PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA .
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. Pengertian perencanaan sumber daya manusia
Perencanaan (planning) adalah suatu proses untuk menentukan rencana
atau program kegiatan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini diuraikan dalam
definisi-definisi perencanaan menurut para ahli.
1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyebutkan, “Perencanaa adalah
fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan,
kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dan
alternatif yang ada.”
2. G.R Terry dalam bukunya principles of Management mendefinisikan
sebagai berikut “Perencanaan adalah kegiatan memilih dan
menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsiasumsi mengenai waktu yang akan datang dengan jalan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
3. Billy E.Goetz menyatakan bahwa, “Perencanaan merupakan pemilihan
yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat
alternatif-alternatif.”
4. Louis A.Alien menyebutkan, “perencanaan menentukan serangkaian
tindakan untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan fungsi yang
pertama–tama harus dilakukan setiap organisasi. SDM adalah langkah tertentu
yang diambil oleh manajemen guna tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk
waktu yang tepat. Kesemuanya dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai
sasaran yang telah dan akan ditetapkan yang harus di selesaikan dalam
berbagai kontekstual yang mencakup (a) penunaian kewajiban sosial organisasi,
(b) pencapaian tujuan organisasi, (c) pencapain pribadi/anggota organisasi.
Suatu perencanaan harus diselesaikan dengan kondisi dan asumsi-asumsi
sehingga sasaran atau tujuan benar-benar dapat diwujudkan. Suatu perencanaan
sumber daya manusia harus memperhatikan hal-hal berikut:
1. Mengumpulkan infromasi secara terus menerus.
2. Menganalisis permintaan dan penawaaran SDM kini dan masa datang.
3. Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan
program, proyek, dan ketenagaakerjaan dan kesempatan kerja.
4. Manfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan kualitasnya.
5. Melaksanakan monitoring untuk melakukan perubahan atau
penyesuaian.
6. Mengintegrasikan perencanaan SDM dalam suatu perencanaan MSDM.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Beberapa syarat yang harus dipenuhi sehingga perencanaan dapat
dikatakan baik, ialah:
Melalui rencana untuk mencapai tujuan perusahaan.
Penyusunan perencanaan harus ditangani oleh ahlinya.
Penyusun perencanaan harus dilaksanakan oleh mereka yang ahli dan
pengalaman dibidangnya.
Perencanaan yang baik hasil dari kombinasi top down dan bottom up.
Perencanaan yang disusun harus akurat dan telah memalui tahap uji
coba.
Perencanaan perlu disertai dengan program kerja atau rencana.
7. Perencanaan perlu menggambarkan skala prioritas.
8. Perencanaan disusun dengan cara dan bahasa yang sederhana.
9. Perencanaan yang baik adalah yang fleksibel.
10.Tersedia celah-celah jika pada suatu saat terpaksa dilakukan
penyimpangan agar bisnis perusahaan tidak terganggu.
11.Dalam penyusunan hendaknya memperhitungkan berbagai faktorfaktor ketidakpastian.
12.Perencanaan dihitung serealistis mungkin.
13.Perencanaan disusun sebagai suatu hal yang dapat dilaksanakan.
Perencanaan SDM memiliki hubungan yang vital dan terintegrasi
dengan MSDM. Perencanaan MSDM menggunakan informasi sebagai
aktivitas. Perencanaan SDM dipandang sebagai suatu proses manajemen,
bukan hanya fungsi personalia. Organisasi/perusahaan harus bersifat
terbuka terhadap kondisi, maka perencanaan sumber daya manusia
merupakan kegiatan dan kebutuhan yang berkeseimbangan.
1. Menurut William Wether dan Keith Davis, Perencanaan SDM adalah
proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan
ketersediaan pada masa yang akan datang.
2. Menurut Torrington dan Tan Chwee Huat, perencanaan SDM merupakan
kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan SDM
perusahaan.
3. Menurut danang Sunyoto, perencanaan SDM sebagai suatu proses
untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan,
mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan
kebutuhan perusahaan sekarang dan perkembangan dimasa yang akan
datang.
Sehingga secara umum perencanaan SDM dapat diartikan sebagai
suatu rangkaian kegiatan sistematis dan terstruktur dalam
menentukan kebutuhan pegawai dalam ketersediaan SDM dalam
jangka pendek atau panjang.
Komponen utama dari perencanaan SDM adalah menentukan tipe
SDM yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka
waktu tertentu. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang
manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan.
Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan
suplai. Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja berkaitan dengan
kebijakan strategis organisasi atau perusahaan.
Perencanaan SDM yang efektif mencakup dua hal, yaitu:
1. Perencanaan kepegawaian
Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM
yang akan dibutuhkan organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Untuk menyusun rencana kepegawaian, manajer SDM
memproyeksikan penawaean dan permintaan terhadap SDM.
2. Perencanaan program
Perencanaan program mengikuti penyusunan rencana kepegawaian.
Perencanaan program menyangkut pemilihan alat sumber daya
manusia yang efektif terpusat pada kelebihan dan kekurangan SDM.
Terdapat tiga hal penting dalam membuat dan mengevaluasi
program SDM, yaitu:
1. Membuat prgram alternatif berdasarkan model SDM yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan.
2. Mengevaluasi berbagai alternatif yang dihasilkan menurut empat
kriteria, yakni kemungkinan untuk sukses, antisipasi besarnya
biaya, kelayakan teknis, dan kemungkinan dampak tindakan
terhadap bagian dari organisasi.
3. Memutuskan untuk melaksanakan seperangkat program yang
terintegerasi seefrktif mungkin.
Beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan
perencanaan SDM, yaitu:
1. Intergrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf
yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara
tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan
unit organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal
akan terpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
Bagi perusahaan kecil mungkin juga ada keuntungan.
Namun, adanya perencanaan SDM tersebut tidak seimbang dengan
waktu dan biaya yang dikeluarkan.
Menurut Hadadari dalam Hasto Joko NU dan Meilani Sugiarto
(2007), perencanaan SDM mempunyai manfaat, yaitu:
1. Meningkatkan sistem informasi manusia.
2. Bertolak dari manfaat diatas, SDM bermanfaat juga untuk:
a. Meningkatkan pendayagunaan SDM.
b. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan lebih efisien.
c. Menghemat tenaga, waktu, dana serta dapat meningkatkan
kecermatan dalam penerimaan tenaga kerja.
3. Untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi.
4. Dalam jangka panjang bermanfaat bagi organisasi atau
perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan
pengelolaan SDM selama 2, 3 atau 10 tahun mendatang.
5. Dalam jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi atau
jabatan atau pekerjaan yang lowongan pada tahun mendatang.
6. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi, rotasi dan
pensiun karyawan.
7. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Faktor-faktor Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM harus dilakukan dengan berdasarkan bebagai
pertimbangan yang matang. Hal-hal ini dapat menjadi
pertimbangan dalam perencanaan SDM, ialah:
1. Sesuaikan perencanaan SDM dengan struktur organisasi yang
dimiliki pada suatu institusi. Oleh karenanya perencanaan
SDM antara bank syariah, asurasnsi syariah, maupun dengan
BMT akan berbeda.
2. Tujuan dan strategi organisasi menjadi faktor lain yang
menjadi pertimbangan dalam perencanaan SDM. Organisasi
bertujuan untuk memperbesar ceruk pasar dengan organisasi
yang bertujuan untuk memperbanyak produk.
3. Beban kerja karyawan merupakan salah satu faktor hal yang
turut pula menjadi pertimbangan. Hal yang harus dihindari
adalah beban kerja karyawan yang terlalu berlebihan sebagai
akibat tidak seimbangnya pekerjaan dengan jumlah
karyawan, atau beban kerja yang terlalu rendah diakibatkan
oleh jumlah karyawan yang terlalu banyak.
4. Faktor lain yang tidak kalah penting adalah permasalahan
anggaran, suatu organiasasi mungkin saja membutuhkan
banyak karyawan dikarenakan tujuan dan strategi yang ada.
5. Pengaturan atau keputusan pemerintah. Berbagai peraturan
dan keputusan yang diterapkan pemerintah menjadi faktor
lain dalam perencanaan SDM, misalkan keputusan
pemerintah untuk menaikan upah minimum provinsi (UMP)
tenu akan berdampak pada penyesuaian kebutuhan SDM.
Menurut Rivai dan segala faktor-faktor yang mempengaruhi
perencanaan SDM, ialah sebagai berikut:
1. Perubahan demografi, yang meliputi jumlah penduduk,
perluasan tenaga kerja, komposisi tenaga kerja perempun
dan laki-laki, dan tingkat pengetahuan yang dimiliki pekerja.
2. Perubahan situasi dan kondisi ekonomi suatu negara.
3. Perubahan teknologi yang terjadi.
4. Kondisi peraturan dan perundang-undangan.
5. Perubahan perilaku terhadap karir dan pekerjaan.
Perencanaan SDM sangt dipengaruhi oleh berbagai faktor,
baik yang berasal dari dalam organisasi (internal) maupun
(eksternal).
1. Faktor-faktor internal
Yang dimaksud faktor-faktor internal adalah kendala yang
terdapat didalam organisasi seperi rencana strategik,
anggaran, estimasi produksi dan penjualan.
2. Faktor-faktor eksternal
Yang dimaksud faktor-faktor eksternal ialah berbagai hal yang
pertumbuhan dan pekermbangannya berada diluar
kemampuan organisasi seperti situasi ekonomi, budaya,
politik, dll.
1.
2.
3.
4.
Perencanaan SDM yang baik adalah memenuhi kriteria
seperti:
Perencanaan SDM berkaitan langsung dengan tujuan yang
hendak dicapai perusahaan.
Perencanaan untuk mencapai tujuan yang akan datang.
Meliputi keputusan tentang kegiatan atau tindakan.
Perencanaan yang memiliki perhitungan yang akurat, teruji,
fleksibel dapat dipertanggung jawabkan secara dievaluasi
untuk penyesuaian perusahaan.
Berdasarkan faktor-faktor diatas pengaruh niali anggaran
terhadap perencanaan SDM dapat dilihat sebagai berikut:
1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan
administrasi publik, dan merupakan prosses lewat mana
konflik-konflik nilai diatas.
2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50% hingga 70% dari
pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling
vital disampaikan oleh pemimpin eksekutif, atau dianggarkan
oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji
dan tunjangan.
3. Perencanaan SDM merupakan aspek manajemen
kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara
lingkungan politik luar dan aktivitas inti analisis.
Menurut Randall dan Susan Jackson (1997) dalam sunyoto
(2012), proses perencanaan meliputu lima fase, yaitu:
1. Mengidentifikasi isu bisnis yang utama
Fase pertama perencanaan SDM ini mengumpulkan data
untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan
operasi.
2. Menentukan implikasi sumber daya manusia
Fase kedua ini memiliki sasaran: (a) mengembangkan
pemahaman yang jelas mengenai bagaimana informasi yang
dihasilkan selama fase pertama; (b) mengembangkan
gambaran yang akurat mengenai penawaran sekarang yang
tersedia secara internal.
3. Mengembangkan tujuan dan sasaran sumber daya manusia
Fase ketiga ini melihatkan intepretasi informasi dan
menggunakannya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan
tujuan.
4. Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, dan
praktik sumber daya manusia
Fase keempat membicarakan mencapai sasaran yang
diterapkan dalam fase ketiga. Hal ini termaksud program
keanekaragaman yang ditunjukan untuk menarik pelamar,
memberpaiki usaha sosialisasi sehingga karyawan meningkat
loyalitas, dan sebagainya.
5. Mengevaluasi, merevisi dan memfokuskan kembali
Ketika perusahaan menawarkan suatu produk untuk pasar
eksternal, perusahaan merasa yakin bahwa produk tersebut
akan mengalami kesuksesan berdasarkan indikasi tertentu,
negitu juga pasar internalnya.
1.
2.
3.
4.
Dalam perencanaan SDM, ada empat langkah pokok, yaitu:
Perencanaan untuk kebutuhan masa depan.
Perencanaan untuk keseimbangan masa depan.
Perencanaan antara permintaan dan penawaran SDM.
Perencanaan unuk pengembangan.
Teknik sistem perencanaan sumber daya manusia
Teknik-teknik perencanaan SDM terbagi atas dua, yaitu:
1. Teknik non ilmiah, diartikan bahwa perencanaan SDM hanya
didasarkan atas pengalaman, imajinasi dan perkiraanperkiraan saja. Perencanaan SDM ini resikonya relaitf besar.
2. Teknik ilmiah. Diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan
berdasarkan atas hasil analisis dan data, informasi, dan
peramalan (forcecasting) dan perencanaan yang baik.
Perencanaan SDM ini resikonya relatif kecil.
1.
2.
3.
4.
Terdapat beberapa metode dalam melakukan peramalan
SDM, yaitu:
Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode
perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan
dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.
Collective opinion. Teknik ini pertama-tama melipti
pengumpulan infomasi kemudia mencapai kesepakatan
mengenai penafsiran data.
Categorical dan cluster forcecasting. Ini biasanya dipakai
untuk tingkat makro untuk berbagai kelompok kedudukan.
Modelling. Sebagian metode ini menggunakan metode
matematis dan komputer, dan sebagai lainya.
Sistem perencanaan SDM meliputi perkiraan (estimasi)
permintaan/kebutuhan dan penawaran/penyediaan SDM.
Estimasi permintaan dapat dibagi dengan dua cara, yaitu:
1. Estimasi suplai internal
Hal ini dilakukan untuk menhitung karyawan yang ada dan
mengevaluasi kemampuan mereka.
2. Estimasi suplai eksternal
Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat persediaan
SDM yang ada di internal. Kebutuhan SDM yang harus
dipenuhi dari sumber suplay eksternal dapat diperoleh
dengan menganalisis pasar tenaga kerja.
Permasalahan dalam perencanaan SDM yang perlu diperhatikan
antara lain:
1. Apa pendektana-pendekatan perencanaan yang digunakan
dan dimana diterapkan?
2. Bagaimana teknik yang dibuat dan dikerjakan?
3. Bagaimana perencanaan/perkiraan pendekatan dan waktu
kondisi, ukuran perusahaan, dan relasi hubungan?
4. Apa strategi untuk pergantian?
5. Bagaimana kebijakan perekrutan dan promosi?
6. Bagaimana perkiraan dapat dibuat mudah dan dimengerti?
Perencanaan strategi manajemen sumber daya
manusia
Suatu rencana SDM disebut strategi bila rencana itu mampu
membantu manajemen dalam mengantisipasi dan mengatur
perubahan yang muncul dengan cepat, bakan perubahan yang
sangat drastis.
Ada dua aspek utama dalam strategi manajemen, yaitu:
1. Strategi perusahaan secara konsisten dalam mempromosikan
dirinya secara relatif terhadap para pesaing.
2. Strategi untuk mencapai tujuan perusahaan dalam
lingkungan yang sedang dihadapi saat ini.
Strategi manajemen SDM adalah suatu pertalian antara
manajemen SDM dengan tujuan dan sasaran stategi yang
dimaksudkan agar dapat memperbaiki kinerja bisnis dan
mengembangkan budaya organisasi sehingga dapat mendorong
dan membantu berkereasi, berinvasi dan lebih fleksibel.
Sehingga secara umum strategi MSDM dapat diartikan
sebagai suatu tujuan dan sasaran strategi dalam pengelolaan
SDM yang dapat disesuaikan secara fleksibel.
Unsur-unsur dari perencanaan strategis dan kemungkinan
dampaknya terhadap perencanaan SDM antara lain adalah:
1. Mendefinisikan filosofi perusahaan sebagai langkah awal,
dalam hal ini yang menjadi pertanyaan adalah yang
berhubungan dengan bisnis perusahaan.
2. Mengkaji kondisi lingkungan, dalam hal ini akan timbul
pertanyaan: perubahan teknologi, sosial, ekonomi, budaya
dan politik .
3. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan.
Pertanyaan yang mungkin timbul disini adalah: faktor-faktor
apa yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan?
4. Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan, dalam hal ini
akan timbul pertanyaan penting lainnya. Apa tujuan
pemasarannya? Siapa segmen pasarnya?
5. Menyusun strategi akhir, untuk mendapatkan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut; program-program apa yang
akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional
tersebut?
Hal lain yang perlu diperhatikan oleh manajemen SDM ialah
isu SDM yang merupakan kesenjangan antara situasi yang
terjadi dengan yang diharapkan. Penentuan isu merupakan
langkah pertama dalam proses perumusan strategi SDM dan
pelurusan kegiatan SDM.
Langkah-langkah dalam penentuan isu SDM, ialah:
1. Langkah pertama dalan penentuan isu adalah penialaian
perubahan internal dan eksternal. Ada dua fungsi fudamental
perubahan lingkungan, yaitu: (a) dari masa kini ke masa
depan; (b) dari masa depan ke masa kini.
2. Langkah kedua iala mendefinisikan masalah-masalah bisnis
yang relevan.
3. Langkah ketiga adalah menyeleksi isu-isu .
4. Langkah terakhir ialah memasukan isu-isu kedalam berbagai
strategi yang sudah dirancang.
Perubahan lingkungan bisnis merupakan salah satu hal dalam
perencanaan SDM. Perubahan lingkungan bisnis meliputi aspek
internal, dimana perubahan eksternal lebih banyak melihat pada
faktor eksternal perusahaan. Perubahan eksternal meliputi: (a)
ekspansi global; (b) persaingan domestik dan internasional; (c)
karakteristik demografi; (d) karakteristik angkatan kerja; (e) tren
ekonomi dan perusahaan.
Sedangkan perusahaan internal, meliputi: (a) persoalan
dalam manajemen; (b) struktur organisasi; (c) budaya organisasi
(filosofi SDM); (d) ukuran organisasional; (e) penanganan
kompetensi karyawan dan cara peusahaan menangani konflik.
Perubahan lingkungan bisnis akan membawa dampak pada
perubahan strategi bisnis kearah mana visi dan misi SDM akan
dibawa. Untuk itu perlu diadakan perubahan dalam perusahaan
yang menyangkut aspek: (a) pengembangan kualitas SDM
dengan cara investasi SDM; (b) paradigma baru peran
departemen SDM yang strategis.
Sehingga hal ini membutuhkan suatu upaya respstioning
yang pada dasarnya merupakan transformasi peran yang
menuntut kemampuan, daya pikir, dan peran baru di SDM.
Proses respotioning terdiri dari dua aspek, yaitu: (a) Prilaku SDM
berakitan dengan inisatif bekerja dalam diri seseorang dan untuk
itu diperlukan etos kerja yang naik, (b) kompentensi SDM
berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dari SDM yang
dibutuhkan.
Hasil dari respotioning adalah:
1. Business person meliputi praktisi SDM, praktisi dalam bidang
keuangan dan operasional, rotasi pada posisi antarfungsi
SDM dan fungsi.
2. Shaper of change, seperti tim atas perubahan, melakukan
penelitian dan partisipasi aktif.
3. Consultant to organization of partner to line, seperti aktif
dalam konsosium, penyiapan proposal dan prtisipasi aktif
dalam sistem komputerisasi.
4. Strategy formulator and implementor, seperti strategi bisnis,
orientasi bisnis secara strategis.
5. Talent manager, seperti komunikasi dengan semua manajer
lini secara terus-menerus.
6. Asset manager and controller, seperti pelatihan akutansu dan
keuangan.
Terdaopat beberapa proses perencanaan strategis SDM,
yaitu:
1. Proses perencanaan dua arah
Startegi dibentuk melalui dua proses top-down dan bottomup. Proses top down memberikan kontek strategis, dan
bottom-up melibatkan akyif seluruh kompinen.
2. Proses penyatuan
Perumusan strategi SDM dapat searah dengan proses
peumusan strategi perusahaan, penilaian lingkungan SDM
dihubungkan secara terpisah tetapi sejajar, bersama-sama
dan interakytif dengan strategi perusahaan.
Dalam proses penyatuan suatu strategi SDM dikembangan
bersama sama, ada kemiripan yang akan saling
mempengaruhi satu dengan yang lain dan diambil sebagai
keseluruhan yang terpadu atau sekurang-kurngnya sebagai
perekat.
A. Pengertian perencanaan sumber daya manusia
Perencanaan (planning) adalah suatu proses untuk menentukan rencana
atau program kegiatan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini diuraikan dalam
definisi-definisi perencanaan menurut para ahli.
1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyebutkan, “Perencanaa adalah
fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan,
kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dan
alternatif yang ada.”
2. G.R Terry dalam bukunya principles of Management mendefinisikan
sebagai berikut “Perencanaan adalah kegiatan memilih dan
menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsiasumsi mengenai waktu yang akan datang dengan jalan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
3. Billy E.Goetz menyatakan bahwa, “Perencanaan merupakan pemilihan
yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat
alternatif-alternatif.”
4. Louis A.Alien menyebutkan, “perencanaan menentukan serangkaian
tindakan untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan fungsi yang
pertama–tama harus dilakukan setiap organisasi. SDM adalah langkah tertentu
yang diambil oleh manajemen guna tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk
waktu yang tepat. Kesemuanya dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai
sasaran yang telah dan akan ditetapkan yang harus di selesaikan dalam
berbagai kontekstual yang mencakup (a) penunaian kewajiban sosial organisasi,
(b) pencapaian tujuan organisasi, (c) pencapain pribadi/anggota organisasi.
Suatu perencanaan harus diselesaikan dengan kondisi dan asumsi-asumsi
sehingga sasaran atau tujuan benar-benar dapat diwujudkan. Suatu perencanaan
sumber daya manusia harus memperhatikan hal-hal berikut:
1. Mengumpulkan infromasi secara terus menerus.
2. Menganalisis permintaan dan penawaaran SDM kini dan masa datang.
3. Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan
program, proyek, dan ketenagaakerjaan dan kesempatan kerja.
4. Manfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan kualitasnya.
5. Melaksanakan monitoring untuk melakukan perubahan atau
penyesuaian.
6. Mengintegrasikan perencanaan SDM dalam suatu perencanaan MSDM.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Beberapa syarat yang harus dipenuhi sehingga perencanaan dapat
dikatakan baik, ialah:
Melalui rencana untuk mencapai tujuan perusahaan.
Penyusunan perencanaan harus ditangani oleh ahlinya.
Penyusun perencanaan harus dilaksanakan oleh mereka yang ahli dan
pengalaman dibidangnya.
Perencanaan yang baik hasil dari kombinasi top down dan bottom up.
Perencanaan yang disusun harus akurat dan telah memalui tahap uji
coba.
Perencanaan perlu disertai dengan program kerja atau rencana.
7. Perencanaan perlu menggambarkan skala prioritas.
8. Perencanaan disusun dengan cara dan bahasa yang sederhana.
9. Perencanaan yang baik adalah yang fleksibel.
10.Tersedia celah-celah jika pada suatu saat terpaksa dilakukan
penyimpangan agar bisnis perusahaan tidak terganggu.
11.Dalam penyusunan hendaknya memperhitungkan berbagai faktorfaktor ketidakpastian.
12.Perencanaan dihitung serealistis mungkin.
13.Perencanaan disusun sebagai suatu hal yang dapat dilaksanakan.
Perencanaan SDM memiliki hubungan yang vital dan terintegrasi
dengan MSDM. Perencanaan MSDM menggunakan informasi sebagai
aktivitas. Perencanaan SDM dipandang sebagai suatu proses manajemen,
bukan hanya fungsi personalia. Organisasi/perusahaan harus bersifat
terbuka terhadap kondisi, maka perencanaan sumber daya manusia
merupakan kegiatan dan kebutuhan yang berkeseimbangan.
1. Menurut William Wether dan Keith Davis, Perencanaan SDM adalah
proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan
ketersediaan pada masa yang akan datang.
2. Menurut Torrington dan Tan Chwee Huat, perencanaan SDM merupakan
kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan SDM
perusahaan.
3. Menurut danang Sunyoto, perencanaan SDM sebagai suatu proses
untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan,
mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan
kebutuhan perusahaan sekarang dan perkembangan dimasa yang akan
datang.
Sehingga secara umum perencanaan SDM dapat diartikan sebagai
suatu rangkaian kegiatan sistematis dan terstruktur dalam
menentukan kebutuhan pegawai dalam ketersediaan SDM dalam
jangka pendek atau panjang.
Komponen utama dari perencanaan SDM adalah menentukan tipe
SDM yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka
waktu tertentu. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang
manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan.
Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan
suplai. Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja berkaitan dengan
kebijakan strategis organisasi atau perusahaan.
Perencanaan SDM yang efektif mencakup dua hal, yaitu:
1. Perencanaan kepegawaian
Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM
yang akan dibutuhkan organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Untuk menyusun rencana kepegawaian, manajer SDM
memproyeksikan penawaean dan permintaan terhadap SDM.
2. Perencanaan program
Perencanaan program mengikuti penyusunan rencana kepegawaian.
Perencanaan program menyangkut pemilihan alat sumber daya
manusia yang efektif terpusat pada kelebihan dan kekurangan SDM.
Terdapat tiga hal penting dalam membuat dan mengevaluasi
program SDM, yaitu:
1. Membuat prgram alternatif berdasarkan model SDM yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan.
2. Mengevaluasi berbagai alternatif yang dihasilkan menurut empat
kriteria, yakni kemungkinan untuk sukses, antisipasi besarnya
biaya, kelayakan teknis, dan kemungkinan dampak tindakan
terhadap bagian dari organisasi.
3. Memutuskan untuk melaksanakan seperangkat program yang
terintegerasi seefrktif mungkin.
Beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan
perencanaan SDM, yaitu:
1. Intergrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf
yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara
tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan
unit organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal
akan terpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
Bagi perusahaan kecil mungkin juga ada keuntungan.
Namun, adanya perencanaan SDM tersebut tidak seimbang dengan
waktu dan biaya yang dikeluarkan.
Menurut Hadadari dalam Hasto Joko NU dan Meilani Sugiarto
(2007), perencanaan SDM mempunyai manfaat, yaitu:
1. Meningkatkan sistem informasi manusia.
2. Bertolak dari manfaat diatas, SDM bermanfaat juga untuk:
a. Meningkatkan pendayagunaan SDM.
b. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan lebih efisien.
c. Menghemat tenaga, waktu, dana serta dapat meningkatkan
kecermatan dalam penerimaan tenaga kerja.
3. Untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi.
4. Dalam jangka panjang bermanfaat bagi organisasi atau
perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan
pengelolaan SDM selama 2, 3 atau 10 tahun mendatang.
5. Dalam jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi atau
jabatan atau pekerjaan yang lowongan pada tahun mendatang.
6. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi, rotasi dan
pensiun karyawan.
7. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Faktor-faktor Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM harus dilakukan dengan berdasarkan bebagai
pertimbangan yang matang. Hal-hal ini dapat menjadi
pertimbangan dalam perencanaan SDM, ialah:
1. Sesuaikan perencanaan SDM dengan struktur organisasi yang
dimiliki pada suatu institusi. Oleh karenanya perencanaan
SDM antara bank syariah, asurasnsi syariah, maupun dengan
BMT akan berbeda.
2. Tujuan dan strategi organisasi menjadi faktor lain yang
menjadi pertimbangan dalam perencanaan SDM. Organisasi
bertujuan untuk memperbesar ceruk pasar dengan organisasi
yang bertujuan untuk memperbanyak produk.
3. Beban kerja karyawan merupakan salah satu faktor hal yang
turut pula menjadi pertimbangan. Hal yang harus dihindari
adalah beban kerja karyawan yang terlalu berlebihan sebagai
akibat tidak seimbangnya pekerjaan dengan jumlah
karyawan, atau beban kerja yang terlalu rendah diakibatkan
oleh jumlah karyawan yang terlalu banyak.
4. Faktor lain yang tidak kalah penting adalah permasalahan
anggaran, suatu organiasasi mungkin saja membutuhkan
banyak karyawan dikarenakan tujuan dan strategi yang ada.
5. Pengaturan atau keputusan pemerintah. Berbagai peraturan
dan keputusan yang diterapkan pemerintah menjadi faktor
lain dalam perencanaan SDM, misalkan keputusan
pemerintah untuk menaikan upah minimum provinsi (UMP)
tenu akan berdampak pada penyesuaian kebutuhan SDM.
Menurut Rivai dan segala faktor-faktor yang mempengaruhi
perencanaan SDM, ialah sebagai berikut:
1. Perubahan demografi, yang meliputi jumlah penduduk,
perluasan tenaga kerja, komposisi tenaga kerja perempun
dan laki-laki, dan tingkat pengetahuan yang dimiliki pekerja.
2. Perubahan situasi dan kondisi ekonomi suatu negara.
3. Perubahan teknologi yang terjadi.
4. Kondisi peraturan dan perundang-undangan.
5. Perubahan perilaku terhadap karir dan pekerjaan.
Perencanaan SDM sangt dipengaruhi oleh berbagai faktor,
baik yang berasal dari dalam organisasi (internal) maupun
(eksternal).
1. Faktor-faktor internal
Yang dimaksud faktor-faktor internal adalah kendala yang
terdapat didalam organisasi seperi rencana strategik,
anggaran, estimasi produksi dan penjualan.
2. Faktor-faktor eksternal
Yang dimaksud faktor-faktor eksternal ialah berbagai hal yang
pertumbuhan dan pekermbangannya berada diluar
kemampuan organisasi seperti situasi ekonomi, budaya,
politik, dll.
1.
2.
3.
4.
Perencanaan SDM yang baik adalah memenuhi kriteria
seperti:
Perencanaan SDM berkaitan langsung dengan tujuan yang
hendak dicapai perusahaan.
Perencanaan untuk mencapai tujuan yang akan datang.
Meliputi keputusan tentang kegiatan atau tindakan.
Perencanaan yang memiliki perhitungan yang akurat, teruji,
fleksibel dapat dipertanggung jawabkan secara dievaluasi
untuk penyesuaian perusahaan.
Berdasarkan faktor-faktor diatas pengaruh niali anggaran
terhadap perencanaan SDM dapat dilihat sebagai berikut:
1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan
administrasi publik, dan merupakan prosses lewat mana
konflik-konflik nilai diatas.
2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50% hingga 70% dari
pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling
vital disampaikan oleh pemimpin eksekutif, atau dianggarkan
oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji
dan tunjangan.
3. Perencanaan SDM merupakan aspek manajemen
kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara
lingkungan politik luar dan aktivitas inti analisis.
Menurut Randall dan Susan Jackson (1997) dalam sunyoto
(2012), proses perencanaan meliputu lima fase, yaitu:
1. Mengidentifikasi isu bisnis yang utama
Fase pertama perencanaan SDM ini mengumpulkan data
untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan
operasi.
2. Menentukan implikasi sumber daya manusia
Fase kedua ini memiliki sasaran: (a) mengembangkan
pemahaman yang jelas mengenai bagaimana informasi yang
dihasilkan selama fase pertama; (b) mengembangkan
gambaran yang akurat mengenai penawaran sekarang yang
tersedia secara internal.
3. Mengembangkan tujuan dan sasaran sumber daya manusia
Fase ketiga ini melihatkan intepretasi informasi dan
menggunakannya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan
tujuan.
4. Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, dan
praktik sumber daya manusia
Fase keempat membicarakan mencapai sasaran yang
diterapkan dalam fase ketiga. Hal ini termaksud program
keanekaragaman yang ditunjukan untuk menarik pelamar,
memberpaiki usaha sosialisasi sehingga karyawan meningkat
loyalitas, dan sebagainya.
5. Mengevaluasi, merevisi dan memfokuskan kembali
Ketika perusahaan menawarkan suatu produk untuk pasar
eksternal, perusahaan merasa yakin bahwa produk tersebut
akan mengalami kesuksesan berdasarkan indikasi tertentu,
negitu juga pasar internalnya.
1.
2.
3.
4.
Dalam perencanaan SDM, ada empat langkah pokok, yaitu:
Perencanaan untuk kebutuhan masa depan.
Perencanaan untuk keseimbangan masa depan.
Perencanaan antara permintaan dan penawaran SDM.
Perencanaan unuk pengembangan.
Teknik sistem perencanaan sumber daya manusia
Teknik-teknik perencanaan SDM terbagi atas dua, yaitu:
1. Teknik non ilmiah, diartikan bahwa perencanaan SDM hanya
didasarkan atas pengalaman, imajinasi dan perkiraanperkiraan saja. Perencanaan SDM ini resikonya relaitf besar.
2. Teknik ilmiah. Diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan
berdasarkan atas hasil analisis dan data, informasi, dan
peramalan (forcecasting) dan perencanaan yang baik.
Perencanaan SDM ini resikonya relatif kecil.
1.
2.
3.
4.
Terdapat beberapa metode dalam melakukan peramalan
SDM, yaitu:
Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode
perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan
dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.
Collective opinion. Teknik ini pertama-tama melipti
pengumpulan infomasi kemudia mencapai kesepakatan
mengenai penafsiran data.
Categorical dan cluster forcecasting. Ini biasanya dipakai
untuk tingkat makro untuk berbagai kelompok kedudukan.
Modelling. Sebagian metode ini menggunakan metode
matematis dan komputer, dan sebagai lainya.
Sistem perencanaan SDM meliputi perkiraan (estimasi)
permintaan/kebutuhan dan penawaran/penyediaan SDM.
Estimasi permintaan dapat dibagi dengan dua cara, yaitu:
1. Estimasi suplai internal
Hal ini dilakukan untuk menhitung karyawan yang ada dan
mengevaluasi kemampuan mereka.
2. Estimasi suplai eksternal
Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat persediaan
SDM yang ada di internal. Kebutuhan SDM yang harus
dipenuhi dari sumber suplay eksternal dapat diperoleh
dengan menganalisis pasar tenaga kerja.
Permasalahan dalam perencanaan SDM yang perlu diperhatikan
antara lain:
1. Apa pendektana-pendekatan perencanaan yang digunakan
dan dimana diterapkan?
2. Bagaimana teknik yang dibuat dan dikerjakan?
3. Bagaimana perencanaan/perkiraan pendekatan dan waktu
kondisi, ukuran perusahaan, dan relasi hubungan?
4. Apa strategi untuk pergantian?
5. Bagaimana kebijakan perekrutan dan promosi?
6. Bagaimana perkiraan dapat dibuat mudah dan dimengerti?
Perencanaan strategi manajemen sumber daya
manusia
Suatu rencana SDM disebut strategi bila rencana itu mampu
membantu manajemen dalam mengantisipasi dan mengatur
perubahan yang muncul dengan cepat, bakan perubahan yang
sangat drastis.
Ada dua aspek utama dalam strategi manajemen, yaitu:
1. Strategi perusahaan secara konsisten dalam mempromosikan
dirinya secara relatif terhadap para pesaing.
2. Strategi untuk mencapai tujuan perusahaan dalam
lingkungan yang sedang dihadapi saat ini.
Strategi manajemen SDM adalah suatu pertalian antara
manajemen SDM dengan tujuan dan sasaran stategi yang
dimaksudkan agar dapat memperbaiki kinerja bisnis dan
mengembangkan budaya organisasi sehingga dapat mendorong
dan membantu berkereasi, berinvasi dan lebih fleksibel.
Sehingga secara umum strategi MSDM dapat diartikan
sebagai suatu tujuan dan sasaran strategi dalam pengelolaan
SDM yang dapat disesuaikan secara fleksibel.
Unsur-unsur dari perencanaan strategis dan kemungkinan
dampaknya terhadap perencanaan SDM antara lain adalah:
1. Mendefinisikan filosofi perusahaan sebagai langkah awal,
dalam hal ini yang menjadi pertanyaan adalah yang
berhubungan dengan bisnis perusahaan.
2. Mengkaji kondisi lingkungan, dalam hal ini akan timbul
pertanyaan: perubahan teknologi, sosial, ekonomi, budaya
dan politik .
3. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan.
Pertanyaan yang mungkin timbul disini adalah: faktor-faktor
apa yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan?
4. Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan, dalam hal ini
akan timbul pertanyaan penting lainnya. Apa tujuan
pemasarannya? Siapa segmen pasarnya?
5. Menyusun strategi akhir, untuk mendapatkan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut; program-program apa yang
akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional
tersebut?
Hal lain yang perlu diperhatikan oleh manajemen SDM ialah
isu SDM yang merupakan kesenjangan antara situasi yang
terjadi dengan yang diharapkan. Penentuan isu merupakan
langkah pertama dalam proses perumusan strategi SDM dan
pelurusan kegiatan SDM.
Langkah-langkah dalam penentuan isu SDM, ialah:
1. Langkah pertama dalan penentuan isu adalah penialaian
perubahan internal dan eksternal. Ada dua fungsi fudamental
perubahan lingkungan, yaitu: (a) dari masa kini ke masa
depan; (b) dari masa depan ke masa kini.
2. Langkah kedua iala mendefinisikan masalah-masalah bisnis
yang relevan.
3. Langkah ketiga adalah menyeleksi isu-isu .
4. Langkah terakhir ialah memasukan isu-isu kedalam berbagai
strategi yang sudah dirancang.
Perubahan lingkungan bisnis merupakan salah satu hal dalam
perencanaan SDM. Perubahan lingkungan bisnis meliputi aspek
internal, dimana perubahan eksternal lebih banyak melihat pada
faktor eksternal perusahaan. Perubahan eksternal meliputi: (a)
ekspansi global; (b) persaingan domestik dan internasional; (c)
karakteristik demografi; (d) karakteristik angkatan kerja; (e) tren
ekonomi dan perusahaan.
Sedangkan perusahaan internal, meliputi: (a) persoalan
dalam manajemen; (b) struktur organisasi; (c) budaya organisasi
(filosofi SDM); (d) ukuran organisasional; (e) penanganan
kompetensi karyawan dan cara peusahaan menangani konflik.
Perubahan lingkungan bisnis akan membawa dampak pada
perubahan strategi bisnis kearah mana visi dan misi SDM akan
dibawa. Untuk itu perlu diadakan perubahan dalam perusahaan
yang menyangkut aspek: (a) pengembangan kualitas SDM
dengan cara investasi SDM; (b) paradigma baru peran
departemen SDM yang strategis.
Sehingga hal ini membutuhkan suatu upaya respstioning
yang pada dasarnya merupakan transformasi peran yang
menuntut kemampuan, daya pikir, dan peran baru di SDM.
Proses respotioning terdiri dari dua aspek, yaitu: (a) Prilaku SDM
berakitan dengan inisatif bekerja dalam diri seseorang dan untuk
itu diperlukan etos kerja yang naik, (b) kompentensi SDM
berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dari SDM yang
dibutuhkan.
Hasil dari respotioning adalah:
1. Business person meliputi praktisi SDM, praktisi dalam bidang
keuangan dan operasional, rotasi pada posisi antarfungsi
SDM dan fungsi.
2. Shaper of change, seperti tim atas perubahan, melakukan
penelitian dan partisipasi aktif.
3. Consultant to organization of partner to line, seperti aktif
dalam konsosium, penyiapan proposal dan prtisipasi aktif
dalam sistem komputerisasi.
4. Strategy formulator and implementor, seperti strategi bisnis,
orientasi bisnis secara strategis.
5. Talent manager, seperti komunikasi dengan semua manajer
lini secara terus-menerus.
6. Asset manager and controller, seperti pelatihan akutansu dan
keuangan.
Terdaopat beberapa proses perencanaan strategis SDM,
yaitu:
1. Proses perencanaan dua arah
Startegi dibentuk melalui dua proses top-down dan bottomup. Proses top down memberikan kontek strategis, dan
bottom-up melibatkan akyif seluruh kompinen.
2. Proses penyatuan
Perumusan strategi SDM dapat searah dengan proses
peumusan strategi perusahaan, penilaian lingkungan SDM
dihubungkan secara terpisah tetapi sejajar, bersama-sama
dan interakytif dengan strategi perusahaan.
Dalam proses penyatuan suatu strategi SDM dikembangan
bersama sama, ada kemiripan yang akan saling
mempengaruhi satu dengan yang lain dan diambil sebagai
keseluruhan yang terpadu atau sekurang-kurngnya sebagai
perekat.