Pengolahan Arsip Pegawai Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada Zaman Teknologi Informasi saat ini sebagian masyarakat hidup
dengan cara mengolah dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat
mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta
menyebarluaskan informasi pada masyarakat. Sehingga tidak dapat dipungkiri
besarnya peran teknologi informasi dalam hal ini pengguna teknologi modern dan
multi media dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan
kembali, mengkomnikasikan informasi.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini semakin menuntut betapa
pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta.
Oleh karena itu pada dasarnya keseluruhan kegiaatan organisasi membutuhkan
informasi sebagai suatu sumber yang dapat menjunjung proses kegiatan
administrasi. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip
diterima dan dibuat oleh
organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan
dikelola sebagai bukti kebijakasanaan dalam aktivitas.
Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak
akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada
manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila
diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar
tidak menimbulkan permasalahan seperti ang berkenaan dengan penyediaan
anggaran, ruang, tenaga serta pelengkapannya.
Kearsipan yang teratur dan merupakan alat informasi dan refernsi
sistematik yang dapat membantu kinerja lembaga-lembaga pemerintah maupun
swasta. Penataan arsip yang baik dan benar akan melancarkan komunikasi dan
tugas- tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Meyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,
pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan
dan keselamatannya. Terkait adanya Undang-Undang Khusus tentang kearsipan
tersebut maka lembaga / pencipta arsip akan memiliki tanggungjawab dibidang
pengelolaan arsip. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau
diapakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang
bersangkutan diharapkan mampu menjaga atau memelihara arsip dinamis untuk
masa tertentu.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk member pelayanan kepada
pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor
tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah
kantor. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai
efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar sering diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala
seperti kurangnya tenaga arsiparis dan sarana prasarana.Hal semacam inki
diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai
“bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar
lebih lancar, tetapi hal ini juga sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan.Seluruh kegiatan-kegiatan di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan.Oleh sebab itu
perlu diterapkan dengan suatu pengelolaan arsip yang benar. Masalah yang sering
dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang
salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan) , tidak terjadwalnya
jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan tidak sesuai prosedur dan
penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana
pengelolaan arsip di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian diatas, penulis melilih judul “ PENGOLAHAN ARSIP
PEGAWAI
KANTOR
BADAN
PUSAT
STATISTIK
PROVINSI
SUMATERA UTARA”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis yang ingin dicapai penulis dalam peulisan kertas
karya ini adalah:
a) Untuk mengetahui pengolahan arsip pegawai Provinsi Sumatera Utara
di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
b) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip pegawai
Provinsi Sumatera Utara di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini,
yang meliputi : Kegiatan Penciptaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan dan
Pemusnahan Arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kantor Badan
Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara dengan hasil analisa penulis serta
bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang kearsipan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan
praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui
buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan
kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan
informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan dibahas.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada Zaman Teknologi Informasi saat ini sebagian masyarakat hidup
dengan cara mengolah dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat
mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta
menyebarluaskan informasi pada masyarakat. Sehingga tidak dapat dipungkiri
besarnya peran teknologi informasi dalam hal ini pengguna teknologi modern dan
multi media dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan
kembali, mengkomnikasikan informasi.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini semakin menuntut betapa
pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta.
Oleh karena itu pada dasarnya keseluruhan kegiaatan organisasi membutuhkan
informasi sebagai suatu sumber yang dapat menjunjung proses kegiatan
administrasi. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip
diterima dan dibuat oleh
organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan
dikelola sebagai bukti kebijakasanaan dalam aktivitas.
Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak
akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada
manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila
diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar
tidak menimbulkan permasalahan seperti ang berkenaan dengan penyediaan
anggaran, ruang, tenaga serta pelengkapannya.
Kearsipan yang teratur dan merupakan alat informasi dan refernsi
sistematik yang dapat membantu kinerja lembaga-lembaga pemerintah maupun
swasta. Penataan arsip yang baik dan benar akan melancarkan komunikasi dan
tugas- tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Meyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,
pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan
dan keselamatannya. Terkait adanya Undang-Undang Khusus tentang kearsipan
tersebut maka lembaga / pencipta arsip akan memiliki tanggungjawab dibidang
pengelolaan arsip. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau
diapakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang
bersangkutan diharapkan mampu menjaga atau memelihara arsip dinamis untuk
masa tertentu.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk member pelayanan kepada
pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor
tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah
kantor. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai
efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar sering diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala
seperti kurangnya tenaga arsiparis dan sarana prasarana.Hal semacam inki
diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai
“bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar
lebih lancar, tetapi hal ini juga sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan.Seluruh kegiatan-kegiatan di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan.Oleh sebab itu
perlu diterapkan dengan suatu pengelolaan arsip yang benar. Masalah yang sering
dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang
salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan) , tidak terjadwalnya
jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan tidak sesuai prosedur dan
penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana
pengelolaan arsip di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian diatas, penulis melilih judul “ PENGOLAHAN ARSIP
PEGAWAI
KANTOR
BADAN
PUSAT
STATISTIK
PROVINSI
SUMATERA UTARA”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis yang ingin dicapai penulis dalam peulisan kertas
karya ini adalah:
a) Untuk mengetahui pengolahan arsip pegawai Provinsi Sumatera Utara
di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
b) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip pegawai
Provinsi Sumatera Utara di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini,
yang meliputi : Kegiatan Penciptaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan dan
Pemusnahan Arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kantor Badan
Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara dengan hasil analisa penulis serta
bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang kearsipan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan
praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui
buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan
kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan
informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan dibahas.