Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA

BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

RINI WAYANI SITUMEANG 102103021

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RINI WAYANI SITUMEANG

NIM : 102103021

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANANAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN DALAM

MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: Juli 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RINI WAYANI SITUMEANG

NIM : 102103021

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN

DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN

AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2013

Menyetujui Dosen Pembimbing

NIP.19741012 200003 2 003

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberi rahmat dan Kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “ PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Sumatera Utara.

3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program

Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dan juga sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku sekretaris program studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama

perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa buat Ayahanda tercinta Patar Situmeang dan Ibunda tercinta Resnia Hutapea yang telah memberikan kasih sayang tiada hentinya, berkat iringan doa , semangat, motivasi, serta dukungan moril dan materil sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Buat Kakak Aprilyanti Situmeang, S.Pd dan adik-adik penulis tersayang Naomi Situmeang, Norma Ranita Situmeang, dan Delima Mey Angelika Situmeang yang telah memberikan dukungan, motivasi dan bantuan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Buat semua teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2010 dan

terkhusus untuk sahabat-sahabat penulis tersayang Elyshabhet Lyn Sagala, Kathrina M.O Bakara, Eva Maria Perangin-angin, Stephanie Virginia, Deby Vivi Yanti Tambunan, dan Grace Christin Hutauruk yang memberikan semangat dan dukungan sehingga lebih termotivasi dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Buat teman-teman magang di Grup 19 Nurul Rifki M (Keuangan), M.

10.Terima kasih juga penulis ucapkan buat teman-teman “Kesekretariatan” Susanti Berliana Siagian, Irma Yulika Sinaga, Dessy F Samosir, Dwi Sekar Murdiatami, Syahfitri Maha, May Elisa Putry dan teman-teman lainnya.

11.Untuk semua keluarga yang mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas

Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk doa dan dukungannya kepada Penulis.

Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 9

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 12

C. Jenis Usaha / Kegiatan ... 13

D. Struktur Organisasi ... 13

E. Job Description ... 18

F. Kinerja Usaha Terkini ... 21

G. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Pengertian Administrasi Perkantoran ... 24

B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ... 25

2. Tujuan Administrasi Perkantoran ... 26

C. Sistem Perkantoran ... 27

1. Karateristik Sistem ... 28

2. Unsur Sistem ... 29

3. Jenis Sistem ... 30

D. Kontrol Perkantoran ... 31

1. Sistem dan Sasaran Kontrol ... 31

2. Perancangan dan Pengendalian Formulir ... 35

E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ... 37

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ... 39

G. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ... 44

H. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Akademik ... 45

1. Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) ... 46

2. Melegalisir Berkas-berkas Nilai ... 46

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni ... 47

4. Penyajian Info Di Bidang Akademik ... 48

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 49

A. Kesimpulan ... 49

B. Saran ... 50

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...………6 Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha...41

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 15 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 20

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkaian tugas dari keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan.

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan

keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi.

Adapun fungsi administrasi perkantoran menurut H. Mac Donald (office management) adalah:

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor) 2. Biaya perkantoran (office costs)

3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) 4. Kepegawaian perkantoran (office personel)

5. Metode perkantoran (office methods)

6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.

Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran yaitu: Menghimpun,

tertulis, Pelayanan tamu, Pelayanan telepon, Pelayanan keuangan, Pelayanan umum, Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

Unsur-unsur manajemen administrasi perkantoran menurut G.R. Terry dengan istilah The six M’S in management (6M didalam manajemen) yaitu:

1. Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)

2. Money (ketersediaan dana)

3. Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja, apabila

diperlukan) 4. Metode (cara)

5. Material (sarana dan prasarana)

6. Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)

Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mengenai apa

saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.

Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik.

Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik melakukan observasi

dengan memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

B.Perumusan Masalahan

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah: “Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam

memperlancar pekerjaan kantor.

D.Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik

secara teoritis maupun aplikasi.

b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran

dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bagi Instansi

a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat

perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.

b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan

maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan administrasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

E.Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO Kegiatan

Mei 2013 Juni 2013

II III IV I II

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing

3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisis Data

5 Penyusunan Tugas Akhir

6

Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir

7 Penyelesaian Tugas Akhir

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang Masalahan, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitilan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II: PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi dan Personalia, Job Discription, Kinerja Usaha/ Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai pengertian Administrasi Perkantoran, Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran, Kontrol Perkantoran, Sasaran Administrasi Perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor, Pengertian Kelancaran Pekerjaan, serta Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas mengenai Kesimpulan dan Saran tentang Administrasi Perkantoran Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum. Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) berlokasi di Kutaraja ( Sekarang Kota Banda Aceh ) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara (USU) membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut , tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka

terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

C. Jenis Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi:

1. Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengabdian Penelitian, dan

3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

D. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu

akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

---

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, M.S. P Prof. Dr. Ramli, M.S.

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E. Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D

Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS Dr. Isfenti Sadalia, M.E.

Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd

Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE, M.Si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia , SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE, M.Si

Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si, Ak

Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak Program Diploma

Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Sekretaris : Magdalena L L Sibarani, SE, M.Si

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN

Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi

Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, MSi

Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, SE

E. Job Description

Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Akademik dan Administrasi Akademik. Berikut ini adalah Job Description dari bagian Akademik di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara :

Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Staf Akademik

Bagian Sekretaris : Hairil Anwar, SE

Bag. Persiapan Wisuda : T. Sugondo, SE, M.Si

Bag. Nilai Akademik Manajemen : Rostati, SE

Bag. Nilai Akademik E. Pembangunan : Sumanto

Bag. Nilai Akademik Akuntansi : Dameria U Berutu, SE

Bag. Nilai Akademik D3 Keuangan : Syafarida, SE

Bag. Nilai Akedemik D3 Akuntansi : Sorta Ida S, SE

Bag. Nilai Akedemik D3 Kesekretariatan : Jumain PUDEK I

Fahmi N Nasution,SE, M.Acc NIP. 19750408 200212 1 002

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah. Idul Fitri, Isr’a Mi’raj Dan lain lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS).

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks

prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang

baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum

dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan

oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2

dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan

Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan

BAB III PEMBAHASAN

A.Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare. Ad dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi sering diartikan sebagi tata usaha (office work) yang intinya adalah tugas pelayanan.

Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan kelompok melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan efisien dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan yang diinginkan. Administrasi dalam arti sempit (office work) tata usaha adalah keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik, mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan menjaga keharmonisan sistem kerja (Moekijat, 2000:2).

Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan.

Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian administrasi perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain : administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung mengerjakan tercapainya usaha kerjasama (Gie, 2009:10).

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya (Siagian, 2002:2).

Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi perkantoran adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur administrasi yaitu unsur yang telah menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (Gie, 2002:61).

Berdasarkan defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.

B.Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran 1. Peranan Administrasi Perkantoran

Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data dan pencatatan. Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik didalam maupun

diluar organisasi. Peranan administrasi yang malaksanakan pekerjaan kantor (Gie, 2004:31) adalah:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai

tujuan dari suatu organisasi.

Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang diperlukan. Keterangan ini memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat membuat keterangan yang tepat.

Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakan tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

3. Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan sumber informasi.

Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya.

2. Tujuan Administrasi Perkantoran

Suatu lembaga atau badan usaha yang menyelenggarakan administrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan. Aktivitas tersebut menyangkut segenap

dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, dan perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.

C.Sistem Perkantoran

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem Quible dalam Sukoco (2007:31) adalah:

a. Mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya yang efisien,

b. Salah satu alat pengendali biaya,

c. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor, d. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi,

e. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut:

a. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak

berfungsi secara optimal,

b. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau

prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain,

c. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang akan diterapkan perusahaan,

d. Kemungkinan terdapat retensi dari anggota organisasi.

1. Karateristik Sistem

Menurut Mcleod dan Shell dalam Sukoco (2007:32), sebuah sistem yang baik memiliki karateristik sebagai berikut:

a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang

terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah

diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

c. Sistematis. Agar fungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada

bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.

d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai

tujuan yang telah ditentukan.

e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga

f. Pemanfaaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang

dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

2. Unsur Sistem

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut: a. Input. Aliran sistem dimulai dari input dari beberapa jenis sumber

daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.

b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemprosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.

c. Output. Setelah melalui pemprosesan, input akan menjadi output,

berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan.

d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah

sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.

e. Pengawasan. Seperti halnya element sistem yang lain pengawasan

tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.

3. Jenis Sistem

Menurut Martin, dkk dalam Sukoco (2007:35) pada organisasi idealnya harus terdapat 4 (empat) jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain:

a. Sistem pada tingkatan operasional, yaitu: informasi yang

memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin.

b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran), yaitu: sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai teknis maupun pegawai administrasi.

c. Sistem pada tingkatan manajemen, yaitu: sistem informasi yang

mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh atasan atau manajer tingkat menengah.

d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang

mendukung aktivitas jangka panjang (strategis) yang dilakukan manajer senior. Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah

yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan solusi yang tidak normal.

D.Kontrol Perkantoran

1. Sistem dan Sasaran Kontrol

Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan merupakan 2 (dua) bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol perkantoran dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan.

Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari sebelum terlambat.

Menurut Brech (Gie, 2007:154) kontrol adalah kegiatan mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan

sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan di waktu mendatang.

Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah sebagai berikut:

1. Penentuan standart atau ukuran yang baku yang akan menjadi

patokan.

2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang

senyatannya dijalankan (hasil kegiatan-kegiatan tersebut)

3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau

hasil-hasilnya dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.

4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi

agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan.

Bahan-bahan dan metode-metode untuk menjalankan pengontrolan antara lain adalah:

a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tulisan dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan.

b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal

c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan.

d. Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan.

Dalam segi pelaksanaan pekerjaan yang paling umum dapat dijadikan sasaran pengontrolan adalah:

a. Jumlah hasil kerja (segi kuantitas). b. Mutu hasil kerja (segi kualitas).

c. Pegawai (kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya). d. Uang (pemakaiannya secara sah dan efisien).

e. Barang perbekalan (pembelian, penggunaan dan pemeliharaan

yang betul).

f. Ruang kerja (penataan dan pemakaiannya yang baik).

g. Waktu (penggunaannya untuk kepentingan organisasi yang

bersangkutan). h. Metode kerja.

Dalam tata usaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan. Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup parah.

Untuk menjalankan agar tata usaha terlaksana secara baik dan hemat, setiap organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tata usaha.

Menurut Leffingwell dalam Gie (2007:156), idealnya 12 (dua belas) tindakan kontrol yang hendak dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu:

1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari

secara tertulis.

2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah

ditentukan.

3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.

4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.

5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan

pekerjaan.

6. Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari. 7. Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh.

8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi

pelaksanaan sesuatu pekerjaan.

9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu

seminggu.

10.Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap

pemeliharaan alat-alat kantor.

11.Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan

warkat dan arsip.

2. Perancangan dan Pengendalian Formulir

Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar mempergunakan formulir (form). Formulir ialah lembaran kertas atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu setelah dicetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis, atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat, atau menyampaikan informasi yang diperlukan.

Menurut ahli perancang formulir Kronval (2007:162), formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu dimana akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya, sedangkan apa yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret, dan menandai.

Menurut Littlefield dkk (2007:163), adapun kegunaan yang diberikan oleh formulir adalah sebagai berikut:

1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus

dihimpun dan disampaikan.

2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap

butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.

3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali

4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, karena secara luas dapat menyederhanakan

prosedur-prosedur.

5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat

dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari. Sesuatu formulir biasanya diadakan untuk maksud atau keperluan tertentu. Menurut Myers (Gie, 2007:164), formulir-formulir pada umumnya dapat diciptakan dan dipergunakan untuk 18 (delapan belas) macam keperluan sebagai berikut:

1. Mengakui (to acknowledge)

2. Menyetujui (to agree)

3. Melamar (to apply)

4. Menguasakan (to authorize)

5. Membatalkan (to cancel)

6. Menerangkan (to certify) 7. Menuntut (to claim) 8. Menaksir (to estimate) 9. Melanjutkan (to follow-up) 10.Mengenali (to identify)

11.Memberi petunjuk (to instruct) 12.Memberitahu (to notify)

15.Melaporkan (to report) 16.Memohon (to request) 17.Mengedarkan (to route) 18.Menjadwal (to schedule)

E.Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (Office Work) walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Libbey adalah sebagai berikut:

1. Ruang perkantoran (Office Space); Ruang perkantoran meliputi Perkiraan

kebutuhan ruangan, Pemanasan dan peredaran udara, Pendinginan udara, Pantulan suara, Lukisan, Fasilitas kebersihan, Ruang pertemuan, Faktor keselamatan, Pemindahan kantor, Perubahan-perubahan, Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication); Komunikasi meliputi Pengiriman surat,

Pelayanan pesuruh, Telepon, Susunan kabel, Sistem laporan antar kantor, Papan pengumuman, Pelayanan menerima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel); Kepegawaian Perkantoran

meliputi Pemilihan, Perkenalan, Latihan, Pengujian, Kenaikan pangkat, Pergantian, Sistem saran, Keterlambatan, Wawancara pemberhentian, Fasilitas ruang, Semangat kerja dan Disiplin.

4. Perabot dan Perlengkapan (Furniture and Equipment); Perabot dan

Ruang dan peti besi, Perabotan fungsional, Perabotan gudang, Pemeliharaan dan perbaikan, Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabot perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines); Peralatan dan Mesin

meliputi Mesin tik, Mesin hitung, Perlengkapan kirim surat, Perlengkapan kebersihan, Pemeliharaan dan perbaikan, Penilaian peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary); Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis, Kertas surat, Formulir, Perbekalan kebersihan, Perbekalan penggandaan, Penilaian perbekalan baru.

7. Metode (Methods); Metode meliputi Pengolahan bahan keterangan,

Penyelidikan perkantoran, Pengukuran hasil kerja tulis, Penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records); Warkat meliputi Pengkoordinasian formulir,

Perancangan formulir, Pelayanan surat-menyurat, Pola surat, Peninjauan surat-menyurat, Pusat pengetikan, Metode pelaporan (Typing Rools), Jadwal penyimpanan, Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan (Exclusive Controls); Kontrol pimpinan

pelaksanaan meliputi Perencanaan organisasi, Pemusatan dan pemencaran pelayaanan, Perencanaan anggaran, Perkiraan (Forecasting), Pedoman petunjuk kerja, Latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu : tata dan usaha.

Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus di taati. Sedangkan usaha adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.

Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh pihak siapa saja yang membutuhkannya.

Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut Gie (2000:16) adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Sedangkan menurut Wursanto (2004:15) mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan mengadakan pencatatan, penyusunan, keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung, sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 (enam) pola pembuatan (Gie, 2000:16), yaitu:

1. Menghimpun .

Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.

3. Mengolah

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

Sedangkan menurut Terry (2003:20), kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain :

Tabel 3.1

Kegiatan Pokok Usaha

Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan Typing (mengetik)

Calculating (menghitung) Checking (memeriksa)

Filling (menyimpan) Telephoning (menelepon) Duplicating (menggandakan)

Mailing (mengirim) Other (lain-lain)

24,6% 19,5% 12,3% 10.2% 8,8% 6,4% 5,5% 12,7%

Jumlah 100%

Sumber : Moekijat (2003:22)

Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

1. Penanganan Surat

Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.

2. Penyimpanan Surat

Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3. Membuat Laporan

Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

4. Korespondensi

Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.

5. Penggandaan

Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.

6. Penandatanganan Surat

Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan dibubuhi stempel.

Sedangkan menurut Well dan Robinson (2000:89) pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan

3. Surat menyurat, mendikte, dan mengetik.

4. Menyimpan warkat

5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang

belum diselesaikan.

6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.

7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan

pesuruh.

9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

10.Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.

Ciri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi:

1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat

meringankan.

2. Suatu pekerjaan yang memberi pelayanan.

3. Volume ditentukan oleh pihak luar.

4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.

5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu yang digunakan.

6. Pemencaran (Moekijat, 2001:26).

Menurut Robin (2003:4) kerja adalah proses pencapaian tujuan personal maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai suatu kegiatan, juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan dengan baik oleh setiap pegawai. Dimana usaha untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan oleh suatu organisasi.

Sedangkan kelancaran menurut Field (2001:89) adalah merupakan kebutuhan yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu.

Dari defenisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit sumber daya untuk mencapai tujuan organisasioanal sehingga akan mendapat informasi yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu. Kelancaran kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu organisasi, khususnya dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja disuatu organisasi hendaknya direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya, jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan kesimpangsiuran dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan. Dalam meningkatkan kelancaran atau memperlancar tugas-tugas itu karena administrasi merupakan penentuan tujuan yang diharapkan sampai tujuan tercapai.

H.Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Administrasi Perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan akademik mahasiswa. Adapun rincian tugas secara umum pada bagian Akademik antara lain:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian akademik.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,

penelitian, pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target

kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan

fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian Akademik dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), Sekretaris Sub Bagian serta pegawai bagian

Akademik. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan I (PD-I) yang bertanggung jawab pada bidang Akademik.

Secara spesifik kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian Akademik mencakup:

1. Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS).

Salah satu Bagian Akademik adalah proses percetakan KRS dan KHS mahasiswa. Prosedur percetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan pengolahan nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang ditawarkan. Setelah proses pengolahan nilai salesai KRS dan KHS dicetak. Hasil KRS dan KHS diberi rangkap 3 (tiga), yaitu untuk pertinggal di bagian Akademik, pertinggal untuk jurusan mahasiswa yang bersangkutan dan diberikan juga bagi mahasiswa itu sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah dijadwalkan maka akan mengganggu proses percetakan dan pembagiannya bagi mahasiswa. Tentunya hal ini akan mengganggu pekerjaan kantor lainnya. Idealnya proses percetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif.

2. Melegalisir Berkas - berkas Nilai

Melegalisir berkas-berkas nilai tertentu sebagai bukti keabsahan berkas tersebut dengan aslinya. Berkas yang dilegalisir tentunya sesuai dengan kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijazah, transkrip nilai dan SKTL dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu diperiksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian Akademik. Untuk itu setiap melegalisir berkas-berkas nilai harus dilampirkan dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses melegalisirnya akan lebih lama.

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni

Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini, seiring berjalannya waktu pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian Akademik sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah.

Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar Akademik, misalnya : Pengumuman mahasiswa yang dievaluasi, pengumuman tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS, pengumuman tentang Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain:

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian akademik kurang

optimal. Hal ini terjadi karena proses percetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif padahal idealnya proses percetakan KRS dan KHS dilakukan sebelum perkuliahan aktif.

2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena

sebelum dilegalisir berkas diperiksa kembali dengan berkas aslinya.

3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data alumni angkatan

pertama kurang diperiksa dengan baik, sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat diperlukan.

4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik, sehingga

mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang terkena evaluasi dan informasi lainnya.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dikemukakan adalah:

1. Agar pekerjaan administrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya

pegawai melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin.

2. Dalam proses melegalisir berkas-berkas nilai sebaiknya para pegawai

melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin, agar mahasiswa yang membutuhkan berkas-berkas nilai dapat memperolehnya dengan cepat.

3. Sebaiknya seluruh data atau dokumen alumni diarsipkan dengan rapi dan

baik atau dengan bantuan komputerisasi sehingga tidak kesulitan untuk mencari data jika suatu saat dibutuhkan.

4. Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa, diharapkan pegawai

dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada mahasiswa maupun pengguna jasa akademik lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat, 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung : Rineka Cipta.

Siagian, Sondang P. 2001. Kerangaka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Rineka Cipta

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Gelora Aksara Pratama

The Liang Gie, 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan Yogyakarta : Liberty Yogyakarta

http://dennia-dara.blogspot.com/.../peranan-administrasi-perkantoran.html

-perkantoran1.pdf

-%20Administrasi%20Perkantoran.pdf

Akademik. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan I (PD-I) yang bertanggung jawab pada bidang Akademik.

Secara spesifik kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian Akademik mencakup:

1. Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS).

Salah satu Bagian Akademik adalah proses percetakan KRS dan KHS mahasiswa. Prosedur percetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan pengolahan nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang ditawarkan. Setelah proses pengolahan nilai salesai KRS dan KHS dicetak. Hasil KRS dan KHS diberi rangkap 3 (tiga), yaitu untuk pertinggal di bagian Akademik, pertinggal untuk jurusan mahasiswa yang bersangkutan dan diberikan juga bagi mahasiswa itu sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah dijadwalkan maka akan mengganggu proses percetakan dan pembagiannya bagi mahasiswa. Tentunya hal ini akan mengganggu pekerjaan kantor lainnya. Idealnya proses percetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif.

2. Melegalisir Berkas - berkas Nilai

Berkas-berkas Nilai meliputi KRS, KHS, kartu evaluasi mahasiswa, Ijazah, transkip nilai, Surat Keterangan Telah Lulus (SKTL).

Melegalisir berkas-berkas nilai tertentu sebagai bukti keabsahan berkas tersebut dengan aslinya. Berkas yang dilegalisir tentunya sesuai dengan kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijazah, transkrip nilai dan SKTL dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu diperiksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian Akademik. Untuk itu setiap melegalisir berkas-berkas nilai harus dilampirkan dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses melegalisirnya akan lebih lama.

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni

Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini, seiring berjalannya waktu pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian Akademik sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah.

4. Penyajian Info Di Bidang Akademik

Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar Akademik, misalnya : Pengumuman mahasiswa yang dievaluasi, pengumuman tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS, pengumuman tentang Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain:

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian akademik kurang optimal. Hal ini terjadi karena proses percetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif padahal idealnya proses percetakan KRS dan KHS dilakukan sebelum perkuliahan aktif.

2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena sebelum dilegalisir berkas diperiksa kembali dengan berkas aslinya. 3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data alumni angkatan

pertama kurang diperiksa dengan baik, sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat diperlukan.

4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik, sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang terkena evaluasi dan informasi lainnya.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dikemukakan adalah:

1. Agar pekerjaan administrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya pegawai melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin.

2. Dalam proses melegalisir berkas-berkas nilai sebaiknya para pegawai melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin, agar mahasiswa yang membutuhkan berkas-berkas nilai dapat memperolehnya dengan cepat. 3. Sebaiknya seluruh data atau dokumen alumni diarsipkan dengan rapi dan

baik atau dengan bantuan komputerisasi sehingga tidak kesulitan untuk mencari data jika suatu saat dibutuhkan.

4. Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa, diharapkan pegawai dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada mahasiswa maupun pengguna jasa akademik lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat, 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung : Rineka Cipta.

Siagian, Sondang P. 2001. Kerangaka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Rineka Cipta

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Gelora Aksara Pratama

The Liang Gie, 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan Yogyakarta : Liberty Yogyakarta

http://dennia-dara.blogspot.com/.../peranan-administrasi-perkantoran.html

-perkantoran1.pdf

-%20Administrasi%20Perkantoran.pdf