Pelayanan Prima Sekretaris Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Pada umumnya perusahaan baik milik pemerintah maupun milik swasta
bertujuan untuk mencapai tujuan dan meningkatkan profit bagi perusahaan
dengan memberikan manfaat dan imbalan hasil yang terbaik bagi kolega
perusahaan. Sebagai salah satu perusahaan milik negara yang memiliki visi dan
misi untuk memperbaiki perekonomian negara, perusahaan tersebuh harus
memiliki citra yang baik dimata mitra bisnis perusahaan. Di samping itu,
perusahaan juga harus mampu menerapkan manajemen dengan efektif dan efisien.
Menurut (Mee dalam Rahmayanty, 2010 :14) Manajemen adalah seni
untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal demikian pula
mencapai kesejahtraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja
serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat. Artinya,
dalam manajemen ada suatu usaha dengan efektivitas dan efisiensi untuk
mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal.
Agar suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang
positif di mata mitra bisnis, maka diperlukan bagian kerja yang bertujuan
memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan baik secara keseluruhan maupun per
bagian dalam rangka pencapaian tujuannya. Bagi manajemen perusahaan,
informasi yang tepat, akurat, dan objektif sangat diperlukan agar dapat
1
2
menghindari kesalahan dalam pengambilan keputusan, sedangkan bagi pihakpihak di luar perusahaan informasi yang demikian berguna untuk menghindari
image yang buruk terhadap perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam
perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut
Bagian
Sekretariat Perusahaan (Corporate Secretary).
Dalam Achmad (2007 :19) sekretariat adalah bagian dan suatu organisasi
yang melakukan pekerjaan pelayanann di bidang ketatausahaan dan bidang
lainnya yang menjadi tanggung jawab sekretaris.
Menurut (Ratnawati dan Sunarto, 2006 :3) istilah sekretaris berasal dari
bahasa Latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata
secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius
menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau secretary
(bahasa Inggris). Sekretaris bekerja di lembaga, badan, yang bergerak di bidang
usaha dengan tujuan membantu lembaga atau organisasi yang bersangkutan untuk
mencapai tujuannya. Dan yang dimaksud dengan sekretaris organisasi atau
sekretaris perusahaan adalah orang yang memimpin suatu sekretarist. Pada
dasarnya ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh,
mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara
atau penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan
memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders).
Pengelolaan informasi oleh sekretaris perusahaan harus secara profesional agar
dapat menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada kolega
perusahaan.
3
Menurut (Rahmayanty, 2010 :12) Pelayanan prima adalah pelayanan yang
memiliki ciri khas kualitas (quality nice). Ciri khas kualitas yang baik meliputi
kemudahan, kecepatan, ketepatan, kehandalan, dan empaty dari petugas pelayanan
dalam memberikan dan menyampaikan pelayanan kepada kolega dan tamu
perusahaan yang berkesan kuat yang dapat langsung dirasakan kolega dan tamu
perusahaan waktu itu dan saat itu juga.
Pelayannan prima yang diberikan sekretaris perusahaan akan berdampak
baik bagi pihak perusahaan. Di samping itu mampu mempertahankan para
investor yang ada untuk terus berinvestasi pada perusahaan, serta mampu untuk
menarik calon investor baru. Pelayanan yang optimal pada akhirnya juga akan
mampu meningkatkan image perusahaan di mata investor,mitra bisnis, dan anak
perusahaan. Dengan memiliki citra yang baik, segala yang dilakukan perusahaan
akan dianggap baik pula oleh investor, mitra bisnis dan anak perusahaan.
Memang sudah seharusnya dan diwajibkan kepada semua orang dan semua
bagian pekerjaan di perusahaan terutama sekretaris yang merupakan duta
perusahaan untuk menyenangi pekerjaan melayani orang lain karena semua orang
harus mampu berinteraksi, berkomunikasi dan menghadapi berbagai karakter
investor, mitra bisnis dan anak perusahaan yang meliputi rekan kerja, pimpinan
dan bawahan maupun di luar perusahaan yang berkunjung ke perusahaan meliputi
makhluk sosial yang selalu membutuhkan bantuan orang lain.
Pelayanan prima yang diterapkan di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan tidak hanya diterapkan dibagian sekretariat perusahaan tetapi juga
diterapkan hampir mencakup seluruh bagian. Pelayanan prima yang diberikan
4
sekreatis perusahaan diantaranya adalah pelayanan prima dalam menerima tamu
atau kolega perusahaan.
Melihat pentingnya pelayanan prima yang diberikan sekretaris untuk
menjalankan
suatu
“PELAYANAN
perusahaan,
PRIMA
maka
SEKRETARIS
penulis
melakukan
PADA
PT.
penelitian
PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN” dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang
yang telah
diuraikan,
maka terdapat
permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini, yakni Bagaimana
Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ?
3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Untuk
mengetahui
bagai
mana
pelayanan
prima
sekretaris
pada
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan Penulis dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupun aplikasi.
5
b. Agar Penulis lebih memahami pentingnya pelayanan prima yang
diberikan sekretaris.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan referensi bagi perusahaan tentang pelayanan prima yang
diberikan sekretaris di perusahaan tersebut.
b. Sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan untuk senantiasa terus
meningkatkan pelayanan yang diberikan sekretaris perusahaan.
3. Bagi Peneliti yang akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap kualitas pelayanana yang
diberikan sekretaris dalam menghadapi ketatnya persaingan secara global
bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
5. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas
akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
5.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
di Jalan Sei Batanghari No. 2 Medan. Penelitian berlangsung selama
lima
minggu, yaitu dari tanggal 25 Februari 2015 sampai dengan 31 Maret 2015.
Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
1
Kegiatan
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Februari
IV
I
Maret
II
III
IV
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan persiapan Tugas Akhir ini dilakukan pada minggu ke
empat pada bulan Februari. Pada kegiatan pengumpulan data di lakukan penelitian
selama tiga minggu, di mulai dari minggu pertama pada bulan Maret di PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang
di mulai pada awal minggu ke empat bulan Maret sampai dengan selesai, sesuai
dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program
Studi D III Kesekretariatan.
6. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan
sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
7
BAB I: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah,
Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika
Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, serta
Sistematika Penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Memaparkan
secara
ringkas
mengenai
Sejarah
Ringkas
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, Struktur Organisasi Bagian
Sekretariat Perusahaan, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian
Sekretaris, Pengertian Pelayanan Prima dan Pengukuran Kualitas Pelayanan
Sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan
kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Pada umumnya perusahaan baik milik pemerintah maupun milik swasta
bertujuan untuk mencapai tujuan dan meningkatkan profit bagi perusahaan
dengan memberikan manfaat dan imbalan hasil yang terbaik bagi kolega
perusahaan. Sebagai salah satu perusahaan milik negara yang memiliki visi dan
misi untuk memperbaiki perekonomian negara, perusahaan tersebuh harus
memiliki citra yang baik dimata mitra bisnis perusahaan. Di samping itu,
perusahaan juga harus mampu menerapkan manajemen dengan efektif dan efisien.
Menurut (Mee dalam Rahmayanty, 2010 :14) Manajemen adalah seni
untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal demikian pula
mencapai kesejahtraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja
serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat. Artinya,
dalam manajemen ada suatu usaha dengan efektivitas dan efisiensi untuk
mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal.
Agar suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang
positif di mata mitra bisnis, maka diperlukan bagian kerja yang bertujuan
memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan baik secara keseluruhan maupun per
bagian dalam rangka pencapaian tujuannya. Bagi manajemen perusahaan,
informasi yang tepat, akurat, dan objektif sangat diperlukan agar dapat
1
2
menghindari kesalahan dalam pengambilan keputusan, sedangkan bagi pihakpihak di luar perusahaan informasi yang demikian berguna untuk menghindari
image yang buruk terhadap perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam
perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut
Bagian
Sekretariat Perusahaan (Corporate Secretary).
Dalam Achmad (2007 :19) sekretariat adalah bagian dan suatu organisasi
yang melakukan pekerjaan pelayanann di bidang ketatausahaan dan bidang
lainnya yang menjadi tanggung jawab sekretaris.
Menurut (Ratnawati dan Sunarto, 2006 :3) istilah sekretaris berasal dari
bahasa Latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata
secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius
menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau secretary
(bahasa Inggris). Sekretaris bekerja di lembaga, badan, yang bergerak di bidang
usaha dengan tujuan membantu lembaga atau organisasi yang bersangkutan untuk
mencapai tujuannya. Dan yang dimaksud dengan sekretaris organisasi atau
sekretaris perusahaan adalah orang yang memimpin suatu sekretarist. Pada
dasarnya ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh,
mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara
atau penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan
memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders).
Pengelolaan informasi oleh sekretaris perusahaan harus secara profesional agar
dapat menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada kolega
perusahaan.
3
Menurut (Rahmayanty, 2010 :12) Pelayanan prima adalah pelayanan yang
memiliki ciri khas kualitas (quality nice). Ciri khas kualitas yang baik meliputi
kemudahan, kecepatan, ketepatan, kehandalan, dan empaty dari petugas pelayanan
dalam memberikan dan menyampaikan pelayanan kepada kolega dan tamu
perusahaan yang berkesan kuat yang dapat langsung dirasakan kolega dan tamu
perusahaan waktu itu dan saat itu juga.
Pelayannan prima yang diberikan sekretaris perusahaan akan berdampak
baik bagi pihak perusahaan. Di samping itu mampu mempertahankan para
investor yang ada untuk terus berinvestasi pada perusahaan, serta mampu untuk
menarik calon investor baru. Pelayanan yang optimal pada akhirnya juga akan
mampu meningkatkan image perusahaan di mata investor,mitra bisnis, dan anak
perusahaan. Dengan memiliki citra yang baik, segala yang dilakukan perusahaan
akan dianggap baik pula oleh investor, mitra bisnis dan anak perusahaan.
Memang sudah seharusnya dan diwajibkan kepada semua orang dan semua
bagian pekerjaan di perusahaan terutama sekretaris yang merupakan duta
perusahaan untuk menyenangi pekerjaan melayani orang lain karena semua orang
harus mampu berinteraksi, berkomunikasi dan menghadapi berbagai karakter
investor, mitra bisnis dan anak perusahaan yang meliputi rekan kerja, pimpinan
dan bawahan maupun di luar perusahaan yang berkunjung ke perusahaan meliputi
makhluk sosial yang selalu membutuhkan bantuan orang lain.
Pelayanan prima yang diterapkan di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan tidak hanya diterapkan dibagian sekretariat perusahaan tetapi juga
diterapkan hampir mencakup seluruh bagian. Pelayanan prima yang diberikan
4
sekreatis perusahaan diantaranya adalah pelayanan prima dalam menerima tamu
atau kolega perusahaan.
Melihat pentingnya pelayanan prima yang diberikan sekretaris untuk
menjalankan
suatu
“PELAYANAN
perusahaan,
PRIMA
maka
SEKRETARIS
penulis
melakukan
PADA
PT.
penelitian
PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN” dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang
yang telah
diuraikan,
maka terdapat
permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini, yakni Bagaimana
Pelayanan Prima Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ?
3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Untuk
mengetahui
bagai
mana
pelayanan
prima
sekretaris
pada
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan Penulis dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupun aplikasi.
5
b. Agar Penulis lebih memahami pentingnya pelayanan prima yang
diberikan sekretaris.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan referensi bagi perusahaan tentang pelayanan prima yang
diberikan sekretaris di perusahaan tersebut.
b. Sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan untuk senantiasa terus
meningkatkan pelayanan yang diberikan sekretaris perusahaan.
3. Bagi Peneliti yang akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap kualitas pelayanana yang
diberikan sekretaris dalam menghadapi ketatnya persaingan secara global
bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
5. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas
akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
5.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
di Jalan Sei Batanghari No. 2 Medan. Penelitian berlangsung selama
lima
minggu, yaitu dari tanggal 25 Februari 2015 sampai dengan 31 Maret 2015.
Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
1
Kegiatan
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Februari
IV
I
Maret
II
III
IV
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan persiapan Tugas Akhir ini dilakukan pada minggu ke
empat pada bulan Februari. Pada kegiatan pengumpulan data di lakukan penelitian
selama tiga minggu, di mulai dari minggu pertama pada bulan Maret di PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang
di mulai pada awal minggu ke empat bulan Maret sampai dengan selesai, sesuai
dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program
Studi D III Kesekretariatan.
6. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan
sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
7
BAB I: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah,
Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika
Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, serta
Sistematika Penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Memaparkan
secara
ringkas
mengenai
Sejarah
Ringkas
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, Struktur Organisasi Bagian
Sekretariat Perusahaan, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian
Sekretaris, Pengertian Pelayanan Prima dan Pengukuran Kualitas Pelayanan
Sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan
kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.