Pertemuan 6 7 Manajemen Umum
PERTEMUAN VII
Manajemen umum
(Perencanaan,
Pengorganisasian,
Pengarahan,
Pengkoordinasian,
Pengawasan)
Pengertian manajemen :
Arti dan fungsi manajemen :
Defenisi tentang manajemen yang dikemukakan
para ahli seperti fayol,Terry, Taylor, adalah berbeda-beda ,
tetapi pada pokonya semua ini mempunyai pengertian
yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada
latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan
manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan defenisi tentang
manajemen yang diberikan Profesor Oei Liang Lee.
“ Manajemen adalah ilmu dan seni , merencanakan
,mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan,
serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan
alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah
diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima
fungsi yaitu,: 1. Perencanaan, 2. Pengorganisasian.
3. Pengarahan, 4.pengkoordinasian, dan 5. Pengawasan .
Kelima fungsi manajemen ini sangat penting dalam
melaksanakan semua Kegiatan, apapun yang dilakuakn
dapat berjalan dengan baik. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapi.
Mekanisme Kerja dari fungsi – Fungsi Manajemen ;
Perencanaan
Keinginan
dan
kebutuha
n
Pengorganisas
ian
Pengarahan
Tujuan
Pengkoordinas
iaan
Informasi
Pengawasan
secara garis besar perencanaan ini mengambarkan . 1. Apa, 2.
Bagaimana. 3. Mengapa. 4. Kapan akan dilaksankan. Setelah
perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan,
bagaimana pembagian kerjanya. Bagaimana wewenang, tanggung
jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan.
Fungsi-fungsi manajemen :
Dalam jangka panjamg mekanisme kerja dari fungsi-fungsi
manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka
, sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama
-sama. Setelah fungsi terahir (pengawasan) selesai dilakukan, maka
kegitan berikutnya dilakukan dengan
mengadakan perencanaan lagi.
Manajemen akan berjalan
/berputar seperti sebuah roda
Pengawsan
Perencanaaan
Pengkoordinasiana Pengorganisasian
Pengarahan
Jenjang Manajemen:
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling
sedikit tiga jenjang
manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : 1) Manajemen
puncak atau
menajemen eksekutif 2) Manajemen madya atau manjemen
administratif.
3) Manajemen operasional atau manajemen supervisor.
Manajemen
Puncak atau
Manajemen
Istitusional
MANAJEMEN
MADYA
Manajemn
Adminitratif
Manajen operasioan ,
Manajemen supervisor
Jumlah
keputusan
pokok, yang
diambil pada
setiap
jenjang
Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi
manajemen. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung
usaha-usaha untuk mencapai tujuan.Fungsi perencanaan haruslah dilakukan
terlebih dahulu dari pada fungsi yang lainnya.
Bentuk-bentuk perencanaan:
Seperti telah diuraikan dimuka bahwa perencanaan ditetapkan sekarang
dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang, dengan
berdasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentukbentuk sebagai berikut :
1) Tujuan (Objective) (semua orang harus mengtahui tujuan dalam organisasi yang akan
dicapai)
2) Kebijakan (policy) (adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran
dalam mengambil keputusan)
3) Strategi, (adalah merupakan tindakan penyesuian dari rencana yang telah di buat)
4) Prosedure, (adalah merupakan rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan)
5) Aturan, (rule) (adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari
prosedur)
6) Program, (adalah merupakan campuran anatara kebijakan prosedure, aturan dan
pemberian tugas yg disertai dengan suatu anggaran )(badget)
Kegunaan perencanaan
Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah
sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi
tersebut, Adapun.
kegunaan dari pada perencanaan adalah :
a) Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu
mendatang. (Waktu yg akan datang selalu bersifat dinamis dan
beubah-ubah)
b) Mengarahkan perhatian pada tujuan. (Perencanaan yang baik
akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam
organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah
ditetapkan).
c) Memperingan biaya (dengan adanya perencanaan
memungkinkan diadakan penghematan ongkos- ongkos)
d) Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.(Hasil kerja
yang telah dicapai oleh sesorang sulit untuk diukur
keefektifannya tampa adanya perencanaan, seperti telah
diuraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan
membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yg telah
direncanakan.
Langkah-langkah
penyusunan
perencanaan
: adalah
Langkah yang
harus diambil untuk
menyusun suatu
perencanaan
(Bagannya dapat di lihat di bawah ini )
Menetukan
Mengam
Menetapk
berbagai
bil
an
alternatif
keputusa
Tujuan
tindakan
n
Mengadakan
Menyusu
Menyusun
penilaian
n
rencana
terhadap
anggapa
pendukun
alternatifng
alternatif
a) Menetapkan
tujuan : (Menetapkan tujuan secara umum, kemudian baru
anggapa
tindakan yang
dipecah-pecah
menjadi beberapa tujuan)
n
sudah dipilih
b) Menyusun Anggapan –anggapan,(Primising) (anggapan yg dicari adalah
anggapan yg diperkirakan yg dapat berpengaruh terhadap suatu rencana,
baik anggapan yg berasal dari luar mapun anggapan yang berasal dari
dalam , semua ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan
(forecasting)
c) Menentukan berbagai alternatif tindakan : (Agar tujuan dapat tercapai
sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja) sesuai dengan kondisi
perusahaan
Lanjutan :
d) Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yg sudah dipilih :
(dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan yang
maksimal dibandingkan dengan pengeluaran Tertentu .berlaku prinsip ekonomi).
e) Mengambil keputusan : Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan
perbandingan serta pertimbanagan-pertimbangan yg masak berbagai alternatip
barulah diambil keputusan.
f) Menyusun rencana pendukung : walaupun telah selesai perencanaan pada langkah
ke lima namun demikian sering terjadi bahwa dengan di buatnya perencanaan
membutuhkan pula pendukung perencanaan yg lain Conoh :PT. KAI telah
memutuskan untuk menambah kereta api baru. Keputusan ini diambil guna untuk
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dengan adanya rencana tersebut PT
KAI , harus merencanakan tenaga kerja baru, pemeliharaan dll.
•
Jangka waktu perencanaan : Menurut jangka waktunya,
perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yaitu :
1) Perencanaan jangka panjang (di Indonesia yang dikenal
dengan Era pembangunan 25 tahun)
2) Perencanaan jangka menengah: (di sebut pembangunan lima
tahun PELITA .)
3) Perencanaan jangka pendek : (Perencanaan jangka pendek
tidak selalu diperuntukan selama satu tahun dapat juga kurang
dari satu tahun)
Faktor-faktor yang membatasi perencanaan :
Kekakuan
Anggapan –anggapan
Tentang keadaan di masa
mendatang
Waktu
Dan
biaya
Tujuan
/sasas
an
Pere
ncan
Ka
aan
Kekakuan
internal
Keadaan mendatang yang penuh ketidak pastian
sulit untuk di ramalkan, Secara pasti dan tepat.
Maka untuk dapatlah di buat suatu peramalan
(forecssting) Dengan mengikutkan beberapa
anggapan.
Perubahan
kondisi
Perubahan yg terlalu cepat , maka akan dapat
menimbulkan
Berbagai Kesulitan dalam menyusun suatu
perencanaan , jadi
Merupakanperubahan
kekuatan yang
yang cepat
tercipta
danmembatasi
berasal dari
akan
dalam organisasi/perusahaan
berupa : 1. Kekuatan
perencanaan.
psikologis, 2. Kekuatan karena adanya prosedure dan
kebijakan, 3. kekuatan sumber daya dan dana.
Kekuatan Ekternal : ini sangat sulit dikendalikan dan
diawasi oleh para manaajer karena berkaitan dengan
masalah . Sosial, politik, teknologi, kebudayaan geografi,
perekonomian dengan demikian sangat membatasi
erlu diadakan prioritas,
mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, banyaknya
perencanaan
ang dilakukan oleh seseorang akan membatasi tersedianya waktu untuk melaks
ktivitas lainnya,jadi waktu yg tersedia untuk menyusun perencanaan terbatas.
PENGORGANISASIAN:
Setiap organisasi mempunyai tiga komponen pokok, yaitu : Personalia,
fungsi dan faktor-faktor fisik, yg kesemuanya ini merupakan sarana untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.jadi komponen-komponen tersebut
mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan. Manusia yang
melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat
digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses
menciptakan hubungan antara berbagai fungsi , personalia dan faktorfaktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta
terarah pada suatu tujuan.
Hubungan –hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
a) Hubungan informal , (Hubungan yang timbul di luar tugas;pekerjaannya)
b) Hubungan formal , (ini di tunjukan dalam bagan organisasi,pedoman
organisasi atau deskripsi jabatan)
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1) Tanggung jawab (Kewajiban individu untuk melaksanakan tugas yg telah
ditetapkan)
2) Wewenang (Hak untuk menganbil keputusan tentang apa yg harus
dilakukan)
3) Pertanggung jawaban , (mengalir dari bawah keatas)
Pola hubungan antara komponen organisasi : Hubungan antara tujuan, fungsi,
tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban mempunyain hubungan
yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya, seperti dalam gambar di bawah ini
;
Gambar Pola hubungan antara kompenen-komponen organisasi :
Tujuan
Fungsi
Tanggung
jawab
wewenan
g
Pertanggu
ng
jawaban
Pengarahan
Prinsip-prinsip pengarahan : (Pengarahan merupkan aspek hubungan
manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk
bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta
efisien untuk mencapai tujuan)
Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat komplek, karena
disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku
dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah
lakunya yang berbeda-beda , memiliki pandangan serta pola hidup yang
berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan
harus berpegang pada beberapa prinsip diantaranya adalah :
a) Prinsip mengarah kepada tujuan (efektifnya proses pengarahan, akan
semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan)
b) Prinsip harmonisasi dengan tujuan. (orang-orang bekerja untuk dapat
memnuhi kebutuhan yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan
perusahaan, mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar, dan keutuhan mereka dapat dijadikan
sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan)
c) Prinsip kesatuan komando: (ini sangat penting untuk menyatukan arah
tujuan dan tanggung jawab para bawahan, maka pertentangan di dalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta makin besar rasa tanggung
jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal)
Cara-cara pengarahan :
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan
maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin. Adapun cara-cara
pengarahan yang dilakukan dengan berupa :
a) Orientasi, (meupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang
perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik, baik kepada pegawai
baru maupun pegawai lama untuk mengingatkan kembali) antara lain 1. Tugas
itu sendiri 2. Tugas lain yang ada hubungannya 3. Ruang lingkup tugas 4.
Tujuan dari tugas. 5. Delegasi wewenang 6. cara melaporkan dan cara
mengukur prestasi kerja 7. Hubungan antara masing-masing tenga kerja 8.
Dan sebgainya.
b) Perintah, (Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang ada
dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada
keadaan tertentu) Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat
berupa :
1. Perintah umum dan khusus, (peritah umum sangat luas sedangkan
perintah
husus bersifat lebih mendetail)
2. Perintah lisan dan tertulis (Perintah lisan dapat lebih cepat dilakukan
sedangkan tertulis memakan waktu yang lebih lama)
3. Perintah formal dan In formal :(Perintah formal adalah pemberian tugas
sesuai
dengan tugas/aktivitas yg telah ditetapkan sedang informal adalah lebih
banyak
mengandung saran atau berupa bujukan atau ajakan)
C) Delegasi wewenag : ( pimpinan melimpahkan sebagian kewenangan yang
dimilikinya kepada bawahan)
PENGKOORDINASIAN
Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu
dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil, pendapat
pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi
agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi
tercapai.
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu
menyadari dan memahami akan tugas – tugas mereka. Mereka harus
mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada
usaha – usaha mencapai tujuan organisas. Untuk itu mereka perlu
mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi.
Prinsip – prinsip Koordinasi. Koordinasi antara bagian dan antar individu
di dalam organisasi akan dapat diikuti dengan tiga prinsip :
1. Prinsip kontak langsung : (prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi
harus dicapai melalui hubungan antara manusia baik hubungan secara
horizontal maupun vertikal)
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi. (kurang baiknya
koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran di dalam
organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga
dapat menghambat jalannya organisasi. Sebaiknya koordinasi tersebut
dilakukan sejak membuat perencanaan)
3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada ;(Saling
keterkaitan antara individu/bagian bagian yang terkait contoh ; orang
pada penelitian pasar akan dipengaruhi oleh orang-orang bagian
penjualan,keuangan dan atau bagian produsi.
Pelaksanaan fungsi koordinasi :
Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian. Dan pengarahan harus
didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan
organisasi dapat tercapai, semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari
manajer, untuk melaksanakan fungsi koordinasi manajer dapat menempuh
dua cara diantaranya adalah :
1) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan
fasilitas bagi terlaksananya koordinasi. Misalnya : dengan menciptakan
struktur organisasi yang baik , memiliki tenaga terampil, melatih dan
memimpin mereka dengan baik.
2) Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsipprinsip koordinasi.
Output
Input
Perencan
aan dan
sumber
ekonomi
Proses
(operasi)
Adanya gejala
penyimpangan
X1
Tujuan/tar
get
sasaran
X2
Tindakan
koreksi
Gambar Proses pengawasa
Umpan balik
Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi terahir yang harus dilaksanakan
dalam manajemen.
Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai.
Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala
sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya. Serta
melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat
sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak
begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan –perubahan besar,
seperti :
a) Penyusunan kembali rencana baru
b) Menetapkan sasaran target baru
c) Perubahan struktur organisasi
d) Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai.
e) Dan sebagainya.
Untuk mengadakan perubahan – perubahan tersebut manajer perlu
mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahankelemahannya dan menghindari terulangnya kembali kesalahankesalahan yang pernah terjadi.
Langkah –langkah pengawasan;
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar
penyimpangan yang
terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan
untuk
mengadakan pengawasan adalah :
1. Menciptakan standar (Standar merupakan suatu kreteria untuk
mengukur hasil pekerjaan yan sudah dilakukan )
standar dapat dibagi kedalam dua macam bentuk yaitu.
a) Standar kuatitatif (yaitu yang dinyatakan didalam satuan-satuan
tertentu, misalnya : Jam kerja mesin(machine haur), jam kerja tenga
langsung (direct labor haur) satua barang (unit produc) ongkos,
pendapatan, investasi, sedangkan
b) Standar kulitatif (dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh,dsb)
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar. (Langkah ke
dua ini dilakukan untuk mengtahui sampai seberapa jauh adanya
penyimpangan yg telah terjadi)
3. Melakukan tindakan Koreksi. (urutan –urutan kegiatan yang harus
dilaksanakan dalam penganmibilan tindakan koreksi ini adalah :
Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau
memperbaiki adanya kesalahan.
Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinnan tertentu
Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
Syarat-syarat pengawasan yang baik :
Untuk menjalankan pengawasan
dengan baik , diperlukan beberapa
syarat ;
1. Pengawas harus mendukung sifat
dan kebutuhan kegiatan (Aktivitas)
2. Pengawas harus melaporkan setiap
penyimpangan yang terjadi dengan
segera.
3. Pengawas harus mempunyai
pandangan kedepan.
4. Pengawas harus obyektif,teliti dan
sesuai dengan standard yang
digunakan.
5. Pengawas harus luwes/fleksibel
6. Pengawas harus serasi dengan pola
organisasi.
7. Pengawas harus ekonomis.
8. Pengawas harus mudah dimengerti.
9 Pengawas harus diikuti dengan
perbaikan/koreksi.
Evaluasi/soal
1) Coba saudara tuliskan salah satu definisi manajem
menurut profesor Oei Liang Lee.
2) Coba saudara tuliskan lima fungsi manajemen ?
3) Coba saudara tuliskan kegunaan dari pada perncanaan
(ada empat).
4) Coba saudara tuliskan faktor-faktor yang membatasi
perencanaan.
5) Coba sudara gambarkan pola hubungan antara
komponen-komponen organisasi.
6) Coba saudra tuliskan yang dilakukan cara –cara
pengarahan.
7) Coba saudara tuiskan Prinsip-prinsip pengarahan :
8) Coba saudara tulikan Langkah –langkah pengawasan
9) Coba saudara tuliskan Syarat-syarat pengawasan yang
baik :
10) coba saudara tuliskan Prinsip-prinsip pengarahan
Manajemen umum
(Perencanaan,
Pengorganisasian,
Pengarahan,
Pengkoordinasian,
Pengawasan)
Pengertian manajemen :
Arti dan fungsi manajemen :
Defenisi tentang manajemen yang dikemukakan
para ahli seperti fayol,Terry, Taylor, adalah berbeda-beda ,
tetapi pada pokonya semua ini mempunyai pengertian
yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada
latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan
manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan defenisi tentang
manajemen yang diberikan Profesor Oei Liang Lee.
“ Manajemen adalah ilmu dan seni , merencanakan
,mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan,
serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan
alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah
diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima
fungsi yaitu,: 1. Perencanaan, 2. Pengorganisasian.
3. Pengarahan, 4.pengkoordinasian, dan 5. Pengawasan .
Kelima fungsi manajemen ini sangat penting dalam
melaksanakan semua Kegiatan, apapun yang dilakuakn
dapat berjalan dengan baik. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapi.
Mekanisme Kerja dari fungsi – Fungsi Manajemen ;
Perencanaan
Keinginan
dan
kebutuha
n
Pengorganisas
ian
Pengarahan
Tujuan
Pengkoordinas
iaan
Informasi
Pengawasan
secara garis besar perencanaan ini mengambarkan . 1. Apa, 2.
Bagaimana. 3. Mengapa. 4. Kapan akan dilaksankan. Setelah
perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan,
bagaimana pembagian kerjanya. Bagaimana wewenang, tanggung
jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan.
Fungsi-fungsi manajemen :
Dalam jangka panjamg mekanisme kerja dari fungsi-fungsi
manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka
, sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama
-sama. Setelah fungsi terahir (pengawasan) selesai dilakukan, maka
kegitan berikutnya dilakukan dengan
mengadakan perencanaan lagi.
Manajemen akan berjalan
/berputar seperti sebuah roda
Pengawsan
Perencanaaan
Pengkoordinasiana Pengorganisasian
Pengarahan
Jenjang Manajemen:
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling
sedikit tiga jenjang
manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : 1) Manajemen
puncak atau
menajemen eksekutif 2) Manajemen madya atau manjemen
administratif.
3) Manajemen operasional atau manajemen supervisor.
Manajemen
Puncak atau
Manajemen
Istitusional
MANAJEMEN
MADYA
Manajemn
Adminitratif
Manajen operasioan ,
Manajemen supervisor
Jumlah
keputusan
pokok, yang
diambil pada
setiap
jenjang
Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi
manajemen. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung
usaha-usaha untuk mencapai tujuan.Fungsi perencanaan haruslah dilakukan
terlebih dahulu dari pada fungsi yang lainnya.
Bentuk-bentuk perencanaan:
Seperti telah diuraikan dimuka bahwa perencanaan ditetapkan sekarang
dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang, dengan
berdasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentukbentuk sebagai berikut :
1) Tujuan (Objective) (semua orang harus mengtahui tujuan dalam organisasi yang akan
dicapai)
2) Kebijakan (policy) (adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran
dalam mengambil keputusan)
3) Strategi, (adalah merupakan tindakan penyesuian dari rencana yang telah di buat)
4) Prosedure, (adalah merupakan rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan)
5) Aturan, (rule) (adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari
prosedur)
6) Program, (adalah merupakan campuran anatara kebijakan prosedure, aturan dan
pemberian tugas yg disertai dengan suatu anggaran )(badget)
Kegunaan perencanaan
Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah
sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi
tersebut, Adapun.
kegunaan dari pada perencanaan adalah :
a) Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu
mendatang. (Waktu yg akan datang selalu bersifat dinamis dan
beubah-ubah)
b) Mengarahkan perhatian pada tujuan. (Perencanaan yang baik
akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam
organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah
ditetapkan).
c) Memperingan biaya (dengan adanya perencanaan
memungkinkan diadakan penghematan ongkos- ongkos)
d) Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.(Hasil kerja
yang telah dicapai oleh sesorang sulit untuk diukur
keefektifannya tampa adanya perencanaan, seperti telah
diuraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan
membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yg telah
direncanakan.
Langkah-langkah
penyusunan
perencanaan
: adalah
Langkah yang
harus diambil untuk
menyusun suatu
perencanaan
(Bagannya dapat di lihat di bawah ini )
Menetukan
Mengam
Menetapk
berbagai
bil
an
alternatif
keputusa
Tujuan
tindakan
n
Mengadakan
Menyusu
Menyusun
penilaian
n
rencana
terhadap
anggapa
pendukun
alternatifng
alternatif
a) Menetapkan
tujuan : (Menetapkan tujuan secara umum, kemudian baru
anggapa
tindakan yang
dipecah-pecah
menjadi beberapa tujuan)
n
sudah dipilih
b) Menyusun Anggapan –anggapan,(Primising) (anggapan yg dicari adalah
anggapan yg diperkirakan yg dapat berpengaruh terhadap suatu rencana,
baik anggapan yg berasal dari luar mapun anggapan yang berasal dari
dalam , semua ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan
(forecasting)
c) Menentukan berbagai alternatif tindakan : (Agar tujuan dapat tercapai
sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja) sesuai dengan kondisi
perusahaan
Lanjutan :
d) Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yg sudah dipilih :
(dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan yang
maksimal dibandingkan dengan pengeluaran Tertentu .berlaku prinsip ekonomi).
e) Mengambil keputusan : Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan
perbandingan serta pertimbanagan-pertimbangan yg masak berbagai alternatip
barulah diambil keputusan.
f) Menyusun rencana pendukung : walaupun telah selesai perencanaan pada langkah
ke lima namun demikian sering terjadi bahwa dengan di buatnya perencanaan
membutuhkan pula pendukung perencanaan yg lain Conoh :PT. KAI telah
memutuskan untuk menambah kereta api baru. Keputusan ini diambil guna untuk
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dengan adanya rencana tersebut PT
KAI , harus merencanakan tenaga kerja baru, pemeliharaan dll.
•
Jangka waktu perencanaan : Menurut jangka waktunya,
perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yaitu :
1) Perencanaan jangka panjang (di Indonesia yang dikenal
dengan Era pembangunan 25 tahun)
2) Perencanaan jangka menengah: (di sebut pembangunan lima
tahun PELITA .)
3) Perencanaan jangka pendek : (Perencanaan jangka pendek
tidak selalu diperuntukan selama satu tahun dapat juga kurang
dari satu tahun)
Faktor-faktor yang membatasi perencanaan :
Kekakuan
Anggapan –anggapan
Tentang keadaan di masa
mendatang
Waktu
Dan
biaya
Tujuan
/sasas
an
Pere
ncan
Ka
aan
Kekakuan
internal
Keadaan mendatang yang penuh ketidak pastian
sulit untuk di ramalkan, Secara pasti dan tepat.
Maka untuk dapatlah di buat suatu peramalan
(forecssting) Dengan mengikutkan beberapa
anggapan.
Perubahan
kondisi
Perubahan yg terlalu cepat , maka akan dapat
menimbulkan
Berbagai Kesulitan dalam menyusun suatu
perencanaan , jadi
Merupakanperubahan
kekuatan yang
yang cepat
tercipta
danmembatasi
berasal dari
akan
dalam organisasi/perusahaan
berupa : 1. Kekuatan
perencanaan.
psikologis, 2. Kekuatan karena adanya prosedure dan
kebijakan, 3. kekuatan sumber daya dan dana.
Kekuatan Ekternal : ini sangat sulit dikendalikan dan
diawasi oleh para manaajer karena berkaitan dengan
masalah . Sosial, politik, teknologi, kebudayaan geografi,
perekonomian dengan demikian sangat membatasi
erlu diadakan prioritas,
mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, banyaknya
perencanaan
ang dilakukan oleh seseorang akan membatasi tersedianya waktu untuk melaks
ktivitas lainnya,jadi waktu yg tersedia untuk menyusun perencanaan terbatas.
PENGORGANISASIAN:
Setiap organisasi mempunyai tiga komponen pokok, yaitu : Personalia,
fungsi dan faktor-faktor fisik, yg kesemuanya ini merupakan sarana untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.jadi komponen-komponen tersebut
mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan. Manusia yang
melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat
digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses
menciptakan hubungan antara berbagai fungsi , personalia dan faktorfaktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta
terarah pada suatu tujuan.
Hubungan –hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
a) Hubungan informal , (Hubungan yang timbul di luar tugas;pekerjaannya)
b) Hubungan formal , (ini di tunjukan dalam bagan organisasi,pedoman
organisasi atau deskripsi jabatan)
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1) Tanggung jawab (Kewajiban individu untuk melaksanakan tugas yg telah
ditetapkan)
2) Wewenang (Hak untuk menganbil keputusan tentang apa yg harus
dilakukan)
3) Pertanggung jawaban , (mengalir dari bawah keatas)
Pola hubungan antara komponen organisasi : Hubungan antara tujuan, fungsi,
tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban mempunyain hubungan
yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya, seperti dalam gambar di bawah ini
;
Gambar Pola hubungan antara kompenen-komponen organisasi :
Tujuan
Fungsi
Tanggung
jawab
wewenan
g
Pertanggu
ng
jawaban
Pengarahan
Prinsip-prinsip pengarahan : (Pengarahan merupkan aspek hubungan
manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk
bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta
efisien untuk mencapai tujuan)
Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat komplek, karena
disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku
dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah
lakunya yang berbeda-beda , memiliki pandangan serta pola hidup yang
berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan
harus berpegang pada beberapa prinsip diantaranya adalah :
a) Prinsip mengarah kepada tujuan (efektifnya proses pengarahan, akan
semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan)
b) Prinsip harmonisasi dengan tujuan. (orang-orang bekerja untuk dapat
memnuhi kebutuhan yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan
perusahaan, mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar, dan keutuhan mereka dapat dijadikan
sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan)
c) Prinsip kesatuan komando: (ini sangat penting untuk menyatukan arah
tujuan dan tanggung jawab para bawahan, maka pertentangan di dalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta makin besar rasa tanggung
jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal)
Cara-cara pengarahan :
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan
maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin. Adapun cara-cara
pengarahan yang dilakukan dengan berupa :
a) Orientasi, (meupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang
perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik, baik kepada pegawai
baru maupun pegawai lama untuk mengingatkan kembali) antara lain 1. Tugas
itu sendiri 2. Tugas lain yang ada hubungannya 3. Ruang lingkup tugas 4.
Tujuan dari tugas. 5. Delegasi wewenang 6. cara melaporkan dan cara
mengukur prestasi kerja 7. Hubungan antara masing-masing tenga kerja 8.
Dan sebgainya.
b) Perintah, (Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang ada
dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada
keadaan tertentu) Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat
berupa :
1. Perintah umum dan khusus, (peritah umum sangat luas sedangkan
perintah
husus bersifat lebih mendetail)
2. Perintah lisan dan tertulis (Perintah lisan dapat lebih cepat dilakukan
sedangkan tertulis memakan waktu yang lebih lama)
3. Perintah formal dan In formal :(Perintah formal adalah pemberian tugas
sesuai
dengan tugas/aktivitas yg telah ditetapkan sedang informal adalah lebih
banyak
mengandung saran atau berupa bujukan atau ajakan)
C) Delegasi wewenag : ( pimpinan melimpahkan sebagian kewenangan yang
dimilikinya kepada bawahan)
PENGKOORDINASIAN
Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu
dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil, pendapat
pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi
agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi
tercapai.
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu
menyadari dan memahami akan tugas – tugas mereka. Mereka harus
mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada
usaha – usaha mencapai tujuan organisas. Untuk itu mereka perlu
mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi.
Prinsip – prinsip Koordinasi. Koordinasi antara bagian dan antar individu
di dalam organisasi akan dapat diikuti dengan tiga prinsip :
1. Prinsip kontak langsung : (prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi
harus dicapai melalui hubungan antara manusia baik hubungan secara
horizontal maupun vertikal)
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi. (kurang baiknya
koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran di dalam
organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga
dapat menghambat jalannya organisasi. Sebaiknya koordinasi tersebut
dilakukan sejak membuat perencanaan)
3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada ;(Saling
keterkaitan antara individu/bagian bagian yang terkait contoh ; orang
pada penelitian pasar akan dipengaruhi oleh orang-orang bagian
penjualan,keuangan dan atau bagian produsi.
Pelaksanaan fungsi koordinasi :
Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian. Dan pengarahan harus
didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan
organisasi dapat tercapai, semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari
manajer, untuk melaksanakan fungsi koordinasi manajer dapat menempuh
dua cara diantaranya adalah :
1) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan
fasilitas bagi terlaksananya koordinasi. Misalnya : dengan menciptakan
struktur organisasi yang baik , memiliki tenaga terampil, melatih dan
memimpin mereka dengan baik.
2) Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsipprinsip koordinasi.
Output
Input
Perencan
aan dan
sumber
ekonomi
Proses
(operasi)
Adanya gejala
penyimpangan
X1
Tujuan/tar
get
sasaran
X2
Tindakan
koreksi
Gambar Proses pengawasa
Umpan balik
Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi terahir yang harus dilaksanakan
dalam manajemen.
Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai.
Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala
sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya. Serta
melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat
sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak
begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan –perubahan besar,
seperti :
a) Penyusunan kembali rencana baru
b) Menetapkan sasaran target baru
c) Perubahan struktur organisasi
d) Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai.
e) Dan sebagainya.
Untuk mengadakan perubahan – perubahan tersebut manajer perlu
mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahankelemahannya dan menghindari terulangnya kembali kesalahankesalahan yang pernah terjadi.
Langkah –langkah pengawasan;
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar
penyimpangan yang
terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan
untuk
mengadakan pengawasan adalah :
1. Menciptakan standar (Standar merupakan suatu kreteria untuk
mengukur hasil pekerjaan yan sudah dilakukan )
standar dapat dibagi kedalam dua macam bentuk yaitu.
a) Standar kuatitatif (yaitu yang dinyatakan didalam satuan-satuan
tertentu, misalnya : Jam kerja mesin(machine haur), jam kerja tenga
langsung (direct labor haur) satua barang (unit produc) ongkos,
pendapatan, investasi, sedangkan
b) Standar kulitatif (dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh,dsb)
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar. (Langkah ke
dua ini dilakukan untuk mengtahui sampai seberapa jauh adanya
penyimpangan yg telah terjadi)
3. Melakukan tindakan Koreksi. (urutan –urutan kegiatan yang harus
dilaksanakan dalam penganmibilan tindakan koreksi ini adalah :
Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau
memperbaiki adanya kesalahan.
Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinnan tertentu
Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
Syarat-syarat pengawasan yang baik :
Untuk menjalankan pengawasan
dengan baik , diperlukan beberapa
syarat ;
1. Pengawas harus mendukung sifat
dan kebutuhan kegiatan (Aktivitas)
2. Pengawas harus melaporkan setiap
penyimpangan yang terjadi dengan
segera.
3. Pengawas harus mempunyai
pandangan kedepan.
4. Pengawas harus obyektif,teliti dan
sesuai dengan standard yang
digunakan.
5. Pengawas harus luwes/fleksibel
6. Pengawas harus serasi dengan pola
organisasi.
7. Pengawas harus ekonomis.
8. Pengawas harus mudah dimengerti.
9 Pengawas harus diikuti dengan
perbaikan/koreksi.
Evaluasi/soal
1) Coba saudara tuliskan salah satu definisi manajem
menurut profesor Oei Liang Lee.
2) Coba saudara tuliskan lima fungsi manajemen ?
3) Coba saudara tuliskan kegunaan dari pada perncanaan
(ada empat).
4) Coba saudara tuliskan faktor-faktor yang membatasi
perencanaan.
5) Coba sudara gambarkan pola hubungan antara
komponen-komponen organisasi.
6) Coba saudra tuliskan yang dilakukan cara –cara
pengarahan.
7) Coba saudara tuiskan Prinsip-prinsip pengarahan :
8) Coba saudara tulikan Langkah –langkah pengawasan
9) Coba saudara tuliskan Syarat-syarat pengawasan yang
baik :
10) coba saudara tuliskan Prinsip-prinsip pengarahan