Pengolahan Arsip Pegawai Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 PENGERTIAN ARSIP

Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumenkantor lainnya.Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia dapat membuat catatan tertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba).

Dalam bahasa Inggris istilah Arsip disebut “archieve” yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan.Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata kata tersebut dipakailah istilah Arsip.

Pengertian Arsip di Indonesia diatur kepada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 yaitu sebagai berikut:

1. Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan Arsip

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunanya telah menurun. 7. Arsip statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga lembaga kearsipan

8. Arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan pendidikan atau pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksananakn kearsipan

11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No. 43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Menurut Peraturan Presiden RI. No. 28 tahun 2012 pasal 1 menjelaskan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Menurut The Liang Gie

“ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

(Sutarto, 1997: 200).

“Pada kepegawaian arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat". (Surojo,2006: 32)

Dari beberapa pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.

2.2 Fungsi Arsip

Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat diperlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai hal baik, surat berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada yang membutuhkannya dapat diketahui dengan mudah.

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua ( Wursanto, 1991 : 1819), yaitu :

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,

a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip In-Aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:

1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebagai sumber komunikasi

6. Arsip sebagai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebagai sumber alat pembuktian.

(Mulyono, Sularso. 1985:11-14)

Dari pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi, sumbe penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.

2.3 Peranan Dan Tujuan Arsip

Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip

(Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah : 1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 :19).

Sesuai dengan peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan alat pembuktian dan tujuan kearsipan secara umum sebagai pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.

2.4 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang didalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Dilihat dari aspek yang lebih sederhana, pedomana kearsipan sebenarnya merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara.

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).

Menurut sedarmayanti tujuan pernataan arsip adalah :

a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapu, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bhawa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:

1. Map

a. Map biasa (stofmap folio), dipergunakan untuk menyimpanan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialaha praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stofmap tali (portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri. c. Map jepitan (snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memgang

warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.

d. Map tebal (briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Penyimpananyya lebih baik di atas rak sehingg mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang.Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat dalam filling cabinet.

3. Guide

guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalan penyimpanan arsip.

4. Filling cabinet (file cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi.

Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. kursi yang digunakan sekretaris (secrtarical chair).

c. kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box file)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk meyimpan warkat-warkat sejenis.

9. Rak Arsip

Adalah jenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan.Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.Biasanya warkat yang disimpan disini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.

10. Mesin-mesin Kantor

Adalah semua peralatn kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, computer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (perforator). 11. Alat alat tulis

Adanya alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

2.5 Ciri-Ciri Arsip

Dari pengertian tentang arsip, dapat dikemukakan bahwa arsip memiliki cirri-ciri sebagai berikut :

1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini semestinya terdiri dari dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilaman warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative Value, Legal Value, Financial Value, Reach Value, Educational Value, Documentary Value atau nilai nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.

2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan

dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.

3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Cirri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistemtis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.

2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ( filling system )

Penyimpanan arsip adalah suatu system yanga da pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu diperlukan.

Karena dalam penyimpanan arsip diperlukan suatu penataan, maka tujuan dari penataan itu adalah :

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan atau proses pekerjaan.

2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu system tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.

3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, hilang. (Widjaya, A.W. 1990: 141).

Dewasa ini dikenal ada 5 (lima) macam system penataan arsip yaitu : 1. Sistem Abjad ( Alphabetical System )

2. System Pokok Soal ( Subject Filing System )

3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System ) 4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geoghraphical Filing System ) 5. Sistem Tanggal ( Chronological Filing System )

a Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )

Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu :

1. Indeks nama orang.

2. Indeks nama Badan Pemerintahan atau Swasta.

3. Indeks nama Organisasi atau Badan social dan sejenisnya. 4. Indeks nama tempat atau wilayah.

Sarana yang dipergunakan pada system abjad ini adalah :

a. Lembar petunjuk atau guides. Lembar penunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan dipermudah kita untuk melihatnya.

b. Folder

Ada dua macam Folderyaitu :

1). Foldercampuran atau umum.

Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.

2). Folder individu atau folder khusus.

Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum.Folder individu ini sudah dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal.

3). Kartu Tunjuk Silang.

Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.

b Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System )

Sistem masalah adalah salah satu sistem dimana penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.Untuk dapat melaksanakan oenataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks” .daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam system masalah atau subjek ini adalah :

1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. 2. Menetapkan hal secara rinci

3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks. 4. Member kode sesuai dengan daftar indeks. 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.

6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.

c Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System )

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang dgunakan dalam penataan arsip terdiri dari :

a) System Dewey

Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9.Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau persepuluhan.

b) System Terminal Digital

Sistem terminal digital yaitu nomor suarat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/captionnomor surat, tanggal surat yang difile/ diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.

c) Sistem Nomor Murni

Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.

d Sistem Tanggal atau Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula.Sarana yang dibutuhkan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.

e Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geoghraphical Filing System ) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik member informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahakan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.

2.7 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sedarmayanti (2003:104) menjelaskan bhawa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b) Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. c) Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yangd apat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d) Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :

a) Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.

b) Nilai guna informasional

arsip yang bernilai guna informasional dalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian sejarah.

2.8 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip agar dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai factor

perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.

Menurut Hadi Abu Bakar (1985 : 79 )

“Pemeliharaan arsip berarti melakukan pemeliharaan, perawatan dan penjagaan ( pengamanan ) terhadap lingkungan ruangan kerja, peralatan, temperature dan kelembapan”.

Agar pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan baik, perlu adanya suatu pencegahan yang dapat melindungi arsip tersebut, misalnya dengan cara fumigasi atau penyemprotan, sirkulasi udara serta adanya cahaya yang cukup di dalam ruangan.

2.9 Tahap Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penemuan kemabalu arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam keputusan Mentri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991, penyusutan arsip berarti:

a. Tata Usaha untuk pengelola mengadakan oenelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa aktifnya.

b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan di pindahkan ke unit kearsipan.

c. Menata arsip in aktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.

Tujuan penyusutan arsip adalah :

a. Mendapatkan penghematan dan Efisiensi.

b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insektif – aktif ).

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di perlukan bahan bukti kegiatan organisasi.

d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi (Martono. 1994 : 39-40).

Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :

a. Memindahkan arsip in aktif dari unti kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file in aktif.

b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.

c. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. (Martono. 1994 : 34-90)

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga untuk menghemat tempat serta mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna.

2.10 Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat

kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas

(Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.

b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 103 ) dalam bukunya Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern menyatakn bahwa tujuan JRA :

a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif. b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

d. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen. e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

2. 11 Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan suatu kearsipan dimana arsip yang tidak bernilai guna dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Widjaya ( 1990:84 ) “ Pemusnahan arsip adalah suatu tahap mengahncurkan arsip yang telah habis guna. “

Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat memudahkan penemuan kembali arsip.

Dalam keputusan menteri dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979, tata cara pemusnahan arsip yaitu :

a. Peneliti dapat memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi.

b. Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip yang dapat di musnahkan.

c. Mengumpulkan arsip tersebut dan di ajukan kepada team peneliti.

d. Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang di terapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan

Proses pemusnahan arsip :

a. Team peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip kepada Menteri Dalam Negeri.

b. Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat beruta tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemusnahan arsip adalah pengurangan arsip dari jajaran arsip dengan cara memusnahkan arsip tersebut.

b Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System )

Sistem masalah adalah salah satu sistem dimana penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.Untuk dapat melaksanakan oenataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks” .daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam system masalah atau subjek ini adalah :

1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. 2. Menetapkan hal secara rinci

3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks. 4. Member kode sesuai dengan daftar indeks. 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.

6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang

sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.

c Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System )

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang dgunakan dalam penataan arsip terdiri dari :

a) System Dewey

Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9.Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau persepuluhan.

b) System Terminal Digital

Sistem terminal digital yaitu nomor suarat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/captionnomor surat, tanggal surat yang difile/ diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.

c) Sistem Nomor Murni

Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.

d Sistem Tanggal atau Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula.Sarana yang dibutuhkan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.

e Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geoghraphical Filing System ) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik member informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahakan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.

2.7 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sedarmayanti (2003:104) menjelaskan bhawa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b) Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. c) Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yangd apat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d) Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :

a) Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.

b) Nilai guna informasional

arsip yang bernilai guna informasional dalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian sejarah. 2.8 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip agar dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai factor

perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.

Menurut Hadi Abu Bakar (1985 : 79 )

“Pemeliharaan arsip berarti melakukan pemeliharaan, perawatan dan penjagaan ( pengamanan ) terhadap lingkungan ruangan kerja, peralatan, temperature dan kelembapan”.

Agar pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan baik, perlu adanya suatu pencegahan yang dapat melindungi arsip tersebut, misalnya dengan cara fumigasi atau penyemprotan, sirkulasi udara serta adanya cahaya yang cukup di dalam ruangan.

2.9 Tahap Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penemuan kemabalu arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam keputusan Mentri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991, penyusutan arsip berarti:

a. Tata Usaha untuk pengelola mengadakan oenelitian untuk menentukan

arsip yang sudah mencapai masa aktifnya.

b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan di

pindahkan ke unit kearsipan.

c. Menata arsip in aktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan. Tujuan penyusutan arsip adalah :

a. Mendapatkan penghematan dan Efisiensi.

b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insektif – aktif ).

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di

perlukan bahan bukti kegiatan organisasi. d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :

a. Memindahkan arsip in aktif dari unti kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file in aktif.

b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.

c. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. (Martono. 1994 : 34-90)

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga untuk menghemat tempat serta mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna. 2.10 Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat

kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas

(Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.

b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnahkan

ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 103 ) dalam bukunya Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern menyatakn bahwa tujuan JRA :

a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif.

b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.

c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

d. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.

2. 11 Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan suatu kearsipan dimana arsip yang tidak bernilai guna dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Widjaya ( 1990:84 ) “ Pemusnahan arsip adalah suatu tahap mengahncurkan arsip yang telah habis guna. “

Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat memudahkan penemuan kembali arsip.

Dalam keputusan menteri dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979, tata cara pemusnahan arsip yaitu :

a. Peneliti dapat memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang

telah ditentukan dalam jadwal retensi.

b. Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip yang dapat di musnahkan.

c. Mengumpulkan arsip tersebut dan di ajukan kepada team peneliti.

d. Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip bahwa arsip

telah memenuhi jangka waktu yang di terapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan

Proses pemusnahan arsip :

a. Team peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan

arsip kepada Menteri Dalam Negeri.

b. Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat beruta tentang

pelaksanaan pemusnahan arsip.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemusnahan arsip adalah pengurangan arsip dari jajaran arsip dengan cara memusnahkan arsip tersebut.