Peran Account Payablesection Pada Accounting Department Di Aryaduta Hotel Medan
BAB II
URAIAN TEORITIS TENTANG ACCOUNTING
2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting
Akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
suatu
seni
dalam
mencatat,
menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial
yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu
informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan
bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.
Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan
aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di
semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena
keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga
ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi
dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan
layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.
Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk
mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap
perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan
keuangan mereka
6
7
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting
Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program
3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
4. Melakukan pembayaran kepada supplier
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas
keuangan perusahaan
6. Melakukan penagihan kepada customer
7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan
9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
11. Entry SAP (System Application and Product in Data Processing)
12. Melakukan Evaluasi budget
13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
15. Menyiapkan
dokumen
penagihan
kelengkapannya
16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain
invoice/kuitansi
tagihan
beserta
8
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain
1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan
bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.
3. Hubungan
Accounting
dengan
bagian
Sales
Marketing
dalam
hal
mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja
sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department
Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari
beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan
account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun
bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh
atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung
jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet
3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua
hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor
9
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing
outlet
5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang
telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,
serta melakukan analisa guest bill
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi
melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan
piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk
tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel
pada pihak luar, khususnya supplier
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang
dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,
menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel
9. Personalia,
bertanggung
jawab
atas
perhitungan,
pengalokasian
dan
pembayaran gaji karyawan
10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi
yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan
menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang
10
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan
keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Purchasing
Cost Controller
Accountant
Account
Receivable SPV
Account
Payable SPV
Income Audit
General Cashier
Account
Receivable/ Clerk
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
URAIAN TEORITIS TENTANG ACCOUNTING
2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting
Akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
suatu
seni
dalam
mencatat,
menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial
yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu
informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan
bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.
Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan
aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di
semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena
keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga
ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi
dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan
layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.
Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk
mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap
perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan
keuangan mereka
6
7
2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting
Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program
3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
4. Melakukan pembayaran kepada supplier
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas
keuangan perusahaan
6. Melakukan penagihan kepada customer
7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan
9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
11. Entry SAP (System Application and Product in Data Processing)
12. Melakukan Evaluasi budget
13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
15. Menyiapkan
dokumen
penagihan
kelengkapannya
16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain
invoice/kuitansi
tagihan
beserta
8
2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain
1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan
bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.
3. Hubungan
Accounting
dengan
bagian
Sales
Marketing
dalam
hal
mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja
sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department
Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari
beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan
account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun
bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh
atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung
jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet
3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua
hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor
9
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing
outlet
5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang
telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,
serta melakukan analisa guest bill
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi
melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan
piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk
tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel
pada pihak luar, khususnya supplier
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang
dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,
menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel
9. Personalia,
bertanggung
jawab
atas
perhitungan,
pengalokasian
dan
pembayaran gaji karyawan
10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi
yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan
menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang
10
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan
keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Purchasing
Cost Controller
Accountant
Account
Receivable SPV
Account
Payable SPV
Income Audit
General Cashier
Account
Receivable/ Clerk
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier
F&B Cashier