Makalah Sistem Informasi dalam Organisasi (Bisnis)

SISTIM INFORMASI DALAM ORGANISASI (BISNIS) MAKALAH

  UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Sistim Informasi Manajemen yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si oleh

  1. Sarah Ainun Dewi Mashita (120413424002)

  2. Ulfi Umi N (120413423989)

  3. Wildan Ridolloh (120413423982)

  4. Yosua Soedibyo (120413423996)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN MARET 2014

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dan inovasi para pemikir sistem telah mengantarkan

  organisasi bisnis bekerja lebih efektif dan efisien dibanding sebelumnya. Proses pengambilan keputusan bisnis juga semakin singkat dan akurat berkat dukungan sistem informasi yang mampu mengelola dan mengolah data di lapangan secara cepat.

  Meskipun belum mendominasi, banyak organisasi bisnis yang telah memanfaatkan berbagai produk sistem informasi untuk kepentingan bisnisnya, baik dalam skala kecil maupun besar. Tidak lagi sekedar menggunakan aplikasi perkantoran yang hanya dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi pembuatan surat, pengganti kwitansi, dan sejenisnya.

  Beberapa contoh tujuan dari pembuatan sistem informasi yang mulai banyak dimanfaatkan oleh perusahaan untuk solusi bisnisnya, antara lain mengetahui stok barang di semua cabang secara real time, distribusi barang dari cabang yang memiliki kelebihan stok ke cabang yang sedang kehabisan stok, penjadwalan pengiriman barang secara otomatis, serta menganalisa preferensi konsumen atas produk-produk yang dijual.

  Melalui beberapa produk yang disebutkan di atas, tentunya kita bisa membayangkan bahwa pemilik bisnis tidak perlu harus menunggu laporan mingguan atau bulanan dari para pengelolanya untuk memutuskan menambah produk, mengurangi pasokan, atau memutuskan untuk tidak lagi membeli.

  Penyelarasan aktivitas bisnis dengan keunggulan yang dimiliki oleh teknologi informasi membawa dampak yang luar biasa baik dalam hal kinerja usaha yang makin meningkat ataupun memperbesar nilai tambah (value added) bagi perusahaan maupun konsumennya (Ridwan, 2013).

B. Rumusan Masalah

  1. Apa saja tipe-tipe sistim informasi dalam organisasi ?

  2. Bagaimana peranan sistem tekhnologi informasi di dalam organisasi ?

  3. Apakah yang dimaksud dengan TPS (Transaksi Processing System) ?

BAB II PEMBAHASAN

1. Tipe-tipe sistim informasi dalam organisasi

  Perkembangan bisnis pada saat ini sangat bergantung pada teknologi informasi/sistem informasi. Sistem informasi didalam bisnis saat ini bergerak dari suatu tradisi dimana mereka pada saat lalu mengabaikan, mendelegasikan atau menolak keputusan tentang pemakaian teknologi informasi, dan mengakibatkan mereka tidak dapat membuat suatu rencana pemasaran, produksi, hubungan antar organisasi ataupun perencanaan keuangan dengan sesegera mungkin. Dapat dilihat dari kasus-kasus bahwa sistem informasi didalam organisasi membantu penyelesaian masalah-masalah yang ada dan juga dapat memberikan peluang bagi perusahaan untuk meraih keunggulan bersaing.

  Ada banyak cara menggunakan sistem informasi didalam bisnis dimana mereka (pegawai, manajer, exekutive) aktif didalamnya dan agar dapat menentukan kinerja yang akan dicapai seperti memecahkan masalah bisnis dan melihat peluangnya. Dua hal yang terlihat jelas mempengaruhi sistem informasi didalam organisasi adalah struktur organisasi (hirarki) dan fungsional. Kedua hal tersebut berdampak setiap pegawai, manajer dan exekutive mempunyai tanggung jawab, rentang kendali yang berbeda dan sistem informasi yang digunakan juga berbeda. Agar sistem informasi menjadi lebih efektif maka sistem informasi terbagi beberapa tipe informasi (transaksi processing system, MIS, DSS, EIS). Atrinya sistem informasi yang disajikan didalam organisasi sangat ditentukan oleh hirarki tradisional organisasi yaitu piramida segitiga level strategik, taktikal dan operasional.

  Sistem informasi yang disajikan didalam organisasi sangat ditentukan bentuk hirarki tradisional organisasi. Hal ini disebabkan beragamnya kekhasan, minat, fungsional dan level dalam organisasi juga mengakibatkan beragam sistem. Menurut O’Brien James beragam sistem informasi didalam organisasi terbagi atas dua bagian yaitu sistem informasi yang pendukung manajemen (support manajemen system) dan sistem informasi yang pendukung operasional (support operational system).

  EIS Support manajemen Strategic DSS MIS Support operasional

  Taktikal TPS Operasional mgt PCS EC

  Operasional bisnis EIS : Executive Information System ECS : Enterprise Collaboration System DSS : Decision Support System PCS : Process Control Systems MIS : Management Information Systems TPS : Transaction Processing System

  Enam tipe sistem informasi melayani 4 level organisasi yaitu level operasional bisnis, level operasional manajemen, level taktikal manajemen, level strategik manajemen.

  Sistem yang mensupport operasional bisnis yaitu system yang melayani manajer operasional dengan cara mencatat aktivitas transaksi di organisasi, misalnya penjualan, nota- nota, pemasukan kas, penggajian, pengkreditan dll. Sasaran pada level ini adalah memberikan informasi atas rutinitas aktivitas dan mencatat alur transaksi di seluruh lini organisasi.

  Sistem yang mensupport manajemen yaitu sistem yang melayani pemonitoran, pengendalian, pengambilan keputusan dan aktivitas administrasi dari manajer madya. Contohnya laporan penjualan selama sebulan, laporan biaya anggaran, analisa biaya penjualan, penjadwalan produksi, penentuan harga dan lain-lain.

  Sistem level manajemen strategi, membantu manajemen senior menyusun trik-trik dan strategi dan tren-tren jangka panjang, baik didalam perusahaan maupun di lingkungan eksternal. Tujuan utamanya adalah menyesuaikan perubahan-perubahan pada lingkungan eksternalnya, kemampuan nyata organisasi.

  Sebagian sistem level-manajemen (level taktikal dan strategik) yang melayani pengambilan keputusan tidak rutin. Sebagian sistem informasi digunakan untuk mendukung pada keputusan yang cenderung fokus pada keputusan-keputusan yang kurang terstruktur dan tidak terstruktur. Pada level strategic informasi digunakan untuk membantu manajemen menyusun strategi dan tren jangka panjang, baik didalam perusahaan maupun di lingkungan eksternalnya. Tujuan utamanya adalah menyesuaikan perubahan-perubahan pada lingkungan eksternal dengan kemampuan nyata organisasi.

  Sistem informasi juga melayani fungsi-fungsi bisnis utama seperti penjualan, pemasaran, pabrikasi (manufacture), kauangan, akuntansi dan sumber daya manusia. Perusahaan biasanya memiliki sistem pada level operasional, manajemen dan untuk tiap wilayah fungsional. Enam tipe sistem

  Memperhatikan spesifik

  Tipe informasi Input Informasi Pemrosesan Output informasi Pengguna EIS Pengumpulan data; eksternal, internal Grafik; simulasi; interaktif

  Proyeksi jawaban pertanyaan Manajer Senior DSS

  Sejumlah kecil data atau database besar untuk dianalisis; model-model analitik dan alat-alat bantu analisis Interaktif; simulasi; analisis

  Laporan-laporan khusus; analisis keputusan; jawaban pertanyaan Sifat ahli, atau manajer MIS

  Rangkuman ringkasan data; sejumlah besar data; model-model sederhana

Laporan rutin;

model-model sederhana; analisis level rendah

  Rangkuman dan laporan akhir Manajemen madya

  ECS Dokumen; jadwal Pengelolaan dokumen; penjadwalan; komunikasi Dokumen; jadwal; surat Manajer; petugas administrasi PCS

  Spesifikasi desain robotic Pemodelan; simulasi Model-model grafis

  Staf ahli, staf teknis Transaksi; even-even Pensortiran; Laporan rinci; Personil operasi; TPS Pengkombinasia daftar; rangkuman pengawas n; pembaharuan supervisor

2. Peranan sistem tekhnologi informasi di dalam organisasi

  Sistem teknologi informasi itu memiliki 5 peranan utama menurut ( Jogiyanto, 2005) 1) Meningkatkan efisiensi 2) Efektivitas 3) Komunikasi 4) Kolaborasi 5) Kompetitif Pada awalnya sistem teknologi informasi digunakan untuk pengolahan transaksi (TPS).

  Tujuan daari TPS adalah menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan teknologi sistem teknologi informasi. Sistim teknologi informasi . Sistem teknologi informasi yang berorientasi ke TPS saja lebih berperan untuk meningkatkan efisiensi.Peran evisiensi lainnya juga dicapai oleh PCS (Process control systems) yang digantikan manusia dengan teknologi di proses produksi (Jogiyanto, 2005).

  Peran sistim teknologi informasi yang kedua yaitu untuk meningkatkan efisiensi dapat dicapai dengan SIM, DSS, GSS, ES, dan ANN. Sistem informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organiasi untuk mendukung proses pengambilan keputusam mereka dengan lebih efisien. Lebih efektif karena pengambilan keputusan didasarkan dengan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan (Jogiyanto, 2005).

  Peran ke tiga dan ke empat dari sistem teknologi informasi adalah untuk komunikasi dan kolaborasi dicapai dengan menerapkan OAS (Office automation systems) yang akan mengintegrasikan pengguna sistem teknologi informasi termasuk para manajer secara elektronik. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan mengunakan e-mail dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan menggunakan video conference dan teleconference (Jogiyanto, 2005).

  Peran kelima dari sistem teknologi informasi adalah untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat dicapai dengan mengunakan Strategic information systems (SIS). SIS merupakan sistem-sistem teknologi informasi dan teknologi informasi maupun di dalam organisasi untuk mengimplementasikan strategi untuk keunggulan kompetisi (Jogiyanto, 2005).

   Sistim Informasi Dalam Bisnis Teknologi informasi adalah alat yang didasarkan pada komputer yang digunakan orang untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan kebutuhan proses informasi bagi perusahaan. Teknologi informasi meliputi keyboards, screens, printers, modems,payroll software, dan lain sebgaonya (Indrayani&Humdiana, 2009).

  Menggunakan teknologi informasi dalam perusahaan ada 3 cara menurut (Indrayani&Humdiana: 2008).

   Untuk mendukung tugas-tugas memproses informasi  Sebagai pengerak informasi  Sebagai penghemat waktu dan tempat Peran sistim informasi menurut David Kroonke dalam (Indrayani&Humdiana, 2009) adalah:

  Dalam lingkup internal:Mendukung control operasional, mendukung control manajemen, mendukung perencanaan strategis. Dalam lingkup enternal: Meningkatkan kualitas produk , meningkatkan hantaran produk.

  Tugas Memproses informasi Deskripsi Alat-Alat Teknologi Informasi Menangkap informasi Mendapatkan informasi dari Input teknologi (Capturing) sumber aslinya  Mouse

   Keyboard  Bar code reader Menyampaikan informasi Menyajikan informasi dalam Output technology (Coveriying) bentuk yang sangat berguna

   Screen  Printer  Speakers Menciptakan informasi Memproses informasi untuk Software technology

  (Creating) mendapatkan informasi baru  Work processing  Paytoll  Expect system

  Meyimpan informasi (Crading)

  Menyimpan informasi untuk digunakan kemudian Strong technology

   Hard disk  CD-ROOM  tape Mengkomunikasikan informasi (Communicating)

  Mengirim informasi kepada orang lain atau tempat lain Telecomunication technology

   Modems  Satelite  Digital paper Anda dapat melihat 5 tugas memproses informasi menurut (Indrayani&Humdiana:2009)

  1) Capturing information(menangkap informasi) 2) Conveying information (menyampaikan informasi) 3) Creating information(menyiptakan informasi) 4) Cradling information(menyimpan informasi) 5) Communicating information(mengkomunikasikan informasi)

   Teknologi Informasi Sebagai Pengerak Inovasi Alat-alat teknologi informasi tidak hanya mendukung tugas memproses informasi suatu perusahaan,tetapi juga mampu menciptakan inovasi. Perhatikan FadeX-perusahaan pengangkut paket pertama menawarkan softwere pengiriman paket bahwa pelanggannya dapat menggunakan untuk meminta pengambilan paket secara elektronik dan dapat mengecek keadaan paket selama pengiriman (Indrayani&Humdiana, 2009).

   Teknologi informasi sebagai penghemat waktu dan tempat

  Jika anda ingin mengambil pandangan yang lebih frakmatis dari peranan teknologi informasi dalam bisnis saat ini, anda dapat mengatakan teknologi informasi pada dasarnya penghemat wakru dan tempat (Collapser of time and space) (Indrayani&Humdiana, 2009).

  Sebagai penghemat waktu dan tempat,teknologi informasi memberikan keuntungan sangat besar bagi perusahaan (business). Perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi untuk menyimpan informasi dengan jumlah banyak dalam satu tempat dan memproses nformasi itu dengan kecepatan yang sangat tinggi. Oleh sebab itu, banyak perusahaan mulai melakukan rekayasa kembali proses kerja mereka, dan arus informasi sekitar penggunaan teknologi informasi (Indrayani&Humdiana, 2009).

3. TPS (Transaksi Processing System)

  Menurut Humdiana & Indrayani (2006:51) Transaksi Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang memproses data yang berasal dari transaksi bisnis. Transaksi adalah kejadian pertukaran (transform) misalnya antara produsen dan pelanggan, atau distributor dengan pabrik dan merupakan bagian bisnis seperti penjualan, penjualan kredit, pencarian, refunds dan pembayaran. Contoh data transaksi adalah data yang di dapat ketika terjadi transformasi antara penjualan dan pelanggan, dan orang penjualan harus mendapatkan data transform tersebut misalnya produk apa yang terjual, berapa banyak, berapa harganya dan kapan terjadinya (tanggal) yang selanjutnya data ini akan diproses.

   Dua hal keuntungan dari Transaksi Processing System (TPS).

  1. Banyak TPS digunakan sebagai batas antara organisasi dan lingkungannya. Merupakan media dimana antara pelanggan dengan organisasi, supplier dengan gudang, distributor dengan sales. TPS juga merupakan media dimana perusahaan mengambil data dari pelanggan melalui transaksi.

  2. TPS merupakan penghasil informasi untuk tipe sistem informasi lainnya. Karena TPS memegang relasi hubungan dengan lingkungannya, ia adalah tempat dimana manager dapat menilai kinerja organisasi, memberitahukan manajer tentang hubungan perusahaan dengan lingkungannya dan mendukung sistem informasi lainnya untuk melayani manajemen dalam pengambilan keputusan. TPS menyimpan kejadian lampau ke dalam data base.

  A. Strategik TPS

  TPS dapat merupakan strategi dalam meraih keunggulan bersaing di dalam bisnis sebagai contoh perusahaan dapat mengembangkan interorganisasi (hubungan antar bagian di organisasi) dengan TPS. TPS dapat digunakan sebagai media pelayanana yang diberikan organisasi sehingga mengakibatkan mereka loyal terhadap organisasi atau produk.

  B. Siklus Proses Transaksi TPS adalah tempat mendapatkan dan memproses data yang ada dalam transaksi bisnis.

  Hal ini dikarenakan data transaksi dapat merubah data di dalam organisasi dan data base organisasi. Data transaksi ini akan menghasilkan bermacam-macam informasi untuk internal maupun external. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar tentang proses transaksi

  1. Aktivitas data entry

  2. Aktivitas proses transaksi

  3. Aktivitas file dan data prosessing

  4. Dokumen dan pembuatan laporan

  5. Aktivitas inquiry prosessing

ORDER ENTRY TPS

  1. Captures transaction Information

  2. Proses data transaksi

  3. Aktivitas penyimpanan

• customer information
• sales information
• product information

  4. Cradles Information Saat pelanggan akan meninggalkan supermarket, pelanggan akan memberikan barang yang dibeli kepada kasir maka

  1. Aktivitas data entry Kasir melakukan scar bar code yang terdapat pada barang belanjaan, maka pada saat itu akan terjadi data entri artinya bar code akan terlihat di layar (screen) kasir dalam tampilan kode barang, nama barang dan harga barang.

  2. Aktivitas proses transaksi Data yang telah didapat (capture) akan diproses dengan cara, bila barang yang dibeli berjumlah 5, maka kasir akan mengentri angka 5 dan selanjutnya sistem (program) secara otomatis akan mengalihkan harga barang dengan jumlah.

  USER

  3. Aktivitas file dan data prosessing.

  Bila pelanggan telah membayar total keseluruhan barang yang dibeli dan kasir selanjutkan akan menekan enter ada tombol keyboard, akibat seluruh data entri akan masuk ke dalam database.

  4. Dokumen dan pembuatan laporan Data base transaksi dapat diproses untuk menghasilkan laporan tentang kegiatan transaksi.

  5. Aktivitas inquiry prosessing Manajer ataupun manajemen lainnya dapat melihat, melakukan inquiry terhadap database.

  C. Ciri-ciri TPS

  Dari kegiatan proses transaksi maka dapat TPS mempunyai ciri-ciri :

  1. Datanya rutin maka pola operasinya terstruktur

  2. Jelas sasaran maupun sumber daya yang diperlukan 3. Menembus batas organisasi dan lingkungannya, misalnya pelayanan dari petugas gudang.

  4. Merupakan sumber daya dari sistem informasi lainnya 5. Berada pada level operational didalam stuktur organisasi.

  D. Proses Data Entry

  Setiap organisasi memiliki ke 5 aktivitas TPS ini (walaupun sistem manual yang digunakan). TPS dapat memperlihatkan citra organisasi bagaimana organisasi memproses suatu data dan dapat diperlihatkan pada message processing system.

  1. Data Entry Tradisional Metode data entry tradisional yaitu dimana end user mendapatkan data sistem informasi dengan cara menggunakan source dokumen seperti dokumen sales order, kartu pembayaran dan formulir sales order.

  2. Sumber Data Otomatis Menggunakan metode otomatis data entry disebut juga dengan sumber data otomatis.

  Beberapa metode telah dikembangkan sehubungan dengan otomatis ini, melalui beberapa proses data entry otomatis. Sistem ini mencoba untuk mengurangi atau menghilangkan aktivitas manusia dan data media yang ada di data entry tradisonal.  Order Entry TPS

  Biasanya order retail dilakukan melalui telephone, fax atau surat. Perusahaan menerima order dan order masuk kedalam sistem. Sistem akan memeriksa status kredit dari pusat retail dan juga akan memeriksa stok barang di gudang, selanjutnya pusat retail akan dapat menentukan kapan barang dapat dikirim.

   Elektronik Data Interhance (EDI) Elektronik Data Interchange (EDI) dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengiriman dokumen bisnis dengan format standard yang khusus seperti orders, pembayaran dan konfirmasi antar rekan raja.

   Elemen Edi Edi digunakan terutama untuk pesan bisnis secara elektronik dan pengiriman yang berulang-ulang termasuk didalamnya pirchase order (po), invoices, approvals atau kredit, shipping notice (surat pengiriman) konfirmasi dan sebagainya. Elektronik Data Interhance (EDI). Sistem ini melibatkan elektronil transmisi pada data transaksi bisinis melalui telekomunikasi yang menghubungkan komputer antar rekan bisnisnya.

  Data yang dikirim bervariasi tergantung dari dokumen transaksi bisnis yang dilakukan (seperti order pembelian, invoices, requirest for quatatiosn dan shipping notice) dikirim secara elektronik dengan menggunakan format dokumen yang standard. Karena itu EDI merupakan sebuah contoh yang lengkap dari otomatisasi proses data entry.  Keuntungan dari EDI

  EDI menghilangkan proses mencetak, pengiriman. Pemeriksaan secara manual dan penggunaan dokumen yang berjumlah cukup banyak – copy formulir dokumen bisnis. Ketika dokumen standart (secara manual ) digunakan, maka dapat terjadi penundaan yang disebabkan terlambatnya surat atau telekomunikasi telepon karena harus melakukan pemeriksaan dahulu, hal-hal tersebut diatas dapat dikurangi jika sistem menggunakan EDI.

  Beberapa keuntungan dari EDI adalah pengurangan kertas, perangko, biaya pengiriman, aliran transformasi yang cepat, pengurangan kesalahan dan meningkatkan produktivitas, mendukung Just In Time (JIT) kebijakan inventori level dan pelayanan ke pelanggan menjadi lebih baik.

  Sebagai contoh : laporan perusahaan berkurang 25 s/d 50% secara total dari penerimaan, proses, pengepakan dan pengiriman order ke customer. Penghematan setahun dapat mencapai 300 milyard didalam industri grocery (bahan makanan ) dan $ 12 milyard di industri textile yang dapat diharapkan RCA mengharapkan cost dari proses untuk order pembelian dapat turun dari $ 50 sampai $ 4, dan EDI memperkirakan dapat menghemat $ 200 setiap mobil di industri mobil.

  Bagaimanapun EDI adalah cara yang lebih hemat dan dapat meningkatkan efisiensi, memotong biaya dan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Banyak perusahaan mulai melihat bahwa EDI merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada di dalam proses bertransaksi perusahaan.

  EDI saat ini merupakan strategik aplikasi sistem informasi di banyak industri, dengan slogan “link up or lost up” pasang atau akan kehilangan peluang. Seorang vice President IBM Edward Lucente mengatakan “melakukan bisnis tanpa EDI akan terasa seperti bisnis telephone tidak ada EDI tidak ada bisnis”.

   Electronic Funds Transfer (EFT) Electronic Funds Transfer (EFT), sistem ini umumnya digunakan TPS bank atau industri retail. EFT sistem menggunakan teknologi sumber data otomatis untuk mendapatkan dan memproses uang ataupun melakukan transfer kredit antar bank dan customernya. Sebagai contoh telekomunikasi jaringan bank membantu terminal teller pada kantor cabang dan Automated Teller Mechines (ATM) di lokasi yang disediakan. Juga membantu pelayanan pembayaran melalui telephone, dan hal itu membuat customer bank dapat menggunakan telephone mereka bagaikan sebuah terminal untuk pembayaran electric. Sebagai tambahan bank dengan menggunakan jeringan Wide Area Network ( WAN ) dapat berhubungan dengan POS terminal di toko retail dengan menggunakan EFT sistem. Itulah yang membuat pembayaran dengan menggunakan credit cart atau debit car, sehingga secara instan dapat membayar belanjaan yang dibeli di toko retail ataupun supermarket.

E. Cara Memproses Data

  Proses data TPS dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

  1. Batch processing, dimana data transaksi diakumulasi (dikumpulkan) pada satu periode dan juga diproses secara periodik. Contoh transaksi keuangan misalnya menerimaan pembayaran pasien, akan dibukukan (diposting) ke buku besar setiap 1 kali seminggu.

  2. On-line processing /real time, dimana data diproses sesegera mungkin setelah transaksi terjadi. Contoh pada supermarket dimana menggunakan Electronic-Point-of-sale (EPOS).

  Banyak perusaahaan masih tetap menggunakan metode batch dengan alasan untuk keamanan. Tetapi bagaimanapun pengguanaan processing secara realtime telah berkembang pesat ini akan menjadi cara bertransaksi untuk masa mendatang. 1. 1 Aktivitas Batch Processing

  Di dalam metode batch processing data dikumpulkan pada satu periode waktu dan diproses secara periodik. Batch processing selalu dilibatkan secara berikut :  Mendapatkan sumber dokumen asli dari transaksi bisnis misalnya sales order, invoices ke dalam kelompok yang disebut batches.  Merecord data transaksi pada satu tipe media seperti magnetic disc atau magnetic tape.  Mensort transaksi ke file transaksi secara berurutan sesuai dengan record yang terurut dalam master file.  Proses data transaksi membuat perubahan pada master file dan macam-macam dokumen (seperti invoice pelanggan, pembayaran checks ) dan laporan.  Mendapatkan dan menyimpan data transaksi batch pada remote dan selanjutnya mengirimkan secara periodik ke sentral komputer untuk di proses. Ini yang disebut sebagai job remote job entry (RJE ).

  Batch processing tidak hanya mengumpulkan data transaksi untuk aplikasi tertentu tetapi juga memproses transaksi-transaksi yang berbeda secara periodik (harian, mingguan, bulanan ). Secara sederhana dapat dikatakan batch processing adalah mengelompokkan data dahulu kemudian memprosesnya secara periodik dengan menggunakan komputer. Dengan mengelompokkan data terlebih dahulu proses menjadi lebih efisien dibandingkan dengan proses dengan data random.

  Sudah tentu pengertian efisien disini adalah lebih ekonomis dan pengendalian dapat dilaksanakan dengan merugikan/mengorbankan data prosessing yang cepat untuk end user.

  1.2 kelebihan Batch prosessing merupakan metoda yang ekonomis ketika jumlah data transaksi sangat besar harus diproses. Sistem ini sangat ideal untuk suatu aplikasi dimana transaksi tidak dibutuhkan hanya pada suatu interval (waktu) tertentu. 1. 3 Kekurangan Batch Prosessing  Perubahan pada master file tidak segera dilakukan setelah transaksi terjadi.

   Master file sangat sering out of date (kuno) ketika schedule periodik dilakukan seperti laporan periodik.

  Dengan alasan diatas, maka aplikasi komputer menggunakan realtime prosessing sistem (online). Tetapi bagaimanapun juga batch prosessing masih digunakan dan kelemahanya diganti dengan real time prosessing seperti batch entry atau inquiry prosessing.

  2. 1 Real Time Prosessing Kemampuan real time prosessing adalah data dapat segera diproses sesegera mungkin dan output dapat langsung terlihat oleh end user. Full-fladged realtime sistem untuk proses transaksi, populer dikenal dengan on Line transaction processing (OLTP) sistem. Data transaksi langsung diproses sesegera mungkin setelah original transaksi di record, tanpa harus dikumpulkan dahulu, transaksi-transaksi tersebut seperti yang telah terjadi pada proses batch.

  Data didapat langsung masuk ke sistem komputer dari terminal on-line (tanpa disimpan di terminal) dan selanjutnya data ditransfer ke media direct acess mark misalnya harddisk, disk atau tape yang disimpan dan akibatnya data base akan selalu up to date sesuai dengan masuknya data transaksi ke sistem komputer (lihat sistem ATM saldo akan selalu berubah ketika transaksi terjadi).

  Response ke end user untuk inquiry juga cepat. Real time prosessing sangat tergantung pada Wide Area Network dan LAN yang membantu hubungan telekomunikasi antara transaksi terminal workstation dan komputer lainya.

  KARAKTERISTIK BATCH PROCESSING REAL TIME PROCESSING Proses transaksi Data transaksi di record Data transaksi diproses secara dikumpilkan ke dalam batch generated (sesegera mungkin)

  (kumpulan data transaksi ), diurut dan diproses secara periodik

  File Up date Ketika terjadi proses batch Ketika terjadi transaksi Response time/ Turnarround Beberapa jam atau hari setelah Beberapa detik setelah setiap time batch (kumpulan data transaksi terjadi transaksi) siap untuk diproses

  2.2 kelebihan dan kelemahan  real time processing membuat perubahan file dan response ke user untuk proses inquiry sangat cepat.

   Real processing sangat penting untuk aplikasi dimana frekwensi perubahan sangat tinggi dan harus segera diketahui perubahan tersebut. Real time mempunyai kelemahan dikarenakan on line direct acces dan proses realtime (saat itu juga) maka harus ada program khusus untuk memprediksi data base. Karena banyak sistem real time menggunakan magnetic tape dengan log control (yaitu merecord seluruh transaksi yang menyebabkan terjadinya perubahan data base) atau membuat back up file secara periodik. Juga dilakukan pengontrolan dengan menggunakan program S/W dan prosedur untuk menghindari orang yang tidak mempunyai otorisasi misalnya dengan pasword. Dengan kata lain organisasi yang menggunakan On-Line transaction procesing (OLTP) akan menggunakan biaya yang tinggi untuk keamanan. Bagaimanapun kelebihan dari realtime akan diimbangi kecepatan process, efisiensi dan pelayanan supervisi.

F. Sistem Proses Transaksi yaitu memproses data aktivitas business

  Dalam sistem proses transaksi ada lima proses transaksi yaitu :

  1) Classification : mengelompokkan data sesuai dengan karakteristiknya. Contoh : mengklasifikasikan registrasi di universitas berdasarkan bagian divisi (junior dan senior) belum lulus, divisi yang terkecil mahasiswa tidak lulus, dan mahasiswa lulus dibutuhkan untuk melakukan pendaftaran. Paket pendaftaran diklasifikasikan sesuai dengan katagorinya. 2) Calculation : memperlakukan data dengan menggunakan arithmatic procedures, seperti penambahan dan pengurangan, contoh : perhitungan total penjualan, pajak dan jumlah yang harus dibayarkan pada periode tertentu misalnya bulanan, triwulan ataupun tahunan. 3) Sorting : mengurutkan data ke dalam suatu urutan (kecil ke besar atau besar ke kecil) sehingga proses menjadi lebih mudah. Contoh : mengatur permintaan berdasarkan kode daerah untuk mempercepat proses distribusi. 4) Summarization : mengurangi data berjumlah besar menjadi lebih ringkas. Contoh : suatu universitas memounyai program kursus, secara regular computer membuat nilai rata-rata dari kursus peserta. Nilai rata-rata memperlihatkan bagaimana kemampuan mahasiswa. Akan lebih efektif jika hanya melihatkan rata-rata kelasnya. 5) Storage : pendataan (penyimpanan)/ pencatatan setiap yang terjadi di transaksi operasional. Contoh : pencatatan setiap check pada buku pencatatan check atau pencatatan transaksi penjualan dari setiap transaksi yang terjadi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem proses transaksi adalah sistem aplikasi komputer yang mengolah data transaksi harian secara rutin agar bisnis dapat terlaksana.

  G. Perawatan Data Base

  Perawatan data base merupakan aktivitas utama TPS. Suatu organisasi harus mempunyai data base yang benar dan up to date dan perubahan data base perusahaan secara reflek di dapat dari transaksi sehari-hari. Contoh : penjualan kredit yang dibuat pelanggan akan mengakibatkan account kredit pelangan tersebut bertambah dan juga akan mengakibatkan berubahnya data gudang karena adanya barang yang harus dikirim bardasarkan penjualan. Data base secara reflek akan selalu berubah setiap terjadi transaksi berarti data base haris dirawat (maintenance) setiap saat.

  H. Dokumen dan pembuatan laporan

  Langkah akhir dari siklus TPS adalah membuat produk informasi seperti dokumen dan laporan. Dokumen yang dihasilkan dari TPS disebut dengan dokumen transaksi.

   Dokumen action Dokumen ini merupakan dokumen aktivitas yang dilakukan perusahaan. Sebagai contoh otorisasi order pembelian yang didapat dari supplier dan autorisasi pembayaran bank untuk membayar gaji pegawai, tiket pesawat, order penjualan, order produksi.  Dokumen informasi

  Dokumen ini berelasi dengan persetujuan misalnya pemesanan penjualan yang dikonfirmasikan, daftar proses order, catatan material yang dikembalikan dan pembayaran check yang telah dicatat atau informasi lainya dari transaksi.  Turn arround dokumen Dokumen ini dirancang untuk dapat dibaca dengan magnetic atau optical scenning. Dokumen ini dibuat sebagai dokumen turn arround karena akan dikembalikan kepada pengirimnya. Misalnya dokumen scanner pemilihan kelas (KRS). Tipe TPS menghasilkan beberapa tipe laporan dan dirancang untuk ditampilkan di dokumen (dicetak) atau pada layar monitor yang memperlihatkan transaksi yang terjadi atau proses selama satu periode tertentu. Biasanya digunakan oleh manajeryaitu laporan-laporan yang dapat membantu proses audit transaksi. Contoh :  Control listing

  Laporan data rinci tentang transaksi yang terjadi selama satu periode disebut juga dengan transaksi log.  Edit listing

  Laporan yang melihatkan kesalahan-kesalahan yang terjadi selama satu periode tertentu misalnya kesalahan account number, hilangnya data, kesalahan jumlah akan terlihat pada laporan edit.  Dokumen statement

  Laporan yang berisi dokumen kinerja keuangan. Contoh : G/L, statement cash flow, balance sheet dan income statement.

I. Inquiry Processing

  TPS dan sistem informasi pelaporan frequently mendukung realtime. Processing inquiry mempunyai kemampuan untuk batch atau on line, end user di work station di dalam WAN dan LAN dapat menggunakan data base management query language sehingga end user dapat melihat dan menerima response dari aktivitas transaksi. Macam-macam inquiry dapat dimunculkan, misalnya pegawai dapat memeriksa status dari sales order, jumlah stok di gudang dll.

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan

  1. Sistem informasi didalam bisnis saat ini bergerak dari suatu tradisi dimana mereka pada saat lalu mengabaikan, mendelegasikan atau menolak keputusan tentang pemakaian teknologi informasi, dan mengakibatkan mereka tidak dapat membuat suatu rencana pemasaran, produksi, hubungan antar organisasi ataupun perencanaan keuangan dengan sesegera mungkin. Dapat dilihat dari kasus-kasus bahwa sistem informasi didalam organisasi membantu penyelesaian masalah-masalah yang ada dan juga dapat memberikan peluang bagi perusahaan untuk meraih keunggulan bersaing. Ada banyak cara menggunakan sistem informasi didalam bisnis dimana mereka (pegawai, manajer, exekutive) aktif didalamnya dan agar dapat menentukan kinerja yang akan dicapai seperti memecahkan masalah bisnis dan melihat peluangnya. Dua hal yang terlihat jelas mempengaruhi sistem informasi didalam organisasi adalah struktur organisasi (hirarki) dan fungsional. Kedua hal tersebut berdampak setiap pegawai, manajer dan exekutive mempunyai tanggung jawab, rentang kendali yang berbeda dan sistem informasi yang digunakan juga berbeda. Agar sistem informasi menjadi lebih efektif maka sistem informasi terbagi beberapa tipe informasi (transaksi processing system, MIS, DSS, EIS).

  2. Sistem teknologi informasi memiliki 5 peranan utama yaitu 1)Meningkatkan 2)efisiensi, 3)Efektivitas, 4)Komunikasi, 5)Kolaborasi, 6)Kompetitif. Pada awalnya sistem teknologi informasi digunakan untuk pengolahan transaksi (TPS). Tujuan daari TPS adalah menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan teknologi sistem teknologi informasi. Sistim teknologi informasi . Sistem teknologi informasi yang berorientasi ke TPS saja lebih berperan untuk meningkatkan efisiensi.Peran evisiensi lainnya juga dicapai oleh PCS (Process control systems) yang digantikan manusia dengan teknologi di proses produksi.

  3. Transaksi Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang memproses data yang berasal dari transaksi bisnis. Transaksi adalah kejadian pertukaran (transform) misalnya antara produsen dan pelanggan, atau distributor dengan pabrik dan merupakan bagian bisnis seperti penjualan, penjualan kredit, pencarian, refunds dan pembayaran. Contoh data transaksi adalah data yang di dapat ketika terjadi transformasi antara penjualan dan pelanggan, dan orang penjualan harus mendapatkan data transform tersebut misalnya produk apa yang terjual, berapa banyak, berapa harganya dan kapan terjadinya (tanggal) yang selanjutnya data ini akan diproses.

DAFTAR RUJUKAN

  Humdiana & Indrayani, E. 2006. Sistem Informasi Manajemen: Obsesi Mengoptimalkan Informasi dalam Bisnis. Edisi Kedua. Yogyakarta: Graha Imu. Indrayani, E & Humdiana. 2009. Sistem Informasi Manjemen Mempersiapkan Pekerja Berbasis

  

Pengetahuan Dalam Mengelola Sistem Informasi: Dilengkapi dengan Studi Kasus,

Kumpulan Kasus, dan Soal-soal Latihan. Jakarta: Mitra Wacana Media.

  Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Gramedia. Ridwan. 2013. Peran Sistem Informasi. (Online),, diakses pada 15 maret 2014.