Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN

KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

MONICA OLIVIA HUTAPEA 092103043

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : 092103043

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Oktober 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP. 1974102 200003 2 003

Tanggal : Oktober 2013 DEKAN

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak) NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : 092103043

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Oktober 2013 Menyetujui

Pembimbing,

(Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si ) NIP. 19700815 199803 2 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah banyak memberikan berkat dan sukacita sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam proses Penulisan hingga penyelesaian tugas akhir ini, Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa bimbingan, dukungan semangat serta kasih sayang dari berbagai pihak yang bersifat moril dan materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena.L .L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar memberikan waktu, tenaga, arahan dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.

5. Bapak Maslan, SE selaku Kepala Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah menjadi supervisi dalam Penulisan Tugas Akhir ini beserta staff pegawainya Bapak Djumono,Ibu Sri Nilawati, Tugino dan Kakak Safia Dhany.

6. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik Penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

7. Teristimewa untuk kedua orangtua ku tersayang, Papaku yang selalu luar biasa mendukungku Parulian Hutapea,SH dan Mama cantik tercinta Frida Hasibuan yang tak henti berjuang mengasuh, membesarkan dan memberikan banyak dukungan motivasi serta kasih sayang sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada adik-adikku tersayang Yosie Maria Verisa Hutapea dan Yohannes Gilbert Hutapea, kiranya Tuhan Yesus memberkati keluarga kita di dalam kasih. Terima kasih pula kepada seluruh keluarga besar dan dua saudaraku adik Enzelia Nelly Fransisca Simamora dan adik Kevin Valencia Simamora yang selalu memberikan banyak dukungan motivasi, bantuan serta kasih sayang.

8. Sahabat-sahabat terbaik yang selalu menemani Penulis, Maria Manurung,S.K.M dan Kartika Bellina,A.Mkeb. Semoga masa depan dan persahabatan kita selalu diberkati oleh Tuhan. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Jonalsal Sipayung yang selalu dengan sabar dan tulus memberikan doa, dukungan dan menjadi sahabat yang penuh kasih. Tidak

lupa juga kepada Sarly ‘Ciebhy’ Monica Siregar yang sudah menjadi sosok kakak yang baik, dewasa dan memberikan banyak keceriaan dalam hari-hari Penulis.

9. Terima kasih juga Penulis ucapkan buat semua teman-teman dari D-III Kesekretariatan yang telah banyak membantu Penulis selama masa perkuliahan dan penulisan Tugas Akhir ini, terkhusus untuk Susanti Berliana Siagian,A.Md yang sudah setia membantu dan memberi dukungan semangat yang luar biasa selama Penulisan Tugas Akhir ini kepada Penulis.

10.Buat seluruh rekan kerja para karyawan di PT. Matahari Departemen Store, Bapak Toni Patikawa selaku supervisor youth world, Bang Masdin Gultom selaku koordinator senior youth world yang sudah dengan sabar memberikan banyak ilmu, arahan rohani dan izin cabut kerja untuk kuliah kepada Penulis (Tuhan memberkati ya bang…semoga Tuhan cepat menjawab doa dan kerinduan abang atas sosok anak di dalam keluarga…), kepada rekan kerja seperjuangan Melysa Angelina, Frentika Maria dan teman-teman lainnya.

11.Buat adik-adik dari GT’C dan teman-teman yang meramaikan rumah mawar : Aristha Herdanik Panjaitan, Lindsay Rumapea, Maristha Gebitha dan Nancy Kurniati “si kembar” yang telah menjadi saudara baru bagi Penulis, Jeanne Caroline Tambunan dan Friska Elisabeth Ginting yang menjadi sobat terbaik bagi Penulis dari SMA hingga saat ini. Penulis sangat bersyukur ditemani oleh orang-orang penuh kasih seperti mereka.

12.Buat teman-teman dalam wadah pelayanan GMKI di komisariat FEDITA-USU, terkhusus kepada kakanda Afdunan Gultom,A.Md yang telah banyak mengajarkan Penulis tentang kasih dan dengan sabar mendoakan Penulis selama masa perkuliahan (Tuhan berkati kehidupanmu selamanya,bang..) , buat Daniel Robert Sinaga,A.Md, adik Novelin Sinulingga dan teman-teman lainnya yang telah menemani Penulis selama pelayanan.

13.Untuk semua keluarga dan orang-orang yang selalu mendoakan, memberi bimbingan dan dukungan kepada Penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan-kekurangan akibat keterbatasan yang Penulis miliki. Dengan segala kerendahan hati Penulis menerima masukan berupa kritikan dan saran yang bersifat konstruktif. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.

Medan, Oktober 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ……… i

DAFTAR ISI ……….... v

DAFTAR TABEL………..……… viii

DAFTAR GAMBAR………... ix

BAB I PENDAHULUAN……… 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10

D. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………..…………. 15

E. Job Description Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 17

F. Kinerja Usaha Terkini ... 17

G. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A. Pengertian Administrasi Perkantoran ... 21

B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ... 23

1. Peranan Administrasi Perkantoran ... 23

2. Tujuan Administrasi Perkantoran ... 24

C. Sistem Perkantoran ... 25

1. Karateristik Sistem ... 25

2. Unsur Sistem ... 26

3. Jenis Sistem ... 27

D. Kontrol Perkantoran ... 28

1. Sistem dan Sasaran Kontrol ... 28

2. Perancangan dan Pengendalian Formulir ... 31

E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ... 32

F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ... 36

G. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian ... 37

1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda ... 38

2. Absensi Pegawai ... 39

3. Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...………5 Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha...35

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 12 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 16

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh sebab itu, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik.

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi. Menurut Dra. Suparjati, administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan. 21.56 wib.

Dengan demikian, pada pokoknya administrasi perkantoran mencakup rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan secara tertib

sesuatu hal di dalam organisasi. (The Liang Gie, 2009:4)

Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Aktivitas administrasi perkantoran meliputi kegiatan seperti : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan secara tertulis, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

Berdasarkan defenisi tersebut maka dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu

Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Materi penelitian yaitu mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian kepegawaian yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Karena apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda

pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.

Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B.Permasalahan

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah: “Bagaimanakah Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi perkantoran bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor.

D.Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bagi Instansi

a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.

b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.

3. Bagi Peneliti yang akan datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan administrasi bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E.Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

Sumber : Penulis (2013)

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang : latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika Penulisan.

N O

KEGIATAN September

Minggu ke 1

Minggu ke 2

Minggu ke 3

Minggu ke 4 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

BAB II: PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, Job Description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai : pengertian administrasi perkantoran, peranan dan tujuan administrasi perkantoran, sistem perkantoran, kontrol perkantoran, jenis pekerjaan kantor, pengertian kelancaran pekerjaan, serta pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Administrasi Perkantoran Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) berlokasi di Kutaraja ( Sekarang Kota Banda Aceh ) pada tahun 1959.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala. Namun pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara (USU) membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut , maka tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Sejak saat itu terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi:

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan para lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya

hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Agar hal tersebut tercapai hendaknya pegawai ditempatkan pada bagian yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar berikut ini :

---

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas(2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, M.S. Prof. Dr. Ramli, M.S.

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E. Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D

Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS Dr. Isfenti Sadalia, M.E.

Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si

PROGRAM STRATA-1 Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

PROGRAM DIPLOMA III Program Studi Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si

Program Studi Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Program Studi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK

BAGIAN TATA USAHA

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE,MSi Kasub. Perlengkapan : Sodali,SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

BAGIAN PERPUSTAKAAN

Kepala Perpustakaan : Mylita, SE

D. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ini terdiri dari Kasubag Kepegawaian yang dijabat oleh Bapak Maslan, SE dan pegawainya yang terdiri dari Djumono, Sri Nilawati, Tugino dan Safia Dhany.

Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat di gambar di bawah ini :

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas(2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara DEKAN

Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec.Ac,Ak NIP. 19560407 198002 1 001

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi NIP. 19670607 199303 1 002 PUDEK II

Drs.Arifin Lubis,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I

Fahmi N Nasution SE,M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002

KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ridwan Saleh SH CH

Kasubag Keuangan dan Umum Kasubag Kemahasiswaan Kasubag Perlengkapan Kasubag Kepegawaian Maslan,SE,MSi Kasubag Pendidikan Anggota : Djumono Tugino Sri Nilawati Safia Dhany

E. Job Description Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan di bidang SDM dan segala administrasi yang berkaitan dengan SDM tersebut. Berikut ini adalah Job Description di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak

mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah : menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, serta kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari besar keagamaan ( misalnya: natal, paskah. idul fitri, isr’a mi’raj, dan lain lain ) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan.

c. Penyusunan kartu rencana studi (KRS) dan kartu hasil studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian tengah semester, dan jadwal ujian semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen, departemen dan ruang baca. 5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, dan loka karya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh departemen.

10.Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di luar negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare. Ad yang memiliki arti intensif, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi sering diartikan sebagai tata usaha

(office work) yang intinya adalah tugas pelayanan. Sebagian besar literatur

menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi. 2013 pukul 22.13 wib.

Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti luas dan sempit. Menurut The Liang Gie “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”. Maka dapat disimpulkan bahwa administrasi secara luas pada dasarnya mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat,

surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian administrasi perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain :

a. Evans (The Liang Gie, 2009:2) berpendapat, kita dapat mendefenisikan Administrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

b. Terry (Sukoco, 2007:3), Administrasi Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian, dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi perkantoran meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur yang telah menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (The Liang Gie, 2002:61).

B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran 1. Peranan Administrasi Perkantoran

Pekerjaan kantor meliputi kegiatan pengumpulan data dan pencatatan. Berikut adalah peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan, yaitu :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan pimpinan. Keterangan ini memudahkan tercapainya tujuan yang di inginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operasional yang bersangkutan secara lebih baik.

2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakan tindakan yang tepat.

Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya. (The Liang Gie, 2009:20)

2. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari proses manajemen perkantoran menurut GR.Terry seperti yang dikutip dari pakai dengan ciri : lengkap, relevan dengan kegunaannya, tidak terlambat (up to date), akurat, serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Lebih jelasnya, tujuan administrasi perkantoran bagi organisasi adalah :

1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.

4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.

C. Sistem Perkantoran

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan. (Sukoco, 2007:31)

Seorang ahli Inggris bernama Denyer dalam The Liang Gie (2009:26) memberikan defenisi sistem perkantoran sebagai berikut : “Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan di mana dan bilamana dilaksanakan.”

1. Karateristik Sistem

McLeod dan Shell memaparkan dalam Sukoco (2007:32), bahwa sebuah sistem perkantoran yang baik memiliki karateristik sebagai berikut :

a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.

d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.

f. Pemanfaaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

2. Unsur Sistem

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut: a. Input. Aliran sistem dimulai dari input dari beberapa jenis sumber daya. Di

dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.

b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.

c. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan.

d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.

e. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.

3. Jenis Sistem

Menurut Martin, dkk dalam Sukoco (2007:35) pada organisasi idealnya harus terdapat 4 (empat) jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain:

a. Sistem pada tingkatan operasional, yaitu: informasi yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin.

b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran), yaitu: sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai teknis maupun pegawai administrasi.

c. Sistem pada tingkatan manajemen, yaitu: sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh atasan atau manajer tingkat menengah.

d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang mendukung aktivitas jangka panjang (strategis) yang dilakukan manajer senior. Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan solusi yang tidak normal.

D. Kontrol Perkantoran

1. Sistem dan Sasaran Kontrol

Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan merupakan 2 bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol perkantoran dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan. Menurut Brech dalam The Liang Gie (2009:154), kontrol adalah kegiatan mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan di waktu mendatang.

Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari sebelum terlambat (The Liang Gie, 2009:153).

Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah sebagai berikut:

1. Penentuan standar atau ukuran yang baku yang akan menjadi patokan. 2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya

dijalankan (hasil kegiatan-kegiatan tersebut)

3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-hasilnya dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.

4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan. (The Liang Gie, 2009:154)

Brech juga mengemukakan bahan-bahan dan metode-metode untuk menjalankan pengontrolan antara lain adalah:

a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tulisan dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan.

b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal kegiatan bahan kemajuan pekerjaan, ataupun grafik lainnya.

c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan.

d. Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan. (The Liang Gie, 2009:153)

Dalam tatausaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan. Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup parah. (The Liang Gie, 2009:155)

Untuk menjalankan tatausaha agar terlaksana secara baik dan hemat, setiap organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tatausaha.

Menurut William Henry Leffingwell terdapat 12 tindakan kontrol yang idealnya dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu:

1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari secara tertulis.

2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan. 3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.

4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.

5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaan.

6. Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari. 7. Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh.

8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelaksanaan sesuatu pekerjaan.

9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu.

10. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan alat-alat kantor.

11. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip.

12. Berusaha mengenal bawahannya.

Dengan menjalankan 12 (dua belas) tindakan kontrol tersebut, seorang pimpinan kantor dapat menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke arah tujuan yang telah direncanakannya (The Liang Gie, 2009:156).

2. Perancangan dan Pengendalian Formulir

Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar mempergunakan formulir (form). Menurut ahli perancang formulir B. Kronval, formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu dimana akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya, sedangkan apa yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret, dan menandai. (The Liang Gie, 2009:163)

Menurut Littlefield dkk dalam The Liang Gie (2009:163), adapun kegunaan yang diberikan oleh formulir adalah sebagai berikut:

1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.

2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.

3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan atau baku.

4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, karena secara luas dapat menyederhanakan prosedur-prosedur.

5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari.

E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie (2009:16) adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Jadi tatausaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan, yaitu:

1. Menghimpun

Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.

3. Mengolah

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Menurut George Terry , kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain :

Tabel 3.1

Kegiatan Pokok Usaha

Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan Typing (mengetik)

Calculating (menghitung) Checking (memeriksa)

Filling (menyimpan) Telephoning (menelepon) Duplicating (menggandakan)

Mailing (mengirim) Others (lain-lain)

24,6% 19,5% 12,3% 10.2% 8,8% 6,4% 5,5% 12,7%

Jumlah 100%

Sumber : G. Terry dalam The Liang Gie (2009:15)

Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

1. Penanganan Surat

Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.

2. Penyimpanan Surat

Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3. Membuat Laporan

Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan. 4. Korespondensi

Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.

5. Penggandaan

Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.

6. Penandatanganan Surat

Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan dibubuhi stempel 2013 pukul 22.32 wib.

Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson (2000:89) pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Surat menyurat, mendikte, mengetik. 4. Menyimpan warkat

5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.

6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos. 7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

10. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan. wib.

F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan

Menurut Robin (2003:4), kerja adalah proses pencapaian tujuan personal maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai suatu kegiatan, juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan dengan baik oleh setiap pegawai. Dimana usaha untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan oleh suatu organisasi.

Adapun kelancaran kerja menurut Sondang P. Siagian, yaitu kelancaran kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu dapat diselesaikan.Sedangkan kelancaran menurut Littlefield adalah merupakan kebutuhan yang memadai, akurat dan informasi yang

tepat waktu. 22.32 wib.

Dari defenisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit sumber daya untuk mencapai tujuan organisasional sehingga akan mendapat informasi yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu. Kelancaran kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu organisasi, khususnya dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja disuatu organisasi hendaknya direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya, jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan kesimpangsiuran dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

G. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Administrasi Perkantoran bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah suatu sistem yang memiliki spesialisasi kerja untuk melayani Pegawai dan Dosen Fakultas Ekonomi dalam hal Kepegawaian seperti halnya absensi pegawai, berkas data diri pegawai dan dosen. Adapun rincian tugas secara umum pada bagian Kepegawaian antara lain:

j. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

k. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. l. Melakukan urusan mutasi pegawai.

m. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

n. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

o. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. p. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. q. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

r. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), serta staff pada bagian Kepegawaian. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan II (PD-II) yang bertanggung jawab pada bidang Kepegawaian.

Kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian Kepegawaian mencakup :

1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda.

Salah satu kegiatan administrasi pada Bagian Kepegawaian adalah pencatatan setiap surat masuk yang diterima oleh pimpinan serta surat keluar yang dikeluarkan oleh pimpinan. Setiap surat yang diterima maupun yang akan dikeluarkan harus dicatat pada buku agenda. Agar memudahkan pimpinan di kemudian hari untuk melakukan pemeriksaan dan menghindari adanya duplikasi surat yang sama. Surat-surat tersebut kemudian diarsipkan dengan teratur menurut

tanggal, asal surat dan nilai prioritas surat itu sendiri yang artinya apakah surat tersebut bersifat mendesak dan memerlukan peninjauan lebih lanjut atau surat tersebut bersifat satu arah saja, seperti surat izin, cuti dan lain sebagainya .

2. Absensi Pegawai

Bagian kepegawaian bertanggung jawab penuh terhadap kehadiran pegawai dan dosen Fakultas Ekonomi. Pengetikan daftar kehadiran pegawai setiap bulan dan melakukan rekapitulasi terhadap data kehadiran pegawai diperlukan untuk tetap menjaga kedisiplinan kerja dari para pegawai. Setelah dilakukan rekapitulasi pada data kehadiran pegawai dan dosen maka, bagian Kepegawaian akan mengeluarkan surat evaluasi bagi para pegawai yang memiliki tingkat kedisiplinan kerja yang cenderung rendah. Surat evaluasi tersebut kemudian dimuat ke dalam agenda. Setelah dicatat dalam buku agenda lalu diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan. Bahkan untuk pegawai yang melakukan pelanggaran kerja, bagian Kepegawaian bertanggung jawab penuh untuk memproses dan memberikan sanksi sesuai dengan kesalahan kerja yang dilakukan pegawai tersebut.

3. Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen

Bagian Kepegawaian tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen dosen dan pegawai yang masiih aktif bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Seluruh berkas seperti SK Fungsional dosen, SK kenaikan pangkat pegawai, curriculum

vitae para dosen dan pegawai hingga surat izin, cuti dan lain sebagainya diarsipkan dengan teratur dan berurutan sesuai dengan departemen dosen tersebut ditempatkan dan disusun berdasarkan golongan/pangkat untuk para pegawai.

4. Penyajian Info Di Bidang Kepegawaian

Bagian Kepegawaian berkewajiban menyajikan informasi-informasi seputar Kepegawaian, misalnya : pengumuman cuti bersama, pengumuman mengenai pengadaan dan pengangkatan pegawai, penyediaan data gaji berkala setiap bulan untuk para dosen dan pegawai, pengurusan pensiun bagi dosen dan pegawai, serta informasi lain yang dapat menunjang optimalisasi kinerja pegawai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan optimal. Segala urusan surat-menyurat dikelola dengan baik dan teratur serta pengarsipan data dosen dan pegawai sangatlah baik dan jelas. Hal ini juga dapat dilihat dari kegiatan penyediaan informasi kepada pimpinan yang berjalan dengan baik. Saat pimpinan membutuhkan informasi, staff yang bertugas dapat dengan mudah memperoleh berkas yang dimaksud dan memberikan kepada pimpinan.

2. Penyimpanan dokumen data diri dosen dan pegawai dilakukan dengan rapi dan teratur serta tersimpan dengan aman di dalam lemari arsip. Hal ini memudahkan para staff jika mencari berkas dosen dan pegawai serta menjaga agar berkas tersebut tetap ada.

3. Penyajian informasi berjalan dengan baik, informasi dengan mudah dapat diperoleh baik oleh dosen, pegawai bahkan juga mahasiswa yang memiliki kepentingan. Setiap kegiatan yang akan dilakukan juga dapat berjalan sesuai dengan agenda yang ada karena koordinasi dan informasi yang mudah diperoleh seputar Kepegawaian.

B.Saran

Adapun saran-saran yang ingin penulis kemukakan adalah:

1. Agar para staff pada bagian Kepegawaian tetap mempertahankan prosedur yang ada sehingga tidak sulit jika ingin memperoleh informasi.

2. Agar dilakukan perawatan bahkan penambahan sarana dan prasarana pada bagian Kepegawaian untuk dapat lebih memperlancar dan pekerjaan yang dapat diselesaikan semakin banyak dan efisien.

3. Agar penyajian informasi yang berhubungan dengan kepegawaian dilakukan secara praktis dan up to date sehingga jika ada penyelenggaraan kegiatan yang penting untuk para pegawai dapat dilakukan dengan tepat waktu tanpa ada keterlambatan informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Robin. 2003. Administrasi Umum. Surabaya : PT.Salemba Agung

Sukoco, Badri Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Gelora Aksara Pertama

The Liang Gie, 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan Yogyakarta : Liberty Yogyakarta

m. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

n. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

o. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. p. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. q. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

r. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), serta staff pada bagian Kepegawaian. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan II (PD-II) yang bertanggung jawab pada bidang Kepegawaian.

Kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian Kepegawaian mencakup :

1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda.

Salah satu kegiatan administrasi pada Bagian Kepegawaian adalah pencatatan setiap surat masuk yang diterima oleh pimpinan serta surat keluar yang dikeluarkan oleh pimpinan. Setiap surat yang diterima maupun yang akan dikeluarkan harus dicatat pada buku agenda. Agar memudahkan pimpinan di kemudian hari untuk melakukan pemeriksaan dan menghindari adanya duplikasi surat yang sama. Surat-surat tersebut kemudian diarsipkan dengan teratur menurut

tanggal, asal surat dan nilai prioritas surat itu sendiri yang artinya apakah surat tersebut bersifat mendesak dan memerlukan peninjauan lebih lanjut atau surat tersebut bersifat satu arah saja, seperti surat izin, cuti dan lain sebagainya .

2. Absensi Pegawai

Bagian kepegawaian bertanggung jawab penuh terhadap kehadiran pegawai dan dosen Fakultas Ekonomi. Pengetikan daftar kehadiran pegawai setiap bulan dan melakukan rekapitulasi terhadap data kehadiran pegawai diperlukan untuk tetap menjaga kedisiplinan kerja dari para pegawai. Setelah dilakukan rekapitulasi pada data kehadiran pegawai dan dosen maka, bagian Kepegawaian akan mengeluarkan surat evaluasi bagi para pegawai yang memiliki tingkat kedisiplinan kerja yang cenderung rendah. Surat evaluasi tersebut kemudian dimuat ke dalam agenda. Setelah dicatat dalam buku agenda lalu diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan. Bahkan untuk pegawai yang melakukan pelanggaran kerja, bagian Kepegawaian bertanggung jawab penuh untuk memproses dan memberikan sanksi sesuai dengan kesalahan kerja yang dilakukan pegawai tersebut.

3. Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen

Bagian Kepegawaian tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen dosen dan pegawai yang masiih aktif bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Seluruh berkas seperti SK Fungsional dosen, SK kenaikan pangkat pegawai, curriculum

vitae para dosen dan pegawai hingga surat izin, cuti dan lain sebagainya diarsipkan dengan teratur dan berurutan sesuai dengan departemen dosen tersebut ditempatkan dan disusun berdasarkan golongan/pangkat untuk para pegawai.

4. Penyajian Info Di Bidang Kepegawaian

Bagian Kepegawaian berkewajiban menyajikan informasi-informasi seputar Kepegawaian, misalnya : pengumuman cuti bersama, pengumuman mengenai pengadaan dan pengangkatan pegawai, penyediaan data gaji berkala setiap bulan untuk para dosen dan pegawai, pengurusan pensiun bagi dosen dan pegawai, serta informasi lain yang dapat menunjang optimalisasi kinerja pegawai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan optimal. Segala urusan surat-menyurat dikelola dengan baik dan teratur serta pengarsipan data dosen dan pegawai sangatlah baik dan jelas. Hal ini juga dapat dilihat dari kegiatan penyediaan informasi kepada pimpinan yang berjalan dengan baik. Saat pimpinan membutuhkan informasi, staff yang bertugas dapat dengan mudah memperoleh berkas yang dimaksud dan memberikan kepada pimpinan.

2. Penyimpanan dokumen data diri dosen dan pegawai dilakukan dengan rapi dan teratur serta tersimpan dengan aman di dalam lemari arsip. Hal ini memudahkan para staff jika mencari berkas dosen dan pegawai serta menjaga agar berkas tersebut tetap ada.

3. Penyajian informasi berjalan dengan baik, informasi dengan mudah dapat diperoleh baik oleh dosen, pegawai bahkan juga mahasiswa yang memiliki kepentingan. Setiap kegiatan yang akan dilakukan juga dapat berjalan sesuai dengan agenda yang ada karena koordinasi dan informasi yang mudah diperoleh seputar Kepegawaian.

B.Saran

Adapun saran-saran yang ingin penulis kemukakan adalah:

1. Agar para staff pada bagian Kepegawaian tetap mempertahankan prosedur yang ada sehingga tidak sulit jika ingin memperoleh informasi.

2. Agar dilakukan perawatan bahkan penambahan sarana dan prasarana pada bagian Kepegawaian untuk dapat lebih memperlancar dan pekerjaan yang dapat diselesaikan semakin banyak dan efisien.

3. Agar penyajian informasi yang berhubungan dengan kepegawaian dilakukan secara praktis dan up to date sehingga jika ada penyelenggaraan kegiatan yang penting untuk para pegawai dapat dilakukan dengan tepat waktu tanpa ada keterlambatan informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Robin. 2003. Administrasi Umum. Surabaya : PT.Salemba Agung

Sukoco, Badri Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Gelora Aksara Pertama

The Liang Gie, 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan Yogyakarta : Liberty Yogyakarta