ramalan yang didasarkan pada penilaan para ahli. Ramalan
ini dalam bentuknya dapat berupa:
a. Nominal Delphi Technique ( NGT ) yaitu menghadirkan lima sampai sepuluh ahli,
kemudian ditanyakan mengenai misalnya apa yang menyebabkan perubahan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang.
b. Delphy Technique yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secra bersama sama.
Perencanaan sumber daya mansia meminta pendapat beberapa ahli tentang
kebutuhan sumber daya mansuia pada masa yang akan datang.
c. Perkiraan manajer yaitu kebutuhan sumber daya manusia diperkirakan oleh
manajer puncak, kemudian diberikan ke manejer paling bawah diminta untuk
menentukan kebutuhan sumber daya manusia dan seterusnya.
2. Analisis Kecenderungan
Analisis ini dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yanh
dapat dilakukan melalui :
a. Ekstrapolasi yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada masa lalu sama
dengan yang akan datang.
b. Indeksi yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dan jumlah
penjualan atau produksi pada masa yang akan datang.
3. Budget and plannig analysis yaitu dari jumlah budget yang disetujui didalamnya juga
telah tercermin jumlah kebutuhan pegawai, yang umumnya dilakukan setiap
departemen yang ada dalam perusahaan.
4. New Venture analysis yaitu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan
membandingkan dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh
perusahaan.
5. Computer analysis yaitu suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer
melalui rumus matematika, rasio rasio atau indeksasi, dan ekstrapolasi secara bersama
sama.
Setelah menganalsis faktor faktor yang menyebabkan perubahan kebutuhan pegwai,
langkah selanjutnya adalah menganalisis ketersediaan tenaga kerja uyang dapat diperoleh
dari dua sumber yaitu sumber internal dan sumber eksternal. Sumber internal adalah
pegawai yang ada didalam perusahaan yang dapat dipromosikan, ditransfer untuk mengisi
jabatan yang kosong, atau profil dari pegwai pada saat ini yang mencerminkan
kemampuan perusahaan. Sumber ekstenal adalah supply dari luar perusahaan yang
direkrut. Menaksir ketersediaan sumber daya manusia inernal merupakan proses
pemeriksaan tenaga kerja yang ada saat ini, baik jumlah maupun jenisnya. Beberap teknik
analisis yang dapat digunakan adalah membuat apa yang disebut dengan replacement
chart yaitu gambaran singkat mengenai siapa yang menggantikan siapa apabila suatu
jabatan kosong. Hasil dari analisis sumber internal akan memperlihatkan kebutuhan
pegawai yang dapat dipenuhi dari dalam melalui promosi atau transfer dengan terlebih
dahulu melakukan beberapa pelatihan. Oleh karena itu organisasi harus mengisinya dari
sumber eksternal. Untuk itu diperlukan analisis sumber eksternal untuk melihat
kemungkinan pengisiannya dan kemungkinan melakukan tindakan tindakan proaktif.
Sumber ekternal merupakan ketersediaan tenaga kerja pada pasar tenga kerja. Supply
ekternal dapat dianalisis dari jumlah yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan dan latihan
yang ada. Berdasarkan kebutuhan ( demand) dan ketersediaan tersebut beberapa
kemungkinan dapat terjadi seperti:
a. Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan pegawai.
b. Terjadi kelebihan supply tenaga kerja.( supply lebih besar daripada demand)
c. Terjadi kekurangan supply tenaga kerja ( supply lebih kecil daripada demand)
Selanjutnya, berdasarkan situasi diatas akan dilakukan berbagai program seperti
penarikan pegawai baru bilamana terdapat kekurangan pegawai, pelatihan untuk pegawai
yang ada agar siap mengisi kekurangan yang ada, melakukan perbahan car kerja seperti
meningkatkan jam kerja dengan kerja lembur, melakukan kontrak kerja dengan pihak luar
dan laij lain sehingga tidak perlu melakukan penarikan pegawai baru. Kemudian bila
terjadi kelebihan pegawai mungkin tidak akan melakukan perekrutan, mungkin akan
melakukan penawaran kepada pegawai untuk pensiun dini, mengurangi jam kerja, dan
lain lain.