Peran Dan Fungsi Sekretaris Pada Perum Bulog Divre Sumut Gatot Subroto Medan

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/ pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintahan, BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stock pangan.

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan

pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika kepala BULOG dirangkap oleh Mentari Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No.50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas pokok, fungsi, serta peran BULOG.Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilitas dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan.Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengandalkan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dalam rangka menjaga kestabilan harga pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijakan umum pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian memulai Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 januari 1998, pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun 1968. Selanjutnya melalui Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh pemerintah.

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah perintah mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000,

dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik disamping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras (mempertahankan harga pembelian pemerintah), serta usaha logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Arah perubahan tersebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppres No. 29 tahun 2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG.

B. Visi dan Misi Perum Bulog

Visi

Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelajutan.

Misi

1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu stabil dan terjangkau.

2. Mewujudkan SDM professional, jujur, dan amanah.

3. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan bermanfaat kepada

steakholder.

4. Menjalankan usaha dalam bidang produksi pemasaran dan jasa dibidang komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan produktivitas, efesien dan kemampuan menghasilkan laba.

Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog a. Kualitas

Perusahaan dengan seluruh jajaran menejemen dan pengawai sepakat untuk beriorentasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.

b. Integrasi

Keutuhan pribadi, menejemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara pribadi dan prilaku.

c. Team Work

Seluruh unit kerja karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka menciptakan visi dan misi perusahaan.

d. Inovatif

Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreativitas dan inovasi dalam kerja.

e. Responsif

Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya prevetif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perusahaan lingkungan strategis.

C. Job Description

1. Direktorat Pelayanan Publik

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dalam negri dan luar negri.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan persediaan dan perawatan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyaluran.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan analisa harga dan pasar.

2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang industry pemberasan dan industri non pemberasaan.

b) Merencankan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang pembelian dan pemberasaan pangan dan non pangan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan dibidang usaha jasa.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan pengembangan.

3. Direktorat Keuangan

Tugasnya adalah :

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan anggaran.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbendaharaan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan akuntasi.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan investasi.

4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan sumber daya manusia.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan organisasi dan tatalaksana.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

5. Sekretariat Perusahaan

Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan dibidang tata usaha.

Bagian tata usaha terdiri dari:

a) Subbagian Surat dan Ekspedisi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian, pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.

b) Subbagian Penyusunan Laporan Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

c) Subbagian Perjalanan Dinas Tugasnya adalah:

Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan dinas lainnya.

Bagian sekretaris direksi terdiri dari: a) Subbagian TU DIRUT

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.

b) Subbagian Pelayanan Direksi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.

c) Subbagian Protokol Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

6. Satuan Pengawasan Intern

Tugasnya adalah:

a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan keuangan serta dokumentasi SPI.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan keuangan.

7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan informasi dan perpustakaan pendidikan dan pelatihan.

d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi dilingkungan pusdiklat.

8. Administrasi dan keuangan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor, rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta penghapusan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran, administrasi pembiayaan dan verifikasi.

d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan hubungan rekening antar kantor.

D. Jaringan Kegiatan

E. Kinerja Kegiatan Terkini

1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart

Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.

Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat, Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).

2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.

F. Rencana Kegiatan

a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock. b) Memantau harga pasar.

c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota. d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai

merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan pemkab/pemko).

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan pengembangan.

3. Direktorat Keuangan

Tugasnya adalah :

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan anggaran.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbendaharaan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan akuntasi.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan investasi.

4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan sumber daya manusia.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan organisasi dan tatalaksana.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

5. Sekretariat Perusahaan

Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan dibidang tata usaha.

Bagian tata usaha terdiri dari:

a) Subbagian Surat dan Ekspedisi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian, pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.

b) Subbagian Penyusunan Laporan Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan

c) Subbagian Perjalanan Dinas Tugasnya adalah:

Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan dinas lainnya.

Bagian sekretaris direksi terdiri dari: a) Subbagian TU DIRUT

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.

b) Subbagian Pelayanan Direksi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.

c) Subbagian Protokol Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

6. Satuan Pengawasan Intern Tugasnya adalah:

a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan keuangan serta dokumentasi SPI.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan keuangan.

7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.

d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi dilingkungan pusdiklat.

8. Administrasi dan keuangan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor, rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta penghapusan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran, administrasi pembiayaan dan verifikasi.

d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan hubungan rekening antar kantor.

D. Jaringan Kegiatan

E. Kinerja Kegiatan Terkini

1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart

Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.

Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat, Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).

2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.

F. Rencana Kegiatan

a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock. b) Memantau harga pasar.

c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota. d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai

merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan pemkab/pemko).