PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA KARANGANTU KOTA SERANG
PENGELOLAAN ARSIP
DI PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA
KARANGANTU KOTA SERANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Oleh RIRIN NURHIDAYAH NIM. 6661100626
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Cukuplah Allah bagiku, tidak ada Tuhan selain Dia.Hanya kepada- Nya aku bertawakal” (At-Taubah : 129)
“Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang beriman” (Q.S Al-Anfal: 19).
Skripsi ini kupersembahkan Untuk Ibu dan Bapak dan orang-orang yang aku sayangi, yang telah memberikan motivasi, inspirasi dan tiada henti memberikan dukungan, dan doa serta kasih sayangnya.
ABSTRAK
Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang. Pembimbing I : Dr. Ipah Ema Jumiati, M.Si dan Pembimbing II : Listyaningsih, M.Si Penelitian ini dilakasanakan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang karena dilatar belakangi oleh sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, hilangnya arsip yang penting, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi, kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaanarsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang diambil dalam pelaksanaan ini dibatasi pada pegawai yang mengelola arsip dan pengguna arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data menurut Miles and Huberman. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dapat dikatakan masih belum cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan yang dilakukan belum maksimal dalam pelaksanaannya.
Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Pelabuhan Karangantu
ABSTRACT
Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Archive Management at Fishery Harbour
st ndof Karangantu City of Serang. The 1 advisor: Dr. Ipah Ema Jumiati, M. Si. 2
advisor: Listyaningsih, M.SiThis research was conducted at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu
Serang City due to the difficulty of recovering archives when needed, missing
important archives, no functional staff of archives and insufficient technical
personnel, lack of awareness of employees on the role and importance of the
archives. The purpose of this study is to find out how the management of archives
at the Harbour of Fisheries Nusantara Karangantu Serang City. The research
method used is descriptive method with qualitative approach. The informants
taken in this exercise are limited to employees who manage archives and archival
users at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu. Data collection techniques
are done by way of observation, interview and documentation. Data analysis
techniques used are data analysis techniques according to Miles and Huberman.
The results of this study indicate that the management of archives in the Harbour
of Fisheries Nusantara Karangantu can be said is still not good enough, it can be
seen from the system creation, use, maintenance and depreciation is not
maximized in implementation.Keywords: Archive Management, Karangantu Fishery Harbour
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmaanirrahiim Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH Subhanahu wa
Ta’ala atas limpahan berkah, rahmat dan izin-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi yang be rjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu K ota Serang” ini hingga selesai. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, dan para pengikutnya sampai akhir zaman.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan baik teknik penyusunan penulisan maupun isi dari materi yang disajikan, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dari penulis.
Penulisan skripsi ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang turut memberikan kontribusi, bantuan, dan dukungan kepada penulis. Untuk itu, penulis menguapkan terimakasih kepada: 1.
Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd., Rektor Universitas Sultan Ageng
2. Dr. Agus Sjafari, M.Si., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Rahmawati, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
4. Imam Mukromam, M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
5. Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
6. Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan sekaligus Dosen Pembimbing II Skripsi yang telah berjasa memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan yang sangat berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung. Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh dan kredibel.
7. Riswanda, Ph.D., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
8. Dr. Ipah Ema Jumiati, S.IP., M.Si., Dosen Pembimbing I Skripsi yang telah berjasa memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan yang sangat berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung. Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh dan kredibel.
9. Deden M. Haris, S.Sos., M.Si., Dosen Pembimbing Akademik yang telah berjasa memberikan bimbingan, arahan, petunjuk, dan saran yang sangat berarti kepada penulis selama menjalani perkuliahan.
10. Seluruh Dosen Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa, yang telah berjasa begitu besar dalam memberikan ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat kepada penulis.
11. Bapak Hari Bintoro dan Ibu Eti Umiyati untuk setiap do’a tulus, ikhlas, kesabaran dan motivasi yang diberikan kepada penulis.
12. Pihak Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian mengenai Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu.
13. Keluarga Chan tersayang, Annisa Auliani, Amala Nursyamsi, Atiah, Dian Prihandini, Lina Nuryanti Sari, dan Sri Wahananing Dyah untuk kebersamaannya dalam menjalani hari-hari yang sangat indah, berkesan, dan penuh makna di dalam perkuliahan.
14. Sahabat-sahabat Ilmu Administrasi Negara Angkatan Tahun 2010 yang telah mencerahkan hari-hari di kelas.
15. Serta semua pihak yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan, dan motivasi kepada penulis dalam pelaksanaan penelitian dan penulisan skripsi ini.
Semoga ALLAH
Subhanahu wa Ta’ala membalas setiap kebaikan yang
telah diberikan Bapak/Ibu, Saudara/Saudari dengan sebaik-baiknya kepada penulis. Penulis menyadari segala kekurangan dan ketidaksempurnaan di dalam penulisan hasil karya ilmiah ini. Akhir kata, besar harapan penulis semoga hasil karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Aamiin ya Rabbal’alamin Wassalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Serang, Agustus 2017 Penulis Ririn Nurhidayah
DAFTAR ISI
Halaman PERNYATAAN ORISINALITAS LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ABSTRAK
ABSTRACK
KATA PENGANTAR................................................................................. i DAFTAR ISI................................................................................................ v DAFTAR TABEL...................................................................................... .. viii DAFTAR GAMBAR................................................................................... ix DAFTAR SKEMA....................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN................................................................................
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah..........................................................
1 1.2 Identifiksi Masalah..................................................................
11 1.3.Batasan Masalah......................................................................
11 1.4 Rumusan Masalah....................................................................
12 1.5 Tujuan Penelitian.....................................................................
12 1.6 Manfaat Penelitian...................................................................
12 BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI DASAR
2.1.1 Konsep Manajemen 2.1.1.1 Definisi Manajemen..........................................
14 2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen..................................
16 2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen..............................
16 2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen.................................
17
2.1.2 Konsep Arsip 2.1.2.1 Definisi Arsip....................................................
19 2.1.2.2 Definisi Kearsipan.............................................
26 2.1.2.3 Peranan Kearsipan.............................................
32 2.1.2.4 Tujuan Kearsipan..............................................
32 2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip...............................
34 2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip............................................
43
2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan 2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan.........................
47 2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan..........................
47 2.1 Penelitian Terdahulu................................................................
49 2.3 Kerangka Pemikiran................................................................
50 2.4 Asumsi Dasar Penelitian..........................................................
52 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian....................................................................
53 3.2 Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian......................................
53 3.3 Lokasi Penelitian......................................................................
54
3.4 Variabel Penelitian dan Fenomena yang dihadapi 3.4.1 Definisi Konsep.............................................................
54 3.4.2 Definisi Operasional......................................................
55 3.5 Instrumen Penelitian................................................................
56
3.6 Informan Penelitian..................................................................
56 3.7 Teknik Pengumpulan Data.......................................................
57 3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data.....................................
59 3.9 Uji Keabsahan Data.................................................................
61 3.10 Jadwal Penelitian...................................................................
63 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Objek Penelitian......................................................
64 4.2 Deskripsi Data Penelitian.........................................................
67 4.3 Deskripsi Hasil Penelitian........................................................
69 4.4 Pembahasan hasil Penelitian....................................................
94 BAB V PENUTUP
5.1Simpulan................................................................................... 100
5.2Saran......................................................................................... 101 DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 102 LAMPIRAN................................................................................................. RIWAYAT HIDUP......................................................................................
DAFTAR TABEL
Halaman 1.1 Laporan Kondisi Barang................................................................
10 3.1 Informan Penelitian........................................................................
57 3.2 Pedoman Wawancara.....................................................................
58 3.3 Jadwal Penelitian...........................................................................
63 4.1 Daftar Informan.............................................................................
69 4.2 Daftar Arsip yang Dimusnahkan...................................................
84
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai.........................................
5 1.2 Penyimpanan Arsif Inaktif.............................................................
6 1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip......................................................
7 1.4 Arsip diletakkan dilantai dan di atas lemari...................................
9 1.5 Gudang Arsip.................................................................................
10 2.1 Lingkaran hidup kearsipan.............................................................
45 2.2 Model Siklus hidup........................................................................
46 3.1 Analisis Data Model Interaktif Miles & Huberman......................
60
DAFTAR SKEMA
Halaman 2.1 Kerangka Berpikir..........................................................................
51
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Indonesia sebagai suatu negara maritim dan kepulauan terbesar di dunia dengan jumlah sekitar 17.504 pulau pada tahun 2003. Indonesia memiliki rentang wilayah pantai yang membentang panjang, yaitu sekitar 81.000 km garis pantai
2
dan wilayah laut yang sangat luas, yaitu 5,8 km atau 3/4 dari total wilayah Indonesia. Wilayah laut yang luas ini menyebabkan banyak kegiatan ekonomi penduduk khususnya dalam sektor kelautan dan perikanan. Oleh karena itu, untuk memanfaatkan berbagai potensi Sumber Daya Alam yang dimiliki tersebut, maka diperlukan kesiapan sarana dan prasarana yang memadai serta kesiapan Sumber Daya Manusia yang handal.
Salah satu instansi publik yang berwenang secara langsung untuk
menyelenggarakan urusan di bidang kelautan, dan perikanan dalam pemerintahan
adalah Kementerian Kelautan dan Perikanan . Pada hasil pengawasan kearsipan
yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun 2016, Kementerian Kelautan dan Perikanan menda pat nilai „Cukup‟ dengan aspek
yang diaudit di bidang kearsipan meliputi kebijakan kearsipan program kearsipan,
pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan dan
prasarana dan sarana . Sebagai instansi publik yang melakukan kegiatan
pemerintahan sudah pasti tidak akan lepas dari proses administrasi dan bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan, dalam hal ini salah satu pertanggungjawaban yang wajib diberikan oleh instansi baik negeri maupun swasta dengan memiliki bentuk fisik maupun output yang secara kasat mata dapat dibuktikan. Dimana setiap kegiatan organisasi dikatakan berjalan dengan baik apabila memiliki output yang efektif, karena output tersebut sangat berpengaruh dalam terwujudnya Good Governance. Dimana akuntabilitas dan transparansi merupakan prinsip-prinsip utama yang melandasi Good Governance, akuntabilitas tersebut terdiri dari akuntabilitas keuangan, akuntabilitas administratif dan akuntabilitas kebijakan publik. Oleh karena itu, diperlukan proses kegiatan administrasi dalam perkantoran.yang salah satunya adalah penyimpanan arsip atau biasa disebut dengan kearsipan. Dalam pasal 5 ayat (2) Undang-Undang tentang kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. Oleh karena itu, kearsipan sangatlah penting karena arsip digunakan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan bagi organisasi dalam rangka melakukan kegiatan organisasi serta membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Apabila pengelolaan arsip yang dimiliki kurang baik, maka akan mempengaruhi pengelolaan administrasi perkantoran. Sehingga akan menghambat pelaksanakan pekerjaan organisasi di dalam mencapai tujuan yang efektif dan efesien.
Dalam manajemen perkantoran, kearsipan menjadi hal yang sangat penting karena salah satu tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan, komunikasi dan perekaman.
Selain itu arsip juga merupakan bukti otentik yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik, agar ketika arsip tersebut dibutuhkan maka bukti tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Terutama arsip yang berupa laporan, di mana laporan tersebut memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab yang diberikan, memberikan informasi penting dan sebagai bahan untung pengambilan keputusan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Meskipun kearsipan memiliki peran yang sangat penting, ironisnya masih banyak yang tidak melakukan penataan dan pengelolaan arsip dengan baik dan benar, salah satunya adalah yang terjadi di Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu, Kota Serang. Karena berdasarkan
pasal 33 Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Oleh karena itu, menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip merupakan hal yang sangat penting dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada negara.
Daur hidup arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan terdiri dari empat komponen yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dengan adanya pemeliharaan arsip mencegah kerusakan arsip secara aktif dan efisien, memper koordinasi dalam pelaksanaan tugas, memperkecil gangguan terhadap organisasi, mencegah terjadinya bencana, mencegah kerugian bagi karyawan/pegawai, melindungi hak milik organisasi dsb.
Usaha pemeliharaan arsip merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaannya, karena kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam dan luar seperti udara, cahaya, mikroorganisme, juga disebabkan oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya. Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu merupakan instansi pemerintahan yang berorientasi pada pelayanan jasa dan terfokus pada masyarakat nelayan. Pelabuhan Perikanan yang mempunyai fungsi sebagai Pemerintahan dan Pengusahaan berdasarkan pada Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor Per.08/Men/2012 tentang Kepelabuhan Perikanan Pasal 3 dan dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 20/PERMEN- KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknik Pelabuhan perikanan pasal 3 huruf i, pelabuhan perikanan memiliki fungsi pelaksanaan fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumberdaya ikan, perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir, wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil perikanan. Hal ini menjadikan pelabuhan perikanan nusantara karangantu sebagai destinasi berbagai kalangan masyarakat melakukan kegiatan observasi, penelitian, kuliah kerja magang, serta berbagai kunjungan yang bersifat wisata. pengelolaan arsip sangat perlu dilakukan untuk memper proses pemberian informasi yang dibutuhkan.
Menurut hasil pengamatan awal peneliti, terdapat beberapa permasalahan dalam pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang. Berikut uraian permasalahan tersebut :
Pertama, sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, berdasarkan
hasil pengamatan peneliti sistem pemberkasan dan temu balik di PPN Karangantu masih didasarkan pada nomor urut agenda dan belum sesuai dengan klasifikasi jenis arsip dalam penyusunan berkas sesuai dengan pengelompokan subjek dengan menggunakan kode klasifikasi seperti kode, indeks, dan tajuk silang yang mengacu pada dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, sehingga dapat menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan rapi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Cara penyimpanan arsip yang ada di PPN Karangantu masih belum baik dan rapi, dilihat dari arsip yang ada di ruangan masing-masing pegawai sehingga dalam mencari arsip sulit untuk ditemukan, salah satu contoh penyimpanan arsip dapat dilihat dari gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari PegawaiDi dalam website terdapat 9 program reformasi birokrasi Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia, di dalam program penguatan tata laksana terdapat empat kegiatan diantaranya adalah penerapan sistem kearsipan yang handal. Akan tetapi, bentuk dari kegiatan penerapan sistem kearsipan yang handal yang dimaksud seperti apa masih belum dapat dijelaskan oleh bagian kehumasan.
Pengelolaan arsip aktif dan inaktif di PPN Karangantu masih belum terlaksana dengan baik, dimana penyimpanan arsip masih tercampur - campur karena tidak adanya identifikasi arsip dan daftar arsip yang dilakuan untuk arsip aktif dan arsip inaktif yang sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 11 mengenai arsip aktif da n Pasal 12 mengenai penataan arsip inaktif.
GAMBAR 1.2 Penyimpanan Arsip inaktifKedua, hilangnya arsip yang penting, dalam sistem pemeliharaan dan
pengamanan yang kurang sempurna,serta peminjaman atau pemakaian arsip sehingga kehilangan arsip terjadi di PPN Karangantu yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.3 Pengumuman Hilangnya ArsipKetiga, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum
mencukupi, berdasarkan hasil pengamatan peneliti dilapangan belum adanya petugas yang secara khusus menangani masalah arsip (Arsiparis) sehingga berakibat pengelolaan arsip di PPN Karangantu tidak berjalan dengan lancar, arsiparis di PPN Karangantu dilihat dari uraian tugas hanya melakukan penatausahaan surat masuk dan surat keluar serta penatausahaan surat dinas. Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 31 mengenai sumber daya manusia kearsipan. Arsip-arsip atau dokumen yang ada di PPN Karangantu diluar surat cara penyimpanan yang berbeda-beda sesuai pemahaman masing-masing karena menggunakan sitem desentralisasi.
Akan tetapi berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Nomor :27/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung, Penempatan dan Tugas Pegawai Negeri Sipil di Pelabuhan Perikanan Nusanatra Karangantu dan Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Nomor :37/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung, Penempatan dan Tugas Tenaga Kerja Kontrak di Pelabuhan Perikanan Nusanatra Karangantu tidak ada petugas fungsional arsiparis, sedangkan dalam uraian tugas PPN Karangantu terdapat tugas arsiparis.
Keempat , kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian, dilihat dari kurangnya inisiatif pegawai serta kebiasaan menunda dalam menyimpan arsip sehingga pada saat di butuhkan arsip tersebut sulit untuk ditemukan atau hilang dan terdapat dokumen yang tidak tersimpan dengan baik jika dilihat dari masih banyaknya pegawai yang meletakan arsip dilantai dan di atas lemari sehingga dapat menyebabkan arsip menjadi kotor, rusak dan ruangan kerja pegawai penuh dengan arsip yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 1.4 Arsip diletakkan di lantai dan di atas lemari sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuaiKelima,
dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 32 mengenai prasarana dan sarana dan Hal ini juga disebutkan dalam pasal 32 Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dan harus dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Karena keterbatasan sarana dan prasarana, gedung penyimpanan arsip yang ada masih bercampur dengan BMN (barang milik negara) sehingga arsip tercampur diantara barang-barang inventaris.
GAMBAR 1.5 Gudang Arsip8 Kardex Besi
6 Filing Cabinet besi
6
2
4
7 Brandkas
1
1
2
10
12
9 Rak Besi
4
1
3
10 Rak Kayu
7
2
5
15
Data alat penyimpanan arsip dapat dilihat pada tabel 1.6 berikut ini : Tabel 1.1
4
Laporan Kondisi Barang Per Saturday, December 31, 2016
NO Nama Barang Jumlah Kondisi
Baik Rusak Ringan Rusak Berat
1 Lemari Penyimpan
1
1
2 Rak- rak Penyimpan
4
5 Lemari Kayu
3 Lemari Penyimpan
3
3
4 Lemari Besi/metal
52
41
3
8
5 Didasarkan atas berbagai pemaparan mengenai pengelolaan arsip. Maka, peneliti merasa tertarik dan memutuskan untuk melakukan penelitian dalam sebuah penelitian berjudul
“Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang ”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka identifikasi masalah dalam penelitian ini, yaitu:
1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.
2. Hilangnya arsip yang penting 3.
Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip
5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya dan tema penelitian yang diangkat oleh peneliti, maka peneliti menetapkan batasan masalah hanya pada permasalahan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip di Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu (PPN) Karangantu.
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah, serta batasan masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Arsip di Kantor Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang
?”
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang.
1.6 Manfaat Penelitian
1.6.1 Manfaat Teoritis a.
Melalui penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran serta menambah khazanah ilmu pengetahuan, khususnya bagi pengembangan Ilmu Administrasi Negara.
b.
Sebagai bahan pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa atau peneliti selanjutnya, di dalam melakukan penelitian sejenis secara lebih mendalam dan spesifik terhadap kajian penelitian kearsipan.
1.6.2 Manfaat Praktis a.
Bagi instansi terkait, yaitu Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu, diharapkan hasil dari penelitian ini dapat memberikan kontribusi positif terhadap masukan pemikiran untuk dapat lebih meningkatkan lagi dalam pengelolaan arsip, serta dapat memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja pegawai.
b.
Bagi peneliti, penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan dimaksudkan sebagai bahan pembelajaran dan pengimplementasian terhadap penerapan Ilmu Administrasi Negara yang telah di dapatkan selama perkuliahan.
BAB II TINAJUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI DASAR PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka
2.1.1 Konsep Manajemen
2.1.1.1 Definisi Manajemen
Terry dalam Effendi (2014:3) berpendapat bahwa manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan menurut Robbins dalam Effendi (2014:4) mendefinisikan manajemen adalah suatu proses melakukan koordinasi dan integrasi kegiatan-kegiatan kerja agar disesuaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain.
Pengertian manajemen menurut Effendi (2014:5) adalah suatu proses kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi efektif dan efesien dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Brantas (2009:4) menjelaskan bahwa manejemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
Menurut Hasibuan (2009:2) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen menurut Sikula dalam Hasibuan (2009:2) adalah :
“Management in general refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, and decesion making activities performed by and organization in order to coordinate the varied resource of the enterprose so as to bring an efficent creation of some product or service.”
“(manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien)”.
Sementara menurut Harold dan O‟Donnel dalam Hasibuan (2009:3) :
“Management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager, as a manager plans, organiz es, staffs, direct, and control the activities other people”
“(Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, p engorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian)”. Manajemen menurut Stoner dalam Amirullah, dkk (2004:7) adalah :
“management is the process of planning, organizing, leading, and controlling the efforts of organization members and using all other organizational resources to active stated organizational goals”.
“(manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.
Berdasarkan berbagai pengertian tentang menajemen di atas, maka peneliti berpendapat bahwa dalam manajemen terdapat persamaan yang mendasar yaitu terdapat aktifitas-aktifitas yang saling berhubungan dalam mencapai tujuan yang
2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen
Brantas (2009:13) manajemen merupakan sebuah subjek yang sangat penting karena ia mempersoalkan penerapan serta pencapaian tujuan-tujuan.
Manajemen tidak saja mengidentifikasikan, menganalisis dan mengkombinasikan secara efektif bakat orang-orang dan mendayagunakan sumber-sumber tersebut kadang-kadang dinyatakan enam M dari manajemen, yaitu: 1.
Men, diartikan sebagai tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif;
2. Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan; 3.
Methods, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan; 4. Materials, bahan-bahan yang dipergunakan untuk mencapai tujuan; 5. Machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk mencapai tujuan;
6. Markets, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti menyimpulkan bahwa dalam manajemen memiliki unsur yang saling berkaitan satu sama lain dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan sebelumnya dengan ketentuan bahwa segala sesuatu berlangsung dalam batas-batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.
2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.
Athoillah (2010:43) prinsip merupakan pegangan utama dalam berpikir dan bertindak, istilah prinsip sering dikaitkan dengan sesuatu yang tidak boleh berubah oleh situasi dan kondisi apapun, artinya selalu berpegang pada landasan utama yang dimaksudkan. Dalam manajemen terdapat prinsip-prinsip yang merupakan pedoman umum atau pegangan utama pelaksanaan aktivitas manajerial, yang tentu saja akan menentukan sukses-tidaknya suatu organisasi. Roda organisasi atau perusahaan dipacu dengan melaksanakan berbagai kegiatan yang berprinsip pada prinsip-prinsip yang umum dalam manajemen. Prinsip- prinsip umum yang dikemukan oleh Melayu S.P. Hasibuan dengan mengutip pandangan Henry Fayol dalam Athoillah (2010:43-44) dalam bukunya berjudul dasar-dasar menajemen, yaitu sebagai berikut : 1.
Division of work (asas pembagian kerja).
2. Authority and responsibility (asas wewenang dan tanggung jawab).
3. Discipline (asas disiplin).
4. Unity of command ( asas kesatuan perintah).
5. Unity of direction ( asas kesatuan jurusan atau arah).
6. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan umum di atasi kepentingan pribadi).
7. Remuneration of personnel ( asas pembagian gaji yang wajar).
8. Centralization (asas pemusatan wewenang).
9. Scalar of chain ( asas hierarki atau asas rantai berkala).
10. Order (asas keteraturan).
11. Equity ( asas keadilan).
12. Initiative (asas inisiatif).
13. Esprit de corps ( asas kesatuan).
14. Stability of turn-over personnel (asas kestabilan masa jabatan).
Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen di atas, maka peneliti berpendapat bahwa prinsip-prinsip tersebut sangatlah penting dalam mengelola dan mengatur sebuah organisasi agar dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dapat berjalan dengan baik.
2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen
Menurut Athoillah (2010:98) menjelaskan fungsi-fungsi manajemen secara garis besar dapat dipahami bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak dapat terlepas dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi. Sedangkan menurut Henry Fayol dalam Effendi (2014:18) mengemukakan fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi yaitu :
1. Planning (merancang) 2.
Organizing (mengorganisasi) 3. Comanding (memerintah) 4. Coordinating (mengkoordinasi) 5. Controlling (mengendalikan)
Menurut Terry dalam Effendi (2014:18) fungsi-fungsi manajemen memiliki empat fungsi, yaitu :
1. Planning 2.
Organizing 3. Actuiting 4. Controlling
Koontz dan O‟Donnel membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi, yaitu :
1. Planning 2.
Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Controlling
Berdasarkan uraian di atas Effendy (2014:19-20) menjelaskan bahwa pada prinsipnya fungsi-fungsi manajemen secara umum mengandung unsur-unsur sebagai berikut : 1.
Planning (perencanaan), merupakan suatu kegiatan membuat tujuan organisasi dan diikuti dengan berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Organizing (pengorganisasian), merupakan suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia yang tersedia dalam organisasi untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta mencapai tujuan organisasi.
3. Leading or actuiting (kepemimpinan), berfungsi untuk neningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang harmonis, dan dinamis.
4. Controlling (pengendalian), merupakan suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Sedangkan Brantas (2009:28) membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi utama, yaitu:
1. Planning : menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
2. Organizing : mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan itu.
3. Staffing : menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia, pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.
4. Motivating : mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan-tujuan.
5. Controlling : mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan- tindakan korektif dimana perlu. Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak terlepas dari berbagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
2.1.2 Konsep Kearsipan
2.1.2.1 Definisi Arsip
Menurut Sukoco (2007:81) sebelum sebuah institusi memulai pengelolaan arsip, harus dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia Archives (2004) dalam Sukoco (2007:82) dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standar Organization (ISO on
Records Management-ISO 15489) mendefinisasikan record (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara.
Sedangkan Daserno dan Kynaston (2005) dalam Sukoco (2007:82) didefinisikan arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Berdasarkan Pasal 1 UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam Sutrisno dan Sanusi (2001:50) arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. Sedangkan Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa :
“Arsip merupakan rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orang politik, orang kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara”.
Sedangkan Dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara Dalam Endang, dkk (2009:8) kata arsip secara etimologi berasal dari berbagai bahasa, yaitu :
1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu; 2.
Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang; 3. Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat;
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat; 5.
Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian tersebut di atasi, Endang, dkk (2009:8) menyimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan sudah.