Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan oleh

GRACE N GULTOM 082103086

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Programi Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : GRACE N GULTOM

NIM : 082103086

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIANTAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Maret 2010 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

NIP. 19741012 2000032 003 (DR.Beby Karina Fawzeea,SE.MM.)

Tanggal : Maret 2010 DEKAN

NIP. 19550510 198303 1 00 (Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : GRACE N GULTOM

NIM : 082103086

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIANTAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing

NIP. 19491114 198303 2 001 (Dra.Ulfah,M.Si)

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul dari Tugas Akhir yang penulis pilih adalah “Peranan

Administrasi Perkantoran dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea,SE,MM selaku Ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra.Ulfah,M.Si selaku dosen pembimbing mata kuliah tugas akhir. 4. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

5. Orangtuaku tercinta Ayahanda Drs.Fratis Francis Gultom,SE,M.Si dan Ibunda Domina Simanungkalit yang telah membimbing dan mendidik saya

6. Abang dan Kakak iparku (B’Justin dan K’erna) yang membantu dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini.

7. Roy Indra Sembiring yang selalu memberikan dukungan, motivasi, saran dan perhatiannya selama proses penyelesaian tugas akhir ini.

8. Teman-teman seperjuangan di kelompok 4 magang (Chairul Rizki, Imran Karo-karo, Indah P.S Nasution, Dwischa Febrina, Shinta Ramadhani, dan Syafina Sartika Lubis) yang selalu memberikan dukungannya.

9. Bung dan Sarinah GmnI Komisariat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

10.Teman-temanku Febby Ruth Damaita Sitepu, Putri Scere Sinaga, Indah Septami Nainggolan, Shella DS, dan semua teman-teman ku yang lainnya yang selalu memberikan saran,kritikan dan motivasinya kepada penulis Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan untuk itu penulis menerima saran dan kritikan yang bersifat membangun guna perbaikan kearah yang lebih baiknya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan tugas akhir ini. Semoga ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca.

Medan, Maret 2011

Penulis,

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang ... 1

2. Permasalahan ….. ... 3

3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

4. Jadwal Kegiatan ... 5

5. Sistematika Penulisan……….. 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI 1. Sejarah Singkat FE USU ... 7

2. Struktur Organisasi ... 10

3. Uraian Tugas ... 15

4. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 20

5. Kinerja Usaha Terkini ... 21

BAB III PEMBAHASAN

1. Pengertian Administrasi Perkantoran ……… 23

2. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ……….. 25

3. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ………. 26

4. Prosedur Penyelesaian Surat Masuk dan Surat Keluar……… 32

5. Pengertian Kelancaran Pekerjaan………. 35

6. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Akademik FE USU……. 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 40

2. Saran ... 41

DAFTAR TABEL

Tabel Hal

Tabel 1.1 Tabel Jadwal Kegiatan ... 5

Tabel 4.1 Tabel Surat Masuk FE USU ………... ... 34

DAFTAR GAMBAR

Gambar Hal

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pkerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkain tugas dari keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses penyelenggaraan setiap uasaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan.

Berbagai macam pekerjaan kantor seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan secara tertulis. Juga terdapat unsure-unsur administrasi diantaranya : pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha.

Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran akan terganggu.

Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perananan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran bagian akademik fakultas ekonomi universitas sumatera utara. Mengenai apa saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menu jang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.

Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik.

Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

2. Permasalahan

Mengingat betapa luasnya pengertian administrasi perkantoran penulis memberikan batasan pengertian dan maksud dari administrasi dalam pekerjaan kantor mengenai proses penyelesaian surat masuk dan surat keluar, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan pada bagian akademik fakultas ekonomi universitas sumatera utara”

3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 3.1Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor.

3.2Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bagi Instansi

a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.

b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan

administrasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN Februari Maret

I II III IV I II III IV

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing

3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir 6

Bimbingan dan

Penyempurnaan

Tugas Akhir

7 Pengesahan Tugas Akhir

5. Sistematika Penulisan

agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir in dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mngemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adpun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencanan yang terdiri dari jadwal survey/ observasi dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sjarah singkat instansi, strutur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian administrasi perkantoran, jenis pekerjaan kantor, prosedur penyelesaian surat masuk dan surat keluar, pengertian kelancaran pekerjaan, serta pelaksanaan adminstrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas

Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,

Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

1. departemen ekonomi pembangunan, 2. departemen manajemen,

3. departemen akuntansi.

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

1. jurusan kesekretariatan, 2. jurusan keuangan, 3. jurusan akuntansi.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,

2. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

3. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN,

4. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya,

5. meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional,

b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H, Msc.(C.T.M.),

Sp. A.(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.

Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota :

1. Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS 2. Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

3. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc 4. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

5. Prof. Dr. Ramli, MS

6. Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

7. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

8. Ami Dilham, SE, M.Si

9. Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak 10. Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Sekretaris

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris

Akuntansi

Ketua

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua

Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua :

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kasnawati, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE

Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

3. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari bagian tata usaha, sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian, sub bagian kemahasiswaan dan alumni, serta sub bagian perlengkapan.

3.1Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan,

e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas,

f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat,

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,

h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,

i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

3.2Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. melakukan administrasi akademik,

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,

e. menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum,

g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,

h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan bagian.

3.3Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,

c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,

d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan,

g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,

i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,

j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian

3.4Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,

c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,

d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,

e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,

g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,

h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,

i. memproses pelanggaran disiplin pegawai,

j. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

3.5Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas Sub bagian Kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni, c. melakukan administrasi kemahasiswaan,

d. melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,

f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa,

h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan, i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,

j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni, k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

2.3.6 Sub Bagian Perlengkapan

Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah

menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan,

melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan, melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,

menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

5. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, cekatan dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar berkualitas.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll)

sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan-kegiatan sosial berupa

penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat kurang mampu guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati dalam diri mahasiswa

6. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil, 2. Perkuliahan semester genap / ganjil,

3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester genap / ganjil.

4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 5. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

BAB III

PEMBAHASAN

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+

ministrare. Ad dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi

sering diartikan sebagai tata usaha(office work) yang intinya adalah tugas pelayanan.

Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan kelompok melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan efisien dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan yang diinginkan. Administrasi dalam arti sempit (office work) tata usaha adalah keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik, mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan menjaga keharmonisan sistem kerja. (Moekijat,2000:2).

Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan.

Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian adminstrasi perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain: administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung mengerjakan tercapainya usahakerjasama(The Liang Gie,2001:10).

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha yang bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian,2002).

Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa adminstrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kntor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Administrasi perkantoran adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur adminstrasi yaitu unsur yang telah menggerakan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (The Liang Gie,2002:61).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa adminstrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Peranan dan Tujuan Adminstrasi perkantoran 2.1 Peranan Adminstrasi Perkantoran

Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data, pencatatan. Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik didalam maupun diluar organisasi. Menurut The Liang Gie (2004:31) peranan adminstrasi yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah:

1.

Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan meneyediakan berbagai keterangan-keteranagan yang diperlukan. Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi

2.

Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakn tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat membuat keterangan yang tepat.

3.

Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisai dan sumber informasi.

Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan sumber informasi

Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya.

2.2 Tujuan Administrasi Perkantoran

Suatu lembaga atau badan uasaha yang menyelenggarakan adminsitrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan aktivitas tersebut menyangkut segenap kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerja sama sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.

3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha

merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 kata yaitu: tata dan usaha. Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaaati. Sedangkan usaha adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud.

Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.

Ditinjau dari aktivitas pokoknya,tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keteranagan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang merupakan peranan yang sangat penting, dimana administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie (2000:16) adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

Sedangkan menurut I.g.Wursanto (2004:15) mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan, keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa saja yang membutuhkannya.

Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (The Liang Gie,2000:16), yaitu:

Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapa didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.

3. Mengola

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranagn-keteranagn dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Sedangkan menurut George Terry, 2003:20 kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain:

Bahan pekerjaan Waktu yang diperlukan Typing (mengetik)

Calculating (menghitung) Checking (memeriksa) Filing (menyimpan) Telephoning (menelepon)\ Duplicating (menggandakan) Mailing (mengirim) Other (lain-lain)

24,6% 19,5% 12,3% 10,2% 8,8% 6,4% 5,5% 12,7%

Jumlah 100%

Sumber : Moekijat, 2003:22

Adapun pekerjaan tentang syrat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

1. Penanganan surat

Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.

Surat dapat disimpan apabila selesai dioalh dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3. Membuat laporan

Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

4. Korespondensi

Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.

5. Penggandaan

Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.

6. Penandatanganan surat

Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan dibubuhi stempel.

Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson (2000;89) pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.

4. Menyimpan warkat.

5. Menyampaikan hutang dan dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.

6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.

7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

8. Macam-macam peakerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

Cirri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi:

1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat meringankan.

2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.

3. Volume ditentukan oleh pihak luar.

4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.

5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.

6. Pemencaran (Moekijat, 2001:26)

4. Prosedur penyelesaian surat masuk dan surat keluar

Adapun prosedur proses penyelesaian surat masuk dan surat keluar dapat dilihat sebagai berikut:

1. Penyelesaian surat masuk

a. Semua surat masuk yang datang melaui kurir, kantor pos, jasa titipan kilat, diterima oleh bagian komersil. Kemudian bagian tersebut menyortirnya sesuai dengan jenis dan kepentingannya.

b. Kemudian surat yang masuk tersebutndicatat didalam buku agenda surat masuk dan bagian komersil melampirkan formulir pengendalian surat masuk atau formulir disposisi.

c. Setelah surat masuk selesai dicatat ke dalam buku agenda dan mengisi lembar disposisi, maka surat dibagi menurut bagiannya. Penerusan ini dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi oleh petugas bagian komersil.

d. Surat masuk yang telah dipelajari oleh pimpinan diteruskan kepada staf lain untuk pemberian tanda cek (√) pada disposisi atau formulir tindakan apa yang seharusnya dilakukan selanjutnya.

e. Penggandaan surat masuk dilakukan bila di anggap perlu saja dan dilakukan dengan menggunakan mesin foto copy dan petugas harus mengisi buku pengendalian penggandaan.

f. Surat masuk tersebut perlu disimpan apabila telah selesai diolah dan dikembalikan kebagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman tertentu sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Berikut jumlah surat masuk Bagian Akademik FE USU selama 4Januari-8Maret 2011 pada daftar tabel 4.1 adalah :

Tabel 4.1

Jumlah surat masuk selama 4Januari-8Maret 2011

Bulan Januari Februari Maret

Jumlah surat masuk 54 74 5

2. Penyelesaian surat keluar

a. Membuat konsep surat keluar pada lembar konsep yang telah tersedia pada bagian yang mempunyai wewenang untuk menyelesaikan masalah dalam surat.

b. Kemudian konsep surat keluar diteliti lalu dibawa pada koordinator untuk memeriksa apakah konsep tersebut salah atau benar.

c. Rancangan konsep keluar yang sudah sah mendapat persetujuan selanjutnya diketik. Setelah surat tersebut diketik kemudian diserahkan kembali kepada bagian komersil.

d. Surat yang telah selesai diketik, kemudian disahkan dengan cara ditandatangani selanjutnya digunakan sebanyak yang diperlukan.

e. Surat yang telah mendapat tanda tangan selanjutnya di gunakan sebanyak yang diperlukan.

f. Sebelum dikirim, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku agenda surat keluar dan dibubuhi stempel atau cap dinas.

g. Surat yang telah mendapat tanda tangan dan di stempel lalu dimasukkan ke dalam amplop untuk segera dikirim ke alamat yang dituju.

Berikut jumlah surat keluar Bagian Akademik FE USU selama 3Januari-8Maret 2011 pada daftar tabel 4.2 adalah :

Tabel 4.2

Jumlah surat keluar selama 3Januari-8Maret 2011

Bulan Januari Februari Maret

Jumlah keluar masuk 47 51 7

5. Pengertian kelancaran pekerjaan

Menurut Robin (2003:4) kerja adalah Proses pencapaian tujuan personal maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai suatu kegiatan juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan dengan baik oleh setiap pegawai. Dimana usaha untuk mencapai

Sedangkan kelancaran menurut Little Field (2001:89) adalah merupakan kebutuhan yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit sumber daya untuk mencapai tujuan operasional dan tujuan organisasional sehingga akan mendapatkan informasi yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu. Kelancaran kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu organisasi, khususnya dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja di suatu organisasi hendaknya direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya, jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan kesimpangsiuran dalam maenyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan. Dalam meningkatkan kelancaran atau memperlancar tugas-tugas itu karena administrasi merupakan penentuan tujuan yang diharapkan sampai tujuan tercapai.

Adapun kelncaran kerja menurut Sondang P. Siagian (2000:151) yaitu kelancaran kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu dapat diselesaikan.

6. Pelaksanaan Adminstrasi pada Bagian Akademik FE USU

Administrasi Perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang

berhubungan dengan akademik mahasiswa. Adapun rincian tugas secara umum pada bagian Akademik antara lain:

1. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian akademik.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian akademik dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), Sekretaris Sub Bagian serta pegawai bagian akademik. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan I (PD-I) yang bertanggung jawab pada bidang akademik.

Secara spesifik, kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian Akademik mencakup:

Salah satu tugas Bagian Akademik adalah proses pencetakan KRS dan KHS mahasiswa. Prosedur pencetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan pengolahan nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang dibawakan. Setelah proses pengolahan nilai selesai KRS dan KHS dicetak. Hasil cetakan KRS dan KHS diberi rangkap 3, yaitu untuk pertinggal di bagian akademik, pertinggal untuk jurusan mahasiswa bersangkutan dan diberikan bagi mahasiswa sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah di jadwalkan maka akan mengganggu proses pencetakan dan pembagiannya bagi mahasiswa. Tentunya hal ini akan menggangu pekerjaan kantor lainnya. Idealnya proses pencetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif.

2. Melegalisir Berkas-Berkas Nilai

Berkas-berkas Nilai meliputi KRS, KHS, kartu evaluasi mahasiswa, ijasah, transkrip nilai, Surat Keterangan Telah Lulus (SKTL).

Melegalisir berkas-berkas nilai tentunya sebagai bukti keabsahan berkas tersebut dengan aslinya. Berkas yang dilegalisr tentunya sesuai dengan kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijasah, transkrip nilai dan SKTL dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu di periksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian akademik. Untuk itu setiap melegalisir berkas-berkas nilai harus di lampirkan

dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses melegalisirnya akan lebih lama.

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni

Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini, seiring berjalannnya waktu Bagian Akademik FE USU banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian akademik sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Untuk itu Kasubag ataupun Pembantu Dekan I (PD-I) selaku penanggungjawab harus lebih tanggap dan peduli terhadap hal-hal kecil tetapi dapat menghambat penyelesaian pekerjaan kantor.

4. Penyajian Info di Bidang Akademik

Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar Akademik, Misalnya : Pengumuman mahasiswa yang kena evaluasi,

pengumuman tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS, pengguman tentang Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS).

Dalam hal penyajian informasi ini pegawai harus memberikan informasi secara jelas dan lengkap agar mudah di mengerti oleh mahasiswa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kseimpulan

Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain :

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada Bagian akademik kurang optimal. Hal itu terjadi karena ada beberapa hal kelalaian dari pegawai. Kelalaian terlambatnya pengolahan nilai membuat proses pencetakan KRS dan KHS mengalami keterlambatan.

2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena sebelum dilegalisir di periksa kembali dengan berkas aslinya.

3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data-data alumni stambuk pertama kurang lengkap dan kurang rapi, sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan.

4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik, sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang terkena evaluasi.

2. Saran

Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah :

1. Agar pekerjaan adminstrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya pegawai melakukan pekerjaan kantornya dan tidak menundanya.

2. Sebaiknya seluruh data-data dan surat alumni di arsipkan dengan rapi dan baik sehingga tidak kesulitan untuk di cari dan tidak ada data-data yang hilang.

3. Dalam memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, diharapkan pegawai agar lebih ramah.

DAFTAR PUSTAKA

Admosudrijo, Prajudi S. 2002, Administrasi dan Manajemen Umum, Jakarta: Ghalia Indonesia.

George Terry, 2003, Tata Cara Penulisan Surat-Menyurat, Jakarta: Ghalia Indonesia.

Moekijat, 2002, Manajemen Kearsipan, Bandung: PT. Rineka Cipta.

Robin, 2003, Administrasi Umum, Surabaya: PT. Salemba Agung.

Siagian, Sondang P, 1998, Filsafat Administrasi, Jakarta: PT. Gunung Agung.

Salah satu tugas Bagian Akademik adalah proses pencetakan KRS dan KHS mahasiswa. Prosedur pencetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan pengolahan nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang dibawakan. Setelah proses pengolahan nilai selesai KRS dan KHS dicetak. Hasil cetakan KRS dan KHS diberi rangkap 3, yaitu untuk pertinggal di bagian akademik, pertinggal untuk jurusan mahasiswa bersangkutan dan diberikan bagi mahasiswa sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah di jadwalkan maka akan mengganggu proses pencetakan dan pembagiannya bagi mahasiswa. Tentunya hal ini akan menggangu pekerjaan kantor lainnya. Idealnya proses pencetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif.

2. Melegalisir Berkas-Berkas Nilai

Berkas-berkas Nilai meliputi KRS, KHS, kartu evaluasi mahasiswa, ijasah, transkrip nilai, Surat Keterangan Telah Lulus (SKTL).

Melegalisir berkas-berkas nilai tentunya sebagai bukti keabsahan berkas tersebut dengan aslinya. Berkas yang dilegalisr tentunya sesuai dengan kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijasah, transkrip nilai dan SKTL dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu di periksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian akademik. Untuk itu setiap melegalisir berkas-berkas nilai harus di lampirkan

dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses melegalisirnya akan lebih lama.

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni

Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini, seiring berjalannnya waktu Bagian Akademik FE USU banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian akademik sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Untuk itu Kasubag ataupun Pembantu Dekan I (PD-I) selaku penanggungjawab harus lebih tanggap dan peduli terhadap hal-hal kecil tetapi dapat menghambat penyelesaian pekerjaan kantor.

4. Penyajian Info di Bidang Akademik

Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar Akademik, Misalnya : Pengumuman mahasiswa yang kena evaluasi,

pengumuman tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS, pengguman tentang Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS).

Dalam hal penyajian informasi ini pegawai harus memberikan informasi secara jelas dan lengkap agar mudah di mengerti oleh mahasiswa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kseimpulan

Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain :

1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada Bagian akademik kurang optimal. Hal itu terjadi karena ada beberapa hal kelalaian dari pegawai. Kelalaian terlambatnya pengolahan nilai membuat proses pencetakan KRS dan KHS mengalami keterlambatan.

2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena sebelum dilegalisir di periksa kembali dengan berkas aslinya.

3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data-data alumni stambuk pertama kurang lengkap dan kurang rapi, sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan.

4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik, sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang terkena evaluasi.

2. Saran

Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah :

1. Agar pekerjaan adminstrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya pegawai melakukan pekerjaan kantornya dan tidak menundanya.

2. Sebaiknya seluruh data-data dan surat alumni di arsipkan dengan rapi dan baik sehingga tidak kesulitan untuk di cari dan tidak ada data-data yang hilang.

3. Dalam memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, diharapkan pegawai agar lebih ramah.

DAFTAR PUSTAKA

Admosudrijo, Prajudi S. 2002, Administrasi dan Manajemen Umum, Jakarta: Ghalia Indonesia.

George Terry, 2003, Tata Cara Penulisan Surat-Menyurat, Jakarta: Ghalia Indonesia.

Moekijat, 2002, Manajemen Kearsipan, Bandung: PT. Rineka Cipta.

Robin, 2003, Administrasi Umum, Surabaya: PT. Salemba Agung.

Siagian, Sondang P, 1998, Filsafat Administrasi, Jakarta: PT. Gunung Agung.