Struktur Organisasi birokrasi daerah (8)
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Defining the Role of a Liaison Officer (LO)
Dewasa ini, gubernur negara bagian tenggara membentuk suatu Departemen Sumber
Daya Manusia (SDM). Departemen ini merupakan gabungan lembaga negara yang sebelumnya
berbeda yang dilakukan dalam program kesehatan dan kesejahteraan. Struktur organisasi
departemen disajikan dalam :
Gambar 1. Struktur Organisasi Departemen SDM
Biro Jaminan Sosial akan manjalankan semua program pemeliharaan pendapatan dan
suplemen pendapatan dari departemen SDM. Dimana, akan mengeluarkan dukungan
keuangan bagi orang tidak mampu, pengangguran dan miskin dan juga akan
mengeluarkan kupon makanan serta membantu dalam pembayaran terkait medis.
Biro Pelayanan Sosial akan memberikan pelayanan kesejahteraan anak, anak asuh,
adopsi,
pelayanan keluarga dan semua konseling umum lainnya dalam mendukung
keluarga dan individu yang memerlukan bantuan untuk pembangunan manusia sukses
dan memadai.
Biro Pelayanan Kesehatan akan mengoperasikan semua program departemen yang
menyediakan pelayanan kesehatan, termasuk semua program kesehatan fisik dan mental.
Biro ini akan mengambil alih fungsi dari Departemen Kesehatan, Departemen Kesehatan
Psikologis dan Komisi untuk Anak Cacat.
Biro Jasa Tenaga Kerja akan mengoperasikan semua peningkatan angkatan kerja dan
program penempatan kerja , termasuk semua hal perekrutan tenaga kerja dan fungsi
penghubung bisnis, pelatihan kerja, fungsi kesiapan pekerja serta konseling pekerjaan dan
penempatan.
Biro Administrasi dan Operasi akan mengkonsolidasikan berbagai layanan dukungan,
seperti preaudits, akuntansi, pengolahan data, pembelian, dan duplikasi yang kini
dilengkapi dengan 19 unit terpisah.
Setelah departemen mulai beroperasi dibentuk reorganisasi, masalah utama yang muncul
di arahkan ke Biro Administrasi dan Operasi (BAO). Sebelum reorganisasi, setiap departemen
telah memiliki staf pendukung sendiri untuk pengolahan data, akuntansi, personalia dan
penganggaran. Pegawai di departemen dan semua peralatan telah dipindahkan dan ditempatkan
di bawah arahan komisaris BAO. Karyawan yang sebelumnya khusus dalam menangani satu
area kerja, seperti kesehatan mental, kini diharapkan untuk melakukan pekerjaan untuk semua
biro. Selain itu, mereka harus merevisi bentuk, prosedur, program komputer, rekening dan
catatan agar sesuai dengan kebijakan departemen baru.
Akibatnya, departemen mulai mengalami masalah administrasi. Payrolls terlambat dan
tidak akurat; pembayaran kepada vendor dan klien yang tertunda dan anggota yang
menyalahgunakan dokumen. Akhirnya, integritas program layanan departemen itu dalam bahaya.
Staf eksekutif departemen, yang terdiri sekretaris, komisaris, dan administrator kantor kebijakan
dan anggaran, ditemukan bahwa para staf ini menghabiskan lebih banyak waktu berurusan
dengan masalah administrasi dibandingkan dengan formulasi kebijakan. Rupanya, efektifitas
departemen akan tergantung pada kemampuan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi dari
BAO dengan kebutuhan biro program.
Disamping itu, staf eksekutif bukanlah divisi yang tepat untuk menangani masalah ini.
Selain dari banyaknya jumlah waktu yang dihabiskan pada masalah administrasi, juga
banayaknya timbul konflik interpersonal antara komisaris.
Komisaris BAO diperintahkan oleh sekretaris untuk memberikan perhatian penuh untuk
merancang sarana dalam mengintegrasikan fungsi administrasi. Setelah konsultasi dengan
stafnya, ide tentang menghubungkan antara petugas administrasi dirumuskan. Komisaris BAO
mempresentasikan makalah yang menggambarkan pekerjaan baru kepada staf eksekutif untuk
diskusi dan adopsi. Menurut komisaris, ada prosedural atau perencanaan sarana untuk
mengintegrasikan fungsi administrasi. Sebaliknya, itu akan terus menjadi proses yang
mengundang konflik sehingga membutuhkan perhatian individu yang ditugaskan untuk masingmasing empat biro.
Exhibit 2. Deskripsi Tanggung Jawab, Pengantar Administrasi LO
Executive Order 86-777 menghapuskan biro SDM dan fungsi mereka digabung menjadi
sebuah departemen baru. Unsur utama dalam konsep organisasi pada departemen baru ini adalah
sentralisasi administrasi dan dukungan kegiatan ke Biro Administrasi dan Operasional, yang
mendukung empat departemen biro program. Sementara sentralisasi kegiatan administrasi dan
dukungan hanya termasuk pada fungsi-fungsi yang terletak di unit administratif terpusat di
lembaga bekas SDM, ukuran Departemen SDM menyatakan bahwa tingkat tambahan usaha
diterapkan untuk memastikan koordinasi dan kerjasama yang erat antara empat biro program dan
Biro Administrasi dan Operasional.
Sebagai salah satu unsur dalam jangkauan komprehensif dari upaya yang sedang
diterapkan untuk memastikan tingginya tingkat responsif dan kerjasama antara Biro Administrasi
dan Operasional dan masing-masing biro program, maka akan dibentuk empat posisi dalam
kantor Komisaris untuk Administrasi dan Operasional sebagai petugas administrasi penghubung,
salah seorangnya akan diberi tanggung jawab sebagai penghubung dengan masing-masing biro
program.
Tanggung Jawab
1. Setiap petugas administrasi penghubung akan memberikan, bersama komisaris biro program
dan pejabat lainnya yang ditugaskan, bantuan dalam bidang-bidang berikut:
a. Identifikasi dan definisi dari dukungan administratif dan operasional kebutuhan biro
program tersebut.
b. Penentuan prioritas relatif kebutuhan untuk layanan.
c. Identifikasi persyaratan program dan operasional biro program yang dapat dibantu oleh
penegakan peraturan administratif oleh Biro Administrasi dan Operasional.
d. Identifikasi sumber daya yang tersedia di dalam Biro Administrasi dan Operasi yang
mungkin penting bagi biro program.
e. Koordinasi pemberian pelayanan oleh berbagai divisi dari Biro Administrasi dan
Operasional ke biro program
f. Interpretasi data dan informasi yang diberikan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
g. Interpretasi dan distribusi peraturan dan prosedur administratif yang dikeluarkan oleh
Biro Administrasi dan Operasional sehubungan dengan tanggung jawabnya berdasarkan
kebijakan digambarkan oleh sekretaris dan komisaris dari Departemen SDM.
2. Setiap petugas penghubung administrasi akan memberikan bantuan kepada Komisaris untuk
Administrasi dan Operasional dan pejabat lain dari Biro Administrasi dan Operasional dalam
bidang berikut:
a. Pengembangan strategi untuk memberikan kualitas maksimal dan kuantitas layanan
pendukung yang dapat tersedia bagi petugas biro program tertentu dalam batasan
anggaran dan kebijakan.
b. Memahami kebutuhan khusus dan masalah biro program masing-masing.
c. Identifikasi prosedur baru dan sistem dimana pelayanan yang diberikan biro program
dapat mengakibatkan koordinasi ditingkatkan antara semua unit organisasi dari
Departemen SDM.
d. Identifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam layanan yang tersedia saat ini disediakan
oleh Biro Administrasi dan Operasional.
e. Arah dan / atau koordinasi gugus tugas dan unit organisasi sementara yang dibuat dalam
Biro Administrasi dan Operasi ditugaskan untuk menyediakan sumber daya khusus untuk
biro program.
f. Pengawasan dari semua personil dari Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin pada
tugas-tugas
sementara
ke
biro
program
yang
petugas
yang
ditugaskan.
Penyusunan Ulang Operasional
1. Para petugas penghubung administrasi akan ditunjuk untuk posisi di Kantor Komisaris
sebagai Administrasi dan Operasional.
2. Tugas dari seorang petugas penghubung administratif ke biro program akan memerlukan
persetujuan dari komisaris.
3. Kantor Administrasi LO akan secara fisik terletak di dalam suite kantor komisaris biro
program untuk menjalankan tugasnya.
4. Petugas LO akan menghadiri semua rapat staf komisaris biro program yang ditugaskan
dan semua rapat staf Komisaris Administrasi dan Operasional.
B. RUMUSAN MASALAH
Yang menjadi pertanyaan dalam kasus ini diantaranya :
1. Mengevaluasi konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk
mencapai integrasi. Apakah ini contoh dari strategi penyesuaian yang saling
menguntungkan?
2. Bagaimana petugas mencapai integrasi ketika mereka tidak akan memiliki kekuasaan atas
fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan?
3. Apa yang akan menjadi karakteristik pribadi yang paling penting yang harus dicari untuk
mengisi posisi ini?
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Struktur Organisasi
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson , Organisasi
adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dalam mana setiap peserta
mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas
untuk dilaksanakan. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan
dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top
management).
3. The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani
manajer tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas
untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung
tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
Struktur adalah hubungan antara macam-macam fungsi atau aktivitas di dalam organisasi .
Struktur organisasi adalah hubungan antar para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama
lain serta terhadap keseluruhan, di mana bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaanpekerjaan
atau
fungsi-fungsi
dan
masing-masing
anggota
kelompok
pegawai
yang
melaksanakannya.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk mncapai integrasi.
Liaison Officer (LO) merupakan sebuah profesi yang saat ini terus naik daun di dunia
kerja. Dalam definisinya, Liaison Officer dalam Bahasa Indonesia berarti Liaison adalah
penghubung dan Officer adalah orang yang bekerja. Jika disimpulkan, LO adalah orang
yang
menjalin
hubungan
antara
dua
organisasi
untuk
berkomunikasi
dan
mengkoordinasikan sebuah kegiatan. Keberadaan LO menjadi sangat penting dalam
organisasi karena mereka merupakan kunci utama membangun partnership yang baik
dengan stakeholders lainnya. Mereka juga mempertahankan atau menjaga hubungan
kerjasama antara organisasinya dengan pihak lainnya atau stakeholders. LO itu pada
prinsipnya adalah representative dari organisasinya, merupakan seseorang yg harus bisa
berhubungan baik dgn berbagai pihak baik secara oral ataupun verbal. Penggunaan
strategi “LO” bisa menjadi strategi jitu untuk bisa menggali lebih dalam informasi dan
mendeteksi permasalahan lebih dini. Bisa diartikan selain sebagai pihak “ lobbying” LO
juga bisa menjadi pihak inteligen organisasi.
Berdasarkan kasus analisis kali ini, peran LO memberikan kontribusi terbesar
dalam jalannya setiap biro program yang baru dibentuk dari pengalihan departemen
SDM. Integrasi antar departemen yang dilebur menjadi satu mengalami permasalahan
antar departemen administrasi. Maka dibentuknya LO dalam struktur organisasi yang
baru bisa dikatakan bahwa ini adalah suatu strategi untuk menciptakan sentralisasi
organisasi.
Pembentukan posisi dan menentukan tanggung jawab LO mewujudkan sebuah
pola pekerjaan yang menghubungkan antar biro dengan biro lainnya. Jadi lebih
memudahkan semua biro yang ada untuk berinteraksi dan saling berkomunikasi satu
dengan yang lainnya. Kehadiran LO akan menguntungkan banyak pihak, karena akan
meminimalisir tumpang tindih tanggung jawab. Disamping itu, menjadi wadah untuk
menyampaikan kepentingan dari masing-masing dan nantinya akan memudahkan
manajemen organisasi untuk mengambil keputusan, mengetahui kebutuhan dan kebijakan
yang harus diambil pada biro program tertentu. Hal ini mempermudah manajemen untuk
lebih dini mengecek dan mereview jalannya operasional dan meminimalisir biaya, karena
nantinya semua biro yang terkait akan memberikan informasi kepada LO dan nantinya
semua Informasi ini akan menjadi tolak ukur penilaian berhasil atau tidaknya tujuan dari
organisasi.
2. Dalam
exhibit.2
dijelaskan
bahwa
tanggung
jawab
LO
sendiri
adalah
menginterpretasikan segala bentuk yang terjadi dalam pendistribusian kebijakan di setiap
program biro, posisi LO sendiri telah menjelaskan otoritas setiap penghubung dalam
fungsi biro program yang di integritaskan. LO berperan sebagai penghubung dimana LO
memiliki otoritas mengetahui segala informasi data dalam tiap biro program serta
mendistribusikan kebijakan prosedur biro program serta. Lazimnya liaison harus
mempunyai otoritas dalam hal hubungan dengan beberapa pihak, jika mereka tdk
mempunyai otoritas atas fungsi administrasi maka dengan sendirinya mereka akan sulit
untuk kreatif dan inovatif dalam menjalankan program organisasi, karena posisi kunci
keberhasilan sebuah program sebagian besar terletak di liasion officernya. Pendelegasian
tugas bagi LO memudahkan seseorang yang menduduki posisi ini akan lebih leluasa
mengambil sikap dan membantu pencapaian tujuan. Dijelaskan dalam tugasnya LO
memberikan bantuan dalam penentuan pengembangan strategi dll, namun tetap memiliki
batasan untuk tidak langsung mengambil keputusan.
Agar suksesnya penerapan strategi bukannya hanya dengan keputusan komisaris atau
kepala masing-masing biro program itu sendiri. Dalam mengeksekusi strategi, kunci
suksesnya yaitu pemberian otoritas serta tanggung jawab bagi masing-masing elemen
organisasi. LO telah memiliki peran pentingnya sendiri dengan otoritasnya sendiri, bila
Liasion Officer tidak mempunyai kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang
akan diintegrasikan, perlu disegerakan adanya koordinasi dengan pihak dalam organisasi
yang mampu menghubungkan pihak-pihak terkait.
3. Tantangan profesi LO ini cukup besar karena tidak hanya dibutuhkan pintar, tapi juga
cerdas, cekatan, serta kekuatan fisik yang prima. Orang yang menduduki posisi ini harus
punya good communication skill, smart, dan adaptable dlm kondisi apapun harus mampu
“mingle” dengan pihak lain, baik itu skala mikro (pemerintahan atau perusahaan dlm
lingkup kecil) maupun dengan pemerintahan/perusahaan lingkup besar. Kepribadian LO
yang paling penting adalah good communication skill dan open minded serta harus bisa
proaktif dan antisipatif dengan semua pihak. Fleksible bekerjasama dalam tim maupun
individu.
Menurut pada teori perilaku individu : The Big Five Model. Seorang “LO” selayaknya
bisa memenuhi persyaratan karakteristik dibawah ini:
a. Conscientiousness. Menjadi pribadi yang pekerja keras, rajin, terorganisir, dapat
diandalkan
b. Extraversion–introversion ; Dilihat tingkat kemampuannya untuk bersosialisasi
dengan berbagai pihak
c. Agreeableness. Yang dilihat adalah bagaimana seorang “LO” bisa bekerja dengan
baik dengan orang lain oleh kepercayaan berbagi, kehangatan, dan kooperatif.
d. Stability. Kemampuan seseorang dalam menangani stres menampilkan dengan tetap
tenang, terfokus, dan percaya diri. Karena “LO” harus bisa menangani semua
permasalahan dan bisa mendengarkan semua masukan darii berbagai pihak.
e. Openness to experience. Dari sikap ini dilihat bagaimana “LO” bisa Orang kreatif,
artistik, sangat terbuka sehingga dapat berkembang dalam posisi “LO”.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Internet
https://noramaya.wordpress.com
http://samarinda.lan.go.id/peran_penting_liaison_officer_sukseskan_acara_210.htm
http://deadendra.blogspot.co.id/
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Defining the Role of a Liaison Officer (LO)
Dewasa ini, gubernur negara bagian tenggara membentuk suatu Departemen Sumber
Daya Manusia (SDM). Departemen ini merupakan gabungan lembaga negara yang sebelumnya
berbeda yang dilakukan dalam program kesehatan dan kesejahteraan. Struktur organisasi
departemen disajikan dalam :
Gambar 1. Struktur Organisasi Departemen SDM
Biro Jaminan Sosial akan manjalankan semua program pemeliharaan pendapatan dan
suplemen pendapatan dari departemen SDM. Dimana, akan mengeluarkan dukungan
keuangan bagi orang tidak mampu, pengangguran dan miskin dan juga akan
mengeluarkan kupon makanan serta membantu dalam pembayaran terkait medis.
Biro Pelayanan Sosial akan memberikan pelayanan kesejahteraan anak, anak asuh,
adopsi,
pelayanan keluarga dan semua konseling umum lainnya dalam mendukung
keluarga dan individu yang memerlukan bantuan untuk pembangunan manusia sukses
dan memadai.
Biro Pelayanan Kesehatan akan mengoperasikan semua program departemen yang
menyediakan pelayanan kesehatan, termasuk semua program kesehatan fisik dan mental.
Biro ini akan mengambil alih fungsi dari Departemen Kesehatan, Departemen Kesehatan
Psikologis dan Komisi untuk Anak Cacat.
Biro Jasa Tenaga Kerja akan mengoperasikan semua peningkatan angkatan kerja dan
program penempatan kerja , termasuk semua hal perekrutan tenaga kerja dan fungsi
penghubung bisnis, pelatihan kerja, fungsi kesiapan pekerja serta konseling pekerjaan dan
penempatan.
Biro Administrasi dan Operasi akan mengkonsolidasikan berbagai layanan dukungan,
seperti preaudits, akuntansi, pengolahan data, pembelian, dan duplikasi yang kini
dilengkapi dengan 19 unit terpisah.
Setelah departemen mulai beroperasi dibentuk reorganisasi, masalah utama yang muncul
di arahkan ke Biro Administrasi dan Operasi (BAO). Sebelum reorganisasi, setiap departemen
telah memiliki staf pendukung sendiri untuk pengolahan data, akuntansi, personalia dan
penganggaran. Pegawai di departemen dan semua peralatan telah dipindahkan dan ditempatkan
di bawah arahan komisaris BAO. Karyawan yang sebelumnya khusus dalam menangani satu
area kerja, seperti kesehatan mental, kini diharapkan untuk melakukan pekerjaan untuk semua
biro. Selain itu, mereka harus merevisi bentuk, prosedur, program komputer, rekening dan
catatan agar sesuai dengan kebijakan departemen baru.
Akibatnya, departemen mulai mengalami masalah administrasi. Payrolls terlambat dan
tidak akurat; pembayaran kepada vendor dan klien yang tertunda dan anggota yang
menyalahgunakan dokumen. Akhirnya, integritas program layanan departemen itu dalam bahaya.
Staf eksekutif departemen, yang terdiri sekretaris, komisaris, dan administrator kantor kebijakan
dan anggaran, ditemukan bahwa para staf ini menghabiskan lebih banyak waktu berurusan
dengan masalah administrasi dibandingkan dengan formulasi kebijakan. Rupanya, efektifitas
departemen akan tergantung pada kemampuan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi dari
BAO dengan kebutuhan biro program.
Disamping itu, staf eksekutif bukanlah divisi yang tepat untuk menangani masalah ini.
Selain dari banyaknya jumlah waktu yang dihabiskan pada masalah administrasi, juga
banayaknya timbul konflik interpersonal antara komisaris.
Komisaris BAO diperintahkan oleh sekretaris untuk memberikan perhatian penuh untuk
merancang sarana dalam mengintegrasikan fungsi administrasi. Setelah konsultasi dengan
stafnya, ide tentang menghubungkan antara petugas administrasi dirumuskan. Komisaris BAO
mempresentasikan makalah yang menggambarkan pekerjaan baru kepada staf eksekutif untuk
diskusi dan adopsi. Menurut komisaris, ada prosedural atau perencanaan sarana untuk
mengintegrasikan fungsi administrasi. Sebaliknya, itu akan terus menjadi proses yang
mengundang konflik sehingga membutuhkan perhatian individu yang ditugaskan untuk masingmasing empat biro.
Exhibit 2. Deskripsi Tanggung Jawab, Pengantar Administrasi LO
Executive Order 86-777 menghapuskan biro SDM dan fungsi mereka digabung menjadi
sebuah departemen baru. Unsur utama dalam konsep organisasi pada departemen baru ini adalah
sentralisasi administrasi dan dukungan kegiatan ke Biro Administrasi dan Operasional, yang
mendukung empat departemen biro program. Sementara sentralisasi kegiatan administrasi dan
dukungan hanya termasuk pada fungsi-fungsi yang terletak di unit administratif terpusat di
lembaga bekas SDM, ukuran Departemen SDM menyatakan bahwa tingkat tambahan usaha
diterapkan untuk memastikan koordinasi dan kerjasama yang erat antara empat biro program dan
Biro Administrasi dan Operasional.
Sebagai salah satu unsur dalam jangkauan komprehensif dari upaya yang sedang
diterapkan untuk memastikan tingginya tingkat responsif dan kerjasama antara Biro Administrasi
dan Operasional dan masing-masing biro program, maka akan dibentuk empat posisi dalam
kantor Komisaris untuk Administrasi dan Operasional sebagai petugas administrasi penghubung,
salah seorangnya akan diberi tanggung jawab sebagai penghubung dengan masing-masing biro
program.
Tanggung Jawab
1. Setiap petugas administrasi penghubung akan memberikan, bersama komisaris biro program
dan pejabat lainnya yang ditugaskan, bantuan dalam bidang-bidang berikut:
a. Identifikasi dan definisi dari dukungan administratif dan operasional kebutuhan biro
program tersebut.
b. Penentuan prioritas relatif kebutuhan untuk layanan.
c. Identifikasi persyaratan program dan operasional biro program yang dapat dibantu oleh
penegakan peraturan administratif oleh Biro Administrasi dan Operasional.
d. Identifikasi sumber daya yang tersedia di dalam Biro Administrasi dan Operasi yang
mungkin penting bagi biro program.
e. Koordinasi pemberian pelayanan oleh berbagai divisi dari Biro Administrasi dan
Operasional ke biro program
f. Interpretasi data dan informasi yang diberikan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
g. Interpretasi dan distribusi peraturan dan prosedur administratif yang dikeluarkan oleh
Biro Administrasi dan Operasional sehubungan dengan tanggung jawabnya berdasarkan
kebijakan digambarkan oleh sekretaris dan komisaris dari Departemen SDM.
2. Setiap petugas penghubung administrasi akan memberikan bantuan kepada Komisaris untuk
Administrasi dan Operasional dan pejabat lain dari Biro Administrasi dan Operasional dalam
bidang berikut:
a. Pengembangan strategi untuk memberikan kualitas maksimal dan kuantitas layanan
pendukung yang dapat tersedia bagi petugas biro program tertentu dalam batasan
anggaran dan kebijakan.
b. Memahami kebutuhan khusus dan masalah biro program masing-masing.
c. Identifikasi prosedur baru dan sistem dimana pelayanan yang diberikan biro program
dapat mengakibatkan koordinasi ditingkatkan antara semua unit organisasi dari
Departemen SDM.
d. Identifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam layanan yang tersedia saat ini disediakan
oleh Biro Administrasi dan Operasional.
e. Arah dan / atau koordinasi gugus tugas dan unit organisasi sementara yang dibuat dalam
Biro Administrasi dan Operasi ditugaskan untuk menyediakan sumber daya khusus untuk
biro program.
f. Pengawasan dari semua personil dari Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin pada
tugas-tugas
sementara
ke
biro
program
yang
petugas
yang
ditugaskan.
Penyusunan Ulang Operasional
1. Para petugas penghubung administrasi akan ditunjuk untuk posisi di Kantor Komisaris
sebagai Administrasi dan Operasional.
2. Tugas dari seorang petugas penghubung administratif ke biro program akan memerlukan
persetujuan dari komisaris.
3. Kantor Administrasi LO akan secara fisik terletak di dalam suite kantor komisaris biro
program untuk menjalankan tugasnya.
4. Petugas LO akan menghadiri semua rapat staf komisaris biro program yang ditugaskan
dan semua rapat staf Komisaris Administrasi dan Operasional.
B. RUMUSAN MASALAH
Yang menjadi pertanyaan dalam kasus ini diantaranya :
1. Mengevaluasi konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk
mencapai integrasi. Apakah ini contoh dari strategi penyesuaian yang saling
menguntungkan?
2. Bagaimana petugas mencapai integrasi ketika mereka tidak akan memiliki kekuasaan atas
fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan?
3. Apa yang akan menjadi karakteristik pribadi yang paling penting yang harus dicari untuk
mengisi posisi ini?
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Struktur Organisasi
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson , Organisasi
adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dalam mana setiap peserta
mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas
untuk dilaksanakan. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan
dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top
management).
3. The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani
manajer tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas
untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung
tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
Struktur adalah hubungan antara macam-macam fungsi atau aktivitas di dalam organisasi .
Struktur organisasi adalah hubungan antar para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama
lain serta terhadap keseluruhan, di mana bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaanpekerjaan
atau
fungsi-fungsi
dan
masing-masing
anggota
kelompok
pegawai
yang
melaksanakannya.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk mncapai integrasi.
Liaison Officer (LO) merupakan sebuah profesi yang saat ini terus naik daun di dunia
kerja. Dalam definisinya, Liaison Officer dalam Bahasa Indonesia berarti Liaison adalah
penghubung dan Officer adalah orang yang bekerja. Jika disimpulkan, LO adalah orang
yang
menjalin
hubungan
antara
dua
organisasi
untuk
berkomunikasi
dan
mengkoordinasikan sebuah kegiatan. Keberadaan LO menjadi sangat penting dalam
organisasi karena mereka merupakan kunci utama membangun partnership yang baik
dengan stakeholders lainnya. Mereka juga mempertahankan atau menjaga hubungan
kerjasama antara organisasinya dengan pihak lainnya atau stakeholders. LO itu pada
prinsipnya adalah representative dari organisasinya, merupakan seseorang yg harus bisa
berhubungan baik dgn berbagai pihak baik secara oral ataupun verbal. Penggunaan
strategi “LO” bisa menjadi strategi jitu untuk bisa menggali lebih dalam informasi dan
mendeteksi permasalahan lebih dini. Bisa diartikan selain sebagai pihak “ lobbying” LO
juga bisa menjadi pihak inteligen organisasi.
Berdasarkan kasus analisis kali ini, peran LO memberikan kontribusi terbesar
dalam jalannya setiap biro program yang baru dibentuk dari pengalihan departemen
SDM. Integrasi antar departemen yang dilebur menjadi satu mengalami permasalahan
antar departemen administrasi. Maka dibentuknya LO dalam struktur organisasi yang
baru bisa dikatakan bahwa ini adalah suatu strategi untuk menciptakan sentralisasi
organisasi.
Pembentukan posisi dan menentukan tanggung jawab LO mewujudkan sebuah
pola pekerjaan yang menghubungkan antar biro dengan biro lainnya. Jadi lebih
memudahkan semua biro yang ada untuk berinteraksi dan saling berkomunikasi satu
dengan yang lainnya. Kehadiran LO akan menguntungkan banyak pihak, karena akan
meminimalisir tumpang tindih tanggung jawab. Disamping itu, menjadi wadah untuk
menyampaikan kepentingan dari masing-masing dan nantinya akan memudahkan
manajemen organisasi untuk mengambil keputusan, mengetahui kebutuhan dan kebijakan
yang harus diambil pada biro program tertentu. Hal ini mempermudah manajemen untuk
lebih dini mengecek dan mereview jalannya operasional dan meminimalisir biaya, karena
nantinya semua biro yang terkait akan memberikan informasi kepada LO dan nantinya
semua Informasi ini akan menjadi tolak ukur penilaian berhasil atau tidaknya tujuan dari
organisasi.
2. Dalam
exhibit.2
dijelaskan
bahwa
tanggung
jawab
LO
sendiri
adalah
menginterpretasikan segala bentuk yang terjadi dalam pendistribusian kebijakan di setiap
program biro, posisi LO sendiri telah menjelaskan otoritas setiap penghubung dalam
fungsi biro program yang di integritaskan. LO berperan sebagai penghubung dimana LO
memiliki otoritas mengetahui segala informasi data dalam tiap biro program serta
mendistribusikan kebijakan prosedur biro program serta. Lazimnya liaison harus
mempunyai otoritas dalam hal hubungan dengan beberapa pihak, jika mereka tdk
mempunyai otoritas atas fungsi administrasi maka dengan sendirinya mereka akan sulit
untuk kreatif dan inovatif dalam menjalankan program organisasi, karena posisi kunci
keberhasilan sebuah program sebagian besar terletak di liasion officernya. Pendelegasian
tugas bagi LO memudahkan seseorang yang menduduki posisi ini akan lebih leluasa
mengambil sikap dan membantu pencapaian tujuan. Dijelaskan dalam tugasnya LO
memberikan bantuan dalam penentuan pengembangan strategi dll, namun tetap memiliki
batasan untuk tidak langsung mengambil keputusan.
Agar suksesnya penerapan strategi bukannya hanya dengan keputusan komisaris atau
kepala masing-masing biro program itu sendiri. Dalam mengeksekusi strategi, kunci
suksesnya yaitu pemberian otoritas serta tanggung jawab bagi masing-masing elemen
organisasi. LO telah memiliki peran pentingnya sendiri dengan otoritasnya sendiri, bila
Liasion Officer tidak mempunyai kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang
akan diintegrasikan, perlu disegerakan adanya koordinasi dengan pihak dalam organisasi
yang mampu menghubungkan pihak-pihak terkait.
3. Tantangan profesi LO ini cukup besar karena tidak hanya dibutuhkan pintar, tapi juga
cerdas, cekatan, serta kekuatan fisik yang prima. Orang yang menduduki posisi ini harus
punya good communication skill, smart, dan adaptable dlm kondisi apapun harus mampu
“mingle” dengan pihak lain, baik itu skala mikro (pemerintahan atau perusahaan dlm
lingkup kecil) maupun dengan pemerintahan/perusahaan lingkup besar. Kepribadian LO
yang paling penting adalah good communication skill dan open minded serta harus bisa
proaktif dan antisipatif dengan semua pihak. Fleksible bekerjasama dalam tim maupun
individu.
Menurut pada teori perilaku individu : The Big Five Model. Seorang “LO” selayaknya
bisa memenuhi persyaratan karakteristik dibawah ini:
a. Conscientiousness. Menjadi pribadi yang pekerja keras, rajin, terorganisir, dapat
diandalkan
b. Extraversion–introversion ; Dilihat tingkat kemampuannya untuk bersosialisasi
dengan berbagai pihak
c. Agreeableness. Yang dilihat adalah bagaimana seorang “LO” bisa bekerja dengan
baik dengan orang lain oleh kepercayaan berbagi, kehangatan, dan kooperatif.
d. Stability. Kemampuan seseorang dalam menangani stres menampilkan dengan tetap
tenang, terfokus, dan percaya diri. Karena “LO” harus bisa menangani semua
permasalahan dan bisa mendengarkan semua masukan darii berbagai pihak.
e. Openness to experience. Dari sikap ini dilihat bagaimana “LO” bisa Orang kreatif,
artistik, sangat terbuka sehingga dapat berkembang dalam posisi “LO”.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Internet
https://noramaya.wordpress.com
http://samarinda.lan.go.id/peran_penting_liaison_officer_sukseskan_acara_210.htm
http://deadendra.blogspot.co.id/