Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA
BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RINI WAYANI SITUMEANG
102103021
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: RINI WAYANI SITUMEANG
NIM
: 102103021
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PERANANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR
PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal:
Juli 2013
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal:
Juli 2013
Dekan
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: RINI WAYANI SITUMEANG
NIM
: 102103021
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN
KANTOR
PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2013
Menyetujui
Dosen Pembimbing
(Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP.19741012 200003 2 003
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
banyak memberi rahmat dan Kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir yang berjudul “ PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR
PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA ” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma-III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih
kepada:
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dan juga
sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan
pikiran untuk memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku sekretaris
program studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama
perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Teristimewa buat Ayahanda tercinta Patar Situmeang dan Ibunda tercinta
Resnia Hutapea yang telah memberikan kasih sayang tiada hentinya,
berkat iringan doa , semangat, motivasi, serta dukungan moril dan materil
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Buat Kakak Aprilyanti Situmeang, S.Pd dan adik-adik penulis tersayang
Naomi Situmeang, Norma Ranita Situmeang, dan Delima Mey Angelika
Situmeang yang telah memberikan dukungan, motivasi dan bantuan untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Buat semua teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2010 dan
terkhusus untuk sahabat-sahabat penulis tersayang Elyshabhet Lyn Sagala,
Kathrina M.O Bakara, Eva Maria Perangin-angin, Stephanie Virginia,
Deby Vivi Yanti Tambunan, dan Grace Christin Hutauruk yang
memberikan semangat dan dukungan sehingga lebih termotivasi dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Buat teman-teman magang di Grup 19 Nurul Rifki M (Keuangan), M.
Nanda Fadli Siregar (Akuntansi), Rizki Ramadhan (Akuntansi), Rizky
Fakhrurrazi (Akuntansi).
Universitas Sumatera Utara
10. Terima kasih juga penulis ucapkan buat teman-teman “Kesekretariatan”
Susanti Berliana Siagian, Irma Yulika Sinaga, Dessy F Samosir, Dwi
Sekar Murdiatami, Syahfitri Maha, May Elisa Putry dan teman-teman
lainnya.
11. Untuk semua keluarga yang mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas
Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa dan dukungannya kepada Penulis.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi pembaca.
Medan, Juli 2013
Penulis
Rini Wayani Situmeang
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................... 1
B. Perumusan Masalah ........................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ............................................................................. 5
E. Jadwal Kegiatan................................................................................... 6
F. Sistematika Penulisan......................................................................... 7
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ...................................................... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ...... 9
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ...................................................... 12
C. Jenis Usaha / Kegiatan ....................................................................... 13
D. Struktur Organisasi............................................................................. 13
E. Job Description .................................................................................. 18
F. Kinerja Usaha Terkini ........................................................................ 21
G. Rencana Kegiatan............................................................................... 22
BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 24
A. Pengertian Administrasi Perkantoran ................................................. 24
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran .................................. 25
1.
Peranan Administrasi Perkantoran .............................................. 25
Universitas Sumatera Utara
2.
Tujuan Administrasi Perkantoran ............................................... 26
C. Sistem Perkantoran............................................................................. 27
1.
Karateristik Sistem ...................................................................... 28
2.
Unsur Sistem ............................................................................... 29
3.
Jenis Sistem ................................................................................. 30
D. Kontrol Perkantoran ........................................................................... 31
1.
Sistem dan Sasaran Kontrol ........................................................ 31
2.
Perancangan dan Pengendalian Formulir .................................... 35
E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ...................................... 37
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor .............................................................. 39
G. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ....................................................... 44
H. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Akademik............................ 45
1.
Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi
(KHS) .......................................................................................... 46
2.
Melegalisir Berkas-berkas Nilai.................................................. 46
3.
Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni ................................. 47
4.
Penyajian Info Di Bidang Akademik .......................................... 48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 49
A. Kesimpulan ........................................................................................ 49
B. Saran ................................................................................................... 50
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 51
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...............………………………………………6
Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha.................................................................41
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ....................................................................................... 15
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara .................................................... 20
Universitas Sumatera Utara
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA
BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RINI WAYANI SITUMEANG
102103021
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: RINI WAYANI SITUMEANG
NIM
: 102103021
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PERANANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR
PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Tanggal:
Juli 2013
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
( Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal:
Juli 2013
Dekan
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak)
NIP. 19560407 198002 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: RINI WAYANI SITUMEANG
NIM
: 102103021
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN
KANTOR
PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2013
Menyetujui
Dosen Pembimbing
(Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP.19741012 200003 2 003
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
banyak memberi rahmat dan Kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir yang berjudul “ PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR
PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA ” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma-III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih
kepada:
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dan juga
sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan
pikiran untuk memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku sekretaris
program studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama
perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Teristimewa buat Ayahanda tercinta Patar Situmeang dan Ibunda tercinta
Resnia Hutapea yang telah memberikan kasih sayang tiada hentinya,
berkat iringan doa , semangat, motivasi, serta dukungan moril dan materil
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Buat Kakak Aprilyanti Situmeang, S.Pd dan adik-adik penulis tersayang
Naomi Situmeang, Norma Ranita Situmeang, dan Delima Mey Angelika
Situmeang yang telah memberikan dukungan, motivasi dan bantuan untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Buat semua teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2010 dan
terkhusus untuk sahabat-sahabat penulis tersayang Elyshabhet Lyn Sagala,
Kathrina M.O Bakara, Eva Maria Perangin-angin, Stephanie Virginia,
Deby Vivi Yanti Tambunan, dan Grace Christin Hutauruk yang
memberikan semangat dan dukungan sehingga lebih termotivasi dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Buat teman-teman magang di Grup 19 Nurul Rifki M (Keuangan), M.
Nanda Fadli Siregar (Akuntansi), Rizki Ramadhan (Akuntansi), Rizky
Fakhrurrazi (Akuntansi).
Universitas Sumatera Utara
10. Terima kasih juga penulis ucapkan buat teman-teman “Kesekretariatan”
Susanti Berliana Siagian, Irma Yulika Sinaga, Dessy F Samosir, Dwi
Sekar Murdiatami, Syahfitri Maha, May Elisa Putry dan teman-teman
lainnya.
11. Untuk semua keluarga yang mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas
Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa dan dukungannya kepada Penulis.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi pembaca.
Medan, Juli 2013
Penulis
Rini Wayani Situmeang
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................... 1
B. Perumusan Masalah ........................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ............................................................................. 5
E. Jadwal Kegiatan................................................................................... 6
F. Sistematika Penulisan......................................................................... 7
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ...................................................... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ...... 9
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ...................................................... 12
C. Jenis Usaha / Kegiatan ....................................................................... 13
D. Struktur Organisasi............................................................................. 13
E. Job Description .................................................................................. 18
F. Kinerja Usaha Terkini ........................................................................ 21
G. Rencana Kegiatan............................................................................... 22
BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 24
A. Pengertian Administrasi Perkantoran ................................................. 24
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran .................................. 25
1.
Peranan Administrasi Perkantoran .............................................. 25
Universitas Sumatera Utara
2.
Tujuan Administrasi Perkantoran ............................................... 26
C. Sistem Perkantoran............................................................................. 27
1.
Karateristik Sistem ...................................................................... 28
2.
Unsur Sistem ............................................................................... 29
3.
Jenis Sistem ................................................................................. 30
D. Kontrol Perkantoran ........................................................................... 31
1.
Sistem dan Sasaran Kontrol ........................................................ 31
2.
Perancangan dan Pengendalian Formulir .................................... 35
E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ...................................... 37
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor .............................................................. 39
G. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ....................................................... 44
H. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Akademik............................ 45
1.
Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi
(KHS) .......................................................................................... 46
2.
Melegalisir Berkas-berkas Nilai.................................................. 46
3.
Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni ................................. 47
4.
Penyajian Info Di Bidang Akademik .......................................... 48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 49
A. Kesimpulan ........................................................................................ 49
B. Saran ................................................................................................... 50
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 51
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...............………………………………………6
Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha.................................................................41
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ....................................................................................... 15
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara .................................................... 20
Universitas Sumatera Utara