Peran Dan Fungsi Sekretaris Pada Perum Bulog Divre Sumut Gatot Subroto Medan

TUGAS AKHIR

PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO MEDAN

OLEH :

FITRI MARITO ADIL 112103015

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

Kata Pengantar

Assalamualaikum wr.wb

Dengan iringan rasa syukur kehadirat Allah SWT dengan limpahan Rahmat, Hidayat, dan InayatNya serta tak lupa shalawat dan setara kepada Junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita umatnya dari zaman kegelapan menuju zaman yang disinari Iman dan Islam. Alhamdulillah akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO MEDAN” dapat terselesaikan dengan baik.

Penulis sangat menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, hal ini tidak lepas dari keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang dimiliki penulis. Dengan kerendahan hati, penulis menerima kritik dan saran yang baik dengan hati yang terbuka, dan semoga tugas akhir ini banyak ditunjang dengan bantuan tenaga, pemikiran baik normal maupun materil dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis pada kesempatan ini dengan kerendahan hati menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, D.T.M R H, M Sc (C.T.M), Selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara

4. Ibu Magdalena LL Sibarani SE, MSi selaku Dosen Pembimbing, yang telah membimbing penulis sehingga terselesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bapak / Ibu dosen Universitas Sumatera Utara yang telah bersedia mengajar dan membimbing penulis selama menjalani perkuliahaan di kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Staff Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang banyak membantu selama ini.

7. Kedua Orangtua tercinta H.Kasmudin Harahap SH,MH dan Hj.Asnida SH yang selaku memberikan dukungan, kasih sayang dan doanya selama ini. Buat Kakanda Sofie Adil Harahap, Dina Adil Harahap, dan adinda Rizqi Adil Harahap, M.Ihkram Adil Harahap yang telah memberikan semangat dan dukungan sehingga Tugas Akhir penulis dapat terselesaikan.

8. Buat sahabat dan teman terdekat penulis, Afridina, Nurkholijah, Elfrida, Amel, Ayu, Nurul, Heristya, dan yang tercinta Andi Jaka Sph yang telah memberikan perhatian, semangat, serta nasehat yang berguna bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk

menyempurnakan Tugas Akhir ini. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum wr. wb

Medan, Agustus 2014 Penulis

Daftar Isi

KATA PENGANTARg ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

Bab I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Sistematika Penelitian ... 4

Bab IIPROFIL INSTANSI ... 5

A. Sejarah Singkat Perusahaan Perum Bulog divre Sumut... 5

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 11

D. Jaringan Kegiatan ... 16

E .CKinerja Kegiatan Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 17

Bab III PEMBAHASAN ... 18

A. Pengertian Sekretaris ... 18

B. Sekretaris Perusahaan Bulog ... 19

C. Peran, Fungsi, danTugas Sekretaris... 21

D. Motivasi, dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog... 33

Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

2.1 StrukturOrganisasiPerumBulogDivreSumut ... 10

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia bisnis yang semakin hari semakin ketat persaingannya, mengharuskan siapa saja yang bekerja pada suatu perusahaan untuk memberikan pelayanan yang unggul pada setiap pelanggannya.Untuk membangun citra perusahaan yang baik dituntut peran seorang sekretaris yang professional.Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimilikinya, memperluas pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi serta harus mampu bertindak proaktif.

Selain pengembangkan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, seorang sekretaris juga harus mengembangkan kepripadiannya, yang dapat tercermin dari tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam pergaulan sehari-hari, baik dikantor maupun di lingkungan tempat tinggal.Oleh karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan.

Menurut Saiman (2002:37) sekretaris memegang peranan penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Adapun peran sekretaris terhadap atasan adalah sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Adapun peran sekretaris terhadap bawahan adalah memberikan motivasi kerja kepada pengawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar, memberikan rasa bangga dan puas kepada pengawai bawahan dalam menjalanan pekerjaan, menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Menurut W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selajutnya oleh pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Perusahaan perum Bulog Divre Sumut terbagi atas dua bidangyaitu administrasi dan keuangan.Bidang Administrasi dan keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia dan hukum, kehumasan, pengelolaan anggaran dan pembiayaan serta membuat laporan pertanggung jawaban keuangan Divre.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan judul “PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO”.

B. Perumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah: bagaimana peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Perum Bulog Divre Sumut

Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam menigkatkan peran dan fungsi seorang sekretaris pada Perum Bulog Divre Sumut.

2. Bagi Penulis

Memperdalam teori mengenai sekretaris secara khusus pada kegiatan kesekretariatan, sehingga dapat menambah pengetahuan dan dapat dijadikan bekal bagi penulis dalam memasuki dunia kerja.

3. Bagi Orang Lain

Memberikan pengetahuan tentang bagaimana peran dan fungsi sekretaris didalam perusahaan.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei

Penelitian ini dilakukan di Perum BULOG Divre Sumut di Jl. Gatot Subroto No. 180 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : penulis (2014)

2. Sistematika Penelitian

Adapun sistematika penelitian dari penulis Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin mengambil judul ini, menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, dan Sistematika Penelitian.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini memaparkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan peran seorang sekretaris, dan Job Description Perusahaan.

BAB III PEMBAHASAN

Membahas mengenai penelitian yang dilakukan penulis tentang peran dan fungsi pengembangan diri seorang sekretaris dalam menigkatkan kualitas sekretaris dalam perusahaan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/ pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintahan, BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stock pangan.

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan

pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika kepala BULOG dirangkap oleh Mentari Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No.50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas pokok, fungsi, serta peran BULOG.Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilitas dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan.Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengandalkan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dalam rangka menjaga kestabilan harga pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijakan umum pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian memulai Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 januari 1998, pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun 1968. Selanjutnya melalui Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh pemerintah.

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah perintah mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000,

dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik disamping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras (mempertahankan harga pembelian pemerintah), serta usaha logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Arah perubahan tersebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppres No. 29 tahun 2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG.

B. Visi dan Misi Perum Bulog

Visi

Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelajutan.

Misi

1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu stabil dan terjangkau.

2. Mewujudkan SDM professional, jujur, dan amanah.

3. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan bermanfaat kepada

steakholder.

4. Menjalankan usaha dalam bidang produksi pemasaran dan jasa dibidang komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan produktivitas, efesien dan kemampuan menghasilkan laba.

Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog a. Kualitas

Perusahaan dengan seluruh jajaran menejemen dan pengawai sepakat untuk beriorentasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.

b. Integrasi

Keutuhan pribadi, menejemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara pribadi dan prilaku.

c. Team Work

Seluruh unit kerja karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka menciptakan visi dan misi perusahaan.

d. Inovatif

Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreativitas dan inovasi dalam kerja.

e. Responsif

Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya prevetif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perusahaan lingkungan strategis.

C. Job Description

1. Direktorat Pelayanan Publik

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dalam negri dan luar negri.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan persediaan dan perawatan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyaluran.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan analisa harga dan pasar.

2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang industry pemberasan dan industri non pemberasaan.

b) Merencankan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha dibidang pembelian dan pemberasaan pangan dan non pangan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan dibidang usaha jasa.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan perencanaan streategi perusahaan serta penelitian dan pengembangan.

3. Direktorat Keuangan

Tugasnya adalah :

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan anggaran.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbendaharaan.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan akuntasi.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan investasi.

4. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan sumber daya manusia.

b) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan organisasi dan tatalaksana.

c) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

d) Merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan umum.

5. Sekretariat Perusahaan

Sekretaris Perusahaan adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan dibidang tata usaha.

Bagian tata usaha terdiri dari:

a) Subbagian Surat dan Ekspedisi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan pengagendaan, pendistribusian, pengedaan surat dan dokumen serta menyimpan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan pengiriman surat/dokumen/berita dan pemeliharaan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.

b) Subbagian Penyusunan Laporan Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

c) Subbagian Perjalanan Dinas Tugasnya adalah:

Merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pengawai dan pelayanan dinas lainnya.

Bagian sekretaris direksi terdiri dari: a) Subbagian TU DIRUT

Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, keuangan dan logistik.

b) Subbagian Pelayanan Direksi Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat direksi dan perjalanan dinas direksi.

c) Subbagian Protokol Tugasnya adalah:

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

6. Satuan Pengawasan Intern

Tugasnya adalah:

a) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatikan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevakuasi dan melakukan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan keuangan serta dokumentasi SPI.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan dibidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, serta administrasi dan keuangan.

7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.

b) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.

c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan informasi dan perpustakaan pendidikan dan pelatihan.

d) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi serta keuangan semua satuan organisasi dilingkungan pusdiklat.

8. Administrasi dan keuangan

Tugasnya adalah:

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan administrasi sumber daya manusia, urusan hukum dan klaim.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan surat menyurat, arsip, ekspedisi, hubungan masyarakat, kerumah tanggaan dan pengelolaan pengadaan, pemeliharaan perlengkapan sarana kantor, rumah dinas jabatan, mess, pergudangan dan inventaris serta penghapusan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolaan anggaran, administrasi pembiayaan dan verifikasi.

d) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi pembukuan, neraca, laporan pertanggung jawaban keuangan dan hubungan rekening antar kantor.

D. Jaringan Kegiatan

E. Kinerja Kegiatan Terkini

1. Pengembangan usaha melalui Bulog Mart

Perum bulog dewasa ini mulai mencoba mengembangkan usaha dalam bidang komersil dengan menggunakan toko-toko bulog mart di seluruh Indonesia, adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan bahan pokok kehidupan sehari-hari seperti: Beras medium, beras premium, gula pasar, minyak goreng, tepung terigu, jenis susu.

Seperti di Sumatra Utara, tahun 2014 akan dibangun sebanyak 20 gerai Bulog Mart dan sementara yang telah siap dan beroperasi sebanyak 9 gerai Bulog Mart (Medan, Tj.Morawa, P.Siantar, Kisaran, Rantau Parapat, Padangsidimpuan, Sibolga,Gunung Tua dan Kaban Jahe).

2. Melakukan penjualan bahan pokok secara eceran maupun grosir.

F. Rencana Kegiatan

a) Pembelian gabah dan beras, dalam rangka ketahanan stock. b) Memantau harga pasar.

c) Melakukan pendistribusian beras kepada masyarakat miskin (raskin) atas dasar Surat Permintaan Alokasi (SPA) dari perintah kabupaten/kota. d) Melakukan operasi pasar beras bila harga beras di pasar sudah mulai

merambat naik (diatas harga eceran tertinggi, atas permintaan pemkab/pemko).

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Menurut Saiman (2002:24) kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:

1. Secretum yang mempunyai arti rahasia

2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia

3. Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie

yang mempunyai arti sekretaris.

4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang berarti sekretaris

Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa defenisi menurut ahli sebagai berikut.

1. Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika ( 2009:2) sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan. 2. Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika (2009:2 )

3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Sekretariat Perusahaan Bulog

Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di dalam bulog.

1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan penyiriman surat/ dokumen/ berita dan pemeliaraan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar.

2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.

Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan, kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance.

Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:

1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita dan informasi.

2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan Divisi/Pusat/ SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain.

3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan yang berlaku.

Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan penyusunan pedoman/prosedur dibidang sekretaris Direksi.

Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari:

1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwal/acara, administrasi surat menyurat/perkantoran, pengelolaan informasi/dokumentasi kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta penghimpunan laporan-laporan terkait.

2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan direksi.

3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris

W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama,

yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

a. Peran Sekretaris

Menurut Eddy Aziz ( dalamArsika 2009:13) peran sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut mampu mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja.Dalam setiap lembaga perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.Kedua, mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas dibidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan, dan lain-lain.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik.Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.

Sekretaris dalam perusahaan pada umumnya mempunyai peranan: 1. Sebagai Penyedia

Peranan sekretaris sebagai penyedia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai pembantu/asisten.Posisi sebagai penyedia dapat dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris.Setelah kesempatan menjadi penyedia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara manusia dan aspek-aspek teknis pekerjaan penyedia perlu segera dipahami dan diterapkan.Sebagai penyedia sekretaris minimal harus memahami perbedaan cirri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan maupun tujuannya.

2. Sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya

Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf yang bersangkutan.Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan instruksi yang diberikan oleh pimpinan.

3. Sebagai Koordinator

Sekretaris sebagai coordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyedia. Tim sekretaris mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan akan diselesaikan melalui seorang coordinator sekretaris. Koordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.Koordinasikan efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan mengapa tugas itu dilaksanakan.

Adapun peran Sekretaris terhadap atasan adalah: Pertama, sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Kedua, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Ketiga, sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.Keempat, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

Adapun peran Sekretaris terhadap bawahan adalah: Pertama, penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan. Kedua, memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.Ketiga, memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.Keempat, mengadakan

pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

b. Peran Sekretaris diPerum Bulog

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris diPerum Bulog dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan.Guna menunjang kegiatan atasan tersebut, seorang sekretaris Perum Bulog harus mempunyai perannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu peran seorang sekretaris diPerum Bulog adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan Perum Bulog seorang sekretaris harus membantunya, seperti:

1. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris Perum Bulog yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.

2. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat pun sekretaris di Perum Bulog yang melakukan kelancaran rapat tersebut.

3. Demikian juga apabila atasan akanmelakukan perjalanan keluar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, atau saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris diPerum Bulog yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

Untuk memenuhi peran seorang sekretaris diPerum Bulog, maka syarat yang di wajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah : kemampuan sepuluh jari, penanganan kearsipan, dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem, korespondesi, tata krama lingkungan kerja, tata krama bertelepon, dan penampilan.

c. Fungsi Sekretaris

Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas pimpinan, menangani informasi untuk pimpinan, dan menjadi jembatan penghubung.

Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi lebih dari itu sekretaris harus mampu diajak berfikir logis dan pandai

berkomunikasi.Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.

Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran, mendengar radio, atau berita di TV, membuat artikel, berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif, dan proaktif tanpa menunggu perintah terlebih dahulu.Sekretaris harus bisa dan mampu menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.

Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai membina hubungan, meningkatkan citra/reputasi organisasi perusahaan.Disini sekretaris menjalankan tugasnya sebagai Public Relation.

Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.

Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu: 1. Fungsi Primer

Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, dan lain-lain.

2. Fungsi Sekunder

Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan.

d. Fungsi Sekretaris diPerum Bulog

Fungsi sekretaris diPerum Bulog bertanggung jawab memberikan dan menyiapkan informasi untuk Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala apabila diminta. Sesuai peraturan Menteri Negara BUMN Nomor 01-/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola yang baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, sekretaris Perum Bulog memiliki fungsi:

a. Memastikan BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala dan sewaktu-waktu apabila diminta.

c. Sebagai penghubung.

d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, tetapi tidak terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris atau Dewan Pengawas.

Dengan keempat fungsi sekretaris pada Perum Bulog, sekretaris diharapkan memiliki kemampuan dan kualitas pemahaman dibidang manajerial, komunikasi

dan interpersonal skill, pengelolaan keuangan perusahaan dan legal.Mengingat kompleksnya fungsi Corporate Secretary, maka Direksi dalam keputusannya memberikan semacam kelonggaran bahwa jabatan Corporation Sekretary ini dapat dirangkap oleh salah satu direktur perusahaan Perum Bulog.Melaksanakan kegiatan perusahaan Perum Bulog membutuhkan personal perusahaan. Salah satu personal perusahaan yang berkaitan erat dengan tugas pekerjaan perusahaan Perum Bulog adalah sekretaris.Fungsi seorang sekretaris diPerum Bulog yaitu selain membantu pimpinannya, sekretaris juga harus menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan perusahaan Perum Bulog yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.

e. Tugas Sekretaris

Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah dipahami dan dikerjakan.

Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal.Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil, berdaya guna, dan lebih professional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan

pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.

Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif) sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.

1. Tugas rutin

Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/minggu/bulan) dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job descriptions).

Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat, korespondensi, menangani tamu dan bertamu, menelepon dan menerima telepon, mengatur jadwal kegiatan pimpinan, dan membuat laporan, serta membuat notulen dan risalah rapat.

2. Tugas instruksi

Merupakan tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal berikut: konsentrasi penuh,

mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan.

Contoh tugas intruksi adalah mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat, membuat konsep surat keluar, mempersiapkan perjalanan dinas, dan mengurus hal-hal tertentu di bank.

3. Tugas kreatif

Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris sendiri.Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja.Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas.

Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya, membuat kliping Koran dari perusahaan atau instansi pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian, mengetahui ruang kerja, dan peralatan penting bagi sekretaris/mempersiapkan alat-alat perlengkapan sekretaris, memahami cara kerja mesin kantor.

4. Tugas koordinatif

Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan serasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tugas koordinatif seorang sekretaris adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugasnya

terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik.

Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan baik. Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah koordinasi harus dimulai dari tahap permulaan, koordinasi merupakan proses yang terus-menerus sepanjang memungkinkan, koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan secara bersama-sama, dan perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan situasi organisasi.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut.Bagi perusahaan, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Adapun tugas sekretaris diPerum Bulog adalah:

a. Menerima dikte dari pimpinan.

b. Melaksanakan korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon dan facsimile)

c. Menyimpan arsip-yang dinilai penting. d. Menerima tamu-tamu pimpinan

f. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

g. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.

D. Motivasi dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik tentunya harus ada motivasi atau semangat kerja yang tinggi, terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer, karena seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer mempunyai tugas yang ganda, yakni tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Menurut Saiman (2002:55) Berkaitan dengan motivasi ini, maka ada hal-hal yang amat penting bagi seorang pimpinan terhadap karyawan yakni:

1. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan, memelihara dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan

2. Para pimpinan organisasi harus memberikan kesempatan kepada para bawahannya untuk menyatakan keinginan, harapan, ide, dan saran-saran, baik yang menyangkut kehidupan organisasi sebagai keseluruhan.

Dapat disimpulkan pengertian motivasi terkandung dalam hal-hal sebagai berikut:Sesuatu yang dapat mendorong dan tertarik, terjadinya sesuatu kegiatan kerja, dan tercapainya tujuan.

Pengertian motivasi kerja sekretaris dapat mencakup dua segi yaitu: Motivasi kerja yang ditujukan atau untuk kepentingan dirinya sendiri sebagai seorang sekretaris dan motivasi yang ditujukan kepada orang lain ( pimpinan yang bersifat vertical keatas, dan pegawai bawahan yang bersifat vertical kebawah).

Faktor-faktor yang penting dan sangat mempengaruhi terhadap jalannya kerja sama seorang sekretaris terhadap jalannya kerja sama seorang sekretaris terhadap pihak lain meliputi hal sebagai berikut:

1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak atau jenjang satu dengan jenjang lainnya terutama dengan sekretaris

2. Integrasi, yakni terciptanya system kerja yang menyatu dan terpadu secara sistematik, sehingga setiap pihak atau jenjang sangat saling terkait

3. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan dengan loyalitas dan kesungguhan untuk memajukan organisasi atau lembaga

4. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi atau lembaga

5. Harmonisasi kerja sesame pegawai dan sekretaris

6. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai, sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan lancar

7. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas atau kegiatan organisasi ataupun lembaga, termasuk dalam hal gaji walaupun pada dasarnya permasalahan gaji adalah merupakan wewenang dari organisasi atau lembaga.

Efektivitas Kerja Sekretaris

Keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris, khususnya pada sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer sangat dipengaruhi oleh sistem kerja organisasi atau lembaga dan kemampuan secara professional terhadap tanggung jawab sekretaris tersebut. Sebagai suatu sistem kerja, maka seorang sekretaris harus mampu untuk mendistribusikan pekerjaannya sesuai dengan bidang-bidang atau bagian-bagian yang ada pada organisasi atau lembaga tersebut.Sedangkan sebagai kemampuan professional, maka seorang sekretaris harus mampu untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi wewenang langsung dari jabatan sekretarisnya termasuk kemampuan manajerialnya.

Menurut The Liang Gie dalam Saiman(2002:50) menyatakan bahwa efektivitas merupakan suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya sesuatu akibat yang dikehendaki. Efektivitas berbanding terbalik dengan efisien, sebagai contoh pada kalimat bekerja dengan seefisien mungkin untuk menghasilkan hasil yang seefektif mungkin.Sehingga untuk mengukur hasil kerja sekretaris dapat dilihat dari perbandingan volume pekerjaan atau hasil pekerjaan dengan penggunakan waktu serta peralatan yang seminim mungkin.

Rasionalitas yang biasanya dipergunakan dalam menciptakan dan menjalankan roda organisasi oleh semua pihak termasuk sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Efektivitas, alasan utama mengapa efektivitas menjadi salah satu dasar pembentukan dan penyelenggaraan organisasi adalah oleh karena eksistensi dan pertumbuhan organisasi akan lebih terjamin apabila organisasi yang bersangkutan dapat mengemban misi dan melaksanakan tugasnya dengan tingkat ketangguhan yang tinggi.

b. Efisiensi, teori organisasi modern selalu menekankan pentingnya orientasi efisiensi dalam menjalankan roda organisasi. Dasar pemikiran utama untuk mendorong peningkatan efisiensi secara terus menerus adalah suasana kelangkaan yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam semua segi sumber daya dan dana. Dalam hubungan ini, maka efisiensi yang dimaksud yaitu perbandingan yang positif antara hasil yang dicapai dengan masukan yang dipergunakan. Artinya, sesuatu tugas yang efisien dalam penyelenggaraan apabila hasil kerja yang diperoleh lebih besar dari pada pengeorbanan yang diberikan dalam bentuk penggunaan sumber daya dan dana, termasuk sumber daya insani(human resourses). Sumber daya dan sumber dana yang dipergunakan oleh organisasi seperti: Waktu, Tenaga manusia, Modal (dana), dan Sarana dan prasarana.

Hasil yang maksimal dan tepat merupakan akibat dari adanya ketepatan dari:

a. Penggunaan alat-alat dan sarana yang tepat, sehingga dapat membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan

b. Tata ruang kerja yang tepat dengan bawahan sehingga dapat mempercepat jarak kerja

d. Kemampuan mamanfaatkan ruang kerja yang benar, yakni penataan ruang kerja sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan menyenangkan bagi pekerja.

Sedangkan efisiensi kerja sekretaris yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan.

Efisiensi kerja sekretaris menunjukkan tentang penggunaan tenaga pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris sementara pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang bersifat terus menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam memanajerial para bawahan.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas diperusahaan perum Bulog, maka sekretaris perlu:

a. Mempelajari seluk beluk perusahaan

Sebelum melakukan kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu, cari tahu tentang perusahaan dapat melalui buku yang dibuat perusahaan ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan.Tanyakan kepada pimpinan mengenai perusahaan secara menyeluruh mulai dari sejarah dan struktur organisasi.

b. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel

Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-hari dengan baik, akan tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan terhadap rencana kerjanya.

c. Mengelola pekerjaan kecil

Banyak pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris, agar dapat bekerja efisien sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan baik. Sebaiknya sekretaris rajin membuat catatan apabila diperlukan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian terhadap peran dan fungsi sekretaris, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Untuk menjadi seorang sekretaris professional harus memiliki kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti komputer, bahasa inggris, penyimpanan arsip dan citra perusahaan.

2. Dengan pengembangan diri kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris, karena tugas sekretaris berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami pihak-pihak yang berhubungan dengannya.

B. SARAN

DAFTAR PUSTAKA

Saiman, 2002, Manajemen Sekretaris, Ghalia Indonesia: Jakarta

Durotul Yatimah, 2013, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,

Pustaka Setia: Bandung

Eti Ratnawati, Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus: Yogyakarta Nita Arsika, 2009, Sekretaris, LP3i: Jakarta

d. Kemampuan mamanfaatkan ruang kerja yang benar, yakni penataan ruang kerja sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan menyenangkan bagi pekerja.

Sedangkan efisiensi kerja sekretaris yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan.

Efisiensi kerja sekretaris menunjukkan tentang penggunaan tenaga pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris sementara pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang bersifat terus menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam memanajerial para bawahan.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas diperusahaan perum Bulog, maka sekretaris perlu:

a. Mempelajari seluk beluk perusahaan

Sebelum melakukan kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu, cari tahu tentang perusahaan dapat melalui buku yang dibuat perusahaan ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan.Tanyakan kepada pimpinan mengenai perusahaan secara menyeluruh mulai dari sejarah dan struktur organisasi.

b. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel

Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-hari dengan baik, akan tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan terhadap rencana kerjanya.

c. Mengelola pekerjaan kecil

Banyak pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris, agar dapat bekerja efisien sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan baik. Sebaiknya sekretaris rajin membuat catatan apabila diperlukan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian terhadap peran dan fungsi sekretaris, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Untuk menjadi seorang sekretaris professional harus memiliki kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti komputer, bahasa inggris, penyimpanan arsip dan citra perusahaan.

2. Dengan pengembangan diri kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris, karena tugas sekretaris berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami pihak-pihak yang berhubungan dengannya.

40

B. SARAN

1. Karyawan harus lebih menghargai waktu yang telah ditetapkan oleh pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA

Saiman, 2002, Manajemen Sekretaris, Ghalia Indonesia: Jakarta

Durotul Yatimah, 2013, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, Pustaka Setia: Bandung

Eti Ratnawati, Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus: Yogyakarta Nita Arsika, 2009, Sekretaris, LP3i: Jakarta