Sistem Informasi Pustakawan Kementerian Indonesia
PEMANFAATAN SIM PUSTAKAWAN KEMENTAN1)
Oleh
Eka Kusmayadi2)
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Jl. Ir. H. Juanda No 20 Bogor
Ringkasan
Untuk meningkatkan kinerja sekretariat TPJP, salah satu upaya yang sudah dilakukan
adalah dengan membangun Sistem Informasi Pustakawan lingkup Kementerian Pertanian.
SIM Pustakawan ini berfungsi untuk meningkatkan koordinasi antara Sekretariat TPJP
dengan para fungsional pustakawan untuk memenuhi kelengkapan dokumen DUPAK,
administrasi dan memudahkan pustakawan dalam mengikuti perkembangan kefungsionalan.
Fitur yang dapat dimanfaatkan dalam SIM tersebut antara lain database fungsional
pustakawan, dupak online dan petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan. Agar SIM ini dapat
diterapkan secara optimal, maka sosialisasi oleh sekretariat TPJP kepada seluruh pustakawan
perlu terus menerus dilakukan dan dilakukan koordinasi dengan Tim Penilai.
Keywords : Sistem Informasi; Fungsional Pustakawan, Database, DUPAK
PENDAHULUAN
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan no.
961/Kpts/OT-160/04/2013, peranan Tim Penilai Jabatan Pustakawan (TPJP) dan Sekretariat
TPJP adalah :
a.
Perangkat yang dibentuk melalui Surat Keputusan Menteri Pertanian untuk
penyelenggaraan jabatan pustakawan lingkup Kementerian Pertanian.
b.
TPJP bertugas melakukan penilaian secara sistematik terhadap DUPAK, sedangkan
Sekretariat TPJP bertugas melakukan pemeriksaan dan penyeleksian kelengkapan syaratsyarat DUPAK.
c.
TPJP bekerja sama dengan PUSTAKA melakukan pembinaan untuk mengembangkan
jabatan pustakawan di lingkup Kementerian Pertanian.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------1) Disampaikan pada kegiatan Sosialisasi UU Perpustakaan dan SIM Pustakawan Kementan di The Green
Gadog, 31 Oktober 2013.
2) Pustakawan Muda di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Untuk melaksanakan kegiatan tersebut Sekretariat TPJP bertugas untuk :
a.
Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
b.
Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan
Fungsional Pustakawan
c.
Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian.
d.
Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
e.
Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
f.
Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit
Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah
satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan.
g.
Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian.
h.
Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
i.
Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan
Fungsional Pustakawan.
j.
Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian.
k.
Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
l.
Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
m. Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit
Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah
satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan.
n.
Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian.
Sedangkan Tim Penilai bertugas untuk :
a.
Membantu Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian dalam menetapkan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
b.
Melaksanakan penelitian dan penilaian terhadap angka kredit sesuai periode penilaian
yang berlaku.
c.
Menyampaikan hasil penelitian dan penilaian kepada Sekretaris Jenderal Kementerian
Pertanian untuk mendapatkan penetapan angka kreditnya
d.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian
Pertanian yang berhubungan dengan penetapan angka kredit Jabatan Fungsional
Pustakawan.
Pada saat ini, pengelolaan administrasi pejabat fungsional pustakawan di Sekretariat Tim
Penilai Jabatan Pustakawan masih menggunakan sistem konvensional. Untuk mengetahui
informasi perkembangan status administrasi fungsional pustakawan dan kepustakawanan,
pustakawan harus menghubungi petugas sekretariat melalui telepon atau email. Pustakawan
mengirimkan administrasi kepegawaian dan pengusulan angka kredit ke sekretariat melalui
jasa pos dalam bentuk tercetak. Sistem seperti itu mempunyai kelemahan terutama dalam
kecepatan mengirimkan, memproses, kemudahan mencari kembali informasi status
pustakawan, validasi informasi dan pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan
bukti dalam keperluan penilaian angka kredit.
Sementara itu, pengguna menuntut kemudahan dan kecepatan akses terhadap informasi
yang lebih tinggi. Pengguna menginginkan akses terhadap informasi fungsional pustakawan
dapat dilakukan dari mana saja, tidak terbatas di lingkungan kantor namun juga dapat diakses
dari rumah dan tempat kerja yang lain.
Menutu Kusmayadi (2011), pengajuan angka kredit para pustakawan selama lima tahun
rata-rata 1-2 kali. Pengajuan tersebut sebenarnya termasuk lambat, karena dalam satu tahun
terdapat 2 kali kesempatan mengajukan angka kredit yaitu untuk bulan Juni dan Oktober.
Salah satu alasan pustakawan dalam pengajukan angka kredit tidak sesuai dengan jadwal
adalah
banyaknya
kelengkapan
bukti
administrasi
yang
harus
disediakan
dan
ketidakmengertian mereka akan setiap item kegiatan untuk bukti pelaporan.
Oleh karena itu, maka pada tahun 2013, Sekretariat TPJP membangun SIM Pustakawan
dengan tujuan a) memudahkan komunikasi antara sekretariat TPJP dengan pustakawan, b)
mempercepat pengiriman DUPAK ke sekretariat TPJP, c) manajemen
administrasi
fungsional dan d) monitoring perkembangan fungsional.
Untuk mengetahui keberadaan SIM Pustakawan dan pemanfaatan SIM tersebut oleh
fungsional pustakawan di lingkungan Kementerian Pertanian, maka penulis merasa perlu
untuk mengkaji dan mengevaluasi SIM tersebut.
PEMBAHASAN
Peran Sistem Informasi
Menurut ..... (
), sebuah sistem informasi bermanfaat untuk meningkatkan kemudahan
dalam pengelolaan organisasi, yaitu a) memberikan dukungan terhadap kelancaran tugas
pokok dan fungsi organisasi, mulai dari manajer pada jenjang yang paling bawah dalam
hierarki organisasi sampai dengan jenjang yang paling tinggi, b) membantu berbagai tugas
dan fungsi baik dalam masalah administratif maupun teknis pada semua tingkatan
manajemen, c)
sangat penting bagi organisasi dalam melakukan perencanaan dan
pengembangan sistem informasi dan d) organisasi dapat lebih berdaya guna untuk mencapai
tujuan organisasi yang diharapkan. Sejauhmana sebuah sistem informasi dapat diterapkan
dalam sebuah organisasi akan sangat ditentukan oleh kesesuaian dengan kebutuhan dari
organisasi.
Temuan Masalah
Beberapa masalah yang ditemukan dalam pengelolaan DUPAK di Sekretariat TPJP
antara lain : a) kelengkapan arsip, b) komunikasi antara sekretariat dan pustakawan, c)
penelitian dan penilaian oleh Tim Penilai, dan d) hasil penilaian.
Kelengkapan Arsip
Untuk dapat melakukan penelitian dan penilaian para pustakawan, Tim Penilai
membutuhkan data pelengkap selain DUPAK yang diajukan. Kelengkapan informasi setiap
fungsional pustakawan sangat diperlukan oleh sekretariat TPJP dan Tim Penilai. Saat ini, data
lengkap pustakawan yang ada dalam arsip Sekretariat TPJP kurang valid. Data yang ada
selama ini kurang ter-update dengan baik. Akibatnya apabila Tim Penilai membutuhkan data
tertentu, maka harus meminta kepada sekretariat dan sekretariat harus memintanya kembali
kepada pustakawan. Hal ini akan menyebabkan kegiatan penilaian menjadi lama.
Salah satu contoh kelengkapan arsip adalah ketersediaan SK fungsional terakhir.
Seharusnya setiap pustakawan sesudah menerima surat keputusan fungsional terbaru, maka
wajib mengirimkan ke sekretariat TPJP untuk dijadikan dokumen arsip, sehingga pada saat
diperlukan, sekretariat tidak perlu meminta kembali kepada pustakawan yang bersangkutan.
Dalam Gambar 1 dapat dilihat proses pengajuan surat keputusan mulai dari pustakawan/calon
kepada Biro Kepegawaian Kementan. SK yang sudah diterima oleh pustakawan seharusnya
diserahkan satu berkas untuk menjadi arsip Sekretariat dan keelengkapan database. Selain
SK, masih ada dokumen lain yang perlu diarsipkan, seperti daftar makalah yang pernah
dibuat, jenis pelatihan yang pernah diikuti dan sebagainya.
Gambar 1. Proses pengusulan SK dan pengarsipannya
di Sekretariat TPJP
Dalam pengurusan dokumen DUPAK, berkas yang dikirimkan seringkali kurang
lengkap. Untuk memperoleh kelengkapan dokumen, biasanya pustakawan menggunakan jasa
pos yang memerlukan waktu cukup lama dan dirasa menghambat proses pemeriksaan
kelengkapan oleh Sekretariat TPJP dan penilaian oleh Tim Penilai. Padahal apabila sudah
tersedia dalam arsip sekretariat, hal tersebut tidak akan terjadi.
Dalam Gambar 2 dapat dilihat alur pengajuan DUPAK dari pustakawan atau calon
pustakawan ke Sekretariat TPJP. Apabila berkas tidak lengkap, maka akan dimintakan
kembali dokumen yang belum ada.
Gambar 2. Alur kerja pengusulan dan penilaian DUPAK serta penerbitan PAK
Komunikasi Sekretariat dan Pustakawan
Selain itu, komunikasi yang antara sekretariat TPJP dengan fungsional pustakawan
dalam rangka penelitian dan penilaian juga harus dapat berjalan dengan baik, sehingga akan
memudahkan pelaksanaan tugas penilaian. Masalah lainnya adalah berkas yang dikirimkan
tidak sesuai dengan format yang standar. Walaupun dalam Kepmenpan no 32/2003 sudah
ditentukan adanya form standard, namun seringkali pustakawan kurang memahami karena
kurangnya bimbingan teknis yang dilakukan sekretariat.
Penelitian dan Penilaian
Penilaian yang dilakukan oleh Tim Penilai didasarkan kepada dokumen yang
dikirimkan oleh pustakawan. Dalam melakukan penilaian tentu saja penilai perlu mengecek
kebenaran pekerjaan yang dilaporkan. SIM Pustakawan dapat menjadi salah satu alat untuk
mengecek kebenaran tersebut, misalnya dengan melihat tulisan yang pernah dibuat oleh
pustakawan. Tidal menutup kemungkinan sebuah tulisan dengan judul yang sama diajukan
kembali untuk penilaian berikutnya. Untuk menghindari duplikasi pengajuan tersebut, penilai
dapat mengecek kebenarannya ke dalam SIM.
Hasil Penilaian
Penilaian yang sudah dilakukan terhadap semua dokumen yang diajukan sebaiknya
dibuatkan catatan. Catatan ini sebaiknya diketahui oleh pustakawan yang dinilai. Dengan
demikian apa yang sudah diajukan dan kesalahan apa yang sudah dilakukan dapat diketahui
oleh pustakawan yang bersangkutan, sehingga terdapat proses pembelajaran di dalam
penilaian tersebut.
Selama ini, catatan dari tim penilai tidak pernah disampaikan kepada pustakawan
yang mengajukan, sehingga kesalahan yang sudah diperbuat tidak diketahui dengan jelas.
Padahal menurut Kusmayadi (2011), pengurangan antara nilai yang diajukan dan nilai yang
ditentukan tim penilai sangat bervariasi mulai dari .... -
. Besarnya variasi ini
memberikan indikasi bahwa banyak pustakawan yang tidak mengetahui bagaimana
mengajukan butir kegiatan yang seharusnya dilaporkan. Apabila catatan penilaian ini tidak
pernah disampaikan, akibatnya pustakawan tidak dapat belajar dari kesalahan yang sudah
diperbuatnya dan tidak dapat memperbaiki diri untuk pengusulan DUPAK berikutnya. Hal
tersebut kadangkala menjadi faktor penghambat bagi pustakawan untuk mau secara rutin
mengajukan DUPAK setiap tahun. Dengan menggunakan SIM, dokumen catatan penilaian ini
dapat disampaikan melalui menu dupak online, sehingga hanya yang bersangkutan yang
dapat membaca catatan penilaian tersebut. Dengan demikian, proses penilaian dapat menjadi
bagian dari pembinaan SDM.
Fitur SIM Pustakawan
SIM berisi data tentang prosedur menjadi fungsional, berita, database pustakawan,
dupak online, petunjuk teknis dan form dupak. Dalam menu utama disampaikan prosedur
menjadi fungsional Pustakawan. Di dalamnya berisi informasi tentang persyaratan dan format
pengajuannya.
Gambar 3. Menu prosedur menjadi fungsional
Melalui berita, SIM tersebut dapat berfungsi sebagai forum komunikasi antara
sekretariat dengan pustakawan. Setiap kegiatan yang sudah dan akan dilakukan sekretariat
akan dimuat dalam berita.
Gambar 4. Menu berita
Dalam database, pengguna dapat mencari profil pustakawan. Pencarian dapat
didasarkan nama atau unit kerja. Profil berisi data tentang nama, NIP, angka kredit yang
sudah diperoleh, jabatan dan informasi detail. Informasi detail berisi data profil pustakawan
yang lebih lengkap, yaitu tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan, jenis pelatihan
yang pernah diikuti dan foto diri.
Gambar 5. Database pustakawan Kementan
Gambar 6. Detail informasi pustakawan
Data detail ini berdasarkan undang-undang keterbukaan informasi seharusnya menjadi
informasi yang bersifat privat atau pribadi. Oleh karena itu, pada saat memasuki menu detail
seharusnya terdapat tampilan untuk memasukkan id-user dan password, sehingga hanya
pustakawan yang bersangkutan dan pengelola SIM yang dapat memasuki menu tersebut,
sedangkan orang lain tidak diperbolehkan. Artinya sistem ini masih harus diperbaiki untuk
menjamin informasi yang bersifat pribadi.
Petunjuk Teknis
Gambar 7. Petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan
Dupak online adalah tempat penyimpanan dokumen milik pustakawan yang akan
dikirmkan ke Sekretariat TPJP. Untuk dapat masuk ke menu tersebut, pustakawan harus
menggunakan id-user dan password yang telah diberikan oleh pengelola SIM. Dalam menu
ini, pustakawan dapat mengganti password lama, mengunggah (upload) dokumen dan
mengecek keberadaan dokumen.
Gambar 8. Dupak online
Gambar 9.
Penutup
1. Sekretariat TPJP harus memperhatikan dengan lebih baik lagi terhadap masalah
dokumentasi arsip pustakawan, komunikasi dengan seluruh pustakawan dan catatan hasil
penilaian DUPAK untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan para pustakawan
terhadap kefungsionalannya.
2. SIM Pustakawan dapat digunakan sebagai media dokumentasi dan komunikasi untuk
meningkatkan kinerja Sekretariat TPJP.
3. SIM Pustakawan Kementerian Pertanian masih perlu disempurnakan lagi fitur-fiturnya
untuk menunjang fungsi Sekretariat TPJP.
Daftar Pustaka
Kusmayadi, E. 2011. .... . Prosiding temu teknis fungsional non peneliti Badan Litbang
Pertanian.
Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian. 2013. Surat Keputusan Sekretaris
Jenderal Kementerian Pertanian no 961/Kpts/OT.160/04/2013 tentang pembentukan tim
penilai pusat dan Sekretariat Tim Penilai Pusat jabatan fungsional pustakawan.
Oleh
Eka Kusmayadi2)
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Jl. Ir. H. Juanda No 20 Bogor
Ringkasan
Untuk meningkatkan kinerja sekretariat TPJP, salah satu upaya yang sudah dilakukan
adalah dengan membangun Sistem Informasi Pustakawan lingkup Kementerian Pertanian.
SIM Pustakawan ini berfungsi untuk meningkatkan koordinasi antara Sekretariat TPJP
dengan para fungsional pustakawan untuk memenuhi kelengkapan dokumen DUPAK,
administrasi dan memudahkan pustakawan dalam mengikuti perkembangan kefungsionalan.
Fitur yang dapat dimanfaatkan dalam SIM tersebut antara lain database fungsional
pustakawan, dupak online dan petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan. Agar SIM ini dapat
diterapkan secara optimal, maka sosialisasi oleh sekretariat TPJP kepada seluruh pustakawan
perlu terus menerus dilakukan dan dilakukan koordinasi dengan Tim Penilai.
Keywords : Sistem Informasi; Fungsional Pustakawan, Database, DUPAK
PENDAHULUAN
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan no.
961/Kpts/OT-160/04/2013, peranan Tim Penilai Jabatan Pustakawan (TPJP) dan Sekretariat
TPJP adalah :
a.
Perangkat yang dibentuk melalui Surat Keputusan Menteri Pertanian untuk
penyelenggaraan jabatan pustakawan lingkup Kementerian Pertanian.
b.
TPJP bertugas melakukan penilaian secara sistematik terhadap DUPAK, sedangkan
Sekretariat TPJP bertugas melakukan pemeriksaan dan penyeleksian kelengkapan syaratsyarat DUPAK.
c.
TPJP bekerja sama dengan PUSTAKA melakukan pembinaan untuk mengembangkan
jabatan pustakawan di lingkup Kementerian Pertanian.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------1) Disampaikan pada kegiatan Sosialisasi UU Perpustakaan dan SIM Pustakawan Kementan di The Green
Gadog, 31 Oktober 2013.
2) Pustakawan Muda di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Untuk melaksanakan kegiatan tersebut Sekretariat TPJP bertugas untuk :
a.
Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
b.
Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan
Fungsional Pustakawan
c.
Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian.
d.
Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
e.
Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
f.
Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit
Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah
satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan.
g.
Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian.
h.
Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
i.
Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan
Fungsional Pustakawan.
j.
Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian.
k.
Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
l.
Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
m. Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit
Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah
satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan.
n.
Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian.
Sedangkan Tim Penilai bertugas untuk :
a.
Membantu Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian dalam menetapkan Angka Kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
b.
Melaksanakan penelitian dan penilaian terhadap angka kredit sesuai periode penilaian
yang berlaku.
c.
Menyampaikan hasil penelitian dan penilaian kepada Sekretaris Jenderal Kementerian
Pertanian untuk mendapatkan penetapan angka kreditnya
d.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian
Pertanian yang berhubungan dengan penetapan angka kredit Jabatan Fungsional
Pustakawan.
Pada saat ini, pengelolaan administrasi pejabat fungsional pustakawan di Sekretariat Tim
Penilai Jabatan Pustakawan masih menggunakan sistem konvensional. Untuk mengetahui
informasi perkembangan status administrasi fungsional pustakawan dan kepustakawanan,
pustakawan harus menghubungi petugas sekretariat melalui telepon atau email. Pustakawan
mengirimkan administrasi kepegawaian dan pengusulan angka kredit ke sekretariat melalui
jasa pos dalam bentuk tercetak. Sistem seperti itu mempunyai kelemahan terutama dalam
kecepatan mengirimkan, memproses, kemudahan mencari kembali informasi status
pustakawan, validasi informasi dan pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan
bukti dalam keperluan penilaian angka kredit.
Sementara itu, pengguna menuntut kemudahan dan kecepatan akses terhadap informasi
yang lebih tinggi. Pengguna menginginkan akses terhadap informasi fungsional pustakawan
dapat dilakukan dari mana saja, tidak terbatas di lingkungan kantor namun juga dapat diakses
dari rumah dan tempat kerja yang lain.
Menutu Kusmayadi (2011), pengajuan angka kredit para pustakawan selama lima tahun
rata-rata 1-2 kali. Pengajuan tersebut sebenarnya termasuk lambat, karena dalam satu tahun
terdapat 2 kali kesempatan mengajukan angka kredit yaitu untuk bulan Juni dan Oktober.
Salah satu alasan pustakawan dalam pengajukan angka kredit tidak sesuai dengan jadwal
adalah
banyaknya
kelengkapan
bukti
administrasi
yang
harus
disediakan
dan
ketidakmengertian mereka akan setiap item kegiatan untuk bukti pelaporan.
Oleh karena itu, maka pada tahun 2013, Sekretariat TPJP membangun SIM Pustakawan
dengan tujuan a) memudahkan komunikasi antara sekretariat TPJP dengan pustakawan, b)
mempercepat pengiriman DUPAK ke sekretariat TPJP, c) manajemen
administrasi
fungsional dan d) monitoring perkembangan fungsional.
Untuk mengetahui keberadaan SIM Pustakawan dan pemanfaatan SIM tersebut oleh
fungsional pustakawan di lingkungan Kementerian Pertanian, maka penulis merasa perlu
untuk mengkaji dan mengevaluasi SIM tersebut.
PEMBAHASAN
Peran Sistem Informasi
Menurut ..... (
), sebuah sistem informasi bermanfaat untuk meningkatkan kemudahan
dalam pengelolaan organisasi, yaitu a) memberikan dukungan terhadap kelancaran tugas
pokok dan fungsi organisasi, mulai dari manajer pada jenjang yang paling bawah dalam
hierarki organisasi sampai dengan jenjang yang paling tinggi, b) membantu berbagai tugas
dan fungsi baik dalam masalah administratif maupun teknis pada semua tingkatan
manajemen, c)
sangat penting bagi organisasi dalam melakukan perencanaan dan
pengembangan sistem informasi dan d) organisasi dapat lebih berdaya guna untuk mencapai
tujuan organisasi yang diharapkan. Sejauhmana sebuah sistem informasi dapat diterapkan
dalam sebuah organisasi akan sangat ditentukan oleh kesesuaian dengan kebutuhan dari
organisasi.
Temuan Masalah
Beberapa masalah yang ditemukan dalam pengelolaan DUPAK di Sekretariat TPJP
antara lain : a) kelengkapan arsip, b) komunikasi antara sekretariat dan pustakawan, c)
penelitian dan penilaian oleh Tim Penilai, dan d) hasil penilaian.
Kelengkapan Arsip
Untuk dapat melakukan penelitian dan penilaian para pustakawan, Tim Penilai
membutuhkan data pelengkap selain DUPAK yang diajukan. Kelengkapan informasi setiap
fungsional pustakawan sangat diperlukan oleh sekretariat TPJP dan Tim Penilai. Saat ini, data
lengkap pustakawan yang ada dalam arsip Sekretariat TPJP kurang valid. Data yang ada
selama ini kurang ter-update dengan baik. Akibatnya apabila Tim Penilai membutuhkan data
tertentu, maka harus meminta kepada sekretariat dan sekretariat harus memintanya kembali
kepada pustakawan. Hal ini akan menyebabkan kegiatan penilaian menjadi lama.
Salah satu contoh kelengkapan arsip adalah ketersediaan SK fungsional terakhir.
Seharusnya setiap pustakawan sesudah menerima surat keputusan fungsional terbaru, maka
wajib mengirimkan ke sekretariat TPJP untuk dijadikan dokumen arsip, sehingga pada saat
diperlukan, sekretariat tidak perlu meminta kembali kepada pustakawan yang bersangkutan.
Dalam Gambar 1 dapat dilihat proses pengajuan surat keputusan mulai dari pustakawan/calon
kepada Biro Kepegawaian Kementan. SK yang sudah diterima oleh pustakawan seharusnya
diserahkan satu berkas untuk menjadi arsip Sekretariat dan keelengkapan database. Selain
SK, masih ada dokumen lain yang perlu diarsipkan, seperti daftar makalah yang pernah
dibuat, jenis pelatihan yang pernah diikuti dan sebagainya.
Gambar 1. Proses pengusulan SK dan pengarsipannya
di Sekretariat TPJP
Dalam pengurusan dokumen DUPAK, berkas yang dikirimkan seringkali kurang
lengkap. Untuk memperoleh kelengkapan dokumen, biasanya pustakawan menggunakan jasa
pos yang memerlukan waktu cukup lama dan dirasa menghambat proses pemeriksaan
kelengkapan oleh Sekretariat TPJP dan penilaian oleh Tim Penilai. Padahal apabila sudah
tersedia dalam arsip sekretariat, hal tersebut tidak akan terjadi.
Dalam Gambar 2 dapat dilihat alur pengajuan DUPAK dari pustakawan atau calon
pustakawan ke Sekretariat TPJP. Apabila berkas tidak lengkap, maka akan dimintakan
kembali dokumen yang belum ada.
Gambar 2. Alur kerja pengusulan dan penilaian DUPAK serta penerbitan PAK
Komunikasi Sekretariat dan Pustakawan
Selain itu, komunikasi yang antara sekretariat TPJP dengan fungsional pustakawan
dalam rangka penelitian dan penilaian juga harus dapat berjalan dengan baik, sehingga akan
memudahkan pelaksanaan tugas penilaian. Masalah lainnya adalah berkas yang dikirimkan
tidak sesuai dengan format yang standar. Walaupun dalam Kepmenpan no 32/2003 sudah
ditentukan adanya form standard, namun seringkali pustakawan kurang memahami karena
kurangnya bimbingan teknis yang dilakukan sekretariat.
Penelitian dan Penilaian
Penilaian yang dilakukan oleh Tim Penilai didasarkan kepada dokumen yang
dikirimkan oleh pustakawan. Dalam melakukan penilaian tentu saja penilai perlu mengecek
kebenaran pekerjaan yang dilaporkan. SIM Pustakawan dapat menjadi salah satu alat untuk
mengecek kebenaran tersebut, misalnya dengan melihat tulisan yang pernah dibuat oleh
pustakawan. Tidal menutup kemungkinan sebuah tulisan dengan judul yang sama diajukan
kembali untuk penilaian berikutnya. Untuk menghindari duplikasi pengajuan tersebut, penilai
dapat mengecek kebenarannya ke dalam SIM.
Hasil Penilaian
Penilaian yang sudah dilakukan terhadap semua dokumen yang diajukan sebaiknya
dibuatkan catatan. Catatan ini sebaiknya diketahui oleh pustakawan yang dinilai. Dengan
demikian apa yang sudah diajukan dan kesalahan apa yang sudah dilakukan dapat diketahui
oleh pustakawan yang bersangkutan, sehingga terdapat proses pembelajaran di dalam
penilaian tersebut.
Selama ini, catatan dari tim penilai tidak pernah disampaikan kepada pustakawan
yang mengajukan, sehingga kesalahan yang sudah diperbuat tidak diketahui dengan jelas.
Padahal menurut Kusmayadi (2011), pengurangan antara nilai yang diajukan dan nilai yang
ditentukan tim penilai sangat bervariasi mulai dari .... -
. Besarnya variasi ini
memberikan indikasi bahwa banyak pustakawan yang tidak mengetahui bagaimana
mengajukan butir kegiatan yang seharusnya dilaporkan. Apabila catatan penilaian ini tidak
pernah disampaikan, akibatnya pustakawan tidak dapat belajar dari kesalahan yang sudah
diperbuatnya dan tidak dapat memperbaiki diri untuk pengusulan DUPAK berikutnya. Hal
tersebut kadangkala menjadi faktor penghambat bagi pustakawan untuk mau secara rutin
mengajukan DUPAK setiap tahun. Dengan menggunakan SIM, dokumen catatan penilaian ini
dapat disampaikan melalui menu dupak online, sehingga hanya yang bersangkutan yang
dapat membaca catatan penilaian tersebut. Dengan demikian, proses penilaian dapat menjadi
bagian dari pembinaan SDM.
Fitur SIM Pustakawan
SIM berisi data tentang prosedur menjadi fungsional, berita, database pustakawan,
dupak online, petunjuk teknis dan form dupak. Dalam menu utama disampaikan prosedur
menjadi fungsional Pustakawan. Di dalamnya berisi informasi tentang persyaratan dan format
pengajuannya.
Gambar 3. Menu prosedur menjadi fungsional
Melalui berita, SIM tersebut dapat berfungsi sebagai forum komunikasi antara
sekretariat dengan pustakawan. Setiap kegiatan yang sudah dan akan dilakukan sekretariat
akan dimuat dalam berita.
Gambar 4. Menu berita
Dalam database, pengguna dapat mencari profil pustakawan. Pencarian dapat
didasarkan nama atau unit kerja. Profil berisi data tentang nama, NIP, angka kredit yang
sudah diperoleh, jabatan dan informasi detail. Informasi detail berisi data profil pustakawan
yang lebih lengkap, yaitu tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan, jenis pelatihan
yang pernah diikuti dan foto diri.
Gambar 5. Database pustakawan Kementan
Gambar 6. Detail informasi pustakawan
Data detail ini berdasarkan undang-undang keterbukaan informasi seharusnya menjadi
informasi yang bersifat privat atau pribadi. Oleh karena itu, pada saat memasuki menu detail
seharusnya terdapat tampilan untuk memasukkan id-user dan password, sehingga hanya
pustakawan yang bersangkutan dan pengelola SIM yang dapat memasuki menu tersebut,
sedangkan orang lain tidak diperbolehkan. Artinya sistem ini masih harus diperbaiki untuk
menjamin informasi yang bersifat pribadi.
Petunjuk Teknis
Gambar 7. Petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan
Dupak online adalah tempat penyimpanan dokumen milik pustakawan yang akan
dikirmkan ke Sekretariat TPJP. Untuk dapat masuk ke menu tersebut, pustakawan harus
menggunakan id-user dan password yang telah diberikan oleh pengelola SIM. Dalam menu
ini, pustakawan dapat mengganti password lama, mengunggah (upload) dokumen dan
mengecek keberadaan dokumen.
Gambar 8. Dupak online
Gambar 9.
Penutup
1. Sekretariat TPJP harus memperhatikan dengan lebih baik lagi terhadap masalah
dokumentasi arsip pustakawan, komunikasi dengan seluruh pustakawan dan catatan hasil
penilaian DUPAK untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan para pustakawan
terhadap kefungsionalannya.
2. SIM Pustakawan dapat digunakan sebagai media dokumentasi dan komunikasi untuk
meningkatkan kinerja Sekretariat TPJP.
3. SIM Pustakawan Kementerian Pertanian masih perlu disempurnakan lagi fitur-fiturnya
untuk menunjang fungsi Sekretariat TPJP.
Daftar Pustaka
Kusmayadi, E. 2011. .... . Prosiding temu teknis fungsional non peneliti Badan Litbang
Pertanian.
Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian. 2013. Surat Keputusan Sekretaris
Jenderal Kementerian Pertanian no 961/Kpts/OT.160/04/2013 tentang pembentukan tim
penilai pusat dan Sekretariat Tim Penilai Pusat jabatan fungsional pustakawan.