Sistem informasi personalia : studi kasus di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta - USD Repository
SISTEM INFORMASI PERSONALIA
(Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta)
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh
Gelar Sarjana Teknik
Program Studi Teknik Informatika
Nama : Lilik Widiyanto
NIM : 025314063
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2007
PERSONNEL INFORMATION SYSTEM (A Case Study in Panti Rapih Hospital) A Thesis Presented as Partial Fulfillment of the Requirements to Obtain the Sarjana Teknik Degree in Information Engineering by Name : Lilik Widiyanto NIM : 025314063 DEPARTEMENT OF INFORMATION ENGINEERING FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dengan sesungguhnya laporan skripsi yang saya susun ini bukan hasil karya ataupun bagian dari hasil karya orang lain, kecuali yang tercetak pada kutipan ataupun daftar pustaka.
Yogyakarta, September 2007 Lilik Widiyanto
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan jerih payah dan karyaku ini untuk : á Tuhan Yesus dan Bunda Maria atas segala berkat-Nya dan curahan kasih-Nya.
á Bapak dan ibu tercinta atas segala cinta kasih dan dukungan selama ini. Tanpa kalian aku bukan apa-apa.
á Istriku tercinta Lidwina Ari Kusnani dan Anakku Marcella Zintya Dewi Prastiwi tersayang, atas semua cinta, dan dukungan baik saat aku senang maupun susah.
á Kakakku Fx. Agus Kristiyanto atas semua dukungan dan kasih sayang selama ini.
HALAMAN MOTO
Life is a struggle for being better (Hidup adalah suatu perjuangan untuk menjadi lebih baik)
Abstraksi
Kinerja pegawai personalia merupakan suatu hal yang sangat penting untuk mendukung pendataan karyawan pada Rumah Sakit Panti Rapih. Hal itu bisa dilakukan dengan pemanfaatan sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem informasi tersebut dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, seperti pembuatan laporan yang lama, serta kemungkinan adanya data–data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
Skripsi ini memuat suatu sistem informasi yang dapat membantu kinerja pegawai khususnya bagian personalia Rumah Sakit Panti Rapih dalam pengolahan data-data pegawai. Sistem yang dibuat memberikan kemudahan bagi pengguna untuk dapat melakukan pengolahan data-data pegawai dan membuat laporan pegawai tetap, laporan pegawai tidak tetap, daftar pegawai yang akan pensiun dalam kurun waktu yang akan datang, dan daftar senioritas (atasan dan bawahan). Pembuatan sistem ini menggunakan software PHP versi 5, MySQL versi 4 dan sistem operasi Windows XP.
Hasilnya berupa sistem informasi personalia berbasis client server sehingga dapat diakses di dalam intranet.
Abstract
The performance of personnel staff is important to support employee data management at Panti Rapih Hospital. It could be improved by utilizing computerized information system. Such information system could overcome several weaknesses, such as generating reports requiring a lot of time and a possibility of unintentionally the existence of data losing.
In this thesis, the writer developed an information system which can assist personnel staff of Panti Rapih Hospital in processing employee data. The developed system provides facilities for its user to manage employee data, as well as to generate various reports such as employee lists, pre-retired employee list, and seniority list (superior and subordinate). The system was developed using PHP version 5, MySQL version 4 and Windows XP operating system.
The result is a client-server based personnel information system which could be accessed through intranet.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia yang diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Personalia Studi Kasus di Rumah Sakit Panti
Rapih” ini dengan baik. Penulisan ini merupakan salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Teknik di Universitas Sanata Dharma pada program studi Teknik Informatika.
Selama penulisan skripsi ini penulis telah memperoleh bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu PH. Prima Rosa, S.Si., M.Sc. selaku pembimbing I yang telah banyak membantu dan membimbing selama mengerjakan tugas akhir ini.
2. Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom., M.Sc., selaku dosen pembimbing akademik dan Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma yang sudah banyak membantu dan memberikan dukungan kepada penulis selama masa kuliah.
3. Ibu Ridowati Gunawan S.Kom.,M.T., Bapak St. Wisnu Wijaya, S.T., M.T. dan Ibu Merry, S.T. selaku panitia penguji pada ujian pendadaran penulis.
4. Direktur Rumah Sakit Panti Rapih yang mengijinkan penulis untuk mengadakan penelitian di bagian personalia Rumah Sakit Panti Rapih.
5. Seluruh staff dan dosen pengajar di Univeritas Sanata Dharma pada umumnya dan Jurusan Teknik Informatika pada khususnya.
6. Pak Belle, Mba Marni, Pak Djito dan pihak sekretariat teknik yang telah membantu saya dalam urusan administrasi maupun peminjaman lab.
7. Bapak, Ibu, Istri dan anak tercinta serta serta saudara-saudaraku yang telah memberi dorongan baik moril maupun spiritual.
8. Teman–teman TI seperjuangan angkatan 02 Hasto, Bowo, Nico, Handie, Andika + Tri, Mc’Dee, Aceng, Andi Raharjo, Ase, Kuncung, Pramudya, Ika + Gwendi, Albert, serta teman–teman yang tidak dapat saya sebut satu persatu, terima kasih atas kebersamaan, keakraban dan bantuan serta dukungannya selama ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah memberikan dukungan serta bantuannya guna penyusunan karya tulis ini Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan lebih lanjut. Penulis berharap semoga Tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi pembaca.
Yogyakarta, September 2007 Penulis
xi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................................... i.................................................................................... ii
Halaman Persetujuan
Halaman Pengesahan ..................................................................................... iii
Halaman Pernyataan ...................................................................................... iv
................................................................................... v
Halaman Persembahan
Halaman Motto ................................................................................................ vi
........................................................................................................... vii
Abstraksi
Abstract ............................................................................................................. viii
Kata Pengantar ................................................................................................ ix
.......................................................................................................... xi
Daftar Isi
Daftar Gambar ................................................................................................ xv
.................................................................................................... xvii
Daftar Tabel
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah ...................................................................................... 2
1.4 Tujuan ..................................................................................................... 3
1.5 Metodelogi ............................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan .............................................................................. 5 ....................................................................... 7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sejarah Singkat RS Panti Rapih .............................................................. 7
xii
2.2 Struktur Organisasi RS Panti Rapih ........................................................ 9
2.3 Konsep Dasar Sistem, Informasi dan Sistem Informasi .......................... 10
2.3.1 Sistem ............................................................................................ 10
2.3.2 Informasi ....................................................................................... 11
2.3.3 Sistem Informasi ........................................................................... 12
2.4 Diagram Arus Data (DAD)....................................................................... 14
2.5 Basis Data ................................................................................................ 17
2.5.1 Definisi Basis Data ........................................................................ 17
2.5.2 Sistem Basis Data .......................................................................... 17
2.5.3 Abstraksi Data ............................................................................... 20
2.5.4 Bahasa Basis Data .......................................................................... 21
2.5.5 Struktur Sistem Basis Data ............................................................ 23
2.5.6 Model Data..................................................................................... 25
2.5.6.1 Model Data Entity............................................................... 25
2.5.6.2 Normalisasi Data................................................................. 29
2.5.6.3 Kunci ................................................................. ................ 29
2.5.6.4 Bentuk-bentuk Normalisasi................................................. 31
2.6 PHP........................................................................................................... 31
2.6.1 Variabel Dalam PHP ..................................................................... 32
2.6.2 Tipe Data........................................................................................ 32
2.6.3 Fungsi............................................................................................. 32
2.6.4 Struktur Kendali ............................................................................. 33
2.7 MySQL .................................................................................................... 33
xiii
2.7.2 Tipe Data dalam MySQL .............................................................. 34
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ............................... 36
3.1 Sistem yang Dikembangkan .................................................................... 36
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem ..................................................................... 36
3.3 Pemodelan Use Case ................................................................................ 37
3.4 Konteks Diagram...................................................................................... 38
3.5 Diagram Berjenjang.................................................................................. 38
3.6 Overview Diagram Level 1....................................................................... 39
3.7 Overview Diagram Level 1 Proses 6 ........................................................ 40
3.8 Overview Diagram Level 1 Proses 7 ........................................................ 40
3.9 ER Diagram .............................................................................................. 41
3.10 Logikal Data Model.................................................................................. 42
3.11 Desain Fisikal ........................................................................................... 43
3.12 Desain User Interface............................................................................... 47
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM .......................................................... 54
4.1 Pembuatan Database ................................................................................ 55
4.2 Koneksi Database .................................................................................... 55
4.3 Implementasi Web .................................................................................... 56
xiv
4.3.1 Halaman Utama ................................................................................ 56
4.3.2 Halaman Berita.................................................................................. 56
4.3.3 Halaman Kritik dan Saran................................................................. 57
4.3.4 Halaman Login.................................................................................. 59
4.3.5 Halaman Admin ................................................................................ 60
4.3.6 Halaman Edit Berita.......................................................................... 60
4.3.7 Halaman Tambah User...................................................................... 62
4.3.8 Halaman Input Data Pegawai............................................................ 63
4.3.9 Halaman Edit Data ............................................................................ 66
4.3.10 Halaman Hapus Data ...................................................................... 68
4.3.11 Halaman Daftar Senioritas .............................................................. 69
4.3.12 Halaman Daftar Presensi................................................................. 74
4.3.13 Halaman Karyawan......................................................................... 77
BAB V ANALISA HASIL ............................................................................. 80
5.1 Analisa Hasil .............................................................................................. 80
BAB VI KESIMPULAN ................................................................................ 81
6.1 Kesimpulan ............................................................................................... 81
6.2 Saran .......................................................................................................... 81 .................................................................................... 82
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi RS. Panti Rapih ..................................40 Gambar 3.7 ER Diagram ........................................................................
52 Gambar 3.20 Desain Hapus Data .............................................................
51 Gambar 3.19 Desain Edit Data Identitas ..................................................
51 Gambar 3.18 Desain Edit Data .................................................................
50 Gambar 3.17 Desain Input Penempatan ...................................................
50 Gambar 3.16 Desain Input Jabatan ...........................................................
49 Gambar 3.15 Desain Input Keluarga ........................................................
49 Gambar 3.14 Desain Input KGB ..............................................................
48 Gambar 3.13 Desain Input Pendidikan .....................................................
48 Gambar 3.12 Desain Input Anak ..............................................................
47 Gambar 3.11 Desain Input Golongan .......................................................
47 Gambar 3.10 Desain Input Identitas .........................................................
42 Gambar 3.9 Desain Halaman Admin ......................................................
41 Gambar 3.8 Logikal Data Model ............................................................
40 Gambar 3.6 Overview Diagram level 1 proses 7 ....................................
9 Gambar 2.2 Karakteristik Satu sistem ....................................................
Overview Diagram level 1 proses 6 ....................................
39 Gambar 3.5
Overview Diagram level 1 ..................................................
39 Gambar 3.4
38 Gambar 3.3 Diagram Berjenjang ............................................................
37 Gambar 3.2 Konteks Diagram ................................................................
29 Gambar 3.1 Diagram Use Case ..............................................................
28 Gambar 2.8 Relasi Many to Many ..........................................................
28 Gambar 2.7 Relasi Many to One ............................................................
28 Gambar 2.6 Relasi One to Many ............................................................
25 Gambar 2.5 Relasi One to One ...............................................................
12 Gambar 2.4 Struktur Sistem Basis Data .................................................
10 Gambar 2.3 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi ...........................
52
Gambar 3.21 Desain Lihat Data ...............................................................63 Gambar 4.9 Halaman Edit Data ..............................................................
77 Gambar 4.16 Output Menu Pegawai akan Pensiun ..................................
75 Gambar 4.15 Halaman Karyawan ............................................................
74 Gambar 4.14 Output Daftar Presensi .......................................................
70 Gambar 4.13 Halaman Daftar Presensi ....................................................
69 Gambar 4.12 Output Daftar Senioritas .....................................................
68 Gambar 4.11 Halaman Daftar Senioritas ..................................................
66 Gambar 4.10 Halaman Hapus Data ..........................................................
62 Gambar 4.8 Halaman Input Data Pegawai .............................................
53 Gambar 3.22 Desain Laporan Data Pegawai ............................................
60 Gambar 4.7 Halaman Tambah User .......................................................
60 Gambar 4.6 Halaman Edit Berita ...........................................................
59 Gambar 4.5 Halaman Admin ..................................................................
57 Gambar 4.4 Halaman Login ...................................................................
56 Gambar 4.3 Halaman Kritik dan Saran ..................................................
56 Gambar 4.2 Halaman Berita ...................................................................
53 Gambar 4.1 Halaman Utama ..................................................................
78
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Notasi Simbol DAD ................................................................. 16Tabel 2.2 Perintah-perintah SQL ............................................................. 23Tabel 2.3 Simbol Diagram E-R ............................................................... 27Tabel 2.4 Tipe Data pada MySQL ........................................................... 34Tabel 3.1 Tabel Pegawai Tetap ............................................................... 43Tabel 3.2 Tabel Pasangan ........................................................................ 43Tabel 3.3 Tabel Anak .............................................................................. 43Tabel 3.4 Tabel Riwayat Golongan ......................................................... 43Tabel 3.5 Tabel Riwayat Jabatan ............................................................. 44Tabel 3.6 Tabel Riwayat KGB ................................................................ 44Tabel 3.7 Tabel Riwayat Pendidikan ....................................................... 44Tabel 3.8 Tabel Penempatan .................................................................... 44Tabel 3.9 Tabel Golongan ....................................................................... 44Tabel 3.10 Tabel Jabatan ........................................................................... 45Tabel 3.11 Tabel Pendidikan ..................................................................... 45Tabel 3.12 Tabel Unit Kerja ...................................................................... 45Tabel 3.13 Tabel Pegawai Tidak Tetap ..................................................... 45Tabel 3.14 Tabel Penempatan PTT ........................................................... 45 Tabel 3.15 Tabel Pengangkatan PTT ........................................................46 Tabel 3.16 Tabel Pendidikan PTT ............................................................. 46
BAB I PENDAHULUAN I. Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi menyebabkan
informasi menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting, dengan berkembangnya teknologi tersebut data-data yang ada sudah tidak lagi disimpan dalam bentuk berkas/dokumen, akan tetapi disimpan dalam bentuk data-data digital/elektronik, sehingga tidak membutuhkan ruangan yang besar untuk menyimpan berkas-berkas tersebut.
Hal ini menimbulkan tantangan baru dalam teknologi informasi khususnya penyedia informasi bagaimana cara menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat. Saat ini di Rumah Sakit Panti Rapih khususnya di bagian kepegawaian / personalia masih menggunakan cara-cara manual dalam penyimpanan berkas-berkas kepegawaian. Sehingga dalam pemberian informasi kepegawaian dirasa kurang cepat dan kurang efektif, untuk itu diperlukan peningkatan kinerja pegawai / karyawan di lingkungan Rumah Sakit Panti Rapih khususnya pada sub bagian kepegawaian/personalia untuk mengantisipasi pengelolaan informasi data pegawai yang semakin kompleks.
Adapun tugas di sub bagian kepegawaian / personalia adalah mengolah data pegawai dan menyediakan informasi mengenai data pegawai yang diperlukan. Pengolahan data pegawai di sub bagian kepegawaian/personalia Rumah Sakit Panti Rapih masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku register, sehingga untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat diperlukan suatu sistem informasi kepegawaian/personalia guna memperlancar tugas dan pelayanan kepada masyarakat.
Dengan dibuatnya sistem informasi kepegawaian / personalia di Rumah Sakit Panti Rapih diharapkan dapat menangani pengolahan seluruh data pegawai dan menghasilkan laporan data pegawai yang dibutuhkan untuk peningkatan efektifitas dan efisiensi pekerjaan pada Rumah Sakit Panti Rapih.
II. Perumusan Masalah
Bagaimana membuat suatu sistem informasi kepegawaian yang dapat mengolah data-data pegawai sehingga menghasilkan informasi dan laporan yang dibutuhkan.
III. Batasan Masalah
Batasan masalah pada penulisan Tugas Akhir ini yaitu pada pencatatan data pegawai khususnya keperawatan di Rumah Sakit Panti Rapih, antara lain yaitu ;
1. Sistem ini bersifat multi user. Dalam hal ini admin adalah memiliki kewenangan untuk melakukan proses, tambah, edit dan menghapus, sedangkan user hanya memiliki kewenangan untuk melihat saja.
2. Pencatatan data perawat meliputi identitas, data pendidikan, data jabatan, data golongan, data penempatan.
3. Informasi data pegawai yang akan pensiun dalam jangka waktu 2 tahun yang akan datang, yang akan berpengaruh pada jumlah perekrutan pegawai..
4. Laporan daftar pegawai tetap, pegawai tidak tetap.
5. Sistem ini dibuat dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database engine.
6. Sistem yang dibuat tidak mencakup security system.
IV. Tujuan
Tujuan penyusunan Tugas Akhir ini adalah
1. Merancang basis data untuk mengolah data kepegawaian / personalia khususnya keperawatana di RS. Panti Rapih Yogyakarta.
2. Untuk membuat suatu Sistem Informasi Kepegawaian / Personalia dari basis data yang dibuat, yang dapat digunakan untuk mengolah data pegawai dan memberikan informasi serta laporan, sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai.
3. Untuk memberikan informasi mengenai jumlah karyawan yang harus direkrut pada setiap tahunnya, berdasarkan jumlah pegawai yang akan pensiun.
V. Metodologi
Metode yang digunakan penulis untuk membuat perancangan dan implementasi Sistem Informasi Kepegawaian / Personalia di RS Panti Rapih adalah sebagai berikut:
A. Pengumpulan dan Analisa kebutuhan, dengan metode sebagai berikut:
1. Metode Observasi Dengan melakukan studi lapangan yaitu dengan melakukan peninjauan secara langsung pada dan mempelajari kasus-kasus yang ada pada sistem yang akan dibuat.
2. Metode Wawancara Dalam mengambil data yaitu dengan melakukan wawancara langsung terhadap kepala dan staff sub bagian kepegawaian/personalia Rumah Sakit Panti Rapih.
3. Metode Kepustakaan Yaitu dengan melakukan studi literature dengan membaca beberapa buku dan referensi yang menguraikan teori maupun studi kasus, terutama yang berkaitan dengan basis data, sistem informasi serta pemrograman yang menggunakan PHP untuk mendukung serta mempertanggungjawabkan beberapa uraian, analisa dan pembahasaan dalam penulisan tugas akhir ini.
B. Analisis sistem Pada tahap ini dilakukan pemodelan sistem kedalam bentuk use case, Data (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD).
Flow Diagram C. Disain sistem Pada tahap ini dilakukan disain sistem secara umum, yang meliputi disain database, disain user interface, dan disain struktur menu.
D. Implementasi Pada tahap ini dilakukan pengimplementasian sistem berdasarkan analisis dan disain sistem yang telah dibuat
E. Uji coba sistem Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem untuk mengetahui apakah hasil sudah sesuai dengan rancangan yang diinginkan dan mencari kesalahan- kesalahan yang mungkin terjadi.
Metode pengembangan sistem yang digunakan untuk melakukan analisis serta pengembangan sistem informasi ini adalah metode terstruktur (Structured Analysis and Design Method).
VI. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, waktu dan tempat, metodologi, dan sistematika penulisan Tugas Akhir.
2. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang latar belakang, dan struktur organisasi RS Panti Rapih. Bab ini juga berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan system informasi dan rancangan aplikasi program yang akan dibuat. Teori- teori yang dijelaskan meliputi definisi dan deskripsi system, system informasi, basis data, dan diagram alir data.
3. BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Bab ini berisi tentang analisis sistem informasi, analisis dan desain basis data dan desain tampilan input dan output. Pada sub bab analisi sistem informasi berisi diagram konteks dan diagram alur data, sedangkan pada sub bab analisi dan desain data berisi diagram ER dan normalisasi.
4. BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini menjelaskan implementasi dari system ke dalam program aplikasi, seperti tampilan dialog antar muka serta proses input dan output program.
5. BAB V ANALISA HASIL
Bab ini menganalisa hasil dari implementasi sistem yang telah dibuat baik input, output maupun kekurangan dari system yang dibuat.
6. BAB V PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dari uraian dan pembahasan yang ada pada bab-bab sebelumnya serta saran untuk penyempurnaan lebih lanjut.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sejarah Singkat RS Panti Rapih
Pada tanggal 15 September 1928, dilaksanakan peletakan batu pertama pembangunan Rumah Sakit Panti Rapih oleh Ny. C. T. M. Scmutzher Van Rijckervorsel, atas usaha dan prakarsa Ir. Scmutzher seorang direktur pabrik gula di ganjuran.
Seiring dengan rencana tersebut maka pada bulan Januari 1992 datanglah lima orang suster dari konggregasi Carolus Borromeus yang berpusat di Maastrich negeri Belanda. Mereka itu adalah Sr. Gaudentia, Sr. Yudith de laat, Sr. Ignatia Lemmens, Sr. Simona dan Sr. Ludholpha de broot.
Pembangunan dapat diselesaikan pada pertengahan bulan Agustus 1929, dan diberkati oleh Mgr. Van Velsen SJ pada tanggal 25 Agustus 1929. Selanjutnya pada tanggal 14 September 1929 secara resmi Rumah Sakit ini dibuka oleh Sri Sultan Hamengku Buwono VIII dengan nama Rumah Sakit “Order de Bogen” yang berarti “di bawah lengkungan”.
Bangunan yang dihiasi dengan banyak lengkungan ini, selain merupakan inspirasi dari gedung induk para suster di negeri Belanda, juga sekaligus merupakan gambaran semangat suatu kebulatan tekad dan pacuan semangat yang tidak pernah habis dalam pelayanan cinta kasih terhadap sesama, terlebih kaum lemah dan kaum menderita. Melihat manfaat Rumah Sakit ini maka beberapa tahun kemudian Sri Sultan juga berkenan menghadiahkan sebuah mobil ambulan kepada Rumah Sakit “Order de Bogen”.
Pada zaman pendudukan Jepang tahun 1942, adalah suatu masa suram bagi Rumah Sakit ini maupun bagi para pengelolanya. Para suster dimasukkan dalam kamp tahanan Jepang. Pemerintah Jepang juga menghendaki agar segala sesuatu, termasuk bahasa, nama-nama yang berbau Belanda harus dihapuskan dari muka bumi Indonesia. Sehingga nama “Order de Bogen” juga harus diganti. Atas budi baik Mgr. Alb. Soegijo Pranoto SJ Uskup Semarang, diberikan nama baru “Rumah Sakit Panti Rapih” yang berarti “Rumah Penyembuhan”.
Sesudah masa pendudukan Jepang, para suster CB dapat kembali lagi ke Rumah Sakit Panti Rapih dengan semangat cinta kasih, mereka merawat para pejuang kemerdekaan bangsa Indonesia, diantaranya Bapak Panglima Besar Angkatan perang Republik Indonesia Jendral Sudirman, yang berkenan merangkai sebuah sajak yang indah dan ditulis dengan hiasan yang cantuk khusus untuk Sr.Bunvito dan Rumah Sakit Panti Rapih. Pada masa sekarang ini, pngabdian yang telah lama dirintis oleh Rumah Sakit Panti Rapih bagi masyarakat, telah banyak dirasakan oleh masyarakat Yogyakarta dan kota-kota sekitarnya. Rumah Sakit Panti Rapih selalu berusaha meningkatkan mutu pelayanan terhadap masyarakat, serta melengkapi fasilitas-fasilitas yang sebaiknya dimiliki oleh rumah sakit, baik peralatan medis, serta staf-staf divisi sebagai penunjang pelayanan. Salah satu divisi yang ada adalah personalia atau kepegawaian.
Yayasan Panti Rapih Direktur KOMITE Staff Medik Fungsional Wakil Direktur Pelayanan Medik Wakil Direktur Pelayanan Keperawatan Wakil Direktur Keuangan & Logistik Staff Wakil Direktur Pelayanan Medik
2.2. Struktur Organisasi RS Panti Rapih
Seksi Perbendaharaan & administrasi imbalan jasa medik Seksi
Rekam Medik Seksi penelitian & pengembangan Seksi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi RS. Panti RapihRawat Inap Seksi Produksi Makanan
Rawat Jalan Seksi Rekening pasien
Instalasi Rehabilitas Medik Instalasi Patologi klinik & anatomi Instalasi
Unit Pelayanan PASSOSMED Instalasi Rawat Inap I
Suplai Instalasi Gawat Darurat
Keuangan Bagian Akuntansi Bagian
Keamanan Bagian Akuntansi Bagian
Sekretariat Seksi HUMAS & PKMRS & pelaporan Seksi Ketertiban &
Seksi administrasi kompensasi & kesejahteraan Seksi pemrosesan data elektronik Seksi
Pemeliharaan sarana Seksi Pembelian
Staff Wakil Direktur Pelayanan Keperawatan Wakil Direktur SDM & Informasi Seksi Akuntansi Keuangan
Bagian Sumber daya manusia Bagian Informasi
Instalasi Rawat Jalan Instalasi Radiologi Instalasi Farmasi
Rawat Inap II Instalasi Rawat Inap III
Seksi Pemeliharaan lingkungan Seksi administrasi pihutang & penagihan Seksi kendaraan Instalasi
Pergudangan Seksi Produksi makanan
Seksi Pemeliharaan alat tenun Seksi
Seksi Rekening pasien rawat
Seksi Akuntansi Manageman
Bagian Umum Seksi perencanaan & pengembangan SDM
2.3. Konsep Dasar Sistem, Informasi dan Sistem Informasi
2.3.1 Sistem
Menurut Jogiyanto (2001) terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekan pada prosedurnya dan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment) atau tujuan (goal) (Jogiyanto,2001). Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Untuk lebih jelasnya seperti ditujukan pada gambar :
Interface Lingkungan luar Sub Sistem Sub Sistem Sub Sistem
Input Pengolah Output Sub Sistem boundary boundary
Gambar 2.2 Karakteristik Satu Sistem2.3.2. Informasi
Definisi informasi menurut Davis (1999) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (Abdul Kadir,2003).
Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian- kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi (Jogiyanto,2002). Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah menjadi suatu model untuk dihasilkan informasi. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut serta membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (time lines) dan relevan (relevance).
2.3.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto,2001).
John Burch dan Gary Grudnitshi mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
Pemakai Pemakai
Input model output
PemakaiPemakai
Teknologi Dasar data kendali
Pemakai PemakaiGambar 2.3. Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk manangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi/operator (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database ).
Management Systems
6. Blok Kendali Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4. Diagram Arus Data (DAD)
Diagram Arus Data merupakan suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan Chris Gare dan Trish Sarson. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Diagram Arus Data (DAD) atau data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured analisis and design).
Notasi symbol yang digunakan dalam menggambarkan DAD adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external
entity ) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi / sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistemnya. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu persegi empat dengan identifikasi nama kesatuan luar di dalamnya.
2. Arus Data Arus data (data flow) di DAD di beri simbol suatu anak panah. Arus data ini mengalir diantara proses (proxess), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
3. Proses Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
4. Simpanan Data Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file basis data sistem komputer, arsip atau cacatan manual, tabel acuan manual, agenda atau buku dan lain-lain. Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya.
Tabel 2.1.Notasi simbol DAD
1. Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (boundary)
2. Arus data atau aliran data (data flow)
3. Proses (process) atau
4. Simpanan data (data store)
2.5. Basis Data
2.5.1. Definisi Basis Data
Menurut Fathansyah (2002) basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kelonpok file, tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
2.5.2. Sistem Basis Data
Secara umum sebuah sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut.
Dalam sebuah basis data memiliki komponen-komponen utama sebagai berikut (Fathansyah, 2002):
1. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah : a. Komputer (sistem yang stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem jaringan) b. Memori sekunder yang on-line (Harddisk)
c. Memori sekunder yang off-line (tape atau removeable disk, CD) untuk keperluan backup data d. Media atau perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan) 2.
Sistem Operasi (Operating System)
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau memfungsikan komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam komputer (operasi I/O, pengelolaan file, dan lain-lain). Program pengelola basis data hanya dapat aktif (running) jika sistem operasi yang sesuai telah aktif.
3. Basis data (database)