Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi Chapter III IV
BAB III
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Siangkat Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini
menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah
perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2
Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali
sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah
Perpustakaan
Fakultas
Kedokteran
(1952)
dan
kemudian
disusul
oleh
Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah
Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai
Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar
6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status
mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN), selanjutnya
menjadi Badan Layanan Umum (BLU) dan sekarang ini menjadi PTN-BH sesuai
dengan PP No. 16 Tahun 2014. Sekalipun terjadi perubahan status USU, namun
perpustakaan tetap mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan terus
membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas. Luas
gedung/ruangan seluruh Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas adalah 1.622
m2, dengan demikian luas seluruh ruangan perpustakaan adalah 7.712 m2 dan jika
dibandingkan dengan jumlah mahasiswa sekarang ini rasionya adalah 1 : 0,17 m2.
Rasio ini di bawah standar yang ditentukan oleh Dikti yaitu 1 : 0,5 m2.
Sehubungan dengan itu penambahan luas gedung perpustakaan menjadi suatu
yang mendesak dilakukan saat ini atau di masa yang akan mendatang.
Pada bulan September 2014 telah dibuka Perpustakaan Cabang Fakultas
Ekonomi yang pengelolaannya langsung dan terintegrasi dengan Perpustakaan
Universitas. Pembukaan Perpustakaan Cabang Fakultas Ekonomi ini berdasarkan
permintaan dari Pimpinan Fakultas. Hingga saat ini kegiatan pengelolaan masih
berlangsung terutama untuk rekatalogisasi dan input data ke database koleksi
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Universitas. Hingga sekarang ini ada 11 (sebelas)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas,
adapun kesebelas perpustakaan
tersebut terdiri dari: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang
mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang
Fakultas MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan
Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun
2008, 4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi
bulan Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan
Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008;6) Perpustakaan Cabang
Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan
Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan
Cabang Fakultas Ilmu Budaya beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang
Fakultas Psikologi, 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian
beroperasi Nopember 2012, dan 11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
Ekonomi. Perlu dijelaskan bahwa masih ada 2 (dua) Fakultas dan Sekolah
Pascasarjana yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan
Universitas, yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas ISIP.
Gedung Perpustakaan Universitas dikelilingi areal taman dan parkir seluas
sekitar 4 Ha. Gedung Perpustakaan Universitas sekarang ini hanya dapat
menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan.Pada masa
kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya
sangat ramai sehingga daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan
seluruh Ruangan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas hanya dapat
menampung sekitar 298 orang. Dengan demikian total daya tampung ruangan
perpustakaan di USU adalah 1.048 orang. Jumlah daya tampung ini masih jauh di
bawah standar pelayanan yang ditetapkan Dikti, idealnya dengan jumlah
mahasiswa sekitar 46.424 orang, maka daya tampung ruangan perpustakaan yaitu
sekitar 2.321 orang.
Untuk memperluas daya tampung pengguna dan koleksi perpustakaan
yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, maka sejak tahun 2007
telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 m2 dari
Universitas Sumatera Utara
dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran tahun jamak
(multi years), namun sejak tahun 2009 hingga sekarang lanjutan pembangunan
gedung tersebut tidak mendapat pendanaan, sehingga terlihat pembangunan
Gedung Perpustakaan Unit II terbengkalai. Padahal gedung ini memiliki arsitektur
yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan
akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai, sehingga kedua
gedung terhubung dan terintegrasi dalam pelayanan.
Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami
perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh lima tahun terakhir. Sejak tahun
1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek
pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas
akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan
mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang
mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan
pelayanan. Sejak tahun 2011 Perpustakaan Universitas mengalami penurunan
pagu anggaran yang disediakan oleh universitas, dari sebelumnya sekitar 10 miliar
dan terus mengalami penurunan hingga tahun 2014 menjadi 3,8 miliar. Penurunan
besaran anggaran ini berdampak kepada penurunan performa perpustakaan.
Sampai dengan tahun 2010, perpustakaan memiliki sumber pendanaan yang
utama yaitu dari Dana Kelengkapan Mahasiswa (DKM) atau Dana Masyarakat
(DM) dengan besar pagu anggaran dihitung berdasarkan satuan biaya DKM yang
ditetapkan untuk perpustakaan dikali dengan jumlah mahasiswa baru baik
program studi diploma, sarjana, pascasarjana dan program spesialis. Akan tetapi
sejak tahun 2011 sampai dengan sekarang sumber pendanaan perpustakaan
berasal dari PNBP yang besar pagu anggarannya ditetapkan oleh universitas.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma
Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan
USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang
berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu
mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang
mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat
Universitas Sumatera Utara
konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu,
Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti
dinamika perkembangan USU.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
3.2.1 Visi
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan
terhadap sivitas akademikanya “.
3.2.2 Misi
“Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat
waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tri Dharma Universitas
Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu
mahasiswa dan tenaga pendidik, sehingga menjadi terampil dalam menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
3.2.3 Tujuan Perpustakaan
Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai
berikut:
(1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,
mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia
dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan
terpelihara;
(2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi
informasi dan komunikasi;
(3) Menyediakan
fasilitas
yang
memudahkan
kegiatan
pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem
otomasi
menggunakan
perangkat
lunak
(software)
yang
terintegrasi;
Universitas Sumatera Utara
(4) Merencanakan,
mengevaluasi
mempromosikan,
kegiatan
perpustakaan
mengimplementasikan
dalam
kerangka
dan
proses
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat di lingkungan USU;
(5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan;
(6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk
memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja
yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan;
(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda;
(8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di
dalam maupun ke luar perpustakaan;
(9) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional,
nasional dan internasional;
(10) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan
3.3 Struktur Organisasi
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 100 orang staf yang
terdiri dari 1 orang tenaga Dosen (yaitu Wakil Kepala Perpustakaan), 19 orang
tenaga Fungsional Pustakawan, 36 orang Fungsional Umum dan 44 orang Tenaga
Kependidikan Honorer.
Sehubungan dengan perubahan status USU dari PT-BHMN (PP No. 56
Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003 menjadi PTN-BH ( PP No. 16 Tahun
2014), organisasi dan tata kerja Perpustakaan akan mengalami perubahan
mengikuti PP yang baru tersebut. Dalam Pasal 49 ayat 1-3, dalam ayat 2 dan 3
dinyatakan bahwa perpustakaan dipimpin oleh kepala dan ketentuan lebih lanjut
mengenai perpustakaan diatur dalam peraturan rektor. Sesuai ketentuan di atas
bahwa penjabaran lebih lanjut mengenai organisasi perpustakaan akan diatur
melalui Peraturan Rektor. Oleh karena itu, Perpustakaan telah mempersiapkan
Universitas Sumatera Utara
struktur organisasi yang baru yang selanjutnya akan diajukan untuk mendapatkan
pertimbangan dan persetujuan dari pimpinan universitas.
Sampai sekarang ini, Perpustakaan masih menggunakan struktur
organisasi sesuai dengan SK MWA No. 01 Tahun 2005 dan SK Rektor No
1177/JO5/SK/KP/2005. Sesuai dengan keputusan tersebut di atas maka struktur
organisasi dan tata kerja perpustakaan adalah Perpustakaan dipimpin oleh Kepala
Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala
Perpustakaan, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang
Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang
baru adalah seperti berikut:
Kepala
Perpustakaan dan
Sistem Informasi
Staf Ahli
Kelompok
Pustakawan
Wakil Kepala
Bidang Perpustakaan
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Perpustakaan
Kepala Sub Bidang
Dukungan Teknis
KetuaTim Pengadaan
Kepala Sub Bidang
Pelayanan Pengguna
Ketua Tim
Sirkulasi
Kepala Sub Bidang
Manajemen Koleksi
dan Cabang
Ketua Tim
Perpustakaan Cabang
Ketua Tim Rujukan dan
Bantuan Pengguna
Ketua Tim
Manajemen Koleksi
Ketua Tim
Dukungan TIK
dan E- Library
Ketua Tim Penataan
Bahan Pustaka Cetak
(1)
Ketua Tim
Koleksi Khusus
Ketua Tim
Pemeliharaan
Koleksi
Ketua Tim Penataan
Bahan Pustaka Cetak
(2)
Ketua Tim
Layanan Digital
KetuaTim Pengatalogan
dan Data Bibliografis
Gambar-1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU (sumber: Perpustakaan USU, 2015)
Universitas Sumatera Utara
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Waktu layanan atau jam buka pada perpustakaan Universitas Sumatera
Utara adalah sebagai berikut
•
•
•
•
Senin – Kamis :07.30 WIB-16.00 WIB.
Jum'at:07.30 WIB-16.30 WIB.
Khusus untuk Layanan Digital dan KPS (Lt-1):
Senin - Kamis akan buka sampai jam 21.30 WIB.
Jum'at akan buka sampai jam 22.00 WIB.
3.5 Koleksi Bahan Pustaka Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya
koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang
baik kepada penggunanya. Jumlah total keseluruhan koleksi bahan pustaka
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebanyak 211.047 judul dan 616.615
Eks.
Tabel -1 : Jumlah Koleksi Universitas Sumatera Utara
Jumlah
No.
Jenis Koleksi
1.
2.
3.
4.
Buku
E-Books
Jurnal (Tercetak)
Jurnal (Mikrofis)
Jurnal Elektronik
(CD-ROM & Online)
Kaset audio/video
Disket Komputer
CD-ROM, database
CD-ROM, multimedia
CD-ROM, fulltext
Deposit USU
Deposit ADB
Deposit WB
American Corner
Total
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Judul
Eksemplar
Kepingan CD,
Disket, Kaset
130.288
2.340
4.050
515
471.837
2.340
7.434
61.440
-
20.408
20.408
-
272
316
31
177
1.532
41.079
5.004
1.345
3.690
211.047
41.079
5.340
1.526
5.211
616.615
272
31
177
1.631
2.427
Sumber: Perpustakaan USU, 2015
Universitas Sumatera Utara
3.6 Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
3.6.1 Kegiatan Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
Kegiatan kerja pengadaan koleksi dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang
berada dalam koordinasi Sub Bidang Dukungan Teknis. Tim ini melaksanakan
rencana strategis pengadaan yang ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis
kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi yang lancar dengan pengguna dosen dan
mahasiswa baik secara individu maupun lembaga yakni departemen/program
studi/fakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan pustaka baik dalam
negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki perpustakaan,
membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan, dan
seterusnya.
Berdasarkan SK Rektor No. 35/H5.1.R/SK/SDM/2010 dibentuk lagi Panitia
Pengadaan Barang/Jasa Perpustakaan USU yang juga bertugas melaksanakan
pengadaan buku sesuai prosedur yang ditentukan menurut Keppres No. 80 Tahun
2003. Secara singkat dapat dijelaskan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:
Sumber: Syakirin Pangaribuan, (Terobosan Pengadaan Bahan Pustaka, 2010)
Universitas Sumatera Utara
3.6.2 Proses Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan
bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan.
Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan
berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada
perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas,
sebagai berikut:
1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahan
pustaka pada setiap titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitas
maupun Cabang di beberapa fakultas.
2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web
Perpustakaan USU yang ditujukan ke Email Bagian Pengadaan
(Sisda@library.usu.ac.id)
3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada
departemen/prodi agar dipilih judul-judul yang sesuai.
4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan
mahasiswa yang disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal
baik di dalam maupun di luar gedung perpustakaan
5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan
tanggapan penilaian tentang koleksi perpustakaan
6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen
maupun
fakultas
Perpustakaan akan
segera
menanggapinya
dan
menginformasikan sesegera mungkin realisasi pengadaannya.
Selain hal tersebut di atas Tim Pengadaan juga mengumpulkan dokumen
Universitas, Fakultas dan Departemen yang relevan memberikan informasi kebutuhan
pengguna perpustakaan, antara lain: rencana pembukaan program studi baru, katalog
universitas dan fakultas, buku panduan program studi, GBPP, SAP dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
Gambar-2 : Seleksi Bahan Pustaka
3.6.3 Alat Bantu Seleksi
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan dalam mempermudah
proses pemilihan bahan pustaka. Untuk mudahkan dalam penyeleksian bahan pustaka
pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan alat bantu seleksi antara
lain:
1. majalah tinjauan buku
2.
resensi buku di Surat Kabar
3.
Katalog penerbit secara online pada Web.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Sistem Pengadaa Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka sangatlah penting dilakukan agar perpustakaan
dapat berjalan dengan baik dan sempurna. Bahan pustaka yang dihimpun akan
dijadikan koleksi perpustakaan harus benar-benar relavan dengan kebutuhan para
penggunanya.
Pada perpustakaan Universitas Sumatera Utara, pengadaan bahan pustaka
dilakukan dengan cara:
•
•
Pembelian
Hadiah (sumbangan)
3.7.1 Pembelian
Pemesanan bahan pustaka perpustakaan Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu:
1.
Toko Buku
2.
Penerbit, baik di dalam maupun di luar negeri
3. Agen Buku (Jobber), baik di dalam maupun di luar negeri.
Pembelian buku untuk Perpustakaan yang bernaung di bawah instansi
pemerintah pembelian buku harus berpedoman pada Kepusutan Presiden No. 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Keppres ini mengatur secara rinci tentang prosedur pengadaan barang termasuk
pengadaan buku untuk Perpustakaan. Pada pasal 31 Keppres ini ditetapkan
bahwa:
Ayat (3):
Untuk pengadaan di bawah nilai Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) bentuk
kontrak cukup dengan kwitansi pembayaran dengan meterai secukupnya.
Ayat (4):
Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah)
sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), bentuk kontrak
berupa Surat
Perintah Kerja (SPK) tanpa
jaminan pelaksanaan
sebagaimana disebutkan dalam ayat 1.
Universitas Sumatera Utara
Ayat (5):
Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta
rupiah) bentuk kontrak berupa pengadaan barang/jasa (KPBJ) dengan
jaminan pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1.
Setelah kontrak pembelian selesai di buat selanjutnya dilakukan serah
terima buku yang dibeli disertai dengan pembayaran. Dalam hal penerimaan buku
pustakawan pengadaan harus memeriksa dengan teliti keadaan buku baik
kwantitas maupun kwalitasnya sesuai dengan faktur pemesanan. Kemudian tanda
terima pembayaran dan tanda bukti lain serta dokumen kontrak dan catatancatatan lain yang menyangkut pengadaan tersebut harus diarsipkan dan dipelihara
dengan baik dan rapi, karena hal ini menyangkut pertanggungjawaban dan
akuntabilitas pekerjaan pengadaan.
3.7.2 Hadiah atau Sumbangan
Selain melalui pembelian, Perpustakaan juga dapat menerima buku
melalui hadiah atau sumbangan. Penerimaan melalui hadiah dapat melalui dua
cara yaitu hadiah sukarela (tanpa diminta) dan hadiah yang diminta atau
dimohonkan. Hadiah sukarela biasanya diterima dari perorangan (individu),
badan-badan publik dan swasta baik di dalam maupun luar negeri. Sedangkan
yang disebut terakhir biasanya sengaja dimohonkan kepada perusahaan, badan
atau instansi terutama yang ada hubungan erat dengan perpustakaan atau
lembaga/instansi induk dari perpustakaan. Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan caramenerima
hadiah/sumbangan. Hadiah bahan pustaka yang diterima Perpustakaan bersumber
dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mahasiswa
Dosen
perorangan (individu)
badan atau lembaga dalam negeri dan luar negeri
deposit Asian Development Bank (ADB)
deposit World Bank (WB)
Universitas Sumatera Utara
3.8
Inventaris Bahan Pustaka
Buku Inventaris harus memberikan informasi yang mengenai setiap buku
yang diterima. Adapun informasi minimal yang harus dibuat dalam kolom-kolom
buku induk adalah sbb.:
Kolom Nomor Urut
Kolom Tanggal Penerimaan
Kolom Pengarang
Kolom Judul
Kolom Impresum
Kolom Asal Penerimaan
Kolom Bahasa
Kolom Jumlah Eksemplar
Kolom Harga
Kolom Nomor Klasifikasi
Gambar 3: Buku Inventarisasi Perpustakaan USU
Setiap buku hanya memiliki satu nomor induk. Cara penulisan nomor induk
dikenal dikenal dengan 2 cara, yaitu :
1. Penomoran berdasarkan tahun penerimaan
Universitas Sumatera Utara
Setiap tahun dimulai dengan nomor 1 – dst. secara kronologis sampai
penerimaan terakhir pada 31 Desember. Contoh : 06000178, maksudnya adalah
buku yang ke-178 pada tahun 2006. 178 / 2006 sda.
2. Penomoran berdasarkan Urutan Penerimaan Buku
Cara ini tidak banyak dianut Perpustakaan, karena tidak terlihat informasi
tahun penerimaan. Dengan model nomor induk buku dimulai dari nomor 1 –
dst. Secara kronologis selama Perpustakaan yang bersangkutan masih
menjalankan fungsinya. Contoh: 1,2,3,4, ……, 421,422, …., 1005, 1006, …,
22560, 22561, …dst.
Prosedur Kerja Inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara:
1. Setiap bahan pustaka yang diterima Perpustakaan segera harus didaftarkan
pada buku inventaris dengan sekaligus memberikan nomor induk pada
setiap eksemplar buku baru tersebut. Kolom-kolom dalam buku inventaris
harus diisi selengkap mungkin sesuai dengan identitas buku yang
didaftarkan.
2. Membubuhkan stempel inventaris dan stempel milik Perpustakaan pada
masing-masing buku tersebut. Stempel inventaris dibubhkan pada halaman
judul, dan stempel milik dibubhkan beberapa kali pada bagian-bagian
buku sesuai ketebalannya. Contoh kedua macam stempel tersebut adalah
sebagai berikut:
Contoh stempel hak milik perpustakaan Universitas Sumatera Utara
MILIK PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber : Perpustakaan USU
Contoh stempel inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Tgl diterima :
Asal dari
:
No panggil
:
Tgl.Inventaris :
Sumber : Perpustakaan USU
Universitas Sumatera Utara
3.9 Jumlah Perolehan Bahan Pustaka Universitas Sumatera Utara
Tabel-2 : Jumlah Perolehan Bahan Pustaka
No
1
2
3
4
5
6
7
Jenis
Bahan Pustaka
Buku
• Indonesia
• Asing
Sub Jumlah
Jurnal
• Indonesia
• Asing
Sub Jumlah
A/V&CD-ROM
• Kaset audio
• Kaset video
• CD-ROM,
database
• CD-ROM,
multimedia
• CD-ROM,
fulltext
• Disket
Sub Jumlah
Deposit USU:
• Kertas karya &
Skripsi*)
• Tesis & Disertasi
• Laporan
Penelitian
• Pidato ilmiah
• Paper (Makalah)
Sub Jumlah
Deposit ADB
Deposit WB
American Corner
Sub Jumlah
Sumbangan
Judul Eks
336
192
528
Pembelian
Judul
Eks
Jumlah
Judul
Eks
659
211
870
415
415
2.075
2.075
751
192
943
2.734
211
2.945
157
714
97 1.596
254 2.310
1
3
4
20
62
82
158
100
258
734
1.658
2.392
66
11
-
134
13
-
-
-
66
11
-
134
13
-
77
147
-
-
77
147
648
359
-
648
359
-
-
-
648
359
-
648
359
-
1.007 1.007
39
48
5
17
215
215
259
280
-
- 1.007
39
5
215
259
1.007
48
17
215
280
Total 2.125 4.614
419
2.157 1.201
6.771
Universitas Sumatera Utara
Tabel-3 : Jumlah Perolehan Bahan Pustaka Elektronik (e-Materials)
No.
Vendor
Database
Jumlah
Judul
Sumber
Dana
I. e-Journals :
1
2
3
4
5
6
PROQUEST
GALE
EBSCO
The Essential
Electric
Agriculture
Library
(TEEAL)
Westlaw
SPRINGER
LINK
II. e-Book
SUB-JUMLAH
1. ABI/INFORM Dateline
2. ABI/INFORM Global
3. ABI/INFORM Trade &
Industri
4. ProQuest Agriculture
Journals
5. ProQuest Arts Module
6. ProQuest Biology
Journals
7. ProQuest Medical
Journals
8. ProQuest Religion
9. ProQuest Science
Journals
10. ProQuest Sosiology
11. Academic Research
Library (ARL)
12. InfoTrac Science
Collection for Academic
Journal
13. InfoTrac Humanities &
Education Collection for
Academic Journal
14. CINAHL with Full Text
15. Dentistry & Oral Source
16. The Essential Electric
Agriculture Library
(TEEAL)
17. Westlaw
18. SPRINGER LINK
196
3.209
DM
DM
2.137
DM
317
DM
150
Dikti
498
Dikti
1.140
158
DM
Dikti
1.546
DM
203
3.880
Dikti
DM
2.082
Dikti
2.668
Dikti
600
230
164
962
268
DM
DM
DM
DM
20.408
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
Berdasaskan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan
pimpinan/staf Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, maka penulis mengambil
beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:
1. Jumlah koleksi perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebanyak 211.047
judul dan 616.615 Eks.
2. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
adalah melalui Pembelian Dan Hadiah (sumbangan).
3. Pembelian bahan pustaka dilakukan oleh kepala Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara berdasarkan usulan yang diberikan oleh pihak civitas
akademika.
4. Alat bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara yaitu: Katalog penerbit, Silabus/ mata kuliah, Resensi
buku.
5. Jumlah koleksi terbitan sendiri pada Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara sebanyak 8.063 Eksamplar.
6. Koleksi yang diterima Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah
diinventaris kedalam buku induk.
4.2
Saran
Berdasarkan pembahasan dari observasi yang telah dilakukan, maka
penulis mencoba mengemukakan saran dan masukan, di antaranya adalah :
1. Hendaknya perpustakaan lebih memperhatikan lagi kebutuhan pengguna,
baik dari segi koleksi, fasilitas maupun pelayanan sehingga dapat menarik
pengguna untuk datang ke perpustakaan
2. Hendaknya perpustakaan menambah koleksi referensi
3. Pihak perpustakaan lebih aktif dalam memajukan dan memberdayakan
perpustakaan sebagai sarana bagi seluruh civitas akademika untuk mencari
sumber informasi yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Siangkat Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini
menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah
perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2
Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali
sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah
Perpustakaan
Fakultas
Kedokteran
(1952)
dan
kemudian
disusul
oleh
Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah
Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai
Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar
6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status
mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN), selanjutnya
menjadi Badan Layanan Umum (BLU) dan sekarang ini menjadi PTN-BH sesuai
dengan PP No. 16 Tahun 2014. Sekalipun terjadi perubahan status USU, namun
perpustakaan tetap mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan terus
membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas. Luas
gedung/ruangan seluruh Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas adalah 1.622
m2, dengan demikian luas seluruh ruangan perpustakaan adalah 7.712 m2 dan jika
dibandingkan dengan jumlah mahasiswa sekarang ini rasionya adalah 1 : 0,17 m2.
Rasio ini di bawah standar yang ditentukan oleh Dikti yaitu 1 : 0,5 m2.
Sehubungan dengan itu penambahan luas gedung perpustakaan menjadi suatu
yang mendesak dilakukan saat ini atau di masa yang akan mendatang.
Pada bulan September 2014 telah dibuka Perpustakaan Cabang Fakultas
Ekonomi yang pengelolaannya langsung dan terintegrasi dengan Perpustakaan
Universitas. Pembukaan Perpustakaan Cabang Fakultas Ekonomi ini berdasarkan
permintaan dari Pimpinan Fakultas. Hingga saat ini kegiatan pengelolaan masih
berlangsung terutama untuk rekatalogisasi dan input data ke database koleksi
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Universitas. Hingga sekarang ini ada 11 (sebelas)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas,
adapun kesebelas perpustakaan
tersebut terdiri dari: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang
mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang
Fakultas MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan
Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun
2008, 4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi
bulan Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan
Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008;6) Perpustakaan Cabang
Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan
Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan
Cabang Fakultas Ilmu Budaya beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang
Fakultas Psikologi, 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian
beroperasi Nopember 2012, dan 11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
Ekonomi. Perlu dijelaskan bahwa masih ada 2 (dua) Fakultas dan Sekolah
Pascasarjana yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan
Universitas, yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas ISIP.
Gedung Perpustakaan Universitas dikelilingi areal taman dan parkir seluas
sekitar 4 Ha. Gedung Perpustakaan Universitas sekarang ini hanya dapat
menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan.Pada masa
kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya
sangat ramai sehingga daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan
seluruh Ruangan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas hanya dapat
menampung sekitar 298 orang. Dengan demikian total daya tampung ruangan
perpustakaan di USU adalah 1.048 orang. Jumlah daya tampung ini masih jauh di
bawah standar pelayanan yang ditetapkan Dikti, idealnya dengan jumlah
mahasiswa sekitar 46.424 orang, maka daya tampung ruangan perpustakaan yaitu
sekitar 2.321 orang.
Untuk memperluas daya tampung pengguna dan koleksi perpustakaan
yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, maka sejak tahun 2007
telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 m2 dari
Universitas Sumatera Utara
dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran tahun jamak
(multi years), namun sejak tahun 2009 hingga sekarang lanjutan pembangunan
gedung tersebut tidak mendapat pendanaan, sehingga terlihat pembangunan
Gedung Perpustakaan Unit II terbengkalai. Padahal gedung ini memiliki arsitektur
yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan
akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai, sehingga kedua
gedung terhubung dan terintegrasi dalam pelayanan.
Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami
perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh lima tahun terakhir. Sejak tahun
1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek
pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas
akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan
mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang
mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan
pelayanan. Sejak tahun 2011 Perpustakaan Universitas mengalami penurunan
pagu anggaran yang disediakan oleh universitas, dari sebelumnya sekitar 10 miliar
dan terus mengalami penurunan hingga tahun 2014 menjadi 3,8 miliar. Penurunan
besaran anggaran ini berdampak kepada penurunan performa perpustakaan.
Sampai dengan tahun 2010, perpustakaan memiliki sumber pendanaan yang
utama yaitu dari Dana Kelengkapan Mahasiswa (DKM) atau Dana Masyarakat
(DM) dengan besar pagu anggaran dihitung berdasarkan satuan biaya DKM yang
ditetapkan untuk perpustakaan dikali dengan jumlah mahasiswa baru baik
program studi diploma, sarjana, pascasarjana dan program spesialis. Akan tetapi
sejak tahun 2011 sampai dengan sekarang sumber pendanaan perpustakaan
berasal dari PNBP yang besar pagu anggarannya ditetapkan oleh universitas.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma
Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan
USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang
berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu
mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang
mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat
Universitas Sumatera Utara
konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu,
Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti
dinamika perkembangan USU.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
3.2.1 Visi
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan
terhadap sivitas akademikanya “.
3.2.2 Misi
“Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat
waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tri Dharma Universitas
Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu
mahasiswa dan tenaga pendidik, sehingga menjadi terampil dalam menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
3.2.3 Tujuan Perpustakaan
Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai
berikut:
(1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,
mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia
dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan
terpelihara;
(2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi
informasi dan komunikasi;
(3) Menyediakan
fasilitas
yang
memudahkan
kegiatan
pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem
otomasi
menggunakan
perangkat
lunak
(software)
yang
terintegrasi;
Universitas Sumatera Utara
(4) Merencanakan,
mengevaluasi
mempromosikan,
kegiatan
perpustakaan
mengimplementasikan
dalam
kerangka
dan
proses
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat di lingkungan USU;
(5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan;
(6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk
memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja
yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan;
(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda;
(8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di
dalam maupun ke luar perpustakaan;
(9) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional,
nasional dan internasional;
(10) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan
3.3 Struktur Organisasi
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 100 orang staf yang
terdiri dari 1 orang tenaga Dosen (yaitu Wakil Kepala Perpustakaan), 19 orang
tenaga Fungsional Pustakawan, 36 orang Fungsional Umum dan 44 orang Tenaga
Kependidikan Honorer.
Sehubungan dengan perubahan status USU dari PT-BHMN (PP No. 56
Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003 menjadi PTN-BH ( PP No. 16 Tahun
2014), organisasi dan tata kerja Perpustakaan akan mengalami perubahan
mengikuti PP yang baru tersebut. Dalam Pasal 49 ayat 1-3, dalam ayat 2 dan 3
dinyatakan bahwa perpustakaan dipimpin oleh kepala dan ketentuan lebih lanjut
mengenai perpustakaan diatur dalam peraturan rektor. Sesuai ketentuan di atas
bahwa penjabaran lebih lanjut mengenai organisasi perpustakaan akan diatur
melalui Peraturan Rektor. Oleh karena itu, Perpustakaan telah mempersiapkan
Universitas Sumatera Utara
struktur organisasi yang baru yang selanjutnya akan diajukan untuk mendapatkan
pertimbangan dan persetujuan dari pimpinan universitas.
Sampai sekarang ini, Perpustakaan masih menggunakan struktur
organisasi sesuai dengan SK MWA No. 01 Tahun 2005 dan SK Rektor No
1177/JO5/SK/KP/2005. Sesuai dengan keputusan tersebut di atas maka struktur
organisasi dan tata kerja perpustakaan adalah Perpustakaan dipimpin oleh Kepala
Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala
Perpustakaan, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang
Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang
baru adalah seperti berikut:
Kepala
Perpustakaan dan
Sistem Informasi
Staf Ahli
Kelompok
Pustakawan
Wakil Kepala
Bidang Perpustakaan
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Perpustakaan
Kepala Sub Bidang
Dukungan Teknis
KetuaTim Pengadaan
Kepala Sub Bidang
Pelayanan Pengguna
Ketua Tim
Sirkulasi
Kepala Sub Bidang
Manajemen Koleksi
dan Cabang
Ketua Tim
Perpustakaan Cabang
Ketua Tim Rujukan dan
Bantuan Pengguna
Ketua Tim
Manajemen Koleksi
Ketua Tim
Dukungan TIK
dan E- Library
Ketua Tim Penataan
Bahan Pustaka Cetak
(1)
Ketua Tim
Koleksi Khusus
Ketua Tim
Pemeliharaan
Koleksi
Ketua Tim Penataan
Bahan Pustaka Cetak
(2)
Ketua Tim
Layanan Digital
KetuaTim Pengatalogan
dan Data Bibliografis
Gambar-1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU (sumber: Perpustakaan USU, 2015)
Universitas Sumatera Utara
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Waktu layanan atau jam buka pada perpustakaan Universitas Sumatera
Utara adalah sebagai berikut
•
•
•
•
Senin – Kamis :07.30 WIB-16.00 WIB.
Jum'at:07.30 WIB-16.30 WIB.
Khusus untuk Layanan Digital dan KPS (Lt-1):
Senin - Kamis akan buka sampai jam 21.30 WIB.
Jum'at akan buka sampai jam 22.00 WIB.
3.5 Koleksi Bahan Pustaka Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya
koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang
baik kepada penggunanya. Jumlah total keseluruhan koleksi bahan pustaka
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebanyak 211.047 judul dan 616.615
Eks.
Tabel -1 : Jumlah Koleksi Universitas Sumatera Utara
Jumlah
No.
Jenis Koleksi
1.
2.
3.
4.
Buku
E-Books
Jurnal (Tercetak)
Jurnal (Mikrofis)
Jurnal Elektronik
(CD-ROM & Online)
Kaset audio/video
Disket Komputer
CD-ROM, database
CD-ROM, multimedia
CD-ROM, fulltext
Deposit USU
Deposit ADB
Deposit WB
American Corner
Total
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Judul
Eksemplar
Kepingan CD,
Disket, Kaset
130.288
2.340
4.050
515
471.837
2.340
7.434
61.440
-
20.408
20.408
-
272
316
31
177
1.532
41.079
5.004
1.345
3.690
211.047
41.079
5.340
1.526
5.211
616.615
272
31
177
1.631
2.427
Sumber: Perpustakaan USU, 2015
Universitas Sumatera Utara
3.6 Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
3.6.1 Kegiatan Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
Kegiatan kerja pengadaan koleksi dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang
berada dalam koordinasi Sub Bidang Dukungan Teknis. Tim ini melaksanakan
rencana strategis pengadaan yang ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis
kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi yang lancar dengan pengguna dosen dan
mahasiswa baik secara individu maupun lembaga yakni departemen/program
studi/fakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan pustaka baik dalam
negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki perpustakaan,
membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan, dan
seterusnya.
Berdasarkan SK Rektor No. 35/H5.1.R/SK/SDM/2010 dibentuk lagi Panitia
Pengadaan Barang/Jasa Perpustakaan USU yang juga bertugas melaksanakan
pengadaan buku sesuai prosedur yang ditentukan menurut Keppres No. 80 Tahun
2003. Secara singkat dapat dijelaskan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:
Sumber: Syakirin Pangaribuan, (Terobosan Pengadaan Bahan Pustaka, 2010)
Universitas Sumatera Utara
3.6.2 Proses Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan
bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan.
Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan
berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada
perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas,
sebagai berikut:
1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahan
pustaka pada setiap titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitas
maupun Cabang di beberapa fakultas.
2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web
Perpustakaan USU yang ditujukan ke Email Bagian Pengadaan
(Sisda@library.usu.ac.id)
3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada
departemen/prodi agar dipilih judul-judul yang sesuai.
4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan
mahasiswa yang disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal
baik di dalam maupun di luar gedung perpustakaan
5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan
tanggapan penilaian tentang koleksi perpustakaan
6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen
maupun
fakultas
Perpustakaan akan
segera
menanggapinya
dan
menginformasikan sesegera mungkin realisasi pengadaannya.
Selain hal tersebut di atas Tim Pengadaan juga mengumpulkan dokumen
Universitas, Fakultas dan Departemen yang relevan memberikan informasi kebutuhan
pengguna perpustakaan, antara lain: rencana pembukaan program studi baru, katalog
universitas dan fakultas, buku panduan program studi, GBPP, SAP dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
Gambar-2 : Seleksi Bahan Pustaka
3.6.3 Alat Bantu Seleksi
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan dalam mempermudah
proses pemilihan bahan pustaka. Untuk mudahkan dalam penyeleksian bahan pustaka
pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan alat bantu seleksi antara
lain:
1. majalah tinjauan buku
2.
resensi buku di Surat Kabar
3.
Katalog penerbit secara online pada Web.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Sistem Pengadaa Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka sangatlah penting dilakukan agar perpustakaan
dapat berjalan dengan baik dan sempurna. Bahan pustaka yang dihimpun akan
dijadikan koleksi perpustakaan harus benar-benar relavan dengan kebutuhan para
penggunanya.
Pada perpustakaan Universitas Sumatera Utara, pengadaan bahan pustaka
dilakukan dengan cara:
•
•
Pembelian
Hadiah (sumbangan)
3.7.1 Pembelian
Pemesanan bahan pustaka perpustakaan Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu:
1.
Toko Buku
2.
Penerbit, baik di dalam maupun di luar negeri
3. Agen Buku (Jobber), baik di dalam maupun di luar negeri.
Pembelian buku untuk Perpustakaan yang bernaung di bawah instansi
pemerintah pembelian buku harus berpedoman pada Kepusutan Presiden No. 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Keppres ini mengatur secara rinci tentang prosedur pengadaan barang termasuk
pengadaan buku untuk Perpustakaan. Pada pasal 31 Keppres ini ditetapkan
bahwa:
Ayat (3):
Untuk pengadaan di bawah nilai Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) bentuk
kontrak cukup dengan kwitansi pembayaran dengan meterai secukupnya.
Ayat (4):
Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah)
sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), bentuk kontrak
berupa Surat
Perintah Kerja (SPK) tanpa
jaminan pelaksanaan
sebagaimana disebutkan dalam ayat 1.
Universitas Sumatera Utara
Ayat (5):
Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta
rupiah) bentuk kontrak berupa pengadaan barang/jasa (KPBJ) dengan
jaminan pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1.
Setelah kontrak pembelian selesai di buat selanjutnya dilakukan serah
terima buku yang dibeli disertai dengan pembayaran. Dalam hal penerimaan buku
pustakawan pengadaan harus memeriksa dengan teliti keadaan buku baik
kwantitas maupun kwalitasnya sesuai dengan faktur pemesanan. Kemudian tanda
terima pembayaran dan tanda bukti lain serta dokumen kontrak dan catatancatatan lain yang menyangkut pengadaan tersebut harus diarsipkan dan dipelihara
dengan baik dan rapi, karena hal ini menyangkut pertanggungjawaban dan
akuntabilitas pekerjaan pengadaan.
3.7.2 Hadiah atau Sumbangan
Selain melalui pembelian, Perpustakaan juga dapat menerima buku
melalui hadiah atau sumbangan. Penerimaan melalui hadiah dapat melalui dua
cara yaitu hadiah sukarela (tanpa diminta) dan hadiah yang diminta atau
dimohonkan. Hadiah sukarela biasanya diterima dari perorangan (individu),
badan-badan publik dan swasta baik di dalam maupun luar negeri. Sedangkan
yang disebut terakhir biasanya sengaja dimohonkan kepada perusahaan, badan
atau instansi terutama yang ada hubungan erat dengan perpustakaan atau
lembaga/instansi induk dari perpustakaan. Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan caramenerima
hadiah/sumbangan. Hadiah bahan pustaka yang diterima Perpustakaan bersumber
dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mahasiswa
Dosen
perorangan (individu)
badan atau lembaga dalam negeri dan luar negeri
deposit Asian Development Bank (ADB)
deposit World Bank (WB)
Universitas Sumatera Utara
3.8
Inventaris Bahan Pustaka
Buku Inventaris harus memberikan informasi yang mengenai setiap buku
yang diterima. Adapun informasi minimal yang harus dibuat dalam kolom-kolom
buku induk adalah sbb.:
Kolom Nomor Urut
Kolom Tanggal Penerimaan
Kolom Pengarang
Kolom Judul
Kolom Impresum
Kolom Asal Penerimaan
Kolom Bahasa
Kolom Jumlah Eksemplar
Kolom Harga
Kolom Nomor Klasifikasi
Gambar 3: Buku Inventarisasi Perpustakaan USU
Setiap buku hanya memiliki satu nomor induk. Cara penulisan nomor induk
dikenal dikenal dengan 2 cara, yaitu :
1. Penomoran berdasarkan tahun penerimaan
Universitas Sumatera Utara
Setiap tahun dimulai dengan nomor 1 – dst. secara kronologis sampai
penerimaan terakhir pada 31 Desember. Contoh : 06000178, maksudnya adalah
buku yang ke-178 pada tahun 2006. 178 / 2006 sda.
2. Penomoran berdasarkan Urutan Penerimaan Buku
Cara ini tidak banyak dianut Perpustakaan, karena tidak terlihat informasi
tahun penerimaan. Dengan model nomor induk buku dimulai dari nomor 1 –
dst. Secara kronologis selama Perpustakaan yang bersangkutan masih
menjalankan fungsinya. Contoh: 1,2,3,4, ……, 421,422, …., 1005, 1006, …,
22560, 22561, …dst.
Prosedur Kerja Inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara:
1. Setiap bahan pustaka yang diterima Perpustakaan segera harus didaftarkan
pada buku inventaris dengan sekaligus memberikan nomor induk pada
setiap eksemplar buku baru tersebut. Kolom-kolom dalam buku inventaris
harus diisi selengkap mungkin sesuai dengan identitas buku yang
didaftarkan.
2. Membubuhkan stempel inventaris dan stempel milik Perpustakaan pada
masing-masing buku tersebut. Stempel inventaris dibubhkan pada halaman
judul, dan stempel milik dibubhkan beberapa kali pada bagian-bagian
buku sesuai ketebalannya. Contoh kedua macam stempel tersebut adalah
sebagai berikut:
Contoh stempel hak milik perpustakaan Universitas Sumatera Utara
MILIK PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber : Perpustakaan USU
Contoh stempel inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Tgl diterima :
Asal dari
:
No panggil
:
Tgl.Inventaris :
Sumber : Perpustakaan USU
Universitas Sumatera Utara
3.9 Jumlah Perolehan Bahan Pustaka Universitas Sumatera Utara
Tabel-2 : Jumlah Perolehan Bahan Pustaka
No
1
2
3
4
5
6
7
Jenis
Bahan Pustaka
Buku
• Indonesia
• Asing
Sub Jumlah
Jurnal
• Indonesia
• Asing
Sub Jumlah
A/V&CD-ROM
• Kaset audio
• Kaset video
• CD-ROM,
database
• CD-ROM,
multimedia
• CD-ROM,
fulltext
• Disket
Sub Jumlah
Deposit USU:
• Kertas karya &
Skripsi*)
• Tesis & Disertasi
• Laporan
Penelitian
• Pidato ilmiah
• Paper (Makalah)
Sub Jumlah
Deposit ADB
Deposit WB
American Corner
Sub Jumlah
Sumbangan
Judul Eks
336
192
528
Pembelian
Judul
Eks
Jumlah
Judul
Eks
659
211
870
415
415
2.075
2.075
751
192
943
2.734
211
2.945
157
714
97 1.596
254 2.310
1
3
4
20
62
82
158
100
258
734
1.658
2.392
66
11
-
134
13
-
-
-
66
11
-
134
13
-
77
147
-
-
77
147
648
359
-
648
359
-
-
-
648
359
-
648
359
-
1.007 1.007
39
48
5
17
215
215
259
280
-
- 1.007
39
5
215
259
1.007
48
17
215
280
Total 2.125 4.614
419
2.157 1.201
6.771
Universitas Sumatera Utara
Tabel-3 : Jumlah Perolehan Bahan Pustaka Elektronik (e-Materials)
No.
Vendor
Database
Jumlah
Judul
Sumber
Dana
I. e-Journals :
1
2
3
4
5
6
PROQUEST
GALE
EBSCO
The Essential
Electric
Agriculture
Library
(TEEAL)
Westlaw
SPRINGER
LINK
II. e-Book
SUB-JUMLAH
1. ABI/INFORM Dateline
2. ABI/INFORM Global
3. ABI/INFORM Trade &
Industri
4. ProQuest Agriculture
Journals
5. ProQuest Arts Module
6. ProQuest Biology
Journals
7. ProQuest Medical
Journals
8. ProQuest Religion
9. ProQuest Science
Journals
10. ProQuest Sosiology
11. Academic Research
Library (ARL)
12. InfoTrac Science
Collection for Academic
Journal
13. InfoTrac Humanities &
Education Collection for
Academic Journal
14. CINAHL with Full Text
15. Dentistry & Oral Source
16. The Essential Electric
Agriculture Library
(TEEAL)
17. Westlaw
18. SPRINGER LINK
196
3.209
DM
DM
2.137
DM
317
DM
150
Dikti
498
Dikti
1.140
158
DM
Dikti
1.546
DM
203
3.880
Dikti
DM
2.082
Dikti
2.668
Dikti
600
230
164
962
268
DM
DM
DM
DM
20.408
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
Berdasaskan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan
pimpinan/staf Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, maka penulis mengambil
beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:
1. Jumlah koleksi perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebanyak 211.047
judul dan 616.615 Eks.
2. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
adalah melalui Pembelian Dan Hadiah (sumbangan).
3. Pembelian bahan pustaka dilakukan oleh kepala Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara berdasarkan usulan yang diberikan oleh pihak civitas
akademika.
4. Alat bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara yaitu: Katalog penerbit, Silabus/ mata kuliah, Resensi
buku.
5. Jumlah koleksi terbitan sendiri pada Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara sebanyak 8.063 Eksamplar.
6. Koleksi yang diterima Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah
diinventaris kedalam buku induk.
4.2
Saran
Berdasarkan pembahasan dari observasi yang telah dilakukan, maka
penulis mencoba mengemukakan saran dan masukan, di antaranya adalah :
1. Hendaknya perpustakaan lebih memperhatikan lagi kebutuhan pengguna,
baik dari segi koleksi, fasilitas maupun pelayanan sehingga dapat menarik
pengguna untuk datang ke perpustakaan
2. Hendaknya perpustakaan menambah koleksi referensi
3. Pihak perpustakaan lebih aktif dalam memajukan dan memberdayakan
perpustakaan sebagai sarana bagi seluruh civitas akademika untuk mencari
sumber informasi yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara