Analisis Pengendalian Persediaan Dagangan Menggunakan Model EOQ (Economic Order Quantity) (Studi Kasus: PT. Electronic City Medan Carrefour)
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pentingnya Persediaan Bagi Perusahaan
Suatu perusahaan akan selalu mempunyai persediaan, baik persediaan berupa
persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi ataupun persediaan
barang jadi untuk perusahaan-perusahaan industri (processing), maupun
persediaan barang-barang dagangan yang berupa finished product ataupun barangbarang yang belum lengkap untuk perusahaan dagang. Perusahaan selalu
membutuhkan persediaan disebabkan karena:
1. Bahan-bahan (barang-barang) yang diperlukan perusahaan tidak dapat datang
secara satu persatu sebesar barang dagangan diperlukan serta pada saat barang
dagangan diperlukan. Bahan-bahan (barang-barang) akan datang dalam
jumlah yang besar, sehingga dengan demikian akan terjadi persediaan barang
atau bahan dan tentu saja perusahaan harus menanggung biaya-biaya dan
resiko dengan adanya persediaan barang atau bahan.
2. Untuk perusahaan-perusahaan industri, apabila terjadi bahan baku belum ada
(datang), sedangkan tidak ada persediaan bahan baku, maka tentu saja
kegiatan produksi akan terhenti dengan sendirinya. Demikian juga untuk
perusahaan dagang, bila persediaan barang yang dijual tidak ada, padahal ada
langganan yang akan membelinya maka tentu saja langganan akan kecewa.
Kalau tidak ada persediaan barang atau bahan terjadi lebih dari satu kali saja
maka langganan akan semakin kecewa dan mulai mencari perusahaan lain
yang lebih memuaskan.
3. Sebaliknya, apabila terdapat persediaan yang terlalu banyak maka keadaanya
juga
tidak
menguntungkan.
Persediaan
yang
terlalu
banyak
akan
menghabiskan biaya yang besar, di samping resiko kerusakan di dalam
penyimpanan serta resiko-resiko yang lainnya sehubungan dengan semakin
lamanya bahan atau barang dalam penyimpanan akan menjadi semakin besar
pula.
Universitas Sumatera Utara
12
Masalahnya sekarang adalah berapa banyak persediaan harus ada serta
kapan persediaan bahan atau barang dibeli. Sebab sebagaimana diketahui apabila
persediaan bahan atau barang habis, maka akan menyebabkan berbagai kerugian
bagi perusahaan. Sebaliknya apabila persediaan terlalu banyak juga akan
menimbulkan tambahan biaya yang semestinya dapat dihemat.
Dengan demikian untuk mencapai efisiensi persediaan barang, paling
sedikit management harus dapat menentukan suatu jumlah yang tepat untuk dibeli
serta kapan pembelian barang dilakukan. Dari pembelian bahan baku diharapkan
proses produksi perusahaan tidak terganggu (disebabkan karena gangguan bahan
baku) serta biaya-biaya persediaan barang dagangan dapat ditekan seminimal
mungkin.
Sehubungan dengan pengadaan persediaan barang dagangan, maka perlu
dikembangkan adanya suatu sistem pengawasan persediaan yang optimal. Sistem
pengawasan persediaan yang optimal yaitu meliputi:
a. Kapan mengadakan pemesanan barang kembali
b. Berapa barang yang akan dipesan kembali
Untuk melaksanakan
pengawasan persediaan yang optimal tentu saja harus
diperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan persediaan. Dengan
mengabaikan salah satu faktor saja berarti perusahaan akan mendapatkan resiko
yang lebih besar.
2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang
Faktor-faktor yang akan mempengaruhi persediaan barang pada perusahaan, ada
beberapa macam, di mana satu dengan yang lain saling berhubungan, yakni
sebagai berikut:
a. Perkiraan kebutuhan barang (forecast demand)
Sebelum kegiatan pembelian atau pemesanan barang dilakukan, maka
management harus dapat membuat perkiraan barang yang akan dijual pada
suatu periode. Perkiraan kebutuhan barang yang akan dijual merupakan
perkiraan tentang berapa kebutuhan perusahaan akan barang untuk proses
pemasaran ataupun proses produksi bahan baku.
Universitas Sumatera Utara
13
b. Harga daripada barang dagangan
Harga daripada barang ikut juga menentukan besar kecilnya persediaan
barang. Harga daripada barang dagangan merupakan penentu berapa dana
yang harus disediakan untuk pengadaan persediaan barang dagangan.
c. Biaya-biaya persediaan
Biaya-biaya persediaan hendaknya diperhatikan dalam penentuan besarnya
persediaan. Dalam memuat analisis tentang biaya-biaya persediaan dikenal
adanya dua tipe biaya, yaitu biaya-biaya yang semakin besar dengan
bertambah besarnya rata-rata persediaan, dan biaya-biaya yang semakin kecil
dengan berkurangnya besar rata-rata persediaan.
d. Kebijaksanaan pembelanjaan (financial policy)
Kebijaksanaan pembelanjaan berhubungan dengan seberapa jauh persediaan
barang dagangan akan mendapatkan dana.
e. Kebutuhan senyatanya (actual demand)
Kebutuhan akan barang yang senyatanya (dalam waktu-waktu yang lalu) harus
diperhatikan. Berapa besar kebutuhan barang dagangan serta bagaimana
hubungannya dengan perkiraan kebutuhan yang telah dibuat untuk periode
yang berkutnya harus diperhatikan dan dianalisis. Dengan demikian maka
dapat dibuat perkiraan kebutuhan penjualan barang lebih mendekati pada
kenyataan.
f. Waktu tunggu (lead time)
Waktu tunggu adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk menunggu
datangnya barang sesudah saat pemesanan. Waktu tunggu perlu diperhatikan
karena erat hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali
(reorder). Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka kelangsungan
proses produksi tetap terjamin sedangkan biaya-biaya persediaan dapat
ditekan sampai seminimal mungkin. Maka perusahaan dapat memperoleh
keuntungan dari pelanggan dan tidak akan mengecewakan pelanggan karena
kebutuhan pelanggan tetap ada dalam perusahaan, serta pelanggan tidak akan
pindah tempat dalam membeli kebutuhannya.
Adapun hubungan dari masing-masing faktor yang mempengaruhi persediaan
tersebut adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
14
Biaya-Biaya Persediaan
Perkiraan Pemakaian
Harga Bahan
Kebijksanaan Pembelanjaan
EOQ
Pemakaian Sesungguhnya
Waktu Tunggu
Persediaan Besi
Pembelian Kembali
Persediaan Bahan
Produksi
Gambar 2.1 Hubungan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang
Persediaan bahan atau barang yang optimal akan bergantung kepada
keadaan masing-masing faktor. Dengan diketahuinya kebijaksanaan pembelanjaan
(financial policy), biaya-biaya persediaan, harga daripada barang serta perkiraan
kebutuhan akan barang akan dapat ditentukan jumlah atau kuantitas barang yang
dipesan yang paling optimal (mempunyai biaya minimal). Demikian juga dengan
diketahuinya perkiraan kebutuhan akan barang (pada waktu yang lalu) dengan
penjualan barang akan dapat dianalisa persediaan (safety stock) yang paling tepat
waktu (lead time) diperlukan untuk menentukan pemesanan kembali (reorder).
EOQ (Economic Order Quantity), safety stock dan reorder akan membentuk pola
persediaan barang dari perusahaan yang bersangkutan.
2.3 Teori Persediaan
Persediaan (inventory) adalah bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis
(Freddy
Rangkuty,
1996).
Alasannya
adalah
persediaan
cenderung
menyembunyikan persoalan. Dengan memecahkan masalah persediaan membuat
permasalahan menjadi sederhana, namun demikian permasalahan yang sering
muncul adalah tentang persediaan yang sangat sulit dikelola. Akibatnya kebijakan
operasi yang bijaksana sangat diperlukan dalam mengelola persediaan, sehingga
tingkat persediaan dapat ditekan sekecil mungkin.
Universitas Sumatera Utara
15
Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003)
bahwa persediaan adalah barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang
tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik
berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk
keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek.
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting adalah pengendalian
persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dana dalam
persediaan, maka akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan.
Dengan demikian apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang
mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan barang
(stock out cost).
Persediaan
(inventory)
ditujukan
untuk
mengantisipasi
kebutuhan
permintaan. Permintaan meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses,
barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap, dan
komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.
Jenis persediaan ini sering disebut dengan istilah persediaan keluaran produk
(product output).
Sistem
persediaan
diartikan
sebagai
serangkaian
kebijakan
dan
pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar
pesanan yang harus dilakukan. Sistem persediaan bertujuan menetapkan dan
menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan
pada waktu yang tepat.
2.4 Manajemen Pengendalian Persediaan
Manajemen pengendalian persediaan berarti sebagai pengawasan. Jumlah
persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengelompokan ke dalam jumlah
yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasan.
Kerumitan dan perbedaan dalam persediaan membuat manajemen menerapkan
prosedur yang hampir sama untuk setiap kategori. Yang tidak dapat dihindari
adalah tipe sistem pengawasan persediaan manapun yang dipilih, pasti
mempunyai dampak atas semua aktivitas organisasi.
Universitas Sumatera Utara
16
Langkah awal dalam mengembangkan sistem pengawasan persediaan
adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkan. Karena tujuan sistem
pengawasan persediaan akan menjadi pedoman atas kebijakan persediaan. Sistem
pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada
pengecualian. Penyesuaian yang harus dilakukan adalah membuat sistem operasi
agar:
1. Menjamin atau memastikan barang dan bahan baku cukup tersedia
2. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan serta keterlambatan barang
3. Menyediakan laporan tepat waktu dan konsisten kepada manajemen
4. Mengeluarkan sedikit jumlah sumber daya dalam penyempurnaannya
Terdapat enam macam yang sangat penting dalam mengembangkan dan
memelihara sistem dan kegagalan dalam menurunkan efisiensi seluruh sistem.
1. Mengembangkan peramalan permintaan dan menguji kesalahan peramalan
2. Menyelesaikan model persediaan, salah satunya dengan menggunakan model
EOQ (Economic Order Quantity)
3. Menghitung biaya persediaan (biaya pesan, biaya simpan, dan biaya
penjualan)
4. Model yang digunakan dalam mencatat dan menghitung setiap barang
5. Model penerimaan, penanganan dan penyimpanan
6. Prosedur informasi yang digunakan dalam melaporkan pengecualian.
2.5 Analisis Persediaan
Analisis persediaan merupakan salah satu topik yang paling popular dalam ilmu
manajemen. Salah satu alasannya adalah karena hampir semua jenis organisasi
bisnis memiliki persediaan. Walaupun kadangkala sering berpikir mengenai
persediaan hanya dalam hal jumlah persediaan yang terdapat dalam rak toko,
namun bentuk persediaan dapat bermacam-macam, seperti produk setengah jadi
pada tingkat proses manufaktur yang berbeda-beda, bahan baku, sumber daya,
tenaga kerja atau kas. Tujuan dari persediaan tidak selalu untuk memenuhi
permintaan pelanggan, sebagai contoh perusahaan-perusahaan sering menyimpan
persediaan bahan baku dalam jumlah besar sebagai cadangan jika terjadi
Universitas Sumatera Utara
17
pemogokan. Adapun bentuk serta tujuan persediaan, sering menimbulkan biaya
besar bagi perusahaan bisnis.
Economic Order Quantity atau EOQ (kuantitas pemesanan yang
ekonomis) klasik memberikan bentuk analisis persediaan paling mendasar dan
fundamental. Model-model EOQ memberikan sarana untuk menentukan berapa
jumlah yang harus dipesan (kuantitas pesanan) dan kapan pemesanan harus
dilakukan sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dapat
diminimalisir. Asumsi dasar atas model-model EOQ adalah bahwa permintaan
diketahui dengan pasti dan bersifat konstan.
2.6 Fungsi-Fungsi Persediaan
a. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier (pemasok). Persediaan
bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung
pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan
barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti
dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut
fluctuation stock.
b. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan atau
potongan pembelian atau pemesanan, biaya pengangkutan per unit menjadi
lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan
pembelian atau pemesanan dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan.
c. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman. Pada fungsi antisipasi perusahaan dapat mengadakan
persediaan musiman (seasional inventories) dan perusahaan juga sering
menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan
Universitas Sumatera Utara
18
barang-barang selama periode tertentu. Sehingga perusahaan memerlukan
persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock).
2.7 Penentuan Sistem Persediaan
Apabila barang-barang yang telah dibeli atau diproduksi sendiri semuanya terjual
dalam suatu periode maka dalam menentukan keuntungan atau profit atas
penjualan akan dapat ditentukan dengan mudah, yaitu total harga pokok penjualan
pembelian atau biaya produksi yang juga merupakan harga pokok penjualan
dibebankan pada hasil penjualan (revenue from sales). Tetapi biasanya sebagian
barang yang dibeli, tidak atau belum terjual pada akhir suatu periode. Sehingga
memerlukan penilaian atas barang dagangan. Permasalahan yang terjadi dalam
menentukan nilai dari persediaan yang dilaporkan pada neraca sebagai laporan
keuangan adalah faktor-faktor yang termasuk dalam suatu persediaan dan berapa
besarnya nilai persediaan barang dagangan.
a. Sistem Periode Berkala (Periodic System)
Merupakan sebuah sistem yang setiap akhir periode dilakukan perhitungan
secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan barang dagangan akhir.
b. Perpectual System
Biasa
disebut juga book inventories yaitu persediaan yang diatur dalam
catatan administrasi. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari
pembelian dapat dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode
Perpectual System dipakai secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun
sekali yang biasanya dilakukan untuk keperluan counter checking antara
jumlah persediaan menurut fisik dengan menurut catatan dalam kartu
administrasi persediaannya.
2.8 Model-Model Analisis Pengendalian Persediaan
Ada berbagai analisis dalam pengendalian persediaan, antara lain adalah
pengendalian persediaan berdasarkan permintaan yang independent, yaitu:
a. Sistem pemesanan tetap
Dalam sistem pemesanan tetap, untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang
dipesan sedikit bersifat tetap. Model pemesanan tetap yang paling popular
Universitas Sumatera Utara
19
adalah model EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang
ekonomis.
b. Sistem produksi tumpukan
Sistem produksi tumpukan berorientasi pada produksi barang dalam tumpukan
tertentu. Model yang cukup popular adalah formula EPQ (Economic
Production Quantity).
c. Sistem periodik tetap
Sistem periodik tetap digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan
kembali persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap. Model yang
dikembangkan dalam sistem periodik tetap, adalah model EOI (Economic
Order Interval).
d. Sistem minimum-maksimum
Sistem minimum-maksimum menganut paham sebaiknya diusahakan suatu
jumlah
persediaan
minimum
untuk menjamin
kelangsungan
operasi
perusahaan, namun juga perlu ditetapkan jumlah maksimal untuk menjamin
tidak tertumpuknya barang secara tidak terkendali.
2.9 Jenis-Jenis Persediaan
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa
cara yang dilihat dari fungsinya yaitu:
1. Bath Stock atau Lot Size Inventory
Merupakan persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahanbahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada
saat itu. Sehingga pembelian atau pembuatan yang dilakukan dalam jumlah
besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil.
Persediaan Lot Size Inventory timbul karena bahan atau barang yang dibeli,
dikerjakan dan diangkut dalam jumlah yang besar, sehingga barang yang
diperoleh lebih banyak dan cepat daripada penggunaan atau pengeluarannya,
serta untuk sementara tercipta suatu persediaan. Keuntungan yang akan
diperoleh dari adanya bath-stock antara lain:
a. Memperoleh potongan harga pembelian
Universitas Sumatera Utara
20
b. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya
operasi (production run) yang lebih lama.
2. Fluctuation Stock
Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diramalkan. Perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat
memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan
keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak
dapat diramalkan terlebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan
yang sangat besar, maka persediaan Fluctuation Stock sangat dibutuhkan
untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan.
3. Persediaan Pengaman (Anticipation Stock)
Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu
tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang
meningkat. Di samping menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, anticipation stock juga bertujuan untuk menjaga kemungkinan
sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya
produksi atau menghindari kemacetan produksi.
2.10 Sistem Pengendalian Persediaan
Sistem pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam
menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta
kapan saatnya mulai melakukan pemesanan kembali. Salah satu model yang
digunakan untuk mengendalikan persediaan adalah dengan menggunakan model
EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang ekonomis. Model EOQ
diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Wastinghouse pada tahun 1915.
Model
EOQ
merupakan
inspirasi
bagi
para
pakar
persediaan
untuk
mengembangkan model-model pengendalian persediaan lainnya. Model EOQ
dikembangkan atas fakta adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses
produksi atau pemesanan barang.
Jika suatu waktu barang dipesan dari pemasok, berapa pun jumlah barang
yang dipesan, biaya pemesanan besarnya selalu sama. Artinya, biaya pemesanan
Universitas Sumatera Utara
21
tidak tergantung pada jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah
pemesanan. Jika suatu barang diproduksi, perusahaan harus memperhatikan mesin
dan fasillitas produksi lainnya, harus membuat rencana, dan lain-lain yang biaya
pemesanan tidak akan berbeda untuk jumlah produksi yang berbeda.
Menurut Drs. Zulian Yamit, M.Si (1999) mengatakan bahwa pengertian
EOQ adalah jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan biaya persediaan.
Model EOQ dikembangkan dengan asumsi bahwa pemesanan dapat dibuat dan
diterima seketika itu juga sehingga tidak ada kekurangan yang terjadi. Kemudian
model EOQ bertujuan untuk menentukan jumlah dan frekuensi pembelian yang
optimal maka akan didapatkan pengendalian persediaan yang optimal.
2.11 Biaya-Biaya Persediaan
1. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost
Hal penyiapan terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi
sendiri dalam pabrik atau perusahaan. perusahaan menghadapi biaya
penyiapan (set-up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya
penyiapan terdiri atas:
a. Biaya mesin-mesin menganggur
b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung
c. Biaya penjadwalan
d. Biaya ekspedisi dan sebagainya.
Seperti halnya biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah
sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode.
2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs)
Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya
permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah
sebagai berikut:
a. Kehilangan penjualan
b. Kehilangan langganan
c. Biaya pemesanan khusus
d. Biaya ekspedisi
e. Selisih harga
Universitas Sumatera Utara
22
f. Terganggunya operasi.
3. Biaya pemesanan (Ordering Costs atau
)
Biaya-biaya pemesanan meliputi:
a. Pemroresan pesanan dan biaya ekspedisi
b. Biaya transportasi (pengangkutan barang)
c. Biaya telepon
d. Pengeluaran surat menyurat
e. Biaya pengepakan dan penimbangan
f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan
g. Biaya pengiriman ke gudang
h. Biaya utang lancar dan sebagainya.
Biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik bila
kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen
yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya
pemesanan total akan turun. Yang artinya bahwa biaya pemesanan total per
periode (tahun) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap
periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. Frekuensi
pemesanan suatu barang tidak melebihi permintaan yang ada karena
permintaan diketahui secara pasti, jumlah pemesanan setahun didefinisikan
sebagai:
F=
(2.1)
di mana:
F = frekunsi pemesanan
R = jumlah barang yang dipesan selama setahun
Q = jumlah barang yang dipesan dalam satu periode.
Total biaya pemesanan tahunan dapat dihitung sebagai frekuensi pemesanan
setahun dikalikan dengan biaya per pemesanan.
T
= O.
(2.2)
di mana:
T
= total biaya pemesanan
O = biaya pesan setiap kali pemesanan.
Universitas Sumatera Utara
23
4. Biaya penyimpanan (Carrying Costs atau
)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang ditimbulkan oleh perusahaan untuk
memelihara barang dagangan di gudang penyimpanan. Total biaya
penyimpanan umumnya mencakup beberapa atau seluruh dari hal-hal berikut.
a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin
ruangan dan sebagainya)
b. Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternatif pendapatan atas
dana yang diiventasikan dalam persediaan
c. Biaya keusangan
d. Biaya penghitungan fisik
e. Biaya asuransi persediaan
f. Biaya pajak persediaan
Biaya-biaya penyimpanan adalah variabel apabila bervariasi dengan tingkat
persediaan. Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel,
tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam penyimpanan per unit.
sehingga total biaya penyimpanan tahunnya:
T
= C.
(2.3)
di mana:
T
= total biaya penyimpanan
C = biaya simpan setiap kali penyimpanan
= rata-rata persediaan
Biasanya biaya penyimpanan dinyatakan dengan dasar per unit untuk
beberapa periode waktu (walaupun kadangkala dinyatakan dalam bentuk
persentase rata-rata persediaan). Secara tradisional, biaya penyimpanan
dihubungkan dengan dasar tahunan (per tahun). Berikut dapat dilihat Gambar
2.2
Penggunaan
Persediaan
yang
berhubungan
dengan
besarnya
penyimpanan.
Universitas Sumatera Utara
24
Ukuran Pemesanan
Q
Waktu
0
t
2t
Pemesanan ulang
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, Q melambangkan besarnya pemesanan
yang diperlukan untuk mengisi persediaan, yang ingin ditentukan oleh
manajer perusahaan. Garis yang menghubungkan Q dengan waktu, t, dalam
grafik melambangkan tingkat di mana persediaan dihabiskan berdasarkan
permintaan, selama periode waktu tertentu, t. Permintaan diasumsikan
diketahui dengan pasti dan oleh karena bersifat konstan, yang ditunjukkan
bahwa garis yang melambangkan permintaan berupa garis lurus. Dapat juga
dilihat bahwa persediaan tidak pernah turun di bawah nol. Sebagai tambahan,
ketika tingkat persediaan mencapai nol, diasumsikan bahwa pesanan segera
datang setelah beberapa waktu yang tidak lama, suatu kondisi yang disebut
sebagai penerimaan seketika itu juga (instantaneous receipt). Dengan melihat
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, dapat dilihat juga bahwa jumlah
persediaan adalah Q, besarnya pemesanan, untuk sedikit periode waktu yang
terbatas, karena Q selalu dihabiskan oleh permintaan. Demikian pula halnya,
jumlah persediaan adalah nol untuk sedikit periode waktu, karena satu-satunya
saat di mana tidak ada persediaan adalah pada waktu tertentu, t. Maka jumlah
persediaan yang tersedia, adalah di antara dua titik ekstrim. Deduksi yang
logis adalah bahwa jumlah persediaan yang tersedia adalah sebesar persediaan
rata-rata, yang didefinisikan sebagai berikut:
Rata-rata Persediaan =
Universitas Sumatera Utara
25
5. Total Biaya Persediaan Tahunan
Total biaya persediaan dihitung dengan
menjumlahkan total biaya
penyimpanan dan total biaya pemesanan.
= O. + C.
(2.4)
di mana:
= total biaya persediaan tahunan
O. = total biaya pemesanan
C. = total biaya penyimpanan.
Total biaya persediaan, biaya pemesanan,
dan biaya penyimpanan
digambarkan oleh Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan berikut:
Total Biaya Persediaan
= O. + C.
0
T
= C.
T
= O.
Q
Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan
Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan, akan dianalisis masing-masing dari
ketiga kurva biaya yang ditunjukkan. Pertama, dapat diamati kecenderungan
menaik dari kurva total biaya penyimpanan (T ). Sejalan dengan meningkatnya
jumlah pemesanan, Q (ditunjukkan oleh sumbu horizontal), total biaya
penyimpanan (ditunjukkan oleh sumbu vertikal) juga meningkat, disebabkan
karena pemesanan yang semakin banyak akan mengakibatkan semakin banyaknya
unit yang disimpan dalam persediaan. Kemudian dengan meningkatnya jumlah
pemesanan Q, biaya pemesanan (T
) menurun, disebabkan karena kenaikan
dalam jumlah pemesanan akan mengakibatkan semakin sedikit pemesanan yang
dilakukan setiap tahunnya. Total biaya pada Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan,
kurva total biaya tahunan pertama-tama menurun ketika Q meningkat kemudian
kurva total biaya tahunan mulai meningkat, ketika permintaan Q mulai menurun.
Universitas Sumatera Utara
26
Nilai Q yang paling baik atau optimal, adalah nilai yang merupakan nilai
minimum total biaya persediaan tahunan.
2.12 Menghitung Q (Persediaan) Optimal
∗
Secara matematis nilai Q optimal (
) atau jumlah pemesanan yang optimal dapat
dihitung sebagai berikut. Dari persamaan (2.4) akan diperoleh biaya total
persediaan (
) minimum. Untuk membuktikannnya akan dicari turunan pertama
dari persamaan (2.4).
Persamaan (2.4),
= O. + C. , merupakan persamaan dari total biaya
persediaan tahunan (biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan).
= O. + C.
atau
=
+
Akan dicari turunan pertama dari persamaan
dicari adalah
∗
=
+
(nilai Q optimal), maka persamaan
, dan karena yang akan
+
=
akan diturunkan
terhadap Q.
(
)
( )
=
( )
maka turunan pertama dari persamaan
(
)
( )
( )+
=
=−
+
( )
( )
adalah sebagai berikut:
+
Karena syarat minimum dari turunan harus sama dengan nol, maka turunan
pertama dari persamaan
=
+
harus sama dengan nol.
Syarat minimum turunan, yaitu:
(
)
( )
maka turunan pertama dari persamaan
−
Pindahkan −
=0
=
+
harus disamakan dengan nol.
+ =0
ke ruas kanan, sehingga berubah nilai positif.
Universitas Sumatera Utara
27
=
Karena yang akan dicari adalah nilai Q, pertama ruas kanan dan ruas kiri dari
persamaan =
harus dikalikan secara silang.
.
= 2.O.R
Kemudian pindahkan variabel C (biaya simpan setiap kali penyimpanan), ke ruas
kanan sehingga variabel 2.O.R membagi variabel C.
.!."
=
∗
Untuk memperoleh nilai
persamaan
.!."
=
(nilai Q optimal), maka harus dicari akar dari
, sehingga diperoleh:
∗
.!."
=
(2.5)
di mana:
∗
= nilai Q optimal
O = biaya pesan setiap kali pemesanan
C = biaya simpan setiap kali penyimpanan
∗
menandakan bahwa nilai Q adalah optimal, dikenal sebagai rumus EOQ.
Model EOQ dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut:
1. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan
2. Semua item yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap
3. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan datang (lead time) pasti
4. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti
5. Kekurangan persediaaan (stock out) tidak diperbolehkan
6. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pesanan
Dengan diketahuinya
∗
yang optimal maka juga dapat dicari:
1. Frekuensi pemesanan ekonomis yang akan dilakukan dapat dihitung sebagai
berikut:
FPE =
∗
(2.6)
di mana:
FPE = frekuensi pemesanan ekonomis
Universitas Sumatera Utara
28
2. Dengan mengasumsikan satu tahun sama dengan 365 hari atau berdasarkan
masa kerja persuhaan selama setahun adalah 365 hari, maka dapat ditentukan
waktu antara pemesanan berikutnya.
WAP =
(2.7)
di mana:
WAP = waktu antara pemesanan.
2.13 Model EOQ Dengan Titik Pemesanan Ulang
Salah satu asumsi model EOQ adalah bahwa suatu pemesanan diterima dalam
tenggang waktu tidak lama setelah pemesanan barang dilakukan. Apabila antara
pemesanan barang dengan datangnya barang yang dipesan tidak selalu sama
(tenggang waktunya tidak pasti), maka perlu ditentukan kapan pemesanan
kembali barang dilaksanakan agar resiko perusahaan dapat ditekan seminimal
mungkin. Dalam penentuan lead time, dikenal adanya dua macam biaya, yaitu:
a. Extra carrying cost
Yaitu biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan karena barang dagangan
datang lebih awal dari waktu yang sudah ditentukan.
b. Stock out cost
Yaitu bahan-bahan yang harus dikeluarkan perusahaan karena bahan baku
datang lebih akhir dari waktu yang sudah diperkirakan, misalnya adalah biayabiaya untuk mendapatkan barang.
Tingkat Persediaan
Q
Titik
Pemesanan
Waktu
0
t
Tenggang waktu
2t
Tenggang waktu
Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu
Universitas Sumatera Utara
29
Pemesanan sekarang harus dibuat sebelum saat di mana tingkat persediaan
menjadi nol. Karena permintaan suatu barang mengkonsumsi persediaan
sementara pesanan sedang dikirim, pemesanan harus dilakukan selama masih
terdapat cukup persediaan dalam stock untuk memenuhi permintaan selama
periode tenggang waktu. Tingkat persediaan disebut dengan titik pemesanan ulang
ditunjukkan dalam Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu.
Titik pemesanan ulang dihitung dengan mengalikan tenggang waktu (L)
dengan permintaan per hari. Jika diasumsikan bahwa satu tahun terdiri dari 365
hari, maka permintaan per hari adalah
.
(2.8)
PU = L.
di mana:
PU = titik pemesanan ulang
L = tenggang waktu (lead time)
R = jumlah barang yang dipesan dalam setahun.
Universitas Sumatera Utara
LANDASAN TEORI
2.1 Pentingnya Persediaan Bagi Perusahaan
Suatu perusahaan akan selalu mempunyai persediaan, baik persediaan berupa
persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi ataupun persediaan
barang jadi untuk perusahaan-perusahaan industri (processing), maupun
persediaan barang-barang dagangan yang berupa finished product ataupun barangbarang yang belum lengkap untuk perusahaan dagang. Perusahaan selalu
membutuhkan persediaan disebabkan karena:
1. Bahan-bahan (barang-barang) yang diperlukan perusahaan tidak dapat datang
secara satu persatu sebesar barang dagangan diperlukan serta pada saat barang
dagangan diperlukan. Bahan-bahan (barang-barang) akan datang dalam
jumlah yang besar, sehingga dengan demikian akan terjadi persediaan barang
atau bahan dan tentu saja perusahaan harus menanggung biaya-biaya dan
resiko dengan adanya persediaan barang atau bahan.
2. Untuk perusahaan-perusahaan industri, apabila terjadi bahan baku belum ada
(datang), sedangkan tidak ada persediaan bahan baku, maka tentu saja
kegiatan produksi akan terhenti dengan sendirinya. Demikian juga untuk
perusahaan dagang, bila persediaan barang yang dijual tidak ada, padahal ada
langganan yang akan membelinya maka tentu saja langganan akan kecewa.
Kalau tidak ada persediaan barang atau bahan terjadi lebih dari satu kali saja
maka langganan akan semakin kecewa dan mulai mencari perusahaan lain
yang lebih memuaskan.
3. Sebaliknya, apabila terdapat persediaan yang terlalu banyak maka keadaanya
juga
tidak
menguntungkan.
Persediaan
yang
terlalu
banyak
akan
menghabiskan biaya yang besar, di samping resiko kerusakan di dalam
penyimpanan serta resiko-resiko yang lainnya sehubungan dengan semakin
lamanya bahan atau barang dalam penyimpanan akan menjadi semakin besar
pula.
Universitas Sumatera Utara
12
Masalahnya sekarang adalah berapa banyak persediaan harus ada serta
kapan persediaan bahan atau barang dibeli. Sebab sebagaimana diketahui apabila
persediaan bahan atau barang habis, maka akan menyebabkan berbagai kerugian
bagi perusahaan. Sebaliknya apabila persediaan terlalu banyak juga akan
menimbulkan tambahan biaya yang semestinya dapat dihemat.
Dengan demikian untuk mencapai efisiensi persediaan barang, paling
sedikit management harus dapat menentukan suatu jumlah yang tepat untuk dibeli
serta kapan pembelian barang dilakukan. Dari pembelian bahan baku diharapkan
proses produksi perusahaan tidak terganggu (disebabkan karena gangguan bahan
baku) serta biaya-biaya persediaan barang dagangan dapat ditekan seminimal
mungkin.
Sehubungan dengan pengadaan persediaan barang dagangan, maka perlu
dikembangkan adanya suatu sistem pengawasan persediaan yang optimal. Sistem
pengawasan persediaan yang optimal yaitu meliputi:
a. Kapan mengadakan pemesanan barang kembali
b. Berapa barang yang akan dipesan kembali
Untuk melaksanakan
pengawasan persediaan yang optimal tentu saja harus
diperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan persediaan. Dengan
mengabaikan salah satu faktor saja berarti perusahaan akan mendapatkan resiko
yang lebih besar.
2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang
Faktor-faktor yang akan mempengaruhi persediaan barang pada perusahaan, ada
beberapa macam, di mana satu dengan yang lain saling berhubungan, yakni
sebagai berikut:
a. Perkiraan kebutuhan barang (forecast demand)
Sebelum kegiatan pembelian atau pemesanan barang dilakukan, maka
management harus dapat membuat perkiraan barang yang akan dijual pada
suatu periode. Perkiraan kebutuhan barang yang akan dijual merupakan
perkiraan tentang berapa kebutuhan perusahaan akan barang untuk proses
pemasaran ataupun proses produksi bahan baku.
Universitas Sumatera Utara
13
b. Harga daripada barang dagangan
Harga daripada barang ikut juga menentukan besar kecilnya persediaan
barang. Harga daripada barang dagangan merupakan penentu berapa dana
yang harus disediakan untuk pengadaan persediaan barang dagangan.
c. Biaya-biaya persediaan
Biaya-biaya persediaan hendaknya diperhatikan dalam penentuan besarnya
persediaan. Dalam memuat analisis tentang biaya-biaya persediaan dikenal
adanya dua tipe biaya, yaitu biaya-biaya yang semakin besar dengan
bertambah besarnya rata-rata persediaan, dan biaya-biaya yang semakin kecil
dengan berkurangnya besar rata-rata persediaan.
d. Kebijaksanaan pembelanjaan (financial policy)
Kebijaksanaan pembelanjaan berhubungan dengan seberapa jauh persediaan
barang dagangan akan mendapatkan dana.
e. Kebutuhan senyatanya (actual demand)
Kebutuhan akan barang yang senyatanya (dalam waktu-waktu yang lalu) harus
diperhatikan. Berapa besar kebutuhan barang dagangan serta bagaimana
hubungannya dengan perkiraan kebutuhan yang telah dibuat untuk periode
yang berkutnya harus diperhatikan dan dianalisis. Dengan demikian maka
dapat dibuat perkiraan kebutuhan penjualan barang lebih mendekati pada
kenyataan.
f. Waktu tunggu (lead time)
Waktu tunggu adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk menunggu
datangnya barang sesudah saat pemesanan. Waktu tunggu perlu diperhatikan
karena erat hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali
(reorder). Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka kelangsungan
proses produksi tetap terjamin sedangkan biaya-biaya persediaan dapat
ditekan sampai seminimal mungkin. Maka perusahaan dapat memperoleh
keuntungan dari pelanggan dan tidak akan mengecewakan pelanggan karena
kebutuhan pelanggan tetap ada dalam perusahaan, serta pelanggan tidak akan
pindah tempat dalam membeli kebutuhannya.
Adapun hubungan dari masing-masing faktor yang mempengaruhi persediaan
tersebut adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
14
Biaya-Biaya Persediaan
Perkiraan Pemakaian
Harga Bahan
Kebijksanaan Pembelanjaan
EOQ
Pemakaian Sesungguhnya
Waktu Tunggu
Persediaan Besi
Pembelian Kembali
Persediaan Bahan
Produksi
Gambar 2.1 Hubungan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Barang
Persediaan bahan atau barang yang optimal akan bergantung kepada
keadaan masing-masing faktor. Dengan diketahuinya kebijaksanaan pembelanjaan
(financial policy), biaya-biaya persediaan, harga daripada barang serta perkiraan
kebutuhan akan barang akan dapat ditentukan jumlah atau kuantitas barang yang
dipesan yang paling optimal (mempunyai biaya minimal). Demikian juga dengan
diketahuinya perkiraan kebutuhan akan barang (pada waktu yang lalu) dengan
penjualan barang akan dapat dianalisa persediaan (safety stock) yang paling tepat
waktu (lead time) diperlukan untuk menentukan pemesanan kembali (reorder).
EOQ (Economic Order Quantity), safety stock dan reorder akan membentuk pola
persediaan barang dari perusahaan yang bersangkutan.
2.3 Teori Persediaan
Persediaan (inventory) adalah bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis
(Freddy
Rangkuty,
1996).
Alasannya
adalah
persediaan
cenderung
menyembunyikan persoalan. Dengan memecahkan masalah persediaan membuat
permasalahan menjadi sederhana, namun demikian permasalahan yang sering
muncul adalah tentang persediaan yang sangat sulit dikelola. Akibatnya kebijakan
operasi yang bijaksana sangat diperlukan dalam mengelola persediaan, sehingga
tingkat persediaan dapat ditekan sekecil mungkin.
Universitas Sumatera Utara
15
Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003)
bahwa persediaan adalah barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang
tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik
berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk
keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek.
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting adalah pengendalian
persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dana dalam
persediaan, maka akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan.
Dengan demikian apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang
mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan barang
(stock out cost).
Persediaan
(inventory)
ditujukan
untuk
mengantisipasi
kebutuhan
permintaan. Permintaan meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses,
barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap, dan
komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.
Jenis persediaan ini sering disebut dengan istilah persediaan keluaran produk
(product output).
Sistem
persediaan
diartikan
sebagai
serangkaian
kebijakan
dan
pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar
pesanan yang harus dilakukan. Sistem persediaan bertujuan menetapkan dan
menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan
pada waktu yang tepat.
2.4 Manajemen Pengendalian Persediaan
Manajemen pengendalian persediaan berarti sebagai pengawasan. Jumlah
persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengelompokan ke dalam jumlah
yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasan.
Kerumitan dan perbedaan dalam persediaan membuat manajemen menerapkan
prosedur yang hampir sama untuk setiap kategori. Yang tidak dapat dihindari
adalah tipe sistem pengawasan persediaan manapun yang dipilih, pasti
mempunyai dampak atas semua aktivitas organisasi.
Universitas Sumatera Utara
16
Langkah awal dalam mengembangkan sistem pengawasan persediaan
adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkan. Karena tujuan sistem
pengawasan persediaan akan menjadi pedoman atas kebijakan persediaan. Sistem
pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada
pengecualian. Penyesuaian yang harus dilakukan adalah membuat sistem operasi
agar:
1. Menjamin atau memastikan barang dan bahan baku cukup tersedia
2. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan serta keterlambatan barang
3. Menyediakan laporan tepat waktu dan konsisten kepada manajemen
4. Mengeluarkan sedikit jumlah sumber daya dalam penyempurnaannya
Terdapat enam macam yang sangat penting dalam mengembangkan dan
memelihara sistem dan kegagalan dalam menurunkan efisiensi seluruh sistem.
1. Mengembangkan peramalan permintaan dan menguji kesalahan peramalan
2. Menyelesaikan model persediaan, salah satunya dengan menggunakan model
EOQ (Economic Order Quantity)
3. Menghitung biaya persediaan (biaya pesan, biaya simpan, dan biaya
penjualan)
4. Model yang digunakan dalam mencatat dan menghitung setiap barang
5. Model penerimaan, penanganan dan penyimpanan
6. Prosedur informasi yang digunakan dalam melaporkan pengecualian.
2.5 Analisis Persediaan
Analisis persediaan merupakan salah satu topik yang paling popular dalam ilmu
manajemen. Salah satu alasannya adalah karena hampir semua jenis organisasi
bisnis memiliki persediaan. Walaupun kadangkala sering berpikir mengenai
persediaan hanya dalam hal jumlah persediaan yang terdapat dalam rak toko,
namun bentuk persediaan dapat bermacam-macam, seperti produk setengah jadi
pada tingkat proses manufaktur yang berbeda-beda, bahan baku, sumber daya,
tenaga kerja atau kas. Tujuan dari persediaan tidak selalu untuk memenuhi
permintaan pelanggan, sebagai contoh perusahaan-perusahaan sering menyimpan
persediaan bahan baku dalam jumlah besar sebagai cadangan jika terjadi
Universitas Sumatera Utara
17
pemogokan. Adapun bentuk serta tujuan persediaan, sering menimbulkan biaya
besar bagi perusahaan bisnis.
Economic Order Quantity atau EOQ (kuantitas pemesanan yang
ekonomis) klasik memberikan bentuk analisis persediaan paling mendasar dan
fundamental. Model-model EOQ memberikan sarana untuk menentukan berapa
jumlah yang harus dipesan (kuantitas pesanan) dan kapan pemesanan harus
dilakukan sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dapat
diminimalisir. Asumsi dasar atas model-model EOQ adalah bahwa permintaan
diketahui dengan pasti dan bersifat konstan.
2.6 Fungsi-Fungsi Persediaan
a. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier (pemasok). Persediaan
bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung
pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan
barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti
dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut
fluctuation stock.
b. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan atau
potongan pembelian atau pemesanan, biaya pengangkutan per unit menjadi
lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan
pembelian atau pemesanan dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan.
c. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman. Pada fungsi antisipasi perusahaan dapat mengadakan
persediaan musiman (seasional inventories) dan perusahaan juga sering
menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan
Universitas Sumatera Utara
18
barang-barang selama periode tertentu. Sehingga perusahaan memerlukan
persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock).
2.7 Penentuan Sistem Persediaan
Apabila barang-barang yang telah dibeli atau diproduksi sendiri semuanya terjual
dalam suatu periode maka dalam menentukan keuntungan atau profit atas
penjualan akan dapat ditentukan dengan mudah, yaitu total harga pokok penjualan
pembelian atau biaya produksi yang juga merupakan harga pokok penjualan
dibebankan pada hasil penjualan (revenue from sales). Tetapi biasanya sebagian
barang yang dibeli, tidak atau belum terjual pada akhir suatu periode. Sehingga
memerlukan penilaian atas barang dagangan. Permasalahan yang terjadi dalam
menentukan nilai dari persediaan yang dilaporkan pada neraca sebagai laporan
keuangan adalah faktor-faktor yang termasuk dalam suatu persediaan dan berapa
besarnya nilai persediaan barang dagangan.
a. Sistem Periode Berkala (Periodic System)
Merupakan sebuah sistem yang setiap akhir periode dilakukan perhitungan
secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan barang dagangan akhir.
b. Perpectual System
Biasa
disebut juga book inventories yaitu persediaan yang diatur dalam
catatan administrasi. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari
pembelian dapat dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode
Perpectual System dipakai secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun
sekali yang biasanya dilakukan untuk keperluan counter checking antara
jumlah persediaan menurut fisik dengan menurut catatan dalam kartu
administrasi persediaannya.
2.8 Model-Model Analisis Pengendalian Persediaan
Ada berbagai analisis dalam pengendalian persediaan, antara lain adalah
pengendalian persediaan berdasarkan permintaan yang independent, yaitu:
a. Sistem pemesanan tetap
Dalam sistem pemesanan tetap, untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang
dipesan sedikit bersifat tetap. Model pemesanan tetap yang paling popular
Universitas Sumatera Utara
19
adalah model EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang
ekonomis.
b. Sistem produksi tumpukan
Sistem produksi tumpukan berorientasi pada produksi barang dalam tumpukan
tertentu. Model yang cukup popular adalah formula EPQ (Economic
Production Quantity).
c. Sistem periodik tetap
Sistem periodik tetap digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan
kembali persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap. Model yang
dikembangkan dalam sistem periodik tetap, adalah model EOI (Economic
Order Interval).
d. Sistem minimum-maksimum
Sistem minimum-maksimum menganut paham sebaiknya diusahakan suatu
jumlah
persediaan
minimum
untuk menjamin
kelangsungan
operasi
perusahaan, namun juga perlu ditetapkan jumlah maksimal untuk menjamin
tidak tertumpuknya barang secara tidak terkendali.
2.9 Jenis-Jenis Persediaan
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa
cara yang dilihat dari fungsinya yaitu:
1. Bath Stock atau Lot Size Inventory
Merupakan persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahanbahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada
saat itu. Sehingga pembelian atau pembuatan yang dilakukan dalam jumlah
besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil.
Persediaan Lot Size Inventory timbul karena bahan atau barang yang dibeli,
dikerjakan dan diangkut dalam jumlah yang besar, sehingga barang yang
diperoleh lebih banyak dan cepat daripada penggunaan atau pengeluarannya,
serta untuk sementara tercipta suatu persediaan. Keuntungan yang akan
diperoleh dari adanya bath-stock antara lain:
a. Memperoleh potongan harga pembelian
Universitas Sumatera Utara
20
b. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya
operasi (production run) yang lebih lama.
2. Fluctuation Stock
Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diramalkan. Perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat
memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan
keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak
dapat diramalkan terlebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan
yang sangat besar, maka persediaan Fluctuation Stock sangat dibutuhkan
untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan.
3. Persediaan Pengaman (Anticipation Stock)
Merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu
tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang
meningkat. Di samping menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, anticipation stock juga bertujuan untuk menjaga kemungkinan
sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya
produksi atau menghindari kemacetan produksi.
2.10 Sistem Pengendalian Persediaan
Sistem pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam
menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta
kapan saatnya mulai melakukan pemesanan kembali. Salah satu model yang
digunakan untuk mengendalikan persediaan adalah dengan menggunakan model
EOQ (Economic Order Quantity) atau pemesanan yang ekonomis. Model EOQ
diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Wastinghouse pada tahun 1915.
Model
EOQ
merupakan
inspirasi
bagi
para
pakar
persediaan
untuk
mengembangkan model-model pengendalian persediaan lainnya. Model EOQ
dikembangkan atas fakta adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses
produksi atau pemesanan barang.
Jika suatu waktu barang dipesan dari pemasok, berapa pun jumlah barang
yang dipesan, biaya pemesanan besarnya selalu sama. Artinya, biaya pemesanan
Universitas Sumatera Utara
21
tidak tergantung pada jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah
pemesanan. Jika suatu barang diproduksi, perusahaan harus memperhatikan mesin
dan fasillitas produksi lainnya, harus membuat rencana, dan lain-lain yang biaya
pemesanan tidak akan berbeda untuk jumlah produksi yang berbeda.
Menurut Drs. Zulian Yamit, M.Si (1999) mengatakan bahwa pengertian
EOQ adalah jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan biaya persediaan.
Model EOQ dikembangkan dengan asumsi bahwa pemesanan dapat dibuat dan
diterima seketika itu juga sehingga tidak ada kekurangan yang terjadi. Kemudian
model EOQ bertujuan untuk menentukan jumlah dan frekuensi pembelian yang
optimal maka akan didapatkan pengendalian persediaan yang optimal.
2.11 Biaya-Biaya Persediaan
1. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost
Hal penyiapan terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi
sendiri dalam pabrik atau perusahaan. perusahaan menghadapi biaya
penyiapan (set-up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya
penyiapan terdiri atas:
a. Biaya mesin-mesin menganggur
b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung
c. Biaya penjadwalan
d. Biaya ekspedisi dan sebagainya.
Seperti halnya biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah
sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode.
2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs)
Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya
permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah
sebagai berikut:
a. Kehilangan penjualan
b. Kehilangan langganan
c. Biaya pemesanan khusus
d. Biaya ekspedisi
e. Selisih harga
Universitas Sumatera Utara
22
f. Terganggunya operasi.
3. Biaya pemesanan (Ordering Costs atau
)
Biaya-biaya pemesanan meliputi:
a. Pemroresan pesanan dan biaya ekspedisi
b. Biaya transportasi (pengangkutan barang)
c. Biaya telepon
d. Pengeluaran surat menyurat
e. Biaya pengepakan dan penimbangan
f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan
g. Biaya pengiriman ke gudang
h. Biaya utang lancar dan sebagainya.
Biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik bila
kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen
yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya
pemesanan total akan turun. Yang artinya bahwa biaya pemesanan total per
periode (tahun) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap
periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. Frekuensi
pemesanan suatu barang tidak melebihi permintaan yang ada karena
permintaan diketahui secara pasti, jumlah pemesanan setahun didefinisikan
sebagai:
F=
(2.1)
di mana:
F = frekunsi pemesanan
R = jumlah barang yang dipesan selama setahun
Q = jumlah barang yang dipesan dalam satu periode.
Total biaya pemesanan tahunan dapat dihitung sebagai frekuensi pemesanan
setahun dikalikan dengan biaya per pemesanan.
T
= O.
(2.2)
di mana:
T
= total biaya pemesanan
O = biaya pesan setiap kali pemesanan.
Universitas Sumatera Utara
23
4. Biaya penyimpanan (Carrying Costs atau
)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang ditimbulkan oleh perusahaan untuk
memelihara barang dagangan di gudang penyimpanan. Total biaya
penyimpanan umumnya mencakup beberapa atau seluruh dari hal-hal berikut.
a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin
ruangan dan sebagainya)
b. Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternatif pendapatan atas
dana yang diiventasikan dalam persediaan
c. Biaya keusangan
d. Biaya penghitungan fisik
e. Biaya asuransi persediaan
f. Biaya pajak persediaan
Biaya-biaya penyimpanan adalah variabel apabila bervariasi dengan tingkat
persediaan. Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel,
tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam penyimpanan per unit.
sehingga total biaya penyimpanan tahunnya:
T
= C.
(2.3)
di mana:
T
= total biaya penyimpanan
C = biaya simpan setiap kali penyimpanan
= rata-rata persediaan
Biasanya biaya penyimpanan dinyatakan dengan dasar per unit untuk
beberapa periode waktu (walaupun kadangkala dinyatakan dalam bentuk
persentase rata-rata persediaan). Secara tradisional, biaya penyimpanan
dihubungkan dengan dasar tahunan (per tahun). Berikut dapat dilihat Gambar
2.2
Penggunaan
Persediaan
yang
berhubungan
dengan
besarnya
penyimpanan.
Universitas Sumatera Utara
24
Ukuran Pemesanan
Q
Waktu
0
t
2t
Pemesanan ulang
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, Q melambangkan besarnya pemesanan
yang diperlukan untuk mengisi persediaan, yang ingin ditentukan oleh
manajer perusahaan. Garis yang menghubungkan Q dengan waktu, t, dalam
grafik melambangkan tingkat di mana persediaan dihabiskan berdasarkan
permintaan, selama periode waktu tertentu, t. Permintaan diasumsikan
diketahui dengan pasti dan oleh karena bersifat konstan, yang ditunjukkan
bahwa garis yang melambangkan permintaan berupa garis lurus. Dapat juga
dilihat bahwa persediaan tidak pernah turun di bawah nol. Sebagai tambahan,
ketika tingkat persediaan mencapai nol, diasumsikan bahwa pesanan segera
datang setelah beberapa waktu yang tidak lama, suatu kondisi yang disebut
sebagai penerimaan seketika itu juga (instantaneous receipt). Dengan melihat
Gambar 2.2 Penggunaan Persediaan, dapat dilihat juga bahwa jumlah
persediaan adalah Q, besarnya pemesanan, untuk sedikit periode waktu yang
terbatas, karena Q selalu dihabiskan oleh permintaan. Demikian pula halnya,
jumlah persediaan adalah nol untuk sedikit periode waktu, karena satu-satunya
saat di mana tidak ada persediaan adalah pada waktu tertentu, t. Maka jumlah
persediaan yang tersedia, adalah di antara dua titik ekstrim. Deduksi yang
logis adalah bahwa jumlah persediaan yang tersedia adalah sebesar persediaan
rata-rata, yang didefinisikan sebagai berikut:
Rata-rata Persediaan =
Universitas Sumatera Utara
25
5. Total Biaya Persediaan Tahunan
Total biaya persediaan dihitung dengan
menjumlahkan total biaya
penyimpanan dan total biaya pemesanan.
= O. + C.
(2.4)
di mana:
= total biaya persediaan tahunan
O. = total biaya pemesanan
C. = total biaya penyimpanan.
Total biaya persediaan, biaya pemesanan,
dan biaya penyimpanan
digambarkan oleh Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan berikut:
Total Biaya Persediaan
= O. + C.
0
T
= C.
T
= O.
Q
Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan
Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan, akan dianalisis masing-masing dari
ketiga kurva biaya yang ditunjukkan. Pertama, dapat diamati kecenderungan
menaik dari kurva total biaya penyimpanan (T ). Sejalan dengan meningkatnya
jumlah pemesanan, Q (ditunjukkan oleh sumbu horizontal), total biaya
penyimpanan (ditunjukkan oleh sumbu vertikal) juga meningkat, disebabkan
karena pemesanan yang semakin banyak akan mengakibatkan semakin banyaknya
unit yang disimpan dalam persediaan. Kemudian dengan meningkatnya jumlah
pemesanan Q, biaya pemesanan (T
) menurun, disebabkan karena kenaikan
dalam jumlah pemesanan akan mengakibatkan semakin sedikit pemesanan yang
dilakukan setiap tahunnya. Total biaya pada Gambar 2.3 Model Biaya Persediaan,
kurva total biaya tahunan pertama-tama menurun ketika Q meningkat kemudian
kurva total biaya tahunan mulai meningkat, ketika permintaan Q mulai menurun.
Universitas Sumatera Utara
26
Nilai Q yang paling baik atau optimal, adalah nilai yang merupakan nilai
minimum total biaya persediaan tahunan.
2.12 Menghitung Q (Persediaan) Optimal
∗
Secara matematis nilai Q optimal (
) atau jumlah pemesanan yang optimal dapat
dihitung sebagai berikut. Dari persamaan (2.4) akan diperoleh biaya total
persediaan (
) minimum. Untuk membuktikannnya akan dicari turunan pertama
dari persamaan (2.4).
Persamaan (2.4),
= O. + C. , merupakan persamaan dari total biaya
persediaan tahunan (biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan).
= O. + C.
atau
=
+
Akan dicari turunan pertama dari persamaan
dicari adalah
∗
=
+
(nilai Q optimal), maka persamaan
, dan karena yang akan
+
=
akan diturunkan
terhadap Q.
(
)
( )
=
( )
maka turunan pertama dari persamaan
(
)
( )
( )+
=
=−
+
( )
( )
adalah sebagai berikut:
+
Karena syarat minimum dari turunan harus sama dengan nol, maka turunan
pertama dari persamaan
=
+
harus sama dengan nol.
Syarat minimum turunan, yaitu:
(
)
( )
maka turunan pertama dari persamaan
−
Pindahkan −
=0
=
+
harus disamakan dengan nol.
+ =0
ke ruas kanan, sehingga berubah nilai positif.
Universitas Sumatera Utara
27
=
Karena yang akan dicari adalah nilai Q, pertama ruas kanan dan ruas kiri dari
persamaan =
harus dikalikan secara silang.
.
= 2.O.R
Kemudian pindahkan variabel C (biaya simpan setiap kali penyimpanan), ke ruas
kanan sehingga variabel 2.O.R membagi variabel C.
.!."
=
∗
Untuk memperoleh nilai
persamaan
.!."
=
(nilai Q optimal), maka harus dicari akar dari
, sehingga diperoleh:
∗
.!."
=
(2.5)
di mana:
∗
= nilai Q optimal
O = biaya pesan setiap kali pemesanan
C = biaya simpan setiap kali penyimpanan
∗
menandakan bahwa nilai Q adalah optimal, dikenal sebagai rumus EOQ.
Model EOQ dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut:
1. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan
2. Semua item yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap
3. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan datang (lead time) pasti
4. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti
5. Kekurangan persediaaan (stock out) tidak diperbolehkan
6. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pesanan
Dengan diketahuinya
∗
yang optimal maka juga dapat dicari:
1. Frekuensi pemesanan ekonomis yang akan dilakukan dapat dihitung sebagai
berikut:
FPE =
∗
(2.6)
di mana:
FPE = frekuensi pemesanan ekonomis
Universitas Sumatera Utara
28
2. Dengan mengasumsikan satu tahun sama dengan 365 hari atau berdasarkan
masa kerja persuhaan selama setahun adalah 365 hari, maka dapat ditentukan
waktu antara pemesanan berikutnya.
WAP =
(2.7)
di mana:
WAP = waktu antara pemesanan.
2.13 Model EOQ Dengan Titik Pemesanan Ulang
Salah satu asumsi model EOQ adalah bahwa suatu pemesanan diterima dalam
tenggang waktu tidak lama setelah pemesanan barang dilakukan. Apabila antara
pemesanan barang dengan datangnya barang yang dipesan tidak selalu sama
(tenggang waktunya tidak pasti), maka perlu ditentukan kapan pemesanan
kembali barang dilaksanakan agar resiko perusahaan dapat ditekan seminimal
mungkin. Dalam penentuan lead time, dikenal adanya dua macam biaya, yaitu:
a. Extra carrying cost
Yaitu biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan karena barang dagangan
datang lebih awal dari waktu yang sudah ditentukan.
b. Stock out cost
Yaitu bahan-bahan yang harus dikeluarkan perusahaan karena bahan baku
datang lebih akhir dari waktu yang sudah diperkirakan, misalnya adalah biayabiaya untuk mendapatkan barang.
Tingkat Persediaan
Q
Titik
Pemesanan
Waktu
0
t
Tenggang waktu
2t
Tenggang waktu
Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu
Universitas Sumatera Utara
29
Pemesanan sekarang harus dibuat sebelum saat di mana tingkat persediaan
menjadi nol. Karena permintaan suatu barang mengkonsumsi persediaan
sementara pesanan sedang dikirim, pemesanan harus dilakukan selama masih
terdapat cukup persediaan dalam stock untuk memenuhi permintaan selama
periode tenggang waktu. Tingkat persediaan disebut dengan titik pemesanan ulang
ditunjukkan dalam Gambar 2.4 Titik Pemesanan Ulang dan Tenggang Waktu.
Titik pemesanan ulang dihitung dengan mengalikan tenggang waktu (L)
dengan permintaan per hari. Jika diasumsikan bahwa satu tahun terdiri dari 365
hari, maka permintaan per hari adalah
.
(2.8)
PU = L.
di mana:
PU = titik pemesanan ulang
L = tenggang waktu (lead time)
R = jumlah barang yang dipesan dalam setahun.
Universitas Sumatera Utara