Pengolahan Arsip Pegawai Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara
PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BADAN
PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukansebagaisalahsatupersyaratandalammenyelesaikanstudiuntukmemperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaandan Informasi
OLEH :
SHINTA DEVI PURBA
122201072
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
Dosen Pembimbing
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:_________________
Tanggal
: _________________
Dosen Pembaca
: Ishak, SS. M.Hum
Tanda Tangan
: _________________
Tanggal
: _________________
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN
INFORMASI
Ketua Prodi
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
: Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
PERSEMBAHAN
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, atas
segala nikmat serta limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sholawat beserta
salam semoga tetap terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Beserta
keluarga dan para sahabatnya.
Dengan terselesaikannya Kertas Karya ini, Penulis persembahkan kepada
kedua Orang tua saya, Bapak Sugio Purba dan Ibunda Hariani, yang telah
mengasuh, mendoaka,. mengorbankan, memberi dukungan, dan nasehat
kepada penulis demi kebahagiaan dan kesuksesan penulis. Do’amu hadirkan
keridhaan untukku, petuahmu tuntunkan jalanku, pelukmu berkahi hidupku,
diantara perjuangan dan tetesan do’a malammu. Dan sebait do’a telah
merangkul diriku, menuju hari depan yang cerah…
Terima kasih bapak dan Ibu untuk semuanya …
Untuk adik-adiku Terima kasih atas do’a dan dukungan motivasi kepada
penulis… semoga selalu mendapatkan limpahan rahmat dan kenikmatannya.
Untuk abangda Suryawan S.Sos dan Tahir Tarmizi Daulay A.md dan seluruh
staf Pengajar D3 Ilmu Perpustakaan, semoga ilmu yang telah diberikan
bermanfaat… Terimakasih untuk segalanya semoga silaturahmi kita selalu
terjaga …
Untuk sahabat karibku terima kasih atas kebersamaan kita selama ini … dan
untuk teman-teman seangkatan 2012 yang tidak mungkin penulis sebutkan
namanya satu persatu …
terima kasih untuk semuanya
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI …………………………………………………………..... i
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah …………………………………................... 1
1.2 Tujuan Penelitian …………………………………………................. 3
1.3 Ruang Lingkup ……………………………………………................
3
1.4 Manfaat Penelitian …………………………………………..............
3
1.5 Metode Pengumpulan Data ………………………………................
4
BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip …………………………………………….............. 5
2.2 Fungsi dan Peran Arsip ……………………………………...............
7
2.3 Peranan dan Tujuan Arsip ………………….......................................
8
2.4 Pengertian dan Tujuan Pengelolaan Arsip ………………..................
9
2.5 Ciri – Ciri Arsip ………………………………….............................. 11
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ………………………………………….
12
2.7 Nilai Guna Arsip ………………………………………….................
16
2.8 Pemeliharaan Arsip …………………………………….....................
17
2.9 Tahap Penyusutan Arsip …......……………………………............... 17
2.10 Jadwal Retensi Arsip ........………………………………….............. 18
2.11 Tahap Pemusnahan Arsip .................................................................. 19
BAB III PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BPS
3.1 Sejarah BPS Provinsi Sumatera Utara …………………….................. 20
3.2 Visi, Misi BPS Provinsi Sumatera Utara .............................................. 24
3.3 Tugas Dan Fungsi Kewenangan ............................................................ 25
3.4 Struktur Organisasi BPS Provinsi Sumatera Utara................................. 26
3.5 Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha BPS............................................ 27
3.6 Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip di Subbag Kepegawaian
BPS ........................................................................................................
29
3.7 Pengolahan Arsip Di BPS Provinsi Sumatera Utara ...........................
31
3.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS ... 35
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 37
4.2 Saran ...................................................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada kehadirat Allah SWT, karena berkat
rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.Terimakasih ya Allah
SWT atas pertolongan yang Engkau berikan.
Kertas karya ini berjudul “PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA” .
Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan
terimaksih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Sugio Purba dan Ibunda
Hariani, yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan
doa serta yang telah bersusah payah dengan penuh rasa kasih sayang dalam
mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, Penulis juga telah banyak
menerima bantuan dari pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk
yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi
Perpustakaan dan selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam
penyusunan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum., Sebagai dosen Pembaca yang telah
memberikan arahan dalam penulisan Kertas Karya ini.
4. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum., sebagai dosen wali masa perkuliahan yang
selalu memberikan arahan dan bimbingan dalam mengikuti masa
perkuliahan di Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Staf pengajar berserta Staf administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Terima Kasih untuk Kantor Badan Pusat Statistik yang telah mengijinkan
penulis melakukan observasi dan mengumpulakn data sehingga penulis
dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan selesai.
7. Buat bang Suryawan S.Sos. dan Tahir Tarmizi Daulay A.md, terimakasih
ya bang udah banyak membantu dukungan dan motivasinya dalam suka
dan duka.
8. Buat adikku Sri Bulan Bintang, Iqbal Ramadhan Purba, Nabila Raisya
Purba terimakasih ya dek udah mau membantu kakak.
9. Buat teman-teman Penulis Soufy Nasution, Mala, Rahmida Yuliasni,
Hesti beserta stambuk 2012 yang udah memberikan semangat dan
dukungan selama perkuliahan
Akhir kata penulis Berharap Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Shinta Devi Purba
PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukansebagaisalahsatupersyaratandalammenyelesaikanstudiuntukmemperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaandan Informasi
OLEH :
SHINTA DEVI PURBA
122201072
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
Dosen Pembimbing
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:_________________
Tanggal
: _________________
Dosen Pembaca
: Ishak, SS. M.Hum
Tanda Tangan
: _________________
Tanggal
: _________________
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN
INFORMASI
Ketua Prodi
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
: Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
PERSEMBAHAN
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, atas
segala nikmat serta limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sholawat beserta
salam semoga tetap terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Beserta
keluarga dan para sahabatnya.
Dengan terselesaikannya Kertas Karya ini, Penulis persembahkan kepada
kedua Orang tua saya, Bapak Sugio Purba dan Ibunda Hariani, yang telah
mengasuh, mendoaka,. mengorbankan, memberi dukungan, dan nasehat
kepada penulis demi kebahagiaan dan kesuksesan penulis. Do’amu hadirkan
keridhaan untukku, petuahmu tuntunkan jalanku, pelukmu berkahi hidupku,
diantara perjuangan dan tetesan do’a malammu. Dan sebait do’a telah
merangkul diriku, menuju hari depan yang cerah…
Terima kasih bapak dan Ibu untuk semuanya …
Untuk adik-adiku Terima kasih atas do’a dan dukungan motivasi kepada
penulis… semoga selalu mendapatkan limpahan rahmat dan kenikmatannya.
Untuk abangda Suryawan S.Sos dan Tahir Tarmizi Daulay A.md dan seluruh
staf Pengajar D3 Ilmu Perpustakaan, semoga ilmu yang telah diberikan
bermanfaat… Terimakasih untuk segalanya semoga silaturahmi kita selalu
terjaga …
Untuk sahabat karibku terima kasih atas kebersamaan kita selama ini … dan
untuk teman-teman seangkatan 2012 yang tidak mungkin penulis sebutkan
namanya satu persatu …
terima kasih untuk semuanya
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI …………………………………………………………..... i
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah …………………………………................... 1
1.2 Tujuan Penelitian …………………………………………................. 3
1.3 Ruang Lingkup ……………………………………………................
3
1.4 Manfaat Penelitian …………………………………………..............
3
1.5 Metode Pengumpulan Data ………………………………................
4
BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip …………………………………………….............. 5
2.2 Fungsi dan Peran Arsip ……………………………………...............
7
2.3 Peranan dan Tujuan Arsip ………………….......................................
8
2.4 Pengertian dan Tujuan Pengelolaan Arsip ………………..................
9
2.5 Ciri – Ciri Arsip ………………………………….............................. 11
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ………………………………………….
12
2.7 Nilai Guna Arsip ………………………………………….................
16
2.8 Pemeliharaan Arsip …………………………………….....................
17
2.9 Tahap Penyusutan Arsip …......……………………………............... 17
2.10 Jadwal Retensi Arsip ........………………………………….............. 18
2.11 Tahap Pemusnahan Arsip .................................................................. 19
BAB III PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BPS
3.1 Sejarah BPS Provinsi Sumatera Utara …………………….................. 20
3.2 Visi, Misi BPS Provinsi Sumatera Utara .............................................. 24
3.3 Tugas Dan Fungsi Kewenangan ............................................................ 25
3.4 Struktur Organisasi BPS Provinsi Sumatera Utara................................. 26
3.5 Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha BPS............................................ 27
3.6 Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip di Subbag Kepegawaian
BPS ........................................................................................................
29
3.7 Pengolahan Arsip Di BPS Provinsi Sumatera Utara ...........................
31
3.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS ... 35
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 37
4.2 Saran ...................................................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada kehadirat Allah SWT, karena berkat
rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.Terimakasih ya Allah
SWT atas pertolongan yang Engkau berikan.
Kertas karya ini berjudul “PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA” .
Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan
terimaksih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Sugio Purba dan Ibunda
Hariani, yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan
doa serta yang telah bersusah payah dengan penuh rasa kasih sayang dalam
mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, Penulis juga telah banyak
menerima bantuan dari pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk
yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi
Perpustakaan dan selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam
penyusunan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum., Sebagai dosen Pembaca yang telah
memberikan arahan dalam penulisan Kertas Karya ini.
4. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum., sebagai dosen wali masa perkuliahan yang
selalu memberikan arahan dan bimbingan dalam mengikuti masa
perkuliahan di Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Staf pengajar berserta Staf administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Terima Kasih untuk Kantor Badan Pusat Statistik yang telah mengijinkan
penulis melakukan observasi dan mengumpulakn data sehingga penulis
dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan selesai.
7. Buat bang Suryawan S.Sos. dan Tahir Tarmizi Daulay A.md, terimakasih
ya bang udah banyak membantu dukungan dan motivasinya dalam suka
dan duka.
8. Buat adikku Sri Bulan Bintang, Iqbal Ramadhan Purba, Nabila Raisya
Purba terimakasih ya dek udah mau membantu kakak.
9. Buat teman-teman Penulis Soufy Nasution, Mala, Rahmida Yuliasni,
Hesti beserta stambuk 2012 yang udah memberikan semangat dan
dukungan selama perkuliahan
Akhir kata penulis Berharap Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Shinta Devi Purba