Mengelola Perubahan lingkungan bisnis dengan

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

Mengelola Perubahan

EKOJI999 Nomor

318, 23 Juli 2013

oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu

Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.

HALAMAN 1 DARI 3



(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013


SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

Dalam  perjalanannya,  sebuah  sistem  pasti  akan  mengalami  sejumlah  perubahan.  Mulai 
perubahan yang sifatnya sederhana seperti adanya pengguna yang ingin mengganti password 
hingga yang sifatnya fundamental seperti adanya modul baru yang menggantikan modul lama. 
Intinya  adalah  bahwa  setiap  jenis  perubahan  dan pengubahan  sistem,  haruslah  dicatat  dan 
dikelola  pelaksanaannya.  Hal  ini  untuk  mengurangi  risiko  di  kemudian  hari  yang  tidak 
diinginkan  terjadi,  seperti:  salah  alokasi  hak  akses,  saling  lempar  tanggung  jawab, 
penggunaan  modul  yang  tidak  sesuai  dengan  kebutuhan  organisasi,  lupa  memutakhirkan 
data, dan lain sebagainya.
Secara  prinsip  ada  lima  aktivitas  yang  harus  dilakukan  terkait  dengan  proses  pengelolaan 
perubahan ini, masing‐masing adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan  dan mengimplementasikan  mekanisme perekaman  aktivitas  terkait 
dengan  perubahan  yang  terjadi  pada  sistem  beserta  penentuan  prioritas 
pelaksanaannya.
2. Mengkaji  dampak  perubahan  dan  melakukan  prioritasisasi  berdasarkan  kebutuhan 
bisnis atau organisasi.


3. Memastikan  bahwa  perubahan  yang  sifatnya  darurat  dan  kritis  ditangani  secara 
sungguh‐sungguh berdasarkan protokol atau prosedur yang berlaku.

4. Memberikan  otoritasisasi  kepada  pihak‐pihak  yang  berkepentingan  untuk  segera 
melakukan perubahan yang dimaksud.

5. Mengelola  dan  mendistribusikan  berbagai  informasi  kepada  seluruh  pemangku 
kepentingan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung terhadap perubahan 
sistem.

Ada sejumlah entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas 
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:











Prosedur  dan  Standar  Perubahan  –  menyangkut  langkah‐langkah  baku  yang  harus 
dilakukan  oleh  pihak‐pihak  yang  bertanggung  jawab  terhadap  pelaksanaan  sebuah 
perubahan.

Panduan  Kajian  Dampak,  Prioritasisasi,  dan  Pemberian  Otoritas  –  menyangkut 
serangkaian metodologi  dan langkah‐langkah yang  harus  dilakukan  dalam menjawab 
berbagai  usulan  atau  inisiatif  perubahan  yang  diajukan  sejumlah  pihak  dalam 
organisasi.
Protokol  Perubahan  Darurat  –  menyangkut  langkah‐langkah  strategis,  teknis,  dan 
administratif  yang  harus  dilakukan  dalam  menghadapi  perubahan  yang  bersifat 
darurat atau kritis.

Model  Pelaporan  Status  Perubahan  –  menyangkut  sejumlah  standar 
pendokumentasian yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap 
peroses perubahan dan tata cara menyusun pelaporan secara berkala..

Standar Dokumentasi dan Pernyataan Akhir Perubahan – menyangkut berbagai model 

template  dokumen (formulir)  yang  dipergunakan  sebagai  panduan  dalam  menyusun 
dan mengembangkan laporan terkait dengan perubahan sistem.

HALAMAN 2 DARI 3



(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

Indikator yang biasa diperguakan untuk memantau apakah proses ini dilakukan dengan baik 
atau  tidak  antara  lain:  (i)  jumlah  aplikasi  atau  komponen  infrastruktur  yang  harus 
dikembangkan kembali  karena kesalahan spesi�ikasi  akibat tidak  terdiseminasinya informasi 
mengenai perubahan yang terjadi; (ii) banyaknya insiden atau kesalahan sistem yang  terjadi 
karena tidak  atau  lupa di‐setting‐nya  parameter  sebagai  pengaruh  atas perubahan tertentu; 
(iii)  jumlah  perubahan  yang  ditangani  sesuai  dengan  prosedur  yang  berlaku;  dan  lain 
sebagainya.


Pada  organisasi  yang  telah  maju  melaksanakan  prosedur  perubahan  sistemnya,  akan 
menempatkan  proses  perubahan  ini  sebagai  bagian  dari  pekerjaan  rutin  sehari‐hari  yang 
tidak  boleh  luput  dari  perhatian  manajemen.  Dalam  hal  ini,  manajemen  kon�igurasi  sistem 
akan  memegang  peranan  sangat  besar  sebagai  kunci  berhasil  tidaknya  organisasi  dalam 
mengelola  berbagai  perubahan  yang  terjadi.  Demikian  juga  dengan  mengelola  versi  dari 
berbagai  perubahan  yang  terjadi,  agar  seluruh  pemangku  kepentingan  dapat  melakukan 
manajemen sumber daya secara efektif, e�isien, dan terkendali dengan baik.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐

HALAMAN 3 DARI 3



(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013