Penerapan Sistem Informasi Administrasi (1)
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Penerapan Sistem Informasi Administrasi Keuangan pada Panti
Asuhan ‘Aisyiyah Pariaman
Sularno1, Faradika2, Idwar3
1,2,3
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Dharma Andalas
Email: [email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
Penulis menggunakan metode Field Research yaitu dengan mengadakan penelitian langsung ke lapangan, dalam hal
ini penulis langsung terjun ke Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. Dari hasil data yang dikumpulkan, selanjutnya
penulis menggunakan metode laboratorium research yaitu mengolah hasil data penelitian di laboratorium komputer.
Dari hasil penelitian ini di rancang suatu sistem pengolahan data administrasi keuangan, dimana dalam perancangan
data tersebut dilakukan pengembangan terhadap informasi yang dihasilkan dari sistem lama dan terdapat cara kerja
dari sistem itu sendiri dengan memanfaatkan sarana komputer sebagai alat bantu dan mengganti software yang
digunakan dalam pengolahan data. Diharapkan sistem baru yang penulis rancang ini dapat menggantikan sistem
lama, agar mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Sehingga rancangan tersebut dapat bermanfaat
bagi Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman untuk mendapatkan informasi dalam proses Administrasi keuangan yang
sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan Pimpinan.
Kata Kunci: Metode field research , metode laboratorium research, administrasi keuangan
Abstract
In this study the authors use the method Field Research is to conduct research directly into the field, in this case the
authors plunge into Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. From the results of the data collected, the next writer using
laboratory methods research that process the results of the research data in a computer laboratory. From this
research we designed a data processing system of financial administration, which in the design of such data made the
development of the information generated from the old system and there is the workings of the system itself by
utilizing the computer system as a tool and replace the software used in data processing , It is expected that the new
system design writer can replace the old system, in order to achieve the level of effectiveness and efficiency higher.
So that the draft could be beneficial to Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman to obtain financial information in the
administrative processes that are necessary in the decision making Leaders.
Keyword: Metode field research, metode laboratorium research, financial administration
1. PENDAHULUAN
Kemajuan Teknologi Informasi banyak membawa pengaruh terhadap penanganan informasi yang salah
satunya adalah komputer. Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk
memproses data, mengolah data dengan terlebih dahulu memberikan perintah yang logis padanya dengan
menggunakan bahasa yang dapat dimengerti komputer. Sehingga tercapai produktivitas pada suatu badan
usaha yaitu dapat menciptakan suatu sistem informasi yang sempurna dan tepat guna, baik dalam segi
pengolahan data maupun penyajian informasi yang dibolehkan.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan
dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi
informasi atau mengolah data dari bentuk tak guna menjadi berguna bagi yang menerimanya [1].
Sedangkan sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan
memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat
mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [2].
Perkembangan teknologi yang begitu pesat, dijadikan motivator bagi para programmer untuk
menciptakan alat bantu guna memberikan kemudahan dalam memecahkan berbagai permasalahan yang
ada. Perencanaan sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu organisasi untuk menentukan
kebutuhan sistem informasi dalam kurun 3 hingga 5 tahun mendatang dan menuangkan ke dalam rencana
pengembangan sistem informasi [3].
Perkembangan teknologi informasi salah satunya adalah sistem informasi dibidang Administrasi
Keuangan sangat diperlukan selain dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja juga dapat
menyimpan data-data transaksi secara akurat dan teratur untuk menyimpannya.
273
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Akan tetapi faktanya masih ada pihak-pihak yang belum mengoptimalkan pemanfaatan komputer
tersebut. Salah satunya yaitu Panti Asuhan „Aisyiyah yang merupakan suatu Organisasi yang bergerak
dibidang sosial yang telah mengunakan computer namun masih ada permasalahan dalam melakukan
pengolahan data karena system yang digunakan dipanti asuhan ini belum menggunakan database
sehingga membutuhkan waktu yang panjang untuk pengolahan data.
Semakin bertambah orang yang jadi donatur maka semakin bertambah pula data yang digunakan maka
kebutuhan suatu pengembangan yang akurat untuk memudahkannya, supaya data tersebut tidak
berserakan karena banyaknya selebaran kertas memakan tempat dan kurang efektif membuat data
tersebut tidak akurat dan tidak efisien. Oleh sebab itu untuk mengatasi hal tersebut dikembangkanlah
suatu sistem dengan menggunakan program dan database untuk masukan data.
Masalah yang terjadi di Panti Asuhan „Aisyiyah diantaranya masih menggunakan proses pengolahan data
dan informasi secara manual. Pengolahan data dan informasi yang masih dilakukan secara manual
menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala diantaranya yaitu pengolahan data yang memakan
banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan, tingkat
kesulitannya cukup tinggi dan tidak tersusun rapi informasi yang ada. Selebaran kertas memakan tempat
untuk menyimpan data dalam bentuk dokumen, sehingga hal itu mempersulit ketika suatu informasi
dibutuhkan. Dalam penerapan pengolahan data dan informasi untuk Panti Asuhan ‟Aisyiyah ini tidak
dapat menunjang terhadap proses yang berjalan didalamnya.
Permasalahan lain juga muncul dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah
sulitnya pengumpulan data sehingga terjadinya human error sehingga diharapkan dengan adanya
pengembangan sistem informasi ini dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja khususnya pada
Administrasi Keuangan pada Panti Asuhan „Aisyiyah ini.
2. METODE
Peneliti mengunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi di Panti Asuhan
Aisyiyah Pariaman. Dalam pengambilan data peneliti melakukan dengan cara observasi secara langsung
terhadap bagian administrasi dan keuangan dan dilakukan dengan cara wawancara secara langsung
dengan bagian keuangan dan administrasi Panti Asuhan Aisyiyah Pariaman. Alat analisis yang digunakan
adalah Flowchart (bagan alir) merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur
untuk menyelesaikan suatu masalah. DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang
menggunakan notasi untuk menggambarkan arus data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk
memahami secara logika, terstruktur dan jelas. Implementasi program menggunakan bahasa Visual Basic
6.0 dengan database MySQL.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Sistem Informasi yang sedang Berjalan
Analisis mengenai sistem informasi pada umumnya dimulai dengan deskripsi mengenai apa itu data,
informasi dan sistem berikut diskusi mengenai keterkaitan keduanya. Pemahaman mengenai hal ini juga
didukung oleh pemisah antara terminalogi informasi formal dan nonformal, diskusi mengenai atribut yang
mencerminkan nilai suatu informasi, dan analisis bagaimana informasi dapat dihasilkan dari data [4].
Pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman terutama pada bagian Administrasi Keuangan saat ini sudah
menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan tiap periodenya, tetapi belum
optimal dalam pengolahan data sehari-hari. Dalam pembuatan laporan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman
masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel, sehingga ada kemungkinan informasi yang dihasilkan tidak
akurat dan waktu yang cukup lama dan tidak efisiennya pekerjaan yang dilakukan.
Aliran Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan
Jika dilihat sistem yang sedang berjalan pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman dapat dilihat dalam aliran
informasi yang sedang berjalan sebagai berikut:
1. Donatur mengisi formulir donatur yang telah disediakan bagian Administrasi kemudian formulir yang
berisi data-data donatur tersebut diserahkan ke bagian administrasi untuk memasukkan data donatur
274
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
dan data pemasukan sehingga menghasilkan tiga rangkap kwitansi pemasukan, satu rangkap untuk
diarsipkan, satu diserahkan ke bagian bendahara dan satu lagi diserahkan ke donatur.
2. Dari kwitansi pemasukan tersebut bagian bendahara membuat dan mencetak laporan pemasukan dan
laporan donatur sebanyak dua rangkap yang kemudian akan diserahkan ke bagian pimpinan untuk di
accepted (acc), dan laporan pemasukan dan laporan donatur yang telah di acc tersebut diserahkan
kembali ke bagian bendahara sebanyak satu rangkap dan satu lagi diarsipkan di bagian pimpinan.
3. Bagian administrasi membuat permohonan pengeluaran kemudian diserahkan ke bagian bendahara
untuk memasukkan data pengeluaran dan cetak kwitansi pengeluaran sehingga menghasilkan kwitansi
pengeluaran sebanyak 2 rangkap, satu akan diserahkan ke bagian administrasi dan satu lagi
dipergunakan untuk membuat dan mencetak laporan pengeluaran sebanyak dua rangkap, kemudian
diserahkan ke bagian pimpinan untuk di acc.
4. Laporan pengeluaran yang telah di acc pimpinan tersebut satu rangkap akan di arsipkan di bagian
pimpinan dan satu rangkap lagi akan dikembalikan kebagian bendahara.
5. Dari laporan pengeluaran acc tersebut bendahara membuat dan mencetak laporan posisi kas sebanyak
dua rangkap, yang mana satu rangkap untuk diarsipkan dan satu lagi akan diserahkan ke bagian
pimpinan.
Pada Gambar 1 menampilkan Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Sistem Data Administrasi Keuangan
Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman yang sedang berjalan.
Donatur
Administrasi
Bendahara
Pimpinan
Kwitansi Pemasukan
Formulir Donatur
Laporan PeMasukan
dan Laporan Donatur
Formulir Donatur
Buat dan cetak
laporan
pemasukan dan
laporan Donatur
Entry Data
Donatur
dan cetak
kwitansi
pemasukan
Laporan PeMasukan dan
laporan Donatur
Kwitansi Pemasukan
Laporan PeMasukan
dan laporan donatur
Acc
KwitansiPemasukan
Acc
Laporan PeMasukan
dan laporan Donatur
Acc
A
Permohonan
Pengeluaran
A
Entry Data
Pengeluaran
dan cetak
kwitansi
pengeluaran
Permohonan
Pengeluaran
Kwitansi
Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran
Acc
Kwitansi Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran Acc
Buat danCetak
Laporan
Pengeluaran
A
Laporan
Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran Acc
Cetak
Lapora
n Posisi
Kas
Laporan Posisi Kas
A
275
Laporan Posisi Kas
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Gambar 1. Aliran sistem informasi (ASI) lama
Dari gambaran tersebut penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada saat ini di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman.
a.
Karena semakin banyaknya data Donatur yang akan dimasukkan setiap harinya di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman yang sedang mengalami perkembangan saat ini mengalami kesulitan dalam
pembuatan laporan data keuangan dan data donatur.
b.
Banyaknya pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh karyawan, sehingga pembuatan laporan sering
terjadi kesalahan dan informasi yang diinginkan tidak akurat.
c.
Terjadinya kesalahan informasi data donatur, sehingga akan menyulitkan dalam proses memasukkan
data donatur maupun data keuangan.
Desain Input
Desain input merupakan suatu alat masukan data yang mana input dibutuhkan dalam proses pembuatan
laporan-laporan yang diinginkan, dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai sistem yang dimaksud
dengan desain input disini adalah input yang langsung dihubungkan dengan proses komputer yaitu input
yang melalui pengentrian dengan keyboard.
Adapun bentuk dari desain input yang dirancang pada sistem pengolahan data Administrasi keuangan
Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman diantaranya adalah Entry data donatur yang ditunjukan pada Gambar 2,
Entry data jenis pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 3, Entry data pemasukan yang ditunjukan
pada Gambar 4, dan Entry data pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 5.
Gambar 2. Entry data donatur
Gambar 3. Entry data jenis pengeluaran
276
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Gambar 4. Entry data pemasukan
Gambar 5. Entry data pengeluaran
4. SIMPULAN
Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman ini merupakan
pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan
untuk ditangani dengan sistem yang baru dibuat, dengan orientasi penggunaan hanya pada bagian
Administrasi saja. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Proses pengolahan data Administrasi
Keuangan yang tadinya dilakukan dengan manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan
penyimpanan data yang masih berbentuk arsip-arsip berkas, sekarang sudah dilakukan secara
komputerisasi dengan media penyimpanan data yang teratur dan aplikasi yang memiliki kepraktisan dan
otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif. Dengan proses pengolahan
yang dilakukan secara komputerisasi seperti input dan update data dapat meminimalisir kesalahan pada
pencatatan dan penambahan data. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database,
maka kemungkinan hilangnya data keuangan dapat diminimalisir dan proses pembuatan laporan dapat
dilakukan dengan cepat, sehingga penyerahan laporan kepada pimpinan tidak lagi terlambat.
5. REFERENSI
[1]
[2]
[3]
[4]
Sutabri, T. 2012. Analis Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta.
Tantra, R. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. CV Andi Offse, Yogyakarta.
Kadir, A. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Prahasta, E. 2010. Belajar memahami mapinfo. Informatika, Bandung.
277
ISBN: 978-602-1034-40-8
Penerapan Sistem Informasi Administrasi Keuangan pada Panti
Asuhan ‘Aisyiyah Pariaman
Sularno1, Faradika2, Idwar3
1,2,3
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Dharma Andalas
Email: [email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
Penulis menggunakan metode Field Research yaitu dengan mengadakan penelitian langsung ke lapangan, dalam hal
ini penulis langsung terjun ke Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. Dari hasil data yang dikumpulkan, selanjutnya
penulis menggunakan metode laboratorium research yaitu mengolah hasil data penelitian di laboratorium komputer.
Dari hasil penelitian ini di rancang suatu sistem pengolahan data administrasi keuangan, dimana dalam perancangan
data tersebut dilakukan pengembangan terhadap informasi yang dihasilkan dari sistem lama dan terdapat cara kerja
dari sistem itu sendiri dengan memanfaatkan sarana komputer sebagai alat bantu dan mengganti software yang
digunakan dalam pengolahan data. Diharapkan sistem baru yang penulis rancang ini dapat menggantikan sistem
lama, agar mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Sehingga rancangan tersebut dapat bermanfaat
bagi Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman untuk mendapatkan informasi dalam proses Administrasi keuangan yang
sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan Pimpinan.
Kata Kunci: Metode field research , metode laboratorium research, administrasi keuangan
Abstract
In this study the authors use the method Field Research is to conduct research directly into the field, in this case the
authors plunge into Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. From the results of the data collected, the next writer using
laboratory methods research that process the results of the research data in a computer laboratory. From this
research we designed a data processing system of financial administration, which in the design of such data made the
development of the information generated from the old system and there is the workings of the system itself by
utilizing the computer system as a tool and replace the software used in data processing , It is expected that the new
system design writer can replace the old system, in order to achieve the level of effectiveness and efficiency higher.
So that the draft could be beneficial to Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman to obtain financial information in the
administrative processes that are necessary in the decision making Leaders.
Keyword: Metode field research, metode laboratorium research, financial administration
1. PENDAHULUAN
Kemajuan Teknologi Informasi banyak membawa pengaruh terhadap penanganan informasi yang salah
satunya adalah komputer. Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk
memproses data, mengolah data dengan terlebih dahulu memberikan perintah yang logis padanya dengan
menggunakan bahasa yang dapat dimengerti komputer. Sehingga tercapai produktivitas pada suatu badan
usaha yaitu dapat menciptakan suatu sistem informasi yang sempurna dan tepat guna, baik dalam segi
pengolahan data maupun penyajian informasi yang dibolehkan.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan
dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi
informasi atau mengolah data dari bentuk tak guna menjadi berguna bagi yang menerimanya [1].
Sedangkan sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan
memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat
mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [2].
Perkembangan teknologi yang begitu pesat, dijadikan motivator bagi para programmer untuk
menciptakan alat bantu guna memberikan kemudahan dalam memecahkan berbagai permasalahan yang
ada. Perencanaan sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu organisasi untuk menentukan
kebutuhan sistem informasi dalam kurun 3 hingga 5 tahun mendatang dan menuangkan ke dalam rencana
pengembangan sistem informasi [3].
Perkembangan teknologi informasi salah satunya adalah sistem informasi dibidang Administrasi
Keuangan sangat diperlukan selain dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja juga dapat
menyimpan data-data transaksi secara akurat dan teratur untuk menyimpannya.
273
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Akan tetapi faktanya masih ada pihak-pihak yang belum mengoptimalkan pemanfaatan komputer
tersebut. Salah satunya yaitu Panti Asuhan „Aisyiyah yang merupakan suatu Organisasi yang bergerak
dibidang sosial yang telah mengunakan computer namun masih ada permasalahan dalam melakukan
pengolahan data karena system yang digunakan dipanti asuhan ini belum menggunakan database
sehingga membutuhkan waktu yang panjang untuk pengolahan data.
Semakin bertambah orang yang jadi donatur maka semakin bertambah pula data yang digunakan maka
kebutuhan suatu pengembangan yang akurat untuk memudahkannya, supaya data tersebut tidak
berserakan karena banyaknya selebaran kertas memakan tempat dan kurang efektif membuat data
tersebut tidak akurat dan tidak efisien. Oleh sebab itu untuk mengatasi hal tersebut dikembangkanlah
suatu sistem dengan menggunakan program dan database untuk masukan data.
Masalah yang terjadi di Panti Asuhan „Aisyiyah diantaranya masih menggunakan proses pengolahan data
dan informasi secara manual. Pengolahan data dan informasi yang masih dilakukan secara manual
menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala diantaranya yaitu pengolahan data yang memakan
banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan, tingkat
kesulitannya cukup tinggi dan tidak tersusun rapi informasi yang ada. Selebaran kertas memakan tempat
untuk menyimpan data dalam bentuk dokumen, sehingga hal itu mempersulit ketika suatu informasi
dibutuhkan. Dalam penerapan pengolahan data dan informasi untuk Panti Asuhan ‟Aisyiyah ini tidak
dapat menunjang terhadap proses yang berjalan didalamnya.
Permasalahan lain juga muncul dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah
sulitnya pengumpulan data sehingga terjadinya human error sehingga diharapkan dengan adanya
pengembangan sistem informasi ini dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja khususnya pada
Administrasi Keuangan pada Panti Asuhan „Aisyiyah ini.
2. METODE
Peneliti mengunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi di Panti Asuhan
Aisyiyah Pariaman. Dalam pengambilan data peneliti melakukan dengan cara observasi secara langsung
terhadap bagian administrasi dan keuangan dan dilakukan dengan cara wawancara secara langsung
dengan bagian keuangan dan administrasi Panti Asuhan Aisyiyah Pariaman. Alat analisis yang digunakan
adalah Flowchart (bagan alir) merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur
untuk menyelesaikan suatu masalah. DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang
menggunakan notasi untuk menggambarkan arus data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk
memahami secara logika, terstruktur dan jelas. Implementasi program menggunakan bahasa Visual Basic
6.0 dengan database MySQL.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Sistem Informasi yang sedang Berjalan
Analisis mengenai sistem informasi pada umumnya dimulai dengan deskripsi mengenai apa itu data,
informasi dan sistem berikut diskusi mengenai keterkaitan keduanya. Pemahaman mengenai hal ini juga
didukung oleh pemisah antara terminalogi informasi formal dan nonformal, diskusi mengenai atribut yang
mencerminkan nilai suatu informasi, dan analisis bagaimana informasi dapat dihasilkan dari data [4].
Pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman terutama pada bagian Administrasi Keuangan saat ini sudah
menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan tiap periodenya, tetapi belum
optimal dalam pengolahan data sehari-hari. Dalam pembuatan laporan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman
masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel, sehingga ada kemungkinan informasi yang dihasilkan tidak
akurat dan waktu yang cukup lama dan tidak efisiennya pekerjaan yang dilakukan.
Aliran Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan
Jika dilihat sistem yang sedang berjalan pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman dapat dilihat dalam aliran
informasi yang sedang berjalan sebagai berikut:
1. Donatur mengisi formulir donatur yang telah disediakan bagian Administrasi kemudian formulir yang
berisi data-data donatur tersebut diserahkan ke bagian administrasi untuk memasukkan data donatur
274
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
dan data pemasukan sehingga menghasilkan tiga rangkap kwitansi pemasukan, satu rangkap untuk
diarsipkan, satu diserahkan ke bagian bendahara dan satu lagi diserahkan ke donatur.
2. Dari kwitansi pemasukan tersebut bagian bendahara membuat dan mencetak laporan pemasukan dan
laporan donatur sebanyak dua rangkap yang kemudian akan diserahkan ke bagian pimpinan untuk di
accepted (acc), dan laporan pemasukan dan laporan donatur yang telah di acc tersebut diserahkan
kembali ke bagian bendahara sebanyak satu rangkap dan satu lagi diarsipkan di bagian pimpinan.
3. Bagian administrasi membuat permohonan pengeluaran kemudian diserahkan ke bagian bendahara
untuk memasukkan data pengeluaran dan cetak kwitansi pengeluaran sehingga menghasilkan kwitansi
pengeluaran sebanyak 2 rangkap, satu akan diserahkan ke bagian administrasi dan satu lagi
dipergunakan untuk membuat dan mencetak laporan pengeluaran sebanyak dua rangkap, kemudian
diserahkan ke bagian pimpinan untuk di acc.
4. Laporan pengeluaran yang telah di acc pimpinan tersebut satu rangkap akan di arsipkan di bagian
pimpinan dan satu rangkap lagi akan dikembalikan kebagian bendahara.
5. Dari laporan pengeluaran acc tersebut bendahara membuat dan mencetak laporan posisi kas sebanyak
dua rangkap, yang mana satu rangkap untuk diarsipkan dan satu lagi akan diserahkan ke bagian
pimpinan.
Pada Gambar 1 menampilkan Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Sistem Data Administrasi Keuangan
Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman yang sedang berjalan.
Donatur
Administrasi
Bendahara
Pimpinan
Kwitansi Pemasukan
Formulir Donatur
Laporan PeMasukan
dan Laporan Donatur
Formulir Donatur
Buat dan cetak
laporan
pemasukan dan
laporan Donatur
Entry Data
Donatur
dan cetak
kwitansi
pemasukan
Laporan PeMasukan dan
laporan Donatur
Kwitansi Pemasukan
Laporan PeMasukan
dan laporan donatur
Acc
KwitansiPemasukan
Acc
Laporan PeMasukan
dan laporan Donatur
Acc
A
Permohonan
Pengeluaran
A
Entry Data
Pengeluaran
dan cetak
kwitansi
pengeluaran
Permohonan
Pengeluaran
Kwitansi
Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran
Acc
Kwitansi Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran Acc
Buat danCetak
Laporan
Pengeluaran
A
Laporan
Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran Acc
Cetak
Lapora
n Posisi
Kas
Laporan Posisi Kas
A
275
Laporan Posisi Kas
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Gambar 1. Aliran sistem informasi (ASI) lama
Dari gambaran tersebut penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada saat ini di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman.
a.
Karena semakin banyaknya data Donatur yang akan dimasukkan setiap harinya di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman yang sedang mengalami perkembangan saat ini mengalami kesulitan dalam
pembuatan laporan data keuangan dan data donatur.
b.
Banyaknya pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh karyawan, sehingga pembuatan laporan sering
terjadi kesalahan dan informasi yang diinginkan tidak akurat.
c.
Terjadinya kesalahan informasi data donatur, sehingga akan menyulitkan dalam proses memasukkan
data donatur maupun data keuangan.
Desain Input
Desain input merupakan suatu alat masukan data yang mana input dibutuhkan dalam proses pembuatan
laporan-laporan yang diinginkan, dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai sistem yang dimaksud
dengan desain input disini adalah input yang langsung dihubungkan dengan proses komputer yaitu input
yang melalui pengentrian dengan keyboard.
Adapun bentuk dari desain input yang dirancang pada sistem pengolahan data Administrasi keuangan
Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman diantaranya adalah Entry data donatur yang ditunjukan pada Gambar 2,
Entry data jenis pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 3, Entry data pemasukan yang ditunjukan
pada Gambar 4, dan Entry data pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 5.
Gambar 2. Entry data donatur
Gambar 3. Entry data jenis pengeluaran
276
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Gambar 4. Entry data pemasukan
Gambar 5. Entry data pengeluaran
4. SIMPULAN
Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman ini merupakan
pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan
untuk ditangani dengan sistem yang baru dibuat, dengan orientasi penggunaan hanya pada bagian
Administrasi saja. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Proses pengolahan data Administrasi
Keuangan yang tadinya dilakukan dengan manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan
penyimpanan data yang masih berbentuk arsip-arsip berkas, sekarang sudah dilakukan secara
komputerisasi dengan media penyimpanan data yang teratur dan aplikasi yang memiliki kepraktisan dan
otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif. Dengan proses pengolahan
yang dilakukan secara komputerisasi seperti input dan update data dapat meminimalisir kesalahan pada
pencatatan dan penambahan data. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database,
maka kemungkinan hilangnya data keuangan dapat diminimalisir dan proses pembuatan laporan dapat
dilakukan dengan cepat, sehingga penyerahan laporan kepada pimpinan tidak lagi terlambat.
5. REFERENSI
[1]
[2]
[3]
[4]
Sutabri, T. 2012. Analis Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta.
Tantra, R. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. CV Andi Offse, Yogyakarta.
Kadir, A. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Prahasta, E. 2010. Belajar memahami mapinfo. Informatika, Bandung.
277