Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014

Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS

Zahirah Tahun 2014

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh:

ANINDITA UTARI NIM : 1110101000007

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2014 M / 1435 H

vii

IDENTITAS PRIBADI

Nama : Anindita Utari Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 5 Mei 1992

Alamat : Kav.DKI Jl.Purwamadya II Blok V No.27, Cipedak, Jagakarsa, Jakarta Selatan

Agama : Muslim No. Telp : 08568904530

E-mail : aninditautarii@gmail.com

RIWAYAT PENDIDIKAN

2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

2007 - 2010 : SMAN 97 Jakarta 2004 - 2007 : SMPN 41 Jakarta 1998 - 2004 : SDS Pelita 1997 - 1998 : TK Al-Ikhlas ORGANISASI

2008 - 2009 : Rohis SMAN 97

2008 - 2009 : Ketua Kesenian SMAN 97

2012 - sekarang : Badan Eksekutif Remaja Masjid Al-Muhajirin : 2012 - sekarang : Sekretaris HACAMSA UIN Jakarta

PENGALAMAN KERJA

Januari 2013 dan Juni 2013 : Pengalaman Belajar Lapangan di Puskesmas Kampung Sawah.

viii Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusunan skripsi di Rumah Sakit Zahirah Tahun 2014 ini dapat diselesikan. Sholawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rassulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua tercinta, Mas Panji, Mas Rikad dan seluruh keluarga besar yang telah memberi dukungan materil dan nonmateril, memberi semangat, motivasi serta doanya.

2. Prof. Dr (HC). dr. M. K. Tadjudin, Sp. And., selaku Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Febrianti, M.Si., selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat. 4. dr. Yuli Prapancha Satar, MARS dan Fase Badriah SKM, M.Kes.Ph.D selaku

pembimbing skripsi yang telah memberikan arahan dan bimbingannya.

5. Raihana Nadra Alkaff, SKM,M.MA, Ratri Ciptaningtyas, MHS dan Susanti Tungka, MARS selaku penguji sidang skripsi.

6. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis selama masa perkuliahan.

ix

8. Ibu Endah dan Staf Unit Farmasi RS Zahirah yang telah berkenan menerima, membantu dan memberikan informasi terkait penelitian.

9. Teman-teman Program Studi Kesehatan Masyarakat Angkatan 2010 khususnya MPK 2010 Angga, Anin, Bayti, Billa, Eno, Endah, Eliza, Fika, Furin, Ilma,Isni, Mawar, Nia, Nina, Tata,dan Ucup. Terima kasih atas kebahagiaan dan kesedihan yang kita lewati bersama.

10.Teman-teman Kebab terima kasih atas segala perhatian, kritik, saran dan motivasinya selama ini.

11.Terima kasih kepada semua pihak yang tidak bisa penulis tulis satu persatu yang telah memberikan doa serta semangat kepada penulis, senang dapat mengenal dan menjadi bagian dari kalian.

Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Aamiin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Jakarta, Agustus 2014

x

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PERNYATAAN ... ii

ABSTRAK ... iii

ABSTRACK ... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN ... v

LEMBAR PENGESAHAN ... vi

RIWAYAT HIDUP PENULIS ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR BAGAN ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

DAFTAR SINGKATAN ... xvii

DAFTAR ISTILAH ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 6

1.3. Pertanyaan Penelitian ... 6

1.4. Tujuan Penelitian ... 7

xi

1.5.1. Bagi Peneliti ... 8

1.5.2. Bagi Rumah Sakit ... 8

1.6. Ruang Lingkup Penelitian ... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9

2.1. Manajemen Logistik ... ₉

2.1.1. Definisi Manajemen Logistik ... 9

2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik ... 10

2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik ... 10

2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan ... 12

2.1.3.2. Fungsi Penganggaran... 13

2.1.3.3. Fungsi Pengadaan ... 14

2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan ... 14

2.1.3.5. Fungsi Penyaluran ... 15

2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan ... 16

2.1.3.7. Fungsi Penghapusan ... 17

2.1.3.8. Fungsi Pengawasan/Pengendalian ... 17

2.2. Manajemen Persediaan ... 18

2.3. Pengendalian Persediaan ... 21

2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC ... 22

2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity ... 26

2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) 27 2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP) ... 28

xii

2.5. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ... 31

2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ... ₃₁

2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS ... ₃₂

2.6. Kerangka Teori ... 34

BAB III KERANGKA KONSEP ... 36

3.1. Kerangka Konsep ... 36

3.2. Definisi Istilah ... 38

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN ... 43

4.1. Jenis Penelitian ... 43

4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 43

4.3. Informan Penelitian ... 43

4.4. Pengumpulan Data... 44

4.4.1. Data Sekuder ... 44

4.4.2. Data Primer ... 44

4.5. Validitas Data ... 44

4.6. Pengolahan Data ... 44

4.7. Penyajian Data ... 46

BAB V HASIL ... 47

5.1. Gambaran Umum Rumah Sakit... 47

5.1.1. Sejarah RS Zahirah ... 47

5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah ... 48

5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah ... 49

5.1.4. Sumber Daya Manusia ... 49

5.1.5. Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah ... 51

xiii

5.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ... 62

BAB VI PEMBAHASAN ... 67

6.1.Keterbatasan Penelitian ... 67

6.2.Pengedalian Persediaan ... 67

6.3.Metode Analisis ABC... 70

6.4.Metode Economic Order Quantity (EOQ) ... 75

6.5.Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ... 76

BAB VII SIMPULAN DAN SARAN ... 79

7.1.Simpulan ... 79

7.2.Saran ... 80 DAFTAR PUSTAKA

xiv

Nomor Tabel Halaman

Tabel 2.1 Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan Kasifikasi ABC

25

Tabel 3.1 Definisi Istilah 38

Tabel 5.1 Jumlah Ketenagaan RS Zahirah 50

Tabel 5.2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014

55

Tabel 5.3 Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014

xv

Nomor Bagan Halaman

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik 11

Bagan 2.2 Kerangka Teori 35

Bagan 3.1 Kerangka Konsep 37

xvi

Lampiran 1 Matriks Transkrip Wawancara

Lampiran 2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014

Lampiran 3 Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Tahun 2014

Lampiran 4 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Tahun 2014

Lampiran 5 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Tahun 2014

xvii Dirjend = Direktorat Jenderal

EOQ = Economic Order Quantity IFRS = Instalasi Farmasi Rumah Sakit PBF = Perusahaan Besar Farmasi Permenkes = Peraturan Menteri Kesehatan Kepmenkes = keputusan Menteri Kesehatan Menkes = Menteri Kesehatan

RI = Republik Indonesia ROP = Reorder Point RS = Rumah Sakit

xviii

Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga

Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)

Defekta = Pendokumentasian/pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek

Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesional kesehatan di rumah sakit

Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima

Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan

Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu stok

MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juli 2014

Anindita Utari, NIM : 1110101000007

Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014

xviii + (80) halaman, (5) tabel, (4) bagan, (5) lampiran

ABSTRAK

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) bertanggung jawab dalam menyediakan perbekalan farmasi dengan jumlah yang cukup pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya, khususnya bagian Gudang Farmasi. Gudang Farmasi RS Zahirah belum optimal dalam melakukan penyediaan obat, yaitu belum adanya keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan obat sehingga terjadi stock out dan pembelian cito. Untuk itu perlu dilakukan pengendalian persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah.

Jenis penelitian adalah kualitatif dan kuantitatif untuk mengetahui nilai investasi obat, mengetahui jumlah pemesan optimum dan waktu pemesanan kembali masing-masing obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Jenis data yang digunakan adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam dan data sekunder melalui telaah dokumen.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat 13 jenis (9,77%) obat paten yang tergolong kelompok A, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten, 21 jenis (15,79%) obat paten yang tergolong kelompok B, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten dan 99 jenis (74,44%) obat paten yang tergolong kelompok C, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 9,19% dari total penggunaan obat paten. Jumlah pemesanan optimum untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 12-105 item, kelompok B mulai dari 7-110 item, sedangkan kelompok C mulai dari 0-298 item. Waktu pemesanan kembali untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 22-330 item, kelompok B mulai dari 5-54 item, sedangkan kelompok C mulai dari 2-46 item.

RS perlu menggunakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang terintegrasi ke setiap unit sehingga mempermudah pengawasan/pengendalian obat-obatan dan perlu menerapkan metode pengendalian obat agar tidak terjadi stock out dan pembelian cito.

Kata Kunci: Pengendalian persediaan, obat paten, analisis ABC, Economic Order Quantity, Reorder Point

HEALTH CARE MANAGEMENT Skripsi, Juli 2014

Anindita Utari, NIM : 1110101000007

Inventory Control of Patent Medicine using ABC Analysis Method, Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock and Reorder Point (ROP) in Pharmaceutical Warehouse of Zahirah Hospital 2014

xviii + (80) pages, (5) tables, (4) charts, (5) attachments

ABSTRACT

The Hospital Pharmacy Installation is responsible in providing pharmaceutical supplies with a sufficient amount of time is needed and the cost of that perfect humility, especially the pharmaceutical warehouse. Pharmaceutical werehouse of Zahirah Hospital is not optimal in doing the provision of medicine, the demand and availability of the drugs is not balance so the stock out and cito purchase is happened. So Zahirah Hospital need to manage the availability of the drugs to fix that problem.

The type of this research was kualitatif and kuantitatif to determine the value investment of a drugs, determine the optimum order quantity and reorder time of patent medicine in the pharmaceutical warehouse at Zahirah Hospital. The primary data was obtained from indepth interviews and secondary data was obtained by reviewing the related document.

The result showed that there were 13 types (9,77%) of patent medicines belonging to group A, namely by the use of budget of 70,12 % of total the use of budget patent medicine, 21 types (15,79%) of patent medicines belonging to group B, , namely by the use of budget of 20,68% of total the use of budget patent medicine and 99 types (74,44 %) of patent medicines belonging to group C, namely by the use of budget of 9,19% of total the use of budget patent medicine. The optimum order quantity for patent medicines that include group A ranging from 12-105 items, group B ranging from 7-110 items and group C ranging from 0-298 items. Reorder time for patent medicine which included group A ranging from 22-330 items, group B ranging from 5-54 items, and group C ranging from 2-46 items.

The Hospital need to use integrated Hospital Management Information System to each unit. Because it will make supervision and management drugs more easier. And they need to implemented the drugs control method so the stock out and cito purchase will not happened .

Keywords : Inventory control, patent medicine, ABC analysis, Economic Order Quantity, Reorder Point

1

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Upaya kesehatan bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Salah satu sarana kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan adalah rumah sakit. Berdasarkan Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.

Rumah sakit dengan organisasi di dalamnya harus dikelola dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan pelayanan kesehatan semaksimal mungkin, sehingga tercapai tujuan terciptanya derajat kesehatan yang optimal. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan obat (Sheina, 2010).

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan

kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dan merupakan instalasi yang memberikan pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Suciati, 2010).

Pengelolaan tersebut diatur dalam manajemen logistik. Manajemen logistik menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011) adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas dan efisiensi pengelolaan logistik.

Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan kegiatan yang bersifat rutin, mendesak dan periodik, artinya harus selalu tersedia serta tidak boleh kosong. Jika terjadi kekosongan maka dapat mengganggu kegiatan operasional rumah sakit (Imron, 2009).

Menurut American Hospital Association (2011), 99,5% rumah sakit di negara tersebut mengalami satu atau lebih kekurangan obat dalam enam bulan terakhir (Januari-Juni 2011). Diantara rumah sakit yang mengalami kekurangan obat tersebut, hampir setengahnya mengalami kekurangan sebanyak 21 atau lebih obat. 82% dari RS menunda perawatan pasien akibat kekurangan obat dan lebih dari setengahnya tidak mampu menyediakan obat sesuai dengan resep yang diberikan. Selain itu sebagian besar rumah sakit tersebut melaporkan biaya obat meningkat sebagai akibat dari kekurangan obat (Fadhila, 2013).

Berdasarkan hasil penelitian Mellen dan Pudjiraharjo (2013), RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami oleh RSU Haji Surabaya, yaitu sebesar Rp 244.023.752.

Hal serupa juga dialami oleh salah satu rumah sakit di Jakarta, yaitu RS Zahirah. RS Zahirah merupakan rumah sakit swasta yang beroperasi sejak tahun 2004 dengan visi terwujudnya rumah sakit yang unggul dalam pelayanan dengan manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi, masih terdapat masalah stock out obat yang dialami oleh RS Zahirah.

Masalah stock out obat yang dialami RS Zahirah ini mengakibatkan sering dilakukannya pemesanan obat secara cito, artinya pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga. Namun sering terjadi keterlambatan pengiriman, sehingga terjadi pembelian obat di apotek luar RS Zahirah. Hal ini tentu menjadi sebuah kerugian, karena obat yang dipesan pada apotek luar harganya lebih mahal dibandingkan membeli ke distributor.

Berdasarkan data yang diperoleh dari gudang farmasi RS Zahirah, terdapat 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat 164 jenis obat yang belum dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu dibutuhkan sehingga harus dibeli secara cito ke apotek luar. Rata-rata terdapat 6 jenis obat yang dibeli ke apotek luar setiap harinya.

Obat-obatan di RS Zahirah terdiri dari obat paten dan obat generik. Permintaan kedua jenis obat ini cukup tinggi. Namun dengan tingginya permintaan obat paten ini kurang diimbangi dengan persediaan yang cukup sehingga sering terjadi kekosongan (stock out) obat dan melakukan pemesanan secara cito ke apotek luar. Obat paten adalah obat milik suatu perusahaan dengan nama khas yang dilindungi hukum, yaitu merk terdaftar atau proprietary name (Tjay dan Raharjo, 2007).

Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi RS Zahirah, selama ini pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis, tidak ada perhitungan secara khusus untuk melakukan pemesanan kembali dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan. Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Oleh sebab itu perlu dilakukan sebuah perhitungan untuk dapat menjawab tiga pertanyaan dasar tersebut. Metode yang tepat digunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut adalah metode analisis ABC untuk mengetahui obat yang menjadi prioritas untuk dikendalikan, metode EOQ untuk mengetahui berapa banyak obat yang harus dipesan dan dengan menggunkan metode ROP serta buffer stock untuk mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Metode analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan perangkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A (nilai investasi

tinggi), B (nilai investasi sedang) dan C (nilai investasi rendah). Metode ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan (Heizer dan Reider, 2010).

Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Reorder Point (ROP) adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali agar terciptanya keseimbangan antara persediaan dengan permintaan sedangkan buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (John dan Harding, 2001)

RS Zahirah yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan standar-standar layanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien, tentunya berupaya mengoptimalkan pelayanan farmasi dengan menyediakan obat dengan jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan serta dengan harga yang serendah-rendahnya.

Diharapkan dengan penerapan metode pengendalian tersebut menjadi suatu solusi untuk meningkatkan pengendalian persediaan sehingga obat dapat disediakan dengan jumlah dan waktu yang tepat serta menghindari pemesanan secara cito dan pembelian ke apotek luar.

1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, obat merupakan aspek terpenting dalam pelayanan farmasi, untuk itu perlu dilakukan pengelolaan yang baik. Permintaan obat paten di RS Zahirah pada triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014 cukup tinggi, namun hal itu tidak diimbangi dengan persediaan yang cukup sehingga menyebabkan terjadinya stock out obat dan pemesanan secara cito ke apotek luar. Hal ini tentu dapat merugikan rumah sakit karena pemesanan di apotek luar mengeluarkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan memesan langsung ke distributor.

Masalah tersebut dapat dihindari jika pengendalian persedian obat dilakukan dengan baik. Selama ini tidak ada perhitungan secara khusus untuk mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali, pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis. Selain itu juga tidak ada perhitungan untuk buffer stock. Berdasarkan hal tersebut maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”. Penelitian ini difokuskan pada periode triwulan I tahun 2014 karena pada periode tersebut banyak mengalami stockout, yaitu sebanyak 164 obat.

1.3.Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana pengelompokkan obat paten berdasarkan nilai investasinya (kelompok A, B dan C) dengan menggunakan metode analisis ABC di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014?

2. Berapa banyak obat paten yang akan dipesan melalui perhitungan dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014?

3. Kapan seharusnya obat paten dipesan kembali (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out pada periode triwulan I tahun 2014?

1.4.Tujuan Penelitian 1.4.1. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran pengendalian persediaan obat paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quatity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah tahun 2014. 1.4.2. Tujuan Khusus

1. Mengetahui pengelompokkan obat paten yang menjadi kelompok A, kelompok B, dan kelompok C berdasarkan nilai investasinya di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 2. Mengetahui jumlah obat paten yang akan dipesan melalui

perhitungan dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014.

3. Mengetahui waktu pemesanan kembali obat paten (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014.

1.5.Manfaat Penelitian 1.5.1. Bagi Peneliti

1. Dapat menerapkan keilmuan manajemen logistik yang diperoleh di bangku kuliah.

2. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tentang pengendalian obat di Rumah Sakit.

1.5.2. Bagi Rumah Sakit

1. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi.

2. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam penyusunan kebutuhan obat di Gudang Farmasi.

1.6.Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui gambaran pengendalian persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014 dengan metode analisis ABC, EOQ, buffer stock, dan ROP. Penelitian akan dilakukan selama bulan Mei-Juli 2014 dengan desain penelitian kualitatif dan kuantitatif untuk mengetahui kelompok obat berdasarkan nilai investasinya, jumlah obat yang akan dipesan, titik pemesanan kembali dan jumlah stok pengaman. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapat melaui wawancara mendalam sedangkan data sekunder didapat melaui telaah dokumen.

9

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Manajemen Logistik

2.1.1. Definisi Manajemen Logistik

Logistik merupakan suatu ilmu atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih lanjut logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas meyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2002).

Pengertian manajemen logistik menurut Bowersox (2004), adalah suatu ilmu bagaimana mendesain dan mengurus suatu sistem untuk mengawasi arus dan penyimpanan yang strategis bagi material, suku cadang dan barang jadi agar dapat diperoleh manfaat maksimum bagi organisasi.

Menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011), manajemen logistik adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan.

2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik

Sejalan dengan pengertian manajemen logistik tersebut, menurut Aditama (2002) tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang tepat dipakai, ke lokasi mana dibutuhkan, dan dengan total biaya terendah. Berdasarkan hal tersebut maka tujuan manajemen logistik dapat diuraikan dalam tiga tujuan, yaitu:

a. Tujuan Operasional

Tujuan operasional adalah tersedianya barang dalam jumlah yang tepat dan mutu yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan Keuangan

Tujuan keuangan adalah tercapainya tujuan operasional biaya yang serendah-rendahnya.

c. Tujuan Keamanan

Tujuan pengamanan adalah tercapainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi.

2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik

Menurut Seto (2004), fungsi-fungsi logistik terdiri dari perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan. Apabila lemah dalam perencanaan, misalnya dalam penentuan suatu item

barang yang berlebih atau kurang maka akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, kadaluarsa atau menumpuk. Sehingga harus selalu dijaga agar semua unsur di dalam siklus pengelolaan logistik sama kuatnya dan segala kegiatan tersebut harus selalu selaras, serasi dan seimbang.

Berikut adalah siklus manajemen logistik:

Bagan 2.1

Siklus Manajemen Logistik (Seto, 2004)

Perencanaan dan Penentuan kebutuhan

Penerimaan dan Penyimpanan

Penganggaran Penghapusan

Pengendalian/ pengawasan

Pengadaan Pemeliharaan

2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya. Penentuan kebutuhann merupakan perincian dari fungsi perencanaan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan barang/obat perjenis di apotek ataupun rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generiik (Seto,2004).

Berdasarkan Dirjen Binekafarmasian dan Alat Kesehatan Kemenjes RI (2010) perencanaan kebutuhan dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode, yaitu:

a. Metode Konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

b. Metode Morbiditas/Epidemiologi

Perhitungan kebutuhan dengan metode morbiditas didasarkan pada jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan yang harus dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time).

Langkah-langkah dalam metode ini adalah:  Menentukan jumlah pasien yang dilayani

 Menentukan jumlah kunjungan berdasarkan prevalensi penyakit

 Menyediakan formiularium/standar/pedoman perbekalan farmasi

 Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

 Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia. c. Metode Kombinasi

Kombinasi antara metode konsumsi dengan morbiditas disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Perencanaan biasanya dilakukan bulanan atau mingguan untuk mengendalikan persediaan dan tempat distribusi (Bowersox, 2004). 2.1.3.2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yakni mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pembatasan yang berlaku terhadapnya. Anggaran umumnya dipakai dalam periode satu tahun dan merupakan operasional dari institusi yang berisi ramalan pendapatan yang akan diterima dan pengeluaran yang terjadi pada tahun mendatang. Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian

penentuan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang (Seto, 2004).

2.1.3.3. Fungsi Pengadaan

Fungsi pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik), maupun penganggaran. Dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan tersebut. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan (Seto, 2004).

Menurut Kepmenkes No. 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. Pembelian dapat dilakukan secara tender oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi dan secara langsung dari pabrik/distribusi/pedagang besar farmasi/rekanan. 2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang

diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Dalam tim penerimaan farmasi harus ada tenaga farmasi yang terlibat. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa sesuai dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit.

Semua persedian farmasi yang sudah diterima dan sudah dilakukan pemeriksaan harus segera disimpan di dalam sebuah ruang penyimpanan yang baik dan sesuai dengan standar. Tujuan penyimpanan adala memastikan bahwa persediaan kesehatan terjaga mutu dan keefektifannya dengan cara menciptakan kondisi fisik, higiene, dan infrastuktur yang diperlukan (PAHO/WHO, 2007).

Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penyimpanan adalah:

a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan 2.1.3.5. Fungsi Penyaluran

Pendistribusi merupakan salah satu fungsi dalam manajemen logistik dimana dilakukan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari tempat penyimpanan ke tempat pemakai (user) sehingga menjamin kelancaran pelayanan yang bermutu (Thaurani, 2008 dalam Maria 2010).

Kegiatan distribusi merupakan lanjutan dari proses penyimpanan. Menurut Subagya (1994), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian barang, yaitu:

 Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan

 Ketepatan barang logistik yang disampaikan  Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan  Ketepatan waktu penyampaian

 Ketepatan tempat penyampaian

 Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

Menurut Seto (2004) khusus menyangkut fungsi penyaluran untuk farmasi Rumah Sakit, beberapa hal yang dijadikan pegangan adalah dengan prinsip:

 Distribusi obat harus aman, efektif dan efisien

 Harus dapat menjamin: obat benar bagi penderita tertentu, dengan dosis yang tepat, pada waktu yang ditentukan dua cara penggunaan yang benar.

2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan suatu usaha atau proses kegiatan yang dilakukan untuk menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil barang inventaris. Pemeliharaan fasilitas yang dimiliki dilaksanakan sebagai upaya dalam mempertahankan kondisi

ekonomis guna berjalannya institusi rumah sakit (Thaurany, 2008 dalam Maria, 2010).

Menurut Aditama (2002), pemeliharaan dilakukan terhadap barang-barang investasi. Pemeliharaan meliputi seluruh kegiatan penting untuk mempertahankan sistem atau produk tersebut tetap mempunyai nilai manfaat.

2.1.3.7. Fungsi Penghapusan

Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan kadaluarsa perbekalan farmasi serta penangannya, IFRS harus diberi tahu setiap ada produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf medik. Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku.

2.1.3.8. Fungsi Pengendalian/Pengawasan

Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. (Aditama, 2002). Semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari fungsi perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan,

penyaluran, pemeliharaan, dan penghapusan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan.

2.2.Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko dan ketidakpastian. Konsep yang ideal dari persediaan terdiri dari pengadaan suatu produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Sistem yang demikian tidak akan membutuhkan penumpukan bahan mentah atau bahan jadi untuk mengantisipasi penjualan di masa depan. walaupun sistem ini tidak praktis, namun penting diingat bahwa setiap dollar yang diinvestasikan dalam persediaan harus ditujukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Bowerox, 2004).

Menurut Assauri (2004), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang masih dalam proses produksi. Adapun jenis-jenis persediaan, yaitu:

1. Batch Stock

Batch stock merupakan persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungan yang diperoleh dari adanya batch stock adalah:

a. Memperoleh potongan harga pada harga pembelian b. Memperoleh efisiensi produksi

c. Adanya penghematan di dalam biaya angkutan 2. Fluctuation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Bila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan ini dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut.

3. Anticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan yang meningkat.

Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan, antara lain (Assauri, 2004):

a. Biaya Pemesanan (Ordering Costs)

Biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang. Jadi biaya ini berhubungan dengan pesanan tetapi sifatnya agak konstan, dimana besarnya biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada besarnya atau banyaknya barang yang dipesan. Biaya yang termasuk dalam biaya pemesanan ialah semua biaya yang dikelurkan dalam rangka mengadakan pemesanan bahan tersebut, diantaranya:

 Biaya administrasi pembelian dan penempatan order  Biaya pengangkutan dan bongkar muat

 Biaya penerimaan dan biaya pemeriksaan b. Biaya Penyimpanan (Holding Cost)

Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan danya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya jumlah persediaan. Biaya yang termasuk dalam biaya ini ialah semua biaya yang timbul karena barang disimpan, yaitu biaya pergudangan yang terdiri dari:

 Biaya sewa gudang

 Upah dan gaji tenaga pengawas dan pelaksana pergudangan

 Biaya peralatan material dan yang lainnya c. Biaya Kekurangan Persediaan (Out of Stock Cost)

Biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia. Selain itu juag dapat merupakan biaya-biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan tersebut.

d. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (Capacity Associated Costs)

Biaya-biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, dan biaya penambahan atau pengurangan kapasitas atau bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu.

2.3.Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan atau kata asingnya adalah Inventory Control, adalah fungsi managerial yang sangat penting karena persediaan/stok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar dalam pos aktiva lancar. Karena itu perlu dikendalikan dengan efektif dan efisien (Seto, 2004).

Pengendalian persediaan merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan dari suatu rencana baik dengan pengaturan dalam bentuk tata laksana, yaitu: manual, standar, kriteria, ataupun prosedur melalui tindakan untuk memungkinkan optimasi dan penyelenggaraan suatu program oleh unsur dan unit terkait (Subagya, 1994).

Menurut Herjanto (2008), sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai sserangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat.

Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Teknik pengendalian merupakan hal yang terpenting dalam mengelola persediaan di gudang farmasi untuk menentukan obat mana yang harus diprioritaskan, berapa jumlah titik pengaman (buffer stock) persediaan yang harus ada, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (Reorder Point/ROP) (Sulastri, 2012).

Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana menganggur yang besar (tertanam dalam persediaan), meningkatnya biaya penyimpanan, dan risiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena seringkali bahan/barang tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya penjualan bahkan hilangnya pelanggan (Herjanto, 2008).

Keseimbangan antara permintaan dan persediaan diartikan bahwa persediaan itu lengkap tetapi yang perlu saja dilihat dari jumlah itemnya. Dilihat dari jumlah unitnya cukup tetapi tidak berlebihan. Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan salah satunya ditentukan oleh persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran, dimana obat yang laku keras (fast moving) supaya tersedia lebih banyak dan obat yang kurang laku (slow moving) disediakan dalam jumlah yang sedikit (Anief, 2001).

2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC

Assauri (2004) menyatakan bahwa dalam penentuan kebijaksanaan pengawasan persediaan yang ketat dan agak longgar terhadap jenis-jenis bahan yang ada dalam persediaan, maka dapat digunakan metode analisis

ABC. Metode ini menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan.

Metode ini adalah suatu analisa yang digunakan semata-mata untuk mengurutkan jumlah pemakaian, kemudian mengelompokkan jenis barang dalam suatu upaya mengetahui jenis pergerakan obat yang meliputi berbagai jenis, banyak jumlah serta pola kebutuhan yang berbeda-beda (Assauri, 2004).

Metode analisis ABC ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang sangat mahal. Hasil analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan, antara lain (Heizer dan Reider 2010):

1. Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar daripada item yang lain.

2. Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan dengan kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan lebih sering.

3. Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi keterlambatan pengiriman.

4. Cycle counting, merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap record yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A, yaitu

1 bulan 1 kali, untuk kelompok B tiap 4 bulan, sedangkan kelompok C tiap 6 bulan.

Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) klasifikasi persediaan berdasarkan pemakaian dan investasi dibagi atas 3 bagian, yaitu:

1. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya tinggi dengan persen (%) kumulatifnya 0-70% yang disebut fast moving dengan bobot = 3, yaitu kategori kelompok A.

2. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya sedang dengan persen (%) kumulatifnya 71-90% yang disebut moderate dengan bobot = 2, yaitu kategori kelompok B.

3. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya yang rendah dengan persen (%) kumulatifnya 91-100% yang disebut slow moving dengan bobot = 1, yaitu kategori kelompok C.

Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%, kelompok B menyerap anggaran 20% dan kategori C menyerap anggaran 10%.

Setelah item-item inventori dikelompokan ke dalam kelas A,B, dan C, selanjutnya pihak manajemen industri perlu memfokuskan perhatian pada item-item kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan perencanaan dan pengendalian item-item kelas A. Pihak manajemen industri juga dapat memanfaatkan klasifikasi ABC ini untuk merumuskan sistem manajemen inventori item, seperti ditunjukkan dalam tabel (Ganzpersz, 2006).

Tabel 2.1

Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan Klasifikasi ABC

(Ganzpersz, 2006)

Deskripsi Item Kelas A

Item Kelas B

Item Kelas C Fokus perhatian

manajemen

Utama Normal Cukup

Pengendalian (kontrol) Ketat Normal Longgar Stok pengaman Sedikit Normal Cukup Akurasi peramalan

kebutuhan

Tinggi Normal Cukup

Perhitungan inventori 1-3 bulan 3-6 bulan 6-12 bulan

2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Dua macam biaya yang dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan (Mardiyanto, 2009).

Menurut Heizer dan Render (2010), model EOQ adalah salah satu teknik kontrol persediaan tertua dan paling dikenal/teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan asumsi, yaitu:

1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen.

2. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu.

3. Tidak tersedia diskon kuantitas.

4. Biaya variabel hanya biaya untuk penyetelan/pemesanan dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu.

5. Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total. Dengan asumsi yang diberikan di atas biaya paling signifikan adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. jadi jika kita meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, kita juga akan meminimalkan biaya total. Seiring dengan meningkatnya kuantitas yang dipesan, jumlah pemesanan pertahunnya akan menururn namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan yang harus diurus lebih banyak.

Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan optimum menurut Heizer dan Render (2010):

Rumus :

Keterangan:

Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan suatu periode S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun

2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) Menurut Rangkuty (1996), buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out).

Pentingnya menghitung buffer stock karena seringnya terjadi pesanan baru datang setelah waktu tunggu/lead time terlampaui (misalnya terlambat dalam perjalanan karena banjir, putusnya jembatan atau bencana lainnya) dan seringnya terjadi peningkatan produksi (peningkatan layanan), keadaan ini akan berakibat terjadinya stock out yang selanjutnya akan mengganggunya proses produksi atau bagi rumah sakit terganggunya pelayanannya. Karena besarnya investasi untuk persediaan buffer stock terutama untuk obat-obatan yang mahal (gol A) maka buffer stock lebih diprioritaskan ke obat-obat vital dan langka (Rangkuty, 1996).

Menurut Assauri (2004), jika buffer stock/safety stock dengan service level 98% (Z = 2,05) dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka perhitungannya adalah sebagai berikut:

Rumus:

Keterangan:

SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level

d : Rata-rata pemakaian L : Lead time

2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP)

Keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelyanan pada pasien dapat berlanjut. Terputusnya kemampuan pelayanan adalah karena persediaan sudah habis, oleh karena itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus sudah dilakukan, untuk itu dicari waktu yang tepat, pada saat mana pembelian harus dilakukan sehingga pelayanan tidak terputus. Tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis (Anief, 2001).

Menurut John dan Harding (2001), pengendalian obat dengan Reorder Point (ROP), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sedian pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta

Dengan mempertimbangkan safety stock maka perhitungan titik pemesanan kembali menurut Heizer dan Render (2010) adalah:

Rumus:

Keterangan:

ROP : Reorder Point d : permintaan harian

L : lead time (waktu tunggu)

SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock)

2.4.Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.

Rumah sakit juga merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta brtujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan yang dilakukan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif) yang dilaksanankan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan (Siregar, 2004 dalam Minarsih, 2011).

2.4.1. Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna

adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009, rumah sakit umum mempunyai fungsi:

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

2.4.2. Kategori Rumah Sakit di Indonesia

Menurut kepemilikan dan penyelenggaraan rumah sakit, rumah sakit dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh pemerintah atau swasta yang dapat dibedakan sebagai berikut (Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit):

a. Rumah Sakit Pemerintah dimiliki dan diselenggarakan oleh: 1) Departemen Kesehatan (Pusat)

2) Pemerintah Daerah Provinsi (Pemda)

4) TNI dan POLRI

5) Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

b. Rumah Sakit Swasta dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh: 1) Yayasan yang sudah disahkan sebagai badan hukum 2) Badan hukum dimiliki oleh pemodal baik dalam negeri

maupun asing

3) Badan hukum lain yang bersifat sosial 2.5.Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian/unit/divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. IFRS dapat didefinisikan sebagai suatu departemen atau unit atau bagian di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang terdiri atas pelayanan paripurna, mancakup perencanaan; pengadaan; produksi; penyimpanan sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat inap dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit; pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis, mencakup pelayanan langsung kepeda penderita dan pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan (Siregar, 2004).

Berdasarkan UU Nomor 44 RI tahun 2009 tenteng Rumah Sakit, farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit. Instalasi farmasi adalah bagian dari rumah sakit yang bertugas menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit.

2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS a. Tujuan IFRS (Siregar, 2004):

1) Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat prifesi kesehatan dan kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi syarat.

2) Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai oleh apoteker rumah sakit yang memenuhi syarat.

3) Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penerapan dan pemeliharaan standar etika profesional, pendidikan dan pencapaian dan melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi.

4) Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan alam ilmu farmasetik pada umumnya.

5) Menyebarkan pengetahuan farmasi dengan mengadakan pertukaran informasi antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi dan spesialis yang serumpun.

6) Memperluas dan memperkuat kemampuan apoteker rumah sakit untuk secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi; mengembangkan dan memberikan pelaynan klinik; serta melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam program edukasi untuk praktisi kesehatan, penderita, mahasiswa dan masyarakat.

7) Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik farmasi rumah sakit kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi dan profesional kesehatan lainnya.

8) Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRS.

9) Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian.

b. Tugas dan Tanggung Jawab IFRS

Tugas utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit baik untuk penderita rawat tinggal, rawat jalan maupun untuk semua unit termasuk poliklinik rumah sakit. IFRS bertanggung jawab mengembangkan suatu pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk

memenuhi kebutuhan berbagai bagia/unit diagnosis dan terapi, unit pelayanan keperawatan, staf medik dan rumah sakit keseluruhan untuk kepentingan pelayanan penderita yang lebih baik.

2.6.Kerangka Teori

Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Metode analisis ABC sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan, yaitu dengan mengelompokkan persediaan menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B, dan C (Heizer dan Reider, 2010).

Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004).

Selain menentukan jumlah barang yang dipesan, waktu pemesanan kembali juga perlu diketahui. Menurut John dan Harding (2001), Reorder Point adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali. Perhitungan ROP juga dapat dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah buffer stock (Heizer dan Reider, 2010). Menghitung buffer stock sangat penting karena seringnya terjadi pesanan baru datang setelah waktu tunggu/lead time terlampaui

dan seringnya terjadi peningkatan produksi yang akan berakibat terjadinya stock out (Rangkuty, 1996).

Bagan 2.2 Kerangka Teori

Sumber: Rangkuty (1996), John dan Harding (2001), Sabarguna (2004), Heizer dan Reider (2010)

Jenis Persediaan Analisis ABC

Kelompok B

Kelompok A Kelompok C

 Jumlah Pemesanan : EOQ

36

KERANGKA KONSEP

3.1.Kerangka Konsep

Obat merupakan salah satu barang logistik/persediaan di rumah sakit. Agar dapat menyediakan obat dengan jumlah dan waktu yang tepat serta dengan total biaya terendah dibutuhkan pengelolaan yang efektif dan efisien terhadap obat tersebut. Pengendalian persediaan bertujuan untuk menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan demi kelancaran proses pelayanan.

Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Berdasarkan hal tersebut pengendalian persediaan obat paten dalam penelitian ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisis ABC, Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangankan buffer stock.

Metode ABC ini digunakan untuk menentukan kelompok persediaan obat paten berdasarkan kelompok A, B, dan C, sehingga akan menjawab pertanyaan obat mana yang menjadi prioritas untuk dikendalikan. Setelah obat dibagi kedalam kelompok A, B, dan C selanjutnya dilakukan pengendalian dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangkan buffer stock untuk menjawab pertanyaan

berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.

Bagan 3.1 Kerangka Konsep

= batas penelitian

Pengendalian Persediaan Obat

- _{Daftar nama obat paten} - _{Harga obat paten} - _{Jumlah pemakaian obat}

paten

Pengelompokkan obat dengan metode analisis

ABC

Kelompok A Kelompok B Kelompok C

- _{Perhitungan EOQ}

- _{Perhitungan ROP + Buffer Stock}

Pengendalian Persediaan yang efektif dan efisien

3.2.Definisi Istilah

Tebel 3.1 Definisi Istilah

No Substansi Definisi Istilah Cara Pengambilan Data Instrumen Hasil Ukur 1 Pengendalian

persediaan obat

Salah satu siklus logistik yang berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat agar menjamin kelancaran pelayanan

wawancara mendalam Pedoman wawancara

Pengendalian

persediaan yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Zahirah

pasien secara efektif dan efisien

2 Daftar nama obat paten

Seluruh nama obat paten yang digunakan di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014

telaah dokumen Pedoman telaah dokumen

Informasi nama obat paten yang digunaan di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014

3 Harga obat paten Harga obat paten per satuan jenis di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014

telaah dokumen Pedoman telaah dokumen

Informasi harga obat paten per satuan jenis di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014

4 Jumlah

pemakaian obat paten

Jumlah pemakaian obat paten per satuan jenis di RS Zahirah periode

telaah dokumen Pedoman telaah dokumen

Informasi jumlah pemakaian obat paten per satuan

triwulan I tahun 2014 jenis di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014

5 Pengelompokkan obat dengan metode analisis ABC

Pengelompokkan obat paten berdasarkan nilai investasinya untuk memberikan prioritas pada obat dengan nilai investasi tinggi

Jumlah pemakaian obat paten periode triwulan I tahun 2014 dikalikan dengan harga obat paten

Menggunakan Microsoft Excel

Kelompok obat paten yang termasuk kelompok A, kelompok B, dan kelompok C berdasarkan nilai investasi

6 Kelompok A Kelompok obat dengan persen kumulatif 0-70%

Metode analisis ABC Menggunakan Microsoft Excel

Informasi obat paten yang tergolong kelompok A

7 Kelompok B Kelompok obat dengan persen kumulatif

71-Metode analisis ABC Menggunakan Microsoft Excel

Informasi obat paten yang tergolong

90% kelompok B 8 Kelompok C Kelompok obat dengan

persen kumulatif 91-100%

Metode analisis ABC Menggunakan Microsoft Excel

Informasi obat paten yang tergolong kelompok C

9 Perhitungan EOQ Metode dalam pengendalian

persediaan dengan cara menetapkan jumlah pesanan pada setiap kali pesan dengan biaya yang rendah

Menggunakan rumus EOQ:

Menggunakan Microsoft Excel

Jumlah pemesanan optimum untuk setiap kali pesan

10 Perhitugan ROP + buffer stock

- ROP= batas minimal stok persediaan sehingga harus dilakukan

Menggunakan rumus ROP:

Menggunakan rumus buffer

Menggunakan Microsoft Excel

- Waktu dilakukannya pemesanan ulang - Jumlah stok

pemesanan kembali - Buffer stock=

persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga

kemungkinan terjadinya

kekuranngan obat (stock out)

stock:

43

METODOLOGI PENELITIAN

4.1.Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif dan kuantitatif dengan mengolah data kedalam sebuah rumus matematis. Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data sekunder merupakan hasil dari telaah dokumen untuk mendapatkan data nama-nama obat, harga obat dan jumlah pemakaian obat. Sedangkan data primer merupakan hasil wawancara mendalam dengan informan.

Data sekunder yang sudah didapat akan diolah dan dihitung dengan menggunakan metode analisis ABC yang selanjutnya akan dihitung nilai EOQ, buffer stock, dan ROP. Semua hasil perhitungan tersebut kemudian akan diperkuat dengan analisa deskriptif berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan beberapa informan.

4.2.Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di RS Zahirah yang beralamat di Jalan Sirsak No.21, Jakarta Selatan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Mei-Juli 2014.

4.3.Informan Penelitian

Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data adalah: 1. Kepala Instalasi Farmasi

2. Penanggung Jawab Gudang Farmasi 3. Staf Gudang Farmasi

Informan di atas dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki sesuai dengan topik penelitian yang diangkat, yaitu pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah dan informan telah bekerja selama lebih dari 5 tahun. 4.4.Pengumpulan Data

4.4.1. Data Sekunder

Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen seperti, daftar nama obat paten, jumlah pemakaian obat paten dan harga obat paten di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014.

4.4.2. Data Primer

Data primer diperoleh dari wawancara tentang pengendalian persediaan obat paten di gudang farmasi RS Zahirah.

4.5.Validitas Data

Dalam penelitian ini, peneliti melakukan upaya menjaga validasi data dengan melakukan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Triangulasi sumber dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara mendalam dengan tiga informan. Sedangkan triangulasi metode dilakukan dengan wawancara dan telaah dokumen.

4.6.Pengolahan Data

a. Data yang dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan dicatat dan dibuat transkrip wawancara. Data yang dianggap kurang penting dan tidak berhubungan dengan penelitian direduksi. Kemudian hasil wawancara yang telah direduksi ditranskrip ke dalam matriks berdasaran pertanyaan penelitian.

b. Metode analisis ABC

Penelitian ini diawali dengan mengumpulkan dan menginput data mengenai daftar nama obat, jumlah pemakaian obat dan harga obat paten selama tahun 2013 (Januari-Desember) dengan menggunakan Microsoft Excel. Kemudian obat dikelompokkan berdasarkan nilai investasinya. Nilai investasi obat dihitung dengan cara mengalikan jumlah pemakaian dengan harga masing-masing obat. Pengelompokkan obat dilakukan sebagai berikut:

 Kelompok A dengan persentase kumulatif 0-70%  Kelompok B dengan persentase kumulatif 71-90%  Kelompok C dengan persentase kumulatif 90-100% c. Perhitungan EOQ dilakukan berdasarkan rumus sebagai berikut:

Keterangan:

Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan

S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun

d. Perhitungan buffer stock dilakukan dengan perhitungan sebagai berikut:

Keterangan:

SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level

d : Rata-rata pemakaian L : Lead time

e. Perhitungan ROP dilakukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Keterangan:

ROP : Reorder Point d : permintaan harian

L : lead time (waktu tunggu)

SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock)

4.7.Penyajian Data

Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi berdasarkan kutipan hasil wawancara yang dibandingkan dengan teori tentang pengendalian persediaan obat dan untuk hasil perhitungan metode analisis ABC, EOQ, buffer stock, dan ROP akan disajikan dalam bentuk tabel.

47 HASIL

5.1.Gambaran Umum Rumah Sakit 5.1.1. Sejarah RS Zahirah

Pada awalnya Rumah Sakit Zahirah dibangun dengan status sebagai Rumah Sakit Ibu dan Anak demi membantu pemerintah menyukseskan program Indonesia Sehat 2010 dan turut membantu menciptakan masyarakat dan lingkungan yang sehat. Rumah Sakit Zahirah dikelola oleh tim manajemen profesional muda dengan tenaga medis yang berpengalaman. Rumah Sakit Zahirah beroperasi sejak Mei 2004 dengan izin operasional dari Dinas Kesehatan DKI Jakarta No.901.

Seiring perkembangannya pada tahun 2006 Rumah Sakit Zahirah mulai menawarkan pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas (umum) dan secara perlahan berusaha mengubah statusnya dari Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) menjadi Rumah Sakit Umum (RSU Zahirah) dengan tipe C atas Surat Keputusan No. 009/ZAHIRAH/03/2007 tanggal 22 Maret 2007 yang ditetapkan oleh Direktur Utama Rumah Sakit Zahirah dr.Arjanty Wahidah Daud, MARS.

5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah 1. Visi

Terwujudnya Rumah Sakit yang unggul dalam pelayanan dengan manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman.

2. Misi

a. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan standar-standar pelayanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien.

b. Meningkatkan profesionalisme dan keahlian manajemen dalam pelayanan kesehatan dan menyadari bahwa manusia adalah sumber daya yang terpenting dalam suatu organisasi melalui pendidikan dan pelatihan.

Misi Khusus

Menjadikan RS Zahirah sebagai unggulan rujukan pelayanan kesehatan anak di wilayah Jagakarsa dan sekitarnya.

3. Tujuan

a. Mengupayakan kesembuhan para pasien secara optimal melalui prosedur dan tindakan yang dipertanggung jawabkan.

b. Melakukan upaya pencegahan dan peningkatan derajat kesehatan.

5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah

Untuk memberikan pelayanan unggulan yang maksimal kepada masyarakat, RS Zahirah menyediakan pelayanan dan fasilitas sebagai berikut:

1. Pelayanan Spesialis

2. Pelayanan Penunjang Medis a. Instalasi Radiologi b. Instalasi Fisioterapi c. Instalasi Farmasi d. Instalasi Laboratorium 3. Pelayanan Rawat Jalan

4. Pelayanan Rawat Inap 5. Instalasi Gawat Darurat 6. Kamar Bersalin

7. Kamar Operasi 5.1.4. Sumber Daya Manusia

Didalam memberikan pelayanan kesehatan terhadap masyarakat tentunya harus ditunjang dengan sumber daya kesehatan, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Adapun sumber daya manusia yang dimiliki oleh RS Zahirah yaitu sebagai berikut:

Tabel 5.1

Jumlah Ketenagaan RS Zahirah

No Kelompok Tenaga Kualifikasi Jumlah

1 Tenaga Medis

Dokter Umum/UGD 10 Dokter Spesialis 21 Dokter Gigi 8

2 Tenaga Keperawatan

D III Keperawatan 32

SPK/SPR 5

Bidan 7

3 Tenaga Kefarmasian

Apoteker 1

Asisten Apoteker 9

4 Tenaga Gizi

D III Gizi 1 SMK Tata Boga 5 5 Tenaga Keterapian Fisik Fisioterapi 2

6 Tenaga Keteknisian Medis

Radiografer 2 Perekam Medis 2

7 Tenaga Non Kesehatan

S2 1

S1 13

D III/D II 5

D1 1

SLTA 41

SMP 1

TOTAL 167

5.1.5. Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah

Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah merupakan salah satu dari Unit Penunjang Medis yang berada di bawah tanggung jawab Manajer Penunjang Medis. Unit Instalasi Farmasi yang dikepalai oleh seorang apoteker, membawahi Unit Gudang Logistik Farmasi dan Apotek. Unit Gudang Logistik Farmasi dikelola oleh 2 orang staf gudang dan apotek dikelola oleh 1 orang administrasi OK/VK, 3 orang administrasi apotek dan 9 orang pelayanan resep.

Berikut merupakan struktur organisasi Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah:

Bagan 5.1

Struktur Organisasi Unit Instalasi Farmasi Rs Zahirah

Sumber: Profil RS Zahirah Tahun 2012

5.2.Pengendalian Persediaan

Pengendalain/pengawasan yang dilakukan RS Zahirah adalah dengan melakukan stock opname setiap tiga bulan sekali, kartu stok sebagai pendataan keluar masuknya obat di gudang farmasi dan buku defekta sebagai pencatatan permintaan, pengiriman dan sisa stok di gudang farmasi. Dari pencatatan kartu stok dan buku defekta tersebut maka dapat terlihat berapa jumlah sisa stok yang tersedia. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut:

Unit Instalasi Farmasi

Gudang Logistik Farmasi Apotek

50 Rimcure Paed 6 0 2 2.05 0 2

51 Adalat 10 mg 0 0 2 2.05 0 2

52 Adalat oros 30 0 0 2 2.05 0 2

53 Amaryl 1 0 0 2 2.05 0 2

54 Amaryl 2 0 0 2 2.05 0 2

55 Anvomer B6 0 0 2 2.05 0 2

56 Arcoxia 60 mg 0 0 2 2.05 0 2

57 Berry Vision 0 0 2 2.05 0 2

58 Cal-95 0 0 2 2.05 0 2

59 Catapres 0 0 2 2.05 0 2

60 Cedocard 5 0 0 2 2.05 0 2

61 Celestamin 0 0 2 2.05 0 2

62 Cobazim 1000 0 0 2 2.05 0 2

63 Depakote Er 250 0 0 2 2.05 0 2

64 Dopamet 0 0 2 2.05 0 2

65 Duvaldilan 0 0 2 2.05 0 2

66 Gluvas 4mg 0 0 2 2.05 0 2

67 Harnal D 0 0 2 2.05 0 2

68 Hi-Bone 0 0 2 2.05 0 2

69 Imunos 0 0 2 2.05 0 2

70 Ilos 0 0 2 2.05 0 2

71 Inhipraz 30 0 0 2 2.05 0 2

72 Interhistin 0 0 2 2.05 0 2

73 Lesichol 175 mg 0 0 2 2.05 0 2

74 Methycobal 250 mg 0 0 2 2.05 0 2

75 Nislev 0 0 2 2.05 0 2

77 Pantocer 20 mg 0 0 2 2.05 0 2

78 Primolut-N 0 0 2 2.05 0 2

79 Primperan 0 0 2 2.05 0 2

80 Pronicy 0 0 2 2.05 0 2

81 Provital plus 0 0 2 2.05 0 2

82 Retivit 0 0 2 2.05 0 2

83 Retivit plus 0 0 2 2.05 0 2

84 Rimcure 3 FDC 0 0 2 2.05 0 2

85 Abilify 0 0 2 2.05 0 2

86 Sporacid 0 0 2 2.05 0 2

87 Tensivask 10 mg 0 0 2 2.05 0 2

88 Tensivask 5 mg 0 0 2 2.05 0 2

89 Thiamycin 500 mg 0 0 2 2.05 0 2

90 Thromboaspilet 0 0 2 2.05 0 2

91 Tramal 0 0 2 2.05 0 2

92 Transamin 250 mg 0 0 2 2.05 0 2

93 Vitamam 1 0 0 2 2.05 0 2

94 Vitamam 2 0 0 2 2.05 0 2

95 Zolter 400 mg 0 0 2 2.05 0 2

96 Zoter 200 mg 0 0 2 2.05 0 2

97 Fluimucyl 0 0 2 2.05 0 2

98 Folas 0 0 2 2.05 0 2

Lampiran 2

Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014

No Nama Obat Satuan Pemakaian Total

Pemakaian Harga Obat Januari Februari Maret

1 Abilify tablet 0 0 0 0 Rp 67,915

2 Adalat 10 mg tablet 0 0 0 0 Rp 3,183

3 Adalat oros 30 tablet 0 0 0 0 Rp 9,498

4 Amaryl 1 tablet 0 0 0 0 Rp 3,458

5 Amaryl 2 tablet 0 0 0 0 Rp 6,304

6 Amobiotik tablet 719 496 262 1477 Rp 3,575

7 Anvomer B6 tablet 0 0 0 0 Rp 2,789

8 Arcoxia 120 mg tablet 4 0 0 4 Rp 17,303

9 Arcoxia 60 mg tablet 0 0 0 0 Rp 12,296

10 Argesid tablet 856 199 160 1215 Rp 1,645

11 Ascardia tablet 283 412 463 1158 Rp 1,073

12 Aspar-K tablet 7 0 0 7 Rp 2,922

13 Azomax tablet 281 158 141 580 Rp 40,755

14 Berry Vision tablet 0 0 0 0 Rp 3,257

15 Betaserc 24 tablet 86 167 298 551 Rp 10,078

16 Buscopan tablet 10 0 8 18 Rp 2,979

17 Buscopan plus tablet 40 0 0 40 Rp 4,117

18 Cal-95 tablet 0 0 0 0 Rp 4,224

19 Cataflam 25 tablet 10 0 0 10 Rp 3,081

20 Cataflam 50 tablet 20 0 0 20 Rp 5,880

21 Catapres tablet 0 0 0 0 Rp 4,660

22 Cedocard 5 tablet 0 0 0 0 Rp 1,478

23 Celestamin tablet 0 0 0 0 Rp 5,045

24 Cobazim 1000 tablet 0 0 0 0 Rp 3,153

25 Curcuma tablet 0 195 1790 1985 Rp 835

26 Depakote Er 250 tablet 0 0 0 0 Rp 8,173

27 Dexacef tablet 82 132 158 372 Rp 10,725

28 Dexaflox tablet 37 30 52 119 Rp 35,750

29 Dextamin tablet 896 176 275 1347 Rp 2,320

30 Dexyclav tablet 1471 1518 1877 4866 Rp 15,134

31 Dopamet tablet 0 0 0 0 Rp 2,288

32 Duvaldilan tablet 0 0 0 0 Rp 6,578

33 Eazycall tablet 502 467 542 1511 Rp 3,795

34 Ezygard tablet 428 282 530 1240 Rp 6,578

36 Fg Troches tablet 148 398 338 884 Rp 1,162

37 Flagyl tablet 143 193 162 498 Rp 7,201

38 Fluimucyl kapsul 0 0 0 0 Rp 5,744

39 Folamil tablet 0 145 80 225 Rp 1,202

40 Folamil Genio tablet 810 585 1246 2641 Rp 3,922

41 Folas tablet 0 0 0 0 Rp 824

42 Gcm forte tablet 0 0 0 0 Rp 16,002

43 Glucophage 500 tablet 130 30 280 440 Rp 1,526 44 Glucophage XR tablet 819 690 825 2334 Rp 3,089

45 Gluvas 1 mg tablet 190 98 132 420 Rp 2,932

46 Gluvas 2mg tablet 176 144 230 550 Rp 5,577

47 Gluvas 3mg tablet 145 115 60 320 Rp 7,293

48 Gluvas 4mg tablet 0 0 0 0 Rp 8,509

49 Harnal D tablet 0 0 0 0 Rp 13,571

50 Harnal Ocas tablet 15 0 0 15 Rp 16,848

51 Hi-Bone tablet 0 0 0 0 Rp 3,542

52 Hp-Pro tablet 0 252 803 1055 Rp 4,667

53 Ilos tablet 0 0 0 0 Rp 11,404

54 Imboost forte tablet 206 188 277 671 Rp 3,163

55 Imodium tablet 336 151 109 596 Rp 1,445

56 Imunos tablet 0 0 0 0 Rp 6,325

57 Inbion kapsul 517 475 585 1577 Rp 1,392

58 INH 300 tablet 317 329 306 952 Rp 165

59 INH Ciba 300 tablet 0 0 35 35 Rp 845

60 INH Ciba 400 tablet 0 0 40 40 Rp 1,101

61 Inhipraz 15 tablet 112 75 65 252 Rp 11,440

62 Inhipraz 30 tablet 0 0 0 0 Rp 17,545

63 Interhistin tablet 0 0 0 0 Rp 787

64 ISDN tablet 75 176 308 559 Rp 114

65 KSR tablet 63 104 56 223 Rp 3,484

66 Lanfix 100 kapsul 295 305 249 849 Rp 750

67 Lasix 40 tablet 156 144 132 432 Rp 4,860

68 Lesichol 175 mg tablet 0 0 0 0 Rp 5,364

69 Lifezar tablet 20 85 106 211 Rp 8,756

70 Livercare tablet 275 300 620 1195 Rp 6,915

71 Lycoxy tablet 1285 1027 898 3210 Rp 5,440

72 Mefinter 500 tablet 348 693 138 1179 Rp 4,490

73 Methycobal 250 mg tablet 0 0 0 0 Rp 3,385

74 Methycobal 500 mg tablet 225 316 331 872 Rp 3,796

75 Metrison tablet 641 721 939 2301 Rp 2,932

76 Moloco B12 kapsul 225 240 405 870 Rp 3,961

78 Narfoz 4 tablet 167 340 222 729 Rp 19,633

79 Narfoz 8 tablet 23 80 81 184 Rp 31,460

80 Natavit kapsul 760 695 696 2151 Rp 3,479

81 Nislev tablet 0 0 0 0 Rp 44,350

82 Nomesis tablet 339 271 370 980 Rp 4,719

83 Omz tablet 36 55 18 109 Rp 15,730

84 Ossoral 200 tablet 30 10 0 40 Rp 1,430

85 Ossoral 800 tablet 0 0 0 0 Rp 5,577

86 Ozen tablet 25 60 155 240 Rp 6,197

87 Pantocer 20 mg tablet 0 0 0 0 Rp 13,900

88 Pantozol 40 mg tablet 255 463 564 1282 Rp 24,514

89 Pharflox 200 mg tablet 8 0 0 8 Rp 11,869

90 Pharflox 400 mg tablet 10 10 0 20 Rp 19,663

91 Plavix tablet 79 76 166 321 Rp 33,676

92 Primolut-N tablet 0 0 0 0 Rp 5,129

93 Primperan tablet 0 0 0 0 Rp 1,573

94 Pronicy tablet 0 0 0 0 Rp 283

95 Proris tablet 359 415 309 1083 Rp 1,258

96 Provital plus tablet 0 0 0 0 Rp 2,842

97 Quidex tablet 96 0 0 96 Rp 14,491

98 Radin tablet 372 538 583 1493 Rp 2,503

99 Reotal tablet 10 0 0 10 Rp 10,677

100 Retivit tablet 0 0 0 0 Rp 4,023

101 Retivit plus tablet 0 0 0 0 Rp 4,023

102 Rimactazid Paed tablet 120 0 80 200 Rp 2,846

103 Rimcure 3 FDC tablet 0 0 0 0 Rp 6,864

104 Rimcure Paed tablet 0 0 6 6 Rp 3,432

105 Rimstar 4 FDC tablet 45 269 248 562 Rp 8,033

106 Ritez tablet 367 222 113 702 Rp 4,648

107 Simarc 2 mg tablet 74 47 202 323 Rp 1,859

108 Sporacid kapsul 0 0 0 0 Rp 28,171

109 Starcef 100 mg tablet 819 767 813 2399 Rp 25,025 110 Starcef 200 mg tablet 661 724 911 2296 Rp 37,180

111 Stimuno tablet 0 1 10 11 Rp 2,593

112 Stomacer 20 mg tablet 76 21 0 97 Rp 10,487

113 Tensivask 10 mg tablet 0 0 0 0 Rp 13,585

114 Tensivask 5 mg tablet 0 0 0 0 Rp 7,007

115 Thiamycin 500 mg tablet 0 0 0 0 Rp 4,290

116 Thromboaspilet tablet 0 0 0 0 Rp 872

117 Tramal tablet 0 0 0 0 Rp 7,150

118 Transamin 250 mg tablet 0 0 0 0 Rp 1,973

120 Urinter kapsul 36 25 50 111 Rp 4,397

121 Vectrin tablet 437 620 1225 2282 Rp 5,506

122 Vitamam 1 tablet 0 0 0 0 Rp 1,898

123 Vitamam 2 tablet 0 0 0 0 Rp 2,259

124 Volequin tablet 207 150 129 486 Rp 37,150

125 Voltadex 25 mg tablet 250 106 37 393 Rp 393 126 Voltadex 50 mg tablet 10 10 121 141 Rp 644

127 Vometa tablet 780 774 1017 2571 Rp 3,575

128 Wlaflox tablet 577 737 639 1953 Rp 16,445

129 Zaldiar tablet 111 283 435 829 Rp 10,797

130 Zemyc 50 mg tablet 25 25 21 71 Rp 28,600

131 Zeufor 500 mg tablet 61 80 204 345 Rp 14,515

132 Zolter 400 mg tablet 0 0 0 0 Rp 10,725