Media Internal Perusahaan Dan Pemenuhan Kebutuhan Informasi (Studi Korelasional Pengaruh Majalah MINAT Terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan di Kantor Pusat PT Perkebuan Nusantara IV)

BAB II URAIAN TEORITIS

2.1 Kerangka Teoritis

  Teori harus dipahami oleh setiap peneliti karena dengan teori, peneliti mampu memahami, menjelaskan, dan memprediksi suatu fenomena atau masalah yang sedang diteliti. Itu sebabnya teori harus dapat diuji. F.N. Kerlinger menyatakan teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, kontsruk, definisi, dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara menghubungkan antar konsep ( Singarimbun, 2008 : 37).

  Dalam kerangka teori diuraikan tentang pengaliran jalan pikiran menurut kerangka logis atau menurut “logical construct” (Lubis, 1998 : 109). Jadi kerangka teoritis disujsun berdasarkan pemikiran logis atau berlandaskan akal sehat yang menjelaskan variabel-variabel dan keterhubungan antara variabel- variabel yang dianggap secara integral menyatukan dinamika dari situasi-situasi yang diselidiki (Silalahi, 2009 : 95).

2.1.1 Komunikasi

  Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”, communico, communicatio, atau

  

communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah pertama

  (communis) paling sering disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi, definisi-definisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagi hal-hal tersebut, sperti dalam kalimat “kita berbagi pikiran”, kita mendiskusikan makna”, dan “kita mengirimkan pesan” (Mulyana, 2008:46).

  Berikut beberapa definisi komunikasi oleh para ahli : a. Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan (1) membangun hubungan antara sesama manusia (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain (4) serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu (Cangara, 2006:21). b.

  Harold Lasswell mendefinisikan secara sigkat bahwa cara yang tepat untuk menerangkan suatu tindakan komunikasi ialah menjawab pertanyaan “ siapa yang menyampaikan, apa yang disampaikan, melalui saluran apa, kepada siapa dan apa pengaruhnya” (Arni Muhammad, 2009 : 5).

  c.

  Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol- simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator (Raymond Ross) Menurut Gary Cronkhite (Ruslan, 2003:86-87), ada empat pendekatan atau asumsi pokok untuk memahami tentang komunikasi, yaitu :

  1. Komunikasi merupakan suatu proses.

  2. Komunikasi adalah suatu pertukaran pesan.

  3. Komunikasi merupakan informasi yang bersifat multi dimensi, yaitu berkaitan dengan dimensi dan karakter komunikator, pesan yang akan disampaikan, media yang dipergunakan, komunikan yang akan menjadi sasarannya, dan dampak yang ditimbulkan.

  4. Komunikasi merupakan interaksi yang mempunyai tujuan-tujuan atau maksud ganda.

2.1.2 Komunikasi Massa

  Definisi komunikasi massa yang paling sederhana dikemukakan oleh Bittner (Rakhmat, seperti yang dikutip Komala, dalam Karlinah, dkk. 1999), yakni komunikasi massa adalah pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang. Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa komunikasi massa itu harus menggunakan media massa. Jadi sekalipun komunikasi disampaikan kepada khalayak yang banyak, namun tidak menggunakan media massa , maka itu bukan komunikasi massa.

  Joseph A Devito merummuskan definisi komunikasi massa yang pada intinya merupakan penjelasan tentang massa serta tentang media yang digunakannya. Devito mengemukakan definisinya dalam dua item, yakni yang pertama adalah komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada massa, kepada khalayak yang luar biasa banyaknya. Kedua, komunikasi massa adalah komunikasi yang disalurkan oleh pemancar-pemancar yang audio atau visual, (Ardianto, 2004:6).

  Ada suatu definisi komunikasi massa yang dikemukakan Michael W. Gambel dan Teri Kwal Gambel (Nurudin, 2009:8-9) akan semakin memperjelas apa itu komunikasi massa. Menurut mereka sesuatu bisa didefinisikan sebagai komunikasi massa jika mencakup hal-hal sebagai berikut : 1.

  Komunikator dalam komunikasi massa mengandalkan peralatan modern untuk menyebarkan atau memancarkan pesan secara cepat kepada khalayak yang luas dan tersebar. Pesan itu disebarkan melalui media modern pula antara lain surat kabar, majalah televisi, film, atau gabunngan diantara media tersebut.

  2. Komunikator dalam komunikasi massa dalam menyebarkan pesan- pesannya bermaksud mencoba berbagi pengertian dengan jutaan orang yang tidak saling kenal atau mengetahui satu sama lain.

3. Pesan adalah milik publik. Artinya bahwa pesan ini bisa didapatkan dan diterima oleh banyak orang. Karena itu, diartikan milik publik.

  4. Sebagai sumber, komunikator massa biasanya organisasi formal seperti jaringan, ikatan, atau perkumpulan. Dengan kata lain, komunikatornya tidak berasal dari seseorang, tetapi lembaga. Lembaga inipun biasanya berorientasi pada keuntungan, bukan organisasai sukarela atau nirlaaba.

  5. Komunikasi massa dikontrol oleh gatekeeper (penapis informasi). Artinya, pesan-pesan yang disebarkan atau dipancarkan dikontrol oleh sejumlah individu dalam lembaga tersebut sebelum disiarkan lewat media massa.

  6. Umpan balik dalam komunikasi massa sifatnya tertunda. Kalau dalam jenis komunikasi lain, umpan balik bisa bersifat langsung. Misalnya, dalam komunikasi antarpersonal. Dalam komunikasi ini umpan balik langsung dilakukan, tetapi komunikasi yang dilakukan lewat surat kabar tidak bisa langsung dilakukan alias tertunda.

2.1.3 Public Relations

  Istilah Public Relations atau disingkat PR, yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat atau disingkat menjadi Humas, kini tampak semakin berkemban, baik dalam kegiatan operasionalisasinya, di pemerintahan ataupun lembaga-lembaga dan perusahaan swasta. Sangat boleh jedi karena terjemahannya itu dirasa kurang tepat, maka penggunaan istilahnya pun tidak seragam. Ada yang mempertahankan istilah aslinya (Public Relations), ada juga yang menggunakan terjemahannya (Humas) (Suhandang, 2012:15).

  Berbicara mengenai pengertian public relations, dilihat dari sudut etimologi kata, maka peristilahan public relations merupakan gabungan dari dua kata yaitu “public” dan “relations”. Kata “public” yang ada dalam “public” relations merupakan peminjaman istilah dari ilmu sosiologi. Oleh karenanya public adalah sekelompok individu yang terikat oleh suatu masalah, kemudian timbul perbedaan pendapat terhadap masalah tadi dan berusaha untuk menanggulangi persoalan tadi dengan jalan diskusi sebagai jalan keluarnya. Terhadap pemakaian istilah “relations”, pada dasarnya mempunyai arti hubungan atau relasi yang timbal balik antara publik yang berkepentingan. Huruf “s” dibelakang istilah relations, pada hakekatnya berfungsi untuk menunjukkan kepada identitas, ciri-ciri karakteristik dari public relations (Djaja, 1985 : 9).

  Public Relations adalah salah satu bidang ilmu komunikasi praktis, yaitu penerapan ilmu komunikasi pada suatu organisasi/perusahaan dalam melaksanakan fungsi manajemen. Public Relations berfungsi menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen pada suatu lembaga/perusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan pertisipasi. Semua ini bertujuan untuk menumbuhkan dan mengembangkan godwill (kemauan baik) publiknya, serta memperoleh opini publik yang menguntungkan (alat untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan baik dengan publik) (Soemirat, 2004 : 12).

2.1.3.1 Tujuan Public Relations

  Karena Public relations adalah fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan komunikasi, maka pada dasarnya tujuan Public relations adalah tujuan- tujuan komunikasi. Tujuan tersebut diimplementasikan ke dalam program- program Public relations. Agar program tersebut berjalan dengan baik –salah satunya adalah agar mendapat publisitas media- maka perluu didukung oleh media PR(PR tools), antara lain press release, website, company profile, dan produk- produk tulisan lainnya. Disinilah peran Public relations writing, yaitu kemampuan menulis, membuat dan mendesain media Public relations (Kriyantono, 2008:42).

  Dalam realita praktik Public relations di perusahaan, tujuan Public

  

relations antara lain menciptakan pemahaman publik, membangun opini publik

yang favourable serta membentuk goodwill dan kerjasama.

  Tujuan pertama adalah menciptakan pemahaman (mutual understanding) antara perusahaan dan publiknya. Tujuan kegiatan PR pertama kali adalah berupaya menciptakan saling pengertian antara perusahaan dan pubilknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi antara perusahaan dan publiknya. Kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah kesalahan persepsi. Kesalahpahaman akibat salah persepsi atau kekurangan informasi merupakan kesalahan yang mendasar dalam kegiatan komunikasi. Kedua adalah membangun citra korporat. Citra merupakan gambaran yang ada dalam benak publik tentang perusahaan. Citra adalah persepsi publik tentang perusahaan menyangkut pelayanannya, kualitas produk, perilaku perusahaan, atau perilaku individu-individu dalam perusahaan dan lainnya. Citra perusahaan bukan hanya dilakukan seorang PR sendirian, tetapi perilaku seluruh perusahaan ikut andil dalam pembentukan citra ini, baik disadari maupun tidak.

  Tujuan ketiga adalah membangun opini publik yang favourable. Sikap publik terhadap perusahaan bila diekspresikan disebut opini publik. Jadi, opini publik ini merupakan ekspresi publik mengenai persepsi dan sikapnya terhadap perusahaan. Ada tiga jenis opini, yaitu positif, negatif, dan netral. Keempat adalah membentuk goodwill dan kerjasama. Pada tahap ini, tujuan PR sudah pada tahap tindakan nyata. Artinya sudah tercipta jalinan kerja sama dalam membentuk perilaku tertentu yang mendukung keberhasilan perusahaan. Misalnya publik harus turut serta mensukseskan kampanye PR atau tetap loyal mengkonsumsi produk perusahaan. Goodwill dan kerjasama dapat terwujud karena ada inisiatif yang dilakukan berulang-ulang oleh PR perusahaan untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan kepada publiknya. Kemudian diikuti tindakan nyata perusahaan unutk komitmen mewujudkan kepentingan publik (Kriyantono, 2008:42-43).

2.1.3.2 Fungsi Public Relations

  Fungsi atau peranan adalah harapan publik terhadap apa yang seharusnya dilakukan oleh Public relations sesuai dengan kedudukannya sebagai seorang

  

Public relations . Jadi, Public reations dikatakan berfungsi apabila dia mampu

  melakukan tugas dan kewajibannya dengan baik, berguna atau tidak dalam menunjang tujuan perusahaan dan menjamin kepentingan publik. (Kriyantono, 2012:58)

  Secara garis besar fungsi Public relations adalah :

  a) Memelihara komunikasi yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya (maintain good communication) b)

  Melayani kepentingan public dengan baik (serve public’s interest)

  c) Memelihara perilaku dan moralitas perusahaan dengan baik (maintain good morals & manners ) (Kriyantono, 2012:59).

  Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations, Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi public relations (Effendy, 1993:137) :

  1. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the public’s

  interest) 2.

  Memelihara komunikasi yang baik (Mantain good communication) 3. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners).

  Pada tahun 1975, Foundation for Public Relations Research and

Education mengumpulkan 65 praktisi Public relations dalam sebuah studi.

Hasilnya diperoleh beberapa poin penting tentang fungsi Public relations. Public

  relations adalah fungsi manajemen yang tugasnya (Kriyantono, 2012:60) : 1.

  Membantu memelihara dan menjaga komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya (establish and maintain

  mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperation between an organization and its public )

  2. Mencakup manajemen masalah dan isu-isu (involves the management of

  problem and issues ) 3.

  Membantu manajemen selalu memberikan informasi pada dan responsif terhadap opini publik (helps management to keep informed on and

  responsive to public opinion ) 4.

  Mendefinisikan dan menekankan pada tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik (defines and emphasizes the responsibility of

  management to keep abreast of and utilize change ) 5.

  Melayani sistem pencegahan awal untuk mengantisipasi trend (serving an

  early warning system to help anticipate trends )

  6. Menggunakan riset dan teknik komunikasi yang beretika sebagai alat-alat pokok (uses research and ethical communication techniques as its

  principal tools .

2.1.3.3 Ruang Lingkup Public Relations

  Dari paparan fungsi dan tujuan di atas, dapat dijabarkan ruang lingkup pekerjaan Public relations. Secara sederhana pekerjaan yang biasa dilakukan

  

Public relations dapat disingkat menjadi PENCILS (Kriyantono, 2008: 80), yaitu :

a.

  Publication & Publicity, yaitu mengenalkan perusahaan kepadda publik, misalnnya membuat tulisan yang disebarkaan ke media, newsletter, artikel, dan lainnya b. Events, mengorganisasi event atau kegiatan sebagai upaya membentuk citra. Misalnya stasiun televisi SCTV menggelar acara SCTV Award.

  Program televisi yang dinilai masyarakat Ngetop akan mendapat penghargaan dari SCTV c.

  News, pekerjaan seorang Public relations adalah menghasilkan produk-produk tulisan yang sifatnya menyebarkan informasi kepada publik, seperti press release, newsletter, berita, dan lain-lain. Karena itu, dituntut menguasai teknik-teknik menulis (Public relations

  Writing ) d.

  Community Involvement, Public relations mesti membuat program- prgram yang ditujukan untuk menciptakan keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitarnya. Misalnya Hotel Santika setipa memeperingati HUT RI mengadakan perlombaan yang juga diikuti masyarakat sekitar hotel. Public relations juga diharapkan dapat memosisikan perusahaan sebagai bagian dari komunitas. Diharapkan akan muncul perasaan memiliki terhadap perusahaan (sense of belonging) dalam diri komunitasnya. Contoh lomba-lomba yang ditujukan mejalin hubungan dengan komunitas dapat dilihat pada gambar 1.7 e.

  Identity-Media, merupakan pekerjaan Public relations dalam membina hubungan dengan media (pers). Sangat penting untuk memperoleh publisitas media. Media adalah mitra kerja abadi Public relations. Media butuh Public relations sebagai sumber berita dan Public

  relations butuh media sebagai sarana penyebar informasi serta

  pembentuk opini publik f. Lobbying, Public relations sering melakukan upaya persuasi dan negosiasi dengan berbaagai pihak. Keahlian ini taampak dibutuhkan misalnya, ada saat terjadi krisis manajemen untuk mencapai kata sepakat di antara pihak yang bertikai.

  g.

  Social Investment, pekerjaan Public relations untuk membuat program- program yang bermanfaat bagi kepentingan dan kesejahteraan sosial.

  Contoh : program Public relations “Trans TV Peduli Aceh” yang memberikan bantuan dana dan pembuatan rumah bagi korban bencana Tsunami akhir 2004 lalu. Termasuk disini adalah program Corporate

  Social Responsibility

2.1.4 Media Internal

  Media Internal merupakan salah satu sarana komunikasi, yang dapat digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi dari suatu organisasi kepada khalayak. Dalam berhubungan dengan stakeholders, berbagai saluran komunikasi dibutuhkan Humas, termasuk didalamnya adalah penggunaan media internal. Humas, sebagai sebuah fungsi manajemen, senantiasa berupaya menjalin komunikasi dengan berbagai pihak terkait, sehingga organisasi itu mendapat dukungan dari publik atau stakeholdersnya sesuai dengan harapan pimpinan atau pengelola suatu organisasi (Ruslan, 1999:155).

  Dalam beberapa hal prinsip-prinsip pengelolaan media internal sama dengan media komunikasi pada umumnya. Yang pertama, berkaitan dengan pemilihan isu atau informasi aktual, yang menarik atau ‘dekat’ dengan kehidupan khalayak/pembaca. Disini, prinsip proximity, sebagaimana yang didengungkan dalam perspektif komunikasi, menjadi acuan dalam penyajian informasi untuk pembaca. Tak beda dengan sebuah album, pembaca akan tertarik membuka media itu, manakala potret dirinya atau yang terdekat dengan kepentingan, terekam/terwakili melalui media itu. Kedua, penggunaan pesan atau bahasa untuk media internal pun harus jelas, menarik sehingga mudah dipahami oleh khalayak. Pemakaian ilustrasi seperti gambar, foto dan sebagainya tentu akan mendukung daya tarik pembaca. Begitupun menyangkut design, termasuk lay out, jenis dan warna huruf yang digunakan, merupakan hal-hal yang mendukung daya tarik media internal. Ketiga, pengelolaan media internal pun harus mengindahkan atau mematuhi prinsip-prinsip etika jurnalistik, misalnya dalam pemakaian bahasa atau gambar yang sopan, yang tidak menyinggung perasaan atau prinsip kesusilaan. Keempat, yang juga tidak kalah penting adalah konsistensi waktu penerbitan. Tentu, agar semua itu terwujud, sangat diperlukan dukungan tenaga pengelola media internal yang profesional.

  Dalam upaya mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan tidak terlepas dari bentuk komunikasi yang bersifat to way communication (komunikasi dua arah atau timbal balik). Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya tidak hanya terjadi secara tatap muka. Agar lebih efisien dalam penyebaran informasi dan pembentukan citra dan opini publik, Public Relations memerlukan media komunikasi. Salah satu media komunikasi PR yang diterbitkan sendiri adalah

  House journal (Soemirat, 2004:27).

  Media komunikasi House Journal itu diperlukan untuk pencapaian citra positif dan dukungan opini publik, selain penggunaan media yang tidak bisa dikendalikan oleh PR yaitu media massa atau pers. Dalam siklus atau alasan perancangan pembuatan House Journal itu sendiri mencakup dua aspek yaitu fact

  

finding dan identifikasi masalah. Dalam fact finding, PR mencari dan

  mengumpulkan berbagai fakta dan data tentang kebutuhan publik akan isi media, gaya dan bentuk media itu sendiri. Bilamana data dan fakta yang sudah terkumpul mencerminkan aspirasi publik tentang perlunya house journal, diidentifikasi data dan fakta yang masih bercampur aduk itu dengan mengkategorikannya. Setelah melalui tahap fact finding dan identifikasi masalah, tentukan tujuan menerbitkan media komunikasi house journal yang merupakan solusi dari identifikasi masalah. Dengan melihat sasaran dari media komunikasi itu sendiri. Selain itu, baru bisa ditentukan sasaran pembacanya, yang menyangkut isi dan rubrikasi pada target khalayak pembaca itu. Melalui rubrikasi itu akan tercermin informasi yang bersiffat informatif, edukatif, hiburan, dan gayanya yang lebih dialogis (Soemirat, 2004:26-27).

2.1.4.1 Bentuk Media Internal

  Frank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk utaama house jurnal (Soemirat, 2003:23) yaitu: 1.

  The sales bulletin: sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan salesman-nya dilapangan. Terbit secara mingguan 2. The newsletter: berisi pokok-pokok berita yang diperhitungkan bagi pembaca yang sibuk

  3. The magazine: berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan

4. The tabloid newspaper: mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi.

  Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali 5. The wall newspaper: bentuk media komunikasi staff/karyawan di lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan surat kabar/ majalah dinding.

  M. Linggar Anggoro menyebutkan (Anggoro, 2000:213), bentuk media internal bervariasi, yaitu :

1. Majalah : Jurnal internal yang memiliki format majalah biasanya

  berukuran A4 (297x210 mm). isinya kebanyakan adalah artikel-artikel, feature dan ilustrasi. Jurnal internal itu dicetak biasa saja (letterpress) atau bias juga melalui teknik yang canggih, seperti teknik litografi dan

  fotografer 2.

  Koran : isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi artikel feature dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara

  offset-litho atau web-offset-litho.

  3. Newsletter : jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan ukurannya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya bias letterpress (cetakan biasa) atau litografi dan bias juga hanya dengan mesin fotografer

  4. Majalah dinding : bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal.

  Sedangkan menurut Moore (Moore, 2004: 355-356), bentuk-bentuk media internal non lisan yang digunakan untuk sebuah perusahaan yaitu :

  1. Surat manajemen untuuk karyawan, ialah surat manajemen yang memaparkan masalah perusahaan yang penting disebarkan kepada karyawan yang dikirimkan ke rumah karyawan 2. Majalah karyawan, ialah majalah karyaan yang menyajikan komunikasi dua arah, memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan dan sebagai wadah karyaan untuk menyatakan pendapatnya 3. Papan pengumuman, yaitu salah satu media komunikasi kelompok karyawan yang paling murah, paling diacuhkan, dan paling efektif seperti berita kesejahteraan masyarakat, pemberitahuan kelompok karyawan, kebijaksanaan perusahaan, pemberitahuan hari libur, serta informasi tentang penutupan 4. Pameran produk, yaitu pameran bahan baku dan produk akhir memberikan kesan kepada karyawan berkenaan dengan peranannya dalam menghasilkan produk tersebut 5. Laporan keuangan, yaitu untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang keuangan perusahaan dan memperbaiki kesalahpahaman tentang pendapatan perusahaan 6. Iklan surat kabar perusahaan, yaitu iklan yang memberikan informasi kepada karyawan dan keluarganya tentang kegiatan perusahaan dengan biaya iklan yang relative murah serta mengontrol pesan dari pemasang iklannya.

  Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi proses pembuatan media internal adalah :

  1. Readers (pembaca) Penting untuk diketahui bahwa sponsor dan redaksi jurnal internal harus secara pasti tahu siapa yang menjadi target/sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan kebanyakan. Pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan, dan pembaca yang telah mengenal serta memahami dengan saksama tentang penerbitan pers. Para teknisi tentu akan senang membaca tentang mereka sendiri dan teman sekerja, salesman sangat menghargai jurnal yang menginformasikan perusahaannya dan membantu untuk penjualannya.

  2. Quantity (eksemplar/oplah) Besar-kecilnya kuantitas penerbitan atau oplah juga akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya 3. Frequency (waktu terbit media)

  Jurnal harus diterbitkan secara teratur ndan memiliki tanggal publikasi yang tetap. Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk menerbitkan sebuah jurnal internal dengan waktu edisi terbit harian, mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulanan, atau dengan waktu yang jarang tetapi tidak boleh ada celah yang terlalu besar karena akan menghilangkan pengertian dari keberkalaan atau kontinuitas terbit

  4. Policy (kebijakan redaksi) Dalam pembuatan jurnal internal kita menetapkan tujuan penerbitan.

  Apakah jurnal internal dibuat hanya memberikan informasi kepada pembaca tentang perusahaan/organisasi atau untuk membina hubungan baik antara top manajemen dengan karyawannya. Hal terpenting adalah jurnal internal yang diterbitkan harus sejalan dengan program PR secara menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan dalam memelihara dan meningkatkan citra positif 5. Title (nama jurnal internal)

  Nama dan logo jurnal internal termasuk dalam rancangan/desain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah nama itu harus mencerminkan kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan komunikatif

  6. Proses pencetakan Proses pencetakan bisa menggunakan letterpress, photogravure, atau

  web offset . Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor sebagai

  berikut : bentuk dan lebarnya jurnal internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan warna (banyak warna atau hitam putih, dan jumlah gambar/foto) 7. Style (format/gaya)

  Hal-hal yang mempengaruhi penampilan/gaya jurnal internal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature dan artikel 8.

   Free issue or cover price

  Ada dua pendapat mengenai hal ini, apakah jurnal internal itu tidak dijual atau dinilai lebih tinggi atau dijual. Hal ini sepenuhnya bergantung pada nilai yang diberikan para pembaca pada jurnal tersebut

  9. Distribution (sirkulasi) Dalam mendistribusikan jurnal internal harus diperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaian jurnal internal bias dikirim melalui kurir (ditangani sendiri), via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial

  10. Advertisement (iklan) Jurnal internal mampu menyerap iklan tergantung kepada karakteristik pembaca dan jumlah tiras yang dimiliki jurnal internal agar bias menarik bagi pemasang iklan. Pada jurnal internal dari beberapa perusahaan, para pegawai dipersilahkan memasang iklan kecil yang bersifat pribadi dan gratis. Ternyata cara hidup ini mapu meningkatkan minat baca terhadap jurnal yang bersangkutan. Kehadiran iklan juga dapat menghidupkan penampilan dari suatu jurnal internal.

  (Soemirat, 2004:24-26)

2.1.4.2 Fungsi Media Internal

  Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya yang berjudul “Manajemen

  

Humas dan Komunikasi”, mengatakan bahwa untuk mengelola suatu media

  internal secara profesional dan serius, terdapat beberapa yang harus diperhatikan yaitu :

  1. Sebagai media komunikasi internal dan eksternal, yang diedarkan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi, dan berita (bentuk tulisan atau photo release) mengenai aktifitas perusahaan, manfaat produk barang atau jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier dan sebagainya.

  2. Sebagai ajang komunikasi khusus antar karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dari keluarga karyawan, adanya pegawai atau pendatang baru (new comer), kegiatan olahraga, wisata, keagamaan, program, kesehatan, dan hingga berduka cita serta kegiatan sosial lainnya.

  3. Sebagai sarana media untuk “pelatihan dan pendidikan” dalam bidang tulis menulis bagi karyawan. Serta staf Humas yang berbakat atau berpotensi sebagai penulis ilmiah populer.

4. Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu,

  terbit berkala dan teratur, penmapilan profesional, lay out dan isi yang ditata apik, cover menarik.(Ruslan, 2002: 207-208)

2.1.4.3 Karakteristik media internal : 1.

  Jangkauan serta pembaca humas internal harus dikenali karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal

2. Besar kecilnya kuantitas penerbitan akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya.

  3. Jurnal harus diterbitkan secara berkala dan teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap

4. Biasanya isi jurnal berisi uraian hal-hal yang sudah terjadi 5.

  Setiap jurnal hendaknya memiliki ciri khas berkaitan dengan isinya 6. Jurnal internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju.

  Idealnya, setiap jurnal harus mirip dengan media cetak komersial pada umumnya agar bias menarik minat pembaca secara luas. Penampilannya harus dibuat semenarik mungkin sehingga para pembaca dapat segera tertarik untuk membacanya. Di lain pihak, gaya dan penampilan ini juga tidak boleh terlalu berlebihan sehingga mencolok yang justru akan dijauhi pembaca. Penataan halaman harus diusahakan serapi mungkin agar setiap materi yang disajikan tampak menarik, enak dibaca dan mudah dipahami (Morissan, 2008 :222-223)

  Hubungan antara perusahaan dengan publiknya baik internal

  

public maupun external public dinilai perlu dijaga karena seringkali perusahaan

  berhubungan dengan publik yang sifatnya luas dan kompleks, maka keberadaan suatu media sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena public tidak mungkin terjangkau semuanya. Dengan adanya media akan sangat efektif dalam melakukan penyebaran pesan dan informasi dapat merata dan serempak kepada seluruh stakeholder perusahaan.

  Sementara untuk menjembatani komunikasi antara manajemen dengan karyawan, sebuah perusahaan dapat memfasilitasi dengan membuat media internal. Dengan adanya media internal ini diharapkan bisa mendukung terciptanya suasana kondusif dan harmonis sehingga seluruh aktivitas perusahaan bisa berjalan dengan lancar. Kehadirannya dimanfaatkan untuk mensosialisasikan kebijakan perusahaan, mengangkat isu-isu umum masalah sebuah perusahaan perusahaan serta sebagai penyampai kegiatan atau program kerja yang sedang dan telah dilakukan oleh perusahaan.

  Selain itu, kehadiran media internal juga berfungsi sebagai alat untuk pembentuk citra (image building) suatu perusahaan karena media internal sendiri juga dapat dijadikan sebagai media promosi dan komunikasi kepada seluruh stakeholder dalam sebuah perusahaan. (Soemirat, 2004:28)

  Pembaca media internal sendiri adalah seluruh public dalam internal perusahaan mulai jajaran pimpinan (direksi, manajemen) hingga karyawan terendah. Selain itu, media internal juga dapat dikonsumsi oleh “mitra kerja” atau “mitra usaha” dan konsumen, klien, dan publik yang menjadi target usaha atau asosiasi usaha di bidang yang terkait. Hal ini tentu jelas memperlihatkan pentingnya media internal bagi sebuah perusahaan. Selain itu, media internal tidak hanya terkait informasi tetapi juga mampu member motivasipublic untuk membentuk kepercayaan pada Corporate. Media internal sendiri biasanya dikelola oleh tim khusus dari Divisi Khusus Media atau menjadi tanggung jawab Departemen Public Relations /Corporate Communication (Ruslan, 2002: 210).

2.1.5 Majalah

  Majalah adalah sebuah media publikasi atau terbitan secara berkala yang memuat artikel – artikel dari berbagai penulis (Assegaff, 1983 : 127). Selain memuat artikel, Majalah juga merupakan publikasi yang berisi cerita pendek, gambar, review, ilustrasi atau fitur lainnya yang mewarnai isi dari majalah. Oleh karena itu, majalah dijadikan salah satu pusat informasi bacaan yang sering dijadikan bahan rujukan oleh para pembaca dalam mencari sesuatu hal yang diinginkannya.

  Eksistensi majalah muncul karena kebutuhan masyarakat akan informasi beragam yang sesuai dengan gaya hidup masyarakat saat ini. Maka tak heran banyak berbagai ragam majalah beredar saat ini, yang disesuaikan dengan segmentasinya. Majalah dapat dibedakan menurut pembaca pada umumnya atau kelompok pembaca yang menjadi target pasarnya, yakni majalah dapat diklasifikasikan menurut segmen demografis (usia atau jenis kelamin), ataupun pembedaan secara psikografis, dan geografis atau dapat dilihat dari segi kebijakan editorialnya (Kasali, 1992:111). Sebagai contoh untuk majalah yang terbitnya berdasarkan keadaaan demografis, misalnya Majalah Gadis, majalah yang diperuntukkan untuk wanita. Sedangkan majalah yang berdasarkan pengelompokan geografis (wilayah), misalnya: majalah sekolah. Berbagai bahasan artikel informasi yang diulas dalam majalah - majalah tersebut tentunya disesuaikan dengan karakter dan gaya bahasa target audiencenya, begitu pula dengan gaya pendekatan dalam hal tampilan atau desain majalahnya.

  Didalam suatu majalah terkandung banyak elemen – elemen grafis seperti gambar, tipografi, warna, ilustrasi dan elemen lainnya yang dimana hal itu untuk memperindah isi majalah dan untuk menarik perhatian masyarakat untuk membacanya. Majalah juga harus memiliki konsep atau target segmentasi yang jelas dan sesuatu hal yang berbeda dengan majalah lainnya. Agar dapat terlihat oleh masyarakat memiliki ciri khas serta keunggulan dari majalah – majalah pesaing.

  Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, saat ini majalah tidak hanya terbatas dijual bebas ditoko - toko atau kios - kios buku yang dibuat oleh suatu perusahaan untuk masyarakat umum, namun suatu organisasi juga dapat menerbitkan majalahnya sendiri apabila kebutuhan informasi tentang lingkup organisasi tersebut dirasa perlu.

2.1.6 Teori Uses and Gratification

  Herbert Blumer dan Elihu Katz (Nurudin, 2009:191-192) adalah orang pertama yang mengenalkan teori ini. Teori Uses and Gratifications ( kegunaan dan kepuasan ) ini dikenalkan pada tahun 1974 dalam bukunya The Uses on Mass

  

Communications : Current Perspectives on Gratification Research . Teori uses

  and gratifications milik Blumer dan Katz ini mengatakan bahwa pengguna media memainkan peran aktif untuk memilih dan menggunakan media tersebut. Dengan kata lain, pengguna media adalah pihak yang aktif dalam proses komunikasi. Pengguna media berusaha untuk mencari sumber media yang paling baik di dalam usaha untuk memenuhi kebutuhannya. Artinya, teori uses and gratification mengasumsikan bahwa pengguna mempunyai pilihan alternatif untuk memuaskan kebutuhannya.

  Teori uses and gratification lebih menekankan pada pendekatan manusiawi dalam melihat media massa. Artinya, manusia itu mempunyai otonomi, wewenang untuk memperlakukan media. Blumer dan Katz percaya bahwa tidak hanya ada satu jalan bagi khalayak untuk menggunakan media. Sebaliknya mereka percaya bahwa ada banyak alasan khalayak untuk menggunakan media. Menurut pendapat teori ini, konsumen media mempunyai kebebasan untuk memutuskan bagaimana (lewat media mana) mereka menggunakan media dan bagaimana media itu akan berdampak pada dirinya. Teori ini juga menyatakan bahwa media dapat mempunyai pengaruh jahat dalam kehidupan.

  Inti dari model uses and gratification ini adalah aktifitas audiens yaitu pilihan yang disengaja oleh para pengguna isi media untuk memenuhi kebutuhan mereka (Severin dan Tankard, 2008:353)

  Adapun asumsi-asumsi dasar dalam pendekatan uses and gratification menurut Katz, Blumer daan Gurevitch (Morissan, 2010) adalah :

  1. Khalayak dianggap aktif, artinya sebagian penting dari pengguna media massa diasumsikan mempunyai tujuan.

  2. Dalam proses komunikasi massa banyak inisiatif untuk mengaitkan pemuasan kebutuhan dengan pemilihan media terletak pada anggota khalayak.

  3. Media massa harus bersaing dengan sumber-sumber lain untuk memuaskan kebutuhannya. Kebutuhan yang dipenuhi media hanyalah bagian dari rentangan kebutuhan manusia yang lebih luas. Bagaimana kebutuhan ini terpenuhi melalui konsumsi media amat bergantung pada perilaku khalayak yang bersangkutan.

  4. Banyak tujuan pemilihan media massa disimpulkan dari data yang diberikan anggota khalayak, artinya orang dianggap cukup mengerti untuk melaporkan kepantingan dan motif pada situasi-situasi tertentu.

  5. Penilaian tentang arti kultural dari media massa harus ditangguhkan sebelum diteliti lebih dahulu orientasi khalayak.

  Teori uses and gratification beroperasi dalam beberapa cara yang bisa dilihat dalam bagan dibawah ini :

  Gambar 1 Uses and Graticication

  Sumber pemuasan kebutuhan non media :

1.Keluarga

  2.Komunikasi interpersonal

  

3.Hobi

Kebutuhan Pemuasan media

  

4.Tidur

Lingkungan khalayak : (fungsi) : 5.Obat-obatan ,dll. Sosial :

  1.Kognitif

  1.Pengamatan

  1.Ciri-ciri  

  2.Afektif lingkungan demografis

  3.Integratif

  2.Diversi /hiburan

  2.Afiliasi personal

  3.Identitas personal kelompok

  4.Integratif Sosial

  4.Hubungan sosial

  3.Ciri-ciri Penggunaan media

  5.Pelepasan personal

massa :

ketegangan

  1.Jenis-jenis media, SK, majalah, radio, TV, dan film.

  2.Isi media

  3. Terpaan media

  4.Konteks sosial

  Sumber : Kriyantono, 2009:208 Kebutuhan kognitif adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan informasi, pengetahuan, dan pemahaman mengenai lingkungan. Kebutuhan ini didasarkan pada hasrat untuk memahami dan menguasai lingkungan, juga memuaskan rasa penasaran kita dan dorongan untuk penyelidikan kita. Kebutuhan afektif adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan pengalaman- pengalaman yang estetis, menyenangkan, dan emosional. Kebutuhan pribadi secara integratif adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan kredibilitas, kepercayaan, stabilitas dan status individual. Hal itu bisa diperoleh dari hasrat akan harga diri. Kebutuhan sosial secara integratif adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan kontak dengan keluarga, teman, dan dunia. Hal tersebut didasarkan pada hasrat untuk berafiliasi. Sementara itu, kebutuhan pelepasan adalah kebutuhan yang berkaitan dengan upaya menghindarkan tekanan, ketegangan, dan hasrat akan keanekaragaman.(Nurudin, 2009:194-195) Salah satu model Uses and Gratifications yang banyak digunakan dalam penelitian dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

  Gambar 2 Model Uses and Gratifications

  Anteseden Motif Penggunaan Media Efek

• Variabel Individu -Kognitif - Hubungan - Kepuasan -Variabel Lingkungan -Personal Diversi - Macam isi - Pengetahuan -Personal Identity - Hubungan dengan isi

  Anteseden meliputi veriabel individual yang terdiri dari data demografis seperti usia, jenis kelamin dan faktor-faktor psikologis komunikan, serta variabel lingkungan seperti organisasi, sistem sosial, dan struktur sosial. Blumer menyebutkan tiga orientasi motif, yaitu : orientasi kognitif (kebutuhan informasi,

  surveillance, atau eksplorasi realitas), diversi (kebutuhan akan pelepasan dari

  tekanan dan kebutuhan akan hiburan), serta identidas personal (menggunakan isi media untuk memperkuat atau menonjolkan sesuatu yang penting dalam kehidupan atau situasi orang itu sendiri). Penggunaan media terdiri dari jumlah waktu yang digunakan dalam berbagai media, jenis isi media yang dikonsumsi dan berbagai hubungan antar individu konsumen dengan isi media yang dikonsumsi atau media secara keseluruhan. Efek media dapat dioperasionalisasikan sebagai evaluasi kemampuan media untuk memberi kepuasan.

2.1.7 Informasi

  Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan” .

  Informasi merupakan fungsi penting untuk membantu mengurangi rasa cemas seseorang. Menurut Notoatmodjo (2008) bahwa semakin banyak informasi dapat memengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkangelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi .

  Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya.

2.2 Kerangka Konsep

  Konsep adalah istilah yang mengekspresikan sebuah ide abstrak yang dibentuk dengan menggeneralisasikan objek atau hubungan fakta-fakta yang diperoleh dari pengamatan (Kriyantono, 2010: 17).

  Jadi kerangka konsep adalah hasil pemikiran yang rasional dalam menguraikan rumusan hipotesis yang merupakan jawaban sementara dari masalah yang diuji kebenarannya. Agar konsep-konsep dapat diteliti secara empiris, maka harus dioperasionalkan dengan mengubahnya menjadi variabel.

1. Variabel Antaseden

  Variabel Antaseden merupakan variabel yang biasanya digunakan untuk memprediksi atau diasumsikan menjadi sebab. Variabel antaseden mendahului variabel pengaruh, variabel ini sangat berpengaruh pada motif. Variabel antaseden dalam penelitian ini adalah karakteristik responden yang meliputi :

   Jenis Kelamin  Usia  Tingkat Pendidikan  Lama Bekerja 2.

  Variabel Bebas (X) Variabel bebas adalah variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab perubahan atau timbulnya variabel terikat. Variabel bebas dalam penelitian ini adalah konsumsi majalah MINAT.

3. Variabel Terikat (Y)

  Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel bebas. Variabel terikat dalam penelitian ini adalah pemenuhan kebutuhan informasi karyawan. Berdasarkan kerangka konsep diatas, maka dapat disusun model teoritis sebagai berikut :

  Gambar 3 Model Teoritis

  Variabel Bebas (X) : Variabel Terikat (Y) : Majalah MINAT Pemenuhan Kebutuhan

  Informasi Karyawan

2.3 Variabel Penelitian

  Berdasarkan kerangka teori dan kerangka konsep yang telah diuraikan diatas, maka untuk memudahkan penelitian, perlu dibuat variabel penelitian sebagai berikut :

Tabel 2.1 Variabel Penelitian

  Variabel Teoritis Variabel Operasional

  Variabel Antara (z) a.

  Jenis Kelamin b.

  Usia c. Tingkat Pendidikan d. Lama Bekerja

  Variabel Bebas (x) Majalah MINAT a.

  Frekuensi Membaca b. Durasi Membaca c. Rubrik yang dibaca d. Penyajian Informasi e. Cover Majalah f. Ukuran Fisik Majalah g.

  Ukuran Huruf h. Penggunaan Bahasa i. Kelengkapan Informasi

  Variabel Terikat (y) Pemenuhan Kebutuhan Informasi a.

  Kognitif b. Personal Diversi c. Personal Identity

2.4 Definisi Operasional

  Definisi operasional merupakan penjabaran lebih lanjut tentang konsep yang telah dikelompokkan dalam kerangka konsep. Definisi operasional adalah suatu petunjuk pelaksanaan mengenai cara-cara untuk mengukur suatu variabel. Dengan kata lain, definisi operasional adalah suatu informasi ilmiah yang amat membantu peneliti lain yang ingin menggunakan variabel yang sama. (Singarimbun, 2008:46).

  Definisi operasional dari variabel-variabel penelitian ini adalah : Karakteristik Responden (Z) a.

  Jenis Kelamin, yakni jenis kelamin responden karyawan kantor pusat PT Perkebunan Nusantara IV. Pada penelitian ini, responden seluruhnya berjenis kelamin laki-laki dan perempuan.

  b.

  Usia, yakni usia responden yang mengisi kuesioner. c.

  Tingkat pendidikan, yakni tingkat pendidikan terakhir yang responden peroleh. Jenjang pendidikan terakhir dalam penelitian ini terdiri dari 4 kelompok yaitu : SMA sederajat, D3, S1, S2, dan S3.

  d.

  Lama Bekerja, yakni waktu yang dihitung sejak pertama kali responden terdaftar sebagai pegawai aktif di PT Perkebunan Nusantara IV.

  Variabel bebas (X) 1.

  Frekuensi membaca, yaitu tingkat keseringan membaca majalah MINAT.

  2. Durasi membaca, yaitu waktu yang dibutuhkan setiap kali membaca majalah MINAT.

  3. Rubrik yang dibaca, yaitu apakah responden membaca seluruh rubrik yang tersaji didalam majalah MINAT.

  4. Penyajian Informasi merupakan faktor penting dalam suatu majalah.

  Dalam hal ini responden akan melihat bagaimana nilai dari majalah tersebut dari informasi-informasi yang disajikan.

  5. Cover Majalah, merupakan faktor penting yang selalu dilihat oleh konsumen ketika melihat suatu majalah.

  6. Ukuran Fisik Majalah, yaitu bagaimana suatu majalah akan membuat tertarik konsumennya apabila ukuran fisiknya baik dan mudah untuk dibawa.

  7. Ukuran Huruf, yaitu suatu majalah akan menarik apabila hurufnya memiliki tingkat keterbacaan yang baik dan tidak menyuitkan si pembaca.

  8. Penggunaan bahasa yang baik dapat mempengaruhi konsumen dalam hal ketertarikan untuk membacanya. Semakin sulit bahasa yang digunakan maka semakin sulit konsumen akan mengerti isi dari majalah tersebut.