Mengelola Perubahan lingkungan bisnis dengan
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Mengelola Perubahan
EKOJI999 Nomor
318, 23 Juli 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
HALAMAN 1 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Dalam perjalanannya, sebuah sistem pasti akan mengalami sejumlah perubahan. Mulai
perubahan yang sifatnya sederhana seperti adanya pengguna yang ingin mengganti password
hingga yang sifatnya fundamental seperti adanya modul baru yang menggantikan modul lama.
Intinya adalah bahwa setiap jenis perubahan dan pengubahan sistem, haruslah dicatat dan
dikelola pelaksanaannya. Hal ini untuk mengurangi risiko di kemudian hari yang tidak
diinginkan terjadi, seperti: salah alokasi hak akses, saling lempar tanggung jawab,
penggunaan modul yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, lupa memutakhirkan
data, dan lain sebagainya.
Secara prinsip ada lima aktivitas yang harus dilakukan terkait dengan proses pengelolaan
perubahan ini, masing‐masing adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan dan mengimplementasikan mekanisme perekaman aktivitas terkait
dengan perubahan yang terjadi pada sistem beserta penentuan prioritas
pelaksanaannya.
2. Mengkaji dampak perubahan dan melakukan prioritasisasi berdasarkan kebutuhan
bisnis atau organisasi.
3. Memastikan bahwa perubahan yang sifatnya darurat dan kritis ditangani secara
sungguh‐sungguh berdasarkan protokol atau prosedur yang berlaku.
4. Memberikan otoritasisasi kepada pihak‐pihak yang berkepentingan untuk segera
melakukan perubahan yang dimaksud.
5. Mengelola dan mendistribusikan berbagai informasi kepada seluruh pemangku
kepentingan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung terhadap perubahan
sistem.
Ada sejumlah entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Prosedur dan Standar Perubahan – menyangkut langkah‐langkah baku yang harus
dilakukan oleh pihak‐pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sebuah
perubahan.
Panduan Kajian Dampak, Prioritasisasi, dan Pemberian Otoritas – menyangkut
serangkaian metodologi dan langkah‐langkah yang harus dilakukan dalam menjawab
berbagai usulan atau inisiatif perubahan yang diajukan sejumlah pihak dalam
organisasi.
Protokol Perubahan Darurat – menyangkut langkah‐langkah strategis, teknis, dan
administratif yang harus dilakukan dalam menghadapi perubahan yang bersifat
darurat atau kritis.
Model Pelaporan Status Perubahan – menyangkut sejumlah standar
pendokumentasian yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap
peroses perubahan dan tata cara menyusun pelaporan secara berkala..
Standar Dokumentasi dan Pernyataan Akhir Perubahan – menyangkut berbagai model
template dokumen (formulir) yang dipergunakan sebagai panduan dalam menyusun
dan mengembangkan laporan terkait dengan perubahan sistem.
HALAMAN 2 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Indikator yang biasa diperguakan untuk memantau apakah proses ini dilakukan dengan baik
atau tidak antara lain: (i) jumlah aplikasi atau komponen infrastruktur yang harus
dikembangkan kembali karena kesalahan spesi�ikasi akibat tidak terdiseminasinya informasi
mengenai perubahan yang terjadi; (ii) banyaknya insiden atau kesalahan sistem yang terjadi
karena tidak atau lupa di‐setting‐nya parameter sebagai pengaruh atas perubahan tertentu;
(iii) jumlah perubahan yang ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku; dan lain
sebagainya.
Pada organisasi yang telah maju melaksanakan prosedur perubahan sistemnya, akan
menempatkan proses perubahan ini sebagai bagian dari pekerjaan rutin sehari‐hari yang
tidak boleh luput dari perhatian manajemen. Dalam hal ini, manajemen kon�igurasi sistem
akan memegang peranan sangat besar sebagai kunci berhasil tidaknya organisasi dalam
mengelola berbagai perubahan yang terjadi. Demikian juga dengan mengelola versi dari
berbagai perubahan yang terjadi, agar seluruh pemangku kepentingan dapat melakukan
manajemen sumber daya secara efektif, e�isien, dan terkendali dengan baik.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 3 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Mengelola Perubahan
EKOJI999 Nomor
318, 23 Juli 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
HALAMAN 1 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Dalam perjalanannya, sebuah sistem pasti akan mengalami sejumlah perubahan. Mulai
perubahan yang sifatnya sederhana seperti adanya pengguna yang ingin mengganti password
hingga yang sifatnya fundamental seperti adanya modul baru yang menggantikan modul lama.
Intinya adalah bahwa setiap jenis perubahan dan pengubahan sistem, haruslah dicatat dan
dikelola pelaksanaannya. Hal ini untuk mengurangi risiko di kemudian hari yang tidak
diinginkan terjadi, seperti: salah alokasi hak akses, saling lempar tanggung jawab,
penggunaan modul yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, lupa memutakhirkan
data, dan lain sebagainya.
Secara prinsip ada lima aktivitas yang harus dilakukan terkait dengan proses pengelolaan
perubahan ini, masing‐masing adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan dan mengimplementasikan mekanisme perekaman aktivitas terkait
dengan perubahan yang terjadi pada sistem beserta penentuan prioritas
pelaksanaannya.
2. Mengkaji dampak perubahan dan melakukan prioritasisasi berdasarkan kebutuhan
bisnis atau organisasi.
3. Memastikan bahwa perubahan yang sifatnya darurat dan kritis ditangani secara
sungguh‐sungguh berdasarkan protokol atau prosedur yang berlaku.
4. Memberikan otoritasisasi kepada pihak‐pihak yang berkepentingan untuk segera
melakukan perubahan yang dimaksud.
5. Mengelola dan mendistribusikan berbagai informasi kepada seluruh pemangku
kepentingan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung terhadap perubahan
sistem.
Ada sejumlah entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Prosedur dan Standar Perubahan – menyangkut langkah‐langkah baku yang harus
dilakukan oleh pihak‐pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sebuah
perubahan.
Panduan Kajian Dampak, Prioritasisasi, dan Pemberian Otoritas – menyangkut
serangkaian metodologi dan langkah‐langkah yang harus dilakukan dalam menjawab
berbagai usulan atau inisiatif perubahan yang diajukan sejumlah pihak dalam
organisasi.
Protokol Perubahan Darurat – menyangkut langkah‐langkah strategis, teknis, dan
administratif yang harus dilakukan dalam menghadapi perubahan yang bersifat
darurat atau kritis.
Model Pelaporan Status Perubahan – menyangkut sejumlah standar
pendokumentasian yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap
peroses perubahan dan tata cara menyusun pelaporan secara berkala..
Standar Dokumentasi dan Pernyataan Akhir Perubahan – menyangkut berbagai model
template dokumen (formulir) yang dipergunakan sebagai panduan dalam menyusun
dan mengembangkan laporan terkait dengan perubahan sistem.
HALAMAN 2 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Indikator yang biasa diperguakan untuk memantau apakah proses ini dilakukan dengan baik
atau tidak antara lain: (i) jumlah aplikasi atau komponen infrastruktur yang harus
dikembangkan kembali karena kesalahan spesi�ikasi akibat tidak terdiseminasinya informasi
mengenai perubahan yang terjadi; (ii) banyaknya insiden atau kesalahan sistem yang terjadi
karena tidak atau lupa di‐setting‐nya parameter sebagai pengaruh atas perubahan tertentu;
(iii) jumlah perubahan yang ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku; dan lain
sebagainya.
Pada organisasi yang telah maju melaksanakan prosedur perubahan sistemnya, akan
menempatkan proses perubahan ini sebagai bagian dari pekerjaan rutin sehari‐hari yang
tidak boleh luput dari perhatian manajemen. Dalam hal ini, manajemen kon�igurasi sistem
akan memegang peranan sangat besar sebagai kunci berhasil tidaknya organisasi dalam
mengelola berbagai perubahan yang terjadi. Demikian juga dengan mengelola versi dari
berbagai perubahan yang terjadi, agar seluruh pemangku kepentingan dapat melakukan
manajemen sumber daya secara efektif, e�isien, dan terkendali dengan baik.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 3 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013