Sistem Pengawasan Internal Gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI

PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh :

NURLIDYA 112102128

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Program Studi Diploma III Akuntansi, Universitas Sumatera Utara.

Judul yang dipilih penulis untuk tugas akhir ini adalah “Sistem Pengawasan Internal Gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.”

Penulis menyadari selama proses penyelesaian tugas akhir ini banyak kesulitan yang dihadapi, namun dengan bantuan, bimbingan, dukungan dan doa yang tulus dari berbagai pihak, maka kesulitan tersebut dapat diatasi oleh penulis. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir ini sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

5. Bapak Hasangapan Tambunan, S.Pd, M.Si selaku Pimpinan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis

untuk melakukan riset.

6. Bapak/Ibu staf pegawai Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan data-data yang diperlukan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.

7. Teristimewa buat Ayahanda Sudiono Rahman dan Ibunda Asmaniar yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas.

8. Untuk kedua kakak penulis Lili Rahmayani dan Yenni Astuti dan abang penulis Endar Susilo serta seluruh keluarga besar yang selalu memberikan dukungan dan motivasi untuk penulis.

9. Sabahat terbaik penulis Rani Ariati yang selalu memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

10. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan tugas akhir yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih, semoga tulisan ini berguna bagi perkembangan dunia ilmu pengetahuan, umumnya masyarakat luas dan khusunya mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Medan, 2014

Penulis

Nurlidya

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan... 5

1. JadwalSurvey/Observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ... 7

A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 10

D. Jaringan Kegiatan ... 25

E. Kinerja Terkini ... 26

BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA

BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN

DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ... 30

A. Pengertian Gaji ... 30

B. Unsur-Unsur Gaji ... 31

C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji... 32

D. Prosedur Pembayaran Gaji ... 34

E. Sistem Pengawasan Internal Gaji ... 35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 42

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman 1.1 Jadwal Survey/Observasi ... 4

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... 10 3 .1 Daftar Penghasilan (untuk pegawai golongan IIB) ... 33

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha pada saat ini begitu pesat. Para pengusaha dituntut untuk dapat mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive dibidangnya sehingga tidak tertinggal dengan perusahaan lain. Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat ini dapat dilihat dari banyaknya perusahaan-perusahaan yang berdiri, baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah, dan usaha besar.

Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki tujuan untuk memaksimalkan laba demi mengembangkan usahanya, akan tetapi ada beberapa perusahaan yang tidak mengutamakan laba sebagai tujuan perusahaan atau lebih sering disebut dengan perusahaan nirlaba. Perusahaan nirlaba ditujukan untuk kegiatan yang bertujuan sosial kemasyarakatan atau lingkungan yang tidak semata-mata mencari keuntungan materi. Berbagai usaha dilakukan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan, berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia sebagai tenaga kerja dalam melaksanakan kegiatan usahanya.

Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor penentu yang mempunyai andil besar dalam kinerja suatu perusahaan. Sumber Daya Manusia tersebut dapat diartikan sebagai karyawan pengelola dan pelaksana

yang dipercaya oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional. Perusahaan mempunyai kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju jika memiliki tenaga kerja yang tepat, sebaliknya tenaga kerja membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.

Untuk mendorong semangat kerja karyawan diperlukan adanya hubungan kerja yang saling menguntungkan, baik bagi pihak perusahaan maupun bagi pihak tenaga kerja. Tenaga kerja memberikan prestasi kerja yang baik bagi perusahaan, sedangkan pihak perusahaan memberikan gaji yang sesuai dengan prestasi dan golongan kerja yang telah diberikan bagi perusahaan. Gaji adalah suatu bentuk kompensasi yang dibayarkan perusahaan kepada tenaga kerja atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Sistem penggajian yang baik dapat merangsang timbulnya motivasi kerja sehingga tenaga kerja bisa bekerja lebih produktif karena besarnya gaji akan berpengaruh positif pada kinerja tenaga kerja dan perkembangan perusahaan.

Masalah gaji mungkin merupakan salah satu aspek yang paling berarti, baik bagi tenaga kerja maupun perusahaan. Tenaga kerja akan lebih produktif dan akan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang

Gaji juga merupakan salah satu bidang yang banyak memiliki resiko terjadinya kecurangan. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan akan mengakibatkan kekecewaan pada tenaga kerja. Maka dalam melakukan pembayaran gaji harus diawasi. Walaupun demikian masih saja sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusiannya, untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan perlu mengembangkan suatu kebijakan yaitu dengan sistem pengawasan internal gaji. Tujuan utama diadakannya sistem pengawasan internal gaji adalah untuk mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap penggajian. Dengan adanya pengawasan internal gaji, sistem pembayaran gaji tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa adanya kecurangan.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat berupa buku, majalah dan sejenisnya. Sistem pengawasan internal harus dimiliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam sistem penggajiannya untuk mencegah terjadinya manipulasi, penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi. Dengan adanya pengawasan internal yang baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja tenaga kerja. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dan pentingnya sistem pengawasan internal dalam setiap kegiatan perusahaan/instansi, maka penulis dalam tugas akhir ini mengambil judul “Sistem Pengawasan Internal Gaji

Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.”

B. Rumusan Masalah

Pembayaran gaji merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Oleh sebab itu, pengawasan internal gaji sangat penting untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyimpangan terhadap gaji yang dapat merugikan perusahaan/instansi. Sehubungan dengan hal ini maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Apakah Sistem Pengawasan Internal Gaji yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif?.”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :

a. Untuk dapat memahami sistem pencatatan dan perhitungan gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. b. Untuk dapat mengetahui secara langsung prosedur pembayaran gaji

c. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif.

2. Manfaat Penelitian

Yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :

a. Bagi Penulis

Sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan program Diploma III Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara dan untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan serta pemahaman tentang sistem pengawasan internal gaji.

b. Bagi Perusahaan/Instansi

Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dimasa yang akan datang, khususnya pada sistem pengawasan internal gaji. c. Bagi Pihak Lainnya

Sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi yang dibuat untuk mempermudah penulis dalam menyusun tugas akhir ini.

1. Jadwal Survey/Observasi

Jadwal survey/observasi yang akan dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

Tabel 1.1

Jadwal Survey/Observasi

2. Rencana Isi

Rencana isi tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan

NO KEGIATAN

JUNI JULI

2014 2014

I II III IV I II

1 Pengesahan Penulisan Tugas Akhir 2 Pengajuan Judul

3 Permohonan Izin Riset

4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Pengesahan Tugas Akhir

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang menjadi latar balakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN

DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN

DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang pengertian gaji, unsur-unsur gaji, sistem pencatatan dan perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, dan sistem pengawasan internal gaji.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagaimana akhir dari penulisan tugas akhir ini, maka penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan beberapa saran yang mungkin

akan bermanfaat bagi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

BAB II

BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendididikan dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No.095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.

Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden No. 11 tahun 1989 tertanggal 6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara merupakan satuan organisasi lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berada di Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional No. 001/RG/1990 tertanggal 21

September 1990. Dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 tahun 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.

Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah nama menjadi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lambaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.

Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.”

Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang.

Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah :

a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.

b. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar akan pentingnya arsip untuk meningkatkan daya saing.

c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintahan, BUMD, Swasta dan masyarakat.

e. Mendorong pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II a) dan dibantu 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III a.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Sumber : BPAD PROVSU

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :

1. Sekretariat

a. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program kesekretariatan.

b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan. d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal. e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja. f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD. g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor.

h. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional.

i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan. j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.

k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan.

l. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.

n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi serta hubungan masyarakat.

o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD.

2. Sub Bagian Umum

a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas.

d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.

e. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.

f. Melaksanakan penyusunan perencanaan/kegiatan kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum.

g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, pemberian cuti serta tugas/izin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis, pemberian izin perkawinan dan perceraian.

h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai.

i. Melaksanakan pengusulan peningkatan kesejahteraan pegawai di lingkungan Badan.

j. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan.

k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan.

l. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip.

m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan rapat-rapat.

n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum.

o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor.

p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak.

q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang

c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah.

d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.

e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan. f. Melaksanakan verifikasi keuangan.

g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai. h. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan

pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.

i. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan.

j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan.

k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan.

l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya.

m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Badan.

n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan.

o. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.

4. Sub Bagian Program

a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.

b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

c. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.

d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas, sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah

a. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.

b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang ditetapkan.

d. Menyelenggarakan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Katalog Induk Daerah, Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang Sumatera Utara, penerbitan Majalah Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan penulisan cerita rakyat daerah.

e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

f. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan.

g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.

6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka

a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun Kabupaten/Kota.

b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan hunting dan pengkajian dalam rangka seleksi

d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku (Accession List) serta presevasi bahan pustaka.

e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah.

f. Melaksanakan pengadaan, pengolahan, pendistribusian dan pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka.

7. Sub Bidang Deposit Daerah

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pengumpulan, penyimpanan dan pelestarian karya intelektual dan artistik baik tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit, penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam.

b. Melaksanakan pengumpulan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan

pelestarian koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya.

d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka.

e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.

8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan media alternatif lainnya.

c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan standar yang telah ditetapkan.

d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.

9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan

a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan.

b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS.

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar layanan jasa perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan sirkulasi bahan pustaka.

e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

10. Sub Bidang Teknologi Informasi

a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan.

d. Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan

a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan.

b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan nasional.

c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM Perpustakaan melalui pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan serta pengembangan minat baca sesuai kebijakan nasional.

e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara.

f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan, penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi, semua jenis perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia

a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, pembinaan bimbingan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan kemampuan SDM kepustakawanan.

g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan.

13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan

a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat.

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan

pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah dan swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan.

14. Bidang Arsip dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis kepada publik.

b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaan-perusahaan Swasta.

c. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan/Pelatihan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Dokumentasi ke semua unit kerja

d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta.

e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang ditetapkan.

f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengendalian, penyuluhan, pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota.

h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan

pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana dokumentasi dalam peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip kabupaten/kota yang telah memiliki pedoman retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.

f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.

g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan

16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan, dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi.

b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan, pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi, penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai dengan standar yang ditetapkan.

D. Jaringan Kegiatan

Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara selalu menjalankan perpustakaan keliling untuk melayani masyarakat di pinggiran kota Medan. Selain untuk melayani masyarakat pinggiran kota,

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga mengutus perpustakaan keliling ke posko-posko pengungsian korban bencana alam.

Ini merupakan salah satu bentuk kepedulian Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap para pengungsi. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga menggelar Perpustakaan Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS), dengan menggunakan 4 Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) dan 1 Unit Mobil LTPS. Kegiatan ini ditujukan untuk meningkatkan minat baca dan mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya masyarakat Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk menciptakan inovasi perbaikan dalam upaya meningkatkan kinerja penyelenggaraan pelayanan termasuk dengan menjalin kerja sama dengan beberapa instansi yang diharapkan dapat mewujudkan perpustakaan khususnya di Sumatera Utara.

E. Kinerja Terkini

Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah :

a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi.

2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai sebagai berikut :

a. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval Information Service).

b. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan dalam memperoleh informasi untuk proses belajar mengajar, menulis meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan.

c. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital serta ketersediaan informasi melalui jaringan informasi global atau internet.

d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnal-jurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam.

3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang baik, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah :

a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai tingkat pedesaan.

b. Melaksanakan kebijakan Pemerintah di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

c. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.

4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar. b. Tingkat kecerdasan pengetahuan masyarakat meningkat.

5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun

swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi.

b. Terjalinnya kerjasama dibidang informasi berbasis teknologi informasi sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan

d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi.

6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan terekam, dengan sasaran sebagai berikut :

a. Meningkatnya jumlah terbitan dan koleksi terbitan tentang Sumatera Utara.

b. Terealisasinya pelaksanaan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam PP 70 tahun 1991 dan PP 23 tahun 1999.

c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang meliputi :

1. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas : a. Belanja Pegawai/Personalia

b. Belanja Barang dan Jasa c. Belanja Perjalanan Dinas d. Belanja Pemeliharaan

2. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal

3. Anggaran Belanja Publik terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal

BAB III

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI

PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Pengertian Gaji

Istilah gaji biasanya digunakan sebagai alat balas jasa atas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh seluruh tenaga kerja yang secara umum disebut sebagai karyawan. Keterlibatan karyawan dalam perusahaan/instansi dimulai dari awal kegiatan, yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan/instansi yang akan dicapai baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional dan pengendaliannya sampai kepada tercapai tujuan tersebut. Atas sumbangan tenaga kerja dalam kegiatan usaha tersebut, maka perusahaan/instansi memberikan imbalan sebagai kompensasi kepada karyawan berupa gaji. Gaji sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan produktivitas dalam perusahaan. Gaji juga merupakan salah satu motivator untuk karyawan agar dapat bekerja lebih efektif. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan.

Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni (2005:95) : “Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan.”

Maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah penerimaan atau imbalan jasa yang diberikan kepada karyawan dan tenaga staff, didasarkan pada tabel

gaji pokok standart yang disusun menurut golongan dimana sudah termasuk Pajak Penghasilan (PPh) biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap. Dalam hal ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan pembayaran gaji kepada pegawainya didasarkan pada golongan dan masa kerja yang telah ditetapkan oleh pemerintah dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014 tentang Perubahan Keenam Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 1977 mengenai gaji Pegawai Negeri Sipil.

B. Unsur-Unsur Gaji

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji yang secara keseluruhan disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsur-unsur gaji yaitu bagian-bagian dari pendapatan atau penghasilan yang dimasukkan kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan dibayarkan kepada karyawan-karyawan yang bersangkutan.

Unsur-unsur gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut, adapun unsur-unsur yang dijelaskan tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan :

Cuti adalah imbalan yang diberikan kepada pegawai jika pegawai tersebut tidak mengambil masa cuti yang telah ditetapkan oleh instansi. Cuti terdiri dari 2 bentuk yaitu :

a. Cuti Tahunan

Diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 1 tahun secara terus menerus dengan lama cuti 12 hari kerja.

b. Cuti Panjang

Diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6 tahun secara terus menerus, dengan lama cuti 3 bulan termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan.

3. Lembur (Overtime)

Upah yang dibayar kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja biasa (jam kerja normal) yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Gaji Ketiga Belas

Gaji Ketigas belas bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan dan meringankan biaya hidup pegawai. Pemberian gaji ketiga belas diberikan dengan memperhatikan kemampuan keuangan Negara, sehingga kebijakan besaran gaji diberikan secara proporsional berdasarkan penghasilan setiap bulanan.

Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan instansi walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh Pemerintah melalui

Peraturan PerUndang-Undangan misalnya cuti, gaji pokok dan gaji ketiga belas.

C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji

Sistem pencatatan yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah Sistem Payroll, dimana data-data tentang gaji dicatat dalam bentuk daftar gaji secara terperinci oleh para staf keuangan dengan maksud sebagai bukti yang menerangkan bahwa gaji yang dibayarkan kepada pegawai sudah dengan sebaik-baiknya tanpa ada kesalahan maupun kelebihan dalam pemberian gaji. Perhitungan terhadap gaji dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui besarnya gaji yang diberikan kepada pegawai berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakannya.

Perhitungan gaji yang dilakukan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah dalam bentuk daftar pernghasilan, dimana didalamnya sudah dijelaskan secara terperinci mulai dari gaji pokok sampai pengurangan terhadap potongan-potongan yang ada. Berikut ini adalah perhitungan gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam bentuk daftar penghasilan (untuk pegawai golongan IIB) :

Gambar 3.1

Daftar Penghasilan (untuk pegawai golongan IIB) Sumber : BPAD PROVSU

D. Prosedur Pembayaran Gaji

Untuk pembayaran gaji, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera dilakukan dengan cara transfer ke rekening pegawai di

Gaji Pokok Rp. 2.209.800

Potongan

1. Iuran Korpri Rp. 200

2. Sosial Perpustakaan Rp. 121.822

3. Iuran Darma Wanita Rp. 5.000

4. BPDSU/KOP.GUBSU/BRI KE Rp. – 5. Bon Belanja Koperasi Rp. –

6. Koperasi Baperasda Rp. 600.000

7. Iuran Kop. Baperasda Rp. 50.000

8. Bazis Rp. 10.000

9. Arisan Rp. 100.000

10. Ipi Rp. –

11. Simpanan Wajib Rp. –

12. Lain-lain Rp. –

Jumlah Potongan Rp. 887.022

Bank yang bekerja sama dengan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera dalam hal ini yaitu Bank SUMUT.

Menurut Mulyadi (2008:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu :

a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir.

b. Prosedur Pencatat Waktu Kerja

Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja yang dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

d. Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan

Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.

Adapun prosedur penggajian pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan Daftar Gaji/Amprah Gaji

Daftar gaji/amprah gaji dibuat untuk mengetahui gaji pokok, jumlah tunjangan, dan tunjangan lainnya.

2. Menyiapkan Slip Gaji

Slip gaji dibuat berisikan jumlah gaji bersih yang dibayarkan kepada pegawai. Slip gaji ini digunakan sebagai bukti penyerahan gaji kepada pegawai.

3. Rekening Pegawai

Rekening pegawai dibank digunakan sebagai alat bukti pentransferan gaji dilakukan.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pembayaran gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sudah dilakukan dengan baik dan dengan cara yang singkat. Hal ini dikarenakan adanya rekening karyawan di Bank yang mempermudah proses pembayaran gaji pegawai.

E. Sistem Pengawasan Internal Gaji

Sistem pengawasan internal gaji pada prinsipnya bertujuan untuk menciptakan suatu keadaan yang baik dan bersih, dimana segala sesuatunya diatur sedemikian rupa sehingga prosedur kerja yang dilaksanakan dapat menghindari penyelewengan, penggelapan dan pencurian, serta gaji diterima oleh orang-orang yang berhak menerimanya.

Definisi pengawasan internal menurut Holmes dan Burns (2005:1112), dalam buku Auditing Norma dan Prosedur :

“Pengawasan Internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.”

Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengawasan internal gaji adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan didalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Untuk terlaksananya sistem pengawasan internal gaji dengan baik perlu diadakan pemisahan tugas dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas ganda yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.

1. Karyawan yang fiktif yaitu penerbitan cek gaji kepada orang lain yang tidak bekerja kepada perusahaa Hal ini sering terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah karyawan diberhentikan.

2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.

3. Menbuat kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterimaoleh karyawan atau buruh lebih atau kurang darijumlah yang seharusnya dibayar.

4. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.

5. Pinjaman karyawan yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.

6. Mencatat total gaji yang tidak benar dalam buku gaji.

7. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lainnya.

Ada beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yaitu :

1. Daftar Gaji

Daftar gaji digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini berisikan golongan dan masa kerja pegawai, jabatan, besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan sehingga diperoleh total gaji bersih yang akan dibayarkan kepada pegawai.

2. Berkas

Bagian keuangan mengeluarkan Surat Persetujuan Pembayaran (SPP) atau Surat Perintah Membayar (SPM) untuk gaji yang diajukan ke biro keuangan Provinsi Sumatera Utara. Dari biro keuangan tersebut dikeluarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) ke Bank Sumut untuk mencairkan gaji pegawai secara keseluruhan.

3. Slip Gaji

Merupakan dokumen yang isinya adalah jumlah gaji yang diterima pegawai dan kemudian diberikan kepada pegawai.

Sistem pengawasan internal penggajian yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah : 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir para pegawai yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu. Proses pencatatan waktu hadir masih dilakukan secara manual dengan cara membubuhkan tanda tangan pada daftar hadir.

2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Bagian keuangan membuat daftar gaji pegawai menggunakan sistem komputer yaitu dengan aplikasi GPP.

SPM (Pejabat Penandatanganan-Surat Perintah Membayar) dan Bendahara. cek yang telah ditandatangani tersebut dikirim ke Bank dan kemudian Bank mentransfer ke rekening masing-masing pegawai.

Penerapan sistem pengawasan internal gaji yang ada pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak banyak mengalami kesulitan karena gaji yang dibayarkan kepada pegawai setiap bulannya adalah tetap sesuai dengan masa kerja dan golongan mereka sehingga kecil kemungkinan adanya terjadi penyelewengan. Para pegawai dengan sendirinya sudah mengetahui jumlah gaji yang akan mereka terima, karena gaji yang akan para pegawai terima tidak akan jauh berbeda dengan jumlah yang sudah diterima sebelumnya.

Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji menurut Baridwan (2002:127)adalah :

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistik gaji dan upah.

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan daftar potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Berikut ini adalah bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembayaran dan pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :

1. Bagian Tata Usaha

Adapun tugas dari bagian Tata Usaha dalam sistem pembayaran dan pengawasan gaji adalah Memeriksa SK kenaikan gaji pegawai dan gaji berkala yang disesuaikan kedalam tabel gaji (tabel yang ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah).

2. Bagian Keuangan

c. Memberikan data gaji yang akan diterima pegawai ke Bank Sumut, Bank sumut akan memberikan slip gaji kepada masing-masing pegawai.

d. Mencatat transaksi kedalam pembukuan.

Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa dalam menciptakan suatu sistem pengawasan internal yang baik diperlukan suatu pemisahan fungsi yang jelas dan kerjasama yang baik antara bagian-bagian yang terlibat sehingga dapat menjamin kecermatan dan ketepatan prosedur penggajian.

Sistem pengawasan gaji adalah salah satu sasaran diadakannya pengawasan internal dalam suatu perusahaan. Melihat pada sistem yang ada pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan bahwa sistem pengawasan internal gajinya sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan, dimana pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang terorganingasir dengan baik, tugas dan wewenang dibagi sesuai dengan kapasitas masing-masing, sehingga tidak ada tumpang tindih atau tugas ganda untuk dikerjakan oleh satu bagian. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan transaksi dari awal hingga akhir tidak dipegang oleh satu orang saja tapi harus melibatkan pihak lain, sehingga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan suatu transaksi jika pelaksanaan transaksi tersebut dipisahkan antara beberapa orang.

Sistem pengawasan internal gaji tidak akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan/instansi. Bahkan sebaliknya, dengan adanya sistem pengawasan internal gaji ini, maka akan terkoordinir lagi kegiatan yang

berhubungan dengan sistem penggajian yang ada dalam perusahaan/instansi. Tingkat kesalahan, penyelewengan dan penipuan yang akan dilakukan atau yang telah dilakukan oleh pihak-pihak tertentu akan dapat dicegah atau setidaknya dapat diminimalkan, sehingga posisi keuangan perusahaan akan lebih terkontrol dan akan lebih dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam setiap transaksi keuangan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset(survey), penulis mencoba untuk memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan sistem pengawasan internal gaji yaitu :

1. Struktur organisasi yang digunakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memperlihatkan adanya pembagian tugas secara jelas. Struktur organisasi yang baik adalah faktor yang paling penting dalam menunjang keberhasilan sistem pengawasan internal gaji. 2. Sistem pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak hanya dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha tetapi juga Bagian Keuangan.

3. Unsur-unsur gaji telah terpenuhi dengan baik dengan adanya pemberian upah lembur, cuti dan gaji ketiga belas.

4. Sistem dan prosedur pencatatan gaji telah dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan sistem Payroll, serta sistem penyerahan gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan proses transfer ke rekening masing-masing pegawai.

5. Pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif.

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini adalah beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan instansi dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya pengawasan internal gaji yang efektif harus selalu ditingkatkan serta tetap diterapkan untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan dan agar pelaksanaan penggajian tidak terlambat.

2. Pemberian unsur-unsur gaji harus tetap dipertahankan karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji, maka pegawai dapat termotivasi untuk dapat bekerja lebih efektif.

3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.

4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalahpahaman diantara masing-masing pegawai atau bagian-bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Badan Penerbit FE-UGM. Yogyakarta.

Hall James, A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Holmes, Arthur W dan David C. Burns. 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Malayu, 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara. Jakarta.

Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Sinusi, Anwar. 2013. Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Winarni F. dan Sugiyarso G. 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Cetakan Pertama. Penerbit Media Pressindo. Yogyakarta.

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan daftar potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Berikut ini adalah bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembayaran dan pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :

1. Bagian Tata Usaha

Adapun tugas dari bagian Tata Usaha dalam sistem pembayaran dan pengawasan gaji adalah Memeriksa SK kenaikan gaji pegawai dan gaji berkala yang disesuaikan kedalam tabel gaji (tabel yang ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah).

2. Bagian Keuangan

Adapun tugas dari bagian keuangan dalam sistem penggajian dan pengawasan gaji adalah :

a. Membuat daftar gaji

b. Mengajukan Surat Perintah Membayar (SPM) kebiro keuangan Provinsi Sumatera Utara

c. Memberikan data gaji yang akan diterima pegawai ke Bank Sumut, Bank sumut akan memberikan slip gaji kepada masing-masing pegawai.

d. Mencatat transaksi kedalam pembukuan.

Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa dalam menciptakan suatu sistem pengawasan internal yang baik diperlukan suatu pemisahan fungsi yang jelas dan kerjasama yang baik antara bagian-bagian yang terlibat sehingga dapat menjamin kecermatan dan ketepatan prosedur penggajian.

Sistem pengawasan gaji adalah salah satu sasaran diadakannya pengawasan internal dalam suatu perusahaan. Melihat pada sistem yang ada pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan bahwa sistem pengawasan internal gajinya sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan, dimana pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang terorganingasir dengan baik, tugas dan wewenang dibagi sesuai dengan kapasitas masing-masing, sehingga tidak ada tumpang tindih atau tugas ganda untuk dikerjakan oleh satu bagian. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan transaksi dari awal hingga akhir tidak dipegang oleh satu orang saja tapi harus melibatkan pihak lain, sehingga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan suatu transaksi jika pelaksanaan transaksi tersebut dipisahkan antara beberapa orang.

Sistem pengawasan internal gaji tidak akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan/instansi. Bahkan sebaliknya, dengan adanya sistem pengawasan internal gaji ini, maka akan terkoordinir lagi kegiatan yang

berhubungan dengan sistem penggajian yang ada dalam perusahaan/instansi. Tingkat kesalahan, penyelewengan dan penipuan yang akan dilakukan atau yang telah dilakukan oleh pihak-pihak tertentu akan dapat dicegah atau setidaknya dapat diminimalkan, sehingga posisi keuangan perusahaan akan lebih terkontrol dan akan lebih dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam setiap transaksi keuangan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset(survey), penulis mencoba untuk memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan sistem pengawasan internal gaji yaitu :

1. Struktur organisasi yang digunakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memperlihatkan adanya pembagian tugas secara jelas. Struktur organisasi yang baik adalah faktor yang paling penting dalam menunjang keberhasilan sistem pengawasan internal gaji. 2. Sistem pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak hanya dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha tetapi juga Bagian Keuangan.

3. Unsur-unsur gaji telah terpenuhi dengan baik dengan adanya pemberian upah lembur, cuti dan gaji ketiga belas.

4. Sistem dan prosedur pencatatan gaji telah dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan sistem Payroll, serta sistem penyerahan gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan proses transfer ke rekening masing-masing pegawai.

5. Pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif.

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini adalah beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan instansi dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya pengawasan internal gaji yang efektif harus selalu ditingkatkan serta tetap diterapkan untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan dan agar pelaksanaan penggajian tidak terlambat.

2. Pemberian unsur-unsur gaji harus tetap dipertahankan karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji, maka pegawai dapat termotivasi untuk dapat bekerja lebih efektif.

3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.

4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalahpahaman diantara masing-masing pegawai atau bagian-bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Badan Penerbit FE-UGM. Yogyakarta.

Hall James, A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Holmes, Arthur W dan David C. Burns. 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Malayu, 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara. Jakarta.

Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Sinusi, Anwar. 2013. Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

Winarni F. dan Sugiyarso G. 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Cetakan Pertama. Penerbit Media Pressindo. Yogyakarta.