Peran Account Payablesection Pada Accounting Department Di Aryaduta Hotel Medan

DAFTAR INFORMAN

Nama : Budi Utomo Ginting Pekerjaan : Account Payable Lama Bekerja : 2007-2015

Alamat : Jl. Binjai no. 54 Medan

Usia : 41 Tahun

Nama : Boedy Christian Pekerjaan : Finance Controller Lama Bekerja : 2009-2015

Alamat : Jl. Helvetia no. 97 medan

Usia : 29 Tahun

Nama : Dea Fadillah Surya Pekerjaan : FB Cashier

Lama Bekerja : 2012 - 2015

Alamat : Jl. Mawar no. 45 Binjai

34

LAMPIRAN

1. 2.

3. 4.

5. 6.

Keterangan Gambar:

1. The Lounge 2. Deluxe Room

3. The Kitchen Restaurant 4. Health Club

5. Swimming Pool 6. Grand Ballroom

7.

36

9.

Keterangan Gambar:

7. Entertainment official check

8. A/P trial balance invoice yang sudah dicek oleh A/P Spv 9. Purchase order/Invoice supplier

DAFTAR PUSTAKA

Reeve, James M., dkk. 2010. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Sugiarto Endar, 1997, Operasional Kantor Depan Hotel, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Sulastiyono Agus, 2002, Manajemen Penyelenggaraan Hotel, Bandung: CV Alfabeta Warfield, Weygandt, 2010, Intermediate Accounting , Jakarta: Wiley

Widanaputra, A.A, GP. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu

11

BAB III

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN

3.1. Sejarah Hotel Aryaduta Medan

Didirikan pertama kali di Jakarta dengan namaHotel Aryaduta Jakarta pada tahun 1974 dan berada dipusat ibukota Jakarta, tepatnya di Jl. Prapatan 44-48 Jakarta 10110, Indonesia. Awalnya hotel ini dikenal dengan namaThe Ambassador. Kemudian pada pada tahun 1976,The Ambassador berubah nama menjadi Hyatt Aryaduta Hotel Jakarta. Pergantian nama ini karena adanya penandatanganan kontrak kerja sama dengan Hyatt International, dan mulai saat itu manajemen Hotel Ambassador dikelola oleh Hyatt International. Pada tahun 1990, Hyatt Aryaduta Jakarta mendapatkan sertifikat sebagai hotel berbintang lima dengan tingkat Diamond dan selang setahun kemudian Hyatt Aryaduta Jakarta berganti nama menjadi The Aryaduta Jakarta. Kemudian tahun 2000, Lippo Group menyelesaikan pembelian seluruh saham dan memiliki kekuasan penuh atas Hotel Aryaduta Jakarta. Setelah Lippo Group menyelesaikan seluruh pembelian saham tersebut mereka berencana mengembangkan Aryaduta Hotel tidak hanya di Jakarta melainkan ke seluruh Indonesia, salah satunya ada di Medan.

Hotel Aryaduta Medan terletak di Jl. Kapten Maulana Lubis no. 08 Medan dan didirikan pada 1 April 2006 tepat di atas Grand Paladium Mall Medan. Hotel Aryaduta Medan di bawah kepemimpinan Lippo Group yang dimiliki oleh Bapak James Tjahaya Riady.

3.1.1. Profil Hotel Aryaduta Medan

Hotel Aryaduta Medan terletak di Jalan Kapten Maulana Lubis Nomor 8 Medan, tepat berada di atas pusat perbelanjaan Grand Paladium Mall dan bersebelahan dengan Kantor Walikota Medan serta Lapangan Benteng Medan. Tempatnya yang strategis di tengah kota Medan dan berdekatan dengan hotel-hotel lainnya menjadi persaingan tersendiri bagi Hotel Aryaduta Medan untuk mempertahankan citra dan kenyamanan para pelanggan. Hotel Aryaduta Medan memiliki 4 lantai, yang mana lobby pada hotel ini ada 2 yaitu lower lobby and sky lobby yang terletak di lantai 9 hotel. Lantai 8 digunakan untuk perkantoran dan area parkir kendaraan, sedangkan lantai 9 digunakan sebagai Receptionist, The Lounge, The Pastry, The Courtyard Pool, The Pool Café and The Kitchen Restaurant serta kamar-kamar.

Hotel Aryaduta Medan sudah mengalami 6 kali pertukaran General Manager, GM pertama bernama Mr. Andre Roland Clain berkebangsaan Indonesia, kedua dijabat oleh Mr. Peter Walter Buzz berasal dari Germany, ketiga dijabat oleh Mr. Erwin Bernhard berkebangsaan Indonesia, keempat dijabat oleh Mr. Gofter Markus Herman berkebangsaan Germany, kelima dijabat oleh Mr. Herman Rachmandy Kemp berkebangsaan Germany dan Indonesia, dan yang terakhir ialah Mr. Sebastian Henning Goldmann berkebangsaan Germany yang masih menjabat sebagai GM di Hotel Aryaduta Medan sampai sekarang.

3.1.2. Visi dan Misi Hotel Aryaduta Medan

Visi dan misi dari Hotel Aryaduta Medan yaitu “Turn Enjoy Moment in to Beautifull Memories”, yang berarti menciptakan setiap sentuhan yang indah,

13

maksudnya disini adalah setiap sentuhan baik berhadapan langsung dengan tamu maupun tidak haruslah dapat memberikan pelayanan yang terbaik agar setiap tamu yang berkunjung merasa nyaman dan di layani dengan baik. Sehingga tamu tersebut mendapatkan kesan yang begitu istimewa dan ingin berkunjung kembali suatu waktu bersama teman, kerabat, atau keluarganya.

Adapun slogan dari Hotel Aryaduta Medan yaitu “To Be Close To Our Guest , To Be Close To Employe”. Maksudnya adalah mendekatkan diri kepada setiap tamu dan mendekatkan diri kepada setiap karyawan. Memberikan kesan yang indah kepada tamu hotel dan juga menjadikan suasana bekerja menjadi nyaman sehingga tercipta suatu hubungan yang harmonis bagi setiap karyawan hotel.

3.2. Klasifikasi Hotel Aryaduta Medan

Klasifikasi Hotel Aryaduta Meda dapat dibagi berdasarkan beberapa hal, yaitu:

1. Berdasarkan Lokasi

Dilihat dari lokasi Hotel Aryaduta Medan didirikan, maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai City Hotel, dikarenakan hotel tersebut terletak di pusat kota.

2. Berdasarkan Lamanya Buka

Hotel Aryaduta Medan beroperasi sepanjang tahun, tidak ada sela untuk berhenti sehingga hotel ini termasuk kedalam jenis hotel All Year Around. 3. Berdasarkan Kelas

dan hotel bintang.Hotel melati diklasifikasikan menjadi melati satu, dua, dan tiga. Sedangkan hotel berbintang diklasifikasikan menjadi hotel bintang satu, dua, tiga, empat, dan lima. Penggolongan hotel di Negara kita didasarkan pada tiga kriteria yaitu ; fisik, operasional / manajemen, dan pelayanan. Jadi, hotel Aryaduta Medan termasuk hotel berbintang lima.

4. Berdasarkan Fasilitas dan Tingkat Pelayanan

Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, Hotel Aryaduta Medan termasuk kedalam Hotel Ekonomis (Economy Class Hotel / Limited Service Hotel )

karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar tertentu, yaitu hanya untuk tamu-tamu bisnis dan para wisatawan dengan anggaran terbatas. Selain akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran umum, fasilitas pertemuan, valet, laundry, beserta transportasi dari dan ke Bandar udara.

5. Berdasarkan Komponen Harga Kamar

Ditinjau dari komponen harga kamar, Hotel Aryaduta Medan merupakan hotel yang menggunakan Continental Plan dimana hotel tersebut menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi / sarapan.

6. Berdasarkan Ukuran Besar Hotel

Melihat ukuran hotel dan jumlah kamar sebanyak 200 kamar, maka hotel ini dikategorikan sebagai average hotel.

15

3.3. Fasilitas yang Dimiliki Hotel Aryaduta Medan

Fasilitas-fasilitas yang dimiliki Hotel Aryaduta Medan sebagai berikut :

3.3.1.Fasilitas Kamar

Terdiri dari 199 kamar dengan 197 yang siap untuk dijual dan berada dari lantai 9 sampai lantai 11. Kamar yang tersedia untuk Deluxe Room adalah 170 kamar, 12 kamar untuk Aryaduta Pool Terrace, 15 kamar untuk Aryaduta Premier, 1 kamar untuk Business Suite, dan 1 kamar untuk Aryaduta Suite.

1. Deluxe Room

Kamar ini memiliki luas 45 �2 dan menawarkan pemandangan kota dan kolam renang. Tersedia juga tempang tidur king atau twins, TV layar datar, dan kamar mandi yang dilengkapi shower. Fasilitas lainnya mini bar, brankas, mesin teh dan kopi, serta layanan kamar 24 jam.

2. Aryaduta Pool Terrace

Sebuah kamar 30 �2 dengan teras pribadi dan akses langsung ke kolam renang serta halaman yang indah. Mendapatkan sarapan pagi prasmanan secara gratis, teh sore, minuman malam, minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.

3. Aryaduta Premiere

Aryaduta Premier memiliki luas 40 �2. Semua jenis kamar ini terdapat disudut hotel pada masing-masing lantai kamar hotel. Tipe kamar ini memiliki dinding berkaca pada dua sudutnya, sehingga tamu dapat melihat pemandangan kota Medan lebih luas. Kamar ini difasilitasi oleh akses penyajian gratis harian

sarapan prasmanan, teh sore dan minuman malam, minuman selamat datang, penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.

4. Business Suite

Dengan pemandangan yang luar biasa dan akses mudah ke kolam renang halaman, elegan 50 �2suiteini ini dilengkapi dengan teras pribadi, ruang tamu yang luas, ruang makan dengan dapur, kamar tidur terpisah, dan area kerja dengan akses internet broadband. Suite ini juga menyediakan akses eksklusif yang menyajikan gratis harian sarapan prasmanan, teh sore dan minuman malam.minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.

5. Aryaduta Suite

Dengan pemandangan kota, 290 �2Aryaduta Suite memiliki ruang tamu yang terpisah, ruang makan dengan dapur, dua kamar tidur - kamar tidur utama dengan tempat tidur ukuran king mewah dan satu kamar tidur dengan tempat tidur twin, dilengkapi dengan selimut berbulu dan bawah bantal bulu, ditambah fasilitas mewah kamar mandi elegan. Sertakan akses eksklusif melayani gratis sarapan prasmanan harian, teh sore dan minuman malam, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.

17

3.3.2.Fasilitas Restoran dan Outlet Lainnya

Selain penginapan Aryaduta Hotel Medan juga menawarkan dan menyediakan fasilitas lainnya yang menjadi faktor pendukung bagi hotel tersebut. Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki olehAryaduta Hotel Medan adalah sebagai berikut :

1. The Lounge

The Loung e adalah tempat yang paling cocok untuk bertemu dengan kerabat sambil menikmati makanan ringan, anggur, teh dan kopi.Kapasitas kursi yang dimiliki adalah 24 buah dan terletak di Sky Lobby Lantai 9.

2. The Kitchen Restaurant

The Kitchen Restaurant terletak dilantai 9 hotel, tersedia 188 buah kursi.Para tamu dapat menikmati masakan dari berbagai Negara yaitu Asean, Chinese, Japanese, dan Western. Fasilitas lain yang ditawarkan disini adalah dapat mellihat langsung kota medan dari sudut jendela beserta melihat langsung para koki memasak di area tersebut.

3. The Pool Café

Pool Café menawarkan pemandangan kolam renang terbaik yang dimiliki Hotel Aryaduta Medan dan makanan ringan yang sehat dan jus.Kapasitas kursi yang dimiliki The Pool Café ini berjumlah 90 buah.

4. The Pastry and The Bar

Outlet ini menyediakan roti olahan sendiri, roti Prancis, bolu dan cookies

sambil menikmati cappuccino, jus segar atau teh pilihan yang lezat. 5. VIP Lounge

dapat memasuki tempat ini.Sebab hanya tamu yang berkeanggotaan yang dapat menikmati akses ke Executive Lounge.

6. Spa

Fasilitas spa ini menghadirkan suasana yang amat nyaman dan rileks.Terdapat berbagai jenis perawatan yang ada di Spa yakni pedicure, manicure, massage, dan spa. Fasilitas ini tidak memiliki outlet tersendiri ( not in house), jika dibutuhkan para pelanggan spa ini dapat dilakukan di kamar atau di swimming pool.

7. Health Club

Outlet ini menyediakan fasilitas kebugaran jasmani, berbagai jenis alat olah raga dan berdinding transparan sehingga tamu dapat menikmati pemandangan di kolam renang.

8. Swimming Pool

Hotel Aryaduta Medan menyediakan kolam renang yang nyaman untuk para pelanggannya dengan menempatkan pondokan kursi yang dapat disinggahi sesudah atau sebelum berenang.

9. Bussines Center

Outlet ini menyediakan lima buah komputer dengan kemampuan mengakses internet beserta mesin fotocopy, mesin fax dan mesin printer serta scanner yang dapat dipakai oleh tamu dengan membayar sejumlah biaya pemakaian.

19

3.3.3. Fasilitas Ruang Pertemuan dan Ballroom

Fasilitas ruang pertemuan dan grand ballroom yang terdapat di Hotel Aryaduta Medan, yakni :

1. Grand Ballroom

Grand Ballroom memiliki luas 1.495 �2 dan dapat menampung hingga 1.000 pax.

2. Meeting Room

Meeting Room memiliki luas 204 �2 dan dapat menampung 100 pax. 3. Board Room

3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan

General Manager

Executive Assistant Manager

Marketing

Housekeeping Front Office

Linen

Public Area

Reception

Reservation

Information

Engineering Accounting

F&B Division Room Division

Food Production F&B Service

Bar

Banquet Restaurant

21

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Peran Account Payable Section di Aryaduta Hotel Medan

Pada dasarnya Account Payable adalah nama (kelompok) yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit.

Selain itu bagian AP ini berperan juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping menjalankan peran utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi hotel. Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi hotel.

4.2. Standart Operasional Prosedur Account Payable

Sistem dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan Hutang dagang, antara lain meliputi :

4.2.1 Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang

1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.

2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum diserahkan ke Finance Departement.

3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.

4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO.

5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Departement.

6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):

a. Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO) /Kontrak (Contract)/Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini

23

umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.

b. Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual (misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka (misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).

4.2.2 Pembayaran Hutang

1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo.

2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhibulan untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan.

3. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang.

4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan ketersediaan dana, proposal

pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.

5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.

6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.

7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD. 8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas

karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller.

9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.

10. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.

11. Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.

12. Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.

13. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.

25

14. AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara harian.

4.2.3 Payment on Purchasing (PO & Non PO)

Dengan PO

1. Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian Purchasing.

2. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:

a. Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.

b. Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan

c. Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.

d. Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.

e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO. f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.

h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice tersebut.

i. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.

Non PO

1. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User

2. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:

a. Nilai tagihan b. Jenis transaksi

c. Vendor atau user kode dan nama d. Kelengkapan otorisasi

3. Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.

4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.

5. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.

6. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.

27

4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section

1. Bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan semua utang-utang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher

(tanda terima) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting &

Office Manager.

Berikut uraian tugas account payable harian dan bulanan:

1. Menerima tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR) dan invoice atau nota.

2. Membuat voucher payable dengan dilampiri dokumen dokumen pendukung sesuai dengan kententuan berlaku

3. Menyerahkan voucher payable tersebut kepada asisten untuk dibuat cek dan ditandatangani oleh FC dan GM.

4. Membukukan semua pembayaran account payable kedalam voucher register, demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau general cashier reimbursement ke dalam voucher register sesuai chart of accounts yang berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan.

5. Menyiapkan jadwal pembayaran yang sudah jatuh tempo kepada asisten

account payable untuk diajukan kepada permbayarnya (supplier) 6. Menyimpan semua voucher payable sesuai dengan ketentuan.

7. Mengeposkan ke dalam account payable card masing masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran dan sisa utang.

8. Menutup voucher register book (pada akhir bulan) dan membuat jurnal AP, mengadakan konfirmasi atas pembelian barang- barang inventory dan expenses dengan cost control.

9. Menutup AP card masing-masing (pada akhir bulan) vendor dan membuat

aged trial balance of AP untuk lampiran financial statement.

4.4. Permasalahan dan penanganan pada Account Payable

Beberapa masalah yang sering dihadapi seorang Account Payable untuk adalah sebagai berikut:

1. Tidak balancenya nomor invoice yang sudah terdata di Account Payable

system dengan sumber data dari supplier.

2. Hilang atau tertinggalnya bon/nota dari pihak supplier sehingga tidak bisa melakukan penagihan.

3. Penulisan kwitansi dari supplier beratasnamakan hotel terjadi coretan. 4. Materai yang dipakai oleh supplier adalah materai bekas.

5. Perubahan nomor akun rekening yang diberitakan secara tiba-tiba dari pihak supplier.

Cara menangani masalah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Biasanya seorang account payable menghubungi pihak purchasing apabila terjadi kesalahan nomor invoice atau tidak balancenya data tersebut. Bagian purchasing akan segera mengatasi masalah tersebut.

29

2. Jika hilang atau tertinggalnya bon/nota dari pihak supplier, seorang account payable/asisten akan memberitahukan kepada supplier agar datang di hari penagihan selanjutnya. Karena sudah peraturan dari perusahaan jika bon/nota tidak lengkap maka tidak diperbolehkan dari pihak perusahaan untuk melakukan pembayaran. Jika bon/nota benar benar hilang, biasanya seorang

account payable/asisten memberi surat tanda terima hilangnya bon/nota yang harus ditandatangani pihak supplier sekaligus terteranya materai.

3. Kwitansi beratasnamakan hotel tidak diperbolehkan dan apabila ada coretan, biasanya account payable/asisten bisa menerima jika tandatangan diatas coretan sesuai dengan tandatangan yang ada dimaterai. Jika terjadi banyak kesalahan kwitansi harus diganti dengan yang baru.

4. Peraturan dari perusahaan tidak membenarkan pemakaian materai yang berulang berulang. Account payable/asisten akan memberikan infomarsi ini melalui email/telepon kepada pihak supplier agar tidak kesalahan yang sama. 5. Tugas account payable adalah menyimpan semua data-data termasuk vendor

statement atau supplier statement. Jika terjadi pemberitahuan secara tiba-tiba dari pihak supplier bahwa akun rekening berubah, maka account payable/asisten memberi surat vendor statement yang baru dan harus tertera materai.

30

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab diatas, begitu banyak jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya dan setelah menganalisis keseluruhan data yang telah diperoleh, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Account payable merupakan salah satu bagian dari Accounting Department The Aryaduta Hotel Medan

2. Account payable/asisten account payable adalah salah satu petugas yang berhubungan langsung dengan supplier, mereka yang langung menangani pembayaran terhadap supplier

3. Penampilan, sikap baik dan cermat account payable/asisten penunjang keberhasilan dalam meningkatkan mutu pelayanan khususnya terhadap pelayanan kepada supplier.

4. Hubungan kerja yang baik dengan rekan sekerja dan pimpinan sangatlah dibutuhkan untuk perbaikan kearah yang lebih baik.

5.2. Saran

Bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat digunakansebagai bahan masukan bagi hotel maupun accounting deparment adalah sebagai berikut:

31

1. Diperlukan kerja team (team work) yang lebih baik antara pekerja baik sesama Accounting Department maupun dengan yang lainnya, untmenjaga kekompakan kerja.

2. Ketepatan waktu oleh pekerja maupun pekerja dari luar yang bekerja sama dengan perusahaan. Setiap pekerja harus tepat waktu dalam setiap waktu baik waktu awal kehadiran maupun saat melakukan break time, harus disesuaikan dengan peraturan yang telah dibuat.

3. Harus terus meningkatkan mutu, pelayanan dan keterampilan dalam mempromosikan produk hotel agar income perusahaan melesat tinggi.

6

2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting

Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu seni dalam mencatat, menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.

Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.

Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan mereka

7

2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting

Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program

3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

4. Melakukan pembayaran kepada supplier

5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan

6. Melakukan penagihan kepada customer

7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan

8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan

9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

11. Entry SAP (System Application and Product in Data Processing)

12. Melakukan Evaluasi budget

13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

15. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya

2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain

1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office. 2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan

guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.

3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.

4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.

2.4.Struktur Organisasi di Accounting Department

Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:

1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel

2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet

3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor

9

4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing outlet

5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa guest bill

6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)

7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier

8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel

9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan

10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da

11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel

12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang

13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan

STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT

Finance controller

Finance Secretary

EDP Manager

Account Receivable SPV

Account Payable SPV

Purchasing Cost Controller

Accountant

Income Audit General Cashier Account

Receivable/ Clerk

F&B Cashier

F&B Cashier

F&B Cashier

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Alasan pemilihan Judul

Penulis mengajukan judul tersebut di karenakan penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan selama 4 bulan di Aryaduta Hotel Medan di accounting department khususnya sebagai asisten Account Payable.

Bagian accounting dalam perhotelan bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan.Begitu juga dengan Account Payable bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan seluruh hutang – hutang.

Berdasarkan hal yang telah diuraikan di atas tentang peran Account Payabledalam menunjang kelancaran pelayanan dan sebagai jembatan antara pihak hotel dengan supplier. Seorang Account Payable harus mempunyai strategidalam peran yang ia jalani agar selalu terjadi peningkatan kinerja. Maka penulis akan mengangkat kertas karya dengan judul

1.2. Batasan Masalah

Dalam kajian tugas akhir ini, objek yang diteliti bertujuan agar tidak terjadi permasalahan yang mencakup lingkup terlalu luas.Ruang lingkup pembahasan penulisan kertas karya yang penulis buat dari data hingga kebenaran fakta yang terjadi berdasarkan pengalaman dan pengamatan penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) diThe Aryaduta Hotel Medan selama 4 bulan

1.3. Tujuan Penulisan

Dalam penulisan kertas karya ini penulis mempunyai tujuan umum dan tujuan khusus, yaitu sebagai berikut:

1.3.1.Tujuan Umum

Tujuan umum yang hendak dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengembangkan suatu gagasan dalam bentuk karangan ilmiah.

2. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis diharuskan melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), sehingga penulis dapat membandingkan teori – teori yang didapat dari perkuliahan dengan keadaan langsung saat mengikuti praktek kerja lapangan. Lalu menggabungkannya dan menyusunnya dalam sebuah bentuk karangan ilmiah.

1.3.2.Tujuan Khusus

Adapun tujuan khusus yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan Studi Diploma III Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Memperluas pengetahuan penulis sebagai insan pariwisata tentang pengetahuan dan perkembangan industry pariwisata.

3

untuk dapat menghasilkan ide-ide cemerlang yang berguna baik diperguruan tinggi maupun professional di dunia pekerjaan yang digeluti.

4. Menerangkan jenis-jenis pelayanan yang diberikan kepada tamu pada department kantor depan khususnya di bagian Account Payable Section di The Aryaduta Hotel Medan.

1.4. Metode Penelitian

1. Cara Pengambilan Data

Ada beberapa cara dalam pengambilan data untuk tugas akhir ini. Cara tersebut antara lain :

a. Pengamatan atau observasi langsung

Observasi adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara sengaja dan sistematis untuk kemudian dilakukan pencatatan. Dalam pembuatan tugas akhir ini, penulispernah melakukan trainning selama 4 bulan di The Aryaduta Hotel Medan untuk dapat mengetahui dan menganalisis hal yang berkaitan dengan Front Office Departement.

b. Wawancara

Informasi yang diperoleh dengan cara penulis bertanya kepada employees sebagai pendukung untuk melengkapi tugas akhirini.

c. Studi Pustaka

Studi Pustaka yaitu penulis mengumpulkan data denganmenggunakan beberapa buku dan situs website di media internet sebagai acuan dan

sumberpembahasan, terutama teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan yang dibahas.

2. Jenis Data

Data kualitatif adalah data yang digambarkan dengan kata-kata atau uraian tentang objek yang diteliti dan tidak dapat dihitung atau diangkakan.Dalam pembuatan tugas akhir ini, penulis menggunakan data sejarah Aryaduta Hotel Medan.

1.5. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membagi pokok – pokok pembahasan kedalam lima bab yang saling berhubungan satu sama lain.

Adapun pokok – pokok pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:

Bab I : Pada bab ini penulis menguraikan tentang pendahuluan yang meliputi pembahasan alasan pemilihan judul, batasan masalah, metode penelitian, tujuan penulisan dan sistematika penulisan.

Bab II : Bab ini penulis memuat uraian teoritis mengenai pengertian accounting, tugas dan tanggung jawab, ruang lingkup dan hubungan kerja sama accounting department dengan department lain.

Bab III : Bab ini penulis menguraikan tentang tinjauan umum perusahaan, yakni sejarah berdirinya, klasifikasi hotel, fasilitas yang dimiliki, struktur organisasi Aryaduta Hotel Medan.

Bab IV : Bab ini menjelaskan tentang peranan account payable section dalam melaksanakan tugas di Aryaduta Hotel Medan yang sesuai dengan

5

judul besar yang diambil dalam tugas ini.

Bab V : Bab ini penutup merupakan bagian kesimpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

i

Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting

sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.

Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode, The Aryaduta Hotel,

PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION PADA ACCOUNTING

DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN

KERTAS KARYA

OLEH :

NURUL ASTRI

122204062

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

LEMBAR PERSETUJUAN

PERAN ACCOUNT PAYABLESECTION PADA ACCOUNTING

DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN

OLEH :

NURUL ASTRI 122204062

Dosen Pembimbing, Dosen Pembaca,

Drs. Gustanto, M. Hum

NIP. 19630805 198 903 1 004 NIP. 19550923 198203 1 001 Drs. Ridwan Azhar, M. Hum

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya

: PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION

PADA ACCOUNTING DEPARMENT DI

ARYADUTA HOTEL MEDAN

Oleh

: NURUL ASTRI

NIM

: 122204062

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

NIP. 19511013 197603 1 001

Dr. Syahron Lubis, M.A.

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

Ketua

NIP. 19640821 199802 2 0

Arwina Sufika, S.E., M.Si.

i

Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting

sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.

Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode, The Aryaduta Hotel,

ii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, wr, wb

Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, yang bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan DIII Pariwisata Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Amd. Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun penampilannya.Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Penyelesaian kertas karya ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Arwina Sufika, S.E. M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Gustanto, M.hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini.

4. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis untuk perbaikan kertas karya ini.

5. Ibu Drs. Naleni Indra Utama MM, Ak, CA selaku keluarga yang telah membantu penulis dalam mencari referensi dan saran dalam pengerjaan kertas karya ini.

iii

6. Keluarga besar penulis terutama almh. Hj. Haryati ningrum & H. Asril Lukman Monti selaku orang tua penulis, serta kedua kakak kandung penulis Dewi Kurnia Puspasari, SE & Intan Dinari, Amd yang telah memberikan semangat dan dukungan penuh untuk menyelesaikan Kertas Karya ini.

7. Teman-teman DIII Pariwisata stambuk 2012 yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.

8. Orang tersayang Davin Navianda Utama yang selalu memberikan motivasi dalam menyelesaikan kertas karya ini.

9. Sahabat-sahabat saya Fanny Amalia, Tamara Alika, Yunia Hazraina, Rizky Tri Mentari, Puspa Pratiwi, Kiky Pranata, Raden Kumala, Thumbsy, yang terus memberi semangat dalam pengerjaan kertas karya ini

10. Rekan kerja penulis khususnya di Accounting Department di Aryaduta Hotel Medan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semuanya dan berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya untuk mengembangkan dan penelitian selanjutnya.

Medan, 5 September 2015 Nurul Astri

iv

DAFTAR ISI

Halaman LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PEDAHULUAN 1.1. Alasan Pemilihan judul ... 1

1.2. Batasan masalah ... 1

1.3. Tujuan Penulisan ... 2

1.4. Metode Penelitian... 3

1.5. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting ... 6

2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting ... 7

2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain ... 8

2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department ... 8

BAB III TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN 3.1. Sejarah Aryaduta Hotel Medan ... 11

3.2. Klasifikasi Aryaduta Hotel Medan... 13

3.3. Fasilitas yang Dimiliki Aryaduta Hotel Medan ... 15

3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan ... 20

BAB IV 4.1. Peran Account Payable Section ... 21

v

4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section ... 27

4.4. Permasalahan dan Penanganan pada Account Payable Section .... 28

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 30

5.2. Saran ... 30

DAFTAR PUSTAKA ... 32

DAFTAR INFORMAN ... 33

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya

: PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION

PADA ACCOUNTING DEPARMENT DI

ARYADUTA HOTEL MEDAN

Oleh

: NURUL ASTRI

NIM

: 122204062

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

NIP. 19511013 197603 1 001

Dr. Syahron Lubis, M.A.

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

Ketua

NIP. 19640821 199802 2 0

Arwina Sufika, S.E., M.Si.

i

ABSTRAK

Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting

sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.

Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode, The Aryaduta Hotel,

ii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, wr, wb

Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, yang bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan DIII Pariwisata Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Amd. Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun penampilannya.Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Penyelesaian kertas karya ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Arwina Sufika, S.E. M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Gustanto, M.hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini.

4. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis untuk perbaikan kertas karya ini.

5. Ibu Drs. Naleni Indra Utama MM, Ak, CA selaku keluarga yang telah membantu penulis dalam mencari referensi dan saran dalam pengerjaan kertas karya ini.

iii

6. Keluarga besar penulis terutama almh. Hj. Haryati ningrum & H. Asril Lukman Monti selaku orang tua penulis, serta kedua kakak kandung penulis Dewi Kurnia Puspasari, SE & Intan Dinari, Amd yang telah memberikan semangat dan dukungan penuh untuk menyelesaikan Kertas Karya ini.

7. Teman-teman DIII Pariwisata stambuk 2012 yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.

8. Orang tersayang Davin Navianda Utama yang selalu memberikan motivasi dalam menyelesaikan kertas karya ini.

9. Sahabat-sahabat saya Fanny Amalia, Tamara Alika, Yunia Hazraina, Rizky Tri Mentari, Puspa Pratiwi, Kiky Pranata, Raden Kumala, Thumbsy, yang terus memberi semangat dalam pengerjaan kertas karya ini

10.Rekan kerja penulis khususnya di Accounting Department di Aryaduta Hotel Medan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semuanya dan berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya untuk mengembangkan dan penelitian selanjutnya.

Medan, 5 September 2015

Nurul Astri 122204062

iv

DAFTAR ISI

Halaman LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PEDAHULUAN 1.1. Alasan Pemilihan judul ... 1

1.2. Batasan masalah ... 1

1.3. Tujuan Penulisan ... 2

1.4. Metode Penelitian... 3

1.5. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting ... 6

2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting ... 7

2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain ... 8

2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department ... 8

BAB III TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN 3.1. Sejarah Aryaduta Hotel Medan ... 11

3.2. Klasifikasi Aryaduta Hotel Medan... 13

3.3. Fasilitas yang Dimiliki Aryaduta Hotel Medan ... 15

3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan ... 20

BAB IV 4.1. Peran Account Payable Section ... 21

v

4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section ... 27

4.4. Permasalahan dan Penanganan pada Account Payable Section .... 28

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 30

5.2. Saran ... 30

DAFTAR PUSTAKA ... 32

DAFTAR INFORMAN ... 33