Efisiensi Kerja Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

EFESIENSI KERJA

PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

DENNY VALLIANSYAH

082101159

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2012

NAMA : DENNY VALLIANSYAH

NIM : 082101159

PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan

JUDUL : Efisiensi Kerja Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tanggal : ……….... Ketua Program Studi

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Tanggal : ……… Dekan,

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

DEPARTEMEN KEUANGAN MEDAN

NAMA : DENNY VALLIANSYAH

NIM : 082101159

PROGRAM STUDI : KEUANGAN

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN, Menyetujui Pembimbing,

Dra. Lucy Anna, M.Si

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI USU”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, yaitu : ayahanda Ferry Naslansyah dan Ibunda Chovy Yulida Sri Putri Nst yang telah merawat dan membesarkan penulis hingga saat ini, serta semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc selaku PD I, Bapak Drs.Arifin Lubis, MM, AK selaku PD II, Bapak Drs. Ami Dilham, M.Si selaku PD III Fakultas Ekonomi USU

3. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.

4. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Pengelola Jurusan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Lucy Anna, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah berbaik hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

6. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, dan Ibu Dra. Lucy Anna, M.Si selaku Dosen Penasehat Akademik.

7. Terima kasih pada Vinny, Vicko, Dinda , Melisa yang telah membantu memberikan semangat dalam bentuk moril, materil dan doa kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Terima kasih yang terspesial untuk sahabatku Amek, Chaitul, Dimas, Hendy, yang telah memberikan semangat yang luar biasa, ujian dan pujian yang tak

9. Seluruh teman-teman DIII Keuangan khususnya stambuk 2008 10.Pegawai FE USU Kak Nur, Kak Ida, Kak Dani

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Medan, April 2012 Penulis

Denny Valliansyah

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR... i

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 5

D. Metode Penelitian ... 6

E. Sistematika Penulisan ………...………... 8

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 10

A. Sejarah Ringkas ... 10

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 13

C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 14

D. Job Description ... 19

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 24

F. Kinerja Usaha Terkini ... 25

G. Rencana Kegiatan ... 26

BAB III PEMBAHASAN... 29

A. Segi Usaha ... 29

B. Prestasi Kerja Pegawai ... 34

C. Sistem Kearsipan ... 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 45

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ………... 16 Gambar 3.1 Bagan Unsur Sistem Kearsipan ……….... 42

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

Setiap kantor mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan harus sederhana. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi

kerja sehingga pekerjaan yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang penting. Hal ini bertujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi. Pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja.

Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah agar tugas dilakukan dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan atau misi kantor tersebut.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk setiap kegiatan organisasi dengan adanya tujuan untuk diperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi peroleh tujuan dan merupakan cara yang termudah untuk mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil kerja efektif yang dicapai dari hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan lebih mudah dilaksanakan.

Masalah yang sering dijumpai dalam pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan dan penyimpanan data.

3. Kurangnya mesin printer yang berkualitas baik, kadang-kadang ada yang rusak, sehingga pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.

Berdasarkan uraian ini perlu dimiliki cara kerja yang efisien. Cara kerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dengan menggunakan alat untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan penting saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling tidak penting.

Efisiensi kerja dapat ditetapkan terhadap prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Pengehematan gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan yang tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi, hal ini memudahkan pengawasan dan

monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta efisiensi pelaksanakaan pekerjaan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” atau mekanisme kerja sebuah organisasi.

Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas dari faktor-faktor produksi, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.

Efisiensi kerja akan menunjukkan suatu keadaan, cara penilaiannya dilakukan dalam waktu sesaat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan momeduls penelitian. Prinsip efisiensi meliputi semua bidang pekerjaan, jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang baik. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi merupakan suatu usaha untuk mencegah pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun hal yang merugikan. Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).

Berdasarkan uraian ini, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Program Studi

Dengan judul ini penulis ingin mengetahui bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran yang telah diuraikan dapat dirumuskan masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Efisiensi Kerja”.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian

a. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Program Studi Diploma III Keuangan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

b. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

JULI 2011, MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber, yaitu :

a. Data Primer

Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan Tanya jawab.

b. Data Sekunder

Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacan lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. Data yang dikumplkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti.

b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui wawancara dan dokumentasi.

4. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan adalah Metode Deskriptif. Metode Deskriptif adalah Metode analisa dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun, menggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran tentang efesiensi kerja pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III. PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan pepada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 ( tiga ) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

a. Dasar

Penyusunan Laporan Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman pada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

b. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara b1. Visi:

b2. Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan

sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

C1. PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

C2. DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli, MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE

Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi

C3. DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi

Akuntansi

Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Tugas sub bagian Perpustakaan : 1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

2. Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non - profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, motivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak

dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca. 5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di

adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III

PEMBAHASAN

Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kanor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :

A. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Diploma Fakultas Ekonomi USU adalah:

1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Diploma Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya. d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor Program Study Diploma III

2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai efisiensi. Pada pekerjaan kantor di Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU Hal ini dapat dilihat dari :

a. Setiap pekerjaan kantor pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan : Komputer.

b. Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU setiap alat dapat diperoleh mudah.

c. Setiap pekerjaan pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seefisien mungkin. Pada pekerjaan kantor di Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU menyusun Rencana Kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang

dibuat pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin

Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai untuk mewujudkan efisiensi

Jam kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib

3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Absensi kehadiran akan mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Untuk meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah

peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Pekerjaan lebih cepat selesai.

b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik. 4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka efisiensi kerja dapat dilihat dari :

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC).

b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakanya. Misalnya alat-alat tulis. Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

B. Prestasi Kerja Pegawai

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu / kegiatan selama waktu tertentu. Hasil kerja yang dicapai dipengaruhi oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan. Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai

mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya denga para pegawai.

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi. 2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

C. Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya mahasiswa baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa, perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat keterangan pada mahasiswa.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemuka n.

Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo (2006:20)

D. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan Penyusutan OUTPUT Warkat/arsip TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU terdapat 3 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 2 buah unit printer yang terletak di masing-masing meja kerja pegawai.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan

fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,

gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

E. Penilaian Kinerja

Efisiensi kerja pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.

7. Kerajinan.

Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

1. Kepala Program Study Diploma 2. Kepala Tata Usaha

3. Pembantu Dekan II 4. Dekan

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang dapat bermanfaat pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting.

3. Efisiensi kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan

6. Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan ini, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.

Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.

Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press, Medan.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.

7. Kerajinan.

Pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

1. Kepala Program Study Diploma 2. Kepala Tata Usaha

3. Pembantu Dekan II 4. Dekan

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang dapat bermanfaat pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting.

3. Efisiensi kerja pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan

6. Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan ini, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.

Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.

Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press, Medan.