Prinsip Pengurusan Jenis Penjabatanan da
OUM Business School
MAY 2016
BBPP1103
PRINCIPAL OF MANAGEMENT
MATRICULATION NO
:
xx
IDENTITY CARD NO.
:
xx
TELEPHONE NO.
:
xx
E-MAIL
:
faizalomar@oum.edu.my
LEARNING CENTRE
:
SUNGAI PETANI
BBPP1103
KANDUNGAN
Pengenalan………………………………………………………………………… 2
Jenis-jenis Penjabatanan…………………………………………………………. 3
Penjabatanan Fungsi……………………………………………………... 4
Penjabatanan Kumpulan………………………………………………….. 5
Penjabatanan Matriks……………………………………………….……… 7
Rekabentuk Organisasi……………………………………………………………. 10
Kepentingan Rekabentuk Organisasi Baru………………………………. 10
Meningkatkan Daya Saing……………………………………………….. 11
Penutup…………………………………………………………………………… 13
1
BBPP1103
PENGENALAN
Struktur organisasi telah bermula sejak sekian lama. Dari zaman kehidupan manusia yang
memburu untuk hidup, hingga zaman bangsawan dan istana yang menjadi tunjang
pentadbiran sesebuah ketamadunan, sehinggalah era modenisasi industri dan teknologi.
Perkataan organisasi diambil dari kata Organon dalam Bahasa Greek, bermaksud Organ
(Organization, n.d.). Tubuh manusia memerlukan organ untuk berfungsi, dan setiap organ
mempunyai fungsi tersendiri, saling lengkap-melengkapi, dan membentuk keseluruhan
fungsi untuk tubuh badan manusia.
Demikian juga konsep dalam struktur organisasi, yang boleh didefinisikan dengan cara
bagaimana tugas dan tanggungjawab disusun, di selaras dan dikawal selia, bagi mencapai
maksud dan tujuan sesebuah entiti (Open Universiti Malaysia, 2013).
Terdapat pelbagai jenis kewujudan organisasi termasuk syarikat , kerajaan, pertubuhan
bukan kerajaan , organisasi politik , organisasi antarabangsa, tentera, badan amal, syarikat
atau pertubuhan bukan berasaskan keuntungan, perkongsian, koperasi dan institusi
pendidikan.
Perubahan peradaban ketamadunan dunia pada hari ini, melihatkan kemunculan struktur
organisasi dalam pelbagai bentuk dan konsep. Banyak kajian ilmiah dijalankan untuk
menilai dan mengukur sejauh mana konsep yang dipilih oleh pengurusan entiti dalam
mereka bentuk struktur organisasi agar dapat menjalankan fungsi entiti dalam mencapai
matlamat dan objektif mereka.
Sebagai contoh, Jon Aarum Andersen dan Patrik Jonsson (2006) telah membentangkan
sebuah jurnal penyelidikan mengenai kepentingan struktur organisasi serta kaitan antara
struktur, fungsi, dan keberkesanannya. Dalam jurnal tersebut, mereka mendapati
pemilihan konsep struktur organisasi oleh pengurusan lebih menjurus kepada faktor
dalaman serta luaran sesebuah organisasi. Faktor dalaman seperti pelaburan dalam
teknologi yang lebih canggih - seperti dalam industri pembuatan - memberi kesan kepada
2
BBPP1103
keuntungan syarikat. Faktor-faktor luaran seperti keadaan pasaran yang mungkin juga
mempunyai kesan yang besar. Dengan mengakui sesebuah konsep yang tidak
memberikan fungsi yang terbaik, ahli-ahli teori dan pengurusan boleh mencari dan
menilai beberapa alternatif untuk struktur organisasi sebelum melaksanakannya. Terdapat
empat faktor utama yang mempengaruhi struktur organisasi; perancangan, saiz,
teknologi, dan persekitaran.
Selain itu, struktur organisasi sesebuah entiti memerlukan kaedah dan kecekapan
pengurusan untuk mereka bentuk dan mengagihkan tugas, tanggungjawab, serta ‘line of
authority’ melalui penjabatanan. Proses untuk mereka bentuk struktur organisasi yang
cekap, memerlukan pengurusan untuk menilai dan memperhalusi pelbagai faktor yang
menjadi pemberat kepada misi dan visi entiti.
Jenis-jenis Penjabatanan
Penjabatanan (n.d.) melibatkan pembahagian organisasi ke dalam jabatan yang berbeza,
yang melaksanakan tugas-tugas mengikut pengkhususan atau kemahiran kepada unit-unit
kecil, dan mengarah kepada tujuan yang ditetapkan untuk unit-unit tersebut. Penjabatanan
sebagai satu cara dalam menstrukturkan organisasi dan boleh didapati dalam pelbagai
jenis organisasi. Open University Malaysia (2014), memperincikan penjabatanan ini
kepada lima jenis yang sangat dikenali dalam perusahaan atau perniagaan pada hari ini.
Penjabatanan yang berasaskan kepada fungsi, produk, pelanggan, kawasan dan matriks.
March dan Simon ( seperti dalam Deparmentalization, n.d.) menyatakan jika ditelusuri
kembali konsep struktur organisasi ini sehingga era Aristotle, ianya sesuatu yang sukar
untuk diterjemahkan kedalam agihan penjabatanan, seolah sesuatu yang baru. Namun,
dalam era moden, Gulick dan Urwick (seperti dalam Deparmentalization, n.d.) telah
memperkenalkan teori yang memberikan perbezaan dalam pembentukan strategi
penjabatanan, iaitu penjabatanan mengikut matlamat dan penjabatan mengikut proses.
3
BBPP1103
Secara mudah, penjabatanan ini beloh dikelompokkan kepada jenis fungsi, kumpulan,
atau gabungan keduanya.
Penjabatan Fungsi
Kaedah ini menjurus kepada kumpulan-kumpulan mereka yang mempunyai pengetahuan,
kemahiran serta matlamat penjabatanan yang sama. Dengan kaedah ini, sumber yang
dimiliki oleh organisasi diurus tadbir atau dikawal selia oleh mereka yang mempunyai
kemahiran spesifik dalam bidang berkenaan seperti kewangan, sumber manusia, operasi,
pemasaran, dan logistik. Kaedah ini banyak diamalkan oleh organisasi kecil dan
sederhana. Sebagai contoh (rajah 1), Haji Ismail Group yang beroperasi di Pulai
Langkawi, menggunakan struktur organisasi pengurusan ibu pejabat dengan cara
penjabatanan fungsi. Mereka mengkelompokkan pentadbiran dan HR, Kewangan, Jualan
dan Pemasaran, dan Gudang dan Logistik.
Rajah 1: Contoh Penjabatan Fungsi
Antara kebaikan kaedah ini adalah menggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu
bidang khusus sahaja. Kaedah ini juga akan menjadikan sesuatu tugas atau kerja yang
dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu bidang sahaja. Organisasi dapat
menjimatkan penggunaan sumber yang berlebihan kerana pertindihan kerja atau
tanggungjawab dapat dielakkan. Dan seperkara lagi, pekerja akan lebih mahir dan dapat
menyelesaikan masalah dengan cekap.
4
BBPP1103
Antara kelemahan yang boleh dikenal pasti pula seperti individu yang terlibat tidak
mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana mereka lebih tertumpu pada bidang dan
kepakaran mereka sahaja. Disebabkan itu juga, komunikasi antara jabatan lain juga
berkurang. Sekiranya timbul sesuatu masalah, konflik antara fungsi yang berbeza boleh
timbul.
Penjabatanan Kumpulan
Kaedah ini memberi penekanan kepada kelompok yang mempunyai matlamat yang sama
dalam tugas dan kawal selia melibatkan produk, pelanggan, atau kawasan geografi.
Sebagai contoh, di dalam organisasi pendidikan, kaedah penjabatan di buat berasaskan
kepada pelanggan mereka, iaitu pelajar. Terdapat jabatan pendidikan teknik, jabatan
sains, jabatan kejuruteraan, jabatan bahasa dan linguistik, dan pelbagai lagi. Contoh lain
seperti perusahaan yang menghasilkan kepelbagaian produk, seperti produk penjagaan
bayi, makanan tambahan, serta produk kesihatan dewasa. Walaupun dalam satu
organisasi yang sama, pengasingan penjabatanan di buat berdasarkan produk yang
dihasilkan oleh perusahaan.
Terdapat juga contoh organisasi yang mengasingkan
kumpulan-kumpulan yang khusus berasaskan tempat mereka beroperasi, seperti
pengasingan mengikut benua; Asia Tenggara, Asia Tengah, Eropah, Amerika, dan Latin.
Ada juga yang mengelompokkan penjabatan mengikut negara mereka beroperasi.
Melalui kaedah ini, fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan akan lebih terarah dan
mudah dikawal selia. Maklumat dan sumber juga mudah diperolehi dan diurus, dan
individu atau kumpulan terbabit akan lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan
jabatan atau divisyen masing-masing. Namun begitu, terdapat juga kelemahan dalam
kaedah ini, seperti kerjasama dengan kumpulan yang berlainan agak sukar, kerana tugas
mereka adalah berpusatkan kepada produk/pelanggan/kawasan
yang berlainan.
Kemungkinan untuk berlakunya persamaan tugas atau kerja, seperti kerja dibuat oleh satu
kumpulan akan dibuat juga oleh kumpulan lain, seperti pengurusan kewangan, latihan,
dokumentasi, dan lain-lain lagi. Terdapat juga perebutan sumber organisasi oleh divisyen
yang berlainan, seperti bilik mesyuarat, makmal penyelidikan, sebarang alatan pengujian
atau lain-lain lagi.
5
BBPP1103
Rajah 2 : Contoh Penjabatanan Produk
Jika dilihat pada struktur organisasi utama untuk Berjaya Corporation Berhad (rajah 2),
pengasingan pada penjabatanan adalah berasaskan produk perkhidmatan yang mereka
tawarkan. Mereka mengasingkan antara produk untuk konsumer, hartanah, pelaburan,
makanan, permotoran, dan lain-lain. Dengan cara ini, mereka dapat menguruskan setiap
jabatan dengan lebih efisien bergantuk pada kehendak pelanggan mereka.
Rajah 3: Contoh Penjabatanan Kawasan Geografi
6
BBPP1103
Rajah 3 di atas menunjukkan pengasingan penjabatanan kepada kawasan operasi anak
syarikat. Setiap kawasan diuruskan oleh sekumpulan individu yang akan memberi fokus
terhadap matlamat organisasi dalam kawasan tersebut.
Rajah 4: Contoh Penjabatanan Pelanggan
Rajah 4 memberi contoh bagaimana penjabatanan berasaskan pelanggan. Penjabatan
berasakan pelanggan dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan
yang berlainan dan dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan.
Penjabatanan Matriks
Kaedah ini kebiasaannya menggabungkan dua atau lebih kaedah penjabatanan, dan sering
dijumpai di dalam organisasi perusahaan yang lebih besar. Kaedah ini lebih kompleks,
dan memerlukan setiap individu yang mengetuai setiap jabatan lebih berfikir dan
berinteraksi dengan lebih dinamik dalam memastikan setiap individu berkolaborasi
dengan baik antara jabatan.
7
BBPP1103
Rajah 5: Contoh Penjabatanan Matriks 1
Seperti rajah 5 di atas, pada asasnya, penjabatanan dibahagikan kepada beberapa produk
keluaran syarikat. ‘Line Authority’ adalah kepada Pengarah Produk. Dalam masa yang
sama, setiap jabatan produk turut melapor kepada VP Rekabentuk, Pengeluaran,
Kewangan dan Pemasaran, dalam mencapai objektif Syarikat ini. Silang Fungsi antara
‘Line’ dan ‘Staff’ menjadikan penjabatanan ini lebih kompleks.
Rajah 6 pula menunjukkan contoh bagaimana penjabatanan bersilang antara
Penjabatanan berasaskan Kawasan Geografi dan Penjabatanan berasaskan Fungsi yang
terdapat dalam setiap Projek. Contoh mudah, dalam setiap Jabatan Projek terdapat
pegawai yang menjaga soal kewangan projek. Dalam masa yang sama, individu ini
melapor kepada Pengurus Projek di kawasan geografi tempat projek berjalan, dan
Pengurus Kewangan di ibu pejabat syarikat.
8
BBPP1103
Rajah 6: Contoh Penjabatanan Matriks 2
9
BBPP1103
Rekabentuk Organisasi
Kepentingan Rekabentuk Organisasi Baru
Dalam usaha untuk mereka bentuk sesebuah organisasi, terdapat beberapa faktor yang
perlu dipertimbang dan diambil kira. Terutamanya untuk mereka bentuk sebuah struktur
organisasi baru dalam menangani keadaan dunia perniagaan hari ini yang penuh
mencabar. Antara kepentingan yang perlu diambil kira dalam kemunculan reka bentuk
organisasi baru adalah memberikan kepuasan kepada pelanggan, kualiti serta keboleh
pasaran produk dan perkhidmatan, mengoptimumkan pengeluaran atau perkhidmatan dan
dalam masa yang sama meminimumkan kos yang terlibat, serta berdaya saing dan stabil
dalam cabaran kemajuan ekonomi dan teknologi pada hari ini.
Kepuasan pelanggan terhadap mutu produk atau perkhidmatan menjadi cabaran utama
yang perlu dipertimbangkan untuk mereka bentuk struktur organisasi. Kemunculan reka
bentuk organisasi baru seperti organisasi tanpa sempadan atau ‘borderless Organisation’
boleh dipertimbangkan. Sebagai contoh, syarikat penerbangan nasional Singapura, SIA
memberikan kuasa penuh kepada kakitangan bawahan seperti pramugara, pramugari, atau
staf di darat, ‘Ground Staff’ mereka untuk membuat sebarang keputusan yang melibatkan
pelanggan, tanpa perlu mengarahkan pelanggan untuk membuat aduan hingga peringkat
atasan. Dengan cara ini, masalah di bahagian hadapan boleh diselesaikan dengan segera,
secara langsung memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Selain itu, syarikat juga perlu mengambil kira kepentingan untuk keboleh pasaran sesuatu
produk atau perkhidmatan. Kemunculan reka bentuk organisasi baru perlu meneliti juga
setiap produk atau perkhidmatan perlu berjaya menembusi pasaran dengan pelbagai cara
yang ada di masa kini. Selain Lazada, 11th Street, dan beberapa laman lain yang muncul
bagai cendawan tumbuh akhir akhir ini, Tesco juga turut memperkenalkan segmen jualan
secara maya mereka. Ini menunjukkan, Tesco turut melakukan perubahan kecil dalam
truktur organisasi mereka untuk membolehkan produk jualan mereka menembusi pasaran
alam maya.
10
BBPP1103
Selain itu, organisasi besar, terutama sektor pembuatan dan perbankan, turut
menterjemahkan perniagaan mereka kepada luar dengan cara mengikut rentak
kepenggunaan pada era masa kini. Untuk itu, pelaburan dalam mencari dan membina
teknologi baru sangat penting. Pelaburan kini untuk teknologi baru dalam perniagaan
bermakna, perniagaan akan selari dengan kehendak pengguna masa kini. Dalam masa
yang sama, organisasi juga perlu meminimumkan kos yang terlibat dalam operasi. Pada
peringkat ini, keperluan untuk menggunakan konsep ‘Vertual Organisation’ mungkin
menjadi pilihan.
Pemilihan kaedah untuk mereka bentuk organisasi baru perlu juga mengambil kira
kepentingan organisasi untuk lebih berdaya saing dalam keadaan ekonomi masa kini.
Kebanyakan organisasi kini mengeluarkan produk baru, serta mengemaskini produkproduk lama, atau menaiktaraf produk sedia ada untuk selari dengan permintaan
pengguna (Hiam, 2004).
Meningkatkan Daya Saing
Dalam mereka bentuk organisasi, pengurusan perlu merangka struktur organisasi dengan
sebaik mungkin, untuk memastikan daya saing yang kompetitif dengan dunia hari ini.
Pengurusan sesebuah organisasi perlu memastikan terlebih dahulu objektif dan sasaran
organisasi, untuk merangka struktur organisasi berdasarkan matlamat organisasi.
Pemilihan rekabentuk organisasi perlu mempertimbangkan beberapa faktor dalam usaha
meningkatkan daya saing dalam pasaran.
Keperluan organisasi untuk mendapatkan tenaga manusia yang tepat, pada tugasan yang
tepat, dapat membantu meningkatkan keboleh upayaan organisasi mendepani pihak
lawan dalam perniagaan. Individu yang memiliki kelebihan dari segi kemahiran,
pengetahuan, dan kepakaran dalam sesuatu tugasan, amat memberikan kesan yang
mendalam kepada peningkatan daya saing. Penggunaan kaedah penjabatanan matriks,
walaupun mencabar, namun dengan latihan dan pembelajaran yang berterusan kepada
11
BBPP1103
semua pekerja dalam organisasi, akan membantu individu untuk berkhidmat dengan
multi tugas yang diberikan kepadanya.
Penstrukturan organisasi yang baik dan terancang, akan membantu pengurusan organisasi
sentiasa berterusan, dalam kesinambungan yang tiada putus. Perkara ini boleh dilihat jika
terdapat pekerja di mana-mana peringkat yang berpindah ke organisasi lain, organisasi
tersebut masih boleh beroperasi sementara pengganti baru kepada individu terbabit dapat
diganti. Perkara yang sama berlaku sekiranya pekerja bercuti panjang untuk melancong,
hospitalisasi, atau mengerjakan haji. Rantaian pengurusan dan pentadbiran tidak akan
terjejas kerana boleh diganti sementara, atau diambil alih sementara oleh individu lain
dalam jabatan yang sama, dan sekiranya diperingkat atasan, tugas tersebut boleh
dipangku oleh orang bawahan yang dilantik.
Organisasi berasaskan kawasan juga menjadi pemangkin kepada peningkatan daya saing.
Sebagai contoh dalam institusi perbankan komersial antarabangsa seperti HSBC dan
Standard Charted. Kedua institusi perbankan ini mentadbir melalui kawasan negara dan
benua mereka beroperasi. Dengan cara ini, permintaan pengguna setempat dapat
diberikan dengan lebih efisien. 7 Eleven dan Mc Donald juga mengamalkan konsep yang
sama menerusi sistem francais. Mutu produk dan perkhidmatan, serta tema perniagaan
ditentukan oleh ibu pejabat, namun bentuk operasi diurus tadbir oleh pemegang francais.
12
BBPP1103
Penutup
Rekabentuk organisasi bermula dari meletakkan objektif organisasi terlebih dahulu. Dari
situ, strategi bagaimana untuk mencapai objektif organisasi akan dirangka. Strategi
organisasi akan mempengaruhi bagaimana struktur organisasi akan dibentuk. Dan dalam
pembentukan struktur organisasi, beberapa kaedah penjabatan boleh diambil dan digarap
dalam pembentukan struktur organisasi yang memenuhi keperluan organisasi untuk
mencapai matlamat organisasi.
Pemilihan rekabentuk organisasi juga perlu menitikberatkan beberapa faktor dalam
merangka struktur organisasi agar lebih manpan dan berdaya saing. Organisasi tidak
perlu ketinggalan dalam dunia serba moden, disebabkan salah percaturan dalam membina
struktur organisasi dan juga pemilihan kaedah rekabentuk organisasi. Organisasi juga
tidak perlu terlalu radikal dalam melakukan perubahan organisasi secara mendadak, yang
akan menjadikan keseluruhan organisasi terus tenggelam, dan sukar untuk diselamatkan
oleh pengurusan yang sama (Jacob, 2015. n.d). Jika ini berlaku, pastinya organisasi
tersebut berkemungkinan diambil alih oleh organisasi lain, yang memiliki lebih sumber
dan lebih berdaya saing.
(2049 patah perkataan)
13
BBPP1103
LAMPIRAN
RUJUKAN
Andersen, Jon Aarum & Jonsson, Patrik (2006). Does Organization Structure Matter? On
The Relationship Between The Structure, Functioning And Effectiveness.
International Journal of Innovation & Technology Management, 3(3) 237-263.
Retrieved from ebscohost : Business Source Complete Database
Charlie, Cook. (2004). Fundamentals of Management, chapter 5: Basic Organization
Designs [Powerpoint slides]. Retrieved from web.ntpu.edu.tw/~ipchiang/
download/179/Ch05.ppt
Departmentalization in Management: Definition, Types & Advantages. (n.d.). In
Study.com. Retrieved from July 26, 2016, from http://study.com/academy/lesson/
departmentalization-in-management-definition-types-advantages.html
Haigh, Nardia., Kennedy, Elena Dowin., & Walker, John. (2015). Hybrid Organizations
As Shape-Shifters: Altering Legal Structure For Strategic Gain. California
Management Review,57(3)59-82. Retrieved from ebscohost : Business Source
Complete Database
Handy, Charles (2005). Understanding Organizations (4th Edition), London: Penguin
Books Publication
Hiam, A. (2004). Marketing for Dummies, England: John Wiley & Sons
Jacob, Morgan. (2015). The Complete Guide to the 5 Types of Organizational Structures
for The Future of Work. Retrieved July 26, 2016 from http://www.forbes.
com/sites/jacobmorgan/2015/07/22/the-complete-guide-5-types-of-organizationalstructures-for-the-future-of-work/#4d07093b2144
Martins, E.C. and Terblanche, F. (2003). Building organisational culture that stimulates
creativity and innovation. European Journal of Innovation Management, 6(1), pp.
64–74. doi: 10.1108/14601060310456337.
Open Universiti Malaysia (2013). BBPP1103 Principals of Management (2nd ed).
Selangor: Author.
Organization. (n.d.) In Wikipedia . Retrieved July 28, 2016, from
https://en.wikipedia.org/wiki/Organization
14
BBPP1103
Organizational Structure. (n.d.) In Business Dictionary. Retrieved July 26, 2016, from
http://www.businessdictionary.com/definition/organizationalstructure.html#ixzz4FOKBsPOG
Organizational Structure. (n.d.) In Wikipedia . Retrieved July 28, 2016, from
https://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_structure
Robert, N.L. (2011). Management Fundamentals [Powerpoint slides]. Retrieved from
http://instructor.mstc.edu
15
MAY 2016
BBPP1103
PRINCIPAL OF MANAGEMENT
MATRICULATION NO
:
xx
IDENTITY CARD NO.
:
xx
TELEPHONE NO.
:
xx
:
faizalomar@oum.edu.my
LEARNING CENTRE
:
SUNGAI PETANI
BBPP1103
KANDUNGAN
Pengenalan………………………………………………………………………… 2
Jenis-jenis Penjabatanan…………………………………………………………. 3
Penjabatanan Fungsi……………………………………………………... 4
Penjabatanan Kumpulan………………………………………………….. 5
Penjabatanan Matriks……………………………………………….……… 7
Rekabentuk Organisasi……………………………………………………………. 10
Kepentingan Rekabentuk Organisasi Baru………………………………. 10
Meningkatkan Daya Saing……………………………………………….. 11
Penutup…………………………………………………………………………… 13
1
BBPP1103
PENGENALAN
Struktur organisasi telah bermula sejak sekian lama. Dari zaman kehidupan manusia yang
memburu untuk hidup, hingga zaman bangsawan dan istana yang menjadi tunjang
pentadbiran sesebuah ketamadunan, sehinggalah era modenisasi industri dan teknologi.
Perkataan organisasi diambil dari kata Organon dalam Bahasa Greek, bermaksud Organ
(Organization, n.d.). Tubuh manusia memerlukan organ untuk berfungsi, dan setiap organ
mempunyai fungsi tersendiri, saling lengkap-melengkapi, dan membentuk keseluruhan
fungsi untuk tubuh badan manusia.
Demikian juga konsep dalam struktur organisasi, yang boleh didefinisikan dengan cara
bagaimana tugas dan tanggungjawab disusun, di selaras dan dikawal selia, bagi mencapai
maksud dan tujuan sesebuah entiti (Open Universiti Malaysia, 2013).
Terdapat pelbagai jenis kewujudan organisasi termasuk syarikat , kerajaan, pertubuhan
bukan kerajaan , organisasi politik , organisasi antarabangsa, tentera, badan amal, syarikat
atau pertubuhan bukan berasaskan keuntungan, perkongsian, koperasi dan institusi
pendidikan.
Perubahan peradaban ketamadunan dunia pada hari ini, melihatkan kemunculan struktur
organisasi dalam pelbagai bentuk dan konsep. Banyak kajian ilmiah dijalankan untuk
menilai dan mengukur sejauh mana konsep yang dipilih oleh pengurusan entiti dalam
mereka bentuk struktur organisasi agar dapat menjalankan fungsi entiti dalam mencapai
matlamat dan objektif mereka.
Sebagai contoh, Jon Aarum Andersen dan Patrik Jonsson (2006) telah membentangkan
sebuah jurnal penyelidikan mengenai kepentingan struktur organisasi serta kaitan antara
struktur, fungsi, dan keberkesanannya. Dalam jurnal tersebut, mereka mendapati
pemilihan konsep struktur organisasi oleh pengurusan lebih menjurus kepada faktor
dalaman serta luaran sesebuah organisasi. Faktor dalaman seperti pelaburan dalam
teknologi yang lebih canggih - seperti dalam industri pembuatan - memberi kesan kepada
2
BBPP1103
keuntungan syarikat. Faktor-faktor luaran seperti keadaan pasaran yang mungkin juga
mempunyai kesan yang besar. Dengan mengakui sesebuah konsep yang tidak
memberikan fungsi yang terbaik, ahli-ahli teori dan pengurusan boleh mencari dan
menilai beberapa alternatif untuk struktur organisasi sebelum melaksanakannya. Terdapat
empat faktor utama yang mempengaruhi struktur organisasi; perancangan, saiz,
teknologi, dan persekitaran.
Selain itu, struktur organisasi sesebuah entiti memerlukan kaedah dan kecekapan
pengurusan untuk mereka bentuk dan mengagihkan tugas, tanggungjawab, serta ‘line of
authority’ melalui penjabatanan. Proses untuk mereka bentuk struktur organisasi yang
cekap, memerlukan pengurusan untuk menilai dan memperhalusi pelbagai faktor yang
menjadi pemberat kepada misi dan visi entiti.
Jenis-jenis Penjabatanan
Penjabatanan (n.d.) melibatkan pembahagian organisasi ke dalam jabatan yang berbeza,
yang melaksanakan tugas-tugas mengikut pengkhususan atau kemahiran kepada unit-unit
kecil, dan mengarah kepada tujuan yang ditetapkan untuk unit-unit tersebut. Penjabatanan
sebagai satu cara dalam menstrukturkan organisasi dan boleh didapati dalam pelbagai
jenis organisasi. Open University Malaysia (2014), memperincikan penjabatanan ini
kepada lima jenis yang sangat dikenali dalam perusahaan atau perniagaan pada hari ini.
Penjabatanan yang berasaskan kepada fungsi, produk, pelanggan, kawasan dan matriks.
March dan Simon ( seperti dalam Deparmentalization, n.d.) menyatakan jika ditelusuri
kembali konsep struktur organisasi ini sehingga era Aristotle, ianya sesuatu yang sukar
untuk diterjemahkan kedalam agihan penjabatanan, seolah sesuatu yang baru. Namun,
dalam era moden, Gulick dan Urwick (seperti dalam Deparmentalization, n.d.) telah
memperkenalkan teori yang memberikan perbezaan dalam pembentukan strategi
penjabatanan, iaitu penjabatanan mengikut matlamat dan penjabatan mengikut proses.
3
BBPP1103
Secara mudah, penjabatanan ini beloh dikelompokkan kepada jenis fungsi, kumpulan,
atau gabungan keduanya.
Penjabatan Fungsi
Kaedah ini menjurus kepada kumpulan-kumpulan mereka yang mempunyai pengetahuan,
kemahiran serta matlamat penjabatanan yang sama. Dengan kaedah ini, sumber yang
dimiliki oleh organisasi diurus tadbir atau dikawal selia oleh mereka yang mempunyai
kemahiran spesifik dalam bidang berkenaan seperti kewangan, sumber manusia, operasi,
pemasaran, dan logistik. Kaedah ini banyak diamalkan oleh organisasi kecil dan
sederhana. Sebagai contoh (rajah 1), Haji Ismail Group yang beroperasi di Pulai
Langkawi, menggunakan struktur organisasi pengurusan ibu pejabat dengan cara
penjabatanan fungsi. Mereka mengkelompokkan pentadbiran dan HR, Kewangan, Jualan
dan Pemasaran, dan Gudang dan Logistik.
Rajah 1: Contoh Penjabatan Fungsi
Antara kebaikan kaedah ini adalah menggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu
bidang khusus sahaja. Kaedah ini juga akan menjadikan sesuatu tugas atau kerja yang
dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu bidang sahaja. Organisasi dapat
menjimatkan penggunaan sumber yang berlebihan kerana pertindihan kerja atau
tanggungjawab dapat dielakkan. Dan seperkara lagi, pekerja akan lebih mahir dan dapat
menyelesaikan masalah dengan cekap.
4
BBPP1103
Antara kelemahan yang boleh dikenal pasti pula seperti individu yang terlibat tidak
mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana mereka lebih tertumpu pada bidang dan
kepakaran mereka sahaja. Disebabkan itu juga, komunikasi antara jabatan lain juga
berkurang. Sekiranya timbul sesuatu masalah, konflik antara fungsi yang berbeza boleh
timbul.
Penjabatanan Kumpulan
Kaedah ini memberi penekanan kepada kelompok yang mempunyai matlamat yang sama
dalam tugas dan kawal selia melibatkan produk, pelanggan, atau kawasan geografi.
Sebagai contoh, di dalam organisasi pendidikan, kaedah penjabatan di buat berasaskan
kepada pelanggan mereka, iaitu pelajar. Terdapat jabatan pendidikan teknik, jabatan
sains, jabatan kejuruteraan, jabatan bahasa dan linguistik, dan pelbagai lagi. Contoh lain
seperti perusahaan yang menghasilkan kepelbagaian produk, seperti produk penjagaan
bayi, makanan tambahan, serta produk kesihatan dewasa. Walaupun dalam satu
organisasi yang sama, pengasingan penjabatanan di buat berdasarkan produk yang
dihasilkan oleh perusahaan.
Terdapat juga contoh organisasi yang mengasingkan
kumpulan-kumpulan yang khusus berasaskan tempat mereka beroperasi, seperti
pengasingan mengikut benua; Asia Tenggara, Asia Tengah, Eropah, Amerika, dan Latin.
Ada juga yang mengelompokkan penjabatan mengikut negara mereka beroperasi.
Melalui kaedah ini, fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan akan lebih terarah dan
mudah dikawal selia. Maklumat dan sumber juga mudah diperolehi dan diurus, dan
individu atau kumpulan terbabit akan lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan
jabatan atau divisyen masing-masing. Namun begitu, terdapat juga kelemahan dalam
kaedah ini, seperti kerjasama dengan kumpulan yang berlainan agak sukar, kerana tugas
mereka adalah berpusatkan kepada produk/pelanggan/kawasan
yang berlainan.
Kemungkinan untuk berlakunya persamaan tugas atau kerja, seperti kerja dibuat oleh satu
kumpulan akan dibuat juga oleh kumpulan lain, seperti pengurusan kewangan, latihan,
dokumentasi, dan lain-lain lagi. Terdapat juga perebutan sumber organisasi oleh divisyen
yang berlainan, seperti bilik mesyuarat, makmal penyelidikan, sebarang alatan pengujian
atau lain-lain lagi.
5
BBPP1103
Rajah 2 : Contoh Penjabatanan Produk
Jika dilihat pada struktur organisasi utama untuk Berjaya Corporation Berhad (rajah 2),
pengasingan pada penjabatanan adalah berasaskan produk perkhidmatan yang mereka
tawarkan. Mereka mengasingkan antara produk untuk konsumer, hartanah, pelaburan,
makanan, permotoran, dan lain-lain. Dengan cara ini, mereka dapat menguruskan setiap
jabatan dengan lebih efisien bergantuk pada kehendak pelanggan mereka.
Rajah 3: Contoh Penjabatanan Kawasan Geografi
6
BBPP1103
Rajah 3 di atas menunjukkan pengasingan penjabatanan kepada kawasan operasi anak
syarikat. Setiap kawasan diuruskan oleh sekumpulan individu yang akan memberi fokus
terhadap matlamat organisasi dalam kawasan tersebut.
Rajah 4: Contoh Penjabatanan Pelanggan
Rajah 4 memberi contoh bagaimana penjabatanan berasaskan pelanggan. Penjabatan
berasakan pelanggan dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan
yang berlainan dan dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan.
Penjabatanan Matriks
Kaedah ini kebiasaannya menggabungkan dua atau lebih kaedah penjabatanan, dan sering
dijumpai di dalam organisasi perusahaan yang lebih besar. Kaedah ini lebih kompleks,
dan memerlukan setiap individu yang mengetuai setiap jabatan lebih berfikir dan
berinteraksi dengan lebih dinamik dalam memastikan setiap individu berkolaborasi
dengan baik antara jabatan.
7
BBPP1103
Rajah 5: Contoh Penjabatanan Matriks 1
Seperti rajah 5 di atas, pada asasnya, penjabatanan dibahagikan kepada beberapa produk
keluaran syarikat. ‘Line Authority’ adalah kepada Pengarah Produk. Dalam masa yang
sama, setiap jabatan produk turut melapor kepada VP Rekabentuk, Pengeluaran,
Kewangan dan Pemasaran, dalam mencapai objektif Syarikat ini. Silang Fungsi antara
‘Line’ dan ‘Staff’ menjadikan penjabatanan ini lebih kompleks.
Rajah 6 pula menunjukkan contoh bagaimana penjabatanan bersilang antara
Penjabatanan berasaskan Kawasan Geografi dan Penjabatanan berasaskan Fungsi yang
terdapat dalam setiap Projek. Contoh mudah, dalam setiap Jabatan Projek terdapat
pegawai yang menjaga soal kewangan projek. Dalam masa yang sama, individu ini
melapor kepada Pengurus Projek di kawasan geografi tempat projek berjalan, dan
Pengurus Kewangan di ibu pejabat syarikat.
8
BBPP1103
Rajah 6: Contoh Penjabatanan Matriks 2
9
BBPP1103
Rekabentuk Organisasi
Kepentingan Rekabentuk Organisasi Baru
Dalam usaha untuk mereka bentuk sesebuah organisasi, terdapat beberapa faktor yang
perlu dipertimbang dan diambil kira. Terutamanya untuk mereka bentuk sebuah struktur
organisasi baru dalam menangani keadaan dunia perniagaan hari ini yang penuh
mencabar. Antara kepentingan yang perlu diambil kira dalam kemunculan reka bentuk
organisasi baru adalah memberikan kepuasan kepada pelanggan, kualiti serta keboleh
pasaran produk dan perkhidmatan, mengoptimumkan pengeluaran atau perkhidmatan dan
dalam masa yang sama meminimumkan kos yang terlibat, serta berdaya saing dan stabil
dalam cabaran kemajuan ekonomi dan teknologi pada hari ini.
Kepuasan pelanggan terhadap mutu produk atau perkhidmatan menjadi cabaran utama
yang perlu dipertimbangkan untuk mereka bentuk struktur organisasi. Kemunculan reka
bentuk organisasi baru seperti organisasi tanpa sempadan atau ‘borderless Organisation’
boleh dipertimbangkan. Sebagai contoh, syarikat penerbangan nasional Singapura, SIA
memberikan kuasa penuh kepada kakitangan bawahan seperti pramugara, pramugari, atau
staf di darat, ‘Ground Staff’ mereka untuk membuat sebarang keputusan yang melibatkan
pelanggan, tanpa perlu mengarahkan pelanggan untuk membuat aduan hingga peringkat
atasan. Dengan cara ini, masalah di bahagian hadapan boleh diselesaikan dengan segera,
secara langsung memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Selain itu, syarikat juga perlu mengambil kira kepentingan untuk keboleh pasaran sesuatu
produk atau perkhidmatan. Kemunculan reka bentuk organisasi baru perlu meneliti juga
setiap produk atau perkhidmatan perlu berjaya menembusi pasaran dengan pelbagai cara
yang ada di masa kini. Selain Lazada, 11th Street, dan beberapa laman lain yang muncul
bagai cendawan tumbuh akhir akhir ini, Tesco juga turut memperkenalkan segmen jualan
secara maya mereka. Ini menunjukkan, Tesco turut melakukan perubahan kecil dalam
truktur organisasi mereka untuk membolehkan produk jualan mereka menembusi pasaran
alam maya.
10
BBPP1103
Selain itu, organisasi besar, terutama sektor pembuatan dan perbankan, turut
menterjemahkan perniagaan mereka kepada luar dengan cara mengikut rentak
kepenggunaan pada era masa kini. Untuk itu, pelaburan dalam mencari dan membina
teknologi baru sangat penting. Pelaburan kini untuk teknologi baru dalam perniagaan
bermakna, perniagaan akan selari dengan kehendak pengguna masa kini. Dalam masa
yang sama, organisasi juga perlu meminimumkan kos yang terlibat dalam operasi. Pada
peringkat ini, keperluan untuk menggunakan konsep ‘Vertual Organisation’ mungkin
menjadi pilihan.
Pemilihan kaedah untuk mereka bentuk organisasi baru perlu juga mengambil kira
kepentingan organisasi untuk lebih berdaya saing dalam keadaan ekonomi masa kini.
Kebanyakan organisasi kini mengeluarkan produk baru, serta mengemaskini produkproduk lama, atau menaiktaraf produk sedia ada untuk selari dengan permintaan
pengguna (Hiam, 2004).
Meningkatkan Daya Saing
Dalam mereka bentuk organisasi, pengurusan perlu merangka struktur organisasi dengan
sebaik mungkin, untuk memastikan daya saing yang kompetitif dengan dunia hari ini.
Pengurusan sesebuah organisasi perlu memastikan terlebih dahulu objektif dan sasaran
organisasi, untuk merangka struktur organisasi berdasarkan matlamat organisasi.
Pemilihan rekabentuk organisasi perlu mempertimbangkan beberapa faktor dalam usaha
meningkatkan daya saing dalam pasaran.
Keperluan organisasi untuk mendapatkan tenaga manusia yang tepat, pada tugasan yang
tepat, dapat membantu meningkatkan keboleh upayaan organisasi mendepani pihak
lawan dalam perniagaan. Individu yang memiliki kelebihan dari segi kemahiran,
pengetahuan, dan kepakaran dalam sesuatu tugasan, amat memberikan kesan yang
mendalam kepada peningkatan daya saing. Penggunaan kaedah penjabatanan matriks,
walaupun mencabar, namun dengan latihan dan pembelajaran yang berterusan kepada
11
BBPP1103
semua pekerja dalam organisasi, akan membantu individu untuk berkhidmat dengan
multi tugas yang diberikan kepadanya.
Penstrukturan organisasi yang baik dan terancang, akan membantu pengurusan organisasi
sentiasa berterusan, dalam kesinambungan yang tiada putus. Perkara ini boleh dilihat jika
terdapat pekerja di mana-mana peringkat yang berpindah ke organisasi lain, organisasi
tersebut masih boleh beroperasi sementara pengganti baru kepada individu terbabit dapat
diganti. Perkara yang sama berlaku sekiranya pekerja bercuti panjang untuk melancong,
hospitalisasi, atau mengerjakan haji. Rantaian pengurusan dan pentadbiran tidak akan
terjejas kerana boleh diganti sementara, atau diambil alih sementara oleh individu lain
dalam jabatan yang sama, dan sekiranya diperingkat atasan, tugas tersebut boleh
dipangku oleh orang bawahan yang dilantik.
Organisasi berasaskan kawasan juga menjadi pemangkin kepada peningkatan daya saing.
Sebagai contoh dalam institusi perbankan komersial antarabangsa seperti HSBC dan
Standard Charted. Kedua institusi perbankan ini mentadbir melalui kawasan negara dan
benua mereka beroperasi. Dengan cara ini, permintaan pengguna setempat dapat
diberikan dengan lebih efisien. 7 Eleven dan Mc Donald juga mengamalkan konsep yang
sama menerusi sistem francais. Mutu produk dan perkhidmatan, serta tema perniagaan
ditentukan oleh ibu pejabat, namun bentuk operasi diurus tadbir oleh pemegang francais.
12
BBPP1103
Penutup
Rekabentuk organisasi bermula dari meletakkan objektif organisasi terlebih dahulu. Dari
situ, strategi bagaimana untuk mencapai objektif organisasi akan dirangka. Strategi
organisasi akan mempengaruhi bagaimana struktur organisasi akan dibentuk. Dan dalam
pembentukan struktur organisasi, beberapa kaedah penjabatan boleh diambil dan digarap
dalam pembentukan struktur organisasi yang memenuhi keperluan organisasi untuk
mencapai matlamat organisasi.
Pemilihan rekabentuk organisasi juga perlu menitikberatkan beberapa faktor dalam
merangka struktur organisasi agar lebih manpan dan berdaya saing. Organisasi tidak
perlu ketinggalan dalam dunia serba moden, disebabkan salah percaturan dalam membina
struktur organisasi dan juga pemilihan kaedah rekabentuk organisasi. Organisasi juga
tidak perlu terlalu radikal dalam melakukan perubahan organisasi secara mendadak, yang
akan menjadikan keseluruhan organisasi terus tenggelam, dan sukar untuk diselamatkan
oleh pengurusan yang sama (Jacob, 2015. n.d). Jika ini berlaku, pastinya organisasi
tersebut berkemungkinan diambil alih oleh organisasi lain, yang memiliki lebih sumber
dan lebih berdaya saing.
(2049 patah perkataan)
13
BBPP1103
LAMPIRAN
RUJUKAN
Andersen, Jon Aarum & Jonsson, Patrik (2006). Does Organization Structure Matter? On
The Relationship Between The Structure, Functioning And Effectiveness.
International Journal of Innovation & Technology Management, 3(3) 237-263.
Retrieved from ebscohost : Business Source Complete Database
Charlie, Cook. (2004). Fundamentals of Management, chapter 5: Basic Organization
Designs [Powerpoint slides]. Retrieved from web.ntpu.edu.tw/~ipchiang/
download/179/Ch05.ppt
Departmentalization in Management: Definition, Types & Advantages. (n.d.). In
Study.com. Retrieved from July 26, 2016, from http://study.com/academy/lesson/
departmentalization-in-management-definition-types-advantages.html
Haigh, Nardia., Kennedy, Elena Dowin., & Walker, John. (2015). Hybrid Organizations
As Shape-Shifters: Altering Legal Structure For Strategic Gain. California
Management Review,57(3)59-82. Retrieved from ebscohost : Business Source
Complete Database
Handy, Charles (2005). Understanding Organizations (4th Edition), London: Penguin
Books Publication
Hiam, A. (2004). Marketing for Dummies, England: John Wiley & Sons
Jacob, Morgan. (2015). The Complete Guide to the 5 Types of Organizational Structures
for The Future of Work. Retrieved July 26, 2016 from http://www.forbes.
com/sites/jacobmorgan/2015/07/22/the-complete-guide-5-types-of-organizationalstructures-for-the-future-of-work/#4d07093b2144
Martins, E.C. and Terblanche, F. (2003). Building organisational culture that stimulates
creativity and innovation. European Journal of Innovation Management, 6(1), pp.
64–74. doi: 10.1108/14601060310456337.
Open Universiti Malaysia (2013). BBPP1103 Principals of Management (2nd ed).
Selangor: Author.
Organization. (n.d.) In Wikipedia . Retrieved July 28, 2016, from
https://en.wikipedia.org/wiki/Organization
14
BBPP1103
Organizational Structure. (n.d.) In Business Dictionary. Retrieved July 26, 2016, from
http://www.businessdictionary.com/definition/organizationalstructure.html#ixzz4FOKBsPOG
Organizational Structure. (n.d.) In Wikipedia . Retrieved July 28, 2016, from
https://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_structure
Robert, N.L. (2011). Management Fundamentals [Powerpoint slides]. Retrieved from
http://instructor.mstc.edu
15